Reuniões Eficazes
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Reuniões Eficazes

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Como realizar reuniões eficazes e produtivas

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Reuniões Eficazes Presentation Transcript

  • 1. REUNIÕES EFICAZES
  • 2. Bom dia! Marcos Bidart de Novaes
  • 3. 1ª PARTE – PLANEJAMENTO 2ª PARTE – PARTICIPAÇÃO 3ª PARTE - IMPLEMENTAÇÃO
  • 4. 1ª PARTE PLANEJAMENTO Avaliando a Necessidade
  • 5. INTRODUÇÃO Reuniões eficazes e eficientes não acontecem simplesmente. Vários passos e decisões são necessários. Reuniões produtivas requerem planejamento seletivo, até mesmo aquelas sem muito aviso prévio. Você provavelmente já compareceu a uma reunião onde : - não havia uma pessoa-chave; - horário de início e término não foi determinado ou respeitado; - os objetivos eram mal definidos; - a expectativa dos participantes era obscura; - as instalações eram precárias; - não havia agenda; - havia falta de equipamentos e materiais.
  • 6. PLANEJAMENTO Avaliando a Necessidade AÇÕES-CHAVE Antes da Reunião 1 - Defina o propósito e os resultados desejados. 2 - Determine se uma reunião em grupo é necessária. 3 - Identifique quem deve participar. Defina quando e onde. 4 - Comunique o propósito e os resultados desejados a todos os participantes. Iniciando a reunião 5 - Reforce o propósito e os resultados desejados da reunião. 6 - Reveja e crie a agenda da reunião. 7 - Defina e revise as regras da reunião.
  • 7. PLANEJAMENTO 1ª AÇÃO-CHAVE Defina o propósito e os resultados desejados Por quê ? Se nós não sabemos para onde estamos indo, qualquer estrada serve. Quando um propósito claro e os resultados desejados não são identificados para a reunião, o tempo e o talento do participante são desperdiçados. Como ? O propósito de uma reunião é a primeira razão pela qual ela é convocada. Os resultados desejados são os objetivos. Eles identificam o resultado que você deseja atingir na reunião.
  • 8. PLANEJAMENTO 1ª AÇÃO - Responda às seguintes questões para especificar seu propósito e resultados desejados : 1 - Quais são seus tópicos ? Exemplos de tópicos que podem incluir : lançamento de produto, um problema de qualidade, entre outros. 2 - O que você quer realizar ? Exemplos de realização podem incluir : uma decisão sobre preços para um novo produto, obtenção de comprometimento, elaboração de um conjunto de alternativas ou simplesmente manter o grupo informado.
  • 9. PLANEJAMENTO 1ª AÇÃO - 3 - O que você espera que os participantes façam ? Você pode esperar que os participantes contribuam com : - informações - idéias - questões - sugestões - recomendações - decisões -comprometimento - feedback
  • 10. PLANEJAMENTO 2ª AÇÃO-CHAVE Determine se uma reunião em grupo é necessária Por quê ? Depois de decidir o que você quer realizar, você pode então determinar se vai ou não convocar uma reunião. Infelizmente, o inverso é o que acontece na maioria das vezes. Se os resultados desejados podem ser obtidos de outras formas mais rápidas, a reunião NÃO deve ser convocada.
  • 11. PLANEJAMENTO 2ª AÇÃO - Como ? Pergunte a si mesmo as questões básicas : 1- O assunto justifica uma reunião ? - Algumas situações adequadas a uma reunião de grupo incluem :  assunto é muito complexo, sério;  as pessoas que estão recebendo as informações são interdependentes ou querem encorajar a interdependência;  ninguém tem todas as informações;  o comprometimento do grupo para a importante para fazer com que ela funcione; decisão  problemas complexos precisam ser resolvidos. á
  • 12. PLANEJAMENTO 2ª AÇÃO - 2- A reunião é a melhor maneira de chegar a este resultado ? O resultado desejado pode ser obtido através :  do envio de um e-mail, carta, relatório ?  de alguns breves telefonemas ?  da colocação de um aviso em local visível ?  de uma discussão individual ? 3 - Eu irei alcançar meus objetivos em uma reunião neste momento ?  há suficiente preparação para tomar o tempo dos participantes ?  o timing está certo ?  seria melhor esperar por mais informações ?
  • 13. PLANEJAMENTO 3ª AÇÃO-CHAVE Identifique quem deve participar Por quê ? Decisões ponderadas sobre quem, quando e onde irão ajudar a evitar alguns dos problemas comuns nas reuniões, identificados anteriormente. Concentrar-se antecipadamente em questões sobre quem, quando e onde, irá ajudar na condução de reuniões mais produtivas.
