Este documento ofrece consejos para prepararse para una auditoría. Explica que una auditoría es un proceso sistemático para verificar la exactitud de los registros y operaciones de una empresa y su cumplimiento con las leyes. Recomienda mantener registros ordenados, establecer controles internos, entender las leyes relevantes, monitorear las normas internas, capacitar al personal, y solo proveer durante una auditoría la información solicitada. El objetivo es minimizar errores y sanciones mediante la preparación.

1. ¿CÓMO NOS PREPARARNOS PARA UNA AUDITORÍA?
Autora:
Abg. Elizabeth Trías.
Lcda. Contaduría Pública
Lcda. Administración Comercial
Esp. Gestión Aduanera y Tributaria
Presidente. Escritorio Trias & Asociados
Estimados lectores, hoy vamos a conversar de ¿Cómo prepararnos para una Auditoría? y cuando
nos referimos a este punto, vamos a hacerlo desde un punto de vista general, es decir, que puedan
utilizar independientemente al tipo de auditoria que deben enfrentar, bien sea que se origine de
órganos del sector público o por que contratan los servicios profesionales, de un especialista en la
materia; en tal sentido que ustedes tengan ciertas herramientas básicas, que puedan poner en práctica
como pequeños empresarios o como nuevos emprendedores. Para entrar en materia lo primero que
debemos entender es el concepto de ¿Qué es una Auditoría? encontraremos muchos concepto y
autores que explique el tema, pero en forma simple la Auditoria es un proceso sistemático y analítico
de la verificación de los registros, de las operaciones producto de la actividad de la empresa, con el
objeto de verificar el patrimonio, la exactitud y trasparencia de sus cifras, el cumplimiento de marco
jurídico que regula la actividad de la compañía y la eficacia y eficiencia de los controles internos que
la organización tiene, para llevar a cabo el objeto por el cual fue constituida. Ahora bien sabemos que
la mayoría de los empresarios e incluso el personal de la organización, al oír: “Vamos a ser
sometidos a una Auditoría”; les sobreviene un escalofrió que les recorre el cuerpo, generado por el
miedo que se ha enseñado a lo largo de los años en relación al tema, por lo tanto lo primero que
vamos a hacer, es aprender que la auditoría no es sinónimo de un castigo, o es el “COCO” que
nos va a comer, no, la auditoria es la herramienta, para corregir aquello que no estamos haciendo
como debe ser y volvernos más eficientes y eficaces, en pocas palabras la auditoria es “la
oportunidad para hacer mejor las cosas, de como las veníamos haciendo”. Es importante
también conocer que existen varios tipos de auditoria como: fiscal, financiera, de gestión
administrativa, laboral, ambiental etc. Entendido este punto vamos a establecer seis (6) puntos clave,
que debemos considerar para estar preparados ante cualquier auditoría:
1. Mantener el orden de registro de todas las actividades, directamente relacionadas con la
ejecución del objeto comercial de la empresa. Para dar un ejemplo deben estar correctamente
ordenados y archivados toda la documentación que acompaña los registros contables
referidos a ingresos, costos, gastos, bienes y deudas de la compañía.

