Manual de funcones nternas
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Manual de funcones nternas Document Transcript

  • 1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 0 ÍNDICE Página INTRODUCCIÓN 02 1. OBJETIVOS DEL MANUAL 03 1.1 OBJETIVO GENERAL 1.2 OBJETIVO ESPECIFICO 2. MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS 04 2.1 MISIÓN 2.2 VISIÓN 3. ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS 05 4. AUDITORIA INTERNA 06 4.1 MISIÓN 4.2 VISIÓN 5. FUNCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA 07 6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 08 7. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 10 DIRECCION 7.1 DIRECTOR 12 7.2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL DIRECTOR 15 7.3 SUBDIRECTOR 17 7.4 ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL SUBDIRECTOR 20 UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS 7.5 JEFE UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS 23 7.6 ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 27 7.7 AUXILIAR DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 31
  • 2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 1 7.8 ENCARGADO DE COMPRAS 33 7.9 ENCARGADO DE ALMACÉN DE SUMINISTROS 7.10 ENCARGADO DE INVENTARIO 37 7.11 ENCARGADO DE INFORMÁTICA 40 7.12 ENCARGADO DE INFORMACIÓN Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 43 7.13 ENCARGADO DE ARCHIVO 45 7.14 MENSAJERO 48 7.15 CONDUCTOR DE VEHÍCULO 50 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍAS FINANCIERAS 7.16 JEFE DE DEPARTAMENTO 53 7.17 SECRETARIA 56 7.18 JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORÍAS FINANCIERAS 58 7.19 AUDITOR INTERNO 61 7.20 JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORÍAS ESPECIALES 64 7.21 AUDITOR INTERNO 67 DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVOS Y DE PROCESOS 7.22 JEFE DE DEPARTAMENTO 71 7.23 SECRETARIA 74 7.24 JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS 76 7.25 AUDITOR INTERNO 79 7.26 JEFE DE SECCIÓN DE AUDITORIAS DE GESTIÓN 83 7.27 AUDITOR INTERNO 86 8. NÓMINA DE PUESTOS 89
  • 3. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 2 INTRODUCCION En cumplimiento a lo establecido en el Artículo 77, del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo No. 394-2008, se presenta el Manual de Organización y Funciones de la Auditoría Interna, que contiene la organización y funciones de la dependencia; así como, la descripción de funciones y requisitos del puesto de los funcionarios y empleados, con el objeto de suministrar un instrumento de consulta y orientación para el desarrollo de las actividades. En tal sentido, en el desarrollo del Manual se tomó en consideración la visión y misión de la dependencia, sus objetivos, marco jurídico, estructura organizacional y descripción de puestos. Este Manual debe contribuir de manera sustantiva, a mejorar los procesos de gestión de la institución, a través de su contribución en aspectos como los que se mencionan a continuación: 1. Determinar las funciones y estructura organizacional de la dependencia, para cumplir eficientemente con las atribuciones que le competen; 2. Establecer las atribuciones, grado de autoridad y responsabilidad de los puestos de trabajo; 3. Determinar los requisitos de calificación, cualidades y habilidades personales, técnicas y profesionales para cada puesto de trabajo; 4. Proporcionar las bases para el establecimiento y desarrollo de un sistema de salarios; 5. Reclutar y seleccionar al personal idóneo para la dependencia, en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio; 6. Fomentar la formación, capacitación y adiestramiento para cumplir con el perfil del personal de esta dependencia; 7. Propiciar la productividad del personal y su respectivo puesto de trabajo, para alcanzar la eficacia y eficiencia en los resultados de los trabajos asignados; 8. Proporcionar las bases para la evaluación del funcionamiento y desempeño del quehacer de la dependencia; así como, los diversos puestos de trabajo; y, 9. Contar con un instrumento técnico y legal, de uso y aplicación obligatoria para los funcionarios y empleados de esta dependencia. El Manual de Organización y Funciones se desarrolla a partir del puesto oficial de las distintas áreas que conforman la estructura organizacional, identificando adicionalmente al puesto funcional, las actividades que deben realizarse, conocimientos y experiencia requeridos para cada puesto, con el propósito que una persona pueda desarrollar las funciones del puesto de trabajo con eficacia y eficiencia; sumando sus conocimientos, cualidades, y destrezas al equipo de trabajo que integra la Institución. En la medida que se contribuya a mantener una estructura organizacional adecuada y se cumplan con los requisitos contenidos en la descripción de las funciones y puestos correspondientes, este Manual facilitará la misión y visión de la Auditoría Interna, obteniendo resultados concretos del servicio prestado, tanto a entidades del Sector Público, como al país en general.
  • 4. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 3 1. OBJETIVOS DEL MANUAL GENERAL Poner a disposición de los funcionarios y empleados de la Auditoría Interna, una descripción ordenada y sistemática de las funciones, responsabilidades y requisitos de calificación y destrezas del personal de acuerdo a las especificidades del trabajo a realizar en cada actividad; complementarias a las establecidas en el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. ESPECÍFICOS 1. Disponer de un compendio que reúna la estructura organizacional y funciones; así como, descripción de funciones de cada puesto de trabajo de esta dependencia, que permita su conocimiento, comprensión y aplicación; 2. Proveer al personal de auditoría, de un instrumento técnico que utilice como guía en la ejecución de sus labores, coadyuvando con ello a establecer condiciones uniformes de administración, comportamiento laboral, entendimiento operativo y de adecuación funcional de conformidad con las leyes vigentes; 3. Que este Manual se aplique bajo criterios técnicos, legales, prácticos y estandarizados para que los funcionarios y empleados de esta dependencia, ejecuten sus actividades en cumplimiento con lo que se establece en el mismo, y las desarrollen con eficacia y eficiencia; 4. Uniformar en un sólo documento las funciones que deben desarrollar los funcionarios y empleados, identificando las vinculaciones entre los diferentes departamentos y unidad, para facilitar la coordinación y evitar las posibles duplicaciones; 5. Que se cumpla con la misión, visión y funciones de la dependencia; así como, las atribuciones y requisitos que requiera el puesto correspondiente; 6. Apoyar la inducción de personal contratado para que tenga información exacta y clara de sus atribuciones y desarrollo de las actividades que debe realizar; 7. Sentar las bases para una evaluación de desempeño en cumplimiento de lo descrito en el Manual para cada puesto; y, 8. Presentar un documento práctico de consulta, para las personas que necesiten tener conocimiento sobre la organización y funciones de la dependencia y atribuciones de cada puesto.
  • 5. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 4 2. MISIÓN Y VISIÓN DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS 2.1 MISIÓN Generar y administrar los recursos financieros y patrimoniales del Estado, de manera eficaz, equitativa y transparente, para alcanzar el bien común. 2.2 VISIÓN Ser ejemplo de administración y gestión pública, que por sus resultados, impacta positivamente en el desarrollo de Guatemala.
  • 6. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 5 3. ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS
  • 7. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 6 4. AUDITORIA INTERNA 4.1 MISIÓN Asesorar a las Autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas y sus dependencias, evaluando el control interno y verificando que las actividades, registros y operaciones, se ajusten a las disposiciones legales y reglamentarias internas y externas, mediante la realización de auditorías financieras, administrativas, especiales, de gestión y otras específicas, con base en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; presentando el correspondiente informe que debe contener hallazgos, recomendaciones y comentarios. 4.2 VISIÓN Ser el ente que preste apoyo a las Autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas y sus dependencias, mediante la evaluación permanente del control interno, que permita evidenciar que la información financiera y administrativa, se realiza con eficacia, eficiencia, economía y transparencia.
  • 8. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 7 5. FUNCIONES DE AUDITORÍA INTERNA La Auditoría Interna es la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas, responsable de verificar y analizar permanentemente los registros contables y financieros que realizan las dependencias del Ministerio, con el propósito de promover un proceso transparente y efectivo de rendición de cuentas de la administración de los recursos. FUNCIONES De conformidad con lo establecido en el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, son funciones generales de Auditoría Interna, las siguientes: 1. Realizar periódicamente, auditorías financieras, administrativas, especiales y de gestión en las distintas dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, de conformidad con los planes de trabajo del Ministerio y otras específicas que requiera el Despacho Ministerial, con el fin de fortalecer el desempeño de las funciones que se desarrollan; 2. Elaborar el plan anual de trabajo, estipulando tiempos y prioridades, de conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa emitidas por la Contraloría General de Cuentas, previendo la ejecución de auditorías especiales ordenadas por el Despacho Ministerial; 3. Elaborar programas de trabajo para evaluar los procedimientos de control interno, de conformidad con las funciones de cada dependencia del Ministerio, con el fin de obtener resultados eficientes; 4. Realizar las actividades con estricto apego a las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa, leyes, acuerdos y normas que rijan la organización y actividad de cada dependencia del Ministerio, así como las de ejecución del gasto público; 5. Prestar apoyo a las diferentes dependencias del Ministerio, relacionado con intervenciones, tales como: entrega y recepción de cargos de funcionarios públicos y otros que lo ameriten; impresión de formularios que conlleven recepción de fondos y otros con características especiales, todas a solicitud de dichas dependencias y visto bueno del Despacho Ministerial; 6. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas, que afectan los intereses del Estado; 7. Practicar auditorías a los Fideicomisos, Deuda Pública, Préstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a cargo del Tesoro, de conformidad con el Plan Anual de Auditoría;
  • 9. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 8 8. Realizar auditorías oportunas de Control Interno, con el objetivo de fortalecerlo, recomendando la implementación de nuevos sistemas, de conformidad con las necesidades y avances tecnológicos; 9. Presentar informes al Despacho Ministerial con respecto a los hallazgos determinados en las dependencias auditadas, formulando las recomendaciones respectivas; 10. Evaluar el proceso productivo, practicar auditorías a la producción y existencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; así como, participar en la destrucción de las mismas que se encuentren fenecidas, según mandato para la Exdirección de Inspecciones Fiscales, establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92; 11. Desarrollar las funciones que la Contraloría General de Cuentas establezca para las unidades de Auditoría Interna de las entidades públicas; y, 12. Desarrollar otras funciones que le asigne la Ley y el Despacho Ministerial. 6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Para el cumplimiento de sus atribuciones, la Auditoría Interna se estructura de la manera siguiente: 1. Dirección 2. Subdirección 3. Unidad de Servicios Administrativos Internos 4. Departamento de Auditorías Financieras 5. Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos
  • 10. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 9 MMIINNIISSTTEERRIIOO DDEE FFIINNAANNZZAASS PPÚÚBBLLIICCAASS AAUUDDIITTOORRIIAA IINNTTEERRNNAA DESPACHO MINISTERIAL AUDITORIA INTERNA DIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS FINANCIERAS DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS Y DE PROCESOS Sección de Auditorías Especiales Sección de Auditorías Financieras Sección de Auditorías Administrativas Sección de Auditorías de Gestión
  • 11. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 10 7. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
  • 12. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 11 DIRECCIÓN
  • 13. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 12 7.1 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Director Técnico II Nombre Funcional del Puesto: Director de Auditoría Interna Ubicación Administrativa: Dirección Jefe Inmediato Superior: Ministro de Finanzas Públicas Subalternos: Subdirector Secretaria de Dirección Jefes Departamento de Auditorías Jefes Sección de Auditorías Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Personal que conforma la Auditoría Interna FUNCIONES El Director es el funcionario superior de la dependencia y responsable ante el Despacho Ministerial de la administración de la misma. Sus funciones son las siguientes: 1. Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de Auditoría Interna; 2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría, Plan Operativo Anual, Memoria Anual de Labores, Informes de Auditoría y otras actividades; 3. Elevar a consideración del Despacho Ministerial para su aprobación, el Plan Anual de Auditoría; 4. Dar seguimiento y control a la ejecución y cumplimiento del Plan Anual de Auditoría y Plan Operativo Anual, conjuntamente con el Subdirector; 5. Presentar al Despacho Ministerial para su aprobación, el presupuesto anual de gastos, para la realización de sus actividades durante el siguiente año fiscal; 6. Promover un proceso transparente y efectivo de rendición de cuentas sobre el uso y administración de los recursos de las dependencias del Ministerio; 7. Promover la observancia de la legislación, normas y políticas a las que esté sujeto el Ministerio; así como el cumplimiento de sus objetivos, metas y presupuesto aprobado; 8. Autorizar las comisiones y aprobar los nombramientos de auditoría; 9. Informar a la dependencia auditada, los resultados de las auditorías practicadas;
  • 14. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 13 10. Informar al Despacho Ministerial, los hallazgos determinados en las dependencias auditadas, las recomendaciones correspondientes y su implementación; 11. Resolver las consultas que en materia de su competencia, le formule el personal de Auditoría Interna y dependencias de este Ministerio; 12. Mantener comunicación y coordinación con el Despacho Ministerial y con la Contraloría General de Cuentas, en asuntos relacionados con su competencia; 13. Aprobar los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia de Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a la consideración del Despacho Ministerial para su aprobación; 14. Promover y aprobar la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de Auditoría Interna; 15. Autorizar documentalmente los Comprobantes Únicos de Registro de Pago. 16. Velar y fomentar la capacitación y profesionalización del recurso humano de Auditoría Interna; 17. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, para garantizar el funcionamiento eficiente de Auditoría Interna; 18. Desarrollar las funciones que la Contraloría General de Cuentas establezca para las Unidades de Auditoría Interna de las entidades públicas; y, 19. Realizar otras tareas asignadas por el Despacho Ministerial. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Un año de experiencia como Subdirector Técnico II o Asesor Profesional Especializado IV. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo.
