Arkiv2020 - Dokumenthåndtering og elektronisk arkiv - Seminaroppgave
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Arkiv2020 - Dokumenthåndtering og elektronisk arkiv - Seminaroppgave

on

  • 1,756 views

Våren 2009

Våren 2009

Statistics

Views

Total Views
1,756
Views on SlideShare
1,752
Embed Views
4

Actions

Likes
0
Downloads
11
Comments
0

1 Embed 4

http://www.linkedin.com 4

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Arkiv2020 - Dokumenthåndtering og elektronisk arkiv - Seminaroppgave Arkiv2020 - Dokumenthåndtering og elektronisk arkiv - Seminaroppgave Document Transcript

  • Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A Seminaroppgave ARKIV2020 kandidat 5037 Gjør rede for og diskuter hovedproblemstillinger og oppfatninger i to av de følgende pensumartiklene: Bing, Jon: ”Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer…” Cox, Richard J.: “Managing Records as Evidence…” McKemmish, Sue, Glenda Acland, og Nigel Ward: “Describing Records in Context in the Continuum …” Jeg har valgt ut følgende artikler: Bing, Jon. Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer: Særlig om dokumentbegrepet. Oslo: Institutt for rettsinformatikk, 2003. Cox, Richard J. «Ch. 4: The Policy's Aim. Reaching the Public.» I Managing Records as Evidence and Information, 131-187. Santa Barbara: Greenwood Publishing Group, 2000. Egen kommentar før publisering på internett: Bedømmelsen av dette faget opererer etter et system hvor denne lille oppgaven kun blir lest om sensor er i tvil om karaktersettingen av den store oppgaven. Denne oppgaven ble ikke lest av sensor. 1
  • Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer: Særlig om dokumentbegrepet. Jon Bings artikkel ble utgitt i 2003 og omhandler følgelig den gamle Offentlighetsloven (1970), og ikke den nye Offentleglova (2006). Som jeg vil komme tilbake til, medfører den nye loven endringer som dels samsvarer med Bings argumentasjon. Av hensyn til oppgavelengden og emnets fokus har jeg valgt å ikke omtale kapittel 3 i Bings tekst, vedrørende publicatio legis. Bing innleder artikkelen med å framheve hvordan den nye teknologiens løsrivelse fra fysiske mediebærere skaper et potensial for økt tilgjengelighet og følgelig større bruk av innsynsretten. Dagens ordning hvor innsynsbegjæringer må rettes til det enkelte forvaltningsorgan kan i denne sammenhengen oppleves som en hindring. Han skisserer en situasjon hvor alle offentlige dokumenter gjøres søkbare og tilgjengelige for allmennheten, og hvordan dette kunne føre til en endring av den enkeltes innsynsrett. (Bing 2003, 1-2) I likhet med Bing ser jeg praktiske problemer med en slik løsning. I tillegg kan sammenstilling av åpne kilder med høy detaljrikdom og stort tidsspenn kunne skape skjermingsverdig informasjon (Hansen 2007), noe som gjenspeiles i søkesperren på personnavn som er innarbeidet i Offentlegforskriftas § 6. Om terskelen for å tilegne seg informasjon settes alt for lavt kan dette følgelig være problematisk, og offentlighetslovgivningen må da revideres til å gjenspeile dette. Likevel publiserer enkelte organer i dag et utvalg (jfr. Offentlegforskriftas § 7) av offentlige dokumenter tilknyttet sin offentlige journal på internett. Det må i denne sammenhengen bemerkes at nye Offl. §10 muliggjør en forskrift som pålegger organer å publisere offentlig journal på internett, noe som vil antas å være en vesentlig faktor for økt tilgjengelighet. Bing problematiserer dokumentbegrepet knyttet til elektroniske systemer. Et interessant poeng er at sammenfatninger av innholdet av ulike dokumenter i en søkefil, ikke nødvendigvis er dekket av innsynsretten, og i enkelte tilfeller også kan tolkes som et dokument i seg selv (Bing 2003, 3-4). Innsynsretten er knyttet til bestemte saker, og den tradisjonelle journalen kan i mange tilfeller være utilstrekkelig som framfinningsmiddel. Likevel er verken den