2. 2. Establecer controles internos que nos permita llevar a cabo con la mayor eficiencia las
actividades que son propias de la empresa. En este casoles voy a contar una pequeña historia
para que les sirva de ejemplo en un tiempo trabaje como asesora en un programa del
ministerio del comercio y parte de nuestro trabajo era visitar pequeños comercios e indicarle
a los comerciante la obligación de llevar un libro de entrada y salidas de los productos
destinados a su actividad principal, al hacer dicho abordaje encontrábamos resistencia porque
los pequeños comerciantes no encontraban el sentido de la aplicación de llevar un libro para
ese fin, ellos afirmaban que tenían mucho trabajo ya atendiendo el negocio y que no podían
perder el tiempo en llenar ese libro solo por capricho del gobierno y sobre todo porque nadie
les explicaba cómo era libro y como debía llenarse sino que simplemente se le establecía la
sanción del cierre del negocio por no llevarlo y como levarlo decían ellos sino sabían cómo
hacerlo, ni para que servía, yo había ido en la segunda inspección y de la primera ya habían
pasado como unos tres (3) meses, viendo la situación le dije: “tiene usted una hoja y un lápiz,
yo le voy a explicar cómo debe hacer el libro y en un mes vuelvo para que usted me indique
como ha sido su experiencia, yo le garantizo que este libro le será de mucha utilidad, déjeme
mostrarle”, a lo que pase a dibujarle el libro explicándole en detalle su llenado y que podía
realizarlo manualmente, en un cuaderno de papel bond de una línea; al mes regrese tal como
lo había prometido. El dueño del negocio me recordaba yme dijo: “la estaba esperando, quiero
agradecerle que me haya enseñado a llevar este libro, porque no había notado que estaba
teniendo perdidas de productos y que esas pérdidas no eran productos de animales, sino de
personas que se llevaban las cosas sin yo darme cuenta, ahora he colocado espejos para ver
donde se encuentra cada persona que entra a mi negocio y he controlado mejor cada cosa
que compro y vendo, ahora si veo cuán importante es este libro como usted me dijo”. Ese es
una pequeña muestra de una medida de control interno, de la eficiencia como manejemos
cada norma de control interno no haremos más eficaces y tendremos menos errores que nos
pueda arrojar una auditoría.
3. Debemos tener claro todo el marco jurídico que regula la actividad de la empresa y las
obligaciones que el mismo no genera, esto nos facilitara el establecimiento de las normas de
control interno que debemos establecer. Por tanto, si no llega un inspector del ministerio del
trabajo, debemos entonces tener claro que es lo que él nos va a revisar, así mismo si es un
fiscal del SENIAT o de la ALCALDÍA o si es un Auditor Externo.

3. 4. Hay que establecer un sistema de control, seguimiento y mantenimiento de nuestras normas
de control interno, porque de nada va a servir establecer normas de control interno, si nos
aseguramos que se cumplen y si no estamos constantemente evaluándolas para actualizarlas
y mejorarlas, de esto depende en gran manera nuestro éxito.
5. El quinto punto consideramos sería el más importante, que es tener un recurso humano
correctamente capacitado, para el ejercicio de las tareas encomendadas, porque nada va a
servir los cuatros punto a anteriores, si tenemos un personal que no está calificado para los
cargos a desempeñar, la falta de conocimiento apropiado, genera un alto porcentaje de error
y altos costos a la organización, muchos mayores que el de contratar a un personal calificado.
6. Y, por último, pero no menos importante, cuando los estén auditando, solo entreguen la
documentación que le soliciten. sin agregar nada más, porque pueden dar elementos que no
había sido divisados por el auditor y respondan solo lo que te pregunten, en forma clara y
concreta, sin extenderte; recuerda todo lo que aportes o digas demás, hará una diferencia, a
tu favor o en contra y por lo general resulta en contra.
Expuesto lo anterior, estimados lectores, es necesario que tomemos en cuenta, que una auditoria
es un trabajo que se realiza bajo una planificación, que conlleva al alcance de uno objetivos, que
pueden dar como resultado, de acuerdo a la auditoría de que se trate, de una sanción o un llamado
de atención, si estamos frente a una auditoría proveniente de órganos públicos o de correctivos si
provienes de especialistas externos o internos. También es necesario, que entendamos que, el estar
preparados para enfrentarla, no significa que podamos erradicar las sanciones o errores; pero si
podemos minimizarlos al máximo y ese deber ser nuestra meta principal; pensar que estamos
absueltos de algún error o sanción de órgano público, es olvidar que existe el elemento del error
humano, que siempre va a existir, por eso no podemos garantizar error o sanción cero, pero si la
mínima sanción y el menor error.
En nombre del Escritorio Trias & Asociados esperamos que nuestro articulo les sea de utilidad y
puedan ver de ahora en adelante la auditoría como lo que verdaderamente es, “UNA OPORTUNIDAD
DE CRECIMIENTO EMPRESARIAL”. En Trias & Asociados, estamos a sus órdenes como
consultores empresariales integrales y ponemos a su disposición nuestros servicios tanto como
consultores como de adiestramiento y capacitación, los cuales podrán solicitar por nuestros correos
trias.asociados@gmail.com o abogadostvs@gmail.com.