Mapeo de procesos curso 3

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Proceso de Mapeo
Como se Mapean los Procesos de Negocio

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  • 1. Modelo de Negocio Objetivos Estratégicos...estructura que genera comportamiento Políticas y Reglas Objetivos de de Negocio Control y Riesgos Roles y KPI’s Indicadores Niveles de Servicio y Presenta: Responsabilidades Clave de Desempeño Satisfacción del ClienteMAPEO DE Sistema de Gestión ERP’sPROCESOS Actividades Video 3 de 4
  • 2. Proceso de Mapear El Proceso de Mapear Procesos Existen varios pasos que sirven para modelar los procesos de manera efectiva y que deben seguirse para lograrlo exitosamente: 1 2 3 4 5 6 Definir el Definir la Elaborar Plan de Preparar Recopilar Confirmar y enfoque y Metodología y Trabajo, Valorar Modelado de Información y Validar Alcance del Estándar Disposición Procesos Mapear Procesos Modelado de Mapeo Documental Organizacional y Procesos de Mapeo y Definir Políticas y Capacitar a los Reglas Involucrados • Alinear con la • Definir la • Elaborar Plan • Confirmar con • Llevar a cabo las • Confirmar con los estrategia de la Metodología de los actividades involucrados clave Organización • Definir los Trabajo, Roles, involucrados su conforme al plan los mapas • Obtener el niveles de participación de trabajo • Validar con los Responsabilida compromiso de mapeo y des, Recursos, • Preparar • Evaluar la patrocinadores los los Niveles accesorios a Riesgos logística para participación de Mapas Directivos integrar • Agendas de entrevistas, los involucrados • Establecer • Identificar a los • Desarrollar el entrevistas y talleres y • Escalar formalmente el involucrados Manual de reuniones reuniones eventualidades Modelo Mapeado clave Convenciones • Plan de • Definir reglas jerárquica y • Comunicar a los • Definir tiempos • Capacitar en comunicación para reuniones funcionalmente actores que y recursos Procesos a los • Políticas y interactúan su necesarios involucrados Reglas del aplicabilidad ProyectoVF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 2 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 3. 1. Definir el enfoque del Mapeo Definir el enfoque Con base en la Estrategia de la Organización, especialmente su Marco Axiomático, se determina el enfoque y el alcance del proyecto de Mapeo Nivel de Madurez Gestión de Mejora Continúa A P KNOW TO BE Plan (Planear) C D Proyectos de Do (Hacer) Mejora Check (Verficar) AS IS Continua Act (Actuar) Consolidación del Nivel Alcanzado (Estandarización) TiempoVF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 3 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 4. Disciplinas que Mapean 2. Definir la Metodología y Estándar Documental de Mapeo y Capacitar a los Involucrados Definir la Metodología a utilizar: - BPMN – Business Process Modeling Notation - BPEe – Business Process Explanation Expanded - BPEL – Business Process Execution Language - VSM – Value Stream Mapping, etc. Existen más metodologías o mejor llamadas técnicas para modelar procesos, lo más importante es que con base en el enfoque (Tecnológico, de negocio, nivel de colaboradores que lo ejecutan), se debe seleccionar una y homologar sus criterios.VF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 4 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 5. Disciplinas que Mapean 2. Definir la Metodología y Estándar Documental de Mapeo y Capacitar a los Involucrados (continua) Definir el Manual de Convenciones o Estándar Documental de Procesos del cual el contenido debe ser al menos el siguiente: 1. Objetivo 2. Alcance 3. Definición de Modelo de Procesos de Negocio 4. Objetivos del Modelo de Procesos de Negocio 5. Niveles del Modelo de Procesos de Negocio 6. Glosario de Términos 7. Simbología a. Mapa de Procesos b. Modelo de Procesos de Negocio c. Mapa de Indicadores 8. Estándares Generales 9. Ejemplos de Mapas y Modelos Envía un correo a contacto@svin.com.mx y solicita tu M a n u a l d e C o n v e n c i o n e s típico para que solo lo particularices a tu empresa. ¡ G R AT U I T O !VF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 5 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 6. Disciplinas que Mapean 2. Definir la Metodología y Estándar Documental de Mapeo y Capacitar a los Involucrados (continua) Capacitar en un curso Propedéutico de Gestión por Procesos de Negocio: Los Stakeholders más típicos de un Proyecto de Modelado son: 1. Sponsors, Patrocinadores, Dueños de los Procesos, Directivos, Gerentes, Jefes 2. Superusers, Ejecutores clave, operativo experimentados 3. Proveedores internos y/o externos del Proceso a Modelar 4. Clientes internos y/o Externos del Proceso a Modelar 5. Desarrolladores e Integradores Tecnológicos 6. Habilitadores del Proceso, Managers, Recursos Humanos, Finanzas, Mercadotecnia, Diseño y Desarrollo, etc. 7. Reguladores, Gestión Legal 8. Expertos de la organización que puedan aportar conocimiento basado en su experiencia Envía un correo a contacto@svin.com.mx y solicita tu Te m a r i o d e C u r s o P r o p e d é u t i c o de Procesos. ¡ G R AT U I T O !VF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 6 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 7. 