  • 15. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 14 • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Liderazgo. • Don de mando. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 16. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 15 7.2 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asistente Profesional IV Nombre Funcional del Puesto: Asistente Administrativo del Despacho de Auditoría Interna Ubicación Administrativa: Dirección Jefe Inmediato Superior: Director de Auditoría Interna Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es la responsable de brindar apoyo secretarial al Director de Auditoría Interna, en preparación de la agenda diaria, coordinación de reuniones de trabajo y otras actividades concernientes al puesto. Sus funciones son las siguientes: 1. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia de la Dirección; 2. Coordinar las reuniones de trabajo que realice el Director de Auditoría Interna; 3. Elaborar diariamente la agenda de trabajo; 4. Redactar y elaborar oficios, providencias, memorandos, circulares y otros documentos que sean requeridos; 5. Archivar la documentación que se genera en el Despacho del Director; 6. Llevar registro y control del archivo permanente de la Auditoría Interna; 7. Tomar dictados taquigráficos para la elaboración de la correspondencia y otros documentos relacionados; 8. Actualizar el directorio de los funcionarios del Despacho Ministerial, dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, de los Ministerios y Secretarías de Estado; 9. Atender al público en general que requiera información; 10. Requerir, controlar y entregar materiales y útiles de oficina al Director; 11. Realizar otras actividades secretariales que le sean asignadas; 12. Atender al Subdirector de Auditoría Interna, en ausencia de su Asistente Administrativo;
  • 17. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 16 13. Leer y revisar el Diario de Centro América, recopilando información relacionada con publicaciones legales; 14. Atender y efectuar llamadas telefónicas para el Despacho del Director; y, 15. Asistir a reuniones y sesiones de trabajo para tomar notas taquigráficas y hacer las correspondientes transcripciones. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Secretaria Bilingüe. • Acreditar el séptimo semestre de la Carrera de Administración de Empresas o carreras afines. • Dos años de experiencia como Asistente Profesional II o puestos similares. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Discreción en el desempeño de sus funciones. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para redactar. • Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Honesta, accesible y honrada. • Ordenada y disciplinada. • Entre otras.
  • 18. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 17 7.3 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Subdirector Técnico II Nombre Funcional del Puesto: Subdirector de Auditoría Interna Ubicación Administrativa: Dirección Jefe Inmediato Superior: Director de Auditoría Interna Subalternos: Secretaria de Subdirección Jefes Departamento de Auditorías Jefes Sección de Auditorías Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Personal que conforma la Auditoría Interna FUNCIONES El Subdirector sustituye al Director en caso de ausencia temporal, ocupa la jerarquía inmediata inferior a la del Director, por lo que debe apoyarlo en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. Coordinar con los Jefes de Departamento la elaboración del Plan Anual de Auditoría y con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el Plan Operativo Anual y elevarlos a consideración del Director; 2. Elaborar la Memoria Anual de Labores con base en los Informes de Auditoría, intervenciones y otras actividades, presentados por los Departamentos de Auditoría y Unidad de Servicios Administrativos Internos, y elevarla a consideración del Director; 3. Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, la elaboración del presupuesto anual de gastos, para la realización de las actividades de la Auditoría durante el siguiente año fiscal; 4. Dar seguimiento y control a la ejecución y cumplimiento del Plan Anual de Auditoría y Plan Operativo Anual, conjuntamente con el Director; 5. Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de Auditoría y otras intervenciones, considerando los criterios de importancia relativa, revisión selectiva, administración del riesgo, relación costo- beneficio y estándares técnicos desarrollados; 6. Coordinar las Auditorías Internas en las diferentes dependencias del Ministerio, tomando en consideración las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa;
  • 19. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 18 así como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar el uso adecuado de los recursos y su administración; 7. Verificar selectivamente la documentación y papeles de trabajo que respalde los Informes de Auditoría; 8. Mantener el registro y control de la ejecución de las auditorías practicadas, para información oportuna a las autoridades competentes que la soliciten; 9. Velar y fomentar conjuntamente con el Director por la capacitación y profesionalización del recurso humano de la Auditoría Interna; 10. Velar que el personal cumpla debidamente sus obligaciones, a través del Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; 11. Velar porque los Auditores Internos observen el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 12. Asistir en representación del Director, a comisiones y actividades que se le deleguen; 13. Autorizar documentalmente los Comprobantes Únicos de Registro de Pago, por delegación del Director. 14. Elaborar Informes Gerenciales de Auditoría Interna; 15. Coordinar con los Jefes de Departamento, la elaboración de los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia de Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideración del Director, para su aprobación; 16. Promover y coordinar con los Jefes de Departamento y de Unidad, la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de Auditoría Interna; 17. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, para garantizar el funcionamiento eficiente de Auditoría Interna; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director.
  • 20. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 19 PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado IV. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Liderazgo. • Don de mando. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 21. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 20 7.4 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asistente Profesional II Nombre Funcional del Puesto: Asistente Administrativo del Despacho de la Subdirección Ubicación Administrativa: Dirección Inmediato Superior: Subdirector de Auditoría Interna Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es la responsable de brindar apoyo secretarial al Subdirector de Auditoría Interna, en preparación de la agenda diaria, coordinación de reuniones de trabajo y otras actividades concernientes al puesto. Sus funciones son las siguientes: 1. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia de la Subdirección; 2. Coordinar las reuniones de trabajo que realice el Subdirector de Auditoría Interna; 3. Elaborar diariamente la agenda de trabajo; 4. Redactar y elaborar oficios, providencias, memorandos, circulares y otros documentos que sean requeridos; 5. Archivar la documentación que se genera en el Despacho del subdirector; 6. Apoyar a la Asistente Administrativo de la Dirección, para llevar el registro y control del archivo permanente de la Auditoría Interna; 7. Tomar dictados taquigráficos para la elaboración de la correspondencia y otros documentos relacionados; 8. Actualizar el directorio de los funcionarios del Despacho Ministerial, dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, de los Ministerios y Secretarías de Estado; 9. Atender al público en general que requiera información; 10. Requerir, controlar y entregar materiales y útiles de oficina al subdirector; 11. Realizar otras actividades secretariales que le sean asignadas; 12. Atender al Director de Auditoría Interna, en ausencia de su Asistente Administrativo;
  • 22. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 21 13. Leer y revisar el Diario de Centro América, recopilando información relacionada con publicaciones legales; 14. Atender y efectuar llamadas telefónicas para el Despacho del subdirector; y, 15. Asistir a reuniones y sesiones de trabajo para tomar notas taquigráficas y hacer las correspondientes transcripciones. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Secretaria Bilingüe. • Acreditar el quinto semestre de la Carrera de Administración de Empresas o carreras afines. • Dos años de experiencia como Secretaria Ejecutiva IV o puestos similares. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Discreción en el desempeño de sus funciones. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para redactar. • Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Honesta, accesible y honrada. • Ordenada y disciplinada. • Entre otras.