  • 14. PLANEJAMENTO EXEMPLOS pode ser difícil resolver um problema complexo com um grupo muito grande, todos querem expor seus pontos de vista. É também mais difícil manter todos os participantes focados nas mesmas questões;  uma reunião entre dois grupos de trabalham que não cooperam entre si pode funcionar melhor quando realizada em um local neutro;  um problema de segurança irá chamar mais atenção se for abordado logo após um acidente do que meses depois;  um outro exemplo é uma discussão sobre serviço ao cliente depois de uma reclamação séria.
  • 15. PLANEJAMENTO 3ª AÇÃO - Quem ? 1- Quem deve participar da reunião ? - Conseguir reunir todas as pessoas indicadas é muito difícil. Considere o seguinte para determinar quem deve participar : Quem precisa realmente estar presente ? Como regra geral, convide (dentro ou fora do grupo de trabalho) : - aqueles com informações relevantes ou expertise; - aqueles que irão tomar a decisão final; - pessoas que serão afetadas ou irão executar a decisão tomada pelo grupo; - qualquer um que puder contribuir significativamente ou interferir na implementação da decisão; - todos os membros do time, equipe ou força de trabalho.
  • 16. PLANEJAMENT O 3ª AÇÃO - Quem ? Quem seria desejável que participasse da reunião ? Em algumas ocasiões você pode esboçar uma segunda lista que irá incluir aqueles participantes que poderiam contribuir para a reunião mas não são necessariamente essenciais para o sucesso da mesma. - indivíduos com responsabilidade funcional mais alta; - pessoas com um interesse geral pela informação ou resultado da reunião; - membros da equipe ou grupos de suporte que serão afetados indiretamente; - pessoas com problemas ou situações de trabalho similares. Nestes casos, considere a natureza da reunião, tamanho da instalação (local) e o impacto na eficácia da reunião.
  • 17. PLANEJAMENTO 3ª AÇÃO - Como ? 2- De qual tamanho o grupo deve ser ? Se uma participação extensiva é necessária, limite o tamanho do grupo. O número máximo não deve ultrapassar quinze : seis ou sete seria mais indicado. O tamanho da reunião pode ser reduzido através da convocação dos participantes para somente partes da reunião relevantes a eles. A segunda opção é ter uma pessoa como representante de um número de pessoas ou departamento. Em todos os casos, considere o que precisa ser realizado e selecione o tamanho do grupo ideal para este fim.
  • 18. PLANEJAMENTO 3Quando realizada ? 3ª AÇÃO - a reunião Quando ? deve ser Agenda a reunião levando em conta as necessidades da organização, agendas dos participantes, seus horários e a disponibilidade das instalações necessárias.
  • 19. PLANEJAMENTO Sempre que possível :  Realize reuniões importantes de tomada de decisões e/ou solução de problemas quando as pessoas têm maior energia. Por exemplo : trabalhar um orçamento na sexta-feira, às 16h00 pode ser improdutivo. Trabalhar logo pela manhã antes que as pessoas estejam cansadas produz melhores resultados.  Avise com antecedência, especialmente se os participantes tiverem que preparar algum material. Por exemplo, pedir aos participantes da reunião que pensem em sugestões para redução de custos antes de uma reunião de contenção de gastos aumente as chances de criatividade, bem como de soluções.
  • 20. PLANEJAMENTO Sempre que possível :  Estabeleça a duração da reunião de acordo com os itens da agenda. Depois de uma hora, a energia das pessoas e a atenção diminui. Se a reunião tiver que durar mais, reserve um tempo para pausas.  Se informações importantes estão faltando, algumas pessoas chave não puderam comparecer ou qualquer outro problema mais grave existe, considere as conseqüências de prosseguir com a reunião. Se você puder enfrentar estes problemas eficazmente, mantenha a reunião.
  • 21. PLANEJAMENTO 3ª AÇÃO - Onde ? 4 - Onde deve ser realizada a reunião ? Considere o local e a atmosfera das instalações. Salas que são muito quentes ou frias podem desviar a atenção das pessoas. Uma sala ampla demais pode prejudicar a coesão. Interrupções freqüentes e distrações impedem o programa e desperdiçam o tempo de todos. Quando um grupo está debatendo uma questão difícil, um telefone tocando ou um participante sendo chamado fora da reunião pode desfazer muito do trabalho já realizado até aquele momento. Reserve o local com antecedência. Encontre o melhor espaço dadas as circunstâncias.
