El Libro Caja en la I.E.

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Aquí presentamos un ejemplo de Libro Caja para una Institución Educativa de Educación Básica.

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El Libro Caja en la I.E.

  1. 1. Elaborado por: Edgar Marcel Galarza Aquino EL LIBRO CAJA EN LA I.E. HUAMPANÍ, ABRIL DE 2007
  2. 2. EL LIBRO CAJA Es un libro contable de carácter obligatorio en el que se registra cronológicamente el manejo del dinero efectivo (ingresos y gastos), realizados por la Institución Educativa en un determinado período, con la finalidad de establecer un equilibrio entre las entradas y salidas de dinero , así como retiros con cheque del banco. El Libro Caja debe ser legalizado previamente ante un Notario Público y en su ausencia lo hará Juez de Paz o la máxima autoridad de la localidad, posteriormente será firmada por él o los responsables del manejo de las cuentas. 1
  3. 3. REGISTRO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS EN EL LIBRO CAJA El Libro Caja está dividido en dos partes: Ingresos (el Debe) y Egresos (el Haber); todas las páginas están debidamente foliadas y no se pueden sustraer (arrancar) bajo ningún motivo. En Ingresos registran cronológicamente las entradas provenientes de la venta de bienes y/o servicios. Estos ingresos deben estar sustentados con boletas de ventas y facturas, que serán visados por él ó los responsables del manejo de las cuentas. En Egresos registran cronológicamente las salidas o gastos por la compra de bienes y/o servicios, sustentados con los respectivos comprobantes de gastos como: boletas de ventas y facturas (en este caso la I.E. deber tener RUC) y/o declaraciones juradas para los casos en los que no es posible obtener boletas o facturas. 2
  4. 4. REGISTRO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS EN EL LIBRO CAJA Todos los comprobantes de pago (boletas y facturas) para su validez deben estar autorizados por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria-SUNAT. Las instancias de gestión educativas descentralizadas son encargadas de supervisar el correcto uso de los ingresos captados por la I.E. Cuando exista denuncia por una inadecuada administración de los ingresos, realizará la investigación y si el caso lo amerita se iniciará procesos administrativo al responsable. De conformidad a lo dispuesto en la R.M. Nº 218-2004-ED, todas las Instituciones Educativas del Estado deben tener un solo Libro Caja que se denomina: Libro de Caja de los Recursos Directamente Recaudados, que será de responsabilidad del Tesorero o de quien haga sus veces. Si la I.E. no cuenta con Tesorero, el CONEI decidirá entre sus miembros quien será el responsable de dicha labor. 3
  5. 5. REGISTRO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS EN EL LIBRO CAJA El D.S. 009-2005-ED “Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo” dispone en los Arts. Nos. 37°, 38° y 39°, que los Recursos Propios de las I.E. Públicas, son gestionados por el Comité de Gestión de Recursos Propios de cada I.E. Para esto, el Tesorero depositará a la cuenta bancaria de la I.E., todas las entradas, en casos excepcionales, por razones de lejanía a entidades bancarias, el Comité administrará directamente dichos recursos, estableciendo mecanismos de transparencia, que incluyen brindar información a los padres de familia y autoridades educativas. Los recursos propios que genera y las donaciones que reciba en dinero (por ser libro caja), se destinarán a mejorar la calidad del servicio educativo, que incluye entre otros, la adquisición de material educativo y el mantenimiento de la infraestructura. 4
  6. 6. CASO PRÁCTICO DE ELABORACIÓN DEL LIBRO CAJA La Institución Educativa “Nueva Era”, con RUC 10089876541 empieza sus operaciones del mes de agosto del 2006 con un saldo de S/. 2,650.00 que están depositados en su respectiva Cuenta de Ahorros del Banco..., durante los meses de septiembre y octubre ha tenido el siguiente movimiento financiero: <ul><li>Septiembre </li></ul><ul><li>Día 02, se paga la suma de S/. 450.00 por la compra de dos pizarras a la Librería “Despertar” con RUC 12345678923 según Factura 001-00987. </li></ul><ul><li>Día 11, se paga la suma de S/. 120.00 al Sr. Federico Castello G. Por los servicios de reparación de SS.HH., según recibo de honorarios 0038. </li></ul><ul><li>Día 18, se cobra la suma de S/. 200.00 por concepto de curso de danzas a cuatro participantes, según Recibos de Caja Nos. 0025, 0026, 0027 y 0028. </li></ul>5
