Order Your Work Place

1,026 views
858 views

Published on

0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,026
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
17
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Order Your Work Place

  1. 1. تنظيم مكان العمل دليلك الى الانتاجية الشخصية Al-Enezi
  2. 2. مقدمة هدف استراتيجي الربحية رفع الانتاجية زيادة كفاءة الاداء تنظيم مكان العمل الربحية رفع الانتاجية زيادة كفاءة الاداء تنظيم مكان العمل الربحية رفع الانتاجية زيادة كفاءة الاداء تنظيم مكان العمل
  3. 4. اهداف تعلُُّم تنظيم مكان العمل <ul><li>تهدف هذه الدورة الى تحقيق الامور التالية : </li></ul><ul><ul><li>شرح كيفية تنظيم وادارة أعمالك الورقية . </li></ul></ul><ul><ul><li>تعريفك على مبادئ التنظيم . </li></ul></ul><ul><ul><li>ارشادك الى افضل الطرق والاساليب لحفظ المواد والاشياء في مكتبك . </li></ul></ul>
  4. 5. لماذا تنظم نفسك؟
  5. 6. حدد مستواك <ul><li>هل انت شخص منظم في مكان عملك؟ </li></ul><ul><li>هل مررت بالعديد من الخبرات والتحديات التي جعلتك تطور نظاما ملائما للاوراق والملفات والمعاملات في مكان عملك؟ </li></ul><ul><li>هل تستطيع الوصول الى كل ورقة تريد وكل معلومة تحتاج؟ </li></ul><ul><li>هل لديك نظام يحول دون تراكم المعاملات وتكدس الاوراق وضياع الوثائق؟ </li></ul>
  6. 7. حدد مستواك <ul><li>نعم </li></ul><ul><ul><li>5% من الناس وصلوا الى حلول مرضية لعملية تنظيم المكتب . </li></ul></ul><ul><li>لا </li></ul><ul><ul><li> 95% في أمس الحاجة الى هذه الدورة وستساعدك - إن شاء الله - على تحقيق نتائج باهرة . </li></ul></ul>
  7. 8. هل انت ممن يقولون؟ <ul><li>” نعم سوف انظم نفسي بمجرد ما ان يتوفر لي الوقت“ </li></ul><ul><li>” لا يستطيع احد في مكاني ان ينظم نفسه“ </li></ul><ul><li>” لا اعرف كيف انظم نفسي“ </li></ul><ul><li>” لدي نظام ممتاز، سأترك الامور تسير في مجراها واذا كان الامر هاماً بالفعل سياتي من يسأل عنه“ </li></ul><ul><li>” انا فنان والاشخاص المبدعون غير منظمين“ </li></ul>
  8. 9. نعم، تستطيع تنظيم نفسك <ul><li>الخروج من أسفل ركام الاوراق والتحكم فيها أمر ممكن في حياتك . </li></ul><ul><li>الناس لم يولدوا منظمين ولا يوجد استعداد وراثي للتنظيم بل إن التنظيم مهارة من السهل اكتسابها . </li></ul>
  9. 10. ما هي الفوضى؟ <ul><li>أوراق عمل يومية مبعثرة فوق سطح المكتب . </li></ul><ul><li>مستندات غير مفروزة وغير مترابطة ومختلطة ببعضها . </li></ul>
  10. 11. آثار الفوضى <ul><li>الفوضى تستنزف الانفعالات . </li></ul><ul><li>الفوضى تجعل حجم العمل المطلوب يبدو اكبر مما هو عليه حقيقة . </li></ul><ul><li>الفوضى تسبب تعطيل العمل والاحباط والاجهاد وخسارة الوقت . </li></ul>
  11. 12. حالة(1) <ul><li>عندما تصل الى عملك في بداية الاسبوع مستعدا لبدء العمل . </li></ul>
  12. 13. حالة(2) <ul><li>فكر في الفرص الضائعة </li></ul>
  13. 14. فوائد التنظيم <ul><li>ضع علامة عند اهم الفوائد بالنسبة لك واضف فوائد اخرى الى القائمة </li></ul><ul><li>اتحكم افضل في حياتي . </li></ul><ul><li>يستطيع الآخرون العثور على المعلومات اثناء غيابي . </li></ul><ul><li>التخلص من الفوضى . </li></ul><ul><li>اكون انموذجاً يحتذى . </li></ul><ul><li>يتوفر لدي المزيد من الوقت . </li></ul><ul><li>......................... </li></ul>
  14. 15. <ul><li>من السهل عليك ان تكون منظماً عن ان تكون غير منظم ولا يوجد وقت أفضل من الآن كي تبدأ التنظيم . </li></ul>