  • 23. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 22 UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS
  • 24. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 23 7.5 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado III Nombre Funcional del Puesto: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Director / Subdirector de Auditoría Interna Subalternos: Personal que conforma la Unidad de Servicios Administrativos Internos FUNCIONES Es el responsable de coordinar las actividades logísticas de los Despachos de Dirección y Subdirección, Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditoría Interna; así como las funciones que desempeña el personal a su cargo, relacionadas con la ejecución presupuestaria, financiero contables, compras, suministros, mantenimiento de equipo, entre otras; velando por el máximo aprovechamiento de los recursos asignados a la Auditoría Interna. Sus funciones son las siguientes: 1. Elaborar el anteproyecto del presupuesto de egresos y el Plan Operativo Anual, de la Auditoría Interna; 2. Supervisar las actividades del personal de la Unidad a su cargo; 3. Velar porque los procedimientos y registros contables, financieros, administrativos y computarizados, se realicen en forma eficiente y con apego a las leyes que los rigen; 4. Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones, bienes muebles, equipo de oficina, cómputo y vehículos automotores al servicio de la Auditoria Interna; 5. Ejercer control sobre la correcta ejecución del presupuesto y aplicación de los procesos relacionados a los gastos financieros, compras, contratación de servicios, administración de los Fondos de Caja Chica y Rotativo Interno, de conformidad con la normativa que lo regula y amparados con la documentación respectiva; 6. Coordinar la administración del Fondo Rotativo Interno; 7. Controlar el registro de cheques emitidos a través de conciliaciones bancarias mensuales; 8. Coordinar que los pagos autorizados por el Director, se realicen oportunamente y cumpliendo los requisitos legales;
  • 25. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 24 9. Velar porque exista un adecuado registro de entrada, trámite y salida de la correspondencia y expedientes a cargo de la Auditoría Interna; 10. Velar porque en la Auditoría Interna, se atiendan únicamente llamadas telefónicas de índole oficial; así como del buen funcionamiento de la planta y los teléfonos internos; 11. Coordinar y supervisar las tareas de mensajería, conductor de vehículos para transportar a los Auditores Internos o personal autorizado para realizar comisiones oficiales; 12. Velar por el uso racional de las máquinas fotocopiadoras y su mantenimiento, implementando para el efecto los controles correspondientes; 13. Supervisar que el Encargado de Informática, asegure el buen funcionamiento, y actualización de programas y vacunas del sistema computarizado al servicio de la Auditoría Interna; 14. Certificar las fotocopias que se reproducen de la documentación oficial resguardada en los archivos de la Auditoría Interna y, otros documentos no oficiales que puedan servir de prueba o evidencia a los Auditores Internos, en la realización de las auditorías que se practican de acuerdo al Plan Anual de Auditorías; 15. Velar por el buen funcionamiento de los sistemas y fortalecimiento de los controles internos, financieros, administrativos, informáticos e implementarlos cuando no existan; 16. Velar porque la Caja Fiscal se elabore correctamente y se presente oportunamente a la Contraloría General de Cuentas; 17. Elaborar cuatrimestralmente la programación presupuestaria de la Auditoría Interna, coordinar y supervisar el proceso de compras y contrataciones autorizadas por la Dirección; 18. Atender y velar para que el personal de contabilidad, atienda y cumpla las instrucciones emanadas de la Dirección Financiera, relacionadas a la ejecución y control del presupuesto; 19. Velar porque se elabore y actualice el inventario de los activos fijos y fungibles, la elaboración de tarjetas de responsabilidad y resguardos por cada empleado de la Auditoría Interna, debiendo presentar anualmente a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado el informe correspondiente;
  • 26. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 25 20. Aprobar y velar porque se ingrese en la Aplicación de Inventarios de Activos Fijos del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB- (Inventario) los registros correspondientes a los Activos Fijos de la Auditoría Interna; 21. Ordenar y supervisar que en forma semestral, se realice el inventario de los activos fijos y bienes fungibles, así como de los CDS que contienen los programas, software, antivirus y licencias; 22. Velar porque el Encargado del Almacén de Suministros, realice inventario en forma mensual de la existencia de útiles de oficina y materiales; así como, que el registro y control de los mismos por medio de tarjeta kardex, se encuentren actualizados, con base a las facturas, Constancias de Ingresos a Almacén y a Inventario y Requisiciones; 23. Ingresar y aprobar dentro del Sistema de Gestión –SIGES- las distintas Órdenes de Compra que se generen para el pago por la adquisición de bienes y/o servicios efectuadas por la Auditoría Interna; 24. Ingresar y aprobar en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, el Comprobante Único de Registro -CUR- con Clase de Registro Comprometido y Devengado (Pago Nómina Mensual de Sueldos, Tiempo Extraordinario, Proveedores, FR03, Reintegros de Sueldos o Devoluciones); 25. Proponer los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de la Unidad; así como normas, procedimientos administrativos y técnicos que sean necesarios para incrementar la eficiencia y elevarlos a consideración del Director o Subdirector; y, 26. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de la Unidad a su cargo; 27. Velar porque el personal de la Unidad a su cargo, observe el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas y Decreto No. 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil y su Reglamento; 28. Dirigir reuniones de trabajo que se llevan a cabo con el personal de la Unidad; así como, la inducción correspondiente; 29. Aplicar las medidas disciplinarias en los caso que proceda, al personal de la Unidad, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna; y, 30. Realizar otras tareas asignadas por el Director o Subdirector, y todas aquellas que a la Unidad de Servicios Administrativos Internos corresponda;
  • 27. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 26 PERFIL DEL PUESTO: a) Educación y Experiencia: • Licenciado en Administración de Empresas o carreras afines, Colegiado activo. • Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. • Conocimientos en Administración Financiera y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Liderazgo. • Don de mando. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 28. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 27 7.6 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado I Nombre Funcional del Puesto: Encargado de Contabilidad y Presupuesto Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios Administrativo Internos Subalternos: Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto FUNCIONES: Es el responsable de planificar, coordinar, dirigir, supervisar y ejecutar las actividades financiero contables de la Auditoria Interna. Sus funciones son las siguientes: 1. Supervisar las actividades que tiene asignadas el Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto, para un mejor desempeño de sus funciones; 2. Realizar la actualización de las Tarjetas de Ejecución Presupuestaria, y del Sistema Computarizado, con relación a las modificaciones presupuestarias, estableciendo para el efecto los saldos reales del Presupuesto asignado a la Auditoría Interna; 3. Llevar el control y registro analítico del Presupuesto, Fondo Rotativo Interno y Caja Chica; 4. Codificar los artículos que vienen detallados en las facturas de las compras realizadas por medio de cheques, de acuerdo al Manual de Clasificaciones Presupuestarias; 5. Elaboración de cheques para pago a proveedores y de las compras autorizadas por el Despacho de la Dirección; 6. Recibir facturas, Constancias de Ingreso a Almacén y a Inventario; 7. Apertura del Fondo Rotativo Interno asignado a la Auditoría Interna, por medio de las Tarjetas de Ejecución Presupuestaria autorizadas por la Contraloría General de Cuentas; 8. Elaboración y presentación ante la Contraloría General de Cuentas de la forma 200-A-3, Caja Fiscal; 9. Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto y Plan Operativo Anual, -POA-; 10. Elaborar la Forma FR03 Documento de Rendición de Fondo Rotativo, para solicitar el reintegro ante la Dirección Financiera;
  • 29. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 28 11. Elaboración de Nóminas y Ordenes de Compra, pago de tiempo extraordinario; 12. Actualizar el archivo de los reintegros recibidos del Fondo Rotativo Interno, así como de los documentos de soporte debidamente foliados de las Cajas Fiscales; 13. Programar y coordinar con el Encargado de Almacén y Suministros y el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, las distintas compras autorizadas por los Despachos de la Dirección y Subdirección de Auditoría Interna; 14. Elaborar listado de retenciones del Impuesto Sobre la Renta (I.S.R.) de los trabajadores de la Auditoría Interna afectos, para remitirlos al Departamento de Nóminas y Salarios de la Dirección de Recursos Humanos; 15. Liquidar el Fondo Rotativo Interno, ante la Dirección Financiera y cierre de las Tarjetas de Ejecución Presupuestaria; 16. Participar en las reuniones que promueven las Direcciones de este Ministerio, en relación a normas y lineamientos para la Ejecución Presupuestaria; 17. Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el pago de la habilitación de libros, hojas movibles, tarjetas Kardex, Tarjetas de responsabilidad, de Activos Fijos, Tarjetas de Control Presupuestario, ante la Contraloría General de Cuentas; 18. Proporcionar a los proveedores, el Comprobante de Retención del Impuesto Sobre la Renta por los servicios prestados a la Auditoría Interna, los cuales son generados en el Sistema de Gestión –SIGES-; (RETEN IVA-SAT); 19. Elaborar transferencias dentro del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y gestionarlas ante la Dirección Financiera, para su respectiva aprobación; 20. Colaborar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, en la práctica del Inventario de Activos Fijos, Fungibles y Suministros de Almacén; 21. Rendir informes sobre la Ejecución Presupuestaria (Programación Financiera Indicativa Anual, Cuatrimestral, Mensual y Cuota no Devengada), a la Dirección Financiera; 22. Previa autorización del Director o Subdirector, realizar los trámites necesarios para incrementos, transferencias y creaciones de renglones presupuestarios, dentro del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-; 23. Solicitar ante El Crédito Hipotecario Nacional, la chequera para el manejo de la cuenta monetaria de la Auditoría Interna; 24. Emitir cheques para la reposición del Fondo de Caja Chica;
  • 30. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 29 25. Ordenar y distribuir los documentos de soporte, según renglón de gastos para la elaboración del listado para reintegro del Fondo Rotativo, previo a la solicitud de reintegro; 26. Elaborar oficios para el acreditamiento en cuentas bancarias personales, de los empleados de la Auditoría Interna, para el pago de tiempo extraordinario; 27. Elaborar en forma mensual, la Ejecución de la Producción de Bienes y Servicios y presentarla ante la Dirección Financiera; 28. Elaborar y solicitar Comprobante Único de Registro –CUR- con Clase de Registro Comprometido y/o Devengado; así mismo, generar reportes para la obtención de las firmas respectivas; 29. Generar y aprobar el Comprobante Único de Registro –CUR- con Clase de Registro Comprometido y Devengado (Pago Nómina Mensual de Sueldos, Tiempo Extraordinario, Proveedores, FR03, Reintegros de Sueldos o Devoluciones); 30. Elaborar otros informes requeridos por la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas; 31. Archivar ordenadamente la correspondencia que ingresa y egresa a la Sección de Contabilidad y Presupuesto; 32. Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección; PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditoría, Colegiado activo. • Tres años de experiencia en puestos similares. • Conocimientos en el área de Presupuesto, Administración Financiera, Sistema Integrado de Administración Financiera -SIAF-, Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, Sistema de Gestión -SIGES-, GUATECOMPRAS y Contabilidad Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Capacidad de análisis. • Iniciativa.
