Escolhendo um sistema de gestão para advocacia e serviços juridicos ERP by Lumic Consultoria

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Esta apresentação de Escolhendo um sistemas integrados de gestão para ​Advocacia e Serviços Jurídicos, para pequenas e médias empresas, sugere ao empresário ou executivo alguns pontos de reflexão no momento de tomar decisões relativas a aquisição de um sistema integrado de gestão. Os investimentos e o desconforto durante o processo de implantação de um sistema desses são consideráveis, mas os resultados podem ser satisfatórios desde que tudo seja planejado e executado com cautela.

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Escolhendo um sistema de gestão para advocacia e serviços juridicos ERP by Lumic Consultoria

  1. 1. SÉRIEEscolhendo um sistema integrado de gestãopara uma pequena ou média empresaProduzido por​​Lumic ​ConsultoriaAjudamos sua pequena ou média empresa a escolhere implantar um sistema integrado de gestãowww.lumic.com.br
  2. 2. Você precisa escolher um sistemaintegrado de gestão para a suapequena ou média empresa?Nós podemos ajudar.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​ConsultoriaLumic ​ConsultoriaSomos uma consultoria independente voltada para sistemas integrados de gestão (ERP) parapequenas e médias empresas.Apoiamos o trabalho de empresários e executivos no desafio de diagnosticar necessidades, escolher eimplantar um sistema integrado de gestão eficaz para suas empresas de distribuição, varejo, serviçosou indústria.Produzimos esta série “Escolhendo um sistema integrado de gestão para uma pequena ou médiaempresa” para ajudar você a alinhar os principais requisitos no processo de escolha de um sistemaintegrado de gestão para sua empresa.
  3. 3. O que saber antes de comprar umsistema integrado de gestãoVamos começar falando de cuidados em geral na escolha de um sistemapara empresas de qualquer ramo de atividade:O artigo a seguir “O que saber antes de comprar um sistema integradode gestão”, escrito em 2011, sugere ao empresário ou executivo algunspontos de reflexão no momento de tomar decisões relativas a aquisiçãode um sistema integrado de gestão.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  4. 4. O que saber antes de comprar umsistema integrado de gestão (parte I)www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria Verifique em outras empresas se o fornecedor de ERP costuma cumprir o cronograma de implantaçãoapresentado. Há alguns que ultrapassam em mais de 100%, habitualmente, o número de horas deconsultoria estimado na proposta comercial. Nesse caso, o cliente não tem como reagir, pois o contratode prestação de serviços protege estes fornecedores.​ Preste atenção se, na negociação, o fornecedor de ERP concedeu descontos significativos para fecharo negócio. Não há “milagre” neste ramo, assim como não existe em outras áreas de negócios. Odesconto, frequentemente, é ‘compensado’ na diferença entre as horas planejadas de consultoria deimplantação e as que são efetivamente realizadas. Ou seja, o ERP, aparentemente mais barato, ficamais caro com o excesso de horas de implantação no cliente. Pesquise se as funcionalidades necessárias para atender as expectativas de sua empresa estãorealmente presentes no sistema ofertado. Deficiências técnicas e inadequação do software, em algunsnegócios, são sanadas com custos adicionais para o cliente. Descubra se o contrato de manutenção mensal proposto cobre tanto o suporte ao cliente como asatualizações tecnológicas. Muitas vezes, o cliente tem de optar por suporte ou atualização, mas issonão fica claro no contrato. Novamente, há um custo embutido não declarado.
  5. 5. O que saber antes de comprar umsistema integrado de gestão (parte II)www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria Avalie, também, se o contrato de manutenção cobre as atualizações fiscais, ou seja, novos impostos etaxas, ao menos no âmbito da União e Estado. A Nota Fiscal Eletrônica é um exemplo do que deveriaser fornecido ao cliente sem desembolso adicional. Informe-se se o suporte telefônico ao cliente tem alguma limitação de horas mensais de utilização.Em alguns contratos, há um teto mensal de horas para este suporte. Excedida a franquia, as horasadicionais são cobradas. O cliente corre o risco, então, de gastar mais mensalmente do que haviaprojetado. Pesquise também se o suporte telefônico tem alguma limitação de tempo por chamada. Por que,nestes casos, excedido este tempo, um consultor visitará o cliente e cobrará tanto o tempo dedeslocamento como o tempo mínimo da visita. Mais custos não previstos. Verifique se são utilizados majoritariamente métodos modernos de suporte ao cliente, como o acessoremoto via web. Muitas empresas preferem forçar visitas presenciais faturáveis.