  15. 16. فوائد اخرى <ul><li>واضافة الى قائمة الفوائد </li></ul><ul><li>سوف تشعر بتحسن عندما تتمكن من العثور على الاوراق التي تحتاجها من اول مرة تبحث عنها . </li></ul><ul><li>سوف تشعر بارتياح اكبر وتحكم أكبر في عملك وقلق أقل في حياتك . </li></ul><ul><li>فكر في الوقت الذي سيتوفر لقراءة مقالات ومجلات وصحف مخزنة لديك . </li></ul>
  16. 17. المبادئ الاساسية للتنظيم <ul><li>التنظيم يجعل عملك وحياتك أسهل . </li></ul><ul><li>التنظيم هو مهارة يمكنك ان تتعلمها في أي وقت . </li></ul><ul><li>تنظيم نفسك هو عملية مكونة من خطوتين </li></ul><ul><ul><ul><li>تنظم نفسك . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>البقاء منظماً . </li></ul></ul></ul>
  17. 18. خذ الامور التالية في اعتبارك . <ul><li>حدد أهدافك . </li></ul><ul><li>لا تتوقع أن تتم العملية كلها في يوم واحد . </li></ul><ul><li>ابدأ بتمهل . </li></ul><ul><li>كافئ نفسك . </li></ul><ul><li>عندما تشعر بالتعب توقف . </li></ul>
  18. 19. <ul><li>تمرين </li></ul><ul><li>أين انت الآن . </li></ul>
  19. 20. كيف تتراكم الاعمال الغير منجزة
  20. 21. <ul><li>ويتم تراكم الاعمال غير المنجزة </li></ul><ul><li>عندما تتأخر في اتخاذ القرار الذي يتيح تدفق المستندات في دورتها العادية . </li></ul>
  21. 22. كيف تتراكم الاوراق الغير منجزة <ul><li>عندما تمر احدى الاوراق على مكتبك هل تسأل نفسك : </li></ul><ul><ul><li>” هل سأحتاج لان ارجع لهذه الورقة مرة اخرى؟“ </li></ul></ul><ul><ul><li>اذا كانت الاجابة ” نعم “ هل ستضعها جانبا لانك لست متأكد من مكان حفظها . </li></ul></ul><ul><ul><li>تعود الورقة الى نفس الكومة مرة اخرى . </li></ul></ul>
  22. 23. عوائق التنظيم <ul><li>ضع علامة عند الصعوبات الشخصية التي تصادفها عندما تفكر في تنظيم عملك : </li></ul><ul><ul><li>لا يوجد وقت . </li></ul></ul><ul><ul><li>حجم المستندات لا يكف عن التزايد . </li></ul></ul><ul><ul><li>الخوف من التخلص من بعض الاوراق الهامة . </li></ul></ul><ul><ul><li>لا يوجد لديك الطاقة . </li></ul></ul><ul><ul><li>لا تعرف من اين تبدأ . </li></ul></ul><ul><ul><li>........................................ </li></ul></ul><ul><ul><li>......................................... </li></ul></ul>
  23. 24. لا تيأس!! <ul><li>لا تدع التجارب السابقة الفاشلة تلقي بظلالها على جهودك الان . </li></ul><ul><li>لا داعي للانتظار حتى تجبر على ذلك . </li></ul><ul><li>تستطيع التحكم في الاعمال الورقية حتى لو كان حجمها يتزايد كل يوم . </li></ul>
  24. 25. اثنان من العوائق الذهنية الشائعة <ul><li>العائق الاول : الخوف من التخلص من الاوراق . </li></ul><ul><li>العائق الثاني : الخوف من أن تصبح جامدا وغير مرن . </li></ul>
  25. 26. العائق الاول : الخوف من التخلص من الاوراق <ul><ul><li>كم مرة حصل واحتجتها . </li></ul></ul><ul><ul><li>مع عدم التنظيم لن تجدها بداً . </li></ul></ul><ul><ul><li>كل شئ تقريبا يمكن الحصول على نسخة منه . </li></ul></ul><ul><ul><li>ماذا كانت نتائج عدم العثور عليها . </li></ul></ul>
  26. 27. متى تتخلص من الاوراق <ul><ul><li>هل المعلومات حديثة وتتعلق بعملي وحياتى؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>كم مرة سأرجع الى هذه المعلومات؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>هل تضيف شيئا جديدا للمادة المتوافرة لدي حالياً؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>هل لدي الوقت لقراءتها؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>هل هذه المعلومات موجودة لدى شخص اخر ؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>هل هو احتمال ان ارجع اليها ثانية؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>هل هي مجرد نسخة؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>ما تاريخها؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>هل انا احتاجها فعلا ام اريدها فقط؟ </li></ul></ul>
