Organización

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Introducción a la organización

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Organización

  1. 1. ORGANIZACIÓN Y PROCESO DE NEGOCIOS Elaborada : Ing. Marco Huamaní Escobar Abril 2011
  2. 2. ORGANIZACIÓN Definición: Se llama organización a los sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos.
  3. 3. • Entonces se podría concluir que una organización es una agrupación deliberada(voluntaria) de personas para el logro de algún propósito especifico. • Ejemplo: Hospitales, Partidos políticos , ONG, Empresas, Cárceles, universidades, colegios, ayuntamientos, etc
  4. 4. TIPOS DE ORGANIZACIONES • Organizaciones Según Sus Fines.- • Organizaciones con fines de lucro: empresas - ganancia - propietario(s) y/o accionistas. • Organizaciones sin fines de lucro: cumplir- rol o función en la sociedad – sin ganancia o utilidad por ello. El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG) • Organizaciones Según su Formalidad.- • Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo.
  5. 5. Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización.
  6. 6. • Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en: • Organizaciones Centralizadas: la autoridad se concentra en la parte superior - poca la autoridad - niveles inferiores. Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda. • Organizaciones Descentralizadas: la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.
  7. 7. Comentarios Adicionales: En este punto, es necesario señalar que una misma organización puede tener las características de dos o tres tipos de organizaciones al mismo tiempo; lo cual, da a conocer - en pocas palabras - sus fines, estructura y características principales. A continuación, veamos algunos ejemplos: •Organizaciones con fines de lucro, formales y centralizadas: Como las pequeñas empresas, cuyo principal objetivo es lograr un beneficio o utilidad. Para ello, tienen una estructura organizacional formal (aunque sea básica) y la autoridad suele concentrarse en el dueño o propietario (quién tiene la última palabra). •Organizaciones con fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las grandes corporaciones transnacionales que tienen entre sus principales objetivos el lograr un beneficio o utilidad, cuentan con una estructura y sistema organizacional formal y delegan a sus oficinas regionales la capacidad de tomar decisiones para responder oportunamente al mercado o a las condiciones sociopolíticas del país donde se encuentran, sin tener que solicitar autorización para ello. •Organizaciones con fines de lucro, informales y centralizadas: Como ejemplo, podríamos citar a las microempresas (que suelen tener entre 2 y 10 empleados o familiares que trabajan realizando alguna labor), las cuales, suelen operar en la informalidad al no tener medios oficiales externos (como papeles que dan fé de su existencia ante el estado) e internos (como un organigrama). Sin embargo, tienen el objetivo de generar un beneficio o utilidad y son altamente centralizadas porque la autoridad recae sobre el propietario o jefe de familia.
  8. 8. •Organizaciones sin fines de lucro, formales y centralizadas: El ejército, la policía, los ministerios y otras entidades del Estado, son claros ejemplos de este tipo de organizaciones. •Organizaciones sin fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las ONG´s internacionales que delegan gran parte de la toma de decisiones a sus oficinas regionales para que puedan responder con prontitud a las necesidades de su sector o campo de acción. •Organizaciones sin fines de lucro, informales y centralizadas: Por lo general, son grupos de personas que por lo iniciativa de una persona considerada líder de opinión (a la cual siguen por su carisma y prestigio) se reúnen informalmente para realizar alguna actividad específica, como reunir regalos para obsequiarlos a niños pobres en navidad o reunir fondos para ayudar a una familia en dificultades económicas, etc... •Organizaciones sin fines de lucro, informales y descentralizadas: En algunas ocasiones, la idea de un líder de opinión (por ejemplo, de reunir y obsequiar regalos en navidad) se convierte en un modelo a seguir y es "exportado" a otros lugares donde otras personas siguen la idea, pero, tomando sus propias decisiones.
  9. 9. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN • División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización. • Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona. • Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única. • Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan. • Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización. • Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.
  10. 10. FASES DE LA ORGANIZACION • Fase pionera: es la fase inicial de la organización por sus fundadores o empresarios. Por ser todavía pequeña, sus procesos son fácilmente supervisable y controlables. Hay pocas tareas de rutina y un gran volumen de improvisaciones. Con los pocos procedimientos preestablecidos, la capacidad de la empresa para realizar innovaciones es muy elevada. • Fase de expansión: Es la fase en que la organización crece y expande sus actividades, intensifica sus operaciones y aumenta el número de sus participantes. La preocupación básica es el aprovechamiento de las oportunidades que surgen y la nivelación entre la producción de la organización y las necesidades ambientales. • Fase de reglamentación: Con el crecimiento de las actividades de la organización, ésta se ve obligada a establecer normas de coordinación entre los diversos departamentos o sectores que van surgiendo, como también a definir rutinas y procesos de trabajo. • Fase de burocratización: Con el desarrollo de las operaciones y de acuerdo con su dimensión, la organización comienza a necesitar una verdadera red de reglamentación burocrática. Para tratar toda las contingencias posibles relacionadas con las actividades de trabajo. Esa organización piramidal y monocratica presentan muy poca flexibilidad para los cambios y para la innovación. • Fase de flexibilidad: O sea, de readaptación a la flexibilidad, de reencuentro con la capacidad de innovación perdida a través de la introducción consciente de sistema organizacionales flexibles. El desarrollo organizacional es exactamente un esfuerzo de reflexibilidad.
