70 conseils pour gérer le temps

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70 conseils pour gérer le temps

  1. 1. Pour les lecteurs de Leader-blogueur.com 70 Conseils pour économiser votre temps Regroupés par thèmes Par Julien G.
  2. 2. Avant-propos : Les conseils qui suivent sont issus de mon expérience et de mes cours de Gestion du temps. Vous pouvez découvrir d’autres articles et exercices pratiques pour une meilleure organisation de votre temps sur mon blog. Conseil d’application : Mettre en place une habitude prend du temps et de l’énergie. Allez-y donc étapes par étapes en appliquant 1 ou 2 conseils à la fois. Chaque étape devrait idéalement durée 31 jours. De quoi rendre intéressantes vos journées de travail. Droit de partage : Vous avez le droit de copier ce document et de le partager en citant la source : Julien G. Leader-blogueur.com Vous n’avez pas le droit de revendre ce dossier puis il n’a pas de prix. Petit plus : L’idéal serait pour moi d’avoir un retour de votre lecture. Dites-moi ce que vous avez apprécié, ce que vous n’avez pas aimé, cela m’aide à développer mes futurs documents. Contactez-moi si vous le désirez. Bonne lecture ! Julien G.
  3. 3. I : 10 Conseils pour bien exploiter votre agenda ! L’agenda est l’élément central de votre organisation. Votre mémoire ne peut pas se souvenir de toutes les informations. Pour cette raison il vous faut un support (ici je parlerai du support écrit) où se trouvent les informations importantes. Je travaille avec 2 cahiers. Un agenda et un cahier vierge où je note différentes listes, idées, déroulement de la journée, etc. 1. Gardez votre agenda toujours sur vous Consultez-le régulièrement, faites-en une habitude et si possible, rangez- le toujours au même endroit. 2. Gérez votre temps de manière centralisée Évitez autant que possible de vous retrouver avec une partie sur papier, une autre sur votre Smartphone et la dernière affichée sur le calendrier de la cuisine. 3. Utilisez votre agenda à une fin précise Les rendez-vous. Le reste des informations viendra inscrit dans un autre support. 4. Heure de la rencontre + coordonnées + lieu Il est possible d’arriver en retard. Lorsque vous fixez un rendez-vous, tâchez de noter le numéro de votre interlocuteur, son nom, l’entreprise dans laquelle il travaille et la raison pour laquelle vous devez vous voir. 5. Fixez un budget temps Pour en venir aux faits et ne pas vous laissez avoir par la loi de Parkinson, inscrivez dans votre agenda le début du rendez-vous et le temps prévu. Communiquez ce temps lors des premières phrases de votre entretien.
  4. 4. 6. Utilisez du crayon Un emploi du temps est amené à être modifié. Avec le stylo vous serez rapidement face à un brouillon illisible. 7. Notez les tâches quotidiennes ailleurs Les tâches quotidiennes peuvent être inscrites avec moins de soin. L’agenda lui, reste CLEAN. 8. Ne remplissez pas votre agenda à 100% Prévoyez du temps pour vous. Ce temps pourra être utilisé pour des tâches qui demandent beaucoup de concentration. Réservez également des demi-journées sans rendez-vous. 9. Utilisez des marges Entre chaque rendez-vous, gardez toujours un moment pour les imprévus. Si ces imprévus ne surviennent pas (bouchon sur la route, roue qui crève, rendez-vous précédent qui dure plus longtemps) prenez ce temps pour vous ressourcer, en faisant une micro-sieste par exemple. 10. Sauvegardez Si vous perdez votre support écrit, ce sera embêtant de tout retrouvez. Faites des photos de vos différentes pages, ou alors optez pour un système électronique qui synchronise vos rendez-vous sur un serveur internet constamment disponible. Vous pouvez également inscrire dans votre agenda une somme d’argent offerte à la personne qui vous retrouve et ramène votre agenda. Parce qu’un agenda n’a aucune valeur pour une personne lambda.
