Intranetsite voor de Business Unit Utrecht van Getronics

1,383 views

Published on

Intranetsite voor de Business Unit Utrecht van Getronics

Published in: Self Improvement
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,383
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
663
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Intranetsite voor de Business Unit Utrecht van Getronics

  1. 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . Afstudeerverslag . . . . . . . Patrick Mackaaij, 1057782 o.l.v. dhr. ir. W.G. Frederiks patrick@mackaaij.org . Intranetsite voor de Business Unit Utrecht . . . .
  2. 2. Voorwoord De afstudeeropdracht betreft het implementeren van een website voor de Business Unit Utrecht van Getronics. Bij deze Business Unit zijn meer dan 200 mensen werkzaam. De site, die enkel via het interne netwerk van Getronics te benaderen is, moet ook bereikbaar zijn voor medewerkers die bij opdrachtgevers gedetacheerd zijn. Voor het vervaardigen van de site is gekozen voor een standaardaanpak: analyse, ontwerp en constructie. Het zwaartepunt van de afstudeeropdracht is het onderhoud dat uiteindelijk door medewerkers van de Business Unit zelf zal plaatsvinden en de analyse van de informatiebehoefte. Mijn dank gaat vooral uit naar Sydney Clark, Benno Welmers en Joris Moerings voor hun begeleiding tijdens mijn afstuderen bij Getronics en naar Wim Frederiks voor de begeleiding van school uit. Ook ben ik dank verschuldigd aan mijn vriendin Marjon van Vulpen, haar moeder Betty van Vulpen, mijn vader Cees Mackaaij en collega-student Wijnand van Diermen voor de tijd die zij hebben besteed aan dit verslag om het kritisch te beoordelen. Alles uit deze uitgave mag, mits in ongewijzigde vorm en voorzien van bronvermelding, worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden. Patrick Mackaaij, mei 2001 ii
  3. 3. Samenvatting Mijn tweede stage heb ik bij Getronics volbracht. Afstuderen bij hetzelfde bedrijf lag derhalve in de lijn der verwachtingen. De formulering van de probleemstelling luidt: Implementeer een website voor de Business Unit Utrecht die gebruikt kan worden als instrument om de interne communicatie binnen de Business Unit te verbeteren en om de Business Unit binnen Getronics Nederland op de kaart te zetten. Voor het vervaardigen van de site is gekozen voor een standaardaanpak, analyse, ontwerp en constructie. Het zwaartepunt van de afstudeeropdracht is het onderhoud dat uiteindelijk door medewerkers van de Business Unit zelf zal plaatsvinden en de analyse van de informatiebehoefte. Tijdens de analysefase is het managementteam van de Business Unit nauw bij de gang van zaken betrokken. Alle leden van het managementteam hebben in een persoonlijk interview hun ideeën over de website kunnen aangeven. Direct is daarbij door mij de nadruk op onderhoud gelegd. De ideeën van het managementteam zijn vervolgens naar prioriteit geordend en gekoppeld aan een verantwoordelijke. De opzet van de website is duidelijk op de doelgroep gericht. Ook aan de manier waarop de teksten gepresenteerd worden op de website is aandacht besteed. Na een gedegen analyse van de informatie die op de website gepresenteerd moest worden is de website geïmplementeerd in de uniforme vormgeving/layout van Getronics. Dit vereenvoudigde niet alleen de implementatie van de site, maar geeft de bezoeker die bekend is met de manier van navigeren een duidelijke interface. De techniek achter de site valt onder de verantwoordelijkheid van een centrale afdeling binnen Getronics die de Business Units ondersteunt. Om de gepubliceerde stukken op de site goed leesbaar te schrijven is een redactiewijzer geschreven die als leidraad dient voor de aan te leveren stukken. Het managementteam heeft als eerste leverancier van stukken daar gebruik van kunnen maken. Omwille van de continuïteit was het mijn bedoeling medewerkers van de Business Unit Utrecht te instrueren over de manier waarop de website onderhouden moet worden. Het managementteam wil graag dat een redactie die verantwoordelijk kan worden gehouden voor het onderhoud van de site ontstaat uit ‘vrijwilligers’. Een redactie wordt binnenkort gevormd. Voor deze redactie zullen de bijlagen van dit verslag van belang zijn. Medewerkers van de Business Unit die de website vanaf een andere locatie (thuis, bij de opdrachtgever) willen benaderen kunnen daarvoor toegang tot een beveiligde verbinding aanvragen. De procedure hiervoor wordt in dit verslag kort beschreven. iii
  4. 4. Inhoudsopgave 1. INLEIDING ...............................................................................................................................1 1.1 AANLEIDING VOOR DE AFSTUDEEROPDRACHT .....................................................................1 1.2 DE PROBLEEMSTELLING ........................................................................................................1 1.3 D OEL VAN DE AFSTUDEEROPDRACHT ...................................................................................1 1.4 V OORUITBLIK MET HOOFDSTUKVERWIJZING .......................................................................1 2. DE ORGANISATIE GETRONICS........................................................................................2 2.1 DE VISIE VAN GETRONICS .....................................................................................................2 2.2 DE MISSIE VAN GETRONICS ...................................................................................................2 2.3 O RGANISATIESTRUCTUUR .....................................................................................................2 2.3.1 Organisatiestructuur Getronics Nederland .................................................................2 2.3.2 Organisatiestructuur BU Utrecht .................................................................................3 3. VERANTWOORDING WERKWIJZE ................................................................................5 3.1 TAKEN/PLANNING ..................................................................................................................5 3.1.1 Analysefase.....................................................................................................................6 3.1.2 Ontwerpfase ...................................................................................................................6 3.1.3 Constructiefase...............................................................................................................6 3.1.4 Continuïteit waarborgen ...............................................................................................6 4. ANALYSEFASE........................................................................................................................7 4.1 D OEL EN DOELGROEP VAN DE SITE .......................................................................................7 4.1.1 Doel van de website .......................................................................................................7 4.1.2 Doelgroepen van de website .........................................................................................7 4.2 INTERVIEWS MEDEWERKERS BUSINESS U NIT.......................................................................7 4.2.1 Verantwoording van de selectie van de doelgroep......................................................8 4.2.2 Opzet van het interview .................................................................................................8 4.2.3 Resultaten van de interviews.........................................................................................8 4.3 FUNCTIONALITEITEN NAAR PRIORITEIT ................................................................................8 4.3.1 Aanvullingen op de opzet ..............................................................................................8 4.4 CRYPTOCARD .........................................................................................................................9 4.5 DE AFDELING DIS..................................................................................................................9 5. ONTWERPFASE....................................................................................................................10 5.1 O NTWERP INTERFACE ..........................................................................................................10 5.2 GEBRUIKERSTEST INTERFACE .............................................................................................10 5.3 TECHNIEK ACHTER DE SITE .................................................................................................11 6. CONSTRUCTIEFASE...........................................................................................................12 6.1 GEÏMPLEMENTEERDE FUNCTIONALITEITEN ........................................................................12 6.2 GEBRUIKERSTEST SITE .........................................................................................................12 6.3 KOSTEN ................................................................................................................................13 6.3.1 Ontwerp ........................................................................................................................13 6.3.2 Hosting .........................................................................................................................14 6.3.3 Onderhoud....................................................................................................................14 6.4 BATEN ..................................................................................................................................15 7. CONTINUÏTEIT WAARBORGEN.....................................................................................16 7.1 DE CONTENT ........................................................................................................................16 7.2 V ORMING REDACTIE ............................................................................................................16 7.3 PUBLICEREN OP DE INTRANETSITE ......................................................................................17 iv