  • 31. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 30 • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 32. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 31 7.7 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional I Nombre Funcional del Puesto: Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Jefe de Contabilidad y Presupuesto Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de apoyar en el desarrollo de actividades relativas a la práctica presupuestaria, financiera y contable de la Auditoría Interna. Sus funciones son las siguientes: 1. Llevar en forma eficiente el control y registro del Fondo de Caja Chica; 2. Efectuar pagos por medio del Fondo de Caja Chica, de los compromisos de la Auditoría Interna; 3. Registrar en el Libro Auxiliar, las facturas pagadas con cargo al Fondo de Caja Chica; 4. Dar seguimiento al trámite de las órdenes de compra, fondo rotativo, tiempo extraordinario y transferencias en la Dirección Financiera; 5. Archivar ordenadamente copia de las órdenes de compra a proveedores, otras remuneraciones por tiempo extraordinario al personal y Listados de (FR-03) cuyo trámite ha sido concluido; 6. Apoyar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto y plan operativo anual -P.O.A.; 7. Listar los comprobantes de gastos pagados con cargo al Fondo de Caja Chica y, solicitar al Contador el reintegro correspondiente; 8. Apoyar en la liquidación del Fondo Rotativo Interno ante la Dirección Financiera y cierre de tarjetas presupuestarias; 9. Apoyar en la apertura del Fondo Rotativo Interno, asignado a la Auditoría Interna, por medio de las tarjetas presupuestarias autorizadas por la Contraloría General de Cuentas; 10. Mantener actualizado el archivo de los listados de los reintegros del Fondo de Caja Chica;
  • 33. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 32 11. Codificar los artículos que vienen detallados en las facturas por compras realizadas por medio del Fondo de Caja Chica, de acuerdo al Manual de Clasificación Presupuestaria; 12. Participar en las reuniones que promuevan las autoridades de este Ministerio en relación a normas y lineamientos para la ejecución presupuestaria; 13. Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el pago en concepto de habilitación de libros y hojas movibles, tarjetas kardex, tarjetas de responsabilidad de activos fijos, tarjetas de ejecución presupuestaria de la Auditoría Interna ante la Contraloría General de Cuentas; 14. Apoyar al Jefe de Contabilidad y Presupuesto en la elaboración de formularios de retenciones del Impuesto Sobre la Renta, por los servicios prestados a la Auditoría Interna; 15. Realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas registradas en El Crédito Hipotecario Nacional; y, 16. Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Quinto semestre de la Licenciatura de Contador Público y Auditor. • Perito Contador. • Un año de experiencia como Técnico Profesional III en la especialidad que el puesto requiera. • Conocimientos en el Área de Presupuesto, Administración Financiera, Sistema Integrado de Administración Financiera -SIAF-, Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN WEB-, Sistema de Gestión -SIGES-, GUATECOMPRAS y Contabilidad Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 34. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 33 7.8 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional III Nombre Funcional del Puesto: Encargado de Compras Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de realizar actividades relacionadas con la atención de todos los requerimientos de compras autorizados por el Despacho de la Dirección y Subdirección de la Auditoría Interna. Sus funciones son las siguientes 1. Revisar, clasificar y programar las compras autorizadas en la Forma SCMCS/MFP/005 Solicitud de Compra de Materiales, Suministros y/o Contratación de Servicios, autorizadas por los Despachos de la Dirección y Subdirección de la Auditoría Interna; 2. Presentar a la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el sumario de cotizaciones de las empresas participantes en el evento, cuando la compra sea mayor de Q. 500.00. Cuando el costo del producto o servicio a adquirir sea menor a dicha cantidad, la compra será directa; 3. En compras directas, solicitara el efectivo al Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto, a quien le firmara el vale correspondiente, el cual liquidara en el plazo establecido, presentando la factura correspondiente; así mismo, realizará el mismo procedimiento con el Jefe de Contabilidad y Presupuesto, cuando la compra se efectué por medio de cheque; 4. Efectuada la compra, trasladará fotocopia de la factura juntamente con el bien o suministro, al Encargado de Almacén de Suministros para el ingreso respectivo; 5. Cuando la adquisición sea un Activo Fijo o un Bien Fungible, deberá de informar al Encargado de Inventario para que se proceda a la asignación del número de inventario correspondiente; 6. En los casos que el costo del bien o servicio a adquirir exceda la cantidad de Q. 3,000.00, procederá a realizar la Orden de Compra correspondiente, dentro del Sistema de Gestión, -SIGES-; y,
  • 35. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 34 7. Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Séptimo semestre aprobado o su equivalente en cursos de una carrera universitaria en el campo de la Administración; • Acreditar un año de experiencia como Técnico Profesional III; • Acreditar cuatro años de experiencia en labores de programación y análisis de sistemas que incluya un año de supervisión de personal; • Sólidos conocimientos en el Área de Presupuesto, Administración Financiera, Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF-, Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- , Sistema de Gestión –SIGES-, GUATECOMRPAS y Contabilidad Gubernamental; y • Dos años de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 36. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 35 7.9 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional III Nombre Funcional del Puesto: Encargado de Almacén de Suministros Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de realizar tareas o actividades relacionadas con la administración, registro y control de los suministros, mobiliario de oficina y equipo de cómputo que adquiera la Auditoría Interna. Sus funciones son las siguientes 1. Recibir los suministros, verificando las especificaciones de los mismos con base a las facturas y requerimientos, así como almacenarlos adecuadamente; 2. Elaborar la Forma 1-H Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario y recabar las firmas respectivas; 3. Registrar en las tarjetas de control de existencias (Kardex), la adquisición de los suministros, mobiliario y equipo, realizando para el efecto una tarjeta por cada producto; 4. Revisar tarjetas Kardex, para establecer saldos de existencias físicas y determinar necesidades de compra; 5. Archivar facturas, requisiciones, formularios de ingreso a almacén y tarjetas kardex, para mantener en orden dichos documentos; 6. Efectuar limpieza a los suministros existentes en el almacén; 7. Mantener actualizado el control y registro de los suministros existentes en el almacén, tanto en tarjetas Kardex como del Sistema Computarizado; 8. Verificar el estado de las estanterías donde se ubican los suministros, para la seguridad y preservación de los mismos, procurando su buen estado y funcionamiento; 9. Practicar inventario físico a los suministros existentes en el almacén, en coordinación con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos;
  • 37. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 36 10. Atender el despacho de las requisiciones de suministros presentadas por el personal de la Auditoría Interna, previa autorización del Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos; 11. Registrar en las tarjetas de control de existencias, los descargos de los materiales y suministros despachados; 12. Solicitar la compra de suministros para mantener niveles de existencia adecuados en el almacén, en coordinación con los Jefes de Contabilidad y Presupuesto y de la Unidad de Servicios Administrativos Internos; 13. Coordinar con el Encargado de Inventario, la grabación del código correlativo del control de Activos Fijos y Bienes Fungibles que ingresan a Almacén; 14. Participar en reuniones de trabajo con personal de otras dependencias, para unificar criterios, tendentes a implantar mejores controles de existencias de materiales y suministros; y, 15. Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección. PERFIL DEL PUESTO: a) Educación y Experiencia: • Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al sexto semestre de la carrera de Contaduría Pública y Auditoria. • Un año de experiencia como Asistente Profesional II o Jefe Técnico Profesional II, en la especialidad que el puesto requiera. • Sólidos conocimientos en el manejo y registro de suministros. • Dos años de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto. • Acreditar cursos de capacitación y adiestramiento en aspectos contables y control de suministros. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 38. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 37 7.10 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional III Nombre Funcional del Puesto: Encargado de Inventario Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de realizar actividades relacionadas con la administración, registro y control de los Activos Fijos y Fungibles de la Auditoría Interna. Sus funciones son las siguientes 1. Revisar físicamente los activos fijos y fungibles, asignados al personal de la Auditoría Interna; 2. Mantener actualizados los libros generales de inventario de Activos Fijos y Bienes Fungibles; 3. Mantener actualizadas las tarjetas de responsabilidad y resguardos de cada uno de los colaboradores de la Auditoría Interna; 4. Presentar anualmente el informe de Activos Fijos a las Direcciones de Bienes del Estado y Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas; 5. Practicar semestralmente inventario físico, de todos los bienes al servicio de la Auditoría Interna; 6. Revisar la codificación de los Activos Fijos y Fungibles de la Auditoría Interna, con el fin de mantenerla visible, para su fácil localización; 7. Realizar las alzas y bajas en el libro auxiliar de los Activos Fijos y reportarlas a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas; 8. Atender los cargos y descargos de los Activos Fijos que solicitan los colaboradores de la Auditoría Interna; 9. Coordinar con el Encargado de Almacén de Suministros, la asignación del ó los números de inventario que le corresponden a los Activos Fijos, previo a que el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, autorice el despacho en el formulario de Requisición de Utiles de Oficina y Suministros;
  • 39. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 38 10. Coordinar con el Encargado de Informática los cargos y descargos del equipo de cómputo; 11. Reportar al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, los Activos Fijos y Fungibles que se encuentran en mal estado, para su pronta reparación, ó si es el caso, gestionar la baja correspondiente; 12. Participar en las actas de entrega, cuando algún colaborador de la Auditoría Interna, se retira del Ministerio de Finanzas Públicas; 13. Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, los movimientos internos de los Activos Fijos y Fungibles, para mejorar su ubicación; 14. Realizar gestiones inherentes al cargo ante la Contraloría General de Cuentas; 15. Extender finiquitos, cuando los colaboradores de la Auditoría Interna, se retiren del Ministerio de Finanzas Públicas; 16. Asistir a las reuniones de trabajo programadas por las Direcciones: de Contabilidad del Estado, Financiera, Bienes del Estado y Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF); 17. Mantener debidamente archivados todos los documentos que se formularon en las gestiones de alzas, bajas y adquisición de los Activos Fijos al servicio de la Auditoría Interna; 18. Resguardar y controlar el equipo de cómputo que se encuentra en bodega; 19. Mantener control cruzado con el Encargado de Informática, sobre el equipo de cómputo; 20. Resguardar físicamente y controlar las licencias originales de software; 21. Realizar inventario físico del equipo de cómputo en coordinación con el Encargado de Informática; 22. Mantener actualizadas las leyes que se relacionan con la administración de Activos Fijos; 23. Previo a que el Sistema de Inventario en el SICOIN-WEB, proporcione el número de inventario, este se le asignará al resguardo de los colaboradores de la Auditoría Interna, y luego se marcará en los Activos Fijos asignados; y, 24. Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección.
  • 40. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 39 PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Poseer el séptimo ciclo aprobado o su equivalente en cursos de una carrera universitaria en el campo de la Administración; • Acreditar un año de experiencia como Técnico Profesional III; • Acreditar cuatro años de experiencia en labores de programación y análisis de sistemas que incluya un año de supervisión de personal; • Sólidos conocimientos en el Área de Presupuesto, Administración Financiera, Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF-, Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- , Sistema de Gestión –SIGES- y Contabilidad Gubernamental; y • Dos años de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 41. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 40 7.11 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Jefe Técnico Profesional en Informática Nombre Funcional del Puesto: Encargado de Informática Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de brindar asesoría y apoyo al personal de la Auditoria Interna, sobre la utilización de Sistemas Informáticos. Sus funciones son las siguientes 1. Brindar soporte a los usuarios del Sistema Informático, en cuanto a instalación, configuración y mantenimiento del software instalado en el equipo al servicio de la Auditoría Interna; 2. Asesorar al personal en aspectos relacionados al uso del software y hardware; 3. Supervisar el uso y manejo del equipo de cómputo; 4. Dar mantenimiento preventivo al equipo de cómputo de la Auditoría Interna; 5. Realizar copias de seguridad (BACKUP) de las bases de datos instaladas; 6. Instalar antivirus al equipo de cómputo que resulta con daños; 7. Diagnóstico, reparación o reemplazo del equipo de cómputo dañado; 8. Mantener actualizadas las bases de datos de control de equipo de cómputo; 9. Apoyar a los Departamentos de Auditorias Financieras y Administrativas y de Procesos de acuerdo al Plan Anual de Auditoría; 10. Elaborar bases de datos para controles administrativos y de auditorías; 11. Participar en juntas de cotización integradas para la compra de equipo de cómputo; Realizar actualizaciones de software instalados en los equipos de cómputo; 12. Coordinar con el Encargado de Inventario los cargos y descargos de equipo de cómputo;
  • 42. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 41 13. Mantener control cruzado con el Encargado de Inventario, sobre el equipo de cómputo; 14. Realizar inventario físico del equipo de cómputo en coordinación con el Encargado de Inventario; 15. Solicitar y coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos la compra de accesorios internos y externos para el equipo de cómputo; 16. Colaborar en el desarrollo de presentaciones, creación de diapositivas y preparación de herramientas de apoyo; 17. Llevar control de usuarios de acceso a las diferentes aplicaciones instaladas en los sistemas: Integrado de Administración Financiera –SIAF-, de Contabilidad Integrada –SICOIN-, de Nóminas, entre otros; 18. Capacitar o instruir al usuario final en la utilización de algunas herramientas informáticas; 19. Analizar, diseñar, elaborar e implementar programas y/o sistemas solicitados; 20. Brindar apoyo a los distintos Departamentos y Secciones que conforman la Auditoría Interna, cuando el servicio lo requiera; y, 21. Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Poseer el séptimo ciclo aprobado o su equivalente en cursos de una carrera universitaria en el campo de la informática o computación; • Acreditar un año de experiencia como Técnico Profesional en Informática IV; • Acreditar cuatro años de experiencia en labores de programación y análisis de sistemas que incluya un año de supervisión de personal; b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas.