  5. 5. II : 10 Conseils pour bien commencer la journée (en la planifiant !) Le conseil à retenir est d’écrire ce que vous avez à faire. De cette manière vous pouvez libérer votre pensée pour d’autres activités. Même si votre mémoire est excellente, celle-ci n’est pas infaillible. 1. Organisez chaque journée en amont Les minutes passées tranquille à votre table seront amorties de manière exponentielle. Visualisez ce que vous avez à faire. Je commence souvent du résultat attendu et je rembobine le fil en notant les tâches de chaque étape. 2. Cette organisation sera inscrite sur une feuille volante Sur cette feuille, vous noterez toutes les tâches importantes à réaliser mais également (ce que je fais) la créativité qui surgit lorsque vous avez en tête des projets. Plus vous libérez votre esprit, plus celui-ci est disponible pour d’autre activité. 3. Catégorisez sur cette fiche toutes vos tâches Selon le carré d’Eisenhower. Créez des annotations à côté de chaque tâche. U/I = urgent et important, priorité maximum, vous devez réaliser cette tâche. U = urgent, pas forcément important. I = important, à planifier dans le temps ou à déléguer. 4. Prévoyez de la marge entre vos tâches Cette manière de faire vous laisse du temps pour les imprévus et pour le contrôle. S’ils n’ont pas lieu, tant mieux. Profitez-en pour faire une sieste. 5. Planifiez grossièrement le temps Et planifiez large. Idem lorsqu’on vous demande « pour combien de temps tu en as ? » Prévoyez un tiers de plus. De cette manière, vous assurez vous arrières et dans le cas où vous finissez avant, la personne
  6. 6. qui vous demandait service sera ravie. 6. Créez un ordre de priorité En fonction de ce que vous avez catégorisé au point n° 3, inscrivez dans la marge de votre liste les 5 points à faire avant les autres dans la journée. 7. Mettez votre fiche à jour en permanence C’est motivant à faire et vous permet d’avoir en un rapide coup d’œil, ou vous en êtes dans le déroulement de votre journée. Il suffit de barrer la tâche effectuée. 8. Focalisez-vous sur les tâches les plus importantes et urgentes Ces tâches ne sont pas forcément celles qui prennent le plus de temps. En revanche ce sont elles qui rapportent gros dans la réussite de vos objectifs. Vous êtes dans la loi de Pareto ! 20% de ce que vous faites rapporte 80% du résultat. 9. Prenez conscience du temps effectif d’une journée Une fois les rendez-vous effectués, les imprévus gérés, les dérangements arrangés et les déplacements faits, vous vous rendez compte que le temps de votre journée est bien moindre que 9 heures de travail. Gardez en tête qu’une journée de 24h n’est jamais 24 heures utilisable. Cela paraît évident. Certes, alors prévoyez-le dans votre planification. 10. Je garde en tête la loi de Illich Qui dit que vous aurez sommeil entre 13 heures et 14 heures. Apprenez à déceler les signes précurseurs de fatigue. Plutôt que de lutter contre la fatigue, apprenez à faire des siestes efficaces (je parlerai de ce sommeil divisé prochainement sur mon blog). Planifiez les activités qui nécessitent beaucoup de concentration lors de vos moments forts de la journée.
  7. 7. III : 10 conseils pour mettre en place un esprit de gestion du temps Ces conseils vous donnent la possibilité de développer la mentalité de la gestion du temps. Sachez-le, je suis contre l’organisation trop structurée. Je suis du genre à fonctionner sur le schéma : L’objectif de la journée est atteint ? Alors maintenant je profite. Plutôt que d’utiliser tout le temps disponible pour faire le maximum. Et burnouter (j’invente des verbes). 1. Gardez en tête le terme « valeur ajoutée » Concrètement, qu’est-ce qui me rapproche le plus de mon objectif ? Autorisez-vous des moments de plaisir et ne luttez pas contre l’emploi du temps des autres. Par exemple, si vous attendez une livraison qui n’arrive pas, faites autre chose plutôt que de vous énerver. Vous avez fait le nécessaire pour que cela se déroule bien. 2. Bossez sur l’important Virez le reste de votre liste de tâche. L’important est une question de perception. Relisez votre cahier des charges dans le cas où vous travaillez pour quelqu’un. Le perfectionnisme peut vite devenir une tumeur à votre gestion du temps. 3. Travaillez à chaud Après une réunion, prévoyez du temps pour regrouper vos notes et traiter certains points. Tout ceci pendant que votre esprit tourne encore sur ce qui a été vu. J’ai une règle simple concernant le travail à chaud : Tout ce qui me prend moins de 2 minutes à effectuer, je le fais directement. 4. Vous êtes financier de votre temps Plutôt que de vouloir utiliser chaque minute, vous êtes conscient des grandes lois de la gestion du temps et vous utilisez des stratégies