gamle eller nye offl. ekskluderende i sine hovedregler om at ”Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn”, og et fritekstsøk som omfatter selve saksdokumentene kan derfor etter min mening kunne dekkes av denne definisjonen. En viktig avgrensing ligger imidlertid i ordene ”for organet” – et organ har følgelig ikke plikt til å utarbeide spesielle søk for å oppfylle kravene i Offl, men kan f.eks. gi tilgang til eksisterende funksjonalitet i organets sak/arkiv-system (”gjestekonto”), forutsatt at søketjenesten ikke omfatter opplysninger som er omfattet av unntaksreglene i Offentlegforskrifta § 7. Bing tar utgangspunkt i Avleveringspliktloven i en diskusjon om hva som skal tolkes som et medium. Et medium blir et dokument når det ”preges med en med en representasjon av kunnskap, av informasjon” (Bing 2003, 5). Videre diskuteres hvordan dokumentbegrepet i 2000 2
  • Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A ble definert som ”en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring eller overføring”. Denne definisjonen harmonerer med et digitalt dokumentbegrep, der en informasjonsmengde ikke bare kan være en utskrift på papir eller et PDF- dokument, men også en rad i et regneark, eller en sammenstilling av ulike opplysninger i en database. Ulik informasjon tilhørende forskjellige organer kan inngå i et mange til mange-forhold (M:M) i en relasjonsdatabase, og dataene kan tolkes og prosesseres på et tilnærmet ubegrenset antall måter. Uttrykket logisk avgrenset bør derfor etter Bings mening skrives om til ”logisk avgrenset etter det aktuelle systems egne kriterier”, i den betydningen at et organ ikke skal ha noen plikt til å framstille disse dataene på en ny (unik) og antatt ressurskrevende måte for å tilfredsstille allmenhetens rett til innsyn (Bing 2003, 10-14). Den nye Offentleglovas § 9 harmonerer i stor grad med Bings definisjon: ”Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til organet dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar”. Dette må forstås som en sammenstilling som bruker systemets normale funksjonalitet eller andre framgangsmåter som kan kategoriseres som enkle. Selv om disse kan anta form av konstruerte dokumenter (Bing 2003, 16) med det utgangspunktet at en slik sammenstilling nødvendigvis må ta utgangspunkt i databasens struktur og dermed også relasjoner mellom ulike felt som sammenstilles, tillegger klausulen om enkle fremgangsmåter ikke organet ansvar for å foreta kompliserte og tidkrevende simuleringer, eller i stor grad skreddersy opplysningene etter kundens ønsker. Et aktuelt spørsmål knyttet til digital informasjon, er hvilket forvaltningsorgan som skal gi innsyn i en sak. En forholdsvis ny problemstilling er knyttet til delte opplysninger. Forskjellige organer vil av ulike årsaker ha tilgang til materiale skapt av andre organer, og det kan derfor være hensiktsmessig at det skal kunne søkes innsyn i en sak hos et hvilket som helst organ. Imidlertid vil behandling av innsyn kunne kreve en skjønnsutøvelse, og om saksområdet ikke faller inn under organets kompetanse, vil det vanskelig kunne utvise skjønn. Bing konkluderer derfor med at innsyn i slike tilfeller må gis av et organ hvor dokumentet regnes som et saksdokument jfr. gml Offl. § 3. Forespørselen kan imidlertid videresendes til det rette organet, om dette anses som hensiktsmessig (Bing 2003, 27-29). I tilfeller med delte registre, mener Bing innsyn skal kunne gis av et hvilket som helst organ hvor registeret inngår i et organs saksbehandling. I tilfeller hvor offentlig informasjon også finnes kommersielt tilgjengelig, mener Bing innsyn etter offl. likevel bør gis gratis, med mindre annet blir fastsatt. I det foregående har jeg forsøkt å belyse problemstillinger knyttet til digital informasjon og offentlighetslovgivningen. Den nye offentlighetsloven ser ut til å ha medført endringer som i stor grad favner om problemstillingene som Jon Bing påviser. Foruten de jeg allerede har nevnt, gir 3
  • Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A nye Offl. §30 allmenheten rett til å kreve papirkopi eller elektronisk kopi av et dokument, som i stor grad harmonerer med moderne kommunikasjonsmetoder. “The Policy’s Aim: Reaching the Public” I Managing Records as Evidence and Information. I artikkelen diskuterer Cox to hovedtema, arkivers synlighet i samfunnet generelt, og hvordan personvern og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale tilsynelatende framstår som motpoler i enkelte tilfeller. Cox synspunkter sammenfaller i så stor grad med mine egne, at jeg har opplevd det som vanskelig å tydeliggjøre skillet mellom Cox’ og min mening i en kortoppgave. Jeg har derfor valgt å dele besvarelsen i to deler, hvor jeg først vil oppsummere Cox, før jeg kommenterer hans synspunkter med min egen erfaring fra norske forhold. Arkiver framstår i følge Cox som lite synlige i både den offentlige debatten og i trykt litteratur. I media trekkes samtidens arkivdokumenter ofte fram når de mangler, forsvinner eller innsyn blir nektet, mens de sjelden omtales i andre sammenhenger. Veiledninger og håndbøker til ulike tema som historie og slektsforskning, hvor arkiver naturlig burde inngå som en referansekilde, har i liten grad omtale av arkiver, og i den grad disse omtales, er det ofte en mangel på nyansering mellom offentlig arkivmateriale og andre typer dokumentasjon som aviser og muntlige fortellinger. Ikke engang i samlinger av publiserte primærkilder framstår arkivene og arkivarens rolle tydelig. (Cox 2000, 131,134, 141-148). Viktigheten av arkivenes rolle som kollektiv hukommelse for samfunnet og enkeltstående organisasjoner er ikke selvinnlysende for verken samfunnets innbyggere eller organisasjoners ledere. Til tross for arkivenes viktige rolle som kollektiv hukommelse, bevis og verktøy for etterrettelighet, blir arkivdokumenter stadig framhevet i media som godbiter for historisk interesserte og akademikere (Cox 2000, 131-132). Manglende synlighet for arkivene i media og litteratur, hvor både biblioteker og museer er godt representert, er ikke bare et publisitetsproblem for arkivene, men også signaler om dype samfunnsmessige problemer som arkivaren må oppdage og utfordre. Selv om arkivarer i over 30 år har vært utfordret av den digitale tidsalders nye krav, har tekstene og oppdagelsene som dette har kastet av seg i hovedsak blitt formidlet internt til andre arkivarer, og ikke til samfunnet generelt. Arkiver som institusjon og yrke blir ofte oppdaget ved rene tilfeldigheter i voksen alder, og dette har en sammenheng med mangelen på omtale av arkiver i barnelitteraturen, media og samfunnet ellers. (Cox 2000, 143). For å hanskes med utfordringene arkivarene står ovenfor, må disse, i følge Cox, oppfriske de tradisjonelle argumentene for hvorfor arkiver skal dannes og bevares. Nye allianser, strategier, målsetninger, ferdigheter og kunnskaper kan være nødvendig for å møte dette behovet. Offentlig omtale og debatter om bevaring og bruk av informasjon gir arkivaren muligheter for å komme ut i media om de har det rette budskapet, og en organisering som gjør de i stand til dette (Cox 2000, 131). På samme måte som arkivarer har et ansvar for å ta vare på sine egne arkiver, har de også et 4
  • Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A ansvar for å sørge for at den nødvendige dokumentasjonen blir skapt og vedlikeholdt, og at kunnskapen om arkivenes sentrale rolle i samfunnet blir formidlet og gjort tilgjengelig for allmennheten. Dette arbeidet må være en kontinuerlig prosess, hvor arkivarene må framstå som pålitelige aktører i fora hvor politikken skapes. (Cox 2000, 148,153,155). Den digitale tidsalderen medfører et teknokratisk perspektiv på informasjon. Verdien av informasjon blir i større grad knyttet til økonomiske faktorer som kopirett, patenter, varemerker og forretningshemmeligheter. Lovregulering, myndigheter og samfunnsstrukturer har, i følge Cox, ikke fulgt opp den teknologiske utviklingen, men gjenspeiler en papirbasert verden. Arkivaren må se at personvern er et begrep i kontinuerlig forandring, avhengig av teknologiske, samfunnsmessige og økonomiske normer (Cox 2000, 157-160). Arkivaren må styrke sin yrkesetikk, og igjennom å framheve personvernspørsmål i sitt organs daglige virke, signalisere den sosiale siden av arkivdanning. Igjennom sitt virke må arkivaren søke å jobbe fram praktiske og dekkende løsninger for personvern og tilgang, både i det daglige, igjennom forskning, og ved hjelp av målrettet arbeid for å endre eksisterende lovverk. Personvern og mangel på innsynsmuligheter er i følge Cox ikke motpoler – jo mer lukket forvaltningen er, jo mindre mulighet finnes for at personvernproblematikk kan løses. (Cox 2000, 168-171) Med unntak av offentlige saksbehandlere og historieinteresserte, finnes det etter min mening liten arkivfaglig kunnskap i Norge, selv i sektorer hvor dette burde være godt kjent1. Cox’ observasjon om at arkivyrket er noe som oppdages tilfeldig er ikke bare tilfelle for meg selv, men også for majoriteten av de jeg har jobbet sammen med i arkivdanningsøyemed. Mye av dette kan tenkes å ligge i arkivenes funksjon og egenart. Mens sammenlignbare institusjoner som bibliotek og museer som oftest er et tilbud folk benytter fordi de vil, er arkiver noe som benyttes fordi de må. Denne kunnskapsmangelen er ikke bare negativt for rekruttering til arkivyrket og privatarkivarbeidet, det er også en trussel mot demokratiet og enkeltpersoners evne til å dokumentere og forsvare sine rettigheter. Retten til innsyn og kontroll av forvaltningen står sentralt i norsk personvernteori, som et verktøy for godt personvern. (Schartum 2004, 49-53,59) Digitaliseringen av samfunnet krever nye tilnærminger, ny kompetanse og ny kunnskap om arkiver. Arkivsektoren må derfor, som Cox sier, søke ny kompetanse og nye argumenter. Digital informasjons flyktige form aktualiserer samtidig behovet for tidlig kunnskap om arkiver, framtidens privatarkiver vil ikke ligge i skrivebordsskuffer, men som digitale filer. Om ikke kunnskapen om arkivenes funksjon og rolle framstår som synlig i en tidlig alder, vil denne informasjonen kunne gå tapt. En viktig suksessfaktor i denne sammenhengen vil etter min mening være en styrket formidling. Ikke bare hvor mye som formidles, men også det som formidles. For å 1 Et konkret eksempel på dette er professor Ragnar Audunsons kronikk i Aftenposten 4 mai 2009, hvor han uttaler at en bibliotekarutdanning med 15 studiepoeng i arkivistikk er ”landets beste arkivutdannelse” (Audunsson 2009) 5
  • Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A nå de rette målgruppene må man også formidle det rette materialet, og mye av arkivformidlingen bør derfor etter min mening også få tilført en betydelig populærvitenskapelig og dagsaktuell fokus, i tillegg til den tradisjonelle formidlingen med stor historisk tyngde. Siterte verk Audunsson, Ragnar. «Bibliotekløft koster.» kronikk i Aftenposten. 04 05 2009. http://www.aftenposten.no/meninger/debatt/article3058828.ece (funnet 05 20, 2009). Bing, Jon. Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer: Særlig om dokumentbegrepet. Oslo: Institutt for rettsinformatikk, 2003. Cox, Richard J. «Ch. 4: The Policy's Aim. Reaching the Public.» I Managing Records as Evidence and Information, 131-187. Santa Barbara: Greenwood Publishing Group, 2000. Hansen, Kjell Storås. «Hva skal vi beskytte?» Norgers forsvar - 1/2007. 01 2007. http://www.forsvarsforening.no/norges-forsvar/2007/1-jan/hansen.html (funnet 05 17, 2009). Schartum, Dag Wiese og Bygrave, Lee A. Personvern i informasjonssamfunnet - en innføring i vern av personopplysninger. Oslo: Fagbokforlaget, 2004. 6