Power point

5,206 views
5,030 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
5,206
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
88
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Power point

  1. 1. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Office. MS PowerPoint Vương Đức Bình (Kỹ sư máy tính) 2007 1
  2. 2. Tài liệu dành cho giảng viên nghiệp vụ. 2
  3. 3. Sử dụng MS PowerPoint. Để trình bày một chuyên đề trước một cử tọa, dù đó là một lớp học, một hội thảo, một buổi bảo vệ luận văn hay đơn giản chỉ là một báo cáo giao ban, trong phần lớn trường hợp người thuyết minh cần nhiều phương tiện hỗ trợ nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu những nội dung được trình bày. Trước đây người ta cần đến bảng phấn, các tờ sơ đồ, máy chiếu qua đầu, máy chiếu phim, máy ghi âm với loa cồng kềnh và .v.v. Máy tính và khả năng multimedia của nó cộng với một projector tốt có thể bao gồm tất cả khả năng nói trên. Nhiều phần mềm có thể phục vụ mục đích đó. Có thể kể: OpenOffice với OpenOffice.org Impress. MicroSoft Office với MS PowerPoint. .v.v. OpenOffice.org Impress có một thuận lợi là hiện nay đã được Việt hóa hoàn toàn, tương thích với MS PowerPoint, và lại có thể download về dùng miễn phí 100% nữa. <Xem: OpenOffice Việt: http://vi.openoffice.org/> Tương lai có lẽ thuộc về OpenOffice.org Impress. Tuy nhiên cho tới hiện nay MS PowerPoint vẫn là một phần mềm quen thuộc và được nhiều người dùng. Vì vậy tài liệu này chỉ trình bày cách sử dụng MS Office. Hơn nữa một số thao tác trong PowerPoint có thể suy ra được nhờ các bạn đã quen với MS Word. Các thao tác loại đó tài liệu sẽ chỉ trình bày sơ qua. Sau khi người dùng đã quen thuộc với PowerPoint thì sử dụng Impress là việc rất dễ dàng, không cần phải đào tạo gì thêm. Bạn có thể tìm hiểu thêm ở đâu: 1. Trên Internet có rất nhiều web site tự học PowerPoint, một số trong đó là: a. Microsoft PowerPoint tutorial http://www.microsoft.com/Education/PPTTutorial.mspx b. PowerPoint 2003 – Training Office.microsoft.com/en-us/training/CR061832731033.aspx c. Mạng Giáo dục Edunet: http://www.edu.net.vn/ (Xem Tab Tài nguyên để tìm và download các tài liệu, sách học PowerPoint tiếng Việt) 2. Tài liệu có sẳn trong thư mục này: Nếu máy bạn đã có cài đặt Acrobat Reader: Giao trinh Powerpoint XP Nếu bạn đọc được tiếng Anh: PowerPoint 2003 Step by Step 3
  4. 4. I ) Giao diện của MS PowerPoint 20021. 1. Mở mới một presentation: [File]->New Bạn sẽ được MS PowerPoint yêu cầu xác định một trong ba tùy chọn: a) Blank Presentation: Tạo mới một presentation với một slide “trống trơn” b) From Design Template: Tạo mới một presentation từ các mẫu (template) thiết kế có sẵn. Với MS PowerPoint 2002 về sau bạn còn có các tùy chọn phụ: Apply a design template: Used in this Presentation: Thiết kế mẫu bạn đang dùng. Recently Used: Các mẫu thiết kế gần đây hay dùng. Available for use: Các mẫu khác có thể sử dụng được. c) From AutoContent Wizard: Bạn sẽ được MS PowerPoint “cầm tay chỉ việc” qua 5 bước: 1. Start (Bắt đầu quá trình) 2. Presentation type: Kiểu Presentation (nào) phù hợp với công việc của bạn? Mỗi kiểu như vậy sẽ có những kiểu phụ (subtype), ví như: General: (Kiểu tổng quát) Corporate: (Kiểu hợp tác) Project: (Kiểu dự án) Sales/ Marketing: (Kiểu kinh doanh). Có các kiểu phụ như Selling a Product or Service. (Bán hàng hoặc bán dịch vụ) Marketing Plan (Chương trình tiếp thị) Product/ Services Overview,…(Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ) Carnegie Coach: (Tư vấn/ chỉ đạo) 3. Presentation style: Chọn kiểu kết xuất mà bạn muốn. On-screen presentation: Trình chiếu ra màn hình Web presentation: Dạng giới thiệu trên Web Black and White overheads: Dạng chiếu trên máy chiếu qua đầu. Color overheads: 35 mm slides: Dạng phim 35 mm. 4. Presentation Options: Bạn sẽ được yêu cầu điền thêm/ chọn: Presentation title: Tiêu đề của presentation. Items to include one ach slide: Các mục thêm vào trên mỗi slide. Footer: Cước chú trên mỗi slide Date last updated: Có hay không tự động ghi ngày cập nhật cuối cùng Slide number: Có ghi hay không số hiệu mỗi slide. 5. Finish (Kết thúc quá trình) Bạn chọn Next để qua mỗi bước hoặc chọn Finish ngay trong mỗi bước. 1 Lẽ ra phần này nên trình bày sau khi bạn đã đọc qua mục II. Các khái niệm quan trọng. Tuy nhiên , theo thông lệ, làm quen với MS PowerPoint trước khi tìm hiểu kỹ . 4
  5. 5. Trừ trường hợp bạn chọn AutoContent Wizard. MS PowerPoint sẽ cấp mới cho bạn một presentation với một slide duy nhất để bạn bắt đầu làm việc. Nhưng bạn chớ vội! Bạn mới có một slide thôi và từ chỗ này bạn có thể làm cho công việc của mình trở nên rổi rắm. 2. Xin cấp thêm slide: [Insert]->New slide Bạn cần xin cấp thêm một số slide? MS PowerPoint cấp ngay đồng thời cẩn thận hỏi bạn về cách bố trí văn bản (Text Layouts) và bố trí các nội dung (Content Layouts). Bạn chọn thêm cũng được. Mà không cũng chẳng sao! Kinh nghiệm cho thấy phần này của MS PowerPoint không ích lợi gì mấy! 3. Mở nhiều presentation trong PowerPoint : Bạn mở nhiều presentation! Mặc định MS PowerPoint dùng toàn bộ vùng làm việc cho presentation mở sau cùng. Nếu muốn “chiêm ngưỡng” hết các presentations đang mở bạn vào:  New window Nếu chọn New window bạn sẽ có một Presentation mới “y chang” cái đang có. Bạn chọn một trong hai tùy chọn [Window]   Arrange All  cuối để có thể thấy cùng lúc tất cả presentation đang  Cascade “hiện dịch”.  Điều này sẽ có ích khi bạn cần liên kết nhiều presentation với nhau. Lưu ý: - Bạn nên tạo một Folder riêng cho các presentation. Ví dụ: TRINHDIEN - Trong Folder đó nên tạo một Folder con để lưu trữ các tài liệu, hình ảnh, video sẽ dùng. Ví dụ: TRINHDIENTULIEU. Thậm chí trên Folder con này bạn có thể lưu trữ cả bộ font riêng của bạn. - Save tất cả các presentation có liên kết với nhau trong và chỉ trong Folder này. Tại sao bạn cần cẩn thận như vậy? - - Bạn phải chép “công trình” của mình qua một máy khác để trình diễn! Khi đó bạn chỉ cần copy nguyên Folder là xong. Bạn sẽ không gặp rắc rối vì các đường link bị sai lệnh. Bạn là dân “làm ăn”(business man). Thông tin có ý nghĩa sống còn đối với sự nghiệp của bạn! Sẽ ra sao “nếu một ngày” file nào đó của bạn lọt ra ngoài ý muốn của bạn, thậm chí bạn phát hiện thấy nó nằm “chình ình” trên Internet! Bạn cần để tất cả trong một folder và “đóng băng”2 folder với mật khẩu.  2 Đóng băng! Có nhiều phần mềm để thực hiện việc này. Ví dụ Deep Freeze hoặc Folder Guard 5
