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SEPA - Kunden im Blick?
- Leitfaden zur Umsetzung des SEPA-Verfahrens in Unternehmen unter Berücksichtigung des Kunden -

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SEPA - Kunden im Blick? SEPA - Kunden im Blick? Presentation Transcript

  • S€PA – Kunden im Blick? Vielen Dank für Ihre eine effiziente, sichere Erfahrungen und Services fürAufmerksamkeit! und zeitgerechte Umsetzung
  • Vorstellung ACT Umwandlung in eine Aktiengesellschaft 1982 1999 Gründung der ACT OHG Mitarbeiter: Umsatz: Sitz: Gesellschafter: Besonderheiten: Kunden: Portfolio: Seminare: 2 Gründung der ACT Holding GmbH 2007 Übernahme von Solvex GmbH und Umfirmierung in ACT D&I GmbH 2008 Gründung der ACT Expert Services GmbH 200 Ø 18 Mio. € Niederkassel bei Bonn ACT Management, keine Fremdbeteiligung Geheimschutzbetreuung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) Namhafte Kunden in Deutschland, Österreich, Schweiz Business Analytics; Durchsatzmanagement (TOC) ; IT-Infrastruktur, Planung u. Projekte; Output Management u. Software Engineering; IT-Betrieb u. Sourcing PRINCE2, PMI, CCPM, ITIL, ISO/IEC 20000, Datenqualität, SEPA-Zahlungsverkehr 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • SEPA Competence Center ● seit Jan. 2012 ● Ist-Stärke: 12 Berater ● Langjährige Erfahrung in den Bereichen Prozess- u. Projektmanagement, Geschäftsanalytik ● Zertifizierungen nach ITIL, PRINCE2, PMI, CCPM, ISO/IEC 20000 ● Absolventen spezieller SEPA-Seminare ● Gewährleistung eines regelmäßigen Austausches (Neuerungen, Rulebooks, Erfahrungen aus Kundenprojekten, etc.) ● Entwicklung SEPA-Routenplan und SEPASeminar 3 3. Dezember 2013 SEPA Zahlungsverkehr
  • Stand S€PA-Migration | Noch 45 Arbeitstage Aktueller Stand SEPA-Umsetzung in Deutschland (25.10.2013) ● Die Deutsche Bundesbank schätzt die Vorbereitungen für die Umstellung sehr kritisch ein. ● Die aktuelle Lage im Hinblick auf die S€PA-Lastschrift scheint bedrohlich. Legende "Vorbereitungen vollständig abgeschlossen.„ "Vorbereitungen laufen und eine rechtzeitige Umstellung ist zu erwarten.„ : "Noch nicht mit Vorbereitungen begonnen und/oder eine rechtzeitige Umstellung ist unwahrscheinlich." (Quelle: https://www.sepadeutschland.de/de/stand-der-umsetzung) 4 3. Dezember 2013 SEPA-Workshop, Host Europe
  • Umsetzungstermine ab November 2009 ab Januar 2008 • Start der SEPAÜberweisung • Start SEPA for Cards • Start der SEPALastschrift (Core u. B2B) ab November 2010 • Verpflichtende Erreichbarkeit für SEPABasislastschriften (Core) ab Januar 2011 • Nur noch SEPAfähige Karten im Umlauf (ChipTechnik) ab Februar 2014 • SEPA ersetzt vollständig nationale Instrumente  Abschaltung der nationalen Verfahren  DTA ersetzt durch XML-ISO 20022 ● Februar 2014 fallen die nationalen Zahlungsverkehrs-Verfahren weg ● Übergangsfristen für ELV bis 2016 ● SEPA (Single Euro Payments Area) ● einheitliches europäisches Verfahren ● bisher nur unter IBAN und BIC bekannt 5 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • Chancen und Risiken für Unternehmen und Verbraucher Chancen Risiken • Beschleunigter Cash Flow durch schnellere Buchungszeiten (1 D) • Investitionsbedarf • Neue Anforderungen • an die Systeminfrastruktur • an die Mitarbeiter • Erhöhte Anforderungen an die Datenqualität • Neue Prozesse bei der Umsetzung der SEPA-Lastschrift • Akzeptanz der Kunden • Fristen für die Umsetzung (Migrationsenddatum) • Vereinfachter, einheitlicher und kostengünstiger grenzüberscheitender Zahlungsverkehr • geringere Haftung bei Kartenverlust (150 €) • Intensivere Kommunikation mit Kunden (Pre-Notification) 6 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • SEPA-Irrtümer (1/2) (Falsche) Annahmen Die Realität ● Lastschriften für den 01.02.2014 müssen bereits die vorgeschriebenen Vorlauffristen einhalten (D -14) Wir haben Zeit bis 31.01.2014 ● Um den Jahreswechsel