  5. 5. 8. EVALUATIE ...........................................................................................................................18 8.1 LEERERVARINGEN ...............................................................................................................18 8.2 PLANNING TEN OPZICHTE VAN DE WERKELIJKHEID ...........................................................18 8.2.1 Analysefase...................................................................................................................19 8.2.2 Ontwerpfase .................................................................................................................19 8.2.3 Constructiefase.............................................................................................................19 8.2.4 Continuïteit waarborgen .............................................................................................19 LITERATUUR.............................................................................................................................20 BIJLAGE I: RESULTATEN INTERVIEWS.........................................................................21 1. INLEIDING .............................................................................................................................22 1.1 PROBLEEMSTELLING ............................................................................................................22 1.2 D OEL VAN DE WEBSITE ........................................................................................................22 1.3 D OELGROEPEN VAN DE WEBSITE ........................................................................................22 1.4 INFORMATIEBEHOEFTE ........................................................................................................22 1.5 VERVOLGACTIES ..................................................................................................................23 2. INFORMATIEBEHOEFTE N.A.V. INTERVIEWS ........................................................24 BIJLAGE II: OPZET WEB SITE BU HOUTEN..................................................................27 BIJLAGE III: FUNCTIONALITEITEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN...........29 BIJLAGE IV: REDACTIEWIJZER VOOR HET AANLEVEREN VAN CONTENT ..31 1. INLEIDING .............................................................................................................................32 2. NEGEN REGELS VOOR BEELDSCHERMTEKSTEN.................................................32 3. WAAROM ‘SCHRIJVEN VOOR HET BEELDSCHERM’? .........................................33 3.1 PROFIEL VAN DE 'BEELDSCHERMLEZER' .............................................................................33 3.2 V OORDELEN VOOR DE LEZER ..............................................................................................33 BIJLAGE V: KLEURKEUZE TEMPLATE..........................................................................34 BIJLAGE VI: IMPLEMENTATIE SITE IN FRONTPAGE ..............................................36 1. INLEIDING .............................................................................................................................37 2. OPBOUW SITE MET FRONTPAGE 2000........................................................................37 2.1 TEMPLATE UITPAKKEN EN TOEGANKELIJK MAKEN BINNEN FRONTPAGE ..........................37 2.2 STANDAARD INSTELLINGEN ................................................................................................37 2.2.1 Wijzigingen in bestand ‘houten_head.asp’ ................................................................38 2.2.2 Wijzigingen in bestand ‘houten_bar.asp’...................................................................39 2.2.3 Wijzigingen in bestand ‘houten_main.asp’ ................................................................44 2.3 U ITBREIDING SITE ................................................................................................................44 2.3.1 Het gebruik van ‘section_home.asp’ ..........................................................................44 2.3.2 Het gebruik van ‘example.asp’ ...................................................................................45 v
  6. 6. 1. Inleiding Het afstuderen heeft plaatsgevonden op de Business Unit Utrecht van Getronics, gevestigd in Houten, waar ik ook mijn tweede stage volbracht. 1.1 Aanleiding voor de afstudeeropdracht Op het intranet van Getronics zijn momenteel een aantal Business Units met een eigen website vertegenwoordigd. De Business Unit Utrecht stond daar nog niet bij omdat een website niet de hoogste prioriteit van het managementteam had. Werknemers van de Business Unit Utrecht zijn vaak werkzaam bij opdrachtgevers (‘onsite’). Om de communicatie binnen de Business Unit te verbeteren, met name ook voor deze werknemers, is als oplossing een website voor de Business Unit Utrecht geopperd. Een website specifiek voor de Business Unit Utrecht kan het gat opvullen tussen de meer algemene informatie die Getronics aanbiedt (via regelmatige mailings naar het huisadres van de medewerkers en het intranetwerk ‘Getranet’) en het interne informatieblad ‘kortsluiting’, specifiek voor de Business Unit Utrecht. 1.2 De probleemstelling De formulering van de probleemstelling luidt: Implementeer een website voor de Business Unit Utrecht die gebruikt kan worden als instrument om de interne communicatie binnen de Business Unit te verbeteren en om de Business Unit binnen Getronics Nederland op de kaart te zetten. 1.3 Doel van de afstudeeropdracht Het doel van de afstudeeropdracht is een website te implementeren voor de Business Unit Utrecht. Deze website zal op het interne Getronics netwerk (Getranet) worden gepubliceerd en onderhouden worden door medewerkers van de Business Unit Utrecht. Met behulp van de website kan het management de interne communicatie binnen de Business Unit verbeteren en de Business Unit binnen Getronics Nederland op de kaart te zetten (met het oog op interne jobrotation). Het zwaartepunt van de afstudeeropdracht is het onderhoud dat uiteindelijk door medewerkers van de Business Unit zelf zal plaatsvinden en de analyse van de informatiebehoefte. 1.4 Vooruitblik met hoofdstukverwijzing Hoofdstuk twee bevat algemene informatie over de organisatie Getronics. Gezien de omvang van de organisatie is enkel het voor het afstuderen relevante deel in meer detail uitgewerkt. In hoofdstuk drie worden de verrichte werkzaamheden en toegepaste methodiek toegelicht. In de hoofdstukken vier tot en met zes wordt de beschreven methode gevolgd (analyse, ontwerp, constructie). Hoofdstuk zeven behandelt het onderhoud van de site. De leerervaringen worden tenslotte in hoofdstuk acht beschreven. 1
  7. 7. 2. De organisatie Getronics Getronics is in 1887 opgericht onder de naam ‘Groeneveld’. De naam Getronics werd in 1988 geïntroduceerd. Na 1988 heeft Getronics middels acquisities een enorme groei doorgemaakt. De meest opzienbarende acquisitie was die van Wang Global medio 1999. Getronics is door deze acquisities een wereldwijde speler geworden, actief in meer dan 40 landen met meer dan 33.000 werknemers. Dit hoofdstuk vertelt over de visie en de missie van Getronics en de structuur van Getronics Nederland. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een beschrijving van de organisatiestructuur van de Business Unit waarin mijn afstudeeropdracht is voltooid. 2.1 De visie van Getronics Getronics streeft ernaar de leidende leverancier te zijn van ICT-oplossingen en -diensten in de wereld van e-business, om op die manier een toekomst te bouwen voor hun opdrachtgevers, hun medewerkers en hun aandeelhouders. 2.2 De missie van Getronics Het leveren en beheren van geavanceerde, fabrikant-onafhankelijke ICT-oplossingen en -diensten die onze opdrachtgevers wereldwijd en lokaal in staat zullen stellen hun zakelijke doelen te bereiken of zelfs te overtreffen. Getronics wil bekend staan om het grote inzicht in de ambities en doelstellingen van de opdrachtgever. 2.3 Organisatiestructuur Getronics is wereldwijd actief. Voor de afstudeeropdracht is echter alleen Getronics Nederland van belang. 2.3.1 Organisatiestructuur Getronics Nederland In Nederland is na de overname van Wang Global de Getronics organisatie omgevormd tot zes divisies met in totaal ruim 8000 medewerkers. De divisies dragen samen oplossingen aan op diverse gebieden. De divisies zijn verdeeld onder de business lines ‘Business Solutions & Consulting’ en ‘Systems Integration & Network Services’. Mijn afstudeeropdracht is vervuld bij een bedrijfsonderdeel (‘Field Managed Services’) van de divisie System Integration & Network Services. Onder Field Managed Services vallen de zogenaamde Business Units die de regio’s bedienen. System Integration & Network Services levert end-to-end desktop- en netwerkinfrastructuur oplossingen. Nederland is op basis van postcodes onderverdeeld in zeven regio’s die door zeven verschillende Business Units worden bediend (zie Figuur 1). 2
  8. 8. Assen . Amsterdam . . Rotterdam . Apeldoorn . . Den-Bosch Houten . Geleen Figuur 1 – Business Units in Nederland De organisatiestructuur van ‘BU Utrecht’ wordt toegelicht in de volgende paragraaf. 2.3.2 Organisatiestructuur BU Utrecht De zeven Business Units zien er organisatorisch hetzelfde uit. Figuur 2 – Organogram BU Utrecht Het organogram van Figuur 2 zal van onder naar boven worden toegelicht. Door eerst de operationele processen te behandelen krijgt de lezer een beter inzicht in de manier waarop Getronics haar core-business realiseert. Afdelingen die in het organogram getoond worden zijn: Projects & Resultancy De afdeling Projects & Resultancy houdt zich bezig met tijdelijke en vaak eenmalige opdrachten. De projectleiders sturen het project en de resultants ondersteunen hun collega’s bij complexe problemen of als kennis net even te kort schiet. 3
  9. 9. Field Operations Field Operations bestaat uit technische mensen (field service engineers, netwerk engineers, datacom engineers) die zich bezig houden met het oplossen van incidenten, het uitvoeren van installaties, het preventief onderhoud, projecten1, inspecties en dergelijke voor zowel contractals niet-contractklanten. Site Services Site Services richt zich op het beheren van totale netwerkomgeving(en) van opdrachtgevers (‘remote’ via een inbelverbinding of bij de opdrachtgever zelf). Voor elke opdrachtgever wordt een vast team ingericht. Resident Engineer Services De afdeling Resident Engineer Services is voortgekomen uit het feit dat sommige opdrachtgevers dusdanig vaak een beroep deden op de service van Getronics dat bij wijze van spreken de ene engineer bij de opdrachtgever naar buiten kwam, en de andere op weg naar binnen was. Vanuit die situatie was het in veel gevallen aantrekkelijker om een engineer permanent bij de opdrachtgever te stationeren. Regional Sales Regional Sales verkoopt in de regio van de BU de totale dienstverlening die GN&S of haar zusterbedrijven kunnen leveren. Regional Sales richt zich niet op opdrachtgevers die onder de vlag Landelijke Accounts vallen, de zogenaamde TOP 500 bedrijven in Nederland (Belastingdienst, ING, Rabobank, Staatsloterij etc.). Customer Management De Customer Manager is verantwoordelijk voor de mate van tevredenheid van de opdrachtgever en/of relatie over de kwaliteit en de kwantiteit van de door Getronics geleverde diensten. Personeel & Organisatie Op de afdeling P&O worden alle personeelsaangelegenheden van de BU behandeld. Finance & Administration Taken die deze afdeling uitvoert zijn bijvoorbeeld het coördineren van de verschillende administraties die gevoerd worden op de afdelingen tot het opstellen van jaarplannen en het rapporteren en evalueren van de periodieke bedrijfsresultaten. Business Unit Management De Business Unit Manager is verantwoordelijk voor het realiseren van de gedefinieerde missie van Getronics en in het bijzonder van de Business Unit zelf in relatie tot de afgesproken omzet. Tot zijn dagelijkse taken behoren het leiding geven aan de regionale sales organisatie, consultants, customer- en projectmanagers en de operations, alsmede het stimuleren en motiveren van de medewerkers tot optimaal presteren binnen een werkklimaat waarbij men zich maximaal kan ontplooien. De afdelingsmanagers vormen samen met de Business Unit manager het managementteam van de Business Unit. 1 Vanaf eind 2001 worden projecten landelijk gecoördineerd. 4