  • 22. PLANEJAMENTO 4ª AÇÃO-CHAVE Comunique o propósito e os resultados desejados a todos os participantes Por quê ? Se você quer que os participantes da reunião entrem em uma competição de canoagem, você deve ter certeza de que eles trarão remos e não raquetes. Anunciar suas intenções antes da reunião, por escrito ou oralmente, elimina a confusão e minimiza surpresas. Os participantes chegam melhor preparados para contribuir.
  • 23. PLANEJAMENT O 4ª AÇÃO - O que ? Comunicar o propósito da reunião e os resultados desejados antes da reunião, seja formalmente, por escrito, ou informalmente. 1 - Crie e envie uma agenda formal Envie uma cópia da agenda com tempo suficiente para que os participantes se preparem. Encoraje-os a sugerirem itens adicionais. Isto gera envolvimento e comprometimento. A agenda, que deverá incluir o propósito da reunião e os resultados desejados, tópicos da discussão e logística, é uma ferramenta de gerenciamento da reunião. Como um mapa, ela irá guiá-lo através da reunião, fazendo com que você se mantenha no ritmo e no tempo. Mas, como todas as ferramentas, será útil somente se utilizada apropriadamente.
  • 24. PLANEJAMENTO 4ª AÇÃO - O que ? Uma agenda deve sempre incluir o seguinte : - seu nome e daqueles que estão participando; - data, horário de início e término e local da reunião; - materiais e preparação necessárias para a reunião; - o propósito e o resultado esperado de cada tópico.
  • 25. PLANEJAMENTO 4ª AÇÃO - 2 Notifique informalmente os Como ? participantes Se a agenda é de improviso, prepare-a na reunião. A ação-chave número 6 mostra como isto pode ser feito. Mas, mesmo improvisada, informar aos participantes com antecedência sobre o propósito e os resultados esperados, é importante. Os participantes ainda querem saber o que esperar e como se prepararem. Neste caso, você pode ligar, deixar um recado ou comunicar-se pessoalmente antes que a reunião comece.
  • 26. PLANEJAMENTO 5ª AÇÃO-CHAVE Reforce o propósito e os resultados desejados da reunião Por quê ? No começo da reunião, os participantes já devem estar cientes do propósito e resultados esperados da reunião, seja por comunicação escrita ou anúncio verbal. De qualquer forma, reforçar a intenção serve como um lembrete - um foco. Estabelecer a direção, faz com que os participantes se sintam mais confiantes de que seu tempo será bem gasto.
  • 27. PLANEJAMENTO 5ª AÇÃO - Porque ? Para reforçar o propósito e os resultados esperados : 1 - Resuma. Em suas próprias palavras, reforce brevemente o propósito e os resultados desejados. “Eu gostaria de tomar alguns minutos para ter certeza de que todos entendemos o propósito desta reunião. Nosso principal objetivo é sair com 3 ou 4 alternativas recomendadas para reduzir nosso budget em 10%. Eu irei levá-las à reunião de Diretoria onde irei complementar nossas idéias com aquelas de outros grupos e decidir o que fazer.”
  • 28. PLANEJAMENTO 5ª AÇÃO - Como ? 2 - Faça perguntas. Tenha certeza de resolver qualquer mal entendido “Alguém tem alguma questão ou comentário sobre nossa tarefa para esta manhã ?” “Eu quero ter certeza de que todos estão cientes do que pretendemos realizar nesta reunião. Alguma pergunta ?”
  • 29. PLANEJAMENTO 6ª AÇÃO-CHAVE Como ? Reveja ou crie a agenda da reunião Revisar a agenda ajuda a enfocar a atenção das pessoas na reunião. Dá aos participantes oportunidade para fazerem perguntas, acrescentarem informações ou incluírem itens individuais de interesse. Você pode não aceitar todas estas mudanças, muito vai depender do tempo, energia e da composição do grupo. Encorajando a divulgação das expectativas do grupo, você já terá iniciado o processo do grupo e a participação individual.
  • 30. PLANEJAMENTO 6ª AÇÃO - Como ? Se você está conduzindo uma reunião de improviso, criar uma agenda com horários ajuda a garantir que você e seu grupo estejam na mesma sintonia. Os participantes também irão ganhar uma melhor noção de quanto tempo eles deverão dedicar a cada item. Revisar a agenda ajuda os participantes a deixar de lado as distrações e enfocar a reunião.