  6. 6. II ) Các khái niệm quan trọng: 1. Presentation: Presentation hay một (sự) trình bày là một tập hợp các hình chiếu (slide). Trong một buổi thuyết trình người thực hiện có thể chỉ dùng một presentation hoặc nhiều presentations có liên kết với nhau (hyperlink). 2. Slide: Một slide là một hình chiếu, giống như một phim dương bản. Khái niệm này bắt nguồn từ công nghệ trước đây khi muốn trình chiếu một vấn đề người ta hay dùng máy chiếu phim dương bản. Trong công nghệ đó các phim dương bản được chuẩn bị một cách công phu bằng cách chụp hình với phim dương bản, rửa phim, đóng gói phim (mỗi gói như thế gọi là một slide) và sắp đặt các gói đó theo một thứ tự nhất định trên khay của máy chiếu phim dương bản. Trong buổi thuyết minh các slide được máy chiếu Hình ảnh một máy chiếu phim dương bản. Phía trên là khay chứa slides. phim đẩy lên dần một cách tự động hoặc bán tự động. Hình trên đây cho thấy các slide được đặt trong các khe của máy như thế nào. Công nghệ đó đã lỗi thời Và một slide. tuy nhiên khái niệm slide đã được thừa kế trong các ứng dụng trình chiếu trên máy tính. 3. HandOut: Handout, hay có thể dịch là “món cầm tay”, là tập hợp các trang in. Mỗi trang in một số slides (thường là 2,4 hoặc 6 slides). Handout giúp tiết kiệm giấy in vì mỗi trang có thể in nhiều slides. Handout thường được in ra để phát cho cử tọa nhằm dễ theo dõi buổi thuyết trình hoặc để sử dụng như một tài liệu. 4. Note Pages: Là các trang in, thường chỉ dành riêng cho người thuyết trình, bao gồm các slide và các ghi chú (note) của người tạo ra presentation. Mỗi Note pages được in ra trên nhiều trang, mỗi trang gồm một slide và phần ghi chú của riêng slide đó. Người tạo ra presentation nên tạo các ghi chú cho mỗi slide để không bị quên các ý tưởng chủ đạo, các luận chứng, luận cứ, số liệu thống kê có liên quan đến nội dung của slide trong khi thuyết trình, các 6
  7. 7. vấn đề cần đặt ra đối với cử tọa mà không thể đưa lên chiếu trực tiếp hoặc để cho mỗi slide trông thoáng hơn hoặc đơn giản là vì đó là các ý tưởng “nhạy cảm”! 5. Máy chiếu (projector): Máy chiếu (projector) là thiết bị cho phép nối kết trực tiếp với máy tính qua cổng của vidéo card và xuất hình ảnh lên một màn chiếu. 1. Cách đấu các đầu dây thông thường như sau: - Cable tín hiệu (cable DB 15 hai đầu): Một đầu đấu nối với cổng RGB IN3 của Projector, đầu kia nối với cổng xuất RGB (card màn hình) của máy tính. - Cable nguồn: Một đầu nối với điện nguồn (Lưu ý đến điện thế nguồn, đặc biệt các máy có xuất xứ từ Mỹ vì Hoa Kỳ sử dụng nguồn điện 110 volt. Việt Nam sử dụng điện thế xoay chiều 220 Volt !). Đầu kia nối với Projector. 2. Hoạt động: - Trên projector thường có hai công tắc (I/O: In/Out hoặc On/Off) và công tắc Power. Hãy bật công tắc On/Off để cấp điện cho Projector. Quạt làm mát của Projector bắt đầu hoạt động giải nhiệt. - Bật máy tính. - Nhấn nút Power trên projector để đèn chiếu bắt đầu hoạt động: o Thông thường các Laptop, mặc định, - không đưa tín hiệu ra projector. Tùy Một projector nhỏ gọn hiệu Laptop có thể nhấn liên tục phím fn+F4 (hoặc fn+F5) hoặc click chọn biểu tượng điều khiển đồ họa (graphic accelerator) ở góc dưới phải màn hình để yêu cầu xuất tín hiệu ra cả monitor lẫn projector. o Một số Laptop có sẳn remote để điều khiển từ xa. Rất thuận tiện khi diễn giả phải đứng cách xa máy tính. Nếu phải thuyết trình nhiều nên để ý chức năng này khi mua Laptop. o Lưu ý không để đồ đạc che chắn các khe giải nhiệt của projector. o Bộ phận quang học của projector có thể xoay được. Gồm hai vòng xoay để chỉnh độ lớn của hình ảnh trên màn chiếu và chỉnh tiêu cự để được hình ảnh rõ. Dùng tay để xoay nhẹ nhàng, phối hợp hai vòng xoay này đến khi có hình ảnh vừa ý. Thôi sử dụng projector: o Nhấn nút Power. Thông thường các projector sẽ yêu cầu xác nhận tắt máy nên người sử dụng phải nhấn nút này một lần nữa để tắt. o Mặc dù đèn chiếu đã tắt nhưng các quạt giải nhiệt trong máy còn hoạt động một khoảng thời gian vài phút nữa để tiếp tục làm nguội mạch đèn 3 Một số projector có cả cổng RGB OUT. Hãy lưu ý để khỏi nhầm lẫn. Một số projector Set Up tự động. Một số khác Set Up nhờ vào một số nút bấm. Xem kỹ catalogue để biết cách sử dụng. 7
  8. 8. chiếu trước khi ngừng hẳn. Do đó tuyệt đối không được tắt projector bằng cách ngắt điện nguồn một cách “thô bạo” dù bạn rất gấp! Tắt projector sai qui trình làm giảm rất nhanh tuổi thọ của projector. Trung bình tuổi thọ của đèn chiếu là 1500 đến 2000 giờ. Thay đèn chiếu tổn phí gần bằng 2/3 máy chiếu! 3. Thiết bị đi kèm: o Các projector hiện nay đều có thiết bị remote đi kèm, bao gồm chức năng điều khiển từ xa và tia laser đỏ để trỏ lên màn hình. Một số remote còn cho phép thay thế chức năng của con trỏ chuột và các phím mũi tên, phím Enter của bàn phím. Nên đọc catalogue để sử dụng tốt thiết bị này. 4. An toàn lao động: o Tuyệt đối không được nhìn trực tiếp vào trước đèn chiều khi đang hoạt động. Có thể làm bạn bị hỏng mắt! Cũng chớ nên vô ý rọi tia laser về phía cử tọa. 6. Transition: Transition là khả năng chuyển cảnh từ một slide này đến slide kia. Mặc định khi chuyển cảnh thì slide mới sẽ xuất hiện ngay tức khắc. Có thể xác lập lại cách chuyển cảnh cho mỗi slide bao gồm: Timing: Thời gian chuyển từ slide trước đến slide này. Type: Kiểu chuyển cảnh. Mỗi version của Powerpoint hỗ trợ một số cách chuyển cảnh khác nhau. Lưu ý đến điều này khi bạn soạn Presentation trên máy này nhưng lại trình chiếu trên máy khác. Sound: Âm thanh đi theo trong thời khoảng chuyển cảnh. 7. Animation: Animation (sự linh hoạt) là khả năng làm cho các đối tượng trên các slide chuyển động. Bao gồm: Chuyển động khi đối tượng này xuất hiện (On Entrance) Chuyển động khi đối tượng này thoát ra (On Exit) Chuyển động khi đối tượng này cần được nhấn mạnh (On Emphasis) Chuyển động khi đối tượng này dời qua một vị trí khác (Motion Path) Mỗi chuyển động đó thường kèm theo các thuộc tính: Thời gian (time) thực hiện chuyển động. Âm thanh (sound) đi kèm trong lúc chuyển động. Thực hiện xong chuyển động có mất đi (dim) không? Thứ tự (order) của đối tượng này trong dãy các chuyển động. 8. Hyperlink: Trong một quyển sách thông tin được trình bày một cách tuyến tính. Hết bài này đến bài khác. Hết trang này đến trang khác. Thứ tự lôgic của các vấn đề trình bày phải hết sức chặt chẽ và mạch lạc. Trên máy tính thì không phải như vậy, chỉ một cái click chuột bạn hoàn toàn có thể nhảy từ một slide này đến một slide bất kì, từ một tài liệu này đến một 8
  9. 9. một tài liệu khác ngay tức khắc (thậm chí tài liệu khác đó đang ở một máy tính cách xa cả ngàn cây số). Khả năng đó có được nhờ tạo ra trong tài liệu các đường kết nối. Các đường kết nối đó ta sẽ gọi là các đường link. Sự kết nối đó gọi là Hyperlink (siêu liên kết). Mà bởi chính các siêu liên kết cũng có thể làm bạn “lạc lối”. Do đó cần cấu trúc cẩn thận phần trình bày của bạn! 9. Master: MS PowerPoint dùng thuật ngữ Master để chỉ bản thiết kế chủ sẽ ảnh hưởng đến tất cả các slides. Điều này giúp ta không phải bận tâm thiết kế font, màu sắc, lối bố trí cho từng slide. Mỗi khi cần có sự thay đổi chung trên tất cả slides chỉ cần thực hiện thay đổi trên Master là xong. Có bốn loại Master: o Slide Master o HandOut Master o Notes Master o Title Master (đối với PowerPoint 2003)  9