nicht zu belasten, empfiehlt sich eine Umstellung bis spätestens 30.11.2013 Das Thema überlasse ich meiner Bank ● Die EU-Verordnung gilt end-to-end ● Banken beschränken sich auf Ihren Teil zur Umsetzung der SEPA-Anforderungen (nämlich den technischen) SEPA betrifft nur die IT und Fachbereiche Das stemmen wir schon irgendwie 7 ● … außerdem Personalbuchhaltung, Reisekosten, Einkauf, Recht, Kunden, Vertriebs- u. Kundenserviceeinheiten … ● Mittelgroße Unternehmen schätzen mittlerweile mit einer Projektlaufzeit von 1,5 Jahren, selbst das wird schon als extrem sportlich angesehen 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • SEPA-Irrtümer (2/2) (Falsche) Annahmen Mein Softwareprovider hat mir bereits seine SEPAFähigkeit bestätigt Wo kein Kläger, da kein Richter Das entscheidet jeder Bereich für sich Die Realität ● Änderungen können noch erforderlich sein (Neuerung in Rulebooks 1x jährlich (Nov.) ● Bieten meist keine Komplettlösung (z.B. keine Mandatsverwaltung) ● Artikel 10 der EU-Verordnung schreibt vor, dass die Mitgliedstaaten bis zum 1. Februar 2013 Strafen für Verstöße festlegen und Implementierung der Verordnung überwachen müssen! ● Ohne eine zentrale Interpretationsstelle besteht die Gefahr unterschiedlicher Umsetzungsszenarien ● Übergangsfristen bis 2016 (z.B. ELV) DTA wird abgeschaltet 8 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr ● Banken dürfen Konvertierung bis 2016 anbieten (gilt nur für Endverbraucher, s. Begleitgesetz)
  • Die Einführung von SEPA ist NICHT trivial Ein Beispiel Verwalten der Mandate Kundendaten / Laufzeit Lastschrifthistorie Kommunikation Treasury Erzeugung SEPA-Dateien Verarbeitung SEPA-Dateien MandatsManagement Archivierung der Mandate Mandatsneuanlage, -änderung ImageAnforderung Image Kunde (Debitor) Unterschriebenes Mandat o. Mandatsänderungen Führendes System DMS / Archiv Stammdatenänderungen DTI / XML Kundennummer ERP-/CRM-System Mandatsvordruck mit Kundendaten Internet-Shop Kunden-Info-Portal 9 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr DTA Kundenverwaltung • Adressdaten • Bankdaten • Rechnungen, offene Posten • Bestelldaten Erzeugung u. Druck der Mandatsformulare mit: • Kreditor-ID • Mandats-ID • Kundenadressdaten • Kundenbankdaten
  • Vertrags-/Mandatsverhältnis Variante 1 Variante 2 Vertrag Debitor Kreditor Vertrag Schuldner Kreditor Mandat Debitor Variante 4 Variante 3 Debitor Vertrag Gläubiger Mandat Schuldner 3. Dezember 2013 Vertrag Kreditor Kreditor Debitor 10 Mandat SEPA-Zahlungsverkehr Mandat Gläubiger
  • Online-Mandat Klarstellung Die Inkassoverträge, die der Lastschrifteinreicher mit seiner Bank abgeschlossen hat und die AGB, die für den Zahlungspflichtigen gelten, sehen vor, dass Einzugsermächtigungen und Mandate schriftlich zu erteilen sind. ● Hierzu merkt das Finanzministerium (Mail BMF, Michael Findeisen vom 16.08.2013) an: "Anzumerken ist an dieser Stelle auch, dass rechtgeschäftliche Vereinbarungen nach allgemeinen Grundsätzen jederzeit durch die Parteien konkretisiert oder abgeändert werden können. Hierfür reicht in der Regel auch ein schlüssiges Verhalten, so etwa wenn alle Beteiligten die Nichteinhaltung etwaiger Formvorgaben stillschweigend akzeptieren.“ (Quelle: http://www.vdb.de/) 11 3. Dezember 2013 SEPA-Workshop, Host Europe
  • Anforderungen an die Datenqualität ● Vollständig, richtig, aktuell, eindeutig? ● Verwendung von ungültigen Sonderzeichen / Umlauten? ● Dubletten = eindeutige Beziehung Mandat/Debitor gesichert? Tel.