Planejamento Orçamentário em Eventos 2

PLANEJAMENTO
ORÇAMENTÁRIO EM
EVENTOS
Maíra Medeiros

O QUE É ORÇAMENTO EM EVENTOS
 “O orçamento responderá pelos custos para
implantação do projeto apresentado. (...) Todas as
atividades propostas à empresa deverão ser
amparadas por um orçamento” (FRANÇA e
FREITAS, 2002).
 O orçamento é composto pela apuração de todas
as despesas para o custeio de um projeto, além de
identificar as fontes de recursos para a captação
de verba para amparar estas despesas
planejadas.

COMPOSTO DO PLANEJAMENTO
ORÇAMENTÁRIO
 Relação detalhada e organizada de todos os itens que
representam despesas ou necessitam de apoio,
patrocínio ou doação para sua captação.
 Organização dos itens por assunto e por tipologia
(fixos e variáveis, recursos materiais, humanos ou
físicos, etc).
 Definição dos processos de captação de recursos (fonte
própria, apoio, patrocínios).
 Levantamento de custos (via processos de
concorrência, para projetos maiores, ou levantamento
junto à 3 fornecedores, por exemplo).
 Avaliação dos custos levantados (avaliação de
fornecedores – relação custo x benefício – comparativo
de propostas e orçamentos apresentados).

COMPOSTO DO PLANEJAMENTO
ORÇAMENTÁRIO
 No caso da necessidade de captação de apoio ou
patrocínio, planejamento de proposta, definição de
cotas e benefícios ao patrocinador ou apoiador, e
definição do plano de captação (detalhamento sobre o
assunto posteriormente).
 Apresentação do planejamento orçamentário para
aprovação.
 Adequações ou revisões que se façam necessárias.
 Controle e fluxo de caixa.
 Avaliação – verificação de custos não planejados ou
“sobras”
 Apresentação de relatório sobre os recursos gastos e
retornos obtidos (para níveis superiores na empresa,
clientes – no caso de agências - patrocinadores ou
apoiadores).

ESTRUTURA PARA
DESENVOLVIMENTO DE PLANO
ORÇAMENTÁRIO PARA EVENTOS
 Em uma empresa: dedicação de um profissional,
preferencialmente com experiência em eventos, que
pode ser o mesmo responsável pela organização do
evento todo ou ser destacado um profissional para
coordenar as atividades relacionadas ao plano
orçamentário.
 Em uma agência: o setor de atendimento que tem
relacionamento com o cliente “brifa” a área de
produção para o levantamento de custos e em seguida
condensa e avalia as propostas para apresentação ao
cliente.
 No caso de captação de patrocínios e apoios, pode-se
elaborar o plano internamente, ou terceirizar este
trabalho para profissionais especializados no assunto
(especialmente recomendado para projetos de grande
porte ou que envolvam leis de incentivo fiscal).

DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORÇAMENTÁRIO
- RELAÇÃO DETALHADA DOS ITENS
 Exemplo 1
 Exemplo 2
Planejamento orçamentário – feira Photo Image
Brasil 2007
Fonte: Samsung Camera – Maíra Medeiros

- ORGANIZAÇÃO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA
 Exemplo
- Recursos Humanos
- 1 mestre de cerimônias
- 1 pedreiro
- 3 garçons
- 2 recepcionistas
- Recursos Materiais
- 1 Construção de pedra
- 1 Livro de presença
- 1 Urna para documentos
- 200 brindes
- Recursos Físicos
- 1 Restaurante
- 20 diárias de hotel
- 1 preparo do local do evento
- 3 estacionamento
- * Fonte: CESCA, 1997.

- ORGANIZAÇÃO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA
 Custos fixos e custos variáveis
“Os custos fixos são os que se mantêm
relativamente estáveis no curso do evento
independentemente do número de participantes,
tais como despesas de pessoal de atendimento,
manutenção, publicidade, hospedagem de
convidados, etc.
Consideram-se como variáveis custos de
alimentação e bebidas, uma vez que há relação
direta entre o número de participantes e o
consumo de alimentos”
(ZANELLA, 2004).

- DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS
 Fonte própria
Custeio das despesas totais ou em parte pela própria empresa
organizadora do evento ou pelo cliente (no caso da
organização ser realizada através de agência terceirizada).
 Fonte externa
Captação de recursos externamente, para custeio total ou
parcial das despesas do evento, por meio de:
 Patrocínio
 Apoio
 Venda de ingressos ou inscrições
 Venda de espaços ou propostas de ações para mídia em
geral
 Doações
 Parcerias

- LEVANTAMENTO DE CUSTOS
 De maneira geral, é realizado o levantamento
com no mínimo 3 fornecedores para os principais
itens do orçamento (alguns itens, em decorrência
de algum caráter específico – urgência ou
raridade – podem ter seu levantamento realizado
com apenas um fornecedor).
 Neste caso, é importante avaliar não apenas os
valores apresentados, mas também a qualidade
dos serviços prestados – aqui, vale pesquisar o
histórico de serviços ou produtos do fornecedor
junto à clientes anteriores ou pesquisar
indicações com profissionais da área de eventos.

- LEVANTAMENTO DE CUSTOS
 Na hora do fechamento com os fornecedores, é
importante considerar a negociação envolvida,
como pedido de descontos, abatimento em troca
de benefícios para o fornecedor, entre outras
questões.
 Para projetos maiores, que envolvam o
desenvolvimento completo por apenas uma
agência, por exemplo, recomenda-se a escolha da
agência fornecedora dos serviços via processo de
concorrência (envolvendo a apresentação de
propostas por no mínimo 3 agências, a partir de
um mesmo briefing, e fazendo comparativo mais
complexo para a escolha da empresa vencedora
do processo).

- AVALIAÇÃO DOS CUSTOS LEVANTADOS
 É importante fazer uma avaliação prévia dos
fornecedores – relação custo x benefício (nem
sempre o melhor custo representa o melhor
benefício ou proposta para o seu evento).
 Comparativo de propostas e orçamentos
apresentados – detalhar, via planilha ou
materiais diversos, os dados objetivos detalhados
das peças ou serviços que foram orçados, fazendo-
se cruzamento – qualitativo e quantitativo – dos
itens apresentados, para poder-se avaliar com o
maior número de fundamentos para justificar as
escolhas por um ou outro fornecedor ou proposta.

- CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO - PLANEJAMENTO
 “O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas
empresas. Ainda que o resultado não seja mensurável
imediatamente, a médio e longo prazo projeta e
consolida a imagem no mercado.
 (...) As formas tradicionais de patrocínio ou apoio são:
 Contribuição financeira;
 Doação de brindes para distribuição gratuita ou
venda (...);
 Empréstimo de equipamentos, utensílios, móveis etc;
 Prestação de serviços técnicos;
 Cessão de locais ou dependências;
 Instalação de pontos-de-venda;
 Serviços de transportes; (...)”
(ZANELLA, 2004)

 Possíveis benefícios a serem propostos aos potenciais
patrocinadores:
 “(...) inscrição de logomarca na mídia especializada do
evento;
 Divulgação da empresa patrocinadora por meio da
assessoria de imprensa da promotora do evento;
 Promoção da empresa patrocinadora por meio de cartazes
publicitários, mala direta, boletins, convites, releases para
a imprensa, painéis, murais publicitários etc;
 Utilização do mailing da promotora para divulgação de
produtos e serviços da patrocinadora;
 Divulgação institucional em mídia eletrônica e imprensa;
 Inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador em
uniformes, vestuário, utensílios etc;
 Inclusão de publicações do patrocinador no encarte oficial
do evento.”
(ZANELLA, 2004)