  • 43. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 42 • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 44. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 43 7.12 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Técnico III Nombre Funcional del Puesto: Encargado de Información y Recepción de Documentos. Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios Administrativo Internos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de ejecutar tareas que requieren la aplicación de conocimientos técnicos generales en recepción, manejo de documentos, expedientes oficiales y otros documentos que son remitidos a la Auditoria Interna, llevando para el efecto un estricto control de su ingreso, traslado y egreso. Sus Funciones son las siguientes: 1. Brindar atención al público resolviendo consultas relacionadas con documentos y expedientes que se encuentran en trámite o fueron resueltos en la Auditoria Interna; 2. Aceptar los expedientes y documentos oficiales y otros que son remitidos a la Auditoria Interna, sellando de recibido y anotando número de control interno; 3. Registra los expedientes y documentos en el Sistema Computarizado, previo a su traslado para el trámite respectivo, de acuerdo a la naturaleza del asunto identificado en los mismos; 4. Analizar el contenido de los expedientes, documentos y correspondencia remitidos a la Auditoría Interna, para la elaboración de la boleta de traslado interno a los diferentes Departamentos, Secciones y Unidad que corresponda; 5. Archivar la documentación generada por el trámite de los expedientes ingresados a la Auditoría Interna; 6. Numerar y controlar el correlativo de providencias para evacuar documentos y expedientes; asimismo, elaborar los conocimientos en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas, para el traslado de los mismos a otras Dependencias de este Ministerio; 7. Controlar en el Sistema Computarizado y dar seguimiento a oficios, providencias y otros documentos que se elaboran en la Auditoría Interna, remitidos a otras Dependencias, Ministerios, Instituciones, etc;
  • 45. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 44 8. Llevar registro y archivo de informes de auditorías técnicos y gerenciales, emitidos por los Departamentos de Auditorías Financieras y Administrativas y de Procesos; 9. Emitir informes mensuales relacionados con el ingreso y egreso de expedientes y correspondencia; 10. Brindar apoyo a los distintos Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditoría Interna, cuando el servicio lo requiera; 11. Atender la planta telefónica; y, 12. Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Dirección y Subdirección. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Acreditar título o diploma de una carrera de nivel medio. • Seis meses de experiencia como Técnico II, en la especialidad que el puesto requiera. • Un año de experiencia en tareas relacionadas con el manejo de documentación técnica. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 46. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 45 7.13 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Asistente Profesional III Nombre Funcional del Puesto: Encargado de Archivo Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de llevar control y custodia de la documentación oficial que se encuentra archivada y proporcionar información oportuna que requiera el personal de la Auditoría Interna, así como atender solicitudes de otras Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas. Sus funciones son las siguientes: 1. Recopilar, revisar y clasificar las Leyes que son publicadas en el Diario de Centro América; 2. Recibir y archivar la documentación remitida por los Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditoría Interna; 3. Clasificar la documentación que ingresa al archivo de acuerdo al ordenamiento establecido; 4. Llevar el registro y control de la documentación archivada, a efecto de disponer de la misma en el menor tiempo posible, cuando ésta sea solicitada; 5. Elaborar oficios, providencias y reportes para trasladar la información solicitada por los Despachos y Departamentos de la Auditoría Interna; 6. Trasladar documentos para fotocopiar, de acuerdo a los requerimientos de reproducción; 7. Coordinar la encuadernación de los documentos que quedarán archivados para futuras consultas; 8. Revisar y foliar los archivadores, que contienen documentos oficiales que pertenecen a los Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditoría Interna para su consulta; 9. Elaborar y estampar afiches a los archivadores, para identificarlos por la clase de documento que se encuentran clasificados dentro de los mismos;
  • 47. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 46 10. Resguardar y custodiar los documentos oficiales que se encuentran en el Archivo General; 11. Ordenar por Departamento, todos los documentos que ingresan al Archivo General; 12. Permitir la consulta de la recopilación de Leyes al personal de la Auditoría Interna; 13. Mantener en buenas condiciones la higiene en el Archivo General; 14. Mantener en buenas condiciones los documentos que existen en el Archivo General; 15. Llevar estricto control del ingreso y egreso de documentos que se requieren para su consulta; 16. Realizar las gestiones ante el Despacho del Director de Auditoría Interna, a través de la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, para obtener la autorización legal, previo a la destrucción de los documentos vencidos de acuerdo al período establecido en la Ley de la materia; 17. Destruir la documentación oficial vencida o prescrita y entregarla a la Dirección de Servicios Administrativos del Ministerio de Finanzas Públicas; 18. Brindar apoyo a los distintos Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditoría Interna, cuando los mismos lo requieran; y, 19. Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de Dirección y Subdirección. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al sexto semestre de una carrera universitaria afín al puesto. • Seis meses de experiencia como Asistente Profesional II o Jefe Técnico Profesional II, en la especialidad que el puesto requiera; o, • Un año de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. b) Otros Requisitos: • Excelentes relaciones humanas. • Conocimientos de Archivo • Habilidad para trabajar en equipo. • Iniciativa.
  • 48. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 47 • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Conocimientos de Sistemas Computarizados. • Analítico. • Entre otras.
  • 49. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 48 7.14 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Trabajador Operativo IV Nombre Funcional del Puesto: Mensajero Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de ejecutar tareas relativas al traslado de la documentación oficial a Dependencias del Ministerio y otras Instituciones. Sus funciones son las siguientes: 1. Distribuir correspondencia, expedientes y cualquier otro documento oficial, dentro y fuera de la Auditoría Interna; 2. Atender el servicio de reproducción de fotocopias; 3. Recoger los Diarios de Centro América en la Tipografía Nacional y distribuirlos entre los Despachos de Dirección, Subdirección y Departamentos de la Auditoría Interna; 4. Hacer limpieza en el Despacho de la Dirección y Subdirección de Auditoría Interna y de las oficinas en general; 5. Cambiar garrafones de agua pura en los oasis, para el consumo del personal de la Auditoría Interna; 6. Velar por la limpieza de los oasis de agua pura; 7. Lavar y mantener limpios los utensilios empleados en el servicio de café de la Dirección y Subdirección; 8. Dar mantenimiento y cuidado a las plantas ornamentales ubicadas dentro y fuera de la Auditoría Interna; 9. Colaborar en tareas auxiliares de oficina; 10. Rendir informe mensual de la cantidad de fotocopias reproducidas, adjuntando los vales de autorización correspondientes; y, 11. Otras tareas relacionadas con el puesto que le sean encomendadas.
  • 50. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 49 PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Haber aprobado sexto año de educación primaria. • Acreditar tres años de experiencia en labores de mensajería. b) Otros Requisitos: • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 51. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 50 7.15 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Trabajador Operativo IV Nombre Funcional del Puesto: Conductor de Vehículos Ubicación Administrativa: Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Inmediato Superior: Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable del cuidado y mantenimiento de los vehículos automotores al servicio de la Auditoria Interna, los cuales son empleados para el traslado de su personal; así como, la distribución de la documentación oficial a los diferentes Ministerios e Instituciones, entre otros. Sus funciones son las siguientes: 1. Atender las instrucciones directas del Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos; 2. Velar por la limpieza y buen funcionamiento de los vehículos al servicio de la Auditoria Interna; 3. Revisar el funcionamiento, y niveles de lubricantes, etc.; 4. Solicitar combustible para proveer a los vehículos automotores; 5. Efectuar reparaciones sencillas y reportar al Jefe de la Unidad de Servicios administrativos Internos, los desperfectos que requieran atención especial; 6. Reportar al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, cualquier desperfecto mecánico que afecte el buen funcionamiento de los vehículos automotores al servicio de la Auditoría Interna; 7. Controlar el consumo de combustible y lubricantes de los vehículos, llevando registro de los kilómetros recorridos por los mismos, con el fin de darle mantenimiento en el tiempo programado; 8. Transportar personal de la Auditoría Interna, a los lugares en los que se realizan las comisiones oficiales; 9. Transportar personal de la Auditoría Interna a sus residencias, después de laborar jornada extraordinaria;
  • 52. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 51 10. Entregar documentos oficiales y correspondencia a las diferentes Instituciones Estatales o privadas; y, 11. Atender otras comisiones que le sean asignadas por los Despachos de la Dirección y Subdirección de Auditoria Interna. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Acreditar un año de experiencia como Trabajador Operativo III en la especialidad de conductor de vehículos y haber aprobado el sexto año de educación primaria; o haber aprobado el cuarto año de educación primaria y acreditar tres años como conductor de vehículos. • Poseer licencia de conducir profesional. b) Otros Requisitos: • Excelentes relaciones humanas. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. • Discreción en el desempeño de sus funciones. • Entre otras.
  • 53. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 52 DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS FINANCIERAS
  • 54. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 53 7.16 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado IV Nombre Funcional del Puesto: Jefe Departamento de Auditorías Financieras Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Financieras Jefe Inmediato Superior: Director y Subdirector de Auditoría Interna Subalternos: Jefe Sección de Auditorías Financieras Jefe Sección de Auditorías Especiales Secretaria del Departamento Auditores Internos que conforman el Departamento de Auditorías Financieras FUNCIONES Es el responsable de planificar y coordinar las Auditorías Financieras y Especiales de conformidad con el Plan Anual de Auditoría, tomando en consideración las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras disposiciones legales aplicables. Sus funciones son las siguientes: 1. Elaborar el Plan Anual de las Auditorías Financieras y Especiales a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; 2. Supervisar el cumplimiento de las Auditorías Financieras y Especiales, de conformidad con el Plan Anual de Auditorías; 3. Aprobar los Programas de cada Auditoría; 4. Velar y coordinar la realización de las auditorías e intervenciones siguientes: 4.1 Auditorías Financieras en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas; 4.2 Auditorías Especiales, Fondos Especiales (Privativos), Fideicomisos, Deuda Pública, Préstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; 4.3 Intervenciones, tales como: entrega y recepción de cargos de funcionarios públicos y otros que lo ameriten; impresión de formularios que conlleven recepción de fondos y otros con características especiales, a solicitud de las dependencias con el visto bueno del Despacho Ministerial;
  • 55. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 54 4.4 Evaluación del proceso productivo, practicar auditorías a la producción y existencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; así como, participar en la destrucción de las mismas que se encuentren fenecidas, según mandato para la Exdirección de Inspecciones Fiscales, establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92. 5. Coordinar la realización de Auditorías Financieras y Especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; 6. Presentar al Despacho de la Dirección o Subdirección los Informes de las Auditorías ejecutadas, para su aprobación; 7. Establecer y mantener el registro y control de la ejecución de las auditorías practicadas, para información oportuna a las autoridades que las soliciten; 8. Proponer los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideración del Director o Subdirector; 9. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías Financieras y Especiales a cargo del Departamento; 10. Velar que el personal del Departamento cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables; 11. Velar porque los Auditores Internos del Departamento, observen el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 12. Dirigir reuniones de trabajo que se llevan a cabo con el personal del Departamento; 13. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas y Jefes de las Secciones de Auditorías Financieras y Especiales; 14. Revisar Nombramientos, Informes de Auditoría y correspondencia relacionada con el Departamento, y elevarlos al Despacho del Director o Subdirector para su consideración y aprobación; 15. Elaborar informes gerenciales de Auditoría Interna;
  • 56. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 55 16. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, al personal del Departamento, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna; 17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director o Subdirector de Auditoría Interna. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Dos años de experiencia como Asesor Profesional Especializado III. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Liderazgo. • Don de mando. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 57. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 56 7.17 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Secretaria Ejecutiva IV Nombre Funcional del Puesto: Secretaria del Departamento de Auditorías Financieras Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Financieras Jefe Inmediato Superior: Jefe Departamento de Auditorías Financieras Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es la responsable de realizar las labores secretariales, que requieren el dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanografía y manejo de equipo de oficina, técnicas de archivo y redacción de correspondencia. Sus funciones son las siguientes: 1. Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar correspondencia del Departamento; 2. Preparar y llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de carácter oficial; 3. Elaborar nombramiento, redactar y mecanografiar correspondencia de conformidad con las instrucciones recibidas; 4. Tomar dictados taquigráficos para elaborar correspondencia y otros documentos; 5. Leer y revisar el Diario de Centro América, recopilando información sobre leyes, reglamentos y otros, relacionados con el quehacer del Ministerio de Finanzas Públicas; 6. Llevar registro y control correlativo de nombramientos, informes de auditoría, informes gerenciales, providencias, oficios y otra documentación oficial relacionada; 7. Organizar y mantener actualizado el archivo del Departamento; 8. Llenar mecanográficamente formularios impresos; 9. Brindar apoyo secretarial a los Jefes de Sección; 10. Servir de apoyo en actividades secretariales a otros Departamentos, cuando sea requerido; 11. Brindar apoyo secretarial a los Auditores Internos;
  • 58. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 57 12. Realizar otras tareas afines que se le encomienden; 13. Digitar dictámenes, informes, programas de auditoría y otros documentos que se elaboran en el Departamento; 14. Requerir, controlar y entregar materiales y útiles de oficina al personal del Departamento; 15. Atender llamadas telefónicas relacionadas a la actividad del Departamento; y, 16. Otras tareas que le asigne el Jefe de Departamento y Sección. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Secretaria Bilingüe o Comercial. • Dos años de experiencia como Secretario Ejecutivo III o puestos similares. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Discreción en el desempeño de sus funciones • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para redactar. • Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Honesta, accesible y honrada. • Ordenada y disciplinada. • Entre otras.
