Komunikacja w bibliotece

Komunikacja w bibliotece Dr Stefan Kubów Tel. 504 066 795 Mail: [email_address] GG 1020 520

Komunikacja w bibliotece
Kompetencje menedżerów w opinii ich samych (wg badań amerykańskich)
Komunikacja ustna 95 %
Komunikacja pisemna 94 %
Podejmowanie decyzji 86 %
Budowanie strategii firmy 66 %
Zarządzanie czasem 56 %
Używanie komputera 27 %
Przeprowadzanie rekrutacji 19 %

Komunikacja w zarządzaniu
Zajmuje wg różnych opinii 60 – 80 % czasu pracy, a wg innych nawet do 90 %
I służy głównie:
Rozpowszechnianiu informacji,
Integrowaniu pracowników,
Koordynacji działań,
Rozwiązywaniu problemów,
Podejmowaniu decyzji,
Zarządzaniu konfliktami (gł. ich rozwiązywaniu)

System komunikacji w bibliotece…
… to zasady, kto z komunikuje się w celu zapewnienia sprawnego przepływu informacji we wszystkich kierunkach
Dwa typy systemów:
- Oficjalny (organizacyjnie wyznaczany, np. odprawy, narady, sprawozdawczość),
- Nieoficjalny (nie wyznaczany formalnie, spontaniczny, często bezrefleksyjny

Przebieg procesu komunikacyjnego
Potrzeba (która określa) - > Zadanie (które określa) - > wybór środka, miejsca, czasu i celu komunikacji (np. Pouczenie, informowanie, motywowanie), który wywołuje - > skutek
Model Procesu komunikacyjnego
Nadawca ---- kodowanie – Kanał komunikacyjny, komunikat, szum informacyjny – dekodowanie ----- Odbiorca
Także informacja zwrotna

Model komunikacji w bibliotece
Nadawca Odbiorca
biblioteka, - użytkownik
Użytkownik, - biblioteka
Dyrektor, - pracownik
Pracownik - dyrektor
Pracownik - pracownik
Dyrektor - inny członek dyrekcji
ew. szczeble pośrednie
Czyli
Komunikacja pionowa – „w górę” i „w dół”
Komunikacja pozioma – wśród członków zarządu lub wśród współpracowników
Ew. też „ukośna”

Wzory komunikacji
Koło, gwiazda (scentralizowany)
Y (mniej scentralizowany, „w dół” od nie jednego nadawcy, w górę do nie jednego odbiorcy),
Łańcuchowy (zdecentralizowany),
Każdy z każdym, przy braku pozycji centralnej, z ogniwami pośrednimi lub bez nich

Rodzaje komunikacji
Werbalna
Mówiona (formy wypowiedzi)
Pisana (formy wypowiedzi
b) Niewerbalna (mowa ciała)
Postawa ciała,
Intonacja, dźwięki paralingwistyczne
Mimika
Kontakt wzrokowy
Gestykulacja
Odległość
Aparycja, strój
Czas

Formy wypowiedzi ustnych:
Publiczne, w zespole:
Prezentacja,
Szkolenie,
Przemowa,
Przewodniczenie zebraniu, naradzie,
Zabieranie głosu w dyskusji,
Dialog, rozmowa w małej grupie:
- Ocena okresowa lub bieżąca,
Pouczenie, konsultacja,
Omówienie planów pracownika lub w stosunku do pracownika,
Zgłoszenie problemu przez pracownika,

Główne formy wypowiedzi pisemnych:
„ W dół” do ogółu lub części pracowników:
Plan strategiczny lub okresowy,
Określenie misji biblioteki,
Sprawozdania okresowe,
Regulacja zasad funkcjonowania biblioteki lub jej części,
Instrukcja,
Regulamin pracy
„ W dół” do indywidualnych pracowników:
Ocena okresowa, bieżąca lub okazjonalna (np. do konkursu, awansu itp..)
Zmiana zasad zatrudnienia lub wynagrodzenia,
Nagroda,
Kara

Główne formy wypowiedzi pisemnych „w górę”:
Wnioski i podania,
Petycje i postulaty grupowe,
Opis projektu sugerowanych zmian lub innowacji,
Notatki z rozmów w zespole,
Protokoły narad,
Opracowania zlecone przez zwierzchników, np. stanu wiedzy w wybranej kwestii lub zreferowanie wyniku pracy zespołu,
Sprawozdania z podróży służbowych, szkoleń itp.

