TEORÍA ARCHIVISTICA
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  • 1. ARCHIVO Conjunto de Documentos, Acumulados en sea cual un proceso fuere su natural por una fecha, forma persona o entidad pública o y soporte privada, en el material transcurso de su gestión
  • 2. ORGANIZACIÓN Base para la toma DE LOS de decisiones en la Administración: ARCHIVOS Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura
  • 3. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Finalidad de los Importancia de los Archivos Responsabilidad ArchivoDisponer de la Administración Los servidores Documentación son soporte públicos son• ORGANIZADA fundamental en la responsables de toma de la organización,• Con miras a la decisiones y conservación, RECUPERACIÓN cumplida su uso y manejo para su USO vigencia admon.su de los ADMINISTRA- valor es documentos. TIVO patrimonial y Cultural.
  • 4. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO GESTI Ó N CENTRAL HIST Ó RICODocumentación Documentación Documentación Activa Semi-activa Inactiva Valores Valores Primario secundarios s Administrativo Histórico Legal Cultural Fiscal Investigación Contable Científico Técnico
  • 5. FASES ORGANIZACIÓN • Identificación fondos • Identificación de Temas o Asuntos Documentales • Valoración Documental • Estructura Orgánico-funcional • Selección • Agrupaciones Documentales • Inventario UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD DE ALISTAMIENTO DIGITACIÓN CONTROL DOCUMENTALPREPARACIÓN FISICA DE LA ORGANIZACIÓN TERMINADO FINAL DOCUMENTACIÓN FÍSICA  Ingreso de  Revisión de  Limpieza los Procesos los datos  Ordenamiento documentale desarrollados en  Foliación s a las Bases las fases Almacenamient de Datos. anteriores. o
  • 6. PROCESOS TÉCNICOSLIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene. El personal dedicado a esta tarea debe disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guates.
  • 7. ESPACIO FISICO CONDICIONES AMBIENTALES• Lugar seco y clima medio, alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.•Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRÍA) •Equidistante a la Secretaría.
  • 8. ESTILOS DE ARCHIVADORES
  • 9. PROVEEDURÌA BIBLIOTECA EXPEDIENTESPermite la colocación de Diseñado especialmente Entrepaños para carpetas distintos tipos de para tomos, revistas y colgantes, para la máxima material, ajustando la libros organización de su archivo. altura del entrepaño a voluntad del usuario ESCALONADO Entrepaños escalonados para CDS, cassettes, DAT, diskettes, cintas, betacam, etc.
  • 10. PLANOTECA EQUIPOS ESPECIALES FARMACIAinnovador sistema de carros Acorde a los Entrepaños especiales planeras extraíbles y cintas requerimientos de la para frascos,colgantes para la sujeción de empresa (equipo especial cajas, y medicamentosplanos, con capacidad hasta para bóveda bancaria). en general. 900 planos por carro. ARCHIVOMÒVIL ESTRUCTURA Este sistema es ideal para archivar cajas, repuestos livianos, expedientes para archivos de poco uso o inactivos.
  • 11. ESTANTERÌAS CON ESTANTERÌAS MEZANINE MÒVILES A NOBLE CONVENCIONAL ALTURAEl sistema Tot-Alt (total altura) es un innovador y sorprendente sistema que ofrece un nuevo concepto de almacenaje mediante estanterías móviles a doble altura maximizando x 4 la capacidad de almacenamiento de su espacio. requerimientos.
  • 12. COLGANTES BIBLIORATOS O CONVENCIONALES FOLDER AZ Para archivar Para archivadores deexpedientes tamaño GAVETAS VERTICALES En colores negro,carta, oficio o extra Y HORIZONTALES. azul, amarillo y rojo oficio de hasta 8 para una mejor cms. de grosor visualización de su archivo.
  • 13. TARJETASLÀMINAS PEQUEÑAS LÀMINAS GRANDES IDENTIFICADORA S Las láminas identificadoras permiten la rápida ubicación del documento requerido. Pequeñas para las carpetas colgantes y grandes para los entrepaños.
  • 14. SEPARADOR V SEPARADOR L REVISTERO Separador en forma de V, el Sencillo separador en Útil almacenador decual se puede usar sujetado a forma de L, para ser revistas, con visor un entrepaño tipo EV. usado como divisor de frontal para incluir la libros o materiales tarjeta de identificación, ideal para bibliotecas, oficinas y revistas en el hogar.
  • 15. ARCHIVO PERSONAL GAVETAS BANDEJA RANURADA (Porta Carpetas) as gavetas pueden ser Dinámico sistema de Lleva la ventaja de clasificar usadas dentro de clasificación, ideal para en el sistema de carpetas sistemas de archivosusuarios con continuo flujo de colgantes a su archivo móviles, fijos, documentos y consulta. personal o de negocios. estanterías o simplemente sobre cualquier superficie.
  • 16. CARRO PLANERA ENTREPAÑO ENTREPAÑO EV ESCALONADO Carro extraíble para planos entrepaño de uso múltiple colgados y sujetados mediante Este entrepaño es ideal para carpetas colgantes o tiras de P.V.C. desprendibles. para pequeños materiales material apoyado. Este sistema permite la rápida como medicamentos,ubicación del plano y su continua discos compactos,manipulación sin causar daño al cassettes, ect. mismo.
  • 17. RECEPCIÓN CLASIFICACIÓN APERTURA REVISIÓN REPARTO REGISTRO RADICACIÓN