  • 59. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 58 7.18 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado III Nombre Funcional del Puesto: Jefe Sección de Auditorías Financieras Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Financieras Jefe Inmediato Superior: Jefe Departamento de Auditorías Financieras Subalternos: Auditores Internos que conforman la Sección de Auditorías Financieras FUNCIONES Es el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditorías Financieras de conformidad con el Plan Anual de Auditorías; así como apoyar al Jefe del Departamento, en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. Elaborar en coordinación con el Jefe de Departamento, el Plan Anual de las Auditorías Financieras a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; 2. Revisar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, elaborados por los Auditores Internos, para cada auditoría a realizarse; 3. Coordinar y supervisar la realización de las Auditorías Financieras en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, y velar porque las mismas se efectúen observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como, otras leyes aplicables; 4. Velar porque se audite periódicamente en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, la ejecución presupuestaria, sus registros y operaciones contables; así como, la administración del Fondo Rotativo Interno; 5. Supervisar que en las Auditorías Financieras, se realice lo siguiente: 5.1 Evaluar el control interno de las operaciones financieras, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementación de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 5.2 Efectuar arqueos de Caja Chica e integración del Fondo Rotativo Interno de las dependencias de este Ministerio; 5.3 Verificar conciliaciones bancarias;
  • 60. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 59 5.4 Verificar las compras de materiales, suministros, bienes y contratación de servicios; y, 5.5 Verificar las operaciones de las Cajas Fiscales. 6. Supervisar las Auditorías Financieras en casos especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; 7. Presentar al Jefe del Departamento, los Informes de las Auditorías ejecutadas, para su consideración y elevarlo al Despacho del Director o Subdirector para su aprobación; 8. Proponer en coordinación con el Jefe del Departamento, los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideración del Director o Subdirector; 9. Proponer en coordinación con el Jefe del Departamento, la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías Financieras; 10. Supervisar que el personal de la Sección, cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables; 11. Supervisar que los Auditores Internos de la Sección, observen el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 12. Realizar inducción a los Auditores Internos, sobre las áreas a auditar; 13. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos; 14. Revisar papeles de trabajo y la documentación que respalde los hallazgos establecidos en las auditorías; así como, las actas administrativas e Informes de Auditoría; 15. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias de este Ministerio, Director, Subdirector, Jefe de Departamento y Auditores Internos; 16. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, a los Auditores Internos, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna;
  • 61. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 60 17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; 18. Sustituir al Jefe de Departamento, en caso de ausencia; y, 19. Realizar otras tareas asignadas por el Director, Subdirector y Jefe de Departamento. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Liderazgo. • Don de mando. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 62. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 61 7.19 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado I Nombre Funcional del Puesto: Auditor Interno de la Sección de Auditorías Financieras Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Financieras Jefe Inmediato Superior: Jefe Sección de Auditorías Financieras y Jefe Departamento de Auditorías Financieras Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de la verificación, evaluación y análisis de los registros y operaciones contables y financieras que realizan las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, con el propósito de que los recursos asignados sean administrados con eficacia, eficiencia y economía, asegurando que su utilización esté orientada a alcanzar los objetivos y metas propuestos dentro del marco de políticas institucionales para promover, un proceso transparente y efectivo de rendición de cuentas. Sus funciones son las siguientes: 1. Realizar auditorías financieras en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas y otras actividades que le sean asignadas, mediante nombramiento emitido por el Jefe de Departamento, con el visto bueno del Director o Subdirector; 2. Realizar las auditorías observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar la adecuada administración de los recursos asignados; 3. Elaborar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, de conformidad con las operaciones contables, financieras y legales, acordes a cada auditoría y trasladarlos al Jefe de Sección para su revisión; 4. Realizar en las Auditorías Financieras, lo siguiente: 4.1 Generar de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, de Gestión -SIGES- y GUATECOMPRAS, los reportes que considere necesario para la auditoría a realizarse; 4.2 Evaluar y analizar el control interno de las operaciones contables y financieras, identificando áreas críticas que requieren un examen profundo; así como determinar su grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo y
  • 63. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 62 recomendar la implementación de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 4.3 Comprobar que todos los registros contables y financieros se realicen oportunamente; 4.4 Efectuar arqueos de Caja Chica e integración del Fondo Rotativo Interno de las dependencias de este Ministerio; así como verificar los registros, las liquidaciones correspondientes y que la documentación de respaldo en original, llene los requisitos legales; 4.5 Verificar libros de bancos, cheques, estados de cuentas y conciliaciones bancarias; 4.6 Verificar la ejecución presupuestaria, sus registros y operaciones contables; 4.7 Verificar que las compras de materiales, suministros, bienes y contratación de servicios, llenen los requisitos legales; 4.8 Verificar las operaciones de las Cajas Fiscales con los registros, documentos y libros, según los ingresos y egresos existentes y las cuentas que se utilizan; 4.9 Verificar que las personas objeto de fiscalización, cumplan con las disposiciones legales vigentes en el desempeño de sus funciones y atribuciones; 4.10 Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que permitan fundamentar razonablemente los hallazgos que formule respecto a la dependencia auditada; 4.11 Elaborar papeles de trabajo que documenten y respalden la auditoría realizada; 4.12 Comunicar durante el desarrollo de la auditoría, a las autoridades de la dependencia y al personal responsable, las deficiencias establecidas, con el propósito que implementen las recomendaciones en forma oportuna; y, 4.13 Verificar la implementación de las recomendaciones formuladas, durante el desarrollo de la auditoría. 5. Presentar al Jefe de Sección, los informes de las Auditorías ejecutadas, para su revisión, observando la estructura y contenido que se especifican en el Manual de Auditoría y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa, emitidas por la Contraloría General de Cuentas; así como, especificar las recomendaciones atendidas, en proceso, parcialmente atendidas y no atendidas;
  • 64. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 63 6. Ejecutar sus funciones con apego a las políticas, metodologías, procedimientos y normas técnicas que emitan los Jefes de Sección y Departamento para alcanzar el grado de eficiencia, eficacia y economía en los resultados de los trabajos asignados; 7. Mantenerse actualizado respecto de las leyes, reglamentos, disposiciones y pronunciamientos técnicos, que tengan relación con el desempeño de sus funciones; 8. Emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sin dejar de observar cortesía, prudencia y compostura en sus actuaciones, debido a la representación y las funciones que ejerce. Debe evitar polémicas con los auditados, concretándose al cumplimiento de su cometido de acuerdo con la Ley, en sus atribuciones; 9. Observar el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 10. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías Financieras; 11. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 12. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Sección, Jefe de Departamento, Director o Subdirector. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Cuatro años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 65. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 64 7.20 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado III Nombre Funcional del Puesto: Jefe Sección de Auditorías Especiales Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Financieras Jefe Inmediato Superior: Jefe Departamento de Auditorías Financieras Subalternos: Auditores Internos que conforman la Sección de Auditorías Especiales FUNCIONES Es el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditorías Especiales de conformidad con el Plan Anual de Auditorías; así como apoyar al Jefe del Departamento, en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. Elaborar en coordinación con el Jefe de Departamento, el Plan Anual de las Auditorías Especiales a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; 2. Revisar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, elaborados por los Auditores Internos; 3. Velar porque las Auditorías Especiales e Intervenciones, se efectúen observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables; 4. Coordinar y supervisar las Auditorías Especiales e Intervenciones siguientes: 4.1 Fondos Especiales (Privativos), arqueos sorpresivos de los Fondos de Caja Chica e integración del Fondo Rotativo Interno de las dependencias de este Ministerio; 4.2 Fideicomisos, Deuda Pública, Préstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; 4.3 Intervenciones como: entrega y recepción de cargos de funcionarios públicos y otros que lo ameriten; impresión de formularios que conlleven recepción de fondos y otros con características especiales; todas a solicitud de las dependencias y visto bueno del Despacho Ministerial; 4.4 Evaluaciones del proceso productivo, practicar auditorías a la producción y existencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; así como, participar en la destrucción de las mismas que se encuentren fenecidas, según mandato para la Exdirección de Inspecciones Fiscales,
  • 66. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 65 establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92; y, 4.5 Verificar el traslado de las copias de los contratos a la Contraloría General de Cuentas, de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado. 5. Supervisar la realización de Auditorías Especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; 6. Supervisar que en las Auditorías Especiales, se evalúe el control interno de las operaciones financieras, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementación de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 7. Presentar al Jefe del Departamento, los Informes de las Auditorías ejecutadas, para su consideración y elevarlo al Despacho del Director o Subdirector para su aprobación; 8. Proponer en coordinación con el Jefe de Departamento, los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideración del Director o Subdirector; 9. Proponer en coordinación con el Jefe del Departamento, la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías Especiales e Intervenciones; 10. Supervisar que el personal de la Sección, cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables; 11. Supervisar que los Auditores Internos de la Sección, observen el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 12. Realizar inducción a los Auditores Internos, sobre las áreas a auditar; 13. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos; 14. Revisar papeles de trabajo y la documentación que respalde los hallazgos establecidos en las auditoría; así como, las actas administrativas e Informes de Auditoría;
  • 67. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 66 15. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias de este Ministerio, Director, Subdirector, Jefe de Departamento y Auditores Internos; 16. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, a los Auditores Internos para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna; 17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; 18. Sustituir al Jefe de Departamento, en caso de ausencia; y, 19. Realizar otras tareas asignadas por el Director, Subdirector y Jefe de Departamento. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Liderazgo. • Don de mando. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 68. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 67 7.21 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado I Nombre Funcional del Puesto: Auditor Interno de la Sección de Auditorías Especiales Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Financieras Jefe Inmediato Superior: Jefe Sección de Auditorías Especiales y Jefe Departamento de Auditorías Financieras Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de la verificación, análisis y evaluación sobre una operación o grupo de operaciones específicas de la entidad, instituciones, proyectos, programas y contratos, con el propósito que los recursos asignados sean administrados con eficacia, eficiencia y economía, asegurando que su utilización esté orientada a alcanzar los objetivos y metas propuestos dentro del marco de políticas institucionales, para promover un proceso transparente y efectivo de rendición de cuentas. Sus funciones son las siguientes: 1. Realizar auditorías especiales, intervenciones y otras actividades que le sean asignadas, mediante nombramiento emitido por el Jefe del Departamento, con el visto bueno del Director o Subdirector; 2. Realizar las auditorías observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar la adecuada administración de los recursos asignados; 3. Elaborar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, de conformidad con las operaciones contables, financieras y legales, acordes a cada auditoría o intervención y trasladarlos al Jefe de Sección para su revisión; 4. Verificar las operaciones de ingresos, registros y administración de los Fondos Especiales (Privativos), asignación, ejecución y liquidación; 5. Practicar arqueos sorpresivos de los Fondos de Caja Chica e integración del Fondo Rotativo Interno de las dependencias de este Ministerio; 6. Practicar auditorías a los Fideicomisos, Deuda Pública, Préstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro, de conformidad con el Plan Anual de Auditoría y las leyes que lo rigen;
  • 69. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 68 7. Realizar las intervenciones siguientes: entrega y recepción de cargos de funcionarios públicos y otros que lo ameriten; impresión de formularios que conlleven recepción de fondos y otros con características especiales, todas a solicitud de las dependencias y visto bueno del Despacho Ministerial; 8. Evaluar el proceso productivo, practicar auditorías a la producción y existencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; así como, participar en la destrucción de las mismas que se encuentren fenecidas, según mandato para la Exdirección de Inspecciones Fiscales, establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92; 9. Verificar el traslado de las copias de los contratos a la Contraloría General de Cuentas, de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado; 10. Realizar en las Auditorías Especiales, lo siguiente: 10.1 Generar de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, de Gestión -SIGES- y Gestión de Análisis de la Deuda -SIGADE-, los reportes que considere necesarios para la auditoría a realizar; 10.2 Evaluar y analizar el control interno de las operaciones financieras, identificando áreas críticas que requieren un examen profundo; así como determinar su grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementación de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 10.3 Comprobar que todos los registros contables y financieros se realicen oportunamente; 10.4 Verificar que las personas, dependencias o instituciones objeto de fiscalización, cumplan con las disposiciones legales aplicables, de acuerdo a los contratos, escrituras de constitución y otros según la naturaleza de cada auditoría; 10.5 Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que permitan fundamentar razonablemente los hallazgos que formule respecto a la auditoría realizada; 10.6 Elaborar papeles de trabajo que documenten y respalden la auditoría realizada; 10.7 Comunicar durante el desarrollo de la auditoría, a las autoridades correspondientes, los hallazgos establecidos, con el propósito que implementen las recomendaciones en forma oportuna; y,
  • 70. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 69 10.8 Verificar la implementación de las recomendaciones formuladas durante el desarrollo de la auditoría; 11. Presentar al Jefe de Sección, los informes de las Auditorías ejecutadas, para su revisión, observando la estructura y contenido que se especifican en el Manual de Auditoría y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa, emitidas por la Contraloría General de Cuentas; así como, especificar las recomendaciones atendidas, en proceso, parcialmente atendidas y no atendidas; 12. Ejecutar sus funciones con apego a las políticas, metodologías, procedimientos y normas técnicas, que emitan los Jefes de Sección y Departamento, para alcanzar el grado de eficiencia, eficacia y economía en los resultados de los trabajos asignados; 13. Mantenerse actualizado respecto de las leyes, reglamentos, disposiciones y pronunciamientos técnicos, que tengan relación con el desempeño de sus funciones; 14. Emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sin dejar de observar cortesía, prudencia y compostura en sus actuaciones, debido a la representación y las funciones que ejerce. Debe evitar polémicas con los auditados, concretándose al cumplimiento de su cometido de acuerdo con la Ley, en sus atribuciones; 15. Observar el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 16. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías Especiales; 17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Sección, Jefe de Departamento, o Director o Subdirector de Auditoría Interna. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Cuatro años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental.