  6. 6. O que saber antes de comprar umsistema integrado de gestão (parte III)www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria Cheque se os consultores enviados para a implantação são experientes. Alguns enviam profissionaljúnior, que leva mais tempo para realizar as tarefas. O cliente somente deve aceitar pessoal júnior ouem treinamento se estiver acompanhado de um consultor experiente. E só deve pagar as horas detrabalho do profissional sênior. Verifique se a linguagem de programação utilizada no desenvolvimento do ERP é tecnologicamentemoderna. Alguns utilizam linguagens ultrapassadas, que restringem o desempenho e aumentam oscustos. O ERP deve funcionar em qualquer plataforma tecnológica, sistema operacional e banco dedados de mercado. Pesquise se estão disponíveis ferramentas de integração e automatização “nativas” no ERPselecionado. Não aceite improvisações em seu ERP. O cliente deve procurar um sistema que disponhado ferramental “nativo” e que permita integração com qualquer outro, independentemente de suaplataforma, sistema operacional ou banco de dados. Flexibilidade para integração e automatização éessencial, pois não se sabe hoje quais serão os futuros desafios da empresa. Descubra se as funcionalidades para atendimento de exigências fiscais são do próprio ERP ou soluçãode terceiros. O cliente deve ficar atento para não ter que discutir com dois fornecedores,simultaneamente, se houver dúvida ou problema.
  7. 7. O que saber antes de comprar umsistema integrado de gestão (parte IV)www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria Confirme se, pelo menos, as funcionalidades básicas do ERP são do mesmo fornecedor. Soluções deterceiros agregadas ao produto, às vezes, não têm suporte nem garantia. O cliente deve ficar atentopara não ficar “órfão” se houver problemas técnicos. Verifique se a base instalada do fornecedor de ERP é significativa o suficiente para assegurarlongevidade do produto. O cliente também deve observar se as outras empresas adquiriram realmenteum ERP completo ou só uma pequena parte dele (por exemplo, o módulo de Folha de Pagamento), masque são contados como base instalada. Apure se o fornecedor do ERP tem razoável vivência no mercado brasileiro. Falta de amadurecimentopode afetar, por exemplo, o atendimento às questões fiscais e tributárias. Descubra se o porte fornecedor do ERP é compatível com o de sua empresa. Nada pior do que serapenas um número na lista de clientes de seu fornecedor. Escolha quem possa dar um tratamento maispersonalizado, se possível. Lembre-se de que será uma relação de longo prazo.
  8. 8. O que saber antes de comprar umsistema integrado de gestão (parte V)www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria Investigue se há recursos amigáveis para a emissão de relatórios de saída do sistema. O sistema deveter um gerador de relatórios de fácil operação e que exija somente breve treinamento do usuário.Também deve propiciar fácil pesquisa de dados e a sua exportação em editores de texto e planilhas decálculo. Confirme se há facilidades para processo de ensino-aprendizagem, tanto para os funcionários dofornecedor como para seus clientes. Atente também para facilidades via Web para ministrar treinamentos e informações completas sobreos módulos que compõem o ERP, minimizando, assim, os custos de contratação de consultores. Ocliente deve lembrar que sua própria equipe crescerá, mudará e que haverá custos para treiná-lapermanentemente. Confirme se os valores de investimentos apresentados já incluem todos os impostos e taxas. Verifiquetambém se tais valores consideram uma previsão das horas e despesas de deslocamento deconsultores ou outros custos extras. O cliente pode usar como variação aceitável dos investimentos emconsultoria algo em torno de 20% em relação ao valor estimado.
  9. 9. O que saber antes de comprar umsistema integrado de gestão (parte VI)www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria Pense sobre a real necessidade de proceder a customizações. Procure selecionar um ERP altamenteparametrizável, o que evitará customizações, quase sempre caras e insatisfatórias. O cliente deve evitá-las e tentar se adaptar ao padrão do ERP selecionado. Verifique a frequência e a metodologia de atualizações rotineiras do sistema. Devem-se procurarsistemas que permitam a atualização pelos próprios usuários, após breve treinamento. Planeje a aquisição de um ERP considerando uma vida útil mínima de cinco anos. Os investimentos eo desconforto durante o processo de implantação são consideráveis, mas os resultados podem sersatisfatórios desde que tudo seja planejado e executado com cautela.O artigo “O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão “ foi publicado em 2011 e é da autoria de JaimeSender, consultor na área de sistemas de gestão. Os direitos estão reservados na forma da lei.