  10. 10. 3. Verantwoording werkwijze De gehanteerde werkwijze omvat drie fasen: 1. Analyse Het doel van de analysefase is het documenteren en verifiëren van informatie over de toekomstige bezoekers van de site en de informatiebehoefte van die bezoekers. 2. Ontwerp Het doel van de ontwerpfase is het opstellen van een goed doordacht conceptueel model van de interface van de website. Het conceptueel model is het plan of de blauwdruk van hoe de gebruiker de interface van de website ziet. Tijdens deze fase wordt ook de techniek verzorgd. 3. Constructie Tijdens de constructiefase zal het ontwerp geïmplementeerd worden. Het aantal boeken dat aandacht besteed aan het opzetten van websites is enorm. Het betreft dan vooral de technische implementatie en de vormgeving. Beide zaken komen in de fasen ontwerp en constructie voor. Een belangrijk aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien is het vervaardigen van een site die nuttig is. Wie ervaring heeft met Internet zal de vele sites die hun doel volledig voorbij schieten herkennen, als er al een doel vastgelegd is. Onderhoud is van belang om de site nuttig te houden. De aangeboden informatie zal verouderen. Voor het onderhouden van een website is het belangrijk de volgende drie zaken uit elkaar te houden: 1. De techniek Hardware en software noodzakelijk om de website operationeel te houden en diensten te leveren. 2. De vormgeving Het uiterlijk van de site is een vak apart. 3. De content De informatie waar de doelgroep de site voor bezoekt. Gezien het belang van het onderhoud is een apart hoofdstuk hierover toegevoegd, ‘Continuïteit waarborgen’ (hoofdstuk 7). 3.1 Taken/planning Omwille van de afstudeeropdracht worden vele activiteiten ontplooid. Hieronder staan per fase de meest belangrijke (de mijlpalen). Met de afstudeeropdracht is 1 februari 2001 begonnen. Als einddatum wordt 18 mei aangegeven daar 23 mei de einddatum is van de overeenkomst met Getronics en de inleverdatum van dit verslag. 5
  11. 11. 3.1.1 Analysefase Mijlpaal Datum aanvang/gereed Interviews met managementteam van de Business Unit Utrecht om de gewenste functionaliteiten en beschikbaar te stellen informatie in kaart te brengen. 1 februari / 22 februari Procedure rondom het regelen van een cryptocard voor toegang tot het Internet thuis en bij de opdrachtgever in kaart brengen. 1 februari / 14 februari Haalbaarheid van de gewenste functionaliteiten en beschikbaar te stellen informatie in kaart brengen met het oog op het toekomstige onderhoud. 1 februari / 14 februari In overleg met de verantwoordelijken prioriteiten toekennen aan de haalbare gewenste functionaliteiten en informatie. 1 februari / 14 februari Officieel vastleggen van de beschikbaar te stellen functionaliteiten en informatie. 22 februari / 1 maart 3.1.2 Ontwerpfase Mijlpaal Datum aanvang/gereed Realiseren van de vereiste technische infrastructuur (server, operating system, webserver-software) in overleg met een deskundige van de automatiseringsafdeling. 1 maart / 15 maart Ontwerp vastleggen van de te implementeren website aan de hand van de eisen die aan het beschikbaar stellen van informatie worden gesteld (huisstijl) in overleg met de afdeling Business Communications. 1 maart / 15 maart Testen van het ontwerp van de website aan de hand van een prototype (navigatie, look-and-feel) met werknemers van de Business Unit Utrecht. 15 maart / 29 maart 3.1.3 Constructiefase Mijlpaal Datum aanvang/gereed Implementeren van de functionaliteiten. 5 april / 26 april Testen van de website met werknemers van de Business Unit Utrecht. 26 april / 3 mei 3.1.4 Continuïteit waarborgen Mijlpaal Datum aanvang/gereed Trainen van medewerkers van de Business Unit Utrecht die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van de website. 3 mei / 17 mei Overdracht van de website en de daarbij behorende documentatie. 18 mei 6
  12. 12. 4. Analysefase Aan het begin van de analysefase is het doel van de website en de doelgroep vastgelegd. Vervolgens hebben de leden van het managementteam in interviews aan kunnen geven aan welke informatie binnen hun afdeling behoefte is. Deze informatie is ingedeeld in functionaliteiten en gerubriceerd. Het managementteam heeft vervolgens uit deze functionaliteiten een keuze gemaakt en prioriteit toegekend aan de implementatie daarvan. In deze fase is ook de interne procedure omtrent het aanvragen van een cryptocard voor beveiligde toegang vanaf een remote locatie tot het netwerk in kaart gebracht. 4.1 Doel en doelgroep van de site Een site zonder doel is stuurloos. Het vastleggen van het doel tijdens de analysefase versterkt het inzicht in de latere structuur, het gebruik van illustraties en de tekststijl. Het vastleggen van de doelgroep(en) van de site zorgt voor de nodige aandacht voor de bezoekers van de site. De informatie die later gepubliceerd wordt moet interessant zijn voor de doelgroep(en). 4.1.1 Doel van de website Het doel van de website is het informeren van werknemers van Getronics over wat er speelt binnen de Business Unit Utrecht en het op de kaart zetten van de Business Unit Utrecht binnen Getronics Nederland. 4.1.2 Doelgroepen van de website Als doelgroepen van de website zijn vastgelegd: • Alle werknemers van de Business Unit Utrecht Verbetering interne communicatie/informeren • Werknemers van Getronics Nederland De Business Unit Utrecht binnen Getronics Nederland op de kaart zetten 4.2 Interviews medewerkers Business Unit Allereerst is de Business Unit Manager gevraagd wat de verwachtingen zijn van de intranetsite. Als leidraad werd een site van een andere Business Unit aangegeven (de Business Unit Amsterdam). Vervolgens zijn alle leden van het managementteam individueel geïnterviewd. Vanuit de diverse invalshoeken is hun mening gevraagd naar een zinvolle invulling voor de intranetsite. Ook de voorzitter van de personeelsvereniging is geïnterviewd. De interviews zijn vervolgens zo uitgewerkt dat tijdens het eerstvolgende overleg van het managementteam een besluit kon worden genomen over de te implementeren functionaliteiten. Deze uitwerking is bijgevoegd aan dit verslag als bijlage I ‘resultaten interviews’. 7
  13. 13. 4.2.1 Verantwoording van de selectie van de doelgroep De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het up-to-date houden van de inhoud van de site komt te liggen bij de afdelingsmanagers. Derhalve zijn deze managers geïnterviewd. 4.2.2 Opzet van het interview Het interview valt uiteen in drie delen. In het eerste deel wordt kort de afstudeeropdracht uiteengezet. Vervolgens volgt het interview zelf, waarin de geïnterviewde gevraagd wordt naar zijn/haar ideeën met betrekking tot de site. Tot slot wordt de geïnterviewde gevraagd of hij/zij mogelijkheden ziet de genoemde informatie up-to-date te houden. 4.2.3 Resultaten van de interviews De resultaten van de interviews zijn als apart document aan het managementteam gepresenteerd (zie bijlage I ‘resultaten interviews’). Aan de hand van dat document heeft het managementteam besluiten genomen met betrekking tot de functionaliteiten. Het managementteam heeft tevens de functionaliteiten van een prioriteit voorzien. 4.3 Functionaliteiten naar prioriteit Het managementteam heeft de gepresenteerde functionaliteiten uit de interviews besproken. Vervolgens heeft het managementteam mij aan de hand van de nummering (1 t/m 32) het document ‘Opzet WEB site BU Houten’ doen toekomen. Er is door het managementteam geen gebruik gemaakt van de beschikbaar gestelde kolommen ‘behoefte ja, neutraal, nee’ en ‘verversingsfrequentie’. Het genoemde document is bijgevoegd aan dit verslag als bijlage II ‘Opzet WEB site BU Houten’. Voor een goed begrip van paragraaf 4.3.1 is het raadplegen van deze bijlage van belang. De functionaliteiten die niet in het document zijn genoemd hebben in eerste instantie geen prioriteit en zullen, indien daar behoefte aan is, in een later stadium worden geïmplementeerd. Deze niet-genoemde functionaliteiten vallen buiten de afstudeeropdracht. In het document zijn de prioriteiten horizontaal, op één regel, aangegeven. Voor algemeen heeft functionaliteit 15 dus prioriteit en functionaliteit 1 niet. Het managementteam toetst de informatiebehoefte niet middels de geadviseerde enquête bij de medewerkers. Het gebruik van de intranetsite zal in afdelingsvergaderingen getoetst worden en indien dit technisch mogelijk is via de bezoekersstatistieken van de webserver. 4.3.1 Aanvullingen op de opzet Functionaliteit 7* bij ‘algemeen’ is in eerste instantie verkeerd ingeschat door het managementteam. Hier wordt functionaliteit 3 bedoeld, te weten ‘een agenda met belangrijke data en zaken voor de Business Unit’. Functionaliteit 15 (‘relevante links Getranet en Internet’) zal buiten algemeen ook (optioneel) binnen alle afdelingen gebruikt worden. Of een afdeling gebruik maakt van de snelkoppelingen naar relevante delen van het intranetwerk (Getranet) of Internet is ter beoordeling van de afdelingsmanager. Functionaliteit 32 (‘grappig deel’) is komen te vervallen. De invulling van een dergelijk gedeelte zal in een later stadium, indien daar duidelijke behoefte aan is, worden vormgegeven. 8
