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NPOのクラウド事務局1DAYセミナー【遠隔会議の工夫/ルームB】出席者も欠席者も、関わる人たちが積極的にコミットできる、 時間を無駄にしない効果的なskypeミーティン…
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NPOのクラウド事務局1DAYセミナー【遠隔会議の工夫/ルームB】出席者も欠席者も、関わる人たちが積極的にコミットできる、 時間を無駄にしない効果的なskypeミーティン…

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CANPAN・NPOフォーラム「NPOのクラウド事務局1DAYセミナー」

CANPAN・NPOフォーラム「NPOのクラウド事務局1DAYセミナー」
〜短時間勤務、ワークシェア、在宅勤務、多地域展開しながら求心力を持ち続ける団体運営~

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  • このスライドも、 Skype で MTG しながらつくりました ミーティングの開催日時は年間通して決定。年のはじめに決めています そのほか、必要に応じて臨時ミーティングを開催。 個別面談も Skype で 進行係と議事係は持ち回り立候補制。 ミーティングの所要時間は基本 2 時間。議題量に応じて時間を延ばすのではなく、 2 時間内に収める工夫 在宅、 Skype でのミーティングであれば、早朝開催も可能!
  • このスライドも、 Skype で MTG しながらつくりました ミーティングの開催日時は年間通して決定。年のはじめに決めています そのほか、必要に応じて臨時ミーティングを開催。 個別面談も Skype で 進行係と議事係は持ち回り立候補制。 ミーティングの所要時間は基本 2 時間。議題量に応じて時間を延ばすのではなく、 2 時間内に収める工夫 在宅、 Skype でのミーティングであれば、早朝開催も可能!
  • 集まる手間がないので、隙間時間を有効に使える
  • この仕組みだけでおいてきぼり感がなくなるか、というとそうはいかない。 欠席する人のバックグラウンドへ思いを馳せる文化が大事
  • この仕組みだけでおいてきぼり感がなくなるか、というとそうはいかない。 欠席する人のバックグラウンドへ思いを馳せる文化

NPOのクラウド事務局1DAYセミナー【遠隔会議の工夫/ルームB】出席者も欠席者も、関わる人たちが積極的にコミットできる、 時間を無駄にしない効果的なskypeミーティン… NPOのクラウド事務局1DAYセミナー【遠隔会議の工夫/ルームB】出席者も欠席者も、関わる人たちが積極的にコミットできる、 時間を無駄にしない効果的なskypeミーティン… Presentation Transcript

