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Aspectos básicos

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  • 1. Aspectos básicos de los sistemas de archivo Capítulo 2 Profa. Carmen Maldonado
  • 2. Clasificación de Documentos
    • Las organizaciones usan diferentes sistemas para clasificar y ordenar sus documentos.
    Asunto Numérico Geográfico Alfabético
  • 3.
    • Alfabético- los documentos se clasifican y se archivan por los nombres de los correspon-sales; éstos son individuos o instituciones.
    • Numérico- los documentos se organizan de acuerdo con los números asignados a los corresponsales, los asuntos o las zonas geográficas.
  • 4.
    • Geográfico- los documentos se clasifican, en primer término, por las zonas geográficas de donde procecen los corresponslaes y, en segundo término por los nombres de los corresponsales.
    • Asunto- los documentos se clasifican por tema o tópico que tratan.
  • 5. Sistema Manual de Archivo
    • Conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen para la clasificación, uso, manejo y conservación de los documentos, principalmente papeles, y de acuerdo con un plan establecido.
    • Requiere gabinete de archivo o estanterías y materiales que correspondan al tamaño, tipo de documento y uso que se le dará a éste.
  • 6.
    • Los documentos no
    • deben exceder el máximo
    • de la capacidad del
    • Expediente.
    El expediente consta de un dobles a tres partes lo cual provee para convertirlo en una especie de libro.
  • 7.
    • Expediente-conjunto de todos los documentos correspondientes a un individuo, asunto o negocio. El expediente puede contener cartas, memorandos, formularios, órdenes de compra y facturas, entre otros.
    • Rótulo-identificación de cada expediente.
    • Base de datos- es una compilación de información de una misma naturaleza que se puede organizar en tablas por filas y columnas.
  • 8.  
  • 9. Rotulación de los Expedientes
    • Alfabético—con los nombres de los individuos o las instituciones.
      • DEL PUEBLO JUAN
      • HOSPITAL METROPOLITANO
    • Asunto—corresponden a nombres de temas
      • SUBASTA EQUIPO DE OFICINA
      • SOLICITUDES DE EMPLEO SECRETARIAS
    • Numérico—el rótulo corresponde al número asignado al individuo, organización o asunto
      • 23498
      • 583-34-9812
    • Geográfico—indica el nombre de las localidades y luego el nombre del corresponsal
      • PUERTO RICO BAYAMON SUPERMERCADO ALBA
  • 10. DEL PUEBLO JUANA ROTULO-siempre se escribe en mayúscula DEL PUEBLO JUAN Se colocan en estricto orden alfábetico
  • 11. Sistema Electrónico
    • Es aquel en el que se procesa maneja, conserva y comunica la información, de forma lógica, por medio de máquinas electrónicas o computadoras.
    • Las computadoras están dotadas de gran memoria y capacidad para tratar la información y resolver problemas aritméticos y lógicos por medio de programas.
  • 12. Componentes Archivo Electrónico
    • Escáner(digitalidor)-dispositivo que permite transferir a un formato digital los documentos que se reciben en forma escrita, en fotográficas o en diseños, para que la computadora los almacene y procese.
  • 13.
    • Se procesan los datos y la información par que usuaruo pueda utilizarla haciendo uso del los dispositivos de salida, que son el monitor, la impresora y el altavoz.
    • Conectarse en red comunicarse con otras computadoras para intercambiar datos e información. (módem)
    • Guardar o archivar las instrucciones, los datos y la información qu se pueda acceder luego.
  • 14. Medios electrónicos para guardar información
  • 15. Programas de Aplicación usados para crear y guardar información
    • Tipo de Programa
    • Procesamiento de Palabras- crear docuemntos de naturaleza narrativa, como cartas, memo-randos, informes y leteratura de productos o servicios. Se utilizan para crear tablas.
    • Administración de Bases de Datos -almacenar datos organizados por filas y columnas. Facilitan la clasificación y obtención de datos de un gran número de récords, así como organizarlos de diferentes formas.
    • Hojas de cálculo electrónicas- hacer cálculos con números que se organizan por filas y columnas como presupues-tos, inventarios, nóminas y análisis de ventas. Preparar estadísticas. Diseñar diferentes tipos de gráficas.
  • 16.
    • Tipo de programa
    • Presentaciones y aplicaciones gráficas -preparar material visual de forma atractiva y en color para proyectarlo en una pantalla o monitor en presentaciones orales y en el diseño de publicaciones.
    • Organizador personal- guardar datos para organizar la agenda, los compromisos y las actividades de un individuo. Generalmente incluyen calendario de citas, libretas de direcciones y teléfonos, calculadoras, libreta para tomar notas y recordatorios.
    Programas de Aplicación usados para crear y guardar información
  • 17. Ley de Derechos de Autor
    • En cada oficina se deben tener bien protegidas las licencias que autorizan el uso de los programas. Es necesario contar con un índice o registro con información de las licencias de los programas que tienen.
    • Partes del índice
      • Número de cada licencia
      • Nombre del suplidor
      • Fecha de adquisición
      • En qué equipo se instaló el programa
      • Dónde se conservan las licencias
  • 18. Las Bases de Datos Electrónicas facilitan
    • Registrar, localizar y reorganizar datos en orden alfabético, numérico, por asunto o por zona geográfica.
    • Actualizar, añadir o eliminar información.
    • Preparar informes con los datos de una base de datos o integrando la información de varias bases de datos.
  • 19. Uso de las bases de datos
    • Mayormente estadísticos e informes.
  • 20. Visiten el siguiente enlace para más información sobre la conservación de documentos electrónicos
    • http://comparteconmigo.wordpress.com/2008/08/31/conservacion-de-los-documentos-digitales/

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