  • 31. PLANEJAMENTO 6ª AÇÃO - Como ? Quando criar uma agenda : 1 - Decida como você irá tomar decisões “Vamos tentar um consenso em relação aos tópicos que precisamos abordar. Se não for possível, eu irei tomar a decisão.” 2 - Observe o tempo disponível “Nós temos duas horas. Vamos planejar encerrar a reunião / esse item ao meio-dia.”
  • 32. PLANEJAMENTO 6ª AÇÃO - Como ? Quando criar uma agenda : 3 - Convide à participação Peça aos participantes para listarem os itens da agenda. Tenha certeza de ter um flip-chart ou uma lousa disponível onde todos possam enxergar. “Estes são os tópicos que eu gostaria de abordar. Que outros vocês gostariam de acrescentar ?” 4 - Descreva brevemente o que você quer realizar em cada tópico Decida quem é responsável pelo resultado. “Pedro, você sugeriu este item. O que você quer que realizemos ?
  • 33. PLANEJAMENTO 6ª AÇÃO - Como ? Quando criar uma agenda : 5 - Estabeleça períodos de tempo “Quanto tempo Marcos ? você precisará para seu relatório, “Irá levar mais do que cinco minutos para esse item ?” 6 – Priorize Ordene os tópicos. Geralmente coloque os itens mais importantes primeiro, particularmente se você tem um espaço de tempo reduzido.
  • 34. PLANEJAMENTO 7ª AÇÃO-CHAVE Por quê ? Defina ou revise as regras básicas da reunião Regras têm muitos efeitos benéficos. 1º- Elas encorajam o desenvolvimento de padrões positivos do grupo, bem como ajudam a limitar os negativos, particularmente em um grupo recentemente formado. 2º- Elas apresentam abertamente as expectativas em relação a comportamento, dando aos participantes uma orientação quanto ao tipo de participação pretendida. 3º- Elas estabelecem o controle do líder e dão a mensagem de que a reunião será gerenciada. 4º- Elas dão ao líder e aos participantes um método para confrontar comportamentos inaceitáveis.
  • 35. PLANEJAMENTO 7ª AÇÃO - Como ? Para definir regras básicas : 1- Solicite participação Para um grupo recém-formado ou uma reunião de última hora, você irá criar as regras básicas. Venha preparado com sua própria lista e peça sugestões. Peça a concordância para as regras. 2 - Reveja as regras estabelecidas Para um grupo bem estabelecido, pouco tempo será necessário para a revisão das regras em cada reunião. Mas pode haver necessidade de acrescentar ou reforçar uma regra existente. “Parece que em algumas das últimas reuniões, nós não escutamos cada um como deveríamos. Eu estou preocupado que estejamos violando algumas das regras básicas que estabelecemos previamente. Podemos evitar conversar paralelas nesta reunião e tentar prestar o máximo de atenção nos outros ?”
  • 36. PLANEJAMENTO IMPORTANTE Se você responder “não” a algum destes itens você terá que revisar a sua agenda :  Há tempo de discussão adequado para todos os tópicos que você deseja abordar ?  Cada tópico irá receber um tempo apropriado para discussão - ou há muito tempo para alguns tópicos e pouco para outros ?  Você terá tempo suficiente para fazer o fechamento dos tópicos da reunião ?  Você descreveu claramente os tópicos, fornecendo detalhes para evitar desentendimentos e erros de interpretação ?  Os participantes virão à reunião com um claro entendimento sobre o propósito e as expectativas ?
  • 37. PLANEJAMENTO IMPORTANTE Se você responder “não” a algum destes itens você terá que revisar a sua agenda :  Cada item da agenda é importante para todos os participantes da reunião ?  Todos os participantes terão uma contribuição útil para cada tópico?  Você tem certeza de que alguns tópicos não podem ser discutidos por um sub-comitê, que poderia depois trazer os resultados para o grupo todo ?  Cada participante terá a sensação de que seu tempo foi bem gasto ao participar desta reunião ?  Os participantes serão capazes de identificar quando o resultado for atingido ?
  • 38. ARMADILHAS
  • 39. OBJETIVOS VAGOS - Reserve um tempo para preparar a proposta e os objetivos que você quer atingir. DISCUSSÕES IMPREVISTAS PROLONGAM A REUNIÃO - Verifique quem são as pessoas que poderão contribuir para os objetivos propostos. MUITOS ITENS NA AGENDA - Confirme o tempo disponível para reunião.
