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Administracion del tiempo
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Administracion del tiempo

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  • 1.  Concientizar a los participantes sobre la importancia del valor del tiempo como recurso vital, escaso y no renovable  Proporcionar herramientas que les permitan hacer uso creativo de su tiempo
  • 2.  ¿Qué es el tiempo? Reflexiones acerca del tiempo Realidades y mitos acerca del tiempo La agenda de trabajo Cómo luchar con el tiempo y ganar la batalla
  • 3.  La procrastinación. El problema de posponerlo todo La adicción a lo urgente El manejo del papeleo. Cómo disminuirlo Sugerencias para un buen manejo del tiempo En búsqueda de la efectividad del tiempo
  • 4.  Es una construcción del intelecto humano Lo utilizamos y medimos para comprobar y expresar cambios Todo gira en torno al tiempo El tiempo es una convención que ordena y sincroniza la vida en sociedad
  • 5.  Enorme presión que nos hace sufrir constantemente Afán obsesivo de vivir a contra reloj Dependencia de agendas, horarios ¿Es posible ganar tiempo? ¿Disponemos del tiempo que necesitamos?
  • 6.  La tecnología moderna y el ahorro de tiempo Necesidad de obtener más seguridad y más control La cronometría que hemos creado nos tiraniza Administración del tiempo y crisis personales
  • 7.  La cronobiología. Cerca de 100 ritmos que gobiernan el cuerpo humano El reloj mecánico El hombre, esclavo del tiempo El tiempo se escapa de las manos El computador y el tiempo
  • 8.  Técnica para que el tiempo no se vuelva contra nosotros Hacer lo correcto en el momento adecuado Espacios libres en un mundo de prisas. Tiempo para actividades personales No podemos cambiar el tiempo. Lo que sí podemos cambiar es el modo de administrarlo
  • 9.  Debemos desarrollar la capacidad de percibir la ocasión Necesitamos la rapidez y la lentitud, la actividad y el reposo No consideremos el tiempo como una línea. Vivimos en ciclos Reconozcamos y cultivemos varias formas de administrar el tiempo
  • 10.  ¿Hemos olvidado que nuestra vida consiste en ritmos? A todo esfuerzo debe seguir un relajamiento Celebremos las pausas! Sin ellas, no haríamos más que andar errabundos por el flujo del tiempo “El hombre actúa con eficacia una vez que ha apagado su inquietud” (Francesco Petrarca)
  • 11.  En la vida no existe un patrón sobre cómo utilizar el tiempo sino tan sólo un modo adecuado de utilizarlo “El tiempo se me escapa de las manos como arena en el viento” (Víctor Hugo)
  • 12.  El arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas Manejar el tiempo no sólo significa aprender a no desperdiciarlo sino también a enriquecerlo y disfrutarlo El buen uso del tiempo es fuente de orden, serenidad, placer, interés por la vida, eficiencia, seguridad, libertad y satisfacción
  • 13.  Debemos ser realistas y saber qué tenemos que hacer en un período de tiempo determinado Al saber qué deseamos hacer podemos organizar y planificar las actividades para alcanzar un equilibrio entre lo que queremos y lo que debemos hacer Debemos aprender a priorizar
  • 14.  La mayoría de las personas no sabemos de manera exacta cómo estamos administrando nuestro tiempo La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato y nuestro futuro inmediato
  • 15.  Las tareas que afrontamos no tienen la misma importancia El tiempo disponible debe ser asignado en orden de prioridades Toda programación del tiempo debe ser flexible para poder adaptarse a los imprevistos Frecuentemente se crea tensión entre lo urgente y lo importante
  • 16.  La tiranía de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo de esfuerzo
  • 17.  Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificarlos redunda en un ahorro de tiempo y esfuerzo (Principio del descuido calculado) El hábito de posponer acciones y decisiones es un modo común de perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas (Procrastinación)
  • 18.  Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo y que actividades que rinden mucho consuman poco tiempo Una buena administración del tiempo debe cumplir este ciclo: Planeación Control Organización Operación
  • 19.  Identificar cómo estoy empleando mi tiempo (Análisis del tiempo) Anticipar y prevenir es mejor que remediar Casi todo toma más tiempo del que originalmente se piensa Prever lo inesperado Los plazos definidos fuerzan de forma adecuada la acción
  • 20.  El imponerse fechas límite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y de este modo, favorece la eficiencia Tener escritos los objetivos vitales y revisarlos periódicamente es garantía para no perder el control y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias
  • 21.  Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos Las interrupciones son enemigos crónicos del tiempo Diseñar programas y controles para reducir las interrupciones
  • 22.  Para lograr una estructura adecuada de manejo del tiempo, es útil dividir los propios objetivos:  Objetivos de mantenimiento  Objetivos de crecimiento  Objetivos de innovación Los conflictos entre objetivos se resuelven fijando prioridades
  • 23.  ¿Siente que no le alcanza el tiempo para realizar todas las actividades que debe y quiere hacer? ¿Le gustaría que el día tuviera más horas? ¿Se siente sobrecargado de trabajo?
  • 24.  ¿Es de las personas que pospone la realización de los trabajos y los deja para última hora? ¿Siente que el tiempo vuela? ¿Ha notado que la falta tiempo para sus actividades personales? ¿Se siente frustrado por no cumplir con sus metas y expectativas?
