1      Módulo 4Planilla de cálculo Microsoft Excel             Profesor: Luis Calderón
2En el desarrollo de esta materia se trabajará sobre las capacidades de procesamiento quenos brinda el software de aplicac...
3Las operaciones que nos permite realizar la aplicación, se realizan generalmente a travésde cálculos entre las celdas (qu...
4Referencias:1. Barra de herramientas de acceso rápido2. Barra de título3. Cinta de opciones organizadas en pestañas4. Bar...
5Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:C100, podemos asignarle el nombre de“Empleados” a ese rango.Par...
6En una planilla de Excel básicamente se pueden ingresar cuatro tipos de datos:       Numéricos (en todos los formatos per...
7                                         2.- Formato.La apariencia del texto que se escribe en Excel se puede modificar f...
8                                       2.2 AlineaciónPermite indicar el tipo de alineación horizontal y vertical de los d...
9                                       2.3 NúmeroCuando hablamos de formato de números nos referimos a como se ve un núme...
10En el siguiente ejemplo se observan dos datos de tipo Fecha en diferentes celdas, para calcular laduración del contrato,...
11                                          2.4 EstilosEn la pestaña Inicio encontramos estilos predefinidos listos para a...
12                                          Estilos de celdaExcel provee de estilos de celda predefinidos, los cuales se p...
13                                           2.5 CeldasEl grupo Celdas permite:       Insertar: celdas, filas, columnas y ...
14                          3.- Creación de fórmulasLas fórmulas son expresiones, creadas por el usuario, que se utilizan ...
15        referencias a las celdas (anteriormente se comentó que no es conveniente trabajar con        valores numéricos d...
16        #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.        #¡NULO! cuando se especi...
17                       3.1 Referencias relativas y absolutasReferencias relativas. Una referencia relativa de celda en u...
18referencia absoluta de celda en la celda destino no varía. De forma predeterminada cuando seingresa una fórmula se utili...
19- Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa,o una fila absoluta y...
20Observando el listado de empleados de la ferretería Blanco y las actividades propuestas pararealizar sobre dicha planill...
21Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que lasdiferencia unas de otras, e...
22Se abre el siguiente cuadro de diálogo:Se selecciona la categoría en la lista desplegable y luego se selecciona la funci...
23Ejercicio Práctico: al ejercicio que se venía resolviendo se le agregó como actividad el cálculo delTotal a abonar por l...
24
25Como se pudo observar, por ambos caminos se llegó al mismo resultado, pero en este caso resultaconveniente utilizar la f...
26        Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán los números de        esa matriz o referen...
27MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.Sintaxis                     MIN(número1;número2; ...)Número1;nú...
28MAX(A1:A5;30) es igual a 30CONTARA:Cuenta el número de celdas que no están vacías y losvalores que hay en la lista de a...
29        Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se        cuentan; los argumentos...
30Observando las actividades planteadas:1)¿Cómo calcularía los resultados solicitados? ¿A través de fórmulas o funciones?2...
31A continuación se puede visualizar la planilla del ejercicio con las funciones que se utilizaroneditadas:Calcular un val...
32           Funciones de hoja de cálculo y CONTAR.SI y SUMAR.SI           Imagine que desea crear un resumen que muestre,...
33EjemplosSupongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas"respectivamente.CONTAR....
34                         * Función de hoja de cálculo SISI:La función de hoja de cálculo SI comprueba (valida) unacondic...
35Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO oFALSO. Por ejemplo, A10=100 es una exp...
36argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después devalor_si_verdadero no hay ninguna coma)...
37Se podría utilizar la siguiente función anidada SI:=SI(B2="A";C2*$B$8;SI(B2="B";C2*$B$9;C2*$B$10))Como se observa, la se...
38Teniendo en cuenta que para calcular el valor de cada columna se debe validar si secumple una condición u otra y en base...
39Cálculo columna Plus:Ejercicio práctico: en el siguiente ejercicio se muestra un listado de películas a las cuales se le...
40Está claro que para calcular ambas columnas se debe utilizar función SI porque hay diferentesporcentajes de acuerdo al g...
41                                         4.2 TablasDentro del grupo Tablas, el Excel nos da la posibilidad de insertar: ...
42        Si se inserta la imagen desde un archivo, en la parte inferior derecha del cuadro        de diálogo en el que la...
43A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el elemento gráfico SmartArt seactualiza automáticamen...
44                                      Gráficos de líneaLos gráficos de líneas muestran una serie como un conjunto de pun...
45                                      Gráficos de BarraLos gráficos de barras muestran las series como conjuntos de barr...