  • 40. 2ª PARTE PARTICIPAÇÃO Encorajando a Participação Construtiva
  • 41. INTRODUÇÃO Líderes eficazes envolvem pessoas. Devido à interdependência das pessoas e das áreas dentro das organizações e da necessidade do trabalho em grupo e do comprometimento, os gerentes devem envolver os outros para ajudarem na tomada de decisões de alta qualidade. Eles precisam das informações, suporte e colaboração na resolução de problemas e tomada de decisões. Quando isto faltar, é como um motor de seis cilindros trabalhando somente com cinco. Há perda de potência e um gasto maior dos cilindros remanescentes.
  • 42. PARTICIPAÇÃO Encorajando a Participação Construtiva CHECK-LIST AÇÕES-CHAVE 1 - Especifique o tipo de participação desejada. 2 - Crie um clima participativo. 3 - Obtenha contribuições de determinados indivíduos. 4 - Reconheça e reforce a participação construtiva.
  • 43. PARTICIPAÇÃO 1ª AÇÃO-CHAVE Especifique o tipo de participação desejada Por quê ? Não é fácil falar quando nossas idéias são descartadas. As pessoas vão a uma reunião com certas expectativas. O líder pode chegar com expectativas diferentes. Ao determinar claramente o tipo de participação desejada para a reunião ou cada tópico da agenda, os líderes da reunião encorajam o envolvimento informativo e ativo e um grande número de desentendimentos é evitado.
  • 44. PARTICIPAÇÃO 1ª AÇÃO - Como ? Determinando claramente suas expectativas de participação em cada tópico. O tipo de participação que você espera é determinado pelo propósito da reunião ou do tópico. Propósito 1 - Fornecer somente informações Participação Esperada - Clarificação - Questões - Discussão Limitada Exemplo “Eu quero passar para vocês um pouco da reunião do departamento que eu participei ontem. Sintam-se à vontade para fazer quaisquer perguntas.”
  • 45. PARTICIPAÇÃO Propósito 2 - Procurar opiniões e feedback 1ª AÇÃO - Participação Esperada - Idéias - Reações - Recomendações Exemplo “Fui questionado sobre nossa opinião sobre um novo fornecedor. A Diretoria dará a palavra final, mas eles querem uma contribuição nossa. Vamos ver a opinião de cada um de vocês. E, em virtude da falta de tempo, vamos ser breves e específicos. Eu sei que alguns de vocês têm fortes opiniões formadas sobre o fornecedor.”
  • 46. PARTICIPAÇÃO Propósito 3 - Apresentar uma Decisão Tentativa 1ª AÇÃO - Participação Esperada - Reação - Feedback - Questões - Discussão Limitada Exemplo “Eu quero sua reação sobre a decisão tentativa que fiz sobre como administrar retornos e despesas com nossos clientes maiores. Aqui está um esboço da proposta na qual eu estou trabalhando. Eu quero sua opinião sincera. Não preciso ouvir todos, mas certamente necessito saber se vocês encontrarem algum problema ou tiverem alguma preocupação a respeito.”
  • 47. PARTICIPAÇÃO Propósito 1ª AÇÃO - Participação Esperada 4 - Resolver um - Gerar Idéias/ Alternativas Problema/ Tomar - Discussão / Contribuição uma Decisão - Análise - Decisão Exemplo “Nós ainda temos muitas reclamações dos clientes que utilizam nossos produtos. Nosso pessoal técnico não parece capaz de encontrar uma solução. Eu gostaria de encontrar uma solução que nós todos pudéssemos apoiar.”
  • 48. PARTICIPAÇÃO Propósito 5 - Apresentar uma Decisão Final 1ª AÇÃO - Participação Esperada - Clarificação - Questões Exemplo “Como vocês sabem, eu tomei uma decisão a respeito do fornecedor XYZ. Depois de analisar as várias alternativas, eu tenho certeza de que este é a melhor para as nossas necessidades. Se vocês tiverem quaisquer outras perguntas ou pontos de clarificação, eu gostaria de ouvi-los agora.”
  • 49. PARTICIPAÇÃO 2ª AÇÃO-CHAVE Crie um clima participativo Por quê ? As pessoas respondem ao clima que as cerca. Climas abertos, convidativos encorajam a participação. Os participantes ficam então mais inclinados a idéias tentativas ou reações desonestas ao desacordo.
  • 50. PARTICIPAÇÃO 2ª AÇÃO - Como ? 1 - Dê espaço Disponibilize tempo para a contribuição dos outros. Não seja sempre aquele a falar. Limite a duração de seus comentários. Dê chance aos outros. 2 - Aguarde até o final Guarde sua opinião para o final. Se você declarar sua opinião no início, a participação será prejudicada, especialmente se os comentários que diferirem do seu.