  10. 10. III ) Slide design. Để có một trình chiếu tốt bạn cần có một ý tưởng hoặc một bản thiết kế trước khi khởi sự thực hiện. Nhiều người có thói quen “nhào vô” PowerPoint ngay và làm “lia lịa”. Điều đó không tốt vì có thể bạn sẽ phát hiện mình sai lầm ngay từ ý tưởng thiết kế: nhiều chỗ trùng lặp, bố trí thứ tự các slide không hợp lí, các ý quan trọng nhất lại bị bỏ quên .v.v Và công việc điều chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian trong khi bạn có trăm công nghìn việc khác! Luôn luôn hãy bắt đầu công việc bằng cách xây dựng một dự án, có ý tưởng chiến lược rõ ràng. Khi đó bạn không phải khổ sở với các giải pháp tình thế dẫm đạp lên nhau. XÁC ĐỊNH CẤU TRÚC CỦA PRESENTATION. Cần trả lời các câu hỏi: Có thể chia vấn đề bạn cần trình bày thành bao nhiêu chuyên mục (nhánh)? Mỗi chuyên mục đó có cần thiết kế riêng một presentation? Thứ tự bạn sẽ trình bày các chuyên mục đó như thế nào? Bạn sẽ quay về chuyên mục đó như thế nào khi “bị” chất vấn trong buổi làm việc? Các tài liệu, số liệu bạn cần cho việc trình bày có đủ chưa? Bạn đã củng cố các luận cứ, luận chứng cho vấn đề đầy đủ chưa? Để trả lời các câu hỏi đó bạn cần xây dựng cấu trúc của presentation Cấu trúc tuyến tính: Slide # 1 Slide # 2 Slide # n Đơn giản nhất trong thiết kế là dùng cấu trúc tuyến tính. Bạn soạn hết slide này đến slide khác và cũng sẽ trình bày theo thứ tự đó. Cấu trúc này chỉ thích hợp với một presentation chỉ có dăm ba slide. Còn nếu bạn phát triển đến vài chục slide thì … rất khó cho bạn khi đang trình bày lại có người chất vấn về một vấn đề ở slide nào đó mà bạn cũng hết nhớ nỗi. Sự lúng túng của bạn trong khi trả lời chất vấn chứng tỏ bạn chưa nắm rõ vấn đề cần trình bày … sự thuyết phục của presentation sẽ yếu đi nhiều! Cấu trúc phân cấp chức năng: Cấu trúc này cho phép bạn phân vấn đề thành nhiều nhánh. Mỗi nhánh ứng với một presentation có số slide không nhiều lắm, và bạn có thể xây dựng cái gì đó tương tự như một menu để quản lí các nhánh đó. Cấu trúc này thích hợp khi bạn trình Slide # 1.1 bày một vấn đề bao quát và có nhiều chi tiết. Sự liên hệ qua lại giữa các presentation và giữa các slide sẽ được Slide # 1.2 đảm bảo bằng các hyperlink. 10 Slide # 0 Slide # 2.1 Slide # 3.1 Slide # 2.2 Slide # 3.2
  11. 11. Ví dụ: Bạn có ba presentation lần lượt được save dưới tên: PRE1, PRE2, PRE3. Đảm bảo mối liên kết từ PRE1 đến PRE2, PRE1 đến PRE3 và ngược lại như sau: a) Ở slide đầu tiên của PRE1 tạo một dòng chữ “Đến pre2”. b) Dùng chuột quét chọn dòng chữ “Đến pre2”. c) Click chọn: [Insert] -> Hyperlink. d) Trong cửa sổ hội thoại Hyperlink bạn cần xác định: - Text to display (Dòng chữ biểu thị đường link) – Look in (Thư mục tìm kiếm đối tượng link). – Link to: Existing file or Web page (Link tới file đang có). Current folder (trong thư mục hiện tại) – ScreenTip (Dòng chữ nhắc nhở hiện ra khi dời con trỏ chuột lên đường link) – BookMark (chổ đánh dấu trong tài liệu). Hiện tại bạn chưa cần mục này. e) Click chọn tên file PRE2.ppt f) Nhấn OK. Bạn đã tạo được liên kết từ PRE1 sang PRE2. Dòng chữ “Đến pre2” sẽ đổi màu và được gạch dưới. Liên kết đã có hiệu lực nhưng chỉ có tác dụng khi bạn chạy presentation. Hãy làm tương tự cho các liên kết còn lại. 11
  12. 12. 1. Slide và Master Slide: Bạn có thể tùy tiện soạn hết slide này đến slide khác, mỗi slide với các font chữ khác nhau, cách trình bày khác nhau. Nhưng như vậy mỗi khi cần điều chỉnh thì … quá mệt! PowerPoint cung cấp cho bạn một phương cách đơn giản hơn. Sau khi đã có đủ Slide bạn vào: [View] -> Master -> Slide Master. Pane bên trái mở ra khung cho thấy (các) master slide. Những gì đang có chỉ là các mẫu xác định các thuộc tính được áp một cách nhất quán lên các slide liên quan như: thuộc tính của Font, số hiệu slide, ngày cập nhật, cước chú. Nếu cần hãy chọn và thay đổi các thuộc tính đó. Đừng gõ gì vào đây vì sẽ không hiển thị lên slide! Tuy nhiên, nếu các bạn thêm mới gì vào slide master thì các đối tượng đó sẽ hiển thị lên tất cả các slide liên quan. Từ PowerPoint 2002 các design template mặc định mỗi trình diễn có hai slide master. Slide master đầu tiên áp cho các slide số hiệu từ slide thứ hai đến slide cuối cùng. Slide master thứ hai áp cho slide đầu tiên (Title slide) mà thôi. Ví dụ trong hình trên cho thấy bạn dùng Slide master đầu tiên để áp thêm logo và dòng chữ SỞ THỦY SẢN BẾN TRE cho tất cả slide từ slide số 2 trở đi. Bạn cũng có thể nhờ ứng dụng này của Slide master để tạo ra một menu cho presentation bằng cách đặt các đề mục của menu lên slide master kèm theo các đường link tới các slide thích hợp trong presentation. Nếu phải thay đổi gì về thuộc tính font, màu sắc các khung văn bản trong các slide, đừng làm điều đó trong từng slide riêng rẽ (trừ khi không thể khác được). Hãy thay đổi một cách nhất quán trong mọi slide bằng cách dùng Slide Master. 12
  13. 13. Ví dụ: Tạo một trình chiếu dạng có menu. Giả sử presentation của bạn gồm 6 slide. Slide đầu tiên để giới thiệu vấn đề TĂNG NĂNG XUẤT và XUẤT KHẨU THỦY SẢN. Năm slide còn lại mỗi slide trình bày về các đề mục: 1. Con giống. 2. Môi trường. 3. Thời vụ. 4. Vốn đầu tư. 5. Lao động. Thực hiện như sau: Bước 1: Xin cấp mới một presentation ([File] -> New (Chọn From Design Template)). Bước 2: Xin cấp thêm cho đủ sáu Slide ([Insert] -> New Slide). Bước 3: Chuyển qua Slide Master ([View] -> Master -> Slide Master) Bước 4: Nếu PowerPoint của bạn có version từ 2002 thì bạn sẽ có 2 Master Slide. Click chọn Master Slide đầu tiên (Used by slide(s): 2-6). Bước 5: Tạo một TextBox trong Slide này với nội dung như hình bên. Bây giờ trong tất cả các slide từ 2 đến 6 đều hiển thị textbox đó. Bước 6: Bạn trở lại chế độ [View] -> Normal để quan sát các slide bình thường. Con giống. Môi trường. Thời vụ. Vốn đầu tư. Lao động. Bước 7: Đặt một hình vuông nhỏ ở đầu tên đề mục tại slide tương ứng bạn sẽ trình bày đề mục đó (Thực ra điều này chỉ để bạn dễ tham khảo mà thôi!). Bước 8: Lại chuyển về chế độ xem Master Slide. Bước 9: Duyệt chọn từng đề mục. Ví dụ “Thời vụ”. Click chọn [Insert] -> Hyperlink để tạo liên kết với Slide tương ứng. Mỗi dòng chữ có liên kết xong sẽ được gạch dưới. (Xem hình sau đây.) Bước 10: Trở lại bước 9 cho đến khi nào hết các đề mục hoặc qua bước 11. Bước 11: Chấm dứt. Hãy trở vào [View] -> Normal và nhấn F5 để chạy presentation. Bạn sẽ thấy hiệu lực của các liên kết vừa thực hiện. 13
  14. 14. Nếu version PowerPoint của bạn chỉ cho có một Master Slide thì bạn cũng làm tương tự. Hình cho Bước 9: Lưu ý trong bước này bạn chọn Place in This Document và Slide Titles “Thời vụ” Sau tất cả điều này có thể nói việc xây dựng cấu trúc của presentation của bạn đã hoàn tất. Phần sau đây chỉ nói về các chi tiết thiết kế liên quan đến từng slide. 2. Slide và Note Pages: Notes page ứng với slide Thời vụ 14 Phía dưới các slide bạn sẽ thấy khung có ghi dòng “Click to add notes”. Khung này để bạn soạn các ghi chú cho từng slide. Nếu chỉ ghi chú ít dòng thôi bạn có thể click vào đây và bắt đầu ghi chú. Nếu bạn phải ghi chú nhiều hơn và cần một khung ghi chú đầy đủ hãy click [View]-> Notes Page. Một cửa số Ghi chú đầy đủ sẽ hiện ra cho phép bạn ghi đầy đủ hơn. Bạn cũng có thể chèn vào khung này hình ảnh, biểu đồ, v.v. như trong một trình soạn thảo. Hình bên cho thấy một Notes Page có văn bản lẫn biểu đồ.