  14. 14. Het managementteam wilde graag foto’s van medewerkers koppelen aan het organogram (een combinatie van functionaliteit 2 en 18). Later is besloten om functionaliteit 18 (‘smoelenboek’) los te implementeren, daar het organogram reeds ieder kwartaal door de afdeling HRM up-to-date wordt gebracht in de applicatie Powerpoint. Dit organogram zal in Powerpoint-formaat worden gepubliceerd. De foto’s voor functionaliteit 18 worden in eerste instantie gepubliceerd per afdeling, met bij de foto de naam van de medewerker en de functiebeschrijving. Vanuit functionaliteit 21 (‘verjaardagen’) wordt een koppeling naar deze lijst gerealiseerd. Bovengenoemde wijzigingen zijn in een apart document opgenomen (bijlage III ‘Functionaliteiten en verantwoordelijkheden’) en voorgelegd aan het managementteam. Omdat in dit document ook een deel van de ontwerpfase is verwerkt wordt het document in het volgende hoofdstuk verder besproken. 4.4 Cryptocard Werknemers van de Business Unit bevinden zich vaak op locatie bij een opdrachtgever. Om hen op een verantwoorde manier toegang te geven tot het interne netwerk is een beveiligingssysteem ingevoerd: de cryptocard. De werknemer die over een cryptocard beschikt belt in op een telefoonnummer in Amsterdam. Vervolgens moet de medewerker zich bekend maken met zijn loginnaam. Het systeem geeft vervolgens een nummer (‘challenge’) dat de werknemer op de cryptocard in moet toetsen. De cryptocard geeft een ander nummer weer (‘response’) dat de werknemer in moet toetsen op de PC. Tot slot moet nog op het intranetwerk worden ingelogd. Niet iedere werknemer beschikt momenteel over een cryptocard. Medewerkers worden door hun afdelingsmanager in de mogelijkheid gesteld alsnog een cryptocard aan te vragen. De afdelingsmanager heeft via het intranetwerk toegang tot de daarvoor noodzakelijke formulieren. Deze formulieren worden ondertekend richting het hoofdkantoor gestuurd. Het hoofdkantoor stuurt per direct de cryptocard op, waarna de medewerker tekent voor ontvangst. Als deze ontvangstbevestiging bij het hoofdkantoor administratief is verwerkt kan de medewerker remote inbellen. Meer informatie (inzage in de overeenkomsten, installatieprocedure) over de cryptocard is te vinden op het intranetwerk2. Gezien de vertrouwelijkheid van deze informatie wordt dit niet verder in dit verslag uitgewerkt. 4.5 De afdeling DIS Dutch Information Systems (DIS) bestaat uit een tiental IT- en organisatiedeskundigen en specialiseert zich in back-end, front-end en web applicaties, veelal ten behoeve van Business Unit overstijgende toepassingen. DIS is een centrale afdeling voor ondersteuning van de bedrijfsvoering van nationale Business Units op het gebied van ICT. De missie van DIS is het bevorderen van samenwerken en integratie op ICT-gebied tussen de onderdelen. DIS biedt Business Units technisch de mogelijkheid een site te publiceren op het intranetwerk en participeert indien gewenst in het opzetten van de site. 2 http://gww.getronics.nl/dis/ 9
  15. 15. 5. Ontwerpfase De ontwerpfase wordt gebruikt om een model van de interface van de website te ontwerpen. Aan de hand van dit ontwerp wordt vervolgens gecontroleerd of de gebruikers hun weg binnen de site kunnen vinden in deze opzet. Tot slot wordt besproken hoe het technisch onderhoud geregeld is. 5.1 Ontwerp interface Binnen Getronics wordt een huisstijl gehanteerd. Er zijn templates beschikbaar voor het vervaardigen van interne sites. Derhalve is het ontwerpen van een interface beperkt tot het kiezen van één van de vijf beschikbare templates. Het verschil tussen de mogelijkheden betreft de kleur die de boventoon voert. In bijlage V (‘Kleurkeuze template’) worden de mogelijkheden getoond. Gekozen is voor de kleur paars (op de bijlage de tweede van boven). Op de bijlage onder het woord ‘GetraNet’ is een menustructuur zichtbaar. De werking daarvan is vergelijkbaar met die van de verkenner voor bestandsbeheer onder Windows. Aan de hand van het document ‘Opzet WEB site BU Houten’ (bijlage II) is de structuur van het menu van de website opgezet. In het document was door het managementteam reeds een voorschot genomen op de structuur van de website. Veel functionaliteiten staan in het document onder het kopje ‘algemeen’. Dit is in een later stadium waarin de structuur van de website nader is besproken gewijzigd, daar voor bezoekers van de website niet duidelijk is wat precies onder ‘algemeen’ wordt verstaan. Bij de structuur van de site is aandacht geschonken aan de volgende belangrijke principes: • het indelingsprincipe moet aansluiten bij de denkwereld van de bezoekers Om deze reden is er bijvoorbeeld voor gekozen de functionaliteit ‘vacatures’ op de voorpagina te plaatsen en niet onder een kopje van de afdeling ‘HRM’. • de structuur moet groei in een later stadium niet uitsluiten Het aantal kopjes aan de linkerkant die direct zichtbaar zijn bij het bezoeken van de site is beperkt zodat daar in de toekomst kopjes bij kunnen komen zonder dat direct het overzicht verloren gaat. De basisstructuur zoals deze is vastgelegd wordt in bijlage III (‘Functionaliteiten en verantwoordelijkheden’) weergegeven. De inhoud van de website wordt door de verantwoordelijken van de functionaliteiten zoals weergegeven in deze structuur aangereikt. In de toekomst zijn deze verantwoordelijken aan te spreken op het up-to-date zijn van de informatie. 5.2 Gebruikerstest interface Deze gebruikerstest is achterwege gelaten daar de manier van navigeren bij alle medewerkers van Getronics bekend is. De structuur van de site is immers gestandaardiseerd. 10
  16. 16. 5.3 Techniek achter de site De Business Unit kent geen echte automatiseringsafdeling, maar een lokale helpdesk. Deze helpdesk heeft niet de bevoegdheid zelf servers aan het bestaande intranetwerk te koppelen. Buiten dit organisatorische vraagstuk beschikt de helpdesk niet over voldoende personeel om zich te richten op het technisch onderhoud dat een website vraagt. Uiteraard is het een en ander op te lossen en is het mogelijk om een server in Houten aan het intranetwerk te koppelen. Binnen Getronics kwam echter een andere oplossing naar voren. Tijdens de analysefase waarin contact opgenomen is met de afdeling DIS (zie paragraaf 4.5 ‘De afdeling DIS’) werd reeds de mogelijkheid geopperd de site te huisvesten op een server in Amsterdam. De afdeling DIS onderhoudt een dergelijke server voor meerdere afdelingen. De Business Unit kan op die manier het onderhoud aan de server ‘uitbesteden’. Een bijkomend voordeel is dat het onderhoud er eenvoudiger op wordt door het gebruik van gestandaardiseerde methoden die in het volgende hoofdstuk beschreven worden. Ook kan gebruik gemaakt worden van de kennis van de medewerkers van de afdeling DIS. Het managementteam heeft derhalve besloten het technisch onderhoud onder de verantwoordelijkheid van de afdeling DIS te laten vallen. 11
  17. 17. 6. Constructiefase Tijdens de constructiefase zullen de functionaliteiten op volgorde van prioriteit aan de hand van het gekozen ontwerp geïmplementeerd worden. Functionaliteiten die niet binnen de geplande tijd kunnen worden gerealiseerd zullen in een later stadium door medewerkers van de Business Unit zelf worden geïmplementeerd. Tot slot wordt het niet toepassen van de gebruikerstest verklaard. 6.1 Geïmplementeerde functionaliteiten Aan de hand van de juiste kleur van de template van site3 zijn de functionaliteiten geïmplementeerd in de site. Bijlage VI (‘Implementatie site in Frontpage’) beschrijft dit proces. Tijdens deze fase zijn nog enkele zaken veranderd in de basisstructuur zoals deze is weergegeven in bijlage III (‘Functionaliteiten en verantwoordelijkheden’): • Mutaties in/uit De term is veranderd in ‘in- en uit dienst’ omdat tijdens het verzamelen van de informatie bleek dat deze term beter begrepen werd. • Eventueel relevante links Getranet en Internet De term is veranderd in ‘interessante links’ omdat deze term korter is. • Ideeënbus Gekozen is om een speciaal emailadres aan te maken welke voorlopig door het secretariaat wordt uitgelezen en gepresenteerd aan het managementteam. • Feedback (staat niet op bijlage) De huisstijl vereist dat een feedback emailadres wordt vermeld waarop bezoekers reacties kunnen achterlaten. Dit wordt net als de ideeënbus een speciaal emailadres. De manager F&A handelt de ingekomen berichten af. • Tekst openingspagina (staat niet op bijlage) Het managementteam levert tekst aan die op de openingspagina weergegeven wordt. • Inhoud personeelsvereniging Onder het kopje ‘Personeelsvereniging’ komen de items ‘nieuws’ en ‘activiteiten’. 6.2 Gebruikerstest site De gebruikerstest is op verzoek van het managementteam niet verder uitgewerkt. Het managementteam beargumenteerde dit verzoek met twee redenen: 1. Het managementteam acht zich door de regelmatige afdelingsvergaderingen voldoende op de hoogte van de informatiebehoefte van de werknemers. 2. Het managementteam heeft inmiddels bepaalde ideeën over het toekomstig onderhoud. Dit punt zal in het volgende hoofdstuk nader aan bod komen (7.2 ‘Vorming redactie’). 3 http://gww2.getranet.com/framework/2ndtiersite/templates.asp 12
  18. 18. 6.3 Kosten De kosten van een website zijn uiteraard afhankelijk van de gewenste functionaliteiten en de omvang van de website. Functionaliteiten waar programmatuur voor vereist is zijn meestal het meest kostbaar. Hieronder zijn de diverse kosten weergegeven die een rol spelen bij het bouwen van een site. De kosten zijn exclusief BTW en in euro’s weergegeven (globaal afgerond naar boven). De kostenpost ‘promotie van de site’ is hier weggelaten daar deze op Internet een belangrijke relatie heeft met het bekendmaken van de website bij de grote zoekmachines Altavista, Google, Ilse, Vindex en dergelijke. Voor een intranetsite gericht op de Business Unit zelf speelt dit geen belangrijke rol. Overkoepelende intranetsites dienen hier uiteraard wel aandacht aan te besteden, maar wellicht in een andere vorm (bijvoorbeeld publicatie in het interne blad van Getronics). 6.3.1 Ontwerp Een schatting van de gemaakte kosten bij uitbesteding loopt al snel op tot zo’n EUR 3.000,004. Deze schatting is gemaakt door op de website van het bedrijf Profib (Professional Internet Publishing) het schattingsformulier in te vullen: • aantal pagina’s: 40 schatting op basis van aangeleverd en binnenkort te verwachten materiaal. • te ontwerpen logo’s e.d.: 0 Getronics hanteert intern een huisstijl. • geleverd grafisch materiaal: gemiddeld op basis van het smoelenboek. • te scannen foto’s: geen wegens de digitale camera op locatie. • programmeerwerk scripts e.d.: zeer weinig momenteel enkel voor de ideeënbus. • aanmelding belangrijke zoekmachines: nee het betreft een intranetwerk, geen Internetsite. Een belangrijk deel van de site is tijdens mijn afstudeerperiode vervaardigd. Belangrijk is ook dat de nodige afstemming reeds door mij heeft plaatsgevonden. Profib rekent hier bijvoorbeeld een bedrag van EUR 55,00 per uur voor (‘vervolggesprekken’). 4 http://www.profip.nl/schatting.html (d.d. 8 mei 2001) 13
  19. 19. 6.3.2 Hosting De genoemde prijzen in deze en de volgende alinea’s komen wederom van het bedrijf Profib5. Om de website een plaats te geven op een webserver wordt EUR 40,00 per maand gevraagd. Gezien de centrale ondersteuning van de afdeling DIS is de Business Unit hier geen geld aan kwijt. De aanvraag van een domeinnaam op Internet kost de eerste keer EUR 55,00 en vervolgens jaarlijks EUR 35,00. Getronics heeft een dergelijk systeem intern beschikbaar. Het installeren van de website kost eenmalig EUR 55,00. De afdeling DIS regelt dit centraal voor Getronics. 6.3.3 Onderhoud Voor het wijzigen van pagina’s hanteert Profib een bedrag van EUR 55,00 per uur. Onderhoud aan de webserver zelf zit bij het genoemde hostingbedrag uit de vorige alinea inbegrepen. Een tweedaagse cursus ‘FrontPage 2000 Basis’ die alle belangrijke zaken bespreekt die een rol spelen bij het onderhoud van de huidige site kost bij Compu’Train momenteel EUR 500,00 6. Voor deze cursus is overigens basiskennis van Windows (met name bestandsbeheer) nodig7. Indien de cursus ‘Frontpage 2000 Basis’ door twee medewerkers van de Business Unit gevolgd wordt, wordt de cursus na 19 uur gezamenlijk onderhoud terugverdiend (2*500,00 / 55,00 = 18,2). De verwachting is dat na vorming van een redactie deze uren snel gehaald zullen worden bij de uitbouw van het ontwerp en het aansturen van redactionele medewerkers. Vervolgens komt daar het updaten van de pagina’s zelf nog bij. 5 http://www.profip.nl/prijzen.htm (d.d. 8 mei 2001) http://www.computrain.nl/scripts/cursusinfo/overzicht1.asp (d.d. 8 mei 2001) 7 http://www.computrain.nl/scripts/cursusinfo/cursusopzet.asp?selectie=P9F01 6 14