  27. 28. العائق الثاني : الخوف من تصبح جامدا وغير مرن <ul><ul><li>عندما تفكر في شخص منظم ما الصورة التي تعبر الى ذهنك؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>هل هي صورة ايجابية؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>اذا لم تكن ايجابية ، هل مررت بتجربة مع شخص ما يهتم بالتنظيم أكثر من الكفاءة؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>هل كونك منظما يعيد الى ذهنك صورة الرجل الآلى الذي يتحرك بدقة مطلقة؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>هل تقلق من ان تنظيم نفسك سيجعلك خاملاً وجامداً ومملاً وغير مرن؟ </li></ul></ul>
  28. 29. المكتب المنظم <ul><li>المكتب المنظم لا يدل على ان عقلك مريض . </li></ul><ul><li>كما ان مكتبك لن يخلو يوما ما من أي ورقة على سطحه . </li></ul><ul><li>انك لن تكون ”مجنون نظام“ عندما تعثر على الاشياء التي تحتاجها وبسرعة وبأقل قدر من القلق </li></ul>
  29. 30. من اين تبدأ
  30. 31. حدد اهدافك <ul><li>عندما تفكر في ذلك فادرس التالي : </li></ul><ul><ul><li>ما المعلومات والاوراق التي يجب ان أصل اليها؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>كيف سأتمكن من استرجاع المعلومات التي قمت بحفظها في مكتبي؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>كيف سأتذكر الاعمال اليومية التي لم يتم تنفيذها يعد أن تبتعد عن عيني؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>ما وضع عملي الحالي أثناء قيامي بمشروع </li></ul></ul>
  31. 32. حدد اهدافك <ul><li>سأتمكن من استرجاع المعلومات من ملفاتي بمجرد النظر اليها . </li></ul><ul><li>في كل يوم، سأتمكن من تفريغ سلة الوارد خلال 20 دقيقة . </li></ul><ul><li>سأضع ملفاتي في مكان واحد فقط . </li></ul><ul><li>.............................. </li></ul><ul><li>............................. </li></ul>
  32. 33. محتويات غرفة المكتب المكتب الاساسي مكان العمل الاضافي ملفاتك الشخصية
  33. 34. البداية <ul><li>قسم المكان الى ثلاثة اقسام : </li></ul><ul><ul><li>مكتبك الاساسي . </li></ul></ul><ul><ul><li>مكان العمل الاضافي : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>خزانة الملفات </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>طاولة الكمبيوتر . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>خزانة الكتب . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>طاولة العمل الاضافي </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>ملفاتك الشخصية </li></ul></ul>
  34. 35. من أين تبدأ <ul><li>ابدأ بالابعد عن سطح مكتبك : </li></ul><ul><ul><li>الاوراق اقدم . </li></ul></ul><ul><ul><li>افساح مساحة للاهم . </li></ul></ul><ul><ul><li>ترى النتائج مباشرة . </li></ul></ul>
  35. 36. تنظيف خزانات الكتب والاوراق <ul><li>خفض بعض المحتويات قدر الامكان بالتخلص من الفائض . </li></ul><ul><li>حول البعض الى غيرك من المختصين . </li></ul><ul><li>اعد ترتيب بقية المحتويات : </li></ul><ul><ul><ul><li>جمع الكتب </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>جمع الاوراق في ملفات . </li></ul></ul></ul>