  10. 10. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosVamos falar agora de sistemas integrados de gestão especificamentepara empresas de advocacia e de serviços jurídicos: Público-alvo Benefícios esperados Características desejáveis em geral Características desejáveis no acesso remoto Características desejáveis na emissão de relatórios Macroprocessos para advocacia e serviços jurídicos Próximas etapaswww.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  11. 11. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosPÚBLICO-ALVO Escritórios de advocacia de pequeno e médio porte; Departamentos de advocacia em empresas de grande porte; Consultorias em serviços jurídicos.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  12. 12. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosBENEFÍCIOS ESPERADOS: Gerenciar os processos jurídicos, serviços de consultoria e fiscalização; Facilitar o planejamento, distribuição e acompanhamento das fases doprocesso em todas as instâncias; Proporcionar comunicação fácil e automática do andamento deprocessos com o cliente; Permitir comparação entre o orçado e o real tanto dos custos comodos tempos, por atividade, por advogado envolvido e por fase doprocesso; Facilitar e automatizar a cobrança de despesas e de reembolsos e ocontrole de recebimentos, atualizando o fluxo de caixa em tempo real.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  13. 13. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosCARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS: Gerenciamento integrado de prestação de serviços jurídicos; Controle de calendário de eventos, advogados alocados e despesas de cadaprocesso; Separação dos processos em itens, serviços e atividades por instância; Efetuar a cobrança de honorários e despesas por processo ou em grupo deprocessos do cliente; Gerenciar calendário de atividades por advogado envolvido, contando comalarmes de eventos; Permitir acompanhar o histórico de serviços jurídicos executados (inclusivede terceiros) e despesas aplicadas por processo e/ou cliente; Organizar as atividades e sua sequência de execução (workflow); Administrar acompanhamentos por processo, enviando e-mailsautomaticamente para clientes e outros interessados e/ou permitir acessovia Internet.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  14. 14. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosCARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS NO ACESSO REMOTO Permitir aos advogados enviar acompanhamento dos processos diretamentede qualquer local, através de notebooks, tablets e smartphones; Permitir aos advogados acesso ao histórico e alterações nos processos emqualquer local, através de notebooks, tablets e smartphones; Permitir a gestores e advogados o acesso remoto de todas as informaçõesdo processo existentes no sistema de gestão quando em visita a clientes oua órgãos oficiais; Permitir que clientes possam acessar remotamente as informações de seusprocessos através da Internet, com segurança e privacidade; Acessar documentos digitalizados e organizados por cada evento de cadaprocesso; Permitir integração com os sistemas automatizados dos Tribunaiswww.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  15. 15. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosCARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS NA EMISSÃO DE RELATÓRIOS Permitir gerar relatórios personalizados em qualquer editor de texto demercado (Exemplo: Word); Permitir gerar relatórios personalizados em qualquer planilha de cálculode mercado (Exemplo: Excel) e usar a totalidade de seus recursos taiscomo as tabelas dinâmicas; Disponibilizar um gerador de relatórios personalizados de fácil operaçãopelos próprios usuários.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  16. 16. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosMACROPROCESSOS "Macroprocesso é a expressão literal que define, engloba e explica asprincipais funções da empresa ou, no caso de um levantamento maissetorial, de cada um de seus departamentos." fonte: Dicionário Informal​ Neste caso, identificamos estes macroprocessos:FINANÇAS, OPERAÇÕES, CONTRATOS, FISCAL & TRIBUTÁRIOVamos ver agora detalhadamente cada um destes macroprocessoswww.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  17. 17. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosMACROPROCESSO: FINANÇAS Contas a pagar e receber; Controle de caixa e bancos; Gerenciamento de Comissões; EDI bancário (CNAB e FEBRABAN) paracobrança, pagamento e custódia decheques; Emissão de cheques e ordens depagamento; Pagamentos e recebimentos totais eparciais; Fluxo financeiro diário, semanal, agenda egráfico; Síntese financeira por contafinanceira, contábil e gerencial; Inversão e interpolação gerencial; Controle de crédito por cliente; Cheques pré-datados e devolvidos; Controle e acompanhamento deprevisões; Retenções de impostos e contribuições; Unificação de pagamentos erecebimentos; Controle de adiantamentos afornecedores, representantes e clientes; Cálculo dejuros, multas, descontos, variaçãomonetária, etc.; Controle de verbas por conta contábil egerencial integrado ao PlanejamentoFinanceiro; Diário auxiliar e posição de clientes efornecedores.