  20. 20. 6.4 Baten Door de website in eigen beheer te houden beschikt Getronics over een, al naar gelang de behoefte, eenvoudig schaalbare site (de site kan eenvoudig omvangrijker worden gemaakt). Deze site kan functioneren als up-to-date communicatiemiddel naar de medewerkers toe. De behoefte zal gepeild worden tijdens regulier overleg op afdelingsniveau. In de nabije toekomst zal de afdeling DIS zorg dragen voor statistische informatie met betrekking tot het raadplegen van de site. Met deze informatie kan de behoefte getoetst worden aan de werkelijke belangstelling. De redactie kan de site dan nog beter afstemmen op de doelgroep. Eén van de belangrijkste functionaliteiten waarvan het voordeel direct zichtbaar zal zijn is het up-to-date zijn van de interne telefoongids. Voorheen werd deze maandelijks via de interne email verspreid. Deze opmerking is overigens ook op het organogram van toepassing. De overige functionaliteiten geven inzicht in het functioneren van andere afdelingen en over de naaste collega’s in het algemeen. Deze informatie is grotendeels nieuw. De behoefte moet nog blijken. 15
  21. 21. 7. Continuïteit waarborgen Onderhoud is van belang om de site interessant te houden. De aangeboden informatie zal verouderen. Voor het onderhouden van een website is het belangrijk de volgende drie zaken uit elkaar te houden: 1. De techniek Hardware en software noodzakelijk om de website operationeel te houden en diensten te leveren. Het technisch onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling DIS (zie paragraaf 5.3 ‘Techniek achter de site’). 2. De vormgeving Het uiterlijk van de site is een vak apart. De vormgeving is ontleend aan de huisstijl. Als verantwoordelijke kan de landelijke webmaster worden aangeschreven, zoals vermeld op het intranetwerk8. Mocht in een later stadium informatie worden gepubliceerd die afgeschermd dient te worden dan kan op dat punt op het intranetwerk informatie over afschermen gevonden worden. 3. De content De informatie waar de doelgroep de site voor bezoekt. Voor iedere functionaliteit is een verantwoordelijke aangesteld. Deze zijn te vinden in bijlage III (‘Functionaliteiten en verantwoordelijkheden’). Daar waar het managementteam eindverantwoordelijk is, is de manager F&A aansprakelijk. De continuïteit wordt in de toekomst gewaarborgd door een redactie. Tot slot vond aan het eind van deze fase de officiële overdracht van de site en deze daarbij behorende documentatie plaats. 7.1 De content Het boek ‘Schrijven voor het beeldscherm’ behandelt de fundamenten voor een nuttige, leesbare site. Uit dit boek zijn de belangrijkste punten die betrekking hebben op de intranetsite zoals het managementteam die beoogt samengevat in een redactiewijzer. De redactiewijzer heeft het managementteam als eerste leverancier van informatie in ontvangst genomen. De redactiewijzer is aan dit rapport toegevoegd als bijlage IV. 7.2 Vorming redactie In eerste instantie is overwogen om het onderhoud van de site aan de afdelingsmanagers over te laten. Tijdens de constructiefase bleek het onderhoud meer kennis te vereisen dan de opzet van de templates doet voorkomen. Ook het idee van meerdere installaties van Microsoft Frontpage op de PC’s van de managers en de extra toegangsrechten die geregeld zouden moeten worden waren niet aantrekkelijk met het oog op de toekomst (verplaatsingen van PC’s en verschuivingen in functies). Derhalve is als opzet gekozen voor een redactieraad waar de manager F&A eindverantwoordelijkheid voor draagt. De redactieraad stuurt de content-leveranciers aan. 8 http://gww2.getranet.com/framework/ 16
  22. 22. Omwille van de continuïteit was het mijn bedoeling de redactieraad te instrueren over de manier waarop de website onderhouden moet worden. Het managementteam onderschrijft dat belang, maar wil graag dat een redactie die verantwoordelijk kan worden gehouden voor het onderhoud van de site ontstaat uit ‘vrijwilligers’. Daartoe heeft het managementteam een oproep gedaan voor de vorming van (onder andere) een werkgroep communicatie. Gezien het feit dat onder de medewerkers behoefte bestaat aan een website zal dit voorstel door de werkgroep vanzelf geopperd worden. Mocht dit niet het geval zijn, dan zal de werkgroep die richting in gestuurd worden. Een redactie wordt gevormd uit de werkgroep communicatie welke geïnstrueerd wordt aan de hand van (delen van) dit verslag. De redactie krijgt de mogelijkheid extern een cursus Frontpage te volgen. Frontpage zal dan ook op de PC van de redactieleden geïnstalleerd worden. 7.3 Publiceren op de intranetsite Het publicatieproces omvat drie stappen, waarvan de eerste twee door de Business Unit zelf gedaan worden: 1. Verander de site in Frontpage op de developmentserver van de afdeling DIS (nadere instructies volgen zodra de redactie bekend is en Frontpage is geïnstalleerd). 2. Stel de afdeling DIS op de hoogte van het feit dat er een wijziging heeft plaatsgevonden (indien mogelijk in welk bestand) op het emailadres getranet.dis@getronics.com. 3. De afdeling DIS publiceert de wijzigingen naar de live-server met een apart programma. Dit gebeurt driemaal per week (maandag, woensdag en donderdag). Indien driemaal per week updaten niet voldoende is, kan de redactie besluiten zelf zorg te dragen voor de derde stap waardoor de tweede stap vervalt. Er is dan extra kennis nodig die met het volgen van een externe cursus kan worden opgedaan. Uit de praktijk blijkt volgens de afdeling DIS dat er tijdens deze stap veel fouten worden gemaakt. 17
  23. 23. 8. Evaluatie In dit hoofdstuk worden de meest opvallende zaken van het doorlopen traject weergegeven en volgt een bijgewerkte versie van de planning uit hoofdstuk drie. 8.1 Leerervaringen Aan het begin van de afstudeeropdracht heb ik aan de hand van mijn ervaringen met websites en enige achtergrondinformatie een planning gemaakt. Op basis van het feit dat ik de huisstijl moest volgen heb ik ingeschat dat het vervaardigen van de website op zich het minste tijd in beslag nam. Qua ontwerp ligt het een en ander dan reeds vast. Op veel sites op Internet is het helaas nog steeds van ondergeschikt belang om de website door de ogen van de bezoeker te bekijken. Wat is voor de bezoeker een logische structuur? Welke namen moeten functionaliteiten dragen om ervoor te waken dat de bezoeker krijgt wat hij verwacht? De antwoorden op deze vragen heb ik tijdens de analysefase reeds in beeld proberen te brengen. Toch zijn op dat punt tijdens de ontwerpfase nog wijzigingen doorgevoerd op basis van reacties van medewerkers. Tijdens mijn eigen ervaringen met websites heb ik nooit gebruik gemaakt van ondersteunende software voor het bouwen van websites, zoals Microsoft Frontpage. Dit omdat het zelf schrijven van de code mij een beter zicht geeft op de werking daarvan, waardoor ik kan garanderen dat de website door alle webbrowsers correct weergegeven wordt. Ditmaal kon ik, gezien het feit dat Frontpage verplicht is èn het onderhoud door niet-technische medewerkers uitgevoerd wordt, niet om dergelijke software heen. De website zoals Getronics deze intern hanteert werkt alleen goed met webbrowsers van versie 4 en hoger. Intern is dit geen probleem omdat de werkstations vanuit een centraal punt van nieuwe software kunnen worden voorzien. Ook medewerkers die vanaf een andere locatie het intranet bezoeken beschikken op hun laptops over de nieuwste browser van Microsoft. Het grote voordeel van Frontpage valt weg door de relatief moeilijk te implementeren menustructuur. Medewerkers die verantwoordelijk worden voor de website zullen mede om die reden extern een cursus Frontpage moeten volgen. Het overige onderhoud is eenvoudig met Frontpage te doen. Het was interessant om de vele wensen van het managementteam aan het begin van de analysefase direct tijdens het interview te toetsen aan haalbaarheid qua onderhoud. Hierdoor vielen veel functionaliteiten af. Tijdens de implementatiefase bleek het voor het managementteam moeilijk de aangeboden informatie daadwerkelijk aan te leveren. 8.2 Planning ten opzichte van de werkelijkheid Veel tijd is direct in het begin verloren gegaan door de drukbezette agenda’s van de leden van het managementteam. Eenmaal ingepland was hun input voldoende om verder mee aan de slag te gaan. Deze vertraging heeft wel een verschuiving direct aan het begin van de planning veroorzaakt die tot in de ontwerpfase terug te vinden is. Voor de procedure omtrent het verkrijgen van een cryptocard bleek de afdeling DIS in Amsterdam verantwoordelijk. Pas aan het eind van de analysefase ben ik in Amsterdam geweest om na te gaan wat de afdeling DIS voor de Business Unit kon betekenen. Extra tijdwinst is behaald door gebruik te maken van de diensten van de centrale afdeling DIS die de zorg op zich neemt van het onderhoud van de server en door de vervallen taken. De planning ten opzichte van de werkelijkheid is op de volgende bladzijde weergegeven. 18
  24. 24. 8.2.1 Analysefase Mijlpaal Datum planning/gereed Interviews met managementteam van de Business Unit Utrecht om de gewenste functionaliteiten en beschikbaar te stellen informatie in kaart te brengen. 22 februari / 2 maart Procedure rondom het regelen van een cryptocard voor toegang tot het Internet thuis en bij de opdrachtgever in kaart brengen. 14 februari / 12 april Haalbaarheid van de gewenste functionaliteiten en beschikbaar te stellen informatie in kaart brengen met het oog op het toekomstige onderhoud. 14 februari / 5 april In overleg met de verantwoordelijken prioriteiten toekennen aan de haalbare gewenste functionaliteiten en informatie. 14 februari / 12 april Officieel vastleggen van de beschikbaar te stellen functionaliteiten en informatie. 1 maart / 18 april 8.2.2 Ontwerpfase Mijlpaal Datum planning/gereed Realiseren van de vereiste technische infrastructuur (server, operating system, webserver-software) in overleg met een deskundige van de automatiseringsafdeling. 15 maart / 18 april Ontwerp vastleggen van de te implementeren website aan de hand van de eisen die aan het beschikbaar stellen van informatie worden gesteld (huisstijl) in overleg met de afdeling Business Communications. 15 maart / 18 april Testen van het ontwerp van de website aan de hand van een prototype (navigatie, look-and-feel) met werknemers van de Business Unit Utrecht. 29 maart / niet uitgevoerd 8.2.3 Constructiefase Mijlpaal Datum planning/gereed Implementeren van de functionaliteiten. 26 april / 11 mei Testen van de website met werknemers van de Business Unit Utrecht. 3 mei / niet uitgevoerd 8.2.4 Continuïteit waarborgen Mijlpaal Datum planning/gereed Trainen van medewerkers van de Business Unit Utrecht die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van de website. 17 mei / niet uitgevoerd Overdracht van de website en de daarbij behorende documentatie. 18 mei 19
