La Oficina Legal Capítulo 1 Legal Office Procedures Profa. Luz E. Santos Torres Omsy 2230
Objetivos <ul><li>Describir cómo las oficinas legales varían en tamaño. </li></ul><ul><li>Identificar los diferentes tipos...
Introducción <ul><li>La oficina legal puede variar en tamaño desde una con un abogado hasta una en la que comparten varios...
<ul><li>En las oficinas pequeñas la secretaria o administradora de sistemas de oficinas, junto al abogado, son responsable...
Relaciones Humanas <ul><li>Las relaciones entre abogado, cliente y personal de la oficina son de vital importancia. </li><...
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    Soy profesora en Instituto Educativo Premier en Ponce y me gustaría poder bajar esta presentación para beneficio de mis estudiantes. Mi e-mail es milkelly2003@yahoo.com.

    Gracias.

    Raquel Barnés
    Profesora
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  1. 1. La Oficina Legal Capítulo 1 Legal Office Procedures Profa. Luz E. Santos Torres Omsy 2230
  2. 2. Objetivos <ul><li>Describir cómo las oficinas legales varían en tamaño. </li></ul><ul><li>Identificar los diferentes tipos de leyes que se pueden practicar. </li></ul><ul><li>Identificar las cualidades personales que debe poseer el personal de una oficina legal. </li></ul><ul><li>Identificar las diferentes profesiones y ocupaciones representadas en una oficina legal. </li></ul><ul><li>Identificar las cualidades éticas y humanas deseables en un empleado legal. </li></ul><ul><li>Aplicar la terminología legal. </li></ul>
  3. 3. Introducción <ul><li>La oficina legal puede variar en tamaño desde una con un abogado hasta una en la que comparten varios abogados. </li></ul><ul><li>En las oficinas en las que comparten varios abogados, generalmente ellos están asociados y generan un volumen mayor de trabajo. </li></ul><ul><li>En oficinas de abogados asociados, generalmente, hay asistentes legales, secretarias legales, contables, recepcionistas y otro personal de apoyo al trabajo. </li></ul>
  4. 4. <ul><li>En las oficinas pequeñas la secretaria o administradora de sistemas de oficinas, junto al abogado, son responsables de realizar todas las tareas que realizaría un equipo de trabajo mayor. </li></ul><ul><li>Las oficinas legales pueden clasificarse según el tipo de práctica legal que realicen. Ejemplos son las oficinas que se dedican a la defensa criminal, relaciones de familia, asuntos corporativos, entre otros. Cada una de ellas requiere de un personal especializado. </li></ul>
  5. 5. Relaciones Humanas <ul><li>Las relaciones entre abogado, cliente y personal de la oficina son de vital importancia. </li></ul><ul><li>La profesión de abogacía está íntimamente relacionada con la prestación de servicios de ayuda, consejería o asesoramiento a personas que tienen algún tipo de problema. </li></ul><ul><li>El bienestar del cliente es un asunto de primordial importancia, tanto para el abogado como para el personal de apoyo . </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Los clientes, generalmente, son referidos a una oficina de abogados por otros clientes, por lo que la manera como se traten reflejará cómo es el abogado y cómo es el ambiente en la oficina. </li></ul><ul><li>El personal de apoyo, comenzando con la administradora de la oficina o secretaria, deben ser cortés, amables y agradables en el trato con los clientes. </li></ul>
  7. 7. Confidencialidad <ul><li>El personal de apoyo debe ser discreto en sus relaciones con los clientes. </li></ul><ul><li>Debe escuchar con empatía, pero no están autorizados a emitir opiniones o consejos. </li></ul><ul><li>La comunicación oral y escrita entre el abogado y el cliente tiene que mantenerse en estricta confidencialidad. </li></ul>
  8. 8. <ul><li>La comunicación entre abogado y cliente, y entre el personal de apoyo, se considera privilegiada, por lo que bajo ninguna circunstancia puede divulgarse. </li></ul><ul><li>El personal de apoyo, amparados en la comunicación privilegiada, no puede testificar en la corte información que conoce sobre un caso en particular. </li></ul>
  9. 9. El abogado <ul><li>El abogado es la persona que hace estudios en derecho y que toma la reválida del país en el cual ejercerá la profesión. </li></ul><ul><li>Algunos toman exámenes en algunos de los estados de la nación norteamericana para poder postular en esos estados. </li></ul><ul><li>En Puerto Rico, la profesión de abogacía está regulada por la ABA (American Bar Association). Además, tienen que pertenecer al Colegio de Abogados de Puerto Rico. </li></ul>
