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  1. 1. Guia Prático de Eventos do Senado Relações Públicas SENADO FEDERAL
  2. 2. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal Neste espaço, você encontra informações básicas sobre a realização de eventos no âmbito do Senado Federal, que podem ocorrer por demanda de órgãos internos da Casa, conforme disposto dos Regimentos Internos do Senado Federal e do Congresso Nacional, ou por solicitação do cidadão, de empresas, entidades da sociedade civil e outras instituições. Para auxiliar na elaboração dos projetos, a Secretaria de Relações Públicas disponibiliza um pequeno Guia Prático com algumas dicas sobre Planejamento e os quesitos principais que dele devem constar para assegurar a plena organização e realização do evento. Mais Informações: Telefone: (61) 3303-1993 – Fax (61) 3303-1067 e-mail: srpeventos@senado.gov.br Coordenação de Eventos Secretaria de Relações Públicas
  3. 3. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal O Senado Federal cede alguns espaços para a realização de exposições de artes plásticas e para outros eventos como formaturas, seminários, congressos etc. As solicitações de uso do espaço devem ser dirigidas à PrimeiraSecretaria, que é o setor responsável pela análise dos pedidos e pela respectiva autorização. A cessão dos espaços, após aprovação, ocorrerá conforme a disponibilidade do calendário anual de atividades do Senado Federal. Os pedidos de exposições de artes plásticas são também submetidosMesquita Júnior (PMDB) de Artes Plásticas do Geraldo à Comissão Especial Curadora Senado Federal, órgão responsável pela análise técnica dos trabalhos. Os Espaços Auditório Petrônio Portela Biblioteca Fotos de Ana Volpi, Jornal do Senado
  4. 4. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal Espaço Cultural Senador Ivandro Cunha Lima Senado Galeria Salão Negro do Palácio do Congresso Nacional Geraldo Mesquita Júnior (PMDB) Salão Branco do Palácio do Congresso Nacional Fotos de Ana Volpi, Jornal do Senado
  5. 5. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal Contatos e Informações ? Primeira-Secretaria do Senado Federal: Telefones: (61) 3303-1066, 3303-3159, 3303-4616 e 3303-1544. Link: www.senado.gov.br/sf/senador/primeirasecretaria/ default.asp ? do processo de seleção e outras informações: Normas Geraldo Mesquita Júnior (PMDB) www.senado.gov.br/sf/senador/primeirasecretaria/REGULAMEN TO.PDF ? de Relações Públicas - Coordenação de Eventos: Secretaria Telefone: (61) 3303-1993 Fax (61) 3303-1067 e-mail: srpeventos@senado.gov.br
  6. 6. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal Conceito O evento é uma ferramenta de comunicação dirigida e deve ser utilizado para informar e mobilizar públicos específicos de interesse da instituição. O evento, quando corretamente desenvolvido, contribui para a promoção de uma imagem positiva das ações e políticas legislativas do Senado Federal junto à opinião pública, reduzindo as barreiras de comunicação entre a Instituição e a sociedade e ampliando o nível de conhecimento de um ou mais temas destacados no evento. Geraldo Mesquita Júnior (PMDB) O Planejamento O Planejamento de eventos pressupõe uma análise antecipada e criteriosa dos objetivos pretendidos com a sua realização. Especialmente no setor público, desenvolver um evento implica gasto público e, como tal, todo gestor de comunicação deve estar atento às condições de viabilidade técnica e econômica do evento para garantir que o cidadão efetivamente seja o maior beneficiário. Todas as informações disponíveis sobre o cenário para proposição do evento são essenciais para facilitar sua formatação, identificar possíveis dificuldades e assegurar o êxito da ação. Os eventos são de fundamental importância na consolidação do conceito da Instituição, pois podem alterar a opinião de quem não conhece o trabalho realizado pelo órgão ou por quem tem uma visão negativa pré-concebida. O Planejamento de um evento é, portanto, a melhor forma de mapear o cenário em que se quer trabalhar os temas de relevância para a Instituição. Planejar pressupõe detalhar o processo, divulgar as ações, compartilhar as decisões e definir a responsabilidade de cada uma das áreas envolvidas na realização do evento.