  25. 25. Literatuur Fulton, Jennifer, Beginnen met FrontPage, Schoonhoven, 1997 (ISBN 90-395-0573-X). Hendrikx, Willem, Schrijven voor het beeldscherm, SDU Uitgevers, tweede gewijzigde druk december 2000 (ISBN 90-12-08972-7). Huizing, Klaas Jan & Wencke Taatgen, Klantgerichte websites, A.W. Bruna MultiMedia, tweede gewijzigde druk december 2000 (ISBN 90-12-08972-7). 20
  26. 26. Bijlage I: Resultaten interviews 21
  27. 27. 1. Inleiding Deze afstudeeropdracht voltooi ik in het kader van mijn studie Hogere Informatica aan de Hogeschool van Utrecht. Het afstudeerverslag moet uiterlijk 23 mei 2001 ingeleverd zijn. Derhalve is dit ook de einddatum van de stageovereenkomst en dit project. 1.1 Probleemstelling De voorgelegde probleemstelling luidt als volgt: Implementeer een website voor de Business Unit Utrecht die gebruikt kan worden als instrument om de interne communicatie binnen de Business Unit te verbeteren en om de Business Unit binnen Getronics Nederland op de kaart te zetten. 1.2 Doel van de website Het doel van de website is het informeren van werknemers van Getronics over wat er speelt binnen de Business Unit Utrecht en het op de kaart zetten van de Business Unit Utrecht binnen Getronics Nederland. 1.3 Doelgroepen van de website Als doelgroepen van de website zijn vastgelegd: • Alle werknemers van de Business Unit Utrecht Verbetering interne communicatie/informeren • Werknemers van Getronics Nederland De Business Unit Utrecht binnen Getronics Nederland op de kaart zetten 1.4 Informatiebehoefte Aan de hand van enkele interviews met leden van het Management Team is een inschatting gemaakt van de informatiebehoefte van de werknemers van de Business Unit Utrecht. De informatiebehoefte zoals die kenbaar is gemaakt tijdens de korte interviews is als volgt weergegeven. dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig   “Smoelenboek” Behoefte ja, neutraal, nee ¡ Verversingsfrequentie Wie? ¡ Informatie in categorieën 22
  28. 28. De kolommen herbergen de volgende informatie: 1. Nr. Toegevoegd omwille van nummering. 2. Informatie in categorieën De gesignaleerde informatiebehoefte opgedeeld in categorieën zoals die uiteindelijk in Getranet-stijl gepresenteerd kan worden. 3. Verversingsfrequentie Het belangrijke onderhoud. Hoe vaak moet de informatie ververst worden? 4. Behoefte ja, neutraal, nee Is er behoefte aan deze informatie? Neutraal kan gebruikt worden als het MT deze vraag bij de werknemers van de Business Unit Utrecht wil neerleggen. 5. Wie? Wie heeft deze informatiebehoefte geopperd? De uitwerking van de interviews staat op de volgende bladzijden. 1.5 Vervolgacties De volgende stap is dat het Management Team overeenstemming bereikt over de informatie die op de website beschikbaar kan worden gesteld met behulp van de uitwerking van de interviews. Het is belangrijk om rekening te houden met het onderhoud van de beschikbaar te stellen informatie. Hoe vaak moet de informatie ververst worden? Is dit haalbaar? Vervolgens is het raadzaam de informatiebehoefte bij de werknemers van de diverse afdelingen te toetsen, bijvoorbeeld door middel van een vereenvoudigde enquête waarin enkel de twee kolommen ‘informatie in categorieën’ en ‘behoefte ja, neutraal, nee’ zijn opgenomen. Als de informatiebehoefte in kaart is gebracht zijn de volgende stappen de implementatie van de website, het trainen van medewerkers in onderhoud en het documenteren van de implementatie en het onderhoud. Het onderhoud van een website valt uiteen in drie delen: • Technisch (beheer van de server) Afhankelijk van de manier waarop de Business Unit Amsterdam de website technisch heeft gerealiseerd in de Business Unit Utrecht zelf of elders. Volgens dhr. Moerings levert dit geen probleem op. • Vormgeving De vormgeving van het huidige Getranet wordt overgenomen. • Inhoudelijk (redactioneel) Hier moeten nog afspraken over gemaakt worden. Mogelijkheden zijn het centraliseren van de verversing bij bijvoorbeeld secretariaat of een technisch onderlegd persoon van Field Operations. Een andere mogelijkheid is decentraal verversen door afdelingsmanagers. In alle gevallen moet het mogelijk zijn ondersteuning te vragen bij een technisch onderlegde functionaris. 23
  29. 29. 2. Informatiebehoefte n.a.v. interviews De volgende personen zijn bij het interview betrokken (alfabetisch op voornaam): • Dhr. A. de Mol (AM) • Dhr. B. Welmers (BW) • Dhr. F. Hoddenbagh (FH) • Dhr. J. Moerings (JM) • Dhr. J. van Walree (JW) • Dhr. S. Clark (SC) • S. Verdoold (SV) • Dhr. V. Verhoef (VV) De laatste kolom (Wie?) geeft enkel aan dat dit onderwerp is genoemd. Het drukt geen voorkeur uit. dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig JW ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig ¢ +De BU (kennismatrix: wie heeft waar kennis over) ¢ 8 AM, JM ¢ +De BU (update aangekondigde zaken zoals PC-prive) ¢ 7 ¢ +De BU (alle formulieren zoals declaratie, verlof) AM ¢ 6 ¢ +De BU (bedrijfsinformatie zoals jaarplannen begrijpelijk) ¢ 5 AM, SV ¢ +De BU (vacatures) ¢ 4 JM, SV ¢ +De BU (gebeurtenissen: projecten kwartaalmeeting, borreluurtje) JW, AM, JM, SV ¢ 3 ¢ +De BU (organogram) FH, JW, AM, JM, SV ¢ 2 ¢ +De BU (gerichte newsflash MT beleid) ¢ 1 Behoefte Wie? ja, neutraal, nee ¢ Verversingsfrequentie ¢ Nr. Informatie in categorieën JW, VV 24
  30. 30. dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig FH, JW, AM, VV, JM, SV £ £ AM,VV , JM, SV £ £ £ AM, SV £ £ £ £ £ £ £ dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig £ +HRM (verjaardagen) £ 21 FH, BW, JW, AM, JM, SV £ +HRM (mutaties in/uit) £ 20 £ +HRM (Telefoonlijst) SC £ 19 £ +HRM (“Smoelenboek”) £ 18 JW, VV £ +PV (met gelijke strekking als afdelingen) £ 17 £ +Afdeling (faq zoals: verschil RES-Site Services) SC £ 16 £ +Afdeling (relevante links Getranet en Internet) £ 15 SC, JM £ +Afdeling (specifiek zoals: actualiteiten, werkoverleg, actiepunten, presentaties, activiteiten) £ 14 £ +Afdeling (wat doet wie met tekst + foto) SC, JM £ 13 £ +Afdeling (wie doet wat met tekst + foto) £ 12 JW, VV, JM, SV £ +Afdeling (korte flash manager concrete info ontwikkelingen) £ 11 AM, SC, VV, JM £ +Afdeling (wat doet de afdeling?) JW, VV £ 10 £ dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig £ +De BU (relevante links Getranet en Internet) £ 9 AM, SV, JM 25
  31. 31. dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig SV ¤ ¤ ¤ FH, BW, JM, SV ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig ¤ Grappig deel VV, JM ¤ 32 ¤ Ideeënbus ¤ 31 AM ¤ Productiviteit (zoals percentage SLA gehaald) ¤ 30 ¤ Leadformulier voor sales AM ¤ 29 ¤ Plattegrond gebouw lokaliseren medewerkers ¤ 28 AM ¤ Routebeschrijving ¤ 27 ¤ Zoekfunctie VV ¤ 26 ¤ Bezoekersinformatie (teller) ¤ 25 AM ¤ Koersinformatie ¤ 24 AM ¤ +HRM (medewerker van de maand) AM, JM, SV ¤ 23 ¤ dag/week/maand/ kwartaal/jaar/onregelmatig ¤ +HRM (eigen verhaaltje medewerker) ¤ 22 VV, SV Aantekeningen: AM: Niet iedereen beschikt over toegang tot Getranet (lokatie klant zonder notebook). JM: Onderhoud onder controle houden i.v.m. wildgroei en privacy. JM: Als informatie afgeschermd moet worden, dan in een apart gedeelte (besloten deel). Let op vertrouwelijkheid gegevens. 26
  32. 32. Bijlage II: Opzet WEB site BU Houten 27
  33. 33. Onderwerpen: 1. Kleurstelling huisstijl Getronics 2. Onderhoud Content, Management 3. Structuursamenstelling 3. Structuursamenstelling: BU Afdelingen: Onderwerp: • • • • • • • F&A HRM CM RES SIS FO Projects 10,11,14 10,11,14,20,4 10,11,14 10,11,14 10,11,14 10,11,14 10,11,14 • • Algemeen: P.V. 15,16,2*19,21,27,31,32,7*5,1 17 *Opzet; foto plus naam. 2.Onderhoud: • • • • Algemeen BU PV Links verantwoording MT Afdelingsmanager bestuur verantwoording MT Voor het technisch onderhoud ligt de vraag bij Getronics IS. 28
  34. 34. Bijlage III: Functionaliteiten en verantwoordelijkheden 29
  35. 35. Structuur site en functionaliteiten Verantwoordelijke Business Unit Manager HRM (2, 19, 21, 18, 20) • (Powerpoint-versie) organogram (2) • (Excel-versie) telefoonlijst (19) • verjaardagen (21) met link naar smoelenboek (18) • mutaties in/uit (20) • agenda (3) • (kort herschreven) jaarplannen (5) • newsflash MT (1) • FAQ (16) • eventueel relevante links Getranet en Internet (15). Afdelingen Managementteam (3, 5, 1, 16, 15) Per afdeling de afdelingsmanager Met per afdeling de functionaliteiten: • wat doet de afdeling (10) • (korte) newsflash manager (11) • actualiteiten (14) • indien gewenst relevante links Getranet en Internet (15). Personeelsvereniging (17) Voorzitter van de personeelsvereniging Routebeschrijving (27) Directe link naar de intranetsite http://gww.getronics.nl/gis/organisatie/adressen/houten.html Secretariaat Vacatures (4) Manager HRM Allereerst een directe links naar de bestaande Internetsite (http://www.getronicsjobs.nl/). De manager HRM zal contact opnemen met de beheerder van die site met het verzoek zoeken op vacatures in de regio Utrecht direct mogelijk te maken. Ideeënbus (31) Met link naar het emailadres van het secretariaat of, indien mogelijk, een invulformulier. Secretariaat Smoelenboek (18) Onder dit kopje een opsomming van alle afdelingen. Per afdeling volgt een tabel met twee kolommen en per rij een foto van de medewerker en naam, functie. Deze pagina’s zijn ook bereikbaar vanuit de verjaardagskalender. Manager HRM • Tussen haakjes staat het nummer van de functionaliteit dat correspondeert met bijlage II. • De volgorde onder de hoofdkopjes geeft de prioriteit aan. 30
  36. 36. Bijlage IV: Redactiewijzer voor het aanleveren van content 31
  37. 37. 1. Inleiding Het doel van deze redactiewijzer is om op een praktische en direct toepasbare manier aan te geven hoe u effectieve teksten kunt produceren voor beeldschermmedia zoals het intranet. U voorkomt hiermee dat uw tekst niet (goed) gelezen wordt. Daarbij is de inhoud (of content in het jargon) het uitgangspunt en niet de vormgeving of de techniek. De vormgeving van de site en de ondersteunende techniek vallen ook niet onder uw verantwoordelijkheid. Getronics hanteert een huisstijl, ook voor intranetsites. Allereerst worden de regels voor beeldschermteksten gepresenteerd. Vervolgens wordt voor de geïnteresseerde kort de achtergrond van de gepresenteerde regels toegelicht. Deze redactiewijzer is gebaseerd op het boek ‘Schrijven voor het beeldscherm’9. 2. Negen regels voor beeldschermteksten Om ervoor te zorgen dat de beeldschermlezer snel zicht heeft op de inhoud van een pagina, is de aloude formule van het journalistieke nieuwsbericht ideaal: 1. stel het doel en de doelgroep van de tekst vast (de pagina’s op het intranet zijn leesbaar door alle Getronics-collega’s) 2. zorg op iedere pagina voor een duidelijke, kernachtige kop 3. zorg voor een inleiding (lead), die als samenvatting van de pagina functioneert 4. beantwoord in de kop en inleiding de belangrijkste w-vragen (wie, wat, waar, waarom, wanneer) 5. zorg ervoor dat de tekst op meer niveaus leesbaar is: o samenvattend in de kop en inleiding o gedetailleerd in de rest van de tekst 6. zorg voor korte tekstblokken (liefst niet langer dan 4 tot 6 regels) 7. maak gebruik van tussenkopjes 8. maak gebruik van opsommingen 9. beperk de lengte van de tekst indien mogelijk tot maximaal twee beeldschermlengtes Niet al deze conventies zijn aan de journalistiek ontleend: opsommingen en veel tussenkopjes zijn in dagbladen minder gebruikelijk. 9 Hendrikx, Willem, Schrijven voor het beeldscherm, SDU Uitgevers, tweede gewijzigde druk december 2000 (ISBN 90-12-08972-7). 32