  8. 8. générales pour améliorer votre qualité de gestion. Vous êtes capable de prendre du temps aujourd’hui pour en économiser demain. 5. Vous êtes conscient du système Vous êtes un système dans un système. Si vous modifiez votre emploi du temps, il y a des chances que d’autres personnes soient influencées par ce changement. Gardez à l’esprit d’être conciliant avec les autres en gardant une éthique personnelle et sociale. Soyez arrangeant. Pas tout le monde n’a votre excellente gestion du temps. 6. Vous conciliez rigueur et souplesse Cela peut paraître paradoxale. Et pourtant vous devez faire preuve de rigueur pour vos habitudes en termes d’organisation du temps. Et de souplesse pour vous adaptez à ce qui va modifier votre emploi du temps (priorités qui changent, imprévus, etc). 7. Misez sur vos points forts Plutôt que de vouloir changer vos points faibles et dans ce sens, votre naturel, appuyez-vous sur ce qui vous permet d’économiser du temps et amplifiez au maximum ces comportements. L’un de mes points fort : L’estimation du temps L’un de mes points faible : Le manque de contrôle 8. Restez prudent sur le travail en équipe J’adore bosser en équipe et c’est un véritable effet de synergie 1+1=3. Cependant ne soyez pas dépendant en termes de temps d’une équipe. Par exemple, planifiez votre journée en fonction de vos objectifs et non en fonction de ceux de l’équipe. Le travail en équipe est là pour faire avancer un problème. 9. Coupez les interruptions Plus vous serez interrompu et plus vous aurez besoin de temps pour effectuer la tâche. Mode avion, internet débranché et panneau occupé sur la porte de votre bureau sont des bons moyens pour vous débrancher de votre environnement et de devenir très performant.
  9. 9. Gardez en tête que les heures réellement utilisable d’une journée sont peu nombreuses. Faites en sortes qu’elles soient rentables. 10. Regroupez Rassembler les tâches similaires ensemble. Photocopie à faire ? Attendez 11 heures pour vous déplacer une fois à la machine. Téléphones à faire ? Idem. IV : 10 conseils pour bosser avec votre boss. Pour travailler avec vos dirigeants, vous devez souvent faire preuve d’autonomie, de flexibilité en acceptant (ou pas) les modifications dans leurs planning, et savoir faire preuve d’intelligence lorsque vous allez les interrompre dans leurs activités. 1. Réfléchissez avant d’interrompre C’est plus une bonne habitude qu’une manière d’organiser votre temps. Néanmoins vous allez gagner en agissant de la sorte. Oui, le réflexe humain est de foncer lorsqu’il y a un problème ou une requête à faire. Imaginez-vous à sa place. A-t-il du temps pour tous ceux qui vont l’interrompre ? Non. Alors regroupez vos demandes et regardez avec lui pour en discuter lorsqu’il aura du temps pour vous. 2. Soumettre un problème avec plan A et plan B Cela ne sert à rien d’amener à votre supérieur un problème sans formuler de solution. L’idéal pour lui, c’est qu’il n’ait plus qu’à choisir. Là encore vous allez économiser du temps et votre estime auprès de votre boss gonflera un peu plus. 3. Reformulez Lorsque vous allez recevoir des directives, reformulez toujours celles-ci
  10. 10. pour éviter de « mal comprendre » et donc de partir à tout va dans la mauvaise direction. C’est un problème de communication certes, mais qui influence directement votre temps. 4. Vous négociez votre temps Votre supérieur est censé être intelligent et comprendre que vous aussi, avez des impératifs et que votre agenda n’est pas modulable à volonté. Donc négociez les délais si vous voyiez que ce sera trop court pour rendre ce dossier à temps. Si vous n’arrivez pas à atteindre les délais, informez directement les personnes qui seront influencées par ce retard et soyez capable d’en expliquer les raisons si on vous les demande. 5. Rendez-vous et rendez-vous Lorsqu’il y a des points spécifiques qui doivent être traités avec votre supérieur, tâchez de prendre rendez-vous. Préparez-vous une liste des points à discuter par écrit et montrez que vous êtes préparé. Rien de pire qu’une personne qui arrive « à l’arrache ». C’est un manque de respect. 6. Autonomie Même si vous êtes réputé être autonome, vous devez lui rappelez votre dépendance à d’autres personnes pour terminer votre projet ou mission. Cela lui fera remarquer que le retard peut également venir d’ailleurs. 7. Écrivez Cela vous force à être concis. De plus, votre manager peut consulter votre mail ou notes écrites quand bon lui semble. C’est un excellent moyen pour ne pas interrompre les gens. 8. Rapport journalier Pour permettre un suivi de votre travail, votre cadre a besoin de rapports. De cette manière il peut prendre note de point important (imprévus, problèmes) sans devoir vous appeler. 9. Relancez Votre supérieur a peut-être des problèmes de gestion du temps.