  7. 7. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal Para auxiliar na elaboração de seu projeto, destacamos os principais pontos que devem ser observados para garantir o sucesso da iniciativa. Informações completas estão disponíveis no Manual de Eventos (http://wwwnovo.senado.gov.br/ noticias/relacoespublicas/publicacoes/ManualEventos.pdf) do Senado Federal, publicado pela Secretaria de Relações Públicas. Sugestão de Projeto Básico Data Geraldo Mesquita Júnior (PMDB) ?se não há feriados e/ou outras festividades no Avalie período. Por exemplo, Carnaval, Páscoa, Dia do Trabalho etc. ? se não é período de competições esportivas que Verifique mobilizem a sociedade como a Copa do Mundo, as Olimpíadas etc. Atenção para os eventos locais como jogos de futebol, de basquete etc. ? se não há outro evento previsto para o mesmo Confira período que você planeja. Horário ? a rotina da Instituição e consulte os horários de Verifique funcionamento das áreas envolvidas no evento. ? qual a duração prevista para o evento. Informe ? se o horário é compatível com a escala de vôos Verifique nacionais e internacionais, quando for o caso. ? a infraestrutura de transporte do local onde será Cheque realizado para melhor dimensionar o horário do evento. ? para as diferenças de fusos horários quando o Atenção evento implicar o comparecimento de convidados de outras regiões do país.
  8. 8. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal Local ? local escolhido, peça a planta baixa do local e faça Visite o uma vistoria do espaço com muita antecedência à data de realização. ? a capacidade do espaço e se ele é adequado para o Confira número de pessoas que você prevê para a solenidade. ? Certifique-se do bom funcionamento dos itens de Segurança como extintores de incêndio, hidrantes etc. Confirme se eles estão de acordo com as exigências dos órgãos competentes. ? Verifique as instalações elétricas, iluminação, equipamento Geraldo Mesquita Júnior (PMDB) de ar-condicionado entre outros itens indispensáveis. ? se há espaços para a montagem de buffet, de uma Confira secretaria de apoio, banheiros, cabines para tradução simultânea, quando for o caso, sala reservada para autoridades e sala para imprensa. ? Verifique se há estacionamento adequado e espaços alternativos para uso eventual. ? De acordo com o evento, confira se há espaço adequado para ambientação e instalação de peças publicitárias. Confira se há algum regulamento da instituição que defina o uso de publicidade, venda ou exposição de produtos, livros etc. No Senado Federal, por exemplo, a comercialização de produtos é proibida dentro das instalações da Instituição. Perfil do Público ? Identifique o perfil dos públicos com os quais vai trabalhar. ? estimativa do número de pessoas aguardadas. Faça uma ? se há participantes com dificuldades de locomoção, Confirme que utilizem cadeiras de rodas ou que tenham outras deficiências físicas que possam exigir algum acompanhamento especial.
  9. 9. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal Justificativa e Objetivos ? texto resumido e objetivo explicando qual o motivo Faça um para realizar o evento e quais os objetivos pretendidos. ?quesito, procure detalhar o cenário que requer a Neste promoção do evento e adicionar dados, planilhas e outros itens que possam ampliar a compreensão da iniciativa. Instituições e/ou Parceiros ? as Instituições participantes e quem são os contatos Enumere Geraldo Mesquita Júnior (PMDB) em cada uma delas. ? Identifique a natureza do apoio a ser recebido desses órgãos e estipule, em documento escrito, a participação de cada um. Por exemplo, parceiro, apoiador, patrocinador etc. Essa definição é indispensável na etapa de divulgação do evento. ? Conteúdo da Comunicação ? quais os pontos a serem destacados no evento em Defina conformidade com todos os organizadores. ? dados relevantes para a divulgação e prepare todo o Forneça conteúdo a ser disponibilizado para a Imprensa com a devida antecedência. ?atento à elaboração de material para a mídia que deve Esteja ser adequado a cada meio de comunicação – impresso ou digital. ? a necessidade de preparar mais de um release para o Verifique evento, caso ele seja distribuído em vários Estados ou Regiões, assim é possível personalizar os dados publicados e os demais conteúdos à realidade dessas localidades. ? as autoridades que participarão do evento sobre a Oriente elaboração dos discursos e forneça uma prévia das etapas do roteiro.