  38. 38. 3. Waarom ‘schrijven voor het beeldscherm’? Daar teksten al duizenden jaren afgestemd zijn op een papieren drager zijn er conventies ontstaan over hoe een boek of bijvoorbeeld rapport gestructureerd is. Schrijvers gebruiken deze conventies om hun producten zo effectief mogelijk te maken; lezers gebruiken ze om teksten zo efficiënt mogelijk te verwerken. De komst van het beeldscherm als tekstdrager maakt nu een deel van deze conventies waardeloos. Wie wel eens een boek of een lange tekst (geschreven voor papier) vanaf een beeldscherm heeft geprobeerd te lezen, weet precies wat bedoeld wordt. Teksten voor beeldschermen moeten aan andere eisen voldoen om dezelfde effectiviteit te krijgen als papieren teksten. Daarnaast moeten lezers van beeldschermteksten inzicht hebben in de opbouw van deze teksten om er efficiënt mee om te kunnen gaan. Op Getranet is er een online course (‘writing for the web’10) te vinden over de valkuilen die schrijven voor het beeldscherm met zich meebrengt. 3.1 Profiel van de ' beeldschermlezer' Inmiddels is er enig zicht op de manier waarop beeldschermlezers met hun informatie omgaan: • Beeldschermlezers zijn ongeduldig. Als een pagina niet snel duidelijk maakt wat de boodschap is, ‘zappen’ ze naar een volgende pagina. • Beeldschermlezers lezen ‘scannend’. Zij lezen niet lineair, maar scannen de pagina als bij de voorpagina van een krant. Volgens Nielsen11 scant 80% van de bezoekers, en leest slechts 20% woord voor woord. • Eveneens volgens Nielsen: lezen vanaf computerschermen is 25% langzamer dan lezen vanaf papier. Het is echter de vraag in hoeverre deze ‘simpele’ statistische gegevens echt hout snijden. Wel staat vast dat lezen vanaf een scherm langzamer verloopt dan vanaf papier. • Er bestaat een neiging om iets langere teksten toch maar te printen. Wellicht kunnen we hier spreken van overgangsgedrag: beeldschermlezers vallen toch steeds terug op het lezen van papier. 3.2 Voordelen voor de lezer Teksten geschreven volgens de zeven genoemde richtlijnen, bieden lezers de volgende voordelen: • ze zien meteen, bovenaan de pagina, wat de tekst te bieden heeft; • ze kunnen de tekst snel en gedetailleerd lezen; • ze hebben snel inzicht in de opbouw van de tekst. 10 11 http://gww.getranet.com/webmasters/Online_Course/Introduction.htm http://www.useit.com/, online magazine 33
  39. 39. Bijlage V: Kleurkeuze template 34
  40. 40. Bron: Intranetwerk Getronics12. 12 http://gww2.getranet.com/framework/2ndtiersite/image/templates.jpg 35
  41. 41. Bijlage VI: Implementatie site in Frontpage 36
  42. 42. 1. Inleiding Dit document beschrijft de opbouw van de website van de Business Unit Utrecht. Er is gebruik gemaakt van de paarse template voor Frontpage welke te vinden is op het GetraNet13. 2. Opbouw site met Frontpage 2000 Allereerst is de standaardmethode gevolgd om de template uit te pakken op de PC en vervolgens aan een Frontpage 2000 web te koppelen. Vervolgens zijn enkele standaard instellingen veranderd. Tenslotte is het web op maat gemaakt voor de Business Unit Utrecht. De site wordt bereikbaar via http://gww.getronics.nl/gis/ onder het kopje 'afdelingssites': ‘Onsite Services’. Dit linkt door naar de sites van de Business Units op http://gww.getronics.nl/on-site/. Onder 'Business Units' staat Houten. Deze pagina staat onder beheer van g.a.schiebroek@getronics.com. Als de site operationeel is moet deze persoon worden aangeschreven om de links aan te passen. 2.1 Template uitpakken en toegankelijk maken binnen Frontpage 1. Pak het zip-bestand met de template uit in een nieuwe, lege directory (‘houten’) in de directory waar Frontpage zijn webs installeert. 2. Klik in Frontpage op File/New/Web. 3. Kies voor ‘Empty web’ en geef rechts in dit venster de naam van de directory weer waar de bestanden zijn uitgepakt (‘houten’) en klik op ‘OK’. 2.2 Standaard instellingen Enkele basisbestanden aangepast zoals vereist in de huisstijl. Deze wijzigingen zijn het best uit te leggen aan de hand van Figuur 1 op de volgende bladzijde waarin de bestanden waaruit de site bestaat worden toegelicht. Allereerst is de prefix ‘framework’ (in de afbeelding aangegeven als ‘[dirname]’) in enkele bestandsnamen vervangen door ‘houten’ in de Frontpage Explorer (met de opdracht ‘rename’). Dit is vereist binnen de huisstijl. In het bestand default.asp wordt het beeldscherm van de bezoeker van de site in twee rijen verdeeld. De eerste rij wordt gevuld met het bestand ‘houten_head.asp’ en de tweede rij met het bestand ‘houten_content.asp’. Alleen de titel van de pagina ('GetraNet2000 - Template') is veranderd in ‘Business Unit Utrecht’ met de opdracht ‘Properties’. In het bestand ‘houten_head.asp’ staat de top menustructuur. Deze wordt beschreven in paragraaf 2.2.1. Het bestand ‘houten_content’ verdeelt de onderste rij verder in twee kolommen. In de linker kolom wordt het menu geladen (‘houten_bar.asp’) en in de rechter kolom de openingstekst van de site (‘houten_main.asp’). De wijzigen aan deze bestanden komen aan bod in de paragrafen 2.2.2 en 2.2.3. 13 http://gww2.getranet.com/framework/2ndtiersite/templates.asp 37
  43. 43. Figuur 1 – bestanden Frontpage template 2.2.1 Wijzigingen in bestand ‘houten_head.asp’ ‘TOP’ verwijst, zoals vereist door de huisstijl, naar de homepage van GIS (http://gww.getronics.nl/gis/). ‘phonebook’ verwijst naar de Excel-versie van de interne telefoonlijst. De code voor deze regel is aangepast (achter ‘onclick’) zodat de telefoonlijst in het juiste frame-window wordt weergegeven: <td width="80" id="tab" class="tab" onclick="parent.content.main.location.href='business_unit/telflijst BU mei.xls'">phonebook</td> ‘feedback’ verwijst naar ‘feedback.houten@getronics.com’ welke momenteel door de manager F&A wordt gelezen en in een later stadium door de redactie. De Knowledge Manager wordt niet gebruikt en is derhalve verwijderd. De knoppen ‘new’, ‘search’ en ‘download’ die nog niet gebruikt worden zijn van commentaar voorzien in het HTML-scherm zodat ze eenvoudig geactiveerd kunnen worden maar momenteel niet zichtbaar zijn. ‘new’ kan later tekst bevatten die te lang is om in de features-box te tonen. ‘download’ kan ingezet worden in overleg met de helpdesk om updates van software voor de PC’s toegankelijk te maken. 38
  44. 44. Voor de invulling van ‘search’ is overleg met de afdeling DIS nodig. Tijdens de implementatie van de site was het nog niet mogelijk om een zoekfunctionaliteit aan de site te koppelen. 2.2.2 Wijzigingen in bestand ‘houten_bar.asp’ Dit bestand herbergt het uitklapbare menu aan de linkerkant. Gezien het grote aantal wijzigingen in dit bestand is het aan het einde van deze paragraaf volledig opgenomen. Belangrijk voor het onderhoud van dit bestand is (helaas) enige kennis van HTML. Denk vooral aan het doornummeren van de items (Outx, waarbij x een nummer of letter is), anders klapt er een verkeerd menu-item open. Ook belangrijk is aanpassing van de tekst die op de statusbalk van de browser wordt getoond als de bezoeker een item aanwijst met de muis (de tekst achter window.status). <html> <head> <link rel="stylesheet" href="style/style_bar.css" type="text/css"> <title>left navigation bar template</title> <script> function openAWindow( pageToLoad, winName, width, height, center) { xposition=0; yposition=0; if ((parseInt(navigator.appVersion) >= 4 ) && (center)){ xposition = (screen.width - width) / 2; yposition = (screen.height - height) / 4; } args = "width=" + width + "," + "height=" + height + "," + "location=0," + "menubar=0," + "resizable=1," + "scrollbars=0," + "status=0," + "titlebar=0," + "toolbar=0," + "hotkeys=0," + "screenx=" + xposition + "," //NN Only + "screeny=" + yposition + "," //NN Only + "left=" + xposition + "," //IE Only + "top=" + yposition; //IE Only window.open( pageToLoad,winName,args );} </script> </head> <body> <script language="JavaScript"> function clickHandler() { var targetId, srcElement, targetElement; srcElement = window.event.srcElement; if (srcElement.className == "Outline") { targetId = srcElement.id + "d"; targetElement = document.all(targetId); if (targetElement.style.display == "none") { targetElement.style.display = ""; srcElement.src = "assets/images/up.gif"; } else { targetElement.style.display = "none"; srcElement.src = "assets/images/down.gif"; } } } document.onclick = clickHandler; </script> 39
  45. 45. <table width="180" cellspacing="0" cellpadding="0" border="0" class="dot"> <tr> <td> <p> <img src="assets/images/down.gif" id="Out0" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>Business Unit</b> <div id="Out0d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="business_unit/agenda.asp" target="main" onMouseOver="window.status='belangrijke data'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">agenda</a></li> <li><a href="business_unit/telflijst BU mei.xls" target="main" onMouseOver="window.status='telefoonlijst (excel formaat)'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">telefoonlijst</a></li> <li><a href="business_unit/Organogrammen GSI april 2001.ppt" target="main" onMouseOver="window.status='organogram (powerpoint formaat)'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">organogram</a></li> <li><a href="business_unit/verjaardagen.asp" target="main" onMouseOver="window.status='verjaardagen van deze maand'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">verjaardagen</a></li> <li><a href="business_unit/in-uit-dienst.asp" target="main" onMouseOver="window.status='in- en uit dienst, personeelswijzigingen'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">in- en uit dienst</a></li> <li><a href="business_unit/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash van het managementteam'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a></li> <li><a href="business_unit/vragen.asp" target="main" onMouseOver="window.status='veelgestelde vragen'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">veelgestelde vragen</a></li> <li><a href="business_unit/links.asp" target="main" onMouseOver="window.status='interessante links op Getranet en Internet'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">interessante links</a></li> <li><a href="business_unit/jaarplannen.asp" target="main" onMouseOver="window.status='de jaarplannen in het kort'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">jaarplannen</a></li> </ul> </div> </p> <p class="dot"> <img src="assets/images/down.gif" id="Outa" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>Afdelingen</b> <div id="Outad" style="DISPLAY: none" class="dot"> <p class="dot"> <img src="assets/images/down.gif" id="Out1" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>CM</b> <div id="Out1d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="afdelingen/cm/wat_doet.asp" target="main" onMouseOver="window.status='wat doet de afdeling?'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">wat doet de afdeling?</a> 40