  15. 15. 3. Soạn thảo trong Slide: Trừ các khung văn bản có trên slide được thiết kế sẵn, do bạn chọn từ Design template, mọi đối tượng khác bạn muốn đưa thêm vào Slide đều phải thực hiện thông qua menu [Insert]. A) VĂN BẢN Thông thường mỗi slide xuất hiện với vài khung văn bản có dòng nhắc “Click to add title – Click vào đây để (soạn) thêm tiêu đề” hoặc “Click to add subtitle – Click vào đây để thêm tiêu đề phụ”. Văn bản và các cấp văn bản trong mỗi khung này có định dạng được qui định trước và chung cho tất cả slide trong Master slide. Bạn chỉ việc nhấp vào đó và soạn thảo. Mỗi khi bạn gõ ENTER trong khung này thì bạn được một đoạn văn bản mới cùng cấp và PowerPoint sẽ tự động điều chỉnh kích thước Font một cách tối ưu so với kích thước khung. Muốn thay đổi Cấp văn bản qui định bởi Master slide cấp văn bản bạn đặt con trỏ trước mỗi đoạn và gõ phím TAB. Trừ một vài định dạng nhỏ như in nghiêng (italic), đậm (bold), gạch dưới (underline), màu (font color) bạn đừng thay đổi tên font hay font size ở đã được phản ánh trong khung soạn thảo do thao tác gõ phím TAB đây. Hãy thực hiện các thay đổi đó một cách nhất quán trong Master slide. 15
  16. 16. Nếu bạn cần thêm khung văn bản hãy click chọn [Insert] -> Textbox. Sau đó click trên slide tại vị trí bạn muốn thêm văn bản và gõ vào. Từ PowerPoint 2002 khung văn bản này có thể xoay được một góc tùy ý. Mỗi khung văn bản có thể được tô màu cũng như qui định đường viền. Click chọn textbox, thực hiện các việc này bằng các công cụ tương ứng trên thanh Drawing. Hình trên cho thấy một textbox được tô màu trong suốt (transparency), đường viền và có nút xoay ở phía trên. Outlining: Để dễ dàn ý cho một presentation, người ta cũng soạn thảo ở chế độ Outline. Click chọn Tab Outline và bắt đầu soạn thảo trong khung Outline. Mỗi lần gõ ENTER ta được một đoạn văn bản cùng cấp (level). Gõ phím TAB ở đầu dòng văn bản được một văn bản ở cấp kế tiếp. Cấp đầu tiên ứng với một slide mới. Điều chỉnh cấp một đoạn văn bản bằng cách click chọn đoạn văn bản đó và click các nút mũi tên trái/phải trên thanh công cụ Outline. PowerPoint tự động bố trí thêm slide cho vừa đủ trong quá trình soạn thảo Outline. 16
  17. 17. Cũng có thể thực hiện Outline bằng Microsoft Word: 1. Mở MS Word và click chọn [View]-> Outline. Soạn thảo. Word phân cấp các đoạn văn bản bởi Level1, Level2, …tương ứng với các style Heading1, Heading2,…. Cuối cùng Save văn bản dưới dạng Rich Text Format (*.rtf). 2. Mở MS PowerPoint click, chọn Open văn bản Rich Text Format nói trên. PowerPoint sẽ tự động chuyển đổi thành nội dung trên các Slide. B) HÌNH ẢNH Để lưu trữ hình ảnh trên máy tính người ta dùng nhiều định dạng khác nhau tùy theo mong muốn về chất lượng hình ảnh hoặc thời gian truyền tải hình ảnh đó qua mạng. Mỗi định dạng thường được nhận biết qua phần mở rộng của tên file. Các chuẩn sau đây hay được dùng: Chuẩn BMP: Các file có tên tận cùng bằng .bmp. Đây là chuẩn hình ảnh có chất lượng cao nhất nhưng có có kích thước file lớn nhất. Chuẩn GIF: Các file có tên tận cùng bằng .gif, thường dùng cho hình ảnh động và nhỏ. Chuẩn JPG: Các file có tên tận cùng bằng .jpg. Là chuẩn file nén, kích thước vừa phải, có thể co dãn mà không suy giảm mấy chất lượng. Thường được dùng để thể hiện hình ảnh trên web page. Các máy chụp hình kỹ thuật số cũng thường dùng chuẩn này. Ngoài ra cũng có một số chuẩn khác chỉ được dùng bởi các phần mềm đồ họa đặc biệt. Việc tải được hay không các hình ảnh thuộc các chuẩn đó tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang dùng có chấp nhận hiển thị các hình đó hay không. Muốn tải hình ảnh lên Slide bạn thực hiện: [Insert] -> Picture. Bạn có bốn lựa chọn:  From Clip Art: Lấy từ bộ sưu tập của MS Office. Thông thường là các hình ảnh chuẩn .wmf (window media file)  From File: Bạn phải chỉ định tên file đang lưu trên máy tính.  From Scanner or Camera: Máy tính phải đang được kết nối với scanner hoặc máy chụp hình hoặc webcam. Từ Windows XP trở đi các thiết bị này khi gắn với máy tính qua cổng USB thường được Windows nhận dạng ngay (Windows 98 có thể nhận biết được thiết bị nhưng trong đa số trường hợp nó sẽ không làm việc được trừ khi bạn cài đúng driver của thiết bị đó). Camera được nhận dạng như một ổ đĩa và bạn có thể thao tác với các file hình ảnh như thao tác đối với một file thông thường. Đối với scanner bạn cần cài đặt driver của đúng thiết bị để nó có thể làm việc tốt mặc dù đôi khi Windows có thể làm việc với Scanner như một thiết bị TWAIN. Đối với WebCam cũng tương tự.  New photo Album: Bạn phải chỉ định album ảnh đang lưu trên máy. Dù lựa chọn nào hình ảnh cũng được đặt trên slide trong một khung (holder). Click lên hình ảnh khung này sẽ hiện lên với 8 nút nhỏ chung quanh (và có thể có thêm một nút để xoay hình) . Bạn có thể dời hoặc điều chỉnh kích thước của hình. Click chuột phải lên hình để có menu với các tùy chọn thao tác cần thiết giống như khi bạn thực hiện trong MS Word. 17
  18. 18. C) ÂM THANH Để lưu trữ âm thanh trên máy tính người ta dùng nhiều định dạng khác nhau tùy theo mong muốn về chất lượng âm thanh hoặc thời gian truyền tãi âm thanh đó qua mạng. Mỗi định dạng thường được nhận biết qua phần mở rộng của tên file. Các chuẩn sau đây hay được dùng: Chuẩn Wave: Các file có tên tận cùng bằng .wav. Đây là chuẩn âm thanh có chất lượng cao nhất nhưng cũng có kích thước file lớn nhất. Khi bạn ghi âm bằng Sound Recorder của MS Windows ([START -> Programs -> Accessories -> Entertainment -> …]) thì đây là chuẩn mặc định. Một ca khúc thông thường 5 phút có thể được ghi thành một file cở 70 MB! Chuẩn MP3: Các file tận cùng bằng .mp3, là chuẩn nén âm thanh. Rất hay được dùng trong môi trường Internet và điện thoại di động. Kích thước file rất nhỏ. Một file wav cở 60MB có thể nén về chuẩn mp3 chỉ còn cở 1.5 MB. Tuy nhiên âm thanh ở chuẩn này chất lượng suy giảm khá nhiều, thường hay bị méo giọng. Chuẩn MIDI: Là chuẩn cho giao diện nhạc cụ số (Musical Instrument Digital Interface). Thường dùng để ghi âm cho các nhạc cụ. Có đuôi file .mid. Còn rất nhiều chuẩn khác, tuy nhiên để có thể phát lại các file âm thanh đó trên máy của các bạn, đôi khi cần phải có các chương trình đặc biệt như Real Time Player/ Quick Time / i-tunes .v.v hoặc bạn phải tải về các CODEC đặc biệt từ Internet để Windows Media Player có thể phát được. Khi bạn phải trình diễn presentation trên một máy không quen thuộc cần lưu ý Windows Media Player của máy này có hỗ trợ chuẩn âm thanh bạn đang dùng hay không. Muốn chèn âm thanh vào một slide bạn thực hiện: [Insert]-> Movies & Sounds Bạn có 4 lựa chọn: i) Sound from Clip Organizer: Lấy từ bộ sưu tập các file âm thanh trên máy của bạn. ii) Play CD Audio Track: Từ một đĩa CD. iii) Record sound: Nếu máy của bạn có trang bị micro bạn có thể ghi âm ngay trực tiếp trong lúc đang soạn thảo PowerPoint. Cửa sổ Record Sound xuất hiện. Bạn điền tên âm thanh vào ô Name, như trong hình dưới đây là “Loi gioi thieu”. Click vào nút tròn màu đỏ và bạn bắt đầu “nói” vào micro. Nhấn nút hình vuông để tạm ngưng. Khi xong nhấn nút OK. Một 18