  11. 11. ESTRUCTURASDE LAS ORGANIZACIONES • - Estructura lineal. La cadena de mando es muy clara y es difícil que alguien se la salte. Se basa en el principio de unidad de mando (las órdenes nacen en la alta dirección) Inconvenientes: las comunicaciones son muy lentas • - Estructura en línea y staff. Los departamentos que se encuentran en línea se ocupan de las decisiones que afectan a las operaciones de la organización. Los staffs realizan una labor de asesoramiento. Los staffs no tienen autoridad sobre los directivos que se encuentran en línea. • - Estructura en comité. Para tomar una decisión, el grupo se reúne, se discute y se llega a la elección final. Inconvenientes: tienden a ser lentos y conservadores.
  12. 12. - Estructura matricial. Se coge a los mejores especialistas de todos los departamentos y se les reúne para hacer un comité. Ventajas: flexibilidad en su capacidad para solucionar problemas. Inconvenientes: pierden horas de trabajo y luego se les acumula y se desmotivan. - Estructura funcional. Se divide la empresa por funciones. Cada función la dirige un especialista. Funciones: producción, marketing, finanzas y recursos humanos. Inconvenientes: falta de comunicación horizontal. - Estructura divisional. Se realiza una descentralización de todas las actividades operativas y funcionales. Las divisiones se hacen según productos, clientes y zonas geográficas.
  13. 13. CARACTERISTICASDELASORGANIZACIONES
  14. 14. FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN • En primer lugar, tenemos una función de producción, es decir, toda la actividad concreta que se realiza para la fabricación del producto. Si pensamos en una empresa que produce galletas, la "función producción" está representada por los talleres donde se encuentran los hornos y el resto de las maquinarias que se requieren para la fabricación de galletas. En aras palabras, la "función producción" comprende desde la preparación de las masas hasta el empaque de las galletas terminadas. En esta función se busca la eficiencia técnica, es decir, que el producto sea fabricado dentro de las especificaciones dadas, cuidando la calidad
  15. 15. En segundo lugar, están las funciones de apoyo y se llaman así pues básicamente su objetivo es apoyar al proceso productivo. Las unidades administrativas a cargo de las adquisiciones de materias primas (compras), las que se encargan de proveer a Producción del elemento humano (Selección y Contratación) y las que tienen la responsabilidad de obtener recursos financieros, son unidades de apoyo. Esto desde el punto de vista de la corriente de entrada
  16. 16. Una tercera función está dirigida hacia el elemento humano que labora dentro de la empresa, y la podemos denominar función de mantención. Su objetivo es lograr que las personas que trabajan en la empresa lo hagan efectivamente. No basta que una persona se encuentre físicamente presente en el lugar de trabajo, para que pensemos que efectivamente está trabajando. Puede estar pensando en otras cosas, en su familia, en algún problema personal, etc
  17. 17. ELPROPOSITODE LA ORGANIZACION: •El propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional
  18. 18. CICLO DE VIDA DE LA ORGANIZACIÓN • INTRODUCCIÓN • ES EL PASO INCIAL, CUANDO ESTAMOS LANZANDO AL MERCADO NUESTRO PRODUCTO O NUESTRO SERVICIO
  19. 19. CRECIMIENTO • ES CUANDO NUESTROS CLIENTES YA CONOCEN EL PRODUCTO O EL SERVICIO, LO ACEPTAN E INICIAN LAS VENTAS.
  20. 20. MADUREZ • LA ORGANIZACIÓN SE HA FORTALECIDO Y YA TIENE RECONOCIMIENTO ENTRE LA POBLACION.
  21. 21. DECLINACION • ES CUANDO EL NOMBRE DE LA COMPAÑÍA SE ESTA DESGASTANDO, LA COMPTENECIA TOMA FUERZA Y NUESTRO PRODUCTO O SERVICIO DEJA DE VENDERSE.
  22. 22. MUERTE • ES EL FIN DE LA COMPAÑÍA … EL PRODUCTO O EL SERVICIO NO ES COMPRADO POR NADIE.