  • 51. PARTICIPAÇÃO 2ª AÇÃO - Como ? 3 - Explique as expectativas Diga aos participantes o que você espera. Diga que você quer as idéias e sugestões deles. 4 - Crie uma atmosfera positiva Mantenha uma atmosfera informal e receptiva. Algumas vezes as pessoas reagem como tartarugas. Quando os que se aproximam são hostis, elas se escondem em seus cascos e esperam o perigo passar. As pessoas não arriscam suas idéias se houver qualquer perigo de serem cortadas.
  • 52. PARTICIPAÇÃO 2ª AÇÃO - Como ? 5 - Faça perguntas abertas Faça perguntas que comecem com : “como”, “o que”, “por que” e “onde”. 6 - Escute ativamente os participantes Escute atentamente o conteúdo e os sentimentos. Mostre que você escutou o que o outro disse reconhecendo os sentimentos e o conteúdo e confirmando sua compreensão.
  • 53. PARTICIPAÇÃO 2ª AÇÃO - Como ? 7 - Desencoraje o freqüente diálogo líder - participante Mantenha sua atenção sobre o tópico, não em você mesmo. Se os participantes dirigirem os comentários diretamente para você, corte o contato visual. Olhe a reação dos outros. Desenvolva um fluxo fácil de informações enfocando gentilmente nos outros membros do grupo. 8 - Encoraje todos os comentários e idéias Se uma idéia ou proposta não tiver relacionada com o tópico da agenda ou da reunião, anote-a em uma lista para retornar a ela no final da reunião ou em outra oportunidade. Isto mostra às pessoas que todas as idéias têm valor.
  • 54. PARTICIPAÇÃO 3ª AÇÃO-CHAVE Obtenha contribuições de determinados participantes Por quê ? As pessoas precisam sentir que estão seguras para se aventurarem. Algumas vezes, insegurança, expectativas e experiências ruins do passado desencorajam a participação. Quando os líderes perguntam sinceramente : “O que você acha?”, eles mandam a seguinte mensagem : “Eu valorizo você... Eu valorizo o que você pensa.”
  • 55. PARTICIPAÇÃO 3ª AÇÃO - Como ? 1 - Direcione seu questionamento Ao invés de fazer questões para o grupo todo, faça para os indivíduos. 2 - Tráfego direto Mantenha a ordem. A maioria das pessoas apreciam a discussão que encoraja todos. Ninguém gosta de um motorista imprudente. Encoraje a participação de todos os participantes.
  • 56. PARTICIPAÇÃO 3ª AÇÃO - Como ? 3 - Reconheça a força e os recursos Encoraje aqueles que têm experiência com a situação ou que têm conhecimento que torne suas idéias confiáveis e úteis. 4 - Proteja as pessoas com visão minoritária É importante encorajar a visão da minoria por duas razões : - uma variedade de técnicas e perspectivas encorajam o pensamento criativo; - quando você encoraja a opinião minoritária, você envia a seguinte mensagem : “Nós estamos abertos para todas as idéias.”
  • 57. PARTICIPAÇÃO 4ª AÇÃO-CHAVE Reconheça e reforce a participação construtiva Por quê ? Nada multiplica mais o sucesso do que o próprio sucesso. Participação construtiva reforça a participação construtiva. As pessoas repetem o que foi reconhecido. Quando ignoradas, param de demonstrar ações que são novas ou desconfortáveis. Reforço positivo também encoraja idéias pouco desenvolvidas e infantis a crescer. Proteja o que você cria, você provavelmente irá receber mais.
  • 58. PARTICIPAÇÃO 4ª AÇÃO - Como ? 1 - Dê reforço verbal e não verbal Reforço positivo vem de várias maneiras - acenos de cabeça, “hmmmmm’s”, sorriso, agradecimentos, reforço verbal e não-verbal compensam as pessoas por se arriscarem, expressando visões diferentes ou levantando questões difíceis. Encoraja a criatividade. 2 - Proteja as novas idéias Descobrir soluções criativas para problemas atuais não é fácil. Nova idéias devem ser protegidas, até mesmo aquelas ainda não completamente desenvolvidas.
  • 59. PARTICIPAÇÃO 3 - Encoraje parciais Como ? 4ª AÇÃO - a expressão de idéias Demonstre encorajamento por idéias e pensamentos parciais. Se você não o fizer, irá receber somente os planos e propostas que foram amplamente estudados. Algumas boas idéias e soluções podem nunca vir à tona. 4 - Escute ativamente as idéias e opiniões Escutando ativamente, você reforça que todas as idéias e opiniões têm valor. Novamente, escute ativamente, reconheça o sentimento e conteúdo das idéias da pessoa e então confirme sua compreensão a respeito.