  19. 19. biểu tượng loa sẽ xuất hiện trên slide. Nếu không muốn biểu tượng loa xuất hiện trên slide hãy kéo nó ra ngoài khỏi slide. Âm thanh này mặc định phát tự động khi slide xuất hiện và được nhúng trong (embed) slide chứ không ghi thành một file riêng. Không muốn âm thanh phát tự động hãy click chuột phải lên biểu tượng loa. Trên FlyOut Menu4 chọn Custom Animation, sau đó điều chỉnh một cách thích hợp. iv) Sound from File: Lấy từ một file được chỉ định. Bạn cũng có thể ghi âm trước khi làm việc với PowerPoint bằng cách vào: [START -> Programs -> Accessories -> Entertainment -> Sound Recorder] Bộ ghi âm như hình bên xuất hiện. Click vào nút tròn đỏ để bắt đầu thu âm. Chấm dứt bằng cách nhấn nút hình vuông (bấy giờ đã đổi thành màu đỏ). Chương trình sẽ yêu cầu bạn đặt tên file5 để lưu thành một file với định dạng *.wav Nếu bạn chọn Sound From File thì PowerPoint sẽ hỏi bạn có muốn âm thanh này tự động phát ra cùng lúc với slide được mở (Do you want your sound to play automatically in the slide show? - Chọn Yes) hay chờ khi bạn click lên biểu tượng loa (If not, it will play when you click it - Chọn No). Một biểu tượng cái loa được đặt lên slide để cho bạn biết có âm thanh được liên kết (link) vào. Trên một slide không hạn chế số lượng file âm thanh được liên kết. Bạn nên đặt nhãn cho mối cái loa để phân biệt từng nguồn âm thanh khác nhau. Một chút kinh nghiệm: a) Bạn nên xem trước coi micro, speaker có đang hoạt động không. b) Khi trình diễn nên để âm lượng của loa ở cực tiểu rồi điều chỉnh lớn lên dần dần cho thích hợp. c) Nếu thu âm cho giọng nói thì bạn nên dùng micro của Head phone để đở tạp âm. d) Nếu PowerPoint chỉ liên kết (link) với các file multimedia mà không nhúng (embed) các dữ liệu này vào presentation thì phải chép đầy đủ các file này vào chung thư mục. Làm như vậy để thuận tiện khi chép presentation qua máy khác. D) VIDEO Để lưu trữ phim trên máy tính người ta dùng nhiều định dạng khác nhau tùy theo mong muốn về chất lượng hình ảnh hoặc thời gian truyền tải hình ảnh đó qua mạng. Mỗi định dạng thường được nhận biết qua phần mở rộng của tên file. Các chuẩn sau đây hay được dùng: 4 5 FlyOut Menu: Menu xuất hiện ngay tại nơi bạn nhấn chuột phải. Nhớ đặt file này nằm trong cùng Folder với presentation của bạn! 19
  20. 20. Chuẩn AVI: Có đuôi file tận cùng bằng *.avi Chuẩn MPEG: Có đuôi file tận cùng bằng .mpg. Phần lớn máy quay phim cầm tay cho phép lưu trữ video dưới dạng này. Chèn phim vào slide cũng thực hiện tương tự như chèn âm thanh. Một khung màu đen sẽ được đánh dấu trên slide chỉ định vùng phim sẽ được kết xuất. Khi trình chiếu bạn có thể nhấn vào khung này để bắt đầu. Nhấn lần nữa để tạm ngưng. Nhấn lần nữa để tiếp tục, .v.v. Các đoạn phim thường có dung lượng rất lớn và thường chạy ở chế độ streaming nên bạn cần lưu ý đến khả năng của thiết bị lưu trữ và tốc độ của máy tính. Thời gian buffering lớn quá có thể làm nãn lòng người xem. Các đoạn phim download từ Internet xuống thường không nghe thấy tiếng được (thậm chí Windows Media Player cũng không chạy được) do sai CODEC. Người ta hay lưu trữ phim trên VCD hoặc DVD. Nhưng trái với mong đợi của nhiều người, đĩa CD hoặc đĩa DVD không đủ bền và không đủ tin cậy sau một thời gian dài. Đôi khi chỉ sau vài tháng một đĩa CD/DVD có thể không còn đọc được. Ghi đĩa với tốc độ càng cao thì độ tin cậy càng kém! Bạn cần cẩn thận thử lại trước khi sử dụng một VCD hoặc DVD cũ. Chuẩn bị phim: Bạn có thể tải, chép một đoạn phim từ đâu đó nhưng thông thường để có một đoạn phim thích hợp với đề tài bạn sẽ trình bày thì bạn phải tự quay phim. Hiện nay máy quay phim (Camcorder) đã trở nên phổ biến và giá cả cũng có thể chấp nhận được. Các Camcorder như thế có thể ghi lên băng từ, đĩa CD hoặc đĩa cứng gắn trong. Nếu Camcorder sử dụng băng từ thì bạn phải tải nó lên máy tính (thông thường là qua cổng USB), thao tác này thường được gọi là Capture, bằng một phần mềm đặc biệt đi theo đĩa driver của nó6. Sau khi đã capture rồi (dưới dạng một file .mpg) bạn có thể biên tập (cắt bớt, thêm tiêu đề, thêm âm thanh, sắp xếp lại các đoạn phim, chèn thêm vào một đoạn phim khác,v.v.) bằng chương trình Windows Movie Maker. Đây là một chương trình được tích hợp sẳn của Windows XP (thông thường bạn sẽ thấy ứng dụng này trong Accessories). Tuy nhiên bạn nên lưu ý việc biên tập phim đòi hỏi máy tính của bạn phải có cấu hình rất mạnh (CPU 2.5 GHz trở lên, RAM nên cở 1GB và đĩa cứng phải có dung lượng còn trống chừng vài GB) để bạn không phải trở nên suy nhược vì chờ đợi!. Một số webcam hay điện thoại di động cũng có thể cho phép bạn quay phim. Tuy nhiên chất lượng thì … ! Bạn có thể ghi các file phim lên đĩa7 CD/DVD ở chế độ Data CD/DVD. Tuy nhiên ở chế độ đó các đĩa này không chạy tự động trên các đầu đĩa được. Bạn cần khai báo là bạn muốn tạo các đĩa Video-CD hoặc DVDVideo. Khi đó đĩa bạn tạo ra có thể chạy được tự động trên các đầu đĩa CD/DVD. 6 7 Khi mua camcorder bạn cần để ý phải có đĩa này và bạn phải nhớ giữ kỹ nó! Bằng một phần mềm ghi đĩa nào đó - Nero chẳng hạn. 20
  21. 21. E) BẢNG (TABLE) Bảng giúp các nội dung được phân loại mạch lạc, dễ hệ thống hóa. Bạn chọn [Insert]-> Table. Xác định số dòng, số cột và …OK. Các khái niệm Cell, Merge (Cell) , Split (Cell), Border, Shading cũng như các thao tác sử dụng liên quan trong PowerPoint hoàn toàn tương tự như trong MS Word. F) LINK Khái niệm và một số thao tác link đã được trình bày ở trên. Tuy nhiên bạn còn có thể tạo đường link cho nhiều đối tượng khác, và đến nhiều đối tượng khác. Tạo hyperlink từ một đối tượng đến một File: Hình trên cho thấy quá trình tạo một đường link từ một hình ảnh đến một File: 1.Click chọn đối tượng. [Insert]->hyperlink 2. Lưu ý trong khung Text to display giờ đây bị mờ và chứa thông báo <<Selection in document>> (Đối tượng báo hiệu liên kết là đối tượng đang được chọn trên slide) 3. Click vào nút Open để chỉ định File được liên kết tới. Khi chạy presentation và click vào hình ảnh này thì Windows sẽ tự động tìm chương trình thích hợp để mở file đã được chỉ định.8 1. Click vào đối tượng sẽ tạo hyperlink. 2. Click vào nút Open 3. Chọn lựa File 8 Nếu đây là kiểu file chưa được đăng kí với Windows thì Windows sẽ yêu cầu bạn chỉ định chương trình thích hợp để mở nó. 21
  22. 22. Tạo một hyperlink đến một slide cụ thể của một presentation khác: Cũng làm tương tự như trên nhưng sau khi bạn đã chỉ định File .ppt tương ứng với presentation được liên kết tới (ví dụ trong hình dưới đây là Toan cau.ppt) thì click tiếp mút Bookmark. Cửa sổ Select Place in Document mở ra. Trong cửa sổ này bạn thấy liệt kê các slide của “Toan cau.ppt”. Chọn slide bạn muốn chỉ định … và OK. Chọn đúng slide sẽ liên kết tới Tạo đường link đến một Web Page: Click tùy chọn này Gõ vào đây URL của web page. Trong ví dụ này là URL của Công ty Agifish 22
  23. 23. Tạo đường link đến một địa chỉ Mail (E-mail Address):   Trong khung E-mail address: Điền địa chỉ e- mail vào sau “mailto:” Trong khung Subject: Điền tiêu đề sẽ hiển thị trong Inbox khi thư đến hộp thư của địa chỉ mail này. Điều này là cần thiết vì nếu có nhiều mail phải xử lí, dựa vào subject ta có thể ưu tiên cho những mail nào khẩn thiết hơn. Subject không rõ ràng cũng dễ bị hiểu lầm là Spam mail. Khi show presentation và người dùng click vào đường link này, Windows sẽ mở một chương trình gởi nhận E-mail thích hợp (Tùy trên máy đang chạy slide đó đã đăng kí ứng dụng E-mail nào. Tham khảo trong Internet Explorer, menu [Tools] -> Internet Options > Tab “programs” -> khung “E mail”) để soạn thảo và gởi mail. G) CÁC OBJECT KHÁC Ngoài một số đối tượng mặc định của Windows, tùy theo các chương trình được cài đặt thêm vào máy tính (và có đăng kí với Windows sau khi cài đặt xong), Windows có thể hỗ trợ insert các đối tượng tương ứng với các chương trình đó. Bạn phải xem xét điều này trên mỗi máy cụ thể. Như trong hình trên bạn có thể yêu cầu chèn thêm “Bản vẽ OpenOffice.org 1.1” hay 23
  24. 24. “Calendar Control 10.0” vào slide của bạn. Tuy nhiên không chắc khi chép presentation này qua máy khác thì các đối tượng đó hoạt động được nếu các máy này không được cài đặt các chương trình hỗ trợ tương ứng. 4. Transition và Animation: a) Transition: Bước 1: Click chọn slide sẽ có hiệu ứng transition. Bước 2: Chọn [Slide Show] -> [Slide transition] Bước 3: Trong khung hội thoại Slide Transition xác lập: - Apply to selected slides (Áp dụng cho (các) slide đã chọn): Click chọn kiểu transition bạn muốn. Mặc định là No Transition. - Modify transition (Điều chỉnh chuyển cảnh): Bạn chọn tiếp: o Speed: Tốc độ chuyển cảnh từ slide trước đến slide này. o Sound: Âm thanh đi kèm theo trong lúc chuyển cảnh. o Nếu đánh dấu kiểm () cho “Loop until next sound” thì đoạn âm thanh sẽ được lập lại cho tới khi có yêu cầu âm thanh khác. - Advance slide (chuyển qua slide kế tiếp khi) o On mouse click (click chuột lần cuối9 lên slide này) o Automatically after (Tự động chuyển slide sau thời gian): Bạn phải xác định thời gian chờ đợi để slide này tự động chuyển cảnh sang slide kế tiếp. Thời gian tính bằng mm:ss (phút:giây). Bạn cũng có thể nhấn vào Apply to All Slides để các xác lập trên áp dụng cho toàn bộ các slides của presentation này. Nhấn vào nút Slide Show để xem thử hiệu ứng chuyển cảnh trên slide này. Nếu bạn để dấu kiểm () AutoPreview thì mỗi thay đổi bạn xác lập sẽ được minh họa ngay trong khung View Normal. 9 Thao tác click chuột còn liên quan đến animation của nhiều đối tượng khác trên slide này! 24