  10. 10. <ul><li>La abogacía es muy dinámica, por lo que los abogados tienen que estar al día en las nuevas leyes, casos y jurisprudencia establecida en el país. Esto lo logra mediante la educación continuada que incluye: seminarios, cursos, reuniones profesionales, conferencias, suscripción a revistas y periódicos legales y manteniendo su propia biblioteca actualizada, entre otros. </li></ul>
  11. 11. Administrador de Oficina Legal <ul><li>Las responsabiliades de este profesional dependen del tamaño y organización de la oficina. </li></ul><ul><li>El administrador de la oficina, generalmente, participa en la selección y evaluación del personal no legal. Son responsables de asignar tareas y maximizar los recursos del personal de apoyo. </li></ul><ul><li>Implantan procedimientos estándares de operación de la oficina. </li></ul>
  12. 12. <ul><li>También, maneja los asuntos de índole administrativa de la oficina como: beneficios de los empleados, seguro médico, asistencia, entre otros. </li></ul><ul><li>Se encarga de pagar las facturas, cobrar las cuentas, hacer presupuesto, hacer pagos a los empleados, informes financieros y otras operaciones financieras de la oficina. </li></ul>
  13. 13. <ul><li>Generalmente es la persona que determina el equipo y el mobiliario que se va a comprar, los sistemas de comunicación, recursos de biblioteca o asesora a los que toman decisiones al respecto. </li></ul><ul><li>La Asociación de Administradores Legales (ALA en inglés) tienen como objetivo fortalecer las competencias de los administradores legales y del equipo de trabajo. </li></ul>
  14. 14. Asistente Legal <ul><li>Hay una tendencia en las oficinas legales a contratar los servicios de asistentes legales o para-legales. Sus deberes pueden incluir entrevistas a clientes, investigación legal, preparación de expedientes o casos, interrogatorios, trabajo administrativo, entre otros. </li></ul><ul><li>No están autorizados a ofrecer asesoramiento legal. </li></ul><ul><li>National Federation of Paralegal Associations ( www.paralegals.org ) </li></ul><ul><li>National Association of Legal Assistants, Inc. ( www.nala.org .) </li></ul>
  15. 15. La secretaria y el personal legal de apoyo <ul><li>El personal legal competente y cualificado es un componente esencial en el trabajo legal. El personal de apoyo le provee ayuda al abogado en el desempeño de sus funciones. </li></ul><ul><li>Tanto la secretaria como la recepcionista y el personal de apoyo son las primeras personas con las que se encuentra el cliente a su llegada a la oficina. </li></ul><ul><li>Es importante que estas personas sean amables, considerados, cortés y tener tacto con los clientes. </li></ul>
  16. 16. <ul><li>Deben poseer las siguientes destrezas y desempeñar las siguientes funciones: </li></ul><ul><ul><li>Teclear con exactitud y eficiencia </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilizar correctamente las computadoras y los programas de aplicaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Mantener los archivos de la oficina y los records al día. </li></ul></ul><ul><ul><li>Recibir y hacer llamadas telefónicas </li></ul></ul><ul><ul><li>Transcribir dictado correctamente </li></ul></ul><ul><ul><li>Preparar estados de cuenta para los clientes </li></ul></ul><ul><ul><li>Manejar la correspondencia </li></ul></ul>
  17. 17. <ul><ul><li>Mantener los calendarios de la oficina y de la corte </li></ul></ul><ul><ul><li>Priorizar tareas </li></ul></ul><ul><ul><li>Comprar y mantener los materiales de oficina </li></ul></ul><ul><ul><li>Mantener la biblioteca de la oficina actualizada </li></ul></ul><ul><ul><li>Hacer arreglos para reuniones y conferencias </li></ul></ul><ul><ul><li>Ayudar al abogado en la operación de la oficina </li></ul></ul>
  18. 18. Cualidades personales <ul><li>Actitudes </li></ul><ul><ul><li>Empatía </li></ul></ul><ul><ul><li>Cortesía </li></ul></ul><ul><ul><li>Habilidad para escuchar </li></ul></ul><ul><ul><li>Llevarse bien con los clientes </li></ul></ul><ul><ul><li>Nitidez en la apariencia personal </li></ul></ul><ul><ul><li>Buenos hábitos de trabajo </li></ul></ul><ul><ul><li>Disposición para aprender y crecer en el trabajo </li></ul></ul><ul><ul><li>Amabilidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Otros </li></ul></ul>