  • 60. PARTICIPAÇÃO 4ª AÇÃO - Como ? 5 - Reconheça coletivamente o grupo Tenha certeza de agradecer a todos por suas contribuições. No começo da reunião, faça com ele saibam o quanto você aprecia a participação de todos. Demonstrar apreciação ajuda muito a atmosfera positiva do grupo e a participação ativa.
  • 61. PARTICIPAÇÃO Tipos de Participantes Eu controlo Paixão por fatos e dados exatos Exatidão Detalhismo Ordem Adordagens sistemáticas Eu exploro Paixão por possibilidades Visão Variedade Imaginação Aberto a novas idéias
  • 62. PARTICIPAÇÃO Tipos de Participantes Eu faço Paixão por fazer acontecer Competitividade Imediatismo Realização Execução imediata Eu preservo Paixão por preservar Coletividade Ética Espontaneidade Guardião dos ideais
  • 63. PARTICIPAÇÃO Conflitos: Modos de Reagir Negativo Encarar o conflito como algo prejudicial, que deve ser evitado a todo custo ou minimizado, achar que confrontar uma pessoa ou situação é sempre desagradável Positivo Verificar o que pode trazer de benéfico em termos de diferenças de opiniões e visões, bem como de possibilidades de aprendizagem e enriquecimento em termos pessoais e culturais
  • 64. ARMADILHAS
  • 65. IDÉIAS SÃO REPRIMIDAS ANTES QUE LHES SEJAM DADAS CHANCES JUSTAS - Proteja as idéias de serem atacadas ou ridicularizadas. PERMITIR A NÃO-PARTICIPAÇÃO - Pergunte a opinião dos que estão quietos, em primeiro lugar.
  • 66. 3ª PARTE IMPLEMENTAÇÃO Gerando Ações e Concluindo
  • 67. INTRODUÇÃO Alguém uma vez resumiu seus sentimentos sobre uma reunião dizendo : “Quando tudo havia sido dito e feito, muito mais foi dito do que feito.”. A maioria de nós já compareceu a reuniões similares, onde nos deparamos com longas e entediantes discussões que não levam a lugar nenhum. Os líderes das reuniões freqüentemente cometem um erro trágico : eles ficam tão aliviados que uma decisão foi finalmente atingida que nenhum planejamento para a implantação ocorre. A fim de evitar estes erros, crie planos de ação depois que cada conclusão é alcançada. Os membros do grupo saem então com grande confiança de que o que foi dito será feito.
  • 68. IMPLEMENTAÇÃO Gerando Ações e Concluindo CHECK-LIST AÇÕES-CHAVE 1 - Acorde sobre que ações precisam ser tomadas. 2 - Acorde sobre tarefas específicas, com datas de conclusão claras. 3 - Acorde sobre como monitorar o progresso e avaliar os resultados. 4 - Conclua e solicite uma avaliação da reunião.
  • 69. IMPLEMENTAÇÃO DE QUEM É ESTE TRABALHO ? Esta é uma história sobre quatro pessoas chamadas TODO MUNDO, ALGUÉM, QUALQUER UM e NINGUÉM. Havia um importante trabalho a ser feito e foi pedido a TODO MUNDO que o fizesse. TODO MUNDO estava certo de que ALGUÉM o faria. QUALQUER UM poderia tê-lo feito, mas NINGUÉM o fez. ALGUÉM ficou bravo com isso, porque era trabalho de TODO MUNDO. Então TODO MUNDO pensou que QUALQUER UM poderia fazê-lo. Mas NINGUÉM percebeu que TODO MUNDO não o faria. Acabou que TODO MUNDO culpou ALGUÉM quando NINGUÉM fez o que QUALQUER UM poderia ter feito.
  • 70. IMPLEMENTAÇÃO 1ª AÇÃO-CHAVE Por quê ? Acorde sobre que ações precisam ser tomadas Líderes efetivos devem garantir que ações claras sejam definidas. Do contrário, as soluções e planos simplesmente não acontecerão. Muito freqüentemente grupos entendem as soluções mas negligenciam a identificação de ações necessárias e os meios pelos quais elas serão atingidas. As decisões ocorrem durante a reunião, ações ocorrem depois.