  46. 46. <li><a href="afdelingen/cm/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash van de afdelingsmanager'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a> <li><a href="afdelingen/cm/actualiteiten.asp" target="main" onMouseOver="window.status='actualiteiten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">actualiteiten</a> <li><a href="afdelingen/cm/links.asp" target="main" onMouseOver="window.status='interessante links op Getranet en Internet'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">interessante links</a></li> </ul> </div> <p> <img src="assets/images/down.gif" id="Out2" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>F&A</b> <div id="Out2d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="afdelingen/f&a/wat_doet.asp" target="main" onMouseOver="window.status='wat doet de afdeling?'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">wat doet de afdeling?</a> <li><a href="afdelingen/f&a/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash van de afdelingsmanager'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a> <li><a href="afdelingen/f&a/actualiteiten.asp" target="main" onMouseOver="window.status='actualiteiten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">actualiteiten</a> <li><a href="afdelingen/f&a/links.asp" target="main" onMouseOver="window.status='interessante links op Getranet en Internet'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">interessante links</a></li> </ul> </div> <p> <img src="assets/images/down.gif" id="Out3" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>FO</b> <div id="Out3d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="afdelingen/fo/wat_doet.asp" target="main" onMouseOver="window.status='wat doet de afdeling?'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">wat doet de afdeling?</a> <li><a href="afdelingen/fo/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash van de afdelingsmanager'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a> <li><a href="afdelingen/fo/actualiteiten.asp" target="main" onMouseOver="window.status='actualiteiten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">actualiteiten</a> <li><a href="afdelingen/fo/links.asp" target="main" onMouseOver="window.status='interessante links op Getranet en Internet'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">interessante links</a></li> </ul> </div> <p> <img src="assets/images/down.gif" id="Out4" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>HRM</b> 41
  47. 47. <div id="Out4d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="afdelingen/hrm/wat_doet.asp" target="main" onMouseOver="window.status='wat doet de afdeling?'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">wat doet de afdeling?</a> <li><a href="afdelingen/hrm/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash van de afdelingsmanager'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a> <li><a href="afdelingen/hrm/actualiteiten.asp" target="main" onMouseOver="window.status='actualiteiten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">actualiteiten</a> <li><a href="afdelingen/hrm/links.asp" target="main" onMouseOver="window.status='interessante links op Getranet en Internet'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">interessante links</a></li> </ul> </div> <p> <img src="assets/images/down.gif" id="Out5" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>Projects</b> <div id="Out5d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="afdelingen/projects/wat_doet.asp" target="main" onMouseOver="window.status='wat doet de afdeling?'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">wat doet de afdeling?</a> <li><a href="afdelingen/projects/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash van de afdelingsmanager'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a> <li><a href="afdelingen/projects/actualiteiten.asp" target="main" onMouseOver="window.status='actualiteiten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">actualiteiten</a> <li><a href="afdelingen/projects/links.asp" target="main" onMouseOver="window.status='interessante links op Getranet en Internet'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">interessante links</a></li> </ul> </div> <p> <img src="assets/images/down.gif" id="Out6" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>RES</b> <div id="Out6d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="afdelingen/res/wat_doet.asp" target="main" onMouseOver="window.status='wat doet de afdeling?'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">wat doet de afdeling?</a> <li><a href="afdelingen/res/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash van de afdelingsmanager'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a> <li><a href="afdelingen/res/actualiteiten.asp" target="main" onMouseOver="window.status='actualiteiten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">actualiteiten</a> <li><a href="afdelingen/res/links.asp" target="main" onMouseOver="window.status='interessante links op Getranet en Internet'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">interessante links</a></li> 42
  48. 48. </ul> </div> <p> <img src="assets/images/down.gif" id="Out7" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>Sales</b> <div id="Out7d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="afdelingen/sales/wat_doet.asp" target="main" onMouseOver="window.status='wat doet de afdeling?'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">wat doet de afdeling?</a> <li><a href="afdelingen/sales/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash van de afdelingsmanager'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a> <li><a href="afdelingen/sales/actualiteiten.asp" target="main" onMouseOver="window.status='actualiteiten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">actualiteiten</a> <li><a href="afdelingen/sales/links.asp" target="main" onMouseOver="window.status='interessante links op Getranet en Internet'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">interessante links</a></li> </ul> </div> <p> <img src="assets/images/down.gif" id="Out8" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"> <b>SIS</b> <div id="Out8d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="afdelingen/sis/wat_doet.asp" target="main" onMouseOver="window.status='wat doet de afdeling?'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">wat doet de afdeling?</a> <li><a href="afdelingen/sis/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash van de afdelingsmanager'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a> <li><a href="afdelingen/sis/actualiteiten.asp" target="main" onMouseOver="window.status='actualiteiten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">actualiteiten</a> <li><a href="afdelingen/sis/links.asp" target="main" onMouseOver="window.status='interessante links op Getranet en Internet'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">interessante links</a></li> </ul> </div> </div> </p> <p> <a href="pv/introtekst.asp" target="main"><img src="assets/images/down.gif" id="Out9" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"></a> <b>Personeelsvereniging</b> <div id="Out9d" style="DISPLAY: none"> <ul> <li><a href="pv/newsflash.asp" target="main" onMouseOver="window.status='newsflash'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">newsflash</a></li> <li><a href="pv/activiteiten.asp" target="main" onMouseOver="window.status='activiteiten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true">activiteiten</a></li> 43
  49. 49. </ul> </div> </p> <p><a href="http://gww.getronics.nl/gis/organisatie/adressen/houten.html" target="main" onMouseOver="window.status='Routebeschrijving naar de Business Unit Utrecht in Houten'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true"><img src="assets/images/right.gif" border="0" WIDTH="11" HEIGHT="11"> Routebeschrijving</a> </p> <p><a href="javascript:openAWindow('http://www.getronicsjobs.nl/','newWin', 625,435,1)" onMouseOver="window.status='Vacatures op Getronics Jobs (opent nieuw venster)'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true"><img src="assets/images/right.gif" border="0" WIDTH="11" HEIGHT="11"> Vacatures</a> </p> <p><a href="mailto: idee.houten@getronics.com" target="main" onMouseOver="window.status='In de ideeënbus kun je je ideeën kwijt over de BU en/of de site'; return true" onMouseOut="window.status=''; return true"><img src="assets/images/right.gif" border="0" WIDTH="11" HEIGHT="11"> Ideeënbus</a> </p> </td> </tr> </table> </body> </html> 2.2.3 Wijzigingen in bestand ‘houten_main.asp’ In dit bestand zijn de introductietekst, de features en de laatste datum van wijziging te vinden. De link naar het bestand ‘features.asp’ is van commentaar voorzien daar er nog geen redactie is om de features (updates op de site) bij te werken. Het gaat om de volgende regel: <iframe height="145" width="260" scrolling="no" src="features.asp" frameborder="0" class="iframe" title="Features"></iframe> Indien in een later stadium de features wel worden ingezet dient de redactie er zorg voor te dragen dat er maximaal vier items worden weergegeven en dat deze regelmatig bijgewerkt worden. 2.3 Uitbreiding site De overige bestanden in de site worden gebaseerd op ‘section_home.asp’ en ‘example.asp’. 2.3.1 Het gebruik van ‘section_home.asp’ Het bestand ‘section_home.asp’ wordt gebruikt als direct bij het uitklappen van een bepaald menuonderdeel aan de linkerkant rechts al tekst moet worden weergegeven. Alleen na het openen van ‘Personeelsvereniging’ verschijnt een dergelijke tekst. Bij de overige menuonderdelen verschijnt pas tekst als een item wordt aangeklikt. 44
  50. 50. De oude code die wél een extra pagina opent is als volgt: <a href="section_home.asp" target="main"><img src="assets/images/down.gif" id="Out0" class="Outline" style="CURSOR: hand" WIDTH="11" HEIGHT="11"></a> In de versie die geen pagina opent ontbreken de <a>-tags. 2.3.2 Het gebruik van ‘example.asp’ Dit bestand is gebruikt als basis voor alle pagina’s die informatie bevatten die niet in een ander formaat wordt weergegeven. Als een nieuwe pagina op ‘example.asp’ gebaseerd wordt is het verstandig de titel aan te passen (‘Properties’). Op het scherm is de titel niet te zien (enkel de titel van ‘default.asp’), maar bij het afdrukken op papier wel. Het bestand ‘example.asp’ staat in de root van het web. Het kan eenvoudig gekopieerd worden met de toetsencombinatie CTRL+C. Plak vervolgens de pagina in de map waarin de nieuwe pagina terecht moet komen (CTRL+V). Verander de naam ‘example.asp’ naar wens. Aangeleverde content via Word is het meest eenvoudig op te maken door de tekst te kopiëren uit Word met CTRL+C. Vervolgens niet de tekst zomaar in Frontpage plakken maar via het menu Bewerken/Edit kiezen voor Plakken speciaal/Paste special. De tekst vervolgens opnieuw opmaken. Vergeet niet de titel van de pagina aan te passen en de pagina bereikbaar te maken via het menu. 45

×