  19. 19. <ul><li>Discreción </li></ul><ul><ul><li>Habilidad para ejercer el buen juicio </li></ul></ul><ul><ul><li>Habilidad para guardar la confidencialidad de los asuntos </li></ul></ul><ul><li>Lealtad </li></ul><ul><ul><li>Dedicación en la posición y el deseo de hacer el trabajo lo mejor posible </li></ul></ul><ul><ul><li>Disposición para ayudar al abogado a identificar problemas y soluciones a los mismos. </li></ul></ul>
  20. 20. <ul><li>Exactitud </li></ul><ul><ul><li>Perfeccionismo en la preparación de los documentos legales y los informes que se someten a la corte y otras agencias. </li></ul></ul><ul><ul><li>Prestar atención a los detalles </li></ul></ul><ul><ul><li>Entrar correctamente las citas con los clientes y las citas a la corte al calendario </li></ul></ul><ul><ul><li>Vigilar las fechas límite para radicación de documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Organización en el trabajo </li></ul></ul>
  21. 21. <ul><li>Apariencia y vestimenta </li></ul><ul><ul><li>Apariencia profesional </li></ul></ul><ul><ul><li>Uso de ropa conservadora </li></ul></ul><ul><li>Deseos de aprender </li></ul><ul><li>Etica legal, responsabilidad y confidencialidad </li></ul><ul><ul><li>La ética es importante, no sólo porque el/la abogado/a puede ser disciplinado por violación a la ética; sino porque determina la calidad de los servicios que se prestan al cliente. </li></ul></ul>
  22. 22. <ul><ul><li>Sugerencias para evitar problemas de confidencialidad </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>No comentar sobre los asuntos de la oficina fuera de la misma, aun con los clientes. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Comentar con los empleados de la oficina únicamente aquellos asuntos de carácter informativo o necesarios para que ellos realicen su trabajo. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>No discutir datos sobre el caso de un cliente con amigos o familiares. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mantener el escritorio libre de información confidencial como expedientes de los clientes, informes, y otros. </li></ul></ul></ul>
  23. 23. <ul><ul><ul><li>No ofrecer información por teléfono ni contestar preguntas por teléfono cuando hay algún cliente en la oficina. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Crear política y procedimientos para asegurar la confidencialidad. Una oficina legal o su abogado pueden ser demandados por revelar información confidencial de los clientes. </li></ul></ul></ul><ul><li>Código de ética del abogado, asistente legal y secretaria legal </li></ul><ul><ul><li>En 1969 la ABA creó Cánones de Responsabilidad Profesional. </li></ul></ul>
  24. 24. <ul><ul><li>En la pág. 13 del libro Legal Office Procedures aparece un extracto de los Cánones de Responsabilidad Profesional de la ABA. </li></ul></ul><ul><ul><li>El Código de Ética de la Asociación Nacional de Asistentes Legales (National Association of Legal Assistants) se presenta en la ilustración 1-15, pág. 14 de libro. </li></ul></ul><ul><ul><li>NALS (National Association for Legal Professionals). Desde el 1949 esta asociación ha desempeñado un papel importante para los profesionales que prestan apoyo legal. </li></ul></ul>
  25. 25. <ul><ul><ul><li>Esta asociación provee a los miembros la oportunidad de mejorarse profesionalmente mediante cursos de educación continuada. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>La asociación ofrece, en los EEUU, una certificación para Secretarias Legales Profesionales (Professional Legal Secretary). Para tener la certificación la secretaria debe tener tres años de experiencia trabajando en oficinas legales y pasar un examen que contiene una parte de comunicación escrita, procedimientos y tecnología de oficina, ética y destrezas y conocimientos legales. ( www.nals.org ) </li></ul></ul></ul>
  26. 26. <ul><ul><li>IAAP (International Association of Administrative Professionals). </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Esta asociación promueve el mejoramiento profesional de todos los asistentes administrativos. Anteriormente se conocía como Professional Secretaries International. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Esta, también, ofrece una certificación conocida como Certified Professional Secretary. Se requiere aprobar un examen que incluye finanzas, economía, derecho comercial, tecnología de oficina, administración de oficinas, comunicación comercial, comportamiento organizacional, administración de recursos humanos y gerencia. </li></ul></ul></ul>

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