Your SlideShare is downloading. ×
Arkiv1020 -  	Arkivdanning, organisasjon og rutiner - Seminaroppgave
Arkiv1020 -  	Arkivdanning, organisasjon og rutiner - Seminaroppgave
Arkiv1020 -  	Arkivdanning, organisasjon og rutiner - Seminaroppgave
Arkiv1020 -  	Arkivdanning, organisasjon og rutiner - Seminaroppgave
Arkiv1020 -  	Arkivdanning, organisasjon og rutiner - Seminaroppgave
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Arkiv1020 - Arkivdanning, organisasjon og rutiner - Seminaroppgave

1,030

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,030
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Seminaroppgave ARKIV1020 H08 – Kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B Seminaroppgave ARKIV1020 - Arkivplaner Anmeld 2-3 arkivplaner som ligger på nett. Ta utgangspunkt i beskrivelser i pensum av hva arkivplaner skal være og hva de skal inneholde, og diskuter om og i hvilken grad arkivplanene tilfredsstiller disse kravene. 1
  • 2. Seminaroppgave ARKIV1020 H08 – Kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B Arkivplanen er pålagt alle offentlige organer etter arkivforskriftens §2-2. Forskriften definerer arkivplanen som en samleplan som viser hvordan arkivet er organisert og hva dette omfatter. Planen skal videre vise lov- og regelverk, instrukser og rutinebeskrivelser relatert til arkivarbeidet, og planer for videre arkivarbeid, for eksempel kommende periodiseringer. Planen kan todeles – den viser status for i dag og hvilke endringer som er planlagt. Fonnes trekker i tillegg inn et tredje faktor i denne sammenhengen, en organisatorisk oversikt. Dette vil spesielt være nyttig i større organer, eksempelvis kommuner med et stort antall enheter og organisasjonsnivåer. All den tid arkivplanen vil omfatte både aktive og avsluttede arkiver som gjerne kan være 25-30 år gamle, er det også naturlig at denne organisasjonsoversikten gjenspeiler endringer i organisasjonsstrukturen (Fonnes 2004, 94-98). Hensikten med arkivplanen er å sikre at organet har en systematisk oversikt over sine arkiver og planer, satt i sammenheng med interne rutiner og rettsregler. Arkivplanen er følgelig et verktøy for å skape større oversikt og systematikk i det daglige arkivarbeidet, men vil også lette arbeidet med arkivene i senere faser, for eksempel ved avlevering eller deponering av arkiver i arkivverket eller kommunale arkivdepot. Arkivplanen kan også knyttes opp mot organets opplysningsplikt til riksarkivaren jfr. Arkivlovens § 8. I Arkivhåndboken for offentlig forvaltning er det definert fire ambisjonsnivåer for arkivplanen – fra en minimumsløsning som kun tilfredsstiller de lovpålagte kravene til et ”planleggings- og styringsredskap for organets arkivarbeid”. Videre vil det være et spørsmål om arkivplanen skal være ett stort og omfattende dokument som gjenspeiler alle aspekter med arkivdanningen, eller et kortere dokument som setter kassasjonsplaner, registre, arkivnøkler og lignende i en kontekst ved å referere til disse. Fonnes gir ikke noe fasitsvar på dette spørsmålet, men trekker fram fordelen med å ha alt samlet på ett sted (Fonnes 2004, 95). I vurderingen av arkivplanene vil jeg se på hvor komplette disse planene er, altså hvor stor del av arkivdanningens aspekter som er dekket av planen og på hvilket detaljnivå denne opererer. Jeg tolker arkivbegrepet etter arkivlovens § 2 til også å inkludere fagsystemer, i den grad disse antas å produsere arkivverdig informasjon. Jeg forventer å finne informasjon om disse i arkivplanen. Jeg har valgt å anmelde arkivplanene for Lund kommune og Bergen kommune. For å gjøre oversikten mest mulig kompakt og lette arbeidet med sammenligning av kommunene vil jeg gå igjennom arkivplanen punktvis, ut i fra inndelingen i arkivplan.no Organisering / Ansvar Bergen lenker til egne nettsider med oversikt over bystyrets organisering, mens Lund har et organisasjonskart. Bergen kommune lenker til eget nettsted også for oversikt over de enkelte 2
  • 3. Seminaroppgave ARKIV1020 H08 – Kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B enheter, mens Lund kommune har et organisasjonskart som slutter på etatsnivå. For Bergen kommune sitt vedkommende vil organisasjonen være svært omfattende og kompleks med hyppige endringer. Dette vil være en god grunn til å lenke til en oppdatert oversikt, framfor å vedlikeholde mange kilder. På den andre siden gjør dette behovet for en historisk oversikt desto viktigere. Under arkivorganisering har Bergen valgt en overordnet tekstuell beskrivelse. Lund har et kart som skiller mellom arkivorganisasjon og tjenestevei, og som viser hvilke typer arkiver de forskjellige leddene har. Begge kommunene har informasjon om organbegrepets bruk i arkivsammenheng med referanse vedtak om dette. Lund har i tillegg et nivå med generelle arkivfaglige utdypinger som (etter min mening) heller burde brukes i spesifikke beskrivelser av organiseringen enn som generelle frittstående sider. Jeg har ikke funnet noen utviklingsplaner i Bergens arkivplan, til tross for at de har utformet en strategiplan på over 200 sider for arkivarbeidet (Bergen byarkiv 2007). Denne må imidlertid vedtas før den inngår i arkivplanen og dette ser ikke ut til å ha blitt gjort ennå. Under historikk har Lund kommune i tillegg til et oversiktskart over arkivorganiseringen fra 1999 – 2007 samt fagsystemer og avviklede arkivserier. De to sistnevnte burde etter min mening vært knyttet til de aktive seriene/systemene under oversikt. Reglement Under lover og forskrifter har Bergen valgt å lenke til relevante rettsregler på lovdata, med unntak av §§ 120 – 122 i straffeloven som siteres. Standarden på arkivplan.no ser ut til å være sitering av rettsregler, noe som kan føre til utdatert informasjon når lovene forandres, eksempelvis når den nye offentlighetsloven trer i kraft ved nyttår. Bergen har ikke kommunelovens § 30 og § 39 i sin arkivplan, ei heller lov om helsepersonell §§ 39 – 47 og pasientrettighetsloven §§ 5-1 – 5-3. Disse rettsreglene omhandler blant annet møtebøker i folkevalgte organer, krav til helsejournaler og rett til partsinnsyn, noe jeg vil tro i aller høyeste grad er relevant i en kommunal arkivplan. Bergen kommune har, i tillegg til å lenke til Behandling av offentlige arkiver på Lovdata, lister over blant annet papir som tilfredsstiller ISO 9706 og krav til klimaforhold og utforming av arkivlokaler. Dette gjør arkivplanen til en praktisk referanse også ved innkjøp av f.eks. papir. Dette er imidlertid ikke noe som kan forventes som en del av en arkivplan. Under Lokalt regelverk har Bergen 6 lenker til dokumenter i BKSAK, kommunens sak/arkiv-system. Ut i fra lenkens tittel, ser kun to ut til å være faktiske reglementer, resten ser ut til å være brukerveiledninger i sak/arkiv-systemet. Lund har delegasjonsreglement, kassasjon av skattedokumentasjon og en oversikt over paragrafer i offentlighetsloven, som ikke er et reglement. 3
  • 4. Seminaroppgave ARKIV1020 H08 – Kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B Rutiner Begge kommunene har gode og fyldige under daglige rutiner, men i Bergens tilfelle gjelder disse kun for enheter tilknyttet sentralarkivet og bystyrets kontor – rutiner tilhørende andre enheter ligger under spesialrutiner. Ut i fra en gjennomgang av et utvalg rutiner i begge kommunene observerer jeg at disse ser ut til å holde et akseptabelt nivå. Oversikt Bergen kommune har, ut i fra den informasjonen jeg finner i arkivplanen, ingen elektroniske systemer ut over kommunens sak/arkiv-system, som for øvrig ikke inneholder noen informasjon ut over datoen for når systemet ble tatt i bruk og avsluttet, som er samme dato. Etter min mening er det særdeles viktig at fagsystemer inngår i kommunens arkivplan, all den tid mange av disse inneholder arkivverdig informasjon som omfattes av arkivlovens formålsparagraf, og i de fleste tilfeller krever særskilte rutiner for avlevering. Lund kommune har under dette punktet detaljert informasjon for 6 fagsystemer samt sak/arkiv-systemet, som antas å være representativt for en liten norsk kommune. Arkivdepot Under dette punktet har Bergen kommune en kort artikkel om et prosjekt om bevaring av historiske elektroniske arkiver, som ser ut til å være en kladd. Lund kommune har informasjon om deres depotordning hos IKA Rogaland, detaljerte rutiner for avlevering av papirbaserte og elektroniske arkiver, en innsynsløsning for kommunens registreringer i IKA Rogalands ASTA-base, Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner og Allment arkivskjema. Lund har også et strategidokument for privatarkivpolitikk utarbeidet av IKA Rogaland som i en vid definisjon kan ses på som en utviklingsplan. Konklusjon Ut i fra min oppfatning av kravene til en arkivplan, og sammenligningen av de to arkivplanene jeg har vurdert, ser Lund kommunes arkivplan ut til å være den mest komplette og etter min oppfatning vil denne til en viss grad kunne fungere som ”et planleggings- og styringsredskap for organets arkivarbeid, både i det daglige arbeid og i et mer langsiktig perspektiv” som Fonnes definerer som det høyeste ambisjonsnivået for en arkivplan (Fonnes 2004, 95). Bergen kommunes arkivplan oppleves i denne sammenhengen som mangelfull på sentrale punkter, blant annet informasjon om elektroniske fagsystemer, samt data om kommunens sak/arkiv-system. Arkiver produsert i et fagsystem omfattes like mye av arkivloven som kommunens sak/arkiv-system og etter min mening kan derfor ikke Bergen kommunes arkivplan anses å oppfylle det lovpålagte kravet til en arkivplan slik det er definert i arkivforskriftens § 2-2. 4
  • 5. Seminaroppgave ARKIV1020 H08 – Kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B Bibliografi Bergen byarkiv. Arkivutfordringer for Bergen kommune 2008 - 2017. 18 07 2007. https://www.bergen.kommune.no/organisasjonsenhet/byarkivet?articleId=15387&artSectionI d=2043 (funnet 10 31, 2008). Bergen kommune. Arkivplan for Bergen kommune. http://bergen.arkivplan.no/ (funnet 11 24, 2008). Fonnes, Ivar. Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Oslo: Kommuneforlaget, 2004. Lund kommune. Arkivplan for Lund kommune. http://lund.arkivplan.no/ (funnet 11 24, 2008). 5

×