  36. 37. تنظيف خزانة الملفات <ul><li>افرغ درجا واحدا في كل مرة وتخلص من المواد الزائدة . </li></ul><ul><li>ضع جميع التجهيزات المكتبية ( الاقلام، المحايات، ... الخ ) في درج واحد . </li></ul><ul><li>ضع مغلفات المراسلات الداخلية في درج آخر . </li></ul><ul><li>تأكد من ان كتيبات المراجع الحديثة والمناسبة موضوعة على الرف . </li></ul><ul><li>يمكن تخزين اوراق الكمبيوتر وبعض المعدات الصغيرة . </li></ul>
  37. 38. ادراج المكتب <ul><li>اعد ترتيب المحتويات وجمع الاشياء المتشابهة . </li></ul><ul><li>ضع جميع المعدات الشخصية في الدرج الاسفل . </li></ul><ul><li>ضع ادوات المكتب في الدرج الاوسط . </li></ul><ul><li>ضع الدباسة والشريط والمشابك في الدرج العلوي . </li></ul><ul><li>ضع الاعمال اليومية فوق سطح المكتب لغرض المعالجة الفورية . </li></ul>1 2 3 4
  38. 39. اين اضع المعدات <ul><li>الاشياء التي يتكرر استخدامها تكون في متناول يدك . </li></ul><ul><li>الهاتف وحامل الكروت الشخصية والاقلام والراديو وسلة الصادر والوارد </li></ul><ul><ul><li>تسبب ازدحام سطح العمل . </li></ul></ul><ul><ul><li>تمنعك من العمل بشكل فعال . </li></ul></ul>
  39. 40. درج الملفات العميق <ul><li>افرز الملفات حسب تكرار استخدامها ، ضع الاقل استخداما في الجانب الابعد . </li></ul><ul><li>ضع عناوين على جميع الملفات . </li></ul><ul><li>خصص ملفا شخصيا لك . </li></ul><ul><li>نظف محتويات الملفات واحتفظ بالمعلومات الهامة فقط . </li></ul>
  40. 41. بيئة العمل <ul><li>مكان الهاتف . </li></ul><ul><li>ملائمة المقعد . </li></ul><ul><li>لوحة المفاتيح اخفظ من المكتب لتفادي الام الحركة في الرسغ والذراع . </li></ul><ul><li>ماسك الاوراق للنسخ . </li></ul>
  41. 42. تنظيم الاوراق والمكتب
  42. 43. تنظيف سطح المكتب <ul><li>هنا توجد الاوراق الحديثة . </li></ul><ul><li>والأوراق التي اكتشفتها اثناء تنظيف الادراج . </li></ul><ul><li>والملفات المتنوعة . </li></ul><ul><li>المواد الهامة . </li></ul><ul><li>المشروعات طويلة المدى . </li></ul><ul><li>الاعمال المكتملة . </li></ul><ul><li>رسائل الهاتف . </li></ul><ul><li>وأوراق الملاحظات . </li></ul><ul><li>وكميات هائلة من الاوراق الصغيرة . </li></ul><ul><li>معاملات يجب ارسالها . </li></ul><ul><li>بطاقات دعوة منتهية . </li></ul><ul><li>عينة من احد المنتجات التي تود شرائها . </li></ul>
  43. 44. تنظيف سطح المكتب <ul><li>الفكرة هي : </li></ul><ul><li>أن تبعد الاوراق وتظل قادرا على العثور عليها ثانية , دون ان تنسى خطوة العمل التالية </li></ul>
  44. 45. تنظيف سطح المكتب <ul><li>يجب ان تتصرف في كل ما فوق المكتب </li></ul><ul><li>ابدا اولا بنقل اكبر قدر ممكن من المواد بعيدا عن مكتبك . </li></ul>
  45. 46. تنظيف سطح المكتب <ul><li>جميع الملفات : </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>الملفات القديمة __ غرفة حفظ الملفات المركزية . </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>الملفات التي تستعملها كل شهرــــ في درج الملفات . </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>ملفات العمل اليومي ـــــ في درج مكتبك . </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>مواد ”الصادر“ الواجب ارسالها : </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>يجب ارسالها فورا او وضعها في سلة الصادر ( اوراق للزملاء،الحفظ، للنسخ ،المهام التي ستوزع، ”تفريغ لبحفظ يوميا“ . </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>مواد القراءة : </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>القراءة قريبا او تخلص منها </li></ul></ul></ul></ul>