 Organização da proposta:
 Organização do projeto do evento;
 Planejamento das metas de captação (número de
patrocinadores, tipo de apoio, valores, cotas de
patrocínio – tamanhos: ouro, prata, bronze);
 Seleção dos benefícios a serem apresentados ao
patrocinador;
 Seleção e avaliação das empresas a serem
trabalhadas para a captação (avaliando-se seu
perfil, seus objetivos de marketing, suas
estratégias e orçamentos destinados à eventos);

 Uso de leis de incentivo fiscal: troca de recursos de
patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa
utilizando-se das leis de incentivo fiscal (só pode ser
oferecida a projetos culturais ou de terceiro setor).
Exemplos: Lei Rouanet (incentivo à cultura), Lei do
Audiovisual (cinema); Lei de Institutos e OSCIPS (projetos
socioculturais), Lei Mendonça (cidade de São Paulo –
incentivo à cultura);
 Algumas empresas fazem o provisionamento de verba para
patrocínios durante o ano fiscal anterior ao de ocorrência
do evento. Assim, é importante que um planejamento com
bastante antecedência no caso de eventos de grande porte e
de que necessitem de aporte de verbas mais volumosas.
Algumas empresas tem departamentos estruturados para o
recebimento e a avaliação dos projetos, e costumam abrir
editais e inscrições durante os meses de setembro e outubro
– época do planejamento orçamentário das grandes
empresas.

- APRESENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO PARA APROVAÇÃO
 Na apresentação do plano orçamentário para
aprovação, é importante:
 Estudar com antecedência todos os itens calmamente,
para revisá-los e evitar qualquer erro de cálculo;
 Estudar as argumentações a favor ou contra
determinadas ações ou fornecedores, para estar
preparado para argumentar com os níveis superiores
de aprovação ou clientes;
 Detalhar ao máximo informações e valores, com
observações sobre formas de cálculo, conversões e
especificações sobre custos fixos e variáveis (as
aprovações nem sempre são realizadas com
profissionais da área de eventos, portanto, é
importante ter em mente que pode-se ter que aprovar
um projeto com um profissional leigo.

- ADEQUAÇÕES OU REVISÕES QUE SE FAÇAM NECESSÁRIAS
 Após a aprovação, ou apresentação do plano orçamentário,
é possível que sejam solicitadas adequações ou revisões em
relação às verbas apresentadas.
 Reduções de verba ou adequações no projeto podem ser
solicitadas, o que requisitará um novo período de tempo de
trabalho para a realização da tarefa. Assim, é importante
considerar com folga, quando possível, o espaço de tempo
no cronograma do projeto para as adequações e revisões de
orçamento do evento.
 É importante o retorno a todos os fornecedores requisitados
para a prestação de orçamentos, mesmo que não sejam os
escolhidos para contratação.
 Na renegociação de valores, ou solicitação de outras
demandas, é importante ter em mente os prazos
necessários de que o fornecedor necessitará para readequar
as propostas.

- CONTROLE E FLUXO DE CAIXA
 O controle do orçamento durante e pós-evento é
fundamental. Acompanhar as alterações emergenciais,
fazer anotações, receber e ler atentamente notas fiscais
recebidas, fazer encaminhamento dos procedimentos fiscais
internamente – na agência ou na empresa – são tarefas
importantes, que devem ter atenção tanto quanto o
desenvolvimento do evento em si, para evitar transtornos
posteriores com possíveis falhas ou erros de comunicação.
 Ter um fluxo de caixa organizado e atualizado é de igual
importância. Anotar e organizar todos os recursos obtidos
externamente, e igualmente anotar todos os valores de
notas de serviços e produtos prestados durante a realização
do projeto são importantes para que o trabalho posterior de
produção de relatório de despesas se torne mais fácil,
detalhado e real.