  10. 10. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal ? a oportunidade de produzir um site ou hotsite para o Analise evento e a viabilidade de produzir todo o conteúdo em tempo hábil. Ele pode ser muito útil especialmente quando é necessário informar com rapidez, disponibilizar textos e outros documentos, divulgar o andamento dos trabalhos etc. A utilização de outras ferramentas digitais também deve ser ? avaliada, caso a caso, conforme o tipo de evento e os públicos a serem alcançados. Convites Geraldo Mesquita Júnior evento o Decida com os organizadores do (PMDB) teor do convite e defina: ?de convidados; A lista ? A quantidade de convites a serem enviados; ? O responsável pelo conteúdo do texto; ? O responsável pela criação e produção dos convites; ?para envio; A data ? tipo de convite a ser enviado: impresso ou Qual o eletrônico. A partir daí, delibere como será a distribuição: fax, e-mail, remessa ou entrega; ? O responsável pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmações; ? O responsável pela impressão das listas de convidados para a recepção do evento;
  11. 11. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal Equipamentos e materiais audiovisuais ? da definição do formato do evento, determine quem A partir será responsável pela contratação, montagem e acompanhamento; liste também todos os equipamentos e materiais necessários. ? Sonorização: microfones de pé, microfones de mesa, caixas de som, mesa de edição etc. ? Iluminação: mesa de iluminação, efeitos possíveis, geradores em caso de pane elétrica etc. Confira se há tomadas suficientes, adaptadores para o novo formato de tomadas já em uso no Brasil e Geraldo (alguns Estados trabalham com a voltagem Mesquita Júnior (PMDB) 220 w e outros com 110 w). ? do evento: fotografias, filmagens, transmissão por Registro vídeo conferência etc. ? Equipamentos: telão para as projeções dos palestrantes e para a transmissão via web, projetor multimídia, computadores, aparelhos de DVD, CD etc. ? verifique se haverá transmissão por streaming, cabos Internet: para os computadores de mesa e portáteis, acesso à Internet nos computadores disponibilizados para o evento etc. softwares que serão necessários para as apresentações, disponibilidade do conteúdo no site do evento, quando existir. Roteiro ? o roteiro em comum acordo com os membros da Defina organização do evento. ? atento para a correção e o bom uso da língua Esteja portuguesa. ? todos os nomes, pronúncias e grafias a serem citados, Cheque especialmente os de escrita estrangeira.
  12. 12. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal Confirme a participação de todas as autoridades previstas ? para falar no evento. Evite jargões, termos muito técnicos e siglas desnecessárias. ? Redija ? um texto sintético e objetivo e dispense o uso exagerado de adjetivos que dão uma conotação desagradável de autopromoção. A escolha ? do profissional que fará a leitura do roteiro deve ser criteriosa, pois ele deve estar apto a improvisar, fazer adaptações no roteiro, identificar as autoridades e outras personalidades que participarem do evento etc. Geraldo Mesquita Júnior (PMDB) Ambientação Conforme o modelo de evento fixado, podem ser utilizados ? tablados, palcos, palanques e outros cenários. Para ajudar na composição do cenário, faça uma planta baixa e ? defina o ambiente de acordo com o espaço disponível, o número de pessoas que usarão o material, equipamentos e móveis que comporão o ambiente, condições de segurança e acesso, bem como de visibilidade da platéia. Lembre-se de reservar um local adequado para a cobertura ? jornalística, pois os profissionais de comunicação precisam de tomadas, instalação de cabos, praticáveis, mesas de apoio etc. para se posicionarem sem interferir na realização do evento. Defina ?com o grupo quem será o responsável pela montagem e reserve no cronograma um dia ou mais para a instalação e também para o desmonte e retirada dos equipamentos e móveis. Atenção para a composição de arranjos florais ou ? simplesmente de arranjos verdes. Leve em consideração o clima do local, o tempo necessário de exposição e a qualidade das plantas mais adequadas para a composição do cenário.
  13. 13. Guia Prático de Eventos Relações Públicas do Senado Federal ? possível, utilize materiais facilmente encontrados na Quando cidade do evento porque a oferta é maior e os custos podem ser reduzidos. Em peças ? de comunicação visual e ambientação é preferível a utilização de material fosco e de cores mais escuras para evitar que as luzes provoquem brilho excessivo e interfiram no registro das imagens feitas pela imprensa. Cuidado ? com a disposição das peças de comunicação visual. Uma imagem mal colocada pode gerar conotações inapropriadas, seja em filmagens ou em fotografias. Geraldo Mesquita Júnior (PMDB) Cronograma de Execução O Cronograma de Execução é um dos documentos mais ? importantes e balizadores do trabalho de produção de eventos. Permite que você avalie o desenvolvimento das tarefas e possa rever o processo, adaptando às novas condições operacionais. Ele deve ? conter todos os prazos previstos e ser acompanhado diariamente por todos os membros que participam da relacionadas, com o nome do responsável e o descritivo resumido das ações já implementadas. Atenção, inclusive, para as datas limites dos trabalhos de ? avaliação e produção de relatório final do evento.
  14. 14. Expediente Criação Secretaria de Relações Públicas do Senado Federal

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