  • クラウド事務局1 day セミナー 時間を無駄にしない効果的なミーティング NPO 法人マドレボニータ事務局
  • 宮下 ひかり NPO 法人マドレボニータ事務局スタッフ 広報&渉外担当 ○1980 年 埼玉県熊谷市出身 ○2003 年 早稲田大学商学部卒 ○2003 年  SBC 信越放送(長野県の民放局)入社           ・営業事務( CM 関連業務)2012 年 9 月 22 日開催       ・ラジオ番組ディレクターMadrebonita DAY より       ・報道記者       を経験 ○2009 年 妊娠を機に退職。夫の転勤に伴い上京 ○2010 年「産後のボディケア&             フィットネス教室」参加  ○    『産後白書2』制作ボランティア ○2011 年 マドレボニータ事務局で働き始める  
  • このセッションでお伝えする内容1 .  マドレボニータについて2 .  マドレボニータの MTG について3 .   MTG の悩みをどう解決するか4 .  ツールの活用例5. Q&A
  • NPO 法人マドレボニータについて● 創立年    1998 年 ●法人設立  2008 年● 認定インストラクター  24 名● 事務局スタッフ  9名● 教室 全国 50 ヶ所● 会員数 正会員・ 176 名     賛助会員・ 172 名( 1 月末現在)● 活動内容◆ 産前・産後のボディケア&フィットネス プログラムの開発・研究・普及◆ 「産後白書」等を通して広く 産後ケアの重要性を啓蒙。 ● ミッション 「美しい母」文化の創造● ビジョン 母となったすべての女性が、 産後に本当に必要なサポートを受けられる社会。 
  • なぜクラウド事務局なのか そもそもオフィスがないオフィスをもつ資金もない 地方在住のスタッフがいる事務局スタッフ全員が幼い子をもつ母である 長時間勤務が難しいなかで 効率的に業務に当たりたい 通勤にかかる時間、経費ももったいない
  • やってみてよかったクラウド事務局 地域の施設を最大限活用! 日常顔を合わせない分、工夫して コミュニケーションをとる急な子どもの体調不良に も対応 雨が降ったら 洗濯物をとりこめる ( 笑 ) 保育園・学校行事にも スキマ時間、休憩時間に いきやすい 家事もできる 通勤時間の短縮と交通費の削減
  • マドレボニータの定例ミーティング 毎月第 1 月曜 1000−1200 事務局 MTG (集中講座がある月は         第 1 金 クラウ 曜) ド 毎月第3木曜 1330−1530 インストラクター報告会 リア ル毎月第4火曜 1030−1230 2011 年活動総括 MTG事務局 WEB システム 1330–1530MTG クラウリア ドル 毎月第4火曜 1330−1530 事務局シスターズ MTG リア ル
  • ミーティング実施例 事務局 MTG 前に 進行打合せ クラウ ド 人事部(ビッグママ) 機関誌マドレジャーナ チームの MTG ル  3 名の MTG Skype で相談しながら クラウ クラウ web サイトの改修作業 ド ド クラウ ド会報紙「マドレ通信」チームの MTG クラウ ド 助成金申請担当チーム MTG リア ル
  • MTG 開催に当たっての課題点全員のスケジュールが 話し合いに 揃わない 時間がかかる 参加者の モチベーションが バラバラ 欠席者の意見が 会議後、欠席者への 反映されない 共有が面倒 どうすれば解決できるか?
  • 円滑なスケジュール調整のために● 年間スケジュールを年初に決定○ オフィシャル MTG の回数は最低限に●Google カレンダーで予定を共有○ チャットや Facebook でやりとり● 予定調整ツールの活用
  • スケジュール調整のためのツールGoogle カレンダー Facebook グループSkype チャットルーム ちょーすけ
  • 話し合いに時間がかかる=進行がグダグダになってしまう● 事前に議題を共有○ 進行係と議事録係が事前に MTGし、 アジェンダを作成● 当日はタイマーで時間調整
  • 進行をスムーズに行うために 進行担当と議事録担当が、Google ドライブのスプレッドシートに MTG 前に打合せを実施 MTG シートを作成 同じシート内にアジェンダを作成事前に話し合いたい議題を各自記入
  • 欠席者の意見が反映されない =欠席すると意見を言えない● 事前の議案共有○ 議題に対するコメント欄に事前記入● 近況報告欄に事前記入 欠席者の疎外感、部外者意識を うまないことが大切
  • 欠席でも主体的、積極的に参加できるしくみ
  • 議事録の作成・共有が面倒 → 欠席者への情報伝達が  おろそかになる●MTG 中から議事録を作成、即日共有○ メーリングリストでの議事録共有● 議事録のアーカイブ化
  • 議事録は記憶が新しいうちに
  • MTG へのモチベーションがバラバラ =受け身になりやすい● 最初に全員が声を出す(近況報告など)○ 持ち回りで進行、議事を担当(役割を持つ)● 通話ツールの使い分け○ チャットでのフォローや、呼びかけ
  • ツールの活用例Skype チャット→ 固定グループチャットを設定し、  伝言メモ的に使うGoogle +ハングアウトの活用LINE の活用U–stream の活用
  • まとめ 円滑なスケジュール調整のために 欠席者も主体的に積極的に参加するために ● 年間スケジュールを年初に決定 ● 事前の議案共有 ○ オフィシャル MTG の回数は最低限に ○ 議題に対するコメント欄に事前記入 ● 近況報告欄に事前記入 ●Google カレンダーで予定を共有 ○ チャットや Facebook でやりとり 議事録は記憶が新しいうちに ● 予定調整ツールの活用 ●MTG 中から議事録を作成、即日共有 ○ メーリングリストでの議事録共有 進行をスムーズに行うために ● 議事録のアーカイブ化 ● 事前に議題を共有 ○ 進行係と議事録係が事前に MTG し、   議事録は記憶が新しいうちに  アジェンダを作成 ● 最初に全員が声を出す(近況報告など) ● 当日はタイマーで時間調整 ○ 持ち回りで進行、議事を担当(役割を持つ) ● 通話ツールの使い分け ○ チャットでのフォローや、呼びかけ
  • ご清聴ありがとうございま した