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Aspectos básicos
 

Aspectos básicos

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    Aspectos básicos Aspectos básicos Presentation Transcript

    • Aspectos básicos de los sistemas de archivo Capítulo 2 Profa. Carmen Maldonado
    • Clasificación de Documentos
      • Las organizaciones usan diferentes sistemas para clasificar y ordenar sus documentos.
      Asunto Numérico Geográfico Alfabético
      • Alfabético- los documentos se clasifican y se archivan por los nombres de los correspon-sales; éstos son individuos o instituciones.
      • Numérico- los documentos se organizan de acuerdo con los números asignados a los corresponsales, los asuntos o las zonas geográficas.
      • Geográfico- los documentos se clasifican, en primer término, por las zonas geográficas de donde procecen los corresponslaes y, en segundo término por los nombres de los corresponsales.
      • Asunto- los documentos se clasifican por tema o tópico que tratan.
    • Sistema Manual de Archivo
      • Conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen para la clasificación, uso, manejo y conservación de los documentos, principalmente papeles, y de acuerdo con un plan establecido.
      • Requiere gabinete de archivo o estanterías y materiales que correspondan al tamaño, tipo de documento y uso que se le dará a éste.
      • Los documentos no
      • deben exceder el máximo
      • de la capacidad del
      • Expediente.
      El expediente consta de un dobles a tres partes lo cual provee para convertirlo en una especie de libro.
      • Expediente-conjunto de todos los documentos correspondientes a un individuo, asunto o negocio. El expediente puede contener cartas, memorandos, formularios, órdenes de compra y facturas, entre otros.
      • Rótulo-identificación de cada expediente.
      • Base de datos- es una compilación de información de una misma naturaleza que se puede organizar en tablas por filas y columnas.
    •  
    • Rotulación de los Expedientes
      • Alfabético—con los nombres de los individuos o las instituciones.
        • DEL PUEBLO JUAN
        • HOSPITAL METROPOLITANO
      • Asunto—corresponden a nombres de temas
        • SUBASTA EQUIPO DE OFICINA
        • SOLICITUDES DE EMPLEO SECRETARIAS
      • Numérico—el rótulo corresponde al número asignado al individuo, organización o asunto
        • 23498
        • 583-34-9812
      • Geográfico—indica el nombre de las localidades y luego el nombre del corresponsal
        • PUERTO RICO BAYAMON SUPERMERCADO ALBA
    • DEL PUEBLO JUANA ROTULO-siempre se escribe en mayúscula DEL PUEBLO JUAN Se colocan en estricto orden alfábetico
    • Sistema Electrónico
      • Es aquel en el que se procesa maneja, conserva y comunica la información, de forma lógica, por medio de máquinas electrónicas o computadoras.
      • Las computadoras están dotadas de gran memoria y capacidad para tratar la información y resolver problemas aritméticos y lógicos por medio de programas.
    • Componentes Archivo Electrónico
      • Escáner(digitalidor)-dispositivo que permite transferir a un formato digital los documentos que se reciben en forma escrita, en fotográficas o en diseños, para que la computadora los almacene y procese.
      • Se procesan los datos y la información par que usuaruo pueda utilizarla haciendo uso del los dispositivos de salida, que son el monitor, la impresora y el altavoz.
      • Conectarse en red comunicarse con otras computadoras para intercambiar datos e información. (módem)
      • Guardar o archivar las instrucciones, los datos y la información qu se pueda acceder luego.
    • Medios electrónicos para guardar información
    • Programas de Aplicación usados para crear y guardar información
      • Tipo de Programa
      • Procesamiento de Palabras- crear docuemntos de naturaleza narrativa, como cartas, memo-randos, informes y leteratura de productos o servicios. Se utilizan para crear tablas.
      • Administración de Bases de Datos -almacenar datos organizados por filas y columnas. Facilitan la clasificación y obtención de datos de un gran número de récords, así como organizarlos de diferentes formas.
      • Hojas de cálculo electrónicas- hacer cálculos con números que se organizan por filas y columnas como presupues-tos, inventarios, nóminas y análisis de ventas. Preparar estadísticas. Diseñar diferentes tipos de gráficas.
      • Tipo de programa
      • Presentaciones y aplicaciones gráficas -preparar material visual de forma atractiva y en color para proyectarlo en una pantalla o monitor en presentaciones orales y en el diseño de publicaciones.
      • Organizador personal- guardar datos para organizar la agenda, los compromisos y las actividades de un individuo. Generalmente incluyen calendario de citas, libretas de direcciones y teléfonos, calculadoras, libreta para tomar notas y recordatorios.
      Programas de Aplicación usados para crear y guardar información
    • Ley de Derechos de Autor
      • En cada oficina se deben tener bien protegidas las licencias que autorizan el uso de los programas. Es necesario contar con un índice o registro con información de las licencias de los programas que tienen.
      • Partes del índice
        • Número de cada licencia
        • Nombre del suplidor
        • Fecha de adquisición
        • En qué equipo se instaló el programa
        • Dónde se conservan las licencias
    • Las Bases de Datos Electrónicas facilitan
      • Registrar, localizar y reorganizar datos en orden alfabético, numérico, por asunto o por zona geográfica.
      • Actualizar, añadir o eliminar información.
      • Preparar informes con los datos de una base de datos o integrando la información de varias bases de datos.
    • Uso de las bases de datos
      • Mayormente estadísticos e informes.
    • Visiten el siguiente enlace para más información sobre la conservación de documentos electrónicos
      • http://comparteconmigo.wordpress.com/2008/08/31/conservacion-de-los-documentos-digitales/