3. Elaborar Plan de Trabajo, Valorar Disposición Planes del Modelado Organizacional y Definir Políticas y Reglas Se elaboran 3 planes: El Plan de Modelado de Procesos, el Plan de Gestión de Modelado y el Plan de Comunicación para el Modelado de Procesos 1. Plan de Modelado. Define actividades, responsabilidades, recursos necesarios, tiempos, dependencias y los entregables en cada fase. 2. Plan de Gestión de Modelado. Define las actividades particulares del equipo de modelado, para dividirlo por funciones, procesos, áreas y niveles de mapeo, así como la elaboración de los manuales que derivan de el, como son: Manual de Indicadores, de Roles y Responsabilidades, Requerimientos del Sistema, Políticas y Reglas de Procesos de Negocio 3. Plan de Comunicación. Define la actualización de los participantes acerca del avance del proyecto de mapeo, las reglas de la comunicación, medios a utilizar, tipo de mensajes, retroalimentación y riesgos de comunicaciónVF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 7 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 8. 3. Elaborar Plan de Trabajo, Valorar Disposición Organizacional y Definir Políticas y Reglas (continúa) P l a n d e Tr a b a j o  Disponibilidad de la Organización. Se mide la disposición de la organización para el proyecto de modelado de procesos, donde la dedicación de los actores que interactúan no debe ser mayor del 15% de su tiempo hábil por semana.  Programas Acordados. Se establecen acuerdos escritos para la dedicación del personal clave en el proceso/proyecto de mapeo  Políticas de Implementación. Se establecen políticas y reglas de negocio para todos los involucrados en el proceso/proyecto de mapeo, considerando que una política que no contiene una acción resultante por su incumplimiento, no es una política, sino una buena idea.VF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 8 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 9. Ta l l e r e s d e M o d e l a d o 4. Preparar Modelado de Procesos Estos son algunos de los elementos que se deben considerar para llevar a cabo las entrevistas, reuniones y talleres para el modelado de procesos: No. Concepto Descripción 1 Recursos Humanos • Convocar a los invitados destacando la importancia de la puntualidad y el cumplimiento de reglas para evitar tomar más tiempo del comprometido. • Solicitar la participación de los involucrados clave para evitar indefiniciones y re-procesos. • Facilitador y documentador (Miembros del Equipo de Mapeo de Procesos) 2 Recursos Materiales • Sala de Juntas, oficina sin interrupciones, Proyector, Pintarrón, Papel Rotafolio, Post its, Grabadora de audio, Equipo de Computo con Modelador (BPMS), Marcadores de tinta Fugaz y de Agua, Botellas de Agua, Speaker Phone, Equipo de Video conferencias, si es necesario. • Formatos de los procesos, hojas de papel en blanco (reciclar) 3 Recursos Económicos • Cualquier otro recurso que esté considerado dentro del plan de trabajo y que requiera habilitarse para desarrollar las reuniones, entrevistas y/o talleres. 4 Otros Recursos • Reglas para reunión, taller o entrevista. • Minuta de la Reunión con acuerdos y compromisos. • Registro de Participantes con fechas y horarios de duración, firmada por cada uno de lo s participantes. • Material propedéutico para la reunión en caso de ser requerido, cuidando que no se convierta en una reunión instructiva sino de elicitación.VF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 9 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 10. Recopilar Información 5. Recopilar Información y Mapear Procesos Algunas de las técnicas utilizadas para recopilar información en las entrevistas, reuniones y talleres de Mapeo de Procesos: 1. Cuestionarios. Elaborar un cuestionario guía de preguntas cerradas y semi-abiertas para recopilar información de los procesos. 2. Trazabilidad. Comenzar desde la salida del proceso y su ultima actividad, hasta la primera que es realizada en ese proceso, y a partir de ahí regresar a la salida integrando los accesorios. 3. Llevar el Formato de Hallazgos y Recomendaciones. Mantener durante la entrevista, reunión o taller de Mapeo el llenado del formato para capturar las ideas, recomendaciones y sugerencias de mejora y corrección. 4. Modelar a partir del Organigrama. Convirtiéndolo en una Estructura Orgánica Funcional, donde aparezcan los flujos, proveedores, clientes, funciones y procesos de la organización u Unidad Estratégica de Negocios. 5. Modelar de arriba abajo – Drill Down. Comenzar desde el Macro proceso continuando por los procesos, subprocesos, Procedimientos y si es necesario, a los instructivos operativos. 6. Integrar los Accesorios de los Procesos. Objetivos, Roles y Responsabilidades, Políticas y Reglas de Negocio, Indicadores, Documentos Asociados, Sistema informático, Controles documentales, referencias de mejores prácticas, etc.VF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 10 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 11. 6. Confirmar y Validar Modelo de Procesos Va l i d a r M o d e l a d o  La Confirmación se realiza con los actores clave que interactúan con el proceso modelado, para asegurar que la información es precisa a su percepción  La Validación se realiza con el equipo directivo para aprobar y establecer el modelo como definitivo (as is ó to be)VF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 11 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN
  • 12. ¡GRACIAS! Agradecimiento Servicios de Capacitación y Consultoría para el Modelado de tus Procesos contacto@svin.com.mx Tels. 52 (55) 51 19 53 49 & 35 91 MéxicoVF MAP 01.00 www.svin.com.mx SLIDE 12 Todos los Derechos Reservados 2013, SVIN