  7. 7. CASO PRÁCTICO DE ELABORACIÓN DEL LIBRO CAJA <ul><li>Día 21, se paga la suma de S/. 90.00 a la florería “Los Claveles” por la compra de un aparato floral por el fallecimiento del profesor del 4° de primaria Sr. Isaías Aponte Cruz, según factura Nº 001-0031. </li></ul><ul><li>Día 29, se paga al profesor de Danzas Folklóricas Sr. Juan Díaz Luyo la suma de S/. 450.00 por sus servicios durante el mes de septiembre, según Recibo de Honorarios Nº. 00015. </li></ul><ul><li>Día 29, el Banco reporta intereses ganados en la cuenta de ahorros la cantidad de S/. 16.50. </li></ul>6
  8. 8. <ul><li>Día 29, se paga la suma de S/. 110.00 al Sr. Carlos Domínguez Ramón por concepto de reparación de la fotocopiadora, según Recibo de Honorarios Nº 10987654101. </li></ul><ul><li>Día 29, se recibe la suma de S/. 180.00 de parte de la Empresa “NN” por concepto de alquiler de la loza deportiva los días 30 de septiembre y 01 de octubre, según Recibo de Caja Nº 00182. </li></ul>Octubre Día 02, se recibe una donación de la ONG “ÚNICA” la suma de S/. 600.00 para la compra de pintura y pago del servicio de pintado de la fachada de la I.E. según Recibo de Caja Nº 00183. CASO PRÁCTICO DE ELABORACIÓN DEL LIBRO CAJA 7
  9. 9. <ul><li>Día 03, se paga la suma de S/. 300.00 por la compra de treinta galones de pintura Vencelatex a la Ferretería “Díaz Hermanos”, según Boleta Nº 002-0172. </li></ul><ul><li>Día 06, se paga la suma de S/. 300.00 al Sr. Juan C. Oblitas V. por sus servicios de pintura de toda la fachada de la I.E. según Recibo de Honorarios Nº 001-0058. </li></ul><ul><li>Día 09, se venden buzos e insignias por la suma de S/. 166.50, según Recibos de Caja Nos. 00183, 00184 y 00185. </li></ul><ul><li>Día 10, se paga la suma de S/. 325.00 a la Ferretería “La Luz” por la compra de material eléctrico según Boleta Nº 001-00712. </li></ul>CASO PRÁCTICO DE ELABORACIÓN DEL LIBRO CAJA 8
  10. 10. <ul><li>Día 11, se paga la suma de S/. 150.00 al Sr. Roberto Carlos Calderón Z. por sus servicios de arreglo de tomacorrientes y revisión del cableado eléctrico de la I.E. según Recibo de Honorarios Nº 001-0088. </li></ul><ul><li>Día 25, se paga la suma de S/. 120.00 a la tienda “PC-STORE” por la compra de tres teclados de computadoras según Boleta Nº 002-0167. </li></ul><ul><li>Día 30, se paga la suma de S/. 325.00 a la RCP por el servicio de Internet correspondiente al mes de Noviembre, según Boleta Nº 001-A-00161. </li></ul>CASO PRÁCTICO DE ELABORACIÓN DEL LIBRO CAJA 9
  11. 11. Mes de Septiembre Folio 11 INGRESOS Folio 11 EGRESOS 10 3,046.50 Totales 3,046.50 Totales 1,826.50 Saldo para el siguiente mes. 1,220.00 Total egresos 3,046.50 Total ingresos 450.00 120.00 90.00 450.00 110.00 Compra de dos pizarras Librería “Despertar”. Pago por reparación de SS.HH. Sr. Federico Castello. Pago a la Florería Los Claveles Según Factura 001-0031. Pago a profesor de Danzas Folkloricas Sr. I. Aponte. Pago por reparación de la fotocopiadora, Sr. Carlos Domínguez. 02 11 21 29 29 200.00 16.50 180.00 Curso de danzas. Recibos de Caja Nos. 25, 26, 27 y 28. Ingresos por Reporte de intereses mes de agosto Cta. de Ahorros Bco... Alquiler de loza deportiva, recibo No. 00182 18 29 29 Día 2,650.00 Saldo mes anterior Día
  12. 12. Mes de Octubre Folio 12 INGRESOS Folio 12 EGRESOS 11 2,773.00 Totales 2,773.00 Totales 1,253.00 Saldo para el siguiente mes. 1,520.00 Total egresos 2,773.00 Total ingresos 300.00 300.00 325.00 150.00 120.00 325.00 Compra de pintura - Ferretería “Díaz” Boleta Nº 002-0172. Pago por pintura de fachada. Sr. Juan C. Oblitas. Pago a la Ferretería “La Luz”, Boleta Nº 001-00712 Pago por servicios de eléctricos al Sr. R. Calderón. Pago por compra de 3 teclados. PC-STORE, Boleta Nº 002-0167. Servicio de Internet a la RCP, mes de noviembre, Boleta Nº 001-A-00161 03 03 10 11 25 30 600.00 166.50 180.00 Donación de la ONG “ÚNICA” según Recibo de Caja No. 00183 Venta de buzos e insignias según Recibos de Caja Nos. 00183, 00184 y 00185. Alquiler de loza deportiva, recibo Nº 00182 02 09 29 Día 1,826.50 Saldo mes anterior Día
  13. 13. RECURSOS DE UNA I.E. PÚBLICA 12

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