  11. 11. (Montrez lui ces quelques lignes) Connaissez-vous le proverbe : Pas de nouvelles, bonnes nouvelles ? Si c’est le cas, sortez-le de votre esprit. Si vous n’avez pas de réponse sur un projet important, cela ne signifie pas que c’est ok pour votre supérieur. Alors rappelez-le si c’est urgent et important. 10. Vous êtes important et pas irremplaçable Ce que je veux dire par là : Informez les gens de vos absences le plus longtemps à l’avance. Cela leurs permet de gérer la situation en embauchant une personne pour une mission temporaire. Ou de reporter vos tâches de travail sur un autre poste de manière momentanée. V : 10 conseils pour gérer votre téléphone Moi le premier, mon smartphone me pose de plus en plus de problème. Je suis actuellement en train de chercher une solution à ce fléau du XXI siècle : Les interruptions du téléphone. Voici quelques pistes pour mieux gérer cet élément incontournable. Testez les points qui vous parlent, et pensez à partager votre expérience avec les lecteurs du blog. 1. Groupez vos appels Là encore, si vous en avez la possibilité, regroupez vos appels en 3 périodes journalières. À 9 heures, à 14 heures et à 18 heures. Si vous tombez sur un le combox, laissez un message en indiquant vos heures de disponibilités. 2. Annoncez rapidement Qui vous êtes et la raison de votre appel. Restez dans le formel. Réfléchissez brièvement à ce que vous allez dire.
  12. 12. 3. Souriez, cela s’entend Là encore, aucune gestion du temps, mais nécessaire pour être apprécié. Souriez lorsque vous êtes au téléphone. Votre voix change et vous passez rapidement pour une personne chaleureuse et appréciable. La secrétaire sera peut-être plus encline à vous passer son chef. 4. Filtrez vos appels De cette manière vous serez accessible par les personnes souhaitées uniquement. Cherchez sur google « Filtrer appels téléphonique ». Il y a beaucoup d’application pour smart phone qui permettent ce genre de tâches. C’est l’un des travails de la secrétaire. Elle fait office de parapluie pour « protéger » son boss. 5. Notez les infos ! Au téléphone, c’est souvent « oui oui oui » et dès que vous raccrochez vous ne savez plus exactement ce qui a été dit. L’habitude à prendre : ayez toujours un bloc note à portée de main et prenez des notes durant votre coup de fil 6. Répertoriez de manière centralisée Faites en sorte d’avoir tous vos numéros mis à jour au même endroit et à double. Perdre un répertoire de contact est très embêtant. 7. Exploitez la technologie Enregistrez des raccourcis pour les numéros fréquemment utilisés, personnalisez votre combox avec vos disponibilités, lorsque vous n’êtes pas au bureau, tâchez de dévier sur votre portable. Etc. 8. Annoncez votre manque de temps dans la seconde Si vous êtes en réunion ou en entretien, dites-le rapidement. De cette manière vous aurez plus de facilité à couper court à la conversation. 9. Questionnez votre interlocuteur Demandez-lui si vous ne le dérangez pas. Si c’est le cas, reportez votre appel en fonction de vos disponibilités. Cela permet également à votre
  13. 13. interlocuteur de vous dire le temps à disposition. 10. Utilisez votre téléphone pour les urgences Uniquement si cela ne peut pas attendre. Si c’est important mais que la réponse peut être connue mardi prochain, alors notez la question et n’appelez pas. VI : 10 conseils pour gérer les interruptions Les interruptions sont sources de travail prolongé. Cherchez à les réduire au maximum, même si vous les appréciez. 1. Évitez les déplacements autant que possible Dès que vous vous montrez, les gens peuvent vous interpeller. C’est la règle de base. Réfléchissez à comment réduire vos déplacements. 2. Décalez vos horaires Avez-vous déjà songé à commencer avant ou finir plus tard ? Durant ces heures où la majorité de vos collègues ne sont pas présents, vous pouvez faire ce que vous voulez dans les bureaux et être sûr de ne pas être dérangé. Profitez de ce temps pour être très productif et faire les tâches importantes. Ce concept s’applique pour les déplacements. En évitant les heures de pointes vous économisez un temps fou ! 3. Négociez votre temps Je le rappelle, le temps est une source que l’on ne peut mettre de côté ou acheter. Si une personne vous dérange, apprenez à couper rapidement et de proposer de continuer la conversation une autre fois.