  • 71. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 70 b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 72. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 71 7.22 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado IV Nombre Funcional del Puesto: Jefe Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Jefe Inmediato Superior: Director y Subdirector de Auditoría Interna Subalternos: Jefe Sección de Auditorías Administrativas Jefe Sección de Auditorías de Gestión Secretaria del Departamento Auditores Internos que conforman el Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos FUNCIONES Es el responsable de planificar y coordinar las Auditorías Administrativas y de Gestión de conformidad con el Plan Anual de Auditoría, tomando en consideración las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras disposiciones legales aplicables. Sus funciones son las siguientes: 1. Elaborar el Plan Anual de las Auditorías Administrativas y de Gestión a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; 2. Supervisar el cumplimiento de las Auditorías Administrativas y de Gestión, de conformidad con el Plan Anual de las Auditorías; 3. Aprobar los Programas de Auditoría; 4. Velar y coordinar la realización de las Auditorías Administrativas y de Gestión en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas; 5. Coordinar la realización de Auditorías Administrativas y de Gestión en casos especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; 6. Presentar al Despacho de la Dirección o Subdirección los Informes de las Auditorías ejecutadas, para su aprobación; 7. Establecer y mantener el registro y control de la ejecución de las auditorías practicadas, para información oportuna a las autoridades que las soliciten;
  • 73. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 72 8. Proponer los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como, normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideración del Director o Subdirector; 9. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías Administrativas y de Gestión del Departamento; 10. Velar que el personal del departamento cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables; 11. Velar porque los Auditores Internos del departamento, observen el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 12. Dirigir reuniones de trabajo que se llevan a cabo con los Auditores Internos; 13. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas y Jefes de las Secciones de Auditorías Administrativas y de Gestión; 14. Revisar Nombramientos, Informes de Auditoría y correspondencia relacionada con el Departamento, y elevarlos al Despacho del Director o Subdirector para su consideración y aprobación; 15. Elaborar informes gerenciales de Auditoría Interna; 16. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, al personal del Departamento, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna; 17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director o Subdirector de Auditoría Interna. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Dos años de experiencia como Asesor Profesional Especializado III. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental.
  • 74. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 73 b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Liderazgo. • Don de mando. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 75. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 74 7.23 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Secretaria Ejecutiva IV Nombre Funcional del Puesto: Secretaria del Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Jefe Inmediato Superior: Jefe Departamento de Auditoría Administrativas y de Procesos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es la responsable de realizar las labores secretariales, que requieren el dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanografía y manejo de equipo de oficina, técnicas de archivo y redacción de correspondencia. Sus funciones son las siguientes: 1. Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar correspondencia del Departamento; 2. Preparar y llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de carácter oficial; 3. Redactar y mecanografiar correspondencia de conformidad con las instrucciones recibidas; 4. Tomar dictados taquigráficos para elaborar correspondencia y otros documentos; 5. Leer y revisar el Diario de Centro América, recopilando información sobre leyes, reglamentos y otros, relacionados con el que hacer del Ministerio de Finanzas Públicas; 6. Llevar registro y control correlativo de nombramientos, informes de auditoría, informes gerenciales, providencias, oficios y otra documentación oficial relacionada; 7. Organizar y mantener actualizado el archivo del Departamento; 8. Llenar mecanográficamente formularios impresos; 9. Brindar apoyo secretarial a los Jefes de Sección; 10. Servir de apoyo en actividades secretariales a otros Departamentos, cuando sea requerido;
  • 76. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 75 11. Brindar apoyo secretarial a los Auditores Internos; 12. Realizar otras tareas afines que se le encomienden; 13. Digitar dictámenes, informes, programas de auditoría y otros documentos que se elaboran en el Departamento; 14. Requerir, controlar y entregar materiales y útiles de oficina; 15. Atender llamadas telefónicas relacionadas a la actividad del Departamento; y, 16. Otras tareas que le asigne el Jefe del Departamento y Sección. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Secretaria Bilingüe o Comercial. • Dos años de experiencia como Secretario Ejecutivo III, o puestos similares. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Discreción en el desempeño de sus funciones • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para redactar. • Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Honesta, accesible y honrada. • Ordenada y disciplinada. • Entre otras.
  • 77. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 76 7.24 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado III Nombre Funcional del Puesto: Jefe Sección de Auditorías Administrativas Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Jefe Inmediato Superior: Jefe Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Subalternos: Auditores Internos que conforman la Sección de Auditorías Administrativas FUNCIONES Es el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditorías Administrativas de conformidad con el Plan Anual de Auditorías; así como, apoyar al Jefe del Departamento en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. Elaborar en coordinación con el Jefe del Departamento, el Plan Anual de las Auditorías Administrativas a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; 2. Revisar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, elaborados por los Auditores Internos, para cada auditoría a realizarse; 3. Coordinar y supervisar la realización de las Auditorías Administrativas en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, y velar porque las mismas se efectúen observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como, otras leyes aplicables; 4. Supervisar que en las Auditorías Administrativas, se realice lo siguiente: 4.1 Evaluar el control interno de las operaciones administrativas, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementación de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 4.2 Verificar los registros y operaciones en el Almacén de Materiales y Suministros; 4.4 Practicar inventario de materiales, suministros, activos fijos y bienes fungibles; 4.4 Verificar los registros y operaciones de los Activos Fijos y Bienes Fungibles, en los libros de inventario, aplicación de Inventario de Activos Fijos en el Sistema
  • 78. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 77 de Contabilidad Integrada SICOIN WEB, Tarjetas de Responsabilidad y Resguardo de Bienes; y 4.5 Verificar el registro y movimientos de personal de las dependencias. 5. Supervisar las Auditorías Administrativas en casos especiales, ordenas por el Despacho Ministerial; 6. Presentar al Jefe de Departamento, los Informes de las Auditorías ejecutadas, para su consideración y aprobación del Director o Subdirector; 7. Proponer en coordinación con el Jefe de Departamento, los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideración del Director o Subdirector; 8. Proponer en coordinación con el Jefe de Departamento, la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías Administrativas; 9. Supervisar que el personal de la Sección, cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables; 10. Supervisar que los Auditores Internos de la Sección, observen el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 11. Realizar inducción a los Auditores Internos, sobre las áreas a auditar; 12. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos; 13. Revisar papeles de trabajo y la documentación que respalde los hallazgos establecidos en las auditorías; así como, las actas administrativas e Informes de Auditoría; 14. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias de este Ministerio, Director, Subdirector, Jefe de Departamento y Auditores Internos; 15. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, a los Auditores Internos, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna;
  • 79. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 78 16. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; 17. Sustituir al Jefe de Departamento, en caso de ausencia; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director, Subdirector y Jefe de Departamento. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Liderazgo. • Don de mando. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 80. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 79 7.25 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado I Nombre Funcional del Puesto: Auditor Interno de la Sección de Auditorías Administrativas Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Jefe Inmediato Superior: Jefe Sección de Auditorías Administrativas y Jefe Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de la verificación, evaluación y análisis de los registros y operaciones administrativas, en cuanto al recurso humano, almacén de materiales y suministros; así como los activos fijos y bienes fungibles en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, con el propósito de realizar las operaciones con eficacia, eficiencia y economía para el logro de sus resultados. Sus funciones son las siguientes: 1. Realizar auditorías administrativas en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas y otras actividades que le sean asignadas, mediante nombramiento emitido por el Jefe del Departamento, con el visto bueno del Director o Subdirector; 2. Realizar las auditorías observando la normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar la adecuada administración de los recursos asignados; 3. Elaborar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, de conformidad con la organización, actividades administrativas y legales, acordes a cada auditoría y trasladarlos al Jefe de Sección para su revisión; 4. Realizar en las Auditorías Administrativas, lo siguiente: 4.1 Generar de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, de Gestión -SIGES- y Sistema de Nóminas y Registro de Personal -GUATENOMINAS-, los reportes que considere necesario para la auditoría a realizarse; 4.2 Evaluar y analizar el control interno de las operaciones administrativas, identificando áreas críticas que requieren un examen profundo; así como
  • 81. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 80 determinar su grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementación de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 4.3 Comprobar que todos los registros administrativos se realicen oportunamente; 4.4 Verificar los registros y operaciones de los ingresos y egresos de materiales, suministros, activos fijos y bienes fungibles en el Almacén; así como, el control y resguardo de los mismos de acuerdo a los preceptos legales aplicables; 4.5 Verificar que las compras de materiales, suministros, activos fijos y bienes fungibles, se ingresen al Almacén; 4.6 Practicar inventario a los materiales, suministros, activos fijos y bienes fungibles; 4.7 Verificar los registros y operaciones de activos fijos y bienes fungibles, en los libros de Inventario, aplicación de Inventario de Activos Fijos en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN WEB, Tarjetas de Responsabilidad y Resguardo de Bienes; 4.8 Verificar el control y resguardo de los activos fijos y bienes fungibles; 4.9 Verificar que las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, cumplan con elaborar y presentar el Inventario de Activos Fijos a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado; 4.10 Verificar en el Sistema de Nóminas y Registro de Personal -GUATENOMINAS-, el registro y movimientos de personal de las dependencias de este Ministerio; 4.11 Verificar que las personas objeto de fiscalización, cumplan con las disposiciones legales vigentes en el desempeño de sus funciones y atribuciones; 4.12 Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que permitan fundamentar razonablemente los hallazgos que formule respecto a la dependencia auditada; 4.13 Elaborar papeles de trabajo que documenten y respalden la auditoría realizada; 4.14 Comunicar durante el desarrollo de la auditoría, a las autoridades de la dependencia y al personal responsable, las deficiencias establecidas, con el propósito que implementen las recomendaciones en forma oportuna; y,
  • 82. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 81 4.15 Verificar la implementación de las recomendaciones formuladas, durante el desarrollo de la auditoría. 5. Presentar al Jefe de Sección, los Informes de las Auditorías ejecutadas, para su revisión, observando la estructura y contenido que se especifican en el Manual de Auditoría y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa, emitidas por la Contraloría General de Cuentas; así como, especificar las recomendaciones atendidas, en proceso, parcialmente atendidas y no atendidas; 6. Ejecutar sus funciones con apego a las políticas, metodologías, procedimientos, y normas técnicas, que emitan los Jefes de Sección y Departamento, para alcanzar el grado de eficacia, eficiencia, y economía en los resultados de los trabajos asignados; 7. Mantenerse actualizado respecto de las leyes, reglamentos, disposiciones y pronunciamientos técnicos, que tengan relación con el desempeño de sus funciones; 8. Emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sin dejar de observar cortesía, prudencia y compostura en sus actuaciones, debido a la representación y las funciones que ejerce. Debe evitar polémicas con los auditados, concretándose al cumplimiento de su cometido de acuerdo con la Ley, en sus atribuciones; 9. Observar el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 10. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías Administrativas; 11. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 12. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Sección, Jefe de Departamento, Director o Subdirector de Auditoría Interna. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Cuatro años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental.
