El rol del asistente de gerencia
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El rol del asistente de gerencia

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Diapositivas, resumen, del curso: "El rol del (la) asistente ejecutivo(a)

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El rol del asistente de gerencia El rol del asistente de gerencia Presentation Transcript

  • Marcos Delgadillo Moreira
  • Fuente: Carlos Mora VanegasROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DELAS INSTITUCIONES
  • Origen de la palabra “Secretario” Secretum Información secreta Secretarii maneada por estos Consejeros del gobierno en la Europa del medioevo View slide
  • Transformación de la Economía de Servicios Cambios Tendencias Avances en Sociales de negocios TI PoíticasGubernamentales Globalización  Nuevos mercados y categorías de productos  Incremento de la demanda por servicios  Competencia mas intensa Innovaciones en servicios, productos y sistemas de entrega, estimulada por una mejor tecnología. Los clientes tienen más opciones y más poder ejercer El éxito depende de:  Comprensión clientes y competidores  Modelos de negocio viables  Creación de valor para los clientes y la empresa View slide
  • IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN
  • "Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitad@ para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
  • Organizar, y en ciertos casos, asistir a Organizar los reuniones Establecer viajes de buenos negocios, contactos etcétera. telefónicos Es una Redactar y Preparar profesional presentarpresentaciones correctamentede productos o que trabaja informes, servicios en equipo: comunicados, etc Concertar, Planificar su acoger y atender tiempo y el de su a las visitas jefe Preparar y tratar la información adecuadamente
  • FUNCIONES GERENCIALES
  • Clasificación de los administradores Administradores superiores Administradores intermedios Administradores de primera línea Operativos
  • Funciones de la Administración FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Dirección
  • Roles Administrativos Interpersonales ROLES ADMINISTRATIVOSDecisionales De información
  • ESTILOS DE DIRECCIÓN
  • Orientaciones fundamentalesPreocupación Preocupación por alcanzar por el personallos objetivos
  • Estilos de dirección eficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración Alto POSITIVISTA MAXIMALISTA(Más fuerte que los otros) Medio REALISTA (Igual que los otros) Bajo MINIMALISTA COOPERATIVISTA(Menos fuerteque los otros) Orientación Relación: Cooperación Bajo Medio Alto (Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que que los otros) otros) los otros)
  • Estilos de dirección ineficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración Alto MATERIALISTA IDEALISTA(Más fuerte que los otros) Medio OPORTUNISTA (Igual que los otros) Bajo ESCAPISTA POPULISTA(Menos fuerteque los otros) Orientación Relación: Cooperación Bajo Medio Alto (Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que que los otros) otros) los otros)
  • Fuente: Gustavo Villegas UNIVERSIDAD EAFIT ColombiaADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
  • Tomar tiempo para planificar amplía la visión, producesatisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos.
  • Criterios para priorizar actividades Tipo A: Tareas importantes y urgentes Tareas Tipo C: Tareas Tipo B: Tareas que no son importantes o importantes urgentes, pero ni urgentes no ambas sino rutinarias cosas
  • Equilibrar tareas diarias
  • Clasificación de tareas (adaptación a partir de Covey) Más urgentes Menos urgentes I. Importantes y urgentes (A) II. Importantes no urgentes (B)Importantes • Crisis •Prevención de actividades • Problemas apremiantes •Construir relaciones Más • Proyectos cuyas fechas •Reconocer nuevas actividades vencen •Planificación, recreación III. Urgentes no importantes IV. No importantes y no urgentesMenos importantes (B) (C) •Interrupciones, algunas •Rivalidades, ajetreo inútil llamadas •Algunas cartas •Correo, algunos informes •Algunas llamadas telefónicas •Algunas reuniones •Pérdidas de tiempo •Cuestiones inmediatas •Actividades agradables •Actividades populares
  • Maximización de la eficacia Punto máximo de media Punto máximo de media mañana: ideal para las tarde: ideal para las tareas A tareas BNivel de Rendimiento El nivel de energía empieza a descender al final de la jornada laboral Punto mínimo después de almuerzo: ideal para las tareas C 8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pm Hora
  • Generaciones de administradores detiempo (Stephen Covey) Cuarta generación: Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos mismos). Tercera generación: Priorizadores (Fijan objetivos y actúan de acuerdo a prioridades). Segunda generación: Programadores (planean y usan la agenda) Primera Generación: Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer)
  • Cinco palabras en japonés SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEI: SENTIDOSEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar)
  • Cómo lo Hacemos? Se usa con frecuencia Colocar cerca¿Es un objeto o Se usa ocasionalmenteinformación necesaria Colocar menospara el objetivo del cercapuesto de trabajo? Usados muy de Colocar lejos vez en cuandoClasificar No es útil para nadie Vender, donar o botar¿Es un objeto oinformacióninnecesaria para elobjetivo del puesto de A alguien le puede servir Transferirtrabajo?
  • LA COMUNICACIÓN EN EL ROL DELA SECRETARIA
  • La comunicación “Es más revelador lo que hacemos que lo que decimos”• Comunicación no verbal – La mirada – La expresión facial – El atuendo – Las posturas – La proximidad y la orientación – Las manos – Los movimientos – Los aspectos no verbales del lenguaje
  • “Las personas muchas veces decimos cosas distintas a las que pretendemos expresar”• Comunicación verbal – No utilizar tecnicismos – Transmitir el mensaje acercándose al nivel socio- cultural del receptor – Informar sólo sobre lo que se nos pregunta – Hacer empleo de un lenguaje positivo – “El no hay no existe” – El “tuteo” – Utilizar frases sencillas
  • Tipos de asistentes PINTURITA EMPRENDEDORA CONFORMISTA TELEFÓNICACENTRALIZADORA CONVENCIONAL MISTERIOSA INFORMADA GUARDIAN SUPERMADRE METÓDICA GUERRERA AMBICIOSA SOCIABLE PELEADORA
  • EL PERFIL DEL ASISTENTE EMPRENDEDOR@ Privilegiar las relaciones Estudiosa y lectora de todoCapacidad para adaptarse a interpersonales y el tipo de libros y material sobrelos cambios, sin morir en el conocimiento justo a tiempo el cambio y mejoramiento intento de técnicas y principios de organizacional. gestión.Tolerante a la incertidumbre Con capacidad de crear, Con visión global del negocio con que se mueven los innovar e implementar de la empresa negocios. Manejar la tecnología informática moderna para Carácter, personalidad, Hablar a lo menos inglés obtener información y hábitos y estilos proactivos y conocimiento de valor de alto estándar profesional. agregado. De secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables o virtuales.
  • Habilidades Generales y ConocimientosEsenciales Siguientes:• Tareas prioritarias • Organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero.• Indicación de Áreas para mejorar la propia oficina: • Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras• Problemas Transnacionales de la empresa: • Dominar los negocios y las áreas interconectadas con la Empresa. • Conocer la información de interés de cada país que permitan auxiliar al ejecutivo en la organización de sus viajes. • Conversaciones y Comentarios • Importancia de la dignidad profesional. • No debe confundir cordialidad con intimidad.
  • Resumen del curso “EL rol del asistente de gerencia”Mayor información: marcosdelg@hotmail.com