  23. 23. NUEVAS TENDENCIAS ORGANIZATIVAS Organización horizontal La sociedad se centra en la atención al cliente. Lema: "Maximizar la satisfacción del cliente" Se basa en los conocimientos de los profesionales. El inconveniente es que se descuidan otros procesos como el de producción... Organización inteligente Se fundamenta en las posibilidades de aprendizaje de todas las personas, para poder planificar y ejecutar en todos los niveles. Organización en trébol Es la organización del futuro. Porque tiene en cuenta la evolución del empleo. Las empresas tratan de reducir costos fijos por lo que tienden a la contratación temporal y a la subcontratación.
  24. 24. PROCESOS DE NEGOCIOS (Hammer y Champy, 1993) VALOR • Los Procesos de Negocio representan el flujo de trabajo y de información a través del negocio. (BOMSIG, 1995) ACTIVIDADES I ACTIVIDADES 2 ACTIVIDADES 3 PROCESOS DE NEGOCIO SALIDA
  25. 25. PROCESOS DE NEGOCIOS EL CONCEPTO DE LOS PROCESOS DE NEGOCIOS NO ES NUEVO  Lucas 1:3-4 (3) he decidido yo también, después de haber investigado diligentemente todo desde los orígenes, escribírtelo por su orden, ilustre Teófilo, (4) para que conozcas la solidez de las enseñanzas que has recibido.
  26. 26. PROCESOS DE NEGOCIOS INICIOS DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO • En Atenas, siglo V antes de Cristo, el griego Pericles se dirige a su sequito de esclavos: "estoy preocupado por la marcha del negocio. El último trimestre tuvimos una merma de ingresos de un 5 por ciento. a partir de hoy ,aplicaremos un modelo de negocio, centrado en la innovación .Necesitamos reforzar nuestra posición estratégica " ¿Quien fue Pericles? Pericles (495- a. C – 429 a. C) (en griego: Rodeado de Gloria)fue un importante e influyente político y orador ateniense en momentos de edad de oro de la ciudad de Atenas concreto ,entre las Guerras Medicas y las del Peloponeso, fue el principal estratega de Grecia ,gran dirigente y llamado el Olímpico ,por su imponente voz y gran orador.
  27. 27. PROCESOS DE NEGOCIOS  Tomás de Aquino sostenía que el vendedor tenía la obligación moral de fijar el precio de sus artículos según su “valor real”, siendo ilícito especular con los desequilibrios entre oferta y demanda para aumentar los beneficios.  El negocio recién se produce en la Gran Bretaña del siglo XIX, en plena revolución industrial y auge del capitalismo. En aquellos tiempos, por primera vez ser un hombre de negocios ya no es motivo de vergüenza ni marginación
  28. 28. PROCESOS DE NEGOCIOS • El ingeniero estadounidense Frederick Winslow Taylor, padre del famoso Taylorismo su libro Shop Management (1903), tal vez la primera obra de la administración, describe las prácticas que debe adoptar todo industrial para impulsar su eficiencia y beneficios Y es así que la universidad americana de Harvard da el paso decisivo, al crear un programa de negocios en los primeros años del siglo XX, luego es imitada por las universidades de Chicago y Pennsylvania (Wharton)
  29. 29. PROCESOS DE NEGOCIOS CONCEPTO DE PROCESOS DE NEGOCIOS • El proceso de negocio es como se organiza el trabajo, la información y el conocimiento, para producir un producto o servicio. • En estos procesos pueden participar varias partes de la organización • Los sistemas de información pueden ayudar a acelerar los procesos pero debe tenerse cuidado al elegir el proceso correcto.
  30. 30. PROCESOS DE NEGOCIOS Un ejemplo puede ser el despacho de una mercadería
  31. 31. PROCESOS DE NEGOCIOS OTRAS DEFINICIONES • La norma internacional ISO-9001: define un proceso como “una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados” (ISO, 2000; pp. 6) • Hammer (1996) por su parte, establece la diferencia sustancial entre un proceso y una tarea, señalando que una tarea corresponde a una actividad conducida por una persona o un grupo de personas, mientras que un proceso de negocio corresponde a un conjunto de actividades que, como un todo, crean valor para el cliente externo
  32. 32. TIPOS DE PROCESOS
  33. 33. PROCESOS DE NEGOCIO Representación gráfica - de los procesos de una organización • Muestra cómo y quién efectúa las actividades que generan valor para la organización Muestran: • Los actores involucrados en los procesos • Cuáles son las actividades operativas • Qué actividades son ejecutables y por quién • Entradas y salidas de las actividades • Secuencia de los actividades • Recursos consumidos • Los eventos que dirigen el proceso.