46                               Gráficos XY (Dispersión)Los gráficos XY o de dispersión muestran las series como un conju...
47                                     Gráficos de AnillosLos gráficos de anillos muestran los datos de los valores en for...
48La herramienta Word Art nos permite insertar objetos independientes de texto con formatosdecorativos preestablecidos, lo...
49Sólo si algún dato, perteneciente a la columna que se eligió como primer criterio para ordenar,se repite, el Excel tendr...
50        Autofiltro: que incluye filtrar por selección, para criterios simples        Filtro avanzado: para criterios más...
51Así muestra el Excel el listado una vez que se ha aplicado el Filtro.Como la herramienta Filtro va a cumulando los resul...
52La siguiente sería la planilla resultante al aplicar los dos filtros:Para volver al listado original se debe hacer clic ...
53Una vez ordenado el listado por este campo, lo que se debe hacer es seleccionar todas las celdasque formen al listado o ...
54Como resultado se observa que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1al 3 del lado derecho de la...
55Resolución Actividad Nro. 3:
56                                   4.5 Vínculo de hojasVisualizando la pantalla, se vuelve a reconocer que las planillas...
57Hoja PORCENTAJE      Cálculo de Aguinaldo      Cálculo de Aporte
58                            4.6 Configuración de páginaSi se necesita cambiar los márgenes, tamaño de papel, etc. del do...
59                                       BibliografíaCapítulos: 8, 9, 10, 11 y 12MEDIACTIVE, "Manual de Office 2010". Buen...
60En este Módulo estudiaremos la planilla de cálculo Excel, la cual forma parte de lasuite informática de tipo administrat...
61Al finalizar el Módulo 4 usted estará en condiciones de alcanzar los siguientesObjetivos Específicos. Los mismos se pres...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Módulo 4

598 views

Published on

Planilla de Cálculos

Published in: Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
598
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
50
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Módulo 4

  1. 1. 1 Módulo 4Planilla de cálculo Microsoft Excel Profesor: Luis Calderón
  2. 2. 2En el desarrollo de esta materia se trabajará sobre las capacidades de procesamiento quenos brinda el software de aplicación Microsoft Office, el mismo es una suite informáticade tipo administrativo.En esta unidad vamos a estudiar la Planilla de cálculo Microsoft Excel.En este material de estudio se desarrollan las versiones 2007 y 2010 de esta herramienta,pero es muy importante aclarar que siempre se trabajó sobre los conceptos básicos decada aplicación, cuestión esta que escapa puntualmente de la versión específica y elnombre de la aplicación.Es importante destacar, que la real potencia del producto se encuentra en el tratamientode los datos, para la resolución de distintos problemas que se presentan en las actividadespersonales y laborales. 1.- Componentes de la interfaz de Excel.Las planillas de cálculo pertenecen a la categoría Software de Aplicación y se puedendefinir como una herramienta informática que nos permite trabajar y operar en lacomputadora con datos alfanuméricos distribuidos en filas (que se referencian medianteun número) y columnas (que se referencian a través de una letra), conformando unacelda, de manera que puedan ejecutarse diversas operaciones aritméticas de todo tipo decomplejidad, y también gráficos.Todas las planillas de cálculo se apegan a ciertos conceptos básicos que usted debecomprender si desea utilizarlos de manera efectiva. En las páginas que componen estematerial, se desarrollan los comandos que son aplicables a cualquier planilla de cálculo.Una hoja de cálculo se encuentra compuesta por numerosas columnas ymás de un millónde filas. De forma predeterminada las filas van numeradas y las columnas se encuentranetiquetadas con letras que van de la A a la Z, para continuar con la secuencia, luego secombina la letra A con cada una de las otras letras y así en forma sucesiva.La planilla de cálculos nos permite almacenar, organizar, consultar y ordenar gran cantidad deinformación según distintos criterios, como así también realizar operaciones matemáticas yestadísticas desde las más simples a las más complejas.
