NPOのクラウド事務局1DAYセミナー【遠隔会議の工夫/ルームB】出席者も欠席者も、関わる人たちが積極的にコミットできる、 時間を無駄にしない効果的…

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CANPAN・NPOフォーラム「NPOのクラウド事務局1DAYセミナー」
〜短時間勤務、ワークシェア、在宅勤務、多地域展開しながら求心力を持ち続ける団体運営~
2013年2月2日 日本財団ビルにて開催

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NPOのクラウド事務局1DAYセミナー【遠隔会議の工夫/ルームB】出席者も欠席者も、関わる人たちが積極的にコミットできる、 時間を無駄にしない効果的…

  1. 1. クラウド事務局1dayセミナー 時間を無駄にしない
効果的なミーティング NPO法人マドレボニータ事務局
  2. 2. 宮下 ひかり NPO法人マドレボニータ事務局スタッフ 広報&渉外担当 ○1980年 埼玉県熊谷市出身 ○2003年 早稲田大学商学部卒 ○2003年 SBC信越放送(長野県の民放局)入社          ・営業事務(CM関連業務)       ・ラジオ番組ディレクター2012年9月22日開催       ・報道記者       を経験Madrebonita DAYより ○2009年 妊娠を機に退職。夫の転勤に伴い上京 ○2010年「産後のボディケア&             フィットネス教室」参加  ○    『産後白書2』制作ボランティア ○2011年 マドレボニータ事務局で働き始める  
  3. 3. このセッションでお伝えする内容 1. マドレボニータについて 2. マドレボニータのMTGについて 3. MTGの悩みをどう解決するか 4. ツールの活用例 5. Q&A
  4. 4. NPO法人マドレボニータについて ●創立年    1998年 ●法人設立 2008年 ●認定インストラクター 24名 ●事務局スタッフ  9名 ●教室 全国50ヶ所 ●会員数 正会員・176名      賛助会員・172名(1月末現在) ●活動内容 ◆産前・産後のボディケア&フィットネス  プログラムの開発・研究・普及 ◆「産後白書」等を通して広く  産後ケアの重要性を啓蒙。●ミッション 「美しい母」文化の創造 ●ビジョン  母となったすべての女性が、 4 産後に本当に必要なサポートを受けられる社会。
  5. 5. なぜクラウド事務局なのか そもそもオフィスがないオフィスをもつ資⾦金金もない 地⽅方在住のスタッフがいる事務局スタッフ全員が幼い⼦子をもつ⺟母である ⻑⾧長時間勤務が難しいなかで 効率率率的に業務に当たりたい 通勤にかかる時間、経費ももったいない
  6. 6. やってみてよかったクラウド事務局 地域の施設を最⼤大限活⽤用! ⽇日常顔を合わせない分、⼯工夫して コミュニケーションをとる急な⼦子どもの体調不不良良に も対応 ⾬雨が降降ったら 洗濯物をとりこめる(笑) 保育園・学校⾏行行事にも スキマ時間、休憩時間に いきやすい 家事もできる 通勤時間の短縮と交通費の削減
  7. 7. マドレボニータの定例例ミーティング 毎月第1月曜1000−1200 事務局MTG (集中講座がある月は         第1金曜) クラウド 毎月第3木曜1330−1530 インストラクター報告会 リアル 毎月第4火曜1030−1230 2011年活動総括MTG事務局WEBシステムMTG 1330–1530 クラウド リアル 毎月第4火曜1330−1530 事務局シスターズMTG リアル
  8. 8. ミーティング実施例例 事務局MTG前に 進行打合せ クラウド 人事部(ビッグママ) 機関誌マドレジャーナ チームのMTG ル 3名のMTG Skypeで相談しながら クラウド クラウド webサイトの改修作業 クラウド 会報紙「マドレ通信」チームのMTG クラウド 助成金申請担当チーム MTG リアル
  9. 9. MTG開催に当たっての課題点全員のスケジュールが 話し合いに 揃わない 時間がかかる 参加者の モチベーションが バラバラ ⽋欠席者の意⾒見見が 会議後、⽋欠席者への 反映されない 共有が⾯面倒 どうすれば解決できるか?
  10. 10. 円滑なスケジュール調整のために ●年間スケジュールを年初に決定 ○オフィシャルMTGの回数は最低限に ●Googleカレンダーで予定を共有 ○チャットやFacebookでやりとり ●予定調整ツールの活用
  11. 11. スケジュール調整のためのツールGoogleカレンダー Facebookグループ Skypeチャットルーム ちょーすけ
  12. 12. 話し合いに時間がかかる=進行がグダグダになってしまう ●事前に議題を共有 ○進行係と議事録係が事前にMTGし、 アジェンダを作成 ●当日はタイマーで時間調整
  13. 13. 進⾏行行をスムーズに⾏行行うためにGoogleドライブのスプレッドシートに 進行担当と議事録担当が、 MTGシートを作成 MTG前に打合せを実施 事前に話し合いたい議題を各⾃自記⼊入 同じシート内にアジェンダを作成
  14. 14. ⽋欠席者の意⾒見見が反映されない =⽋欠席すると意⾒見見を⾔言えない●事前の議案共有○議題に対するコメント欄に事前記⼊入●近況報告欄に事前記⼊入 ⽋欠席者の疎外感、部外者意識識を うまないことが⼤大切切
  15. 15. ⽋欠席でも主体的、積極的に参加できるしくみ
  16. 16. 議事録の作成・共有が⾯面倒 →⽋欠席者への情報伝達が   おろそかになる●MTG中から議事録を作成、即日共有 ○メーリングリストでの議事録共有 ●議事録のアーカイブ化

  17. 17. 議事録は記憶が新しいうちに
  18. 18. MTGへのモチベーションがバラバラ =受け⾝身になりやすい●最初に全員が声を出す(近況報告など)○持ち回りで進⾏行行、議事を担当(役割を持つ)●通話ツールの使い分け○チャットでのフォローや、呼びかけ
  19. 19. ツールの活⽤用例例Skypeチャット→固定グループチャットを設定し、  伝言メモ的に使うGoogle+ハングアウトの活用LINEの活用 U–streamの活用
  20. 20. まとめ 円滑なスケジュール調整のために 欠席者も主体的に積極的に参加するために ●年間スケジュールを年初に決定 ●事前の議案共有 ○オフィシャルMTGの回数は最低限に ○議題に対するコメント欄に事前記入 ●近況報告欄に事前記入 ●Googleカレンダーで予定を共有 ○チャットやFacebookでやりとり 議事録は記憶が新しいうちに ●予定調整ツールの活用 ●MTG中から議事録を作成、即日共有 ○メーリングリストでの議事録共有 進行をスムーズに行うために ●議事録のアーカイブ化 ●事前に議題を共有 ○進行係と議事録係が事前にMTGし、   議事録は記憶が新しいうちに  アジェンダを作成 ●最初に全員が声を出す(近況報告など) ●当日はタイマーで時間調整 ○持ち回りで進行、議事を担当(役割を持つ) ●通話ツールの使い分け ○チャットでのフォローや、呼びかけ
  21. 21. ご清聴ありがとうございました

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