  34. 34. CICLODEVIDADELOS PROCESOSDENEGOCIO • Descubrimiento Cómo se hacen las cosas vs. cómo se deben hacer • Diseño Modelar, simular, reestructurar • Despliegue Implementar uno nuevo a todos (personas, sistemas, otros procesos) • Ejecución Asegurar que el nuevo proceso sea llevado a cabo • Interacción Que las personas gestionen la interfaz entre procesos automáticos y manuales
  35. 35. CICLODEVIDADELOS PROCESOSDENEGOCIO • Optimización Cambiar el proceso para mejorarlo (debería ser un esfuerzo continuo) • Análisis Medir el rendimiento e imaginar estrategias de mejoras • Automatización A realizar en las etapas de despliegue, ejecución, operación y optimización.
  36. 36. BPM - ¿Nuevo paradigma? (Gestión por Procesos) • La Misión: es el dar a conocer los nuevos hitos en la gestión y automatización de procesos, las nuevas visiones y futuro del los procesos de negocio y su implementación en diferentes sectores públicos y privados de la sociedad • procesos de negocio en tiempo real para poder tomar decisiones inteligentes, • para mejorar la relación con sus clientes/proveedores como para mejorar sus propios procesos. • reducción de costes no dejaran de ser un objetivo importante para empresas de todo tamaño
  37. 37. BPM-¿Nuevoparadigma? (Otroenfoque) Tiempo CosteCalidad el triangulo mágico entre tiempo, calidad y coste estarán en el centro de gestión empresarial para desarrollar innovación y crecimiento, para finalmente ganar nuevos mercados. Mercados que con cambios permanentes e innovación tecnológica van a precisar enfocar nuevamente la estrategia empresarial.
  38. 38. ORGANIZACIÓN Y PROCESO DE NEGOCIOS RELACIÓN ENTRE ORGANIZACIÓN Y PROCESO DE NEGOCIOS
  39. 39. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS ¿Cuál es la definición de organización?
  40. 40. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS Sistemas Sociales logran Objetivos
  41. 41. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS Proceso de negocios Tarea 1 Tarea 3 Tarea 2 coordinan enfocan Materiales Conocimientos información
  42. 42. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS Organizaciones complejas sistema de negocios complejo Procesos complejos Procesos divididos
  43. 43. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS Organización pyme Mucho menos compleja, responsables identificables Sistema de negocios simple, responsables identificables G.G Administrador Gerente de ventas Gerente financiero Asesor
  44. 44. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS SISTEMA ORGANIZACION SISTEMA LOGISTICO PROCESO DE NEGOCIOS A SISTEMA COMPUTACIONALES PROCESO DE NEGOCIOS B SISTEMAS DE FINACIAMIENTO PROCESO DE NEGOCIOS C
  45. 45. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS DEPENDEN DEL JUICIO HUMANO LAS ORGANIZACIONES PROCESOS DE NEGOCIOS
  46. 46. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS Coordinan planifican ejecutan controlan retroalimentan
  47. 47. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS SISTEMA KANBAN - PROCESO DE NEGOCIOS ENTRE EMPRESAS
  48. 48. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS Procesos de negocios dividen el trabajo dentro de la organización
  49. 49. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS Procesos de negocios dependen de la cultura organizacional
  50. 50. RELACIÓNENTREORGANIZACIÓNYPROCESODENEGOCIOS Las organizaciones y los procesos de negocio comparten
  51. 51. PARADIGMAS DELASORGANIZACIONES,PROCESOSDENEGOCIOYLOS SISTEMASDEINFORMACION PARADIGMA
  52. 52. PARADIGMAS DELASORGANIZACIONES,PROCESOSDENEGOCIOYLOS SISTEMASDEINFORMACION NEUTRINO PARTÍCULA SUBATOMICA MAS RAPIDA QUE LA LUZ
  53. 53. PARADIGMAS DELASORGANIZACIONES,PROCESOSDENEGOCIOYLOS SISTEMASDEINFORMACION Los sistemas informáticos de última generación garantizan el éxito de las organizaciones empresariales
  54. 54. PARADIGMAS DELASORGANIZACIONES,PROCESOSDENEGOCIOYLOS SISTEMASDEINFORMACION Mejorar tecnología es comprar computadoras Procesos Herramientas Conocimiento
  55. 55. PARADIGMAS DELASORGANIZACIONES,PROCESOSDENEGOCIOYLOS SISTEMASDEINFORMACION La mejor organización empresarial fabrica el mejor producto
  56. 56. PARADIGMAS DELASORGANIZACIONES,PROCESOSDENEGOCIOYLOS SISTEMASDEINFORMACION Las sociedades ordenadas y homogéneas son eficientes y armónicas Diversidad del pensamiento Rompe paradigmas

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