  • 25.  Tal vez respondió afirmativamente a varios de los cuestionamientos anteriores. Por ello debe:  Definir estrategias adecuadas para organizar y administrar el tiempo de manera eficiente y satisfactoria  Evitar el mal uso del tiempo  No posponer para última hora la ejecución de actividades planeadas
  • 26.  Frases comunes como: “no tengo tiempo” y “no puedo perder el tiempo”, son engañosas y surgen de una mala administración No confunda prioridades Tenga objetivos claros No trate de hacer más cosas de las razonablemente posibles Aprenda a decir “NO”
  • 27. 1. El tiempo es un recurso limitado2. Afronte sus tareas con actitud relajada3. Deje de ser perfeccionista4. Trate su lugar de trabajo como un espacio para lograr la máxima eficacia5. Cree un ambiente de trabajo que potencie su energía y creatividad
  • 28. 6. Disponga de altos niveles de energía7. Es más importante elegir el destino correcto que la velocidad de avance8. Establecer por escrito sus metas y objetivos facilita su logro9. Siempre asigne fechas límite para alcanzar sus metas10. Aprenda a hacer cómodo lo incómodo
  • 29. 11. Divida sus grandes metas en un conjunto de metas más pequeñas12. Adquiera el hábito de planificar todos los días13. Determine la importancia de cada tarea programada14. Al planificar piense en resultados, no en tareas15. Prevea el tiempo de desarrollo de cada tarea
  • 30. 16. ¡Evite las distracciones!17. Cree el hábito de planificar el día siguiente, antes de acostarse18. Siempre que sea posible, trate de terminar cada tarea de una vez19. En tareas complejas, desarrolle un mapa que clarifique todo el proceso20. Prepare por anticipado las reuniones en las que participe
  • 31. 21. Aprenda a lidiar con lo inesperado22. Trate diariamente de generar pequeños incrementos de productividad23. Al planificar, considere un 10 a 15% para imprevistos24. Evite utilizar papelitos sueltos para registrar ideas o compromisos25. Habitúese a dejar las cosas en su sitio cuando termine de utilizarlas
  • 32. 26. Prepare todo lo necesario antes de iniciar cualquier labor27. Evite acumular papeles en su mesa de trabajo28. Utilice todas las herramientas que le ayuden a ser más efectivo29. Comience realizando las tareas más complejas y pesadas primero30. ¡Tome acción de manera inmediata!
  • 33. 31. Comience su jornada generando una inercia positiva32. Habitúese a comenzar pronto por la mañana33. Haga de la puntualidad un hábito34. Pregúntese frecuentemente ¿Cuál es el mejor modo de usar mi tiempo ahora mismo? (“Pregunta de Oro”)35. Trabaje con consistencia
  • 34. 36. Procure ajustarse al orden de importancia de sus tareas37. Realice las tareas rutinarias en las horas de menor energía38. Tome el tiempo necesario para aprender lo que le haga más efectivo39. Busque formas de simplificar y facilitar las tareas rutinarias40. Rétese a terminar sus tareas antes del plazo que se haya fijado
  • 35. 41. Conviértase en una persona de acción42. Comience ya a alimentar el “ciclo del éxito”43. Convierta las tareas que hace a diario en poderosos hábitos44. Imagine que sólo tiene medio día para realizar el trabajo de todo el día45. Elimine las interrupciones personales
  • 36. 46. Aprenda a decir “NO” cuando sea necesario47. Elimine desplazamientos innecesarios48. Siempre que sea posible, agrupe todas las pequeñas tareas para realizarlas en forma simultánea49. ¡Premie sus resultados!50. Utilice un sistema visible para medir el avance en sus proyectos
  • 37. 51. Cuando una tarea se dificulta, intente comenzar por un punto que no sea el principio52. Trate de reducir la energía gastada duplicando procesos creativos53. Actúe como su propio entrenador54. Enfréntese a los retos y dificultades dándoles la cara55. Delegue siempre que le sea posible, pero mantenga el control
  • 38. 56. Establezca un sistema eficiente de archivo57. Mantenga siempre a la mano su planificador personal58. Cree el hábito de tomar decisiones en forma rápida y efectiva59. Minimice el tiempo que invierte en preparar respuestas60. Aprenda técnicas de lectura rápida
  • 39. 61. No reste importancia a los pequeños ladrones del tiempo62. Cree y revise periódicamente una lista recordatoria de compromisos futuros63. Dedique una semana a verificar cómo está utilizando su tiempo64. Reconozca cuándo se hace necesario un cambio de rumbo65. Mantenga un registro del tiempo que toma la realización de cada trabajo
  • 40. 66. Evalúe qué tipo de tareas deja siempre para más tarde67. Aproveche la inercia que genera ponerse en movimiento68. Sopese las consecuencias que conlleva postergar las tareas69. Comprométase con alguien que le importe, para reforzar su determinación70. Piense antes de actuar
  • 41. 71. Convierta las tareas tediosas en algo agradable de realizar72. Venza la postergación postergando la postergación73. Antes de iniciar un trabajo, visualícelo como si ya estuviese terminado74. Analice las razones para postergar una tarea contra los beneficios de terminarla75. Piense en alguien a quien admire por sus resultados y actúe como él
  • 42.  El tiempo es cada vez más escaso. No lo malgastemos Planifiquemos las actividades Aprendamos a manejar el estrés que produce el manejo del tiempo Organicemos nuestro tiempo No hagamos cosas inútiles Definamos prioridades
  • 43.  Utilicemos las herramientas que nos ayudan a administrar nuestro tiempo No seamos procrastinadores Evitemos empapelarnos Aprendamos a reconocer lo “URGENTE” No nos comprometamos si no estamos seguros de poder cumplir
  • 44.

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