  14. 14. Au téléphone, les discussions ont tendance à moins s’éterniser. 4. Respectez les codes sociaux Si vous ne prenez pas part aux conversations informelles qui ne produisent rien, vous passerez rapidement pour un bourrin. Profitez des discussions légères pour prendre des nouvelles et véritablement vous intéresser aux gens. Gardez cependant en tête le temps. 5. Travaillez dans un autre lieu Certaines entreprises vous offrent la possibilité de travailler dans un autre lieu. Chez vous par exemple. C’est un excellent moyen de limiter les interruptions. Soyez cependant conscient que cela demande une bonne autodiscipline. 6. Privilégiez l’écrit plutôt que l’oral Un écrit vous pousse à être précis et ne dérange pas les gens qui le reçoivent. 7. Marchez vite Vous êtes plus difficile à interrompre. 8. Informez vos collaborateurs de vos besoins Si vous désirez réduire les interruptions, l’un des moyens les plus efficaces est donc de dire à vos collègues ce que vous acceptez et ce que vous préférez éviter. Par exemple, lorsque le panneau sur votre porte est tourné sur « occupé », cela signifie que cette porte ne peut pas être ouverte (c’est un exemple). 9. Soyez congruent En imposant votre mode de fonctionnement, vous devrez faire preuve de ces comportements vis-à-vis de vos collègues. 10. Analysez un jour d’interruptions Dès que vous êtes interrompus, notez-le dans un cahier et à la fin de la journée faites le calcul du temps « mangé ». Qui ?/quoi ?/combien de
  15. 15. temps ?/ou ? VII : 10 conseils pour votre lecture En améliorant votre lecture vous gagnerez beaucoup de temps. En effet énormément d’informations passent par ce support. Blog, journaux, revues, mail, notes écrites, bref, c’est dément ! 1. Appropriez-vous ce que vous lisez Prenez des notes, griffonnez, soulignez et « stabilobossez ». Devenez un artisan de la lecture. Personnalisé ce que vous lisez pour mieux le mémoriser. 2. Questionnez-vous sur votre lecture Avant de commencer, demandez-vous quelles informations vous recherchez dans cet ouvrage. Que veux-je savoir ? 3. Identifiez le texte Repérez les clés visuelles. Repérez les images, les titres, la table des matières. Les mots gras et soulignés. Tout ce qui peut vous faire comprendre rapidement les idées maîtresses. Lorsque je tourne sur des blogs je me réfère aux titres, aux images et je lis quelques commentaires. 4. Gagnez en vitesse Acceptez de perdre un peu de contenu pour gagner en vitesse. Si vous craignez perdre du sens, cela freine votre lecture. 5. Élargissez votre champ visuel En moyenne chaque personne perçoit entre 2 et 3 mots à chaque fixation au lieu de 5 à 10 mots pour un lecteur entrainé. Lire vite signifie
  16. 16. donc saisir plus à chaque fixation de vos yeux. Prenez conscience qu’une lecture décontractée et une vue d’ensemble favorise l’amélioration de la lecture rapide. 6. Cessez de déchiffrez À l’école on vous obligeait à déchiffrer chaque mot, avec les voyelles et syllabes qui le compose. C’est terminé, vous pouvez laisser aller vos yeux et vous amusez à galoper sur chaque mot. Ce n’est pas beau ? 7. Devenez un sélectionneur Et stoppez la culpabilisation. Prenez les informations que vous êtes venu chercher et laissez le reste. Entraînez-vous à lire en diagonale. 8. Développez votre flexibilité visuelle Développez plusieurs outils en fonction du type de lecture. Si vous êtes venu apprendre, alors notez et appropriez-vous la matière. Si vous êtes à la recherche d’une information utile, survolez le texte et saisissez-là. 9. 10% de ce que vous lisez Sera retenu. C’est très peu. Ça monte à 30% lorsque vous le dites (le lire à haute voix) et 50% en réfléchissant dessus et en étant impliqué. Le top est de devoir expliquer ce que vous avez lu, ça monte à 80% de mémorisation. 10. Autorisez-vous du plaisir Le plaisir de lire pour lire. De rester tranquille sur votre livre et de rêvasser. C’est aussi ça, la lecture. Merci pour votre lecture. J’espère que certains points vous permettront d’améliorer votre gestion du temps. Gardez à l’esprit : étape par étape. Bonne continuation. Julien G. Droits réservés : Leader-blogueur.com

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