  3. 3. 3Las operaciones que nos permite realizar la aplicación, se realizan generalmente a travésde cálculos entre las celdas (que son la intersección de una fila y una columna), las quepueden ser referenciadas utilizando la letra de la columna y el número de la fila (ejemploB2).Cada celda tiene una dirección única, es necesario introducir las direcciones de las celdasen las fórmulas para indicar a Excel lo que se quiere calcular, de lo contrario, si en lafórmula se utilizan los valores numéricos, al ser éstos modificados los resultados no seactualizan; para que esto suceda se debe referenciar las celdas en las fórmulas.La celda es un pequeño editor de texto y en ella se puede escribir un texto, insertar unaimagen, un gráfico, entre otros.A diferencia del documento de Word, la planilla de cálculo se organiza como un libro, esdecir que cuenta con distintas hojas; en la parte inferior de la pantalla pueden apreciarsetres solapas denominadas Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3; haciendo clic sobre cualquiera de estassolapas puede ingresarse a las mismas; los datos introducidos en una hoja no siempretienen que tener relación con las otras hojas; pero empleando funciones o fórmulaspueden vincularse.Los nombres de estas hojas se pueden modificar, éstas también se pueden eliminar,insertar, entre otras acciones.Si se va haciendo clic con el cursor, se observa que se van resaltando las celdas y es enestas donde se van a ir introduciendo los datos sucesivamente tras desplazarse de celdaen celda pulsando la tecla Enter.Al iniciar Excel aparece la siguiente ventana:
  4. 4. 4Referencias:1. Barra de herramientas de acceso rápido2. Barra de título3. Cinta de opciones organizadas en pestañas4. Barras de desplazamiento5. Zoom6. Vistas de documento7. Barra de estado8. Ficha Archivo9. Área de trabajo10. Solapas con nombre de cada hoja11. Barra de Edición o de fórmulas.El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe indicando: la primera celda delmismo y la última, separadas por dos puntos. RangoLos rangos en Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o mediante unnombre que se la asigna a un determinado rango.Hay tres tipos de rangos: Rango Columna: es aquel que se conforma de la misma columna y distinta fila, por ejemplo: A6:A19. Rango Fila: difiere la columna y permanece constante la fila, por ejemplo: D3:F3. Rango Matricial: difieren las filas y las columnas, por ejemplo: D15:G28. Se utilizan las celdas extremos para identificarlo.Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A desde la fila 1hasta la fila 20. El rango sería A1:A20. O las celdas que están desde la columna A hasta la columnaC y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sería A2:C80.Pero tal rango también los podemos identificar con nombre alusivo al tipo de datos que contiene.
  5. 5. 5Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:C100, podemos asignarle el nombre de“Empleados” a ese rango.Para ello en Excel 2010 seleccionamos el rango de datos, vamos a Formulas -> Asignar nombre ytenemos el siguiente cuadro:Antes de crear el nombre de rango no es necesario seleccionar el rango de datos, puesto que en elcuadro de diálogo respectivo este se puede modificar a gusto.Es importante que si hay diferentes hojas de trabajo se indique a qué hoja pertenece cada rangodefinido. Cuando se selecciona al rango de datos antes de crear el nombre de rango, Excel agregaautomáticamente el nombre de la hoja a la que pertenece el rango. Cuando se crea directamenteel nombre del rango, hay que indicarle a Excel a qué hoja pertenece ese rango, ya que todas lashojas tienen los mismos rangos, esto es filas y columnas.Igualmente una vez creado el nombre del rango, este se puede modificar. Para ello vamos aFórmulas -> Administrador de nombres. Allí se elige el nombre que se requiere modificar oeditar.
  6. 6. 6En una planilla de Excel básicamente se pueden ingresar cuatro tipos de datos: Numéricos (en todos los formatos permitidos). Alfanuméricos: números y letras (se utilizan en los rótulos de filas y columnas, títulos, entre otros). Fórmulas: son expresiones que se utilizan para realizar cálculos, es el mismo usuario quien crea las mismas. Funciones: fórmulas que han sido programadas previamente al momento de crear la aplicación y ya vienen incorporadas en ésta. El usuario sólo debe indicar los argumentos o parámetros necesarios para que el Excel pueda calcular el resultado.Para ingresar datos debemos primero organizarlos, siempre conviene hacerlo por filas, porejemplo, si hablamos de los sueldos de los empleados, pondremos toda la información referente aéste en una fila, como podría ser su Apellido y Nombre, Categoría y Sueldo, a su vez, en lascolumnas pondremos siempre las mismas particularidades de todos los elementos de las filas, esdecir, en las columnas introduciremos la información respectiva; por ejemplo, en la columna A,introduciremos el Apellido y Nombre de los empleados; en la columna B, la Categoría que lecorresponda a cada empleado, detallado en la columna A, de manera que el Apellido y Nombreincluido en una fila de la columna A, tenga total correspondencia con la Categoría introducido enla misma fila de la columna B y así sucesivamente, como se muestra en la siguiente imagen.Si en una columna los datos la sobrepasan, es decir que abarcan la celda contigua también,podremos hacer doble clic con el mouse, entre la letra que indica la columna donde estamostrabajando y la siguiente; y el anchode la columna adoptará el tamaño de la palabra u oración máslarga de esa columna, o bien pisando y arrastrando con el mouse en la línea que separa la columna(letra) con la siguiente y buscar el ancho deseado.Igual que para ajustar el ancho de la columna, podemos hacer lo mismo con la fila.