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  18. 18. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosMACROPROCESSO: OPERAÇÕES Gerenciamento de prestação de serviçosjurídicos; Controle de calendário de eventos,advogados alocados e despesas de cadaprocesso; Separa cada processo em itens, serviçose atividades por instância; Efetua a cobrança de honorários edespesas por processo ou em grupo deprocessos do cliente; Gerencia calendário de atividades poradvogado envolvido, contando comalarmes de eventos; Permite acompanhar o histórico deserviços jurídicos executados (inclusive deterceiros) e despesas aplicadas porprocesso e/ou cliente; Organiza as atividades e sua sequência deexecução (workflow); Administra acompanhamentos porprocesso, enviando e-mailsautomaticamente para clientes e outrosinteressados;www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  19. 19. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosMACROPROCESSO: CONTRATOS Controle financeiro de contratos de manutenção, cobrança e de pagamentos; Reajuste de valores; Controle histórico de adendos e alterações; Faturamento de contratos por período; Pré-formatação das regras, observações do faturamento; Gerencia contratos com terceiros e vinculados; Inclusão de itens de quantidade variável (billing); Controle dos objetos e produtos de contrato.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  20. 20. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosMACROPROCESSO: FISCAL & TRIBUTÁRIO Emissão de livros de registros de entrada, saída e apurações dos impostos; Trata todas as formas de retenção previstas na legislação brasileira; Gera todas as informações fiscais a nível municipal, estadual efederal, especialmente nos diversos formatos eletrônicos regulados pelas normas; Legislação: ISS.
  21. 21. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosPróximas etapasAgora você já tem alguma ideia sobre requisitos básicos para umsistema de gestão integrado para o seu ramo de atividade.Vamos ver as próximas etapas : Diagnóstico de necessidades Seleção de um sistema integrado de gestão Gerenciamento da implantaçãowww.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  22. 22. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosDiagnóstico de necessidades O objetivo desta etapa da metodologia é identificar os anseios enecessidades da empresa. Aqui se procura identificar quais os pontos críticos e qual a rota aseguir. A ideia básica é assegurar que todos os passos estejamsendo seguidos e que todos os anseios e necessidades da empresaestejam sendo corretamente compreendidos e listados. Isto éfeito colocando-se ênfase nos macroprocessoswww.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  23. 23. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosSeleção de um sistema integrado de gestão O objetivo desta etapa é identificar a melhor solução de sistemaintegrado de gestão e selecionar o fornecedor certo.​ A ideia básica é assegurar que todos os passos estejam sendoseguidos, considerando a descrição de uma solução que atenda osanseios e necessidade definidos no passo anterior. Inclui-se aqui a seleção de uma lista de fornecedores de sistemasintegrados de gestão e consistente com a solução buscada, assimcomo a produção de um questionário de requisitos.www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  24. 24. Sistemas integrados de gestão paraAdvocacia e Serviços JurídicosGerenciamento da implantação O objetivo desta etapa é colocar a solução escolhida de sistema degestão em produção.​ Aqui se procura orientar os usuários quanto ao caminho apercorrer, assegurando que todos os passos da implantação estãosendo cumpridos, em linha com as definições das etapas anteriores. É importante identificar novas situações de risco e que se desviamdo planejamento, propondo correções de rota.​www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria
  25. 25. Esperamos que as informações aqui expostas tenham sido de utilidadepara você.​Receba gratuitamente mais informações sobre como escolher umsistema de gestão.Acesse nosso website aqui, vá até a aba CONTATO, preencha oformulário e nos ajude com algumas informações sobre sua empresa.Se preferir, envie um e-mail para ​info@lumic.com.brwww.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​ConsultoriaQuer mais informações sobre o assunto?
  26. 26. ​​Lumic ​ConsultoriaAjudamos sua pequena ou média empresa a escolher eimplantar um sistema integrado de gestãoObrigado!.​info@lumic.com.brwww.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic ​Consultoria

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