- AVALIAÇÃO – VERIFICAÇÃO DE CUSTOS NÃO PLANEJADOS OU “SOBRAS”
 Após o término do evento, é necessário o
levantamento e análise do fluxo de caixa, para
verificação de possíveis desvios ou se tudo ocorreu
dentro do planejado.
Os desvios podem ocorrer por:
 Ações não previstas e alocadas emergencialmente no
projeto;
 Custos orçados inadequadamente;
 Não atualização de custos caso o projeto tenha sido
planejado com muita antecedência à sua realização, e
não tenham sido considerados aumentos normais da
passagem de um ano ao outro;
 Verbas orçadas além do necessário (“gorduras” não
absorvidas).

- RELATÓRIO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO
 Ao fim do evento, é necessário também realizar
um relatório sobre os recursos gastos e retornos
obtidos, para apresentação à níveis superiores na
empresa, clientes ou patrocinadores e apoiadores.
 Esse relatório deve ser composto pela
apresentação de todas as despesas gastas, de
forma detalhada – contendo valores, nome do
fornecedor e data de pagamentos – e de todos os
recursos angariados – por meio de patrocínios,
apoios ou ainda de descontos obtidos em
negociações com fornecedores, doações ou venda
de ingressos ou inscrições.

EXERCÍCIO 1
 Com base nas fotos apresentadas nos próximos slides, faça o planejamento de orçamento
para a organização da participação com estande da Samsung Camera na feira Photo Image
Brasil 2008 (mês de realização – agosto).
 Considere:
 Simulação de processo de concorrência;
 Apresentação de custos para:
 Construção de estande;
 Locação de espaço;
 Materiais promocionais (brindes, revista, folder, ou qualquer outra sugestão);
 Recursos humanos (recepcionistas, profissional de limpeza, seguranças, etc);
 Serviços diversos (buffet, paisagismo, etc);
 taxas diversas;
 E outros detalhes que considerar importante para o evento.
 Considere a captação de parcerias ou recursos com empresas do segmento.
 Incremente o planejamento com o máximo de detalhes possíveis que considerar importante.
 Apresente o trabalho com os seguintes itens: detalhamento dos pontos do plano
orçamentário (de acordo com a proposta de plano apresentada na aula) e tabela ou quadro
com os valores resumidos.
 Trabalho em grupos de 5 a 6 pessoas.
 Tempo para realização do exercício: 30 min.
 Apresentação dos grupos: cada um apresentará o planejamento para a sala com 5 min. cada
para a apresentação.

FOTOS DO ESTANDE EM 2007
Recepcionista
Mock-up de produto - interação

Materiais promocionais

Serviços: buffet

Equipe de promotores

Computadores com acesso
à internet
Exposição de produtos

EXERCÍCIO 2
 Considerem que os projetos apresentados no exercício
anterior foram propostas apresentadas por diversas
agências a pedido do cliente, em um processo de
concorrência para escolha do melhor projeto.
 Agora, em seu grupo, elabore uma defesa,
argumentando porque seu projeto deve ser o escolhido
pelo cliente.
 Tempo para elaboração da defesa – 10 min.
 Em seguida, todos os grupos devem apresentar suas
defesas – cada grupo terá 5 min. para a apresentação.
 Após as apresentações, cada grupo deverá escolher
um projeto, excluindo o seu próprio, como o melhor
projeto apresentado, justificando, em texto de até 10
linhas, o porquê da escolha. O grupo terá 5 min. para
elaborar a resposta e entregar por escrito.

BIBLIOGRAFIA
 CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organização de eventos.
São Paulo: Summus, 1997.
 FREITAS, Sidinéia G. e FRANÇA, Fábio. Manual da
qualidade em projetos de comunicação. São Paulo: Pioneira
Thomson Learning, 2002.
 GIAGAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e
captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006.
 HOYLE JR., Leonard H. Marketing de eventos: como promover
com sucesso eventos, festivais, convenções e exposições. Trad.
Ailton Bomfim Brandão. São Paulo: Atlas, 2003.
 ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos:
planejamento e operacionalização. 2 ed. São Paulo: Atlas,
2004.

OBRIGADA!
 Maíra Medeiros
mairamed@uol.com.br

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