-Nr. Fax-Nr. E-Mail ● Beziehungsgeflecht (Vertrag / Mandat / Debitor / Kreditor / Schuldner / Gläubiger) klar? Kontodaten ● ● ● ● Daten (Datum) korrekt für Berechnung Pre-Notification? ● Klar, wer über welchen Medienkanal die Pre-Notification bekommt und habe ich die entsprechenden Informationen? ● Regelmäßige Prüfung auf Gültigkeit von IBAN/BIC Kundenstammdaten ● Adressdaten ● ● ● ● ● Kontaktdaten ● ● ● ● ● IBAN BIC Mandat ● ● ● ● 12 Kd-Nr. Name / Vorname Strasse / Nr. PLZ / Ort Gläubiger ID Mandats-ID Datum … 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • Erfahrungen Datenqualität ● Schwierigkeiten ● ● ● ● ● ● Lösungen ● ● ● ● 13 Unvollständige oder nicht Eindeutige Kontoinformationen (Dubletten) Fehlende Adressinformationen abweichender Kontoinhaber (Umdeutungsinformation an abw. Kontoinhaber nicht möglich) Sonderzeichen Konvertierung Kontoinformationen in IBAN u. BIC nicht vollständig möglich (Erfüllungsgrad von 80 %– 98%) Datenformat bei Migration in neue SEPA-Konforme Softwarelösung frühzeitige Datenanalyse und Aufbereitung Nachrecherche fehlender Daten Umdeutung von abweichenden Kontoinhaber geht an Kunde, der im Vertrag steht. Umdeutungsinfo per Banküberweisung 1 Cent 3. Dezember 2013 SEPA-Workshop, Host Europe
  • Pre-Notifikation Pre-Notification wird ein wichtiger Kommunikationskanal mit dem Kunden! ● Form, Farbe u. Medienkanal nicht vorgeschrieben (z.B. mit Rechnung, per E-Mail, usw.) ● Pflichtinfo zur Kundenbindung und -akquise nutzen! ● ● ● Kundenpotentiale nutzen, denn nicht jeder Debitor ist auch Kunde. Bei wiederkehrenden Lastschriften z.B. 12 Kontaktpunkte übers Jahr. Vorsicht: Kunden haben viele Kontaktpunkte (Lastschriften), z.B. Zeitungs-Abo, Energieversorger, GEZ, usw. 1. Mandat einholen 2. Mandat erteilt Kunde 14 4. Lastschrifteinreichung 3. Pre-Notification 3. Dezember 2013 Unternehmen SEPA-Zahlungsverkehr Bank des Zahlungsempfängers
  • Erfahrungen Pre-Notifikation ● Verkürzung des Informationsvorlaufs bis zu 1 Tag vor Lastschrifteinzug ● Vereinbarung bzgl. Verkürzung verankert in AGB‘s oder im Mandat (transparenter für Zahlungspflichtigen) ● Erneuter Versand einer Pre-Notifikation nach Erstversand nur bei Änderungen (meist Änderungen des Rechnungsbetrages) 15 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • Vorgehensweise und Empfehlungen Frühzeitige… ● Analyse der SEPA-Anforderungen und Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, Systeme, Datenqualität, Daten- u. Dokumentenflüsse ● Bewertung von Chancen und Risiken ● Soll-Konzept ● Integration in Projektorganisation ● Umsetzungs- u. Ressourcenplanung ● Information und Involvierung aller Beteiligten ● IT, DQM, Fachabteilungen, Recht, Marketing, Vertrieb, Systemhersteller, Banken ● Testszenarien mit Banken vereinbaren ● Informationsstrategie zur Kundenbindung ● Schulung der Mitarbeiter, besonders mit direkten Kundenkontakt 16 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • SEPA-Routenplan Ablauf ● Analyse Ihres SEPA-Ist-Status ● ● Interviewtechnik mit ca. 100 Fragen innerhalb von ca. 3-4 Stunden Teilnehmer Ihres Hauses: Geschäftsführung, Leiter IT, Leiter Finanzen/Zahlungsverkehr ● Auswertung und Aufbereitung Handlungsempfehlungen durch unsere SEPA-Berater ● Ergebnis-Präsentation und Übergabe in Berichtsform Ihr Nutzen ● Fundierte Ist-Analyse innerhalb kürzester Zeit mit zuverlässigen und planungssicheren Ergebnissen ● Ihre individuellen Ziele und Ihr individueller Umsetzungsgrad auf einen Blick ● ● Nicht an der falschen Stelle investieren Keine wichtigen Anforderungen übersehen ● Fachkompetente, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Handlungsempfehlungen ● Konkrete und solide Anforderungs-Basis für Ihr individuelles SEPA-Projekt 17 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • SEPA-Routenplan 18 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • SEPA SERVICES im Überblick Vom Know-how Transfer bis zur Implementierung: Individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten! ● SEPA-Seminare ● SEPA-Routenplan (Ist-Analyse u. Handlungsempfehlungen) ● Umsetzungsbegleitung (Coaching) ● Projektplanung & Projektmanagement ● Softwareevaluation ● Implementierung (vdB SEPA Business Logic) 19 3. Dezember 2013 SEPA-Zahlungsverkehr
  • Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!