  25. 25. b) Animation (hoạt cảnh): Animation áp dụng cho từng đối tượng trên mỗi slide. Bước 1: Bạn chọn một đối tượng muốn có animation. Bước 2: Click [Slide Show] -> Custom animation. Bước 3: Click vào nút Add Effect để xác lập các thuộc tính hoạt cảnh: - Entrance (Khi đi vào slide) - Emphasis (Khi cần nhấn mạnh) - Exit (Khi ra khỏi slide) - Motion Paths (Di chuyển theo một đường nào đó) Với mỗi lựa chọn đó bạn cần xác định tiếp kiểu hoạt cảnh thích hợp. Một slide với các đối tượng có hiệu ứng animation có ghi số thứ tự xuất hiện Các nút mũi tên để định lại thứ tự animate Và khung hội thoại xác lập thuộc tính animation cho mỗi đối tượng Thực hiện lại bước 1/2/3 cho các đối tượng khác của slide. Lưu ý rằng đối tượng nào không được xác định thuộc tính hoạt cảnh sẽ xuất hiện cùng lúc với sự chuyển cảnh đến slide này. Muốn thay đổi thứ tự các hoạt cảnh bạn chọn hoạt cảnh đó rồi click tiếp các nút Re-Order. Muốn điều chỉnh chi tiết một hoạt cảnh bạn thay đổi các chi tiết trong phần 25
  26. 26. Modify hoặc click chọn nút tam giác bên phải hoạt cảnh rồi điều chỉnh các mục trong menu. Muốn bỏ bớt một hoạt cảnh: click chọn hoạt cảnh đó rồi nhấn phím Delete hoặc click nút Remove. Một đối tượng có thể có nhiều hoạt cảnh, nhiều hiệu ứng hoặc thực hiện liên tục một hoạt cảnh đến khi click chuột lần kế tiếp .v.v. Bạn cần nghiên cứu thử các tính năng này trong phần Effect Options để nắm vững. Dĩ nhiên đây là các hiệu ứng rất hay và rất ấn tượng nếu bạn muốn tạo ra cái gì đó …. như một phim hoạt hình. Tuy nhiên cần đắn đo về lí do bạn dùng tới hoạt cảnh. Không nên lạm dụng hoạt cảnh hoặc transition! Định thời hoạt cảnh (timing) có yêu cầu hoạt cảnh lập đi lập lại cho tới khi click chuột lần nữa. 5. Hình vẽ: Bạn có thể dùng các công cụ vẽ, chèn word art, hiệu ứng 3D, … của thanh công cụ Drawing để đặt các hình vẽ lên slide. Hoàn toàn tương tự như bạn làm trong MS Word. Mặt khác bạn có thể “vẽ vời” ngay khi bạn đang trình diễn presentation. Hãy click chuột vào nút tam giác ở góc dưới trái …. chọn một màu bút bạn thích và vẽ bằng cách kéo rê nút chuột trái. Muốn xóa những thứ bạn vừa vẽ ?! …. Xin bạn hãy tự tìm hiểu xem! 26
  27. 27. 6. Timing (Định thời): Bạn cần thuyết trình trong một khoảng thời gian qui định ngặt nghèo?! Hãy luyện (Rehearse) cho presentation của bạn chạy vừa đủ thời gian! Thực hiện như sau: Bước 1: Chọn [Slide Show] ->Rehearse Timings. Bước 2: PowerPoint sẽ bắt đầu chạy presentation từ slide đầu tiên. Thanh Rehearsal xuất hiện như hình bên. Trên thanh này có: Nút mũi tên qua phải: Nhấn nút này tương ứng với click chuột trên slide để làm xuất hiện animation. Bạn cũng có thể nhấn trực tiếp trên slide. Nếu đã đến cuối thời gian trình bày một slide thì nhấn nút này làm chuyển qua slide kế tiếp. Nút tạm ngưng: Nhấn nút này để tạm ngưng. Nhấn lần nữa là tiếp tục, .v.v. Đồng hồ định thì cho slide hiện tại: Đồng hồ reset về 0:00:00 khi bắt đầu qua slide mới hoặc bạn nhấn nút quay lui kế bên. Nếu biết chắc slide này cần bao nhiêu thời gian bạn có thể click vào đồng hồ này và gõ trực tiếp vào đó thời gian bạn muốn. Nút quay lui: Bắt đầu định thì lại slide hiện tại. Đồng hồ tính cộng dồn thời gian cho toàn bộ trình diễn. Bạn sẽ phải nhẩm thời gian trình diễn cho mỗi slide cách thích hợp trong khi định thì. Bước 3: Đến cuối trình diễn PowerPoint sẽ hỏi bạn có chấp nhận thời gian trình diễn này không. Nếu bạn chấp nhận (Yes) thì PowerPoint sẽ lưu thời gian này. Khi bạn trình bày presentation sẽ chạy tự động đúng như bạn đã Rehearse. Tắt định thời: - Bạn có thể bật/ tắt chế độ định thì khỏi presentation mà không cần xóa nó khỏi presentation hoặc tạo lại. Chọn [Slide Show] -> Set Up Show. Bạn chọn để chủ động trình bày hoặc chọn Using Manually Không phát thuyết minh timing, if present để sử dụng chế độ định thì bạn đã rehearse. 27
  28. 28. 7. Record Narration (Thu âm phần thuyết minh): Để có thể thu phần thuyết minh máy của bạn phải có sound card, microphone và loa. Bước 1: Ở chế độ View normal, Click chọn slide cần thuyết minh trong tab Slides. Bước 2: Click [Slide Show] -> Record Narration Bước 3: Click Set Microphone Level, đọc vào micro văn bản “I am using …. propertly” để máy xác định được mức tín hiệu của micro. Sau đó click OK. Bước 4: Nếu bạn chọn nhúng (embed)10 phần thuyết minh vào presentation: Click OK Nếu bạn chọn liên kết11 (link): 1. Đánh dấu kiểm vào Link narrations in, click Browse. 2. Click chọn folder rồi click Select. 3. Click OK. Bước 5: Nếu trong bước 1 bạn chọn thuyết minh từ slide đầu tiên, nhảy qua bước 6. Còn nếu bạn chọn một slide nào khác thì hộp thoại Record Narration xuất hiện. Thực hiện một trong các việc sau: - Bắt đầu thu từ slide đầu tiên, click First Slide. - Bắt đầu thu từ slide đang được chọn, click Current Slide. 10 Kích thước file .ppt của bạn sẽ lớn ghê lắm nhưng tiện cho bạn khi chép trình diễn này qua máy khác. Phần thuyết minh sẽ được lưu ở folder được chỉ định. Phải nhớ chép kèm file này khi chuyển qua máy khác. Tuy nhiên phần thuyết minh sẽ được thực hiện nhanh hơn nhiều. 11 28
  29. 29. Bước 6: Trong khi slide đang được trình diễn (Slide show), đọc văn bản thuyết minh vào microphone, và click để chuyển sang slide kế. Lại đọc văn bản thuyết minh cho slide này .v.v. Bạn có thể tạm ngưng … và lại làm tiếp như sau: - Click chuột phải lên slide. Trên FlyOut menu, click Pause Narration hoặc Resume Narration. Bước 7: Lậplại bước 6 cho đến khi hết các slides. Khi màn hình đen (exit) xuất hiện, Click. Bước 8: Thuyết minh sẽ tự động được save lại. PowerPoint sẽ yêu cầu bạn xác nhận có muốn save luôn cả phần định thời không. Thực hiện một trong các việc sau: - Save cả định thời: click Save. Các slide sẽ xuất hiện trong cửa sổ sắp xếp với con số định thời hiển thị dưới mỗi slide. - Bỏ qua phần định thời: click Don't Save. (Bạn sẽ định thời riêng!) Lưu ý:   Khi trình diễn mỗi lần chỉ có một âm thanh được phát ra vì vậy nếu bạn có chèn âm thanh phát tự động vào slide thì âm thanh đó sẽ bị phát đè lên bởi phần thuyết minh. Muốn chạy trình diễn mà không phát phần thuyết minh đã thu, Click dấu kiểm vào ô Show without narration trong hộp thoại Set Up Show. 8. Đóng gói (Package): Bạn luôn luôn e ngại khi phải chép file trình diễn .ppt của bạn qua máy khác vì nhiều lí do: - Vấn đề font: có thể các slide sẽ hiển thị không đúng vì thiếu font. - Bạn quên chép các đối tượng link kèm theo khiến các đối tượng này không thể nào hiển thị được. - Nhiều Object (đối tượng) bạn dùng không được hỗ trợ trên máy khác! - Version PowerPoint ở máy đó cũ quá, nhiều yếu tố transition, animation, .v.v. bị mất hiệu lực. - Máy đó chẳng có cài đặt MS PowerPoint mà cũng không có Microsoft Office PowerPoint viewer! - Và …. - MS PowerPoint cung cấp một giải pháp: Đóng gói toàn bộ sản phẩm! Hơn nữa bạn có thể gồm cả Microsoft Office PowerPoint viewer vào gói! Khi đóng gói một trình diễn bạn sẽ phải khai báo gồm tất cả các file liên kết với trình diễn của bạn và nếu bạn dùng font true type bạn sẽ nhúng font này vào trong gói (Dĩ nhiên nếu bạn dùng một số font có bản quyền của riêng một vài chương trình thì có thể bạn bị từ chối, không cho, đóng gói các font đó!). Bạn có thể đóng gói một lượt nhiều presentations. Khi đóng gói bạn cũng sẽ được nhắc có bao gồm cả Microsoft PowerPoint Viewer trong gói không. Microsoft PowerPoint Viewer cho phép bạn chạy trình diễn theo định dạng của PowerPoint mà không có PowerPoint. Tuy nhiên muốn thực hiện điều này trước hết bạn phải cài đặt PowerPoint Viewer trên máy của bạn. Nếu máy của bạn có kết 29