  • 71. IMPLEMENTAÇÃO 1ª AÇÃO - Como ? Para especificar que ações precisam ser tomadas : 1 - Liste os passos Liste todas as coisas que devem ser feitas e coloque-as em ordem de prioridade. 2 - Busque a ajuda do grupo Para outras situações mais complexas, os participantes podem ser de grande auxílio na identificação de passos a serem tomados para a implementação de uma decisão.
  • 72. IMPLEMENTAÇÃO 2ª AÇÃO-CHAVE Acorde sobre tarefas específicas, com datas de conclusão claras. Por quê ? Sem tarefas específicas e prazos de conclusão, os planejamentos tendem a se dissipar. Outras prioridades e pressões irão prevalecer, causando longos atrasos.
  • 73. IMPLEMENTAÇÃO 2ª AÇÃO - Como ? 1 - Acorde sobre a responsabilidade Pode ser óbvio quem deve realizar as tarefas. Se não, delegue de acordo com as capacidades, interesse e disponibilidade. 2 - Determine as necessidades em relação a recursos Descubra que recursos ou ajuda cada pessoa precisará e obtenha concordância sobre como providenciá-los. 3 - Estabeleça datas alvo / datas limite Datas alvo / datas limite devem ser estabelecidas para a conclusão das tarefas.
  • 74. IMPLEMENTAÇÃO 3ª AÇÃO-CHAVE Por quê ? Acordo sobre como monitorar o progresso e avaliar os resultados A designação de tarefas não garante a implementação. O follow-up é igualmente importante. Na realidade, este passo é onde muitas tarefas falham. Um planejamento claro para monitorar e avaliar os resultados depois de um período razoável permite uma probabilidade maior de implementação efetiva.
  • 75. IMPLEMENTAÇÃO 3ª AÇÃO - Como ? 1 - Sugira um sistema de acompanhamento Diga especificamente como o desempenho das tarefas será monitorado. Peça idéias do grupo. “Nós todos precisamos manter um resumo de como estamos prosseguindo nos itens destas ações. Podemos ter um relatório uma vez por semana em nossa reunião ?”
  • 76. IMPLEMENTAÇÃO 3ª AÇÃO - Como ? 2 - Estabeleça um procedimento de avaliação Implemente um procedimento de avaliação para medir a eficácia do planejamento. Exemplos : Implemente um questionário de opinião das pessoas sobre a reação a uma política nova. Acompanhe relatórios de acidentes e incidentes implementação de uma campanha de segurança. depois da Reuna-se com o grupo novamente após um período hábil para avaliar o progresso.
  • 77. IMPLEMENTAÇÃO 4ª AÇÃO-CHAVE Por quê ? Conclua e solicite uma avaliação da reunião Não somente é bom saber onde estamos indo, é agradável saber onde estamos. Resumir decisões e comprometimentos lembra aos participantes as suas tarefas e os congratula nas suas realizações. Uma breve reunião de avaliação permite aos participantes que comentem sobre o que ocorreu bem e o que precisa ser aprimorado.
  • 78. IMPLEMENTAÇÃO 4ª AÇÃO - Como ? 1 - Resuma Reveja brevemente as conclusões atingidas e os planos de ação identificados. Resuma qualquer outro tema que foi abordado. Isto não deve levar mais do que cinco minutos. 2 - Reforce o resumo Crie um resumo por escrito para clarificar comprometimentos e expectativas verbais. Este passo nem sempre é necessário, mas na maioria das vezes é apropriado.
  • 79. IMPLEMENTAÇÃO 4ª AÇÃO - Como ? 3 - Demonstre apreciação Embora o reconhecimento deva ser expressado durante toda a reunião, algumas palavras finais de apreciação pelo trabalho do grupo são importantes. 4 - Peça feedback Avaliações podem ser feitas verbalmente por meio de questionamentos : “O que funcionou bem hoje ?” “Como poderíamos ter realizado as coisas de outra maneira ?”
  • 80. ARMADILHAS
  • 81. CONCLUSÃO CONCLUIR A REUNIÃO COM UMA COMPREENSÃO VAGA DOS PLANEJAMENTOS E TAREFAS - Peça ao grupo para ajudar a rever precisamente o que deve ser feito. Resuma todos os itens da ação antes de concluir a reunião. DEIXAR QUE A DELEGAÇÃO DE TAREFAS ESCAPE AO CONTROLE - Providencie um resumo por escrito dos itens das ações para cada participante. ACOMPANHAR E AVALIAR EM DEMASIA - Peça contribuição ao grupo sobre como monitorar e avaliar o progresso. Obtenha concordância em relação aos métodos de acompanhamento.
  • 82. REUNIÕES EFICAZES Muito Obrigado