  46. 47. البعيد عن النظر بعيد عن الذهن <ul><li>افضل وسيلة هي الكتابة </li></ul><ul><li>امامك ثلاثة اماكن لوضع هذه الملاحظات : </li></ul><ul><ul><li>على التقويم الذي على مكتبك . </li></ul></ul><ul><ul><li>على قائمة اعمالك اليومية . </li></ul></ul><ul><ul><li>على قائمة اعمالك الرئيسية . </li></ul></ul><ul><li>ثم احفظ الوثائق في ملفاتها . </li></ul>أ طلب اصلاح الطابعة 10:00 ب الاتصال في مركز المعلومات 9:40 أ اعداد خطاب اللجنة 9:15 ج تحديد موعد الزيارة .. 9:00 ب مراجعة محضر اجتماع الادارة 8:30 الاولوية الواجبات الوقت ج التقرير الشهري 6/5/2003 أ اجتماع الادارة التنسيقي 5/5/2003 ب تحديث بيانات الموظفين 2/5/2003 الاولوية المشروعات تاريخ العمل
  47. 48. التقويم <ul><li>متابعة المواعيد والتواريخ المستحقة . </li></ul><ul><li>اوقات تسليم المشروعات ومواعيد الاجتماعات . </li></ul><ul><li>التقويم يكفي لمن يدير شخصين او اقل وللأكثر استخدم نموذج مراقبة المشروع . </li></ul>
  48. 49. معلومات حول استخدام التقويم <ul><li>استخدم تقويما واحداً فقط . </li></ul><ul><li>لا تثق بالذاكرة , اكتب كل شئ . </li></ul><ul><li>راجعه يومياً لتتجنب المفاجآت . </li></ul><ul><li>اختر النوع المناسب لك . </li></ul>
  49. 50. قائمة الاعمال اليومية أ طلب اصلاح الطابعة 10:00 ب الاتصال في مركز المعلومات 9:40 أ اعداد خطاب اللجنة 9:15 ج تحديد موعد الزيارة .. 9:00 ب مراجعة محضر اجتماع الادارة 8:30 الاولوية الواجبات الوقت
  50. 51. قائمة الاعمال الرئيسية ج التقرير الشهري 6/5/2003 أ اجتماع الادارة التنسيقي 5/5/2003 ب تحديث بيانات الموظفين 2/5/2003 الاولوية المشروعات تاريخ العمل
  51. 52. مقارنة موضوعة على مكتبك للمراجعة السريعة تعلق على الحائط مليئة بالبنود السريعة مليئة بواجبات اطول واكبر تعاد كتابتها او الاضافة اليها يوميا . تنمو ببطء قائمة الاعمال اليومية قائمة الاعمال الرئيسية
  52. 53. نموذج مراقبة المشروع ادخال نظام ACC سالم 4/1/2002 <ul><li>طلب البرنامج </li></ul><ul><li>اعداد الشبكة </li></ul>8/7/2002 ………………… .. تحديث ملفات العملاء احمد 2/3/2002 <ul><li>تم الجرد </li></ul><ul><li>تم الفرز </li></ul><ul><li>تم التصنيف </li></ul>5/6/2002 ……………… . الواجب الشخص المكلف تاريخ التفويض ابلاغ التطورات تاريخ الانتهاء ملاحظات
  53. 54. البقاء منظماً A B C D
  54. 55. تصريف الاوراق <ul><li>اربعة نواع من الاجراءات تلزم للاوراق : </li></ul><ul><ul><ul><li>توجيه الورقة فورا وتوضع في سلة الصادر . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>تحتاج المعلومات و للدراسة وتدون في المهام وتوضع في ملف الاعمال . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>للعلم فقط دون اجراء و تحفظ في الملفات . </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>التخلص منها في سلة المهملات . </li></ul></ul></ul>
  55. 56. Outlook سكرتيرك الخاص
  56. 60. اصل الدورة <ul><li>تنظيم مكان العمل </li></ul><ul><li>” دليلك الى الانتاجية الشخصية“ </li></ul><ul><li>تأليف : أوديت بولار </li></ul><ul><li>ترجمة باهر عبد الهادى </li></ul><ul><li>دار المعرفة للتنمية البشرية </li></ul><ul><li>الرياض </li></ul>
  57. 61. هل ستصبح منظما <ul><li>هل ستبدأ بعد انتهاء هذا العرض ؟ </li></ul><ul><li>هل ستؤجل العمل على التنظيم في وقت آخر ؟ </li></ul><ul><li>هل غير هذا العرض شيء في نظرتك للتنظيم ؟ </li></ul><ul><li>هل انتهت فكرة التنظيم بمجرد انتهاء العرض ؟ </li></ul><ul><li>متى سنبدأ ... سيكون بعدها العرض ذا قيمة لك </li></ul>
  58. 62. النهاية

×