  30. 30. nối Internet, chỉ cần vào http://office.microsoft.com/en-us/downloads/default.aspx để download về là xong12. Các bước thực hiện:  Đóng gói: Mở presentation muốn đóng gói. Click: [File] ->Pack and Go. Cửa sổ Pack and Go Wizard sẽ mở ra và gồm 6 bước. Trong mỗi bước theo hướng dẫn của PowerPoint trước khi click Next để qua bước kế tiếp. Bước 1: Click Next. Bước 2: Bạn khai báo (các) presentation (s) sẽ được đóng gói. Nếu bạn muốn đóng gói nhiều presentation cùng lúc thì ở bước thứ hai bạn phải đánh thêm dấu kiểm vào ô Other presentation(s) sau đó nhấn Browse để chọn thêm các presentations khác. Bước 3: Phải chỉ định nơi đặt gói trên máy của bạn (mặc định là A:). Bước 4: Bạn phải xác nhận đóng gói có kèm theo: - Các file liên kết với các presentation này (Include link files)? - Nhúng vào gói các font TrueType? Bước 5: Có đóng gói luôn PowerPoint Viewer trong gói hay không?  Nếu bạn định chạy gói này trên một máy không có Microsoft PowerPoint bạn phải báo là có kèm theo Microsoft PowerPoint Viewer trong gói. Bước 6: Click Next.   Gói sẽ gồm các file PNGSETUP.EXE và PRESx.PPZ (x=0,1,2,..) trong thư mục đã chỉ định trong bước 3. Mở gói: 1. Chép Folder nói trên vào máy (mới) 12 Nhưng PowerPoint Viewer không chạy được các gói được đóng gói với mật khẩu. Xin lưu ý! 30
  31. 31. 2. Trong Windows Explorer nhấp kép lên file PNGSETUP.EXE. 3. Trong hộp thoại Set Up chỉ định nơi bạn muốn chép vào presentation. 4. Bạn sẽ được nhắc có chạy presentation ngay hay không? a. Nếu có click Yes. b. Nếu sau này mới chạy: Sau này trong Windows Explorer click chuột phải lên tên file presentation và chọn Show trên flyout menu. Lưu ý: Lệnh Show sẽ không hiệu lực nếu máy đó không có Microsoft PowerPoint hoặc Microsoft PowerPoint Viewer. Nếu bạn đã có góp kèm viewer trong gói và lệnh Show không hiệu lực trên flyout menu, hãy mở presentation bằng viewer. Viewer có tên ppview32 và nằm trong cùng folder với presentation.  31
  32. 32. IV ) Các nguyên tắc về xây dựng một trình bày. 1. Những nguyên tắc liên quan đến nhận thức thị giác: Số lượng và nhận thức: Thông thường con người có thể nhận thức được ngay tức khắc con số đối tượng, nghĩa là không cần phải qua một quá trình đếm, nếu số đối tượng ít hơn 7. Có thể nói việc nhận thức như vậy có gì đó hơi giống với việc “chụp hình”. Não có thể “chụp hình” toàn cảnh một slide và gần như nhớ ngay nội dung nếu có ít số đối tượng. Do thói quen được hình thành lâu năm từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, người ta phải “đọc” văn bản lần lượt từ trái qua phải và từ trên xuống. Mỗi lần đọc một từ. Thời gian để nhận thức nội dung một dòng chữ lâu hơn nhiều so với thời gian nhận thức một hình ảnh13. Rõ ràng não chúng ta “chụp” hình ảnh chớ không “đọc” hình ảnh. Vì vậy: - Nếu có thể thay thế một văn bản bằng hình ảnh, hãy sử dụng hình ảnh. - Đừng có quá nhiều slides. Cố gắng để số slides ít hơn 7. Nếu cần hãy tách trình diễn của bạn thành nhiều presentations. - Trên một slide cố gắng để số dòng văn bản ít hơn 7. Mỗi dòng ít hơn 7 từ. Vì tiếng Việt là ngôn ngữ đơn âm điều này có vẻ khó thực hiện được. Trong trường hợp này hãy cố gắng nhận ra các “từ khóa” trong văn bản bạn muốn truyền đạt. Hãy xem ví dụ sau về việc lọc ra các từ khóa: Về việc nuôi trồng thủy sản trên địa bàn có những qui định đã được ban hành như sau: Cần phải đảm bảo vệ sinh môi trường chăn nuôi. Cần đảm bảo sự phát triển bền vững, trong đó có các biện pháp bảo vệ sự bền vững của môi trường sinh thái. Không được sản xuất vượt quá sản lượng so với chỉ tiêu phân bổ hàng năm nhằm tránh mất giá hoặc bị chèn ép giá do khủng hoảng thừa. Phải đảm bảo năng suất tính trên vốn đầu tư. Nếu vùng sản phẩm có năng suất có khả năng mức thu thấp hơn một sản phẩm khác thì kiên quyết chuyển đổi. Slide với thiết kế văn bản đầu tiên 13 Chưa kể tình huống “ý tại ngôn ngoại” thì lại càng khó hơn nữa! 32
  33. 33. Về việc nuôi trồng thủy sản trên địa bàn có những qui định đã được ban hành như sau: Cần phải đảm bảo vệ sinh môi trường chăn nuôi. Cần đảm bảo sự phát triển bền vững, trong đó có các biện pháp bảo vệ sự bền vững của môi trường sinh thái. Không được sản xuất vượt quá sản lượng so với chỉ tiêu phân bổ hàng năm nhằm tránh mất giá hoặc bị chèn ép giá do khủng hoảng thừa. Phải đảm bảo năng suất tính trên vốn đầu tư. Nếu vùng sản phẩm có năng suất có khả năng mức thu thấp hơn một sản phẩm khác thì kiên quyết chuyển đổi. Cũng slide trên với các từ khóa được gạch dưới Nuôi trồng thủy sản qui định như sau: Đảm bảo vệ sinh môi trường. Đảm bảo sự phát triển bền vững của môi trường sinh thái. Không vượt quá sản lượng phân bổ hàng năm nhằm tránh mất giá. Nếu có khả năng mức thu thấp hơn một sản phẩm khác thì kiên quyết chuyển đổi sản xuất. Chỉ còn giữ lại các từ khóa và sản phẩm slide cuối cùng ! Qui định về nuôi trồng thủy sản: a) Đảm bảo vệ sinh và sự bền vững môi trường sinh thái. b) Không vượt sản lượng phân bổ hàng năm để tránh mất giá. c) Nếu có khả năng mức thu thấp hơn một sản phẩm khác thì kiên quyết chuyển đổi sản xuất. 33
  34. 34. Cách đơn giản nhất là cứ viết đầy đủ ý rồi bỏ bớt, …, bỏ bớt (miễn là còn đủ ý!) cho đến khi nào không thể bớt được nữa. Đường nét và nhận thức: Hình càng ít đường nét thì càng nhận thức nhanh. Vì vậy hãy dùng các hình ảnh có đường nét đơn giản. Thông thường người ta dùng font không chân (Sans Serif: Arial, Tahoma, Verdana) thay vì dùng font có chân (Serif: Times) để người xem dễ tiếp thu. Qui định về nuôi trồng thủy sản: a) Đảm bảo vệ sinh và sự bền vững môi trường sinh thái. b) Không vượt sản lượng phân bổ hàng năm để tránh mất giá. c) Nếu có khả năng mức thu thấp hơn một sản phẩm khác thì kiên quyết chuyển đổi sản xuất. Cũng slide nói trên nhưng dòng đầu sử dụng font Tahoma Cũng cùng lí do đó đừng dùng quá nhiều font cho một trình diễn. Trong một presentation dùng 2 font thì vừa. Màu sắc và nhận thức: Có người thích màu này, có người dị ứng màu kia! Nhưng nói chung người ta chia ra làm hai “tông” màu: Màu “nóng” và màu “lạnh”. Màu nóng bao gồm: Đỏ, Cam, Vàng. Màu lạnh bao gồm: Xanh lá cây, Xanh dương, Trắng. Và các màu trung gian. Màu nóng gây cảm giác hưng phấn nhưng cũng mau dẫn dến cảm giác mệt mõi. Màu lạnh gây cảm giác yên bình, ổn định và dễ “ngủ!”. Chọn màu là tùy bạn nhưng cần đảm bảo sự hài hòa. Thông thường người ta sử dụng không quá 3 màu (không kể các màu trung gian và các sắc độ khác nhau của các màu ấy!). Lược đồ màu: Để tránh sử dụng màu phản tác dụng, MS PowerPoint cung cấp cho chúng ta các lược đồ màu (Color Schemes). Bạn click chọn [Format] -> Slide design, trong cửa sổ Slide design chọn tiếp Color schemes. Tốt hơn hết nên để PowerPoint chọn màu dùm bạn. Màu thực: 34