Komunikacja „w dół”
Cele:
- Informowanie (np. o celach i zasadach organizacji)
Powiadomienie o praktyce i procedurze
Przekazywanie szczegółowych dyrektyw zadaniowych
Wyrażanie ocen
Motywowanie
Doradzanie, pouczanie
Zachęcanie do wyrażania opinii

Warunki skuteczności komunikacji „w dół”:
Pracownicy znają zasady i kanały przepływy informacji
Drogi komunikacji są bezpośrednie lub możliwie krótkie
Komunikaty maja cechy autentyczności
Informacja przebiega ścieżką „najmniejszego oporu”
Wiadomości są zgodne z wartościami i wyobrażeniami pracowników
Informacje powinny powodować zmiany w otoczeniu (w sferze faktów lub świadomości)
Informacja zaspokaja potrzebę jej uzyskania
Informacja nadchodzi we właściwym czasie (nie za wcześnie i nie za późno w stosunku do oczekiwań)

Błędy w komunikowaniu „w dół”:
Niepodawanie racji, argumentów
Brak troski o komunikację zwrotną
Brak jasności wypowiedzi
Niewłaściwy czas przekazu komunikatu
Zbyt wiele ogniw pośredniczących
Informacje sprzeczne ze sobą lub z wiedza pracowników
Nieznajomość celów firmy przez pracowników
Niekompletność lub ukrywanie informacji,
Różny styl komunikacji zależnie od płci,
Nadmierne okazywanie emocji,
Brak zgodności między słowami a mowa ciała

Komunikowanie „w górę”
Cele w sprawach biblioteki lub jej części:
Informowanie o problemach w realizacji zadań,
Informowanie w lukach technologicznych i organizacyjnych
Cele w sprawach indywidualnych:
Plany i rozwój osobowy pracownika (np. informacja o zamiarze szkolenia się),
Powiadomienie o poglądach, sugestiach, osiągnięciach lub sukcesach,
Wyrażenie oczekiwań, skarg lub próśb,
Informacja o postawach wobec pracy w zespole

Warunki skuteczności komunikacji „w górę”:
Świadomość ryzyka,
Atmosfera otwartości,
Właściwy czas,
Szczerość,
Uważne wysłuchiwanie komunikatów
Bariery komunikacji „w górę”:
Nieosiągalność, niedostępność przełożonych,
Niechęć menedżerów do otwartości przed podwładnymi,
Pracownicy nie przekazują informacji, których przełożeni nie chcą słyszeć,
Odległość fizyczna

Komunikacja pozioma
Cele (na poziomie menedżerów i/lub pracowników):
Koordynacja działań,
Dzielenie się informacjami,
Upowszechnianie potrzebnych informacji,
Zaspokajanie potrzeby przynależności, akceptacji,
Rozwiązywanie problemów,
Rozwiązywanie konfliktów,
Budowanie więzi między pracownikami
Bariery i ograniczenia:
Rywalizacja w zespole,
Specjalizacja i co za tym idzie trudności w rozumieniu się),
Brak motywacji,
Przeładowanie informacji,
Bariera fizyczna

Komunikowanie a satysfakcja pracowników
Pracownicy cenią sobie zwłaszcza:
Możliwość wypowiadania się oficjalnego i nieoficjalnego, poziomego i ze zwierzchnikami,
Klimat porozumienia,
Jakość i szeroka gamę kanałów komunikacji,
Integrację organizacyjną

Komunikacja w bibliotece

by Marcin Malinowski on Dec 20, 2008

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 5

Statistics

Komunikacja w bibliotece — Presentation Transcript

http://www.slideshare.net	4
http://www.malin.net.pl	1