  • 83. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 82 b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 84. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 83 7.26 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado III Nombre Funcional del Puesto: Jefe Sección de Auditorías de Gestión Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Jefe Inmediato Superior: Jefe Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Subalternos: Auditores Internos que conforman la Sección de Auditorías de Gestión FUNCIONES Es el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditorías de Gestión de conformidad con el Plan Anual de Auditorías; así como, apoyar al Jefe del Departamento en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. Elaborar en coordinación con el Jefe de Departamento, el Plan Anual de las Auditorías de Gestión a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; 2. Revisar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, elaborados por los Auditores Internos, para cada auditoría a realizarse; 3. Coordinar y supervisar la realización de las Auditorías de Gestión en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, y velar porque las mismas se efectúen observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables; 4. Supervisar que en las Auditorías de Gestión, se realice lo siguiente: 4.1 Evaluar el control interno de las operaciones y procesos administrativos, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementación de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 4.2 Efectuar evaluaciones y análisis del Plan Operativo Anual, organización y las actividades que realizan las dependencias de este Ministerio; 4.3 Evaluar métodos, procedimientos, medidas de control y de resguardo, para garantizar la adecuada protección de la información correspondiente; y, 4.4 Verificar las operaciones y procesos administrativos del quehacer de las dependencias auditadas.
  • 85. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 84 5. Supervisar las Auditorías de Gestión en casos especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; 6. Presentar al Jefe de Departamento, los informes de las Auditorías ejecutadas, para su consideración y aprobación del Director o Subdirector; 7. Proponer en coordinación con el Jefe de Departamento, los proyectos de Manuales de Organización y Funciones de Auditoría Interna; así como normas, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditoría Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideración del Director o Subdirector; 8. Proponer en coordinación con el Jefe de Departamento, la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías de Gestión; 9. Supervisar que el personal de la Sección, cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditoría y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables; 10. Supervisar que los Auditores Internos de la Sección, observen el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 11. Realizar inducción a los Auditores Internos, sobre las áreas a auditar; 12. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos; 13. Revisar papeles de trabajo y la documentación que respalde los hallazgos establecidos en las auditorías; así como las actas administrativas e Informes de Auditoría; 14. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias de este Ministerio, Director, Subdirector, Jefe de Departamento y Auditores Internos; 15. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, a los Auditores Internos, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditoría Interna; 16. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; 17. Sustituir al Jefe de Departamento, en caso de ausencia; y,
  • 86. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 85 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director, Subdirector y Jefe de Departamento. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Cuatro años de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Liderazgo. • Don de mando. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 87. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 86 7.27 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado I Nombre Funcional del Puesto: Auditor Interno de la Sección de Auditorías de Gestión Ubicación Administrativa: Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Jefe Inmediato Superior: Jefe Sección de Auditorías de Gestión y Jefe de Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos Subalternos: Ninguno FUNCIONES Es el responsable de la verificación, evaluación y análisis de las políticas, controles y procesos administrativos de las dependencias, en relación al Acuerdo Gubernativo No. 394-2008, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Organización y Funciones y Plan Operativo Anual, con el propósito que se realicen las actividades y operaciones dentro de los parámetros de una gestión con eficacia y eficiencia para el logro de las metas, en concordancia con la razón de ser de la dependencia auditada. Sus funciones son las siguientes: 1. Realizar auditorías de gestión en las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas y otras actividades que le sean asignadas, mediante nombramiento emitido por el Jefe de Departamento, con el visto bueno del Director o Subdirector; 2. Realizar las auditorías observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa; así como otras leyes aplicables; con el fin de garantizar una adecuada gestión; 3. Elaborar los Programas de Auditoría y Cuestionarios de Control Interno, de conformidad con la organización, actividades administrativas y legales, acordes a cada auditoría y trasladarlos al Jefe de Sección para su revisión; 4. Realizar en las Auditorías de Gestión, lo siguiente: 4.1 Generar de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, de Gestión -SIGES-, GUATECOMPRAS, Sistema de Nóminas y Registro de Personal -GUATENOMINAS- y otros, los reportes que considere necesarios para la auditoría a realizarse;
  • 88. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 87 4.2 Evaluar y analizar el control interno de las operaciones y procesos administrativos, identificando áreas críticas que requieren un examen profundo; así como determinar su grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementación de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 4.3 Comprobar que todos los procesos, procedimientos administrativos y de control, se realicen oportunamente; 4.4 Verificar que las personas responsables de los procesos y operaciones administrativas, cumplan con las disposiciones legales aplicables en el desempeño de sus funciones y atribuciones; 4.5 Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que permitan fundamentar razonablemente los hallazgos que formule respecto a la dependencia auditada; 4.6 Elaborar papeles de trabajo que documenten y respalden la auditoría realizada; 4.7 Comunicar durante el desarrollo de la auditoría, a las autoridades de la dependencia y al personal responsable, las deficiencias establecidas, con el propósito que implementen las recomendaciones en forma oportuna; y, 4.8 Verificar la implementación de las recomendaciones formuladas, durante el desarrollo de la auditoría. 5. Presentar al Jefe de Sección, los Informes de las Auditorías ejecutadas, para su revisión, observando la estructura y contenido que se especifican en el Manual de Auditoría y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa, emitidas por la Contraloría General de Cuentas; así como, especificar las recomendaciones atendidas, en proceso, parcialmente atendidas y no atendidas; 6. Ejecutar sus funciones con apego a las políticas, metodologías, procedimientos y normas técnicas, que emitan los Jefes de Sección y Departamento, para alcanzar el grado de eficiencia, eficacia y economía en los resultados de los trabajos asignados; 7. Mantenerse actualizado respecto de las leyes, reglamentos, disposiciones y pronunciamientos técnicos, que tengan relación con el desempeño de sus funciones; 8. Emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sin dejar de observar cortesía, prudencia y compostura en sus actuaciones, debido a la representación y las funciones que ejerce. Debe evitar polémicas con los auditados, concretándose al cumplimiento de su cometido de acuerdo con la Ley, en sus atribuciones;
  • 89. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 88 9. Observar el Código de Ética del Ministerio de Finanzas Públicas, procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y los de carácter general que rigen la profesión de Auditoría; 10. Proponer la actualización y modificación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditorías de Gestión; 11. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisión de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 12. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Sección, Jefe de Departamento, Director o Subdirector. PERFIL DEL PUESTO a) Educación y Experiencia: • Contador Público y Auditor, Colegiado Activo. • Cuatro años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. • Conocimientos de Auditoría Gubernamental. b) Otros Requisitos: • Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. • Excelentes relaciones humanas. • Habilidad para trabajar en equipo. • Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. • Capacidad de análisis. • Iniciativa. • Honorable. • Responsable. • Discreto, honesto, accesible y honrado. • Ordenado y disciplinado. • Entre otras.
  • 90. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 89 8. NÓMINA DE PUESTOS NÓMINA DE PUESTOS DE LA AUDITORÍA INTERNA PERSONAL 011 Y 022 No. TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO TÍTULO FUNCIONAL DEL PUESTO RENGLÓN DIRECCIÓN 1 Director Técnico II (8070) Director de Auditoría Interna 011 2 Asistente Profesional IV (9740) Asistente Administrativo de Director 011 SUBDIRECCIÓN 3 Subdirector Técnico II (8020) Subdirector de Auditoría Interna 011 4 Asistente Profesional II (9720) Asistente Administrativo de Subdirector 011 UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS 5 Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos 011 6 Profesional I (5010) Contador 011 7 Asistente Profesional I (9710) Auxiliar de Contabilidad 022 8 Asistente Profesional III (9730) Encargado de Inventario 011 9 Asistente Profesional III (9730) Encargado de Almacén y Suministros 011 10 Trabajador Operativo IV (1040) Mensajero 011 11 Asistente Profesional III (9730) Encargado de Archivo 011 12 Jefe Técnico Profesional en Informática (4250) Encargado de Informática 011 13 Técnico III (3030) Receptor de Documentos 022 14 Trabajador Operativo IV (1040) Conductor de Vehículo 011 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍAS FINANCIERAS 15 Asesor Profesional Especializado IV (9840) Jefe Departamento de Auditorías Financieras 011 16 Secretario Ejecutivo IV (6210) Secretaria de Departamento 022 SECCIÓN DE AUDITORÍAS FINANCIERAS 17 Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Sección de Auditorías Financieras 011 18 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 19 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 20 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 21 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 22 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 23 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 24 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011
  • 91. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 90 25 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 26 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 27 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 28 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 29 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 SECCIÓN DE AUDITORÍAS ESPECIALES 30 Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Sección de Auditorías Especiales 011 31 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 32 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 33 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 34 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 35 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 36 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 37 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 38 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 39 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 40 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS Y DE PROCESOS 40 Asesor Profesional Especializado IV (9840) Jefe Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos 011 41 Secretario Ejecutivo IV (6210) Secretaria de Departamento 011 SECCIÓN DE AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS 42 Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Sección de Auditorías Administrativas 011 43 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 44 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 45 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 46 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 47 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 48 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 49 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 50 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 51 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 52 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 53 Asesor Profesional Especializado I ( 0412) Auditor Interno 011 54 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 SECCIÓN DE AUDITORÍAS DE GESTIÓN 55 Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Sección de Auditorías Administrativas 011 56 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 57 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 58 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011
  • 92. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA 91 59 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 60 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 61 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 62 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 63 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 64 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 65 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011