  35. 35. Bạn nên lưu ý rằng cái gì nhìn thấy trên màn hình máy tính không chắc sẽ được như vậy trên màn chiếu của projector. Độ tương phản trên màn chiếu rất kém và màu bị sai lệch rất nhiều. Trước khi trình chiếu bạn nên xem qua một chút để kịp thời điều chỉnh, tránh trường hợp trên máy tính thì rất rõ nhưng trên màn chiếu thì chẳng thấy gì hết! 2. Những nguyên tắc liên quan đến tâm lí người nghe. a) Đừng nói đều đều. Tập nói một cách biểu cảm. Hãy kết hợp lời nói và ngôn ngữ cử động của cơ thể bạn, đặc biệt là ngôn ngữ của đôi tay. b) Đừng cuối xuống hoài với văn bản. Đừng “đọc diễn văn” mà hãy đối thoại với người nghe. Chỉ cần vài phút “đọc diễn văn” thì thính giả có thể bỏ rơi bạn ngay. Một khi thính giả đã bỏ rơi bạn thì lấy lại sự chú ý của họ là rất khó. c) Hãy nhìn vào mắt người nghe. Không nhìn “người ta” thì “người ta” cũng không buồn nhìn bạn đâu! d) Đừng sợ ồn ào, trừ khi thính giả ồn ào do họ không còn quan tâm tới điều bạn trình bày. Đôi khi cần gây ra sự ồn ào. Người nghe đang tích cực tham gia vào vấn đề bạn đặt ra đó thôi. Hãy kiên nhẫn lặng im cho đến khi mọi người lại yên lặng trở lại. e) Đừng đi qua đi lại nhiều quá trước mắt người nghe. f) Hãy suy nghĩ trước và chuẩn bị trước chi tiết các câu trả lời cho trường hợp bị chất vấn. Lúng túng khi trả lời chất vấn sẽ đưa bạn tới một trong hai tình thế: 1. Người nghe không muốn nghe bạn nữa. Rõ ràng là bạn không nắm vững vấn đề. 2. Người nghe nghi ngờ các lập luận của bạn. Cường độ chất vấn sẽ tăng lên! (Các chi tiết này bạn nên ghi vào phần Notes page của mỗi slide , và in ra cho riêng bạn trước khi bạn “lên” trình bày) 3. Những nguyên tắc liên quan đến tổ chức lao động. Đừng lố giờ dù chỉ vài phút. Hãy tôn trọng thời gian của người nghe. Thật ra khi bạn lố giờ thì người nghe cũng không còn tâm thế để theo dõi vấn đề bạn đang trình bày nữa, chưa kể bạn có thể làm cho người nghe trể một cuộc hẹn, trể một chuyến xe, một chuyến bay. Bạn phải xin lỗi vì đã lố giờ! Để tránh chuyện này xảy ra hãy Rehearse Timing cho presentation một cách cẩn thận! Đừng làm người nghe, người xem “mất tập trung” bởi các animation hay transition vô bổ. Nếu không có lí do biện minh cho việc dùng các transition hay animation thì đừng dùng. Đừng lạm dụng các chức năng này của PowerPoint.  35
  36. 36. V ) BÀI TẬP. Bài tập 1 Thiết kế một presentation gồm 7 slide. Slide đầu tiên có các đường link đến slide # 3 và slide # 5. Mỗi slide đều có đường link trở về Slide đầu tiên. Font chữ cho phần tiêu đề của tất cả slide là Tahoma. Bài tập 2 a) Thiết kế 3 presentations. Mỗi presentation chỉ có một slide. Save lại các presentation đó với tên lần lượt là PRE1, PRE2, PRE3. Thiết kế đường link từ mỗi presentation tới 2 presentations còn lại. b) Bổ sung cho mỗi presentation nói trên 5 slides. Trên mỗi slide dùng action button để tạo liên kết với slide đầu tiên của mỗi presentation và với slide đầu tiên của presentation PRE1. Bài tập 3 a) Dùng Master Slide để thiết kế một presentation có phần tiêu đề font Verdana, chữ màu xanh lơ. b) Thiết kế một presentation và dùng Master slide thiết kế một menu tương ứng với các đề mục chủ yếu trong presentation. Chân mọi slide đều có dòng chữ Sở Thủy sản Bến tre. Góc trên trái của mọi slide đều có logo của Sở Thủy Sản. Bài tập 4 Thiết kế một presentation với chủ đề tự do bao gồm 7 slide có chứa các yếu tố văn bản, bảng biểu (table), Âm thanh, Video, Hyperlink, Animation đảm bảo chạy tự động đúng 5 phút. (Dùng các file multimedia trong Folder MediaSample). Dùng chức năng Pack and Go để đóng gói presentation này. Bài tập 5. Dùng lại thiết kế trong bài 4, bổ sung vào đó đầy đủ các chú thích (Notes) cho mỗi slide. Các chú thích này bao gồm cả văn bản lẫn hình ảnh và biểu đồ của Excel. Không đóng gói cho bài này và phải nộp lại như bài tập lớn cuối khóa.  36
  37. 37. MỤC LỤC Sử dụng MS PowerPoint. .................................................................................................... 3 I ) Giao diện của MS PowerPoint 2002. .......................................................................... 4 1. Mở mới một presentation: [File]->New.................................................................. 4 2. Xin cấp thêm slide: [Insert]->New slide ................................................................. 5 3. Mở nhiều presentation trong PowerPoint : ............................................................. 5 II ) Các khái niệm quan trọng: ...................................................................................... 6 1. Presentation: ................................................................................................................ 6 2. Slide: ........................................................................................................................... 6 3. HandOut: ..................................................................................................................... 6 4. Note Pages: ................................................................................................................. 6 5. Máy chiếu (projector): ................................................................................................ 7 6. Transition: ................................................................................................................... 8 7. Animation: .................................................................................................................. 8 8. Hyperlink: ................................................................................................................... 8 9. Master: ........................................................................................................................ 9 III ) Slide design. .......................................................................................................... 10 1. Slide và Master Slide: ........................................................................................... 12 2. Slide và Note Pages: ............................................................................................. 14 3. Soạn thảo trong Slide: ........................................................................................... 15 A) VĂN BẢN .................................................................................................... 15 B) HÌNH ẢNH ................................................................................................... 17 C) ÂM THANH ................................................................................................. 18 D) VIDEO .......................................................................................................... 19 E) BẢNG (TABLE) ............................................................................................... 21 F) LINK ................................................................................................................. 21 G) CÁC OBJECT KHÁC .................................................................................. 23 4. Transition và Animation: ...................................................................................... 24 5. Hình vẽ: ................................................................................................................. 26 6. Timing (Định thời): ............................................................................................... 27 7. Record Narration (Thu âm phần thuyết minh):..................................................... 28 8. Đóng gói (Package): ............................................................................................. 29 IV ) Các nguyên tắc về xây dựng một trình bày. .......................................................... 32 1. Những nguyên tắc liên quan đến nhận thức thị giác: ............................................ 32 2. Những nguyên tắc liên quan đến tâm lí người nghe. ............................................ 35 3. Những nguyên tắc liên quan đến tổ chức lao động. ............................................. 35 V) BÀI TẬP. .............................................................................................................. 36 Bài tập 1 ........................................................................................................................ 36 Bài tập 2 ........................................................................................................................ 36 Bài tập 3 ........................................................................................................................ 36 Bài tập 4 ........................................................................................................................ 36 Bài tập 5. ....................................................................................................................... 36 37

×