  7. 7. 7 2.- Formato.La apariencia del texto que se escribe en Excel se puede modificar fácilmente.Dentro de la ficha Inicio se encuentran los grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número,Estilos, Celdas y Modificar. Esta solapa nos permite acceder a todos aquellos comandos quefacilitan la mejora en la presentación de la información, como pueden ser los cambios de formatode carácter, alineaciones de datos en las celdas, formato de número, aplicación de estilos, entreotras operaciones. 2.1 Fuente.El grupo Fuente nos permite aplicar formato a los datos que se encuentran organizados en lasceldas, las cuales han sido seleccionadas previamente.Uno de los cambios de formato más comunes que puede hacer es el de tipo de la fuente quemuestran los datos que se encuentran en las celdas.Una vez que se ha encontrado la fuente que se busca basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.Si se conoce el nombre no será necesario que se busque la fuente en la lista, se puede escribirdirectamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de uncuadro editable. A medida que se escribe, el cuadro se va auto rellenando con la fuente que creeque se está buscando, de modo que es posible que al introducir únicamente dos o tres letras, ya semuestre la que le interesa.Al hacer clic en la flecha de la esquina inferior derecha de cada panel de los grupos Fuente,Alineación y Número se abre el mismo cuadro de diálogo, con la diferencia de la pestaña activaque muestra.Permite aplicar tipografía, estilo, tamaño, subrayado, efectos y color.
  8. 8. 8 2.2 AlineaciónPermite indicar el tipo de alineación horizontal y vertical de los datos que tiene almacenados cadacelda, combinar celdas, ajustar, cambiar la orientación e inclinación del texto según la cantidad degrados especificados.El comando Combinar y centrar une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño ycentra el contenido en la nueva celda. Para revertir esta situación se debe desactivar la casilla deverificación del comando Combinar celdas haciendo clic sobre la tilde que muestra el cuadrado.Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas.
  9. 9. 9 2.3 NúmeroCuando hablamos de formato de números nos referimos a como se ve un número en una celda deExcel. Al cambiar el formato de un número en una hoja de Excel, sólo estamos cambiando lo formaen que Excel exhibe el número. El número en sí mismo no cambia. Por ejemplo: Allí vimos quecuando vemos la fecha "9/05/2006" en una celda, Excel "ve" el número 38846 que es la cantidadde días transcurridos desde el 1/01/1900 hasta el 9/05/2006.En la lista Categoría, haga clic en el formato que desee usar y, a continuación, ajuste laconfiguración si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar unsímbolo de moneda diferente, mostrar más o menos posiciones decimales o cambiar la forma enque se muestran los números negativos.
  10. 10. 10En el siguiente ejemplo se observan dos datos de tipo Fecha en diferentes celdas, para calcular laduración del contrato, es decir la cantidad de días existentes entre una y otra fecha, Excel debeconvertir cada dato en formato número, como se observa en la segunda figura, y posteriormenterealizar la resta de ambas cantidades.
  11. 11. 11 2.4 EstilosEn la pestaña Inicio encontramos estilos predefinidos listos para aplicarlos a nuestra tabla o celda,de modo que adquiera un aspecto elegante rápidamente. Formato CondicionalEl formato condicional es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis dedatos ya que nos permite aplicar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otracelda. Esto hace posible aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente paraaquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Dar formato como tablaEsta opción nos permite aplicar formato rápidamente a un conjunto de celdas y loconvierte en una tabla seleccionando un estilo específico.
  12. 12. 12 Estilos de celdaExcel provee de estilos de celda predefinidos, los cuales se pueden utilizar para aplicar un formatoa las celdas de manera rápida y conveniente. También se puede definir y crear nuestros propios estilos de celda.Una vez que tiene ese estilo de celda que se aplicará continuamente a sus reportes, lo mejor esguardarlo para que se encuentre disponible en todo momento. Solamente se debe seleccionar lacelda que contiene el formato adecuado y pulsar el botón desplegable Estilos de celda yseleccionar la opción Nuevo estilo de celda. Se mostrará el cuadro de diálogo Estilo.
  13. 13. 13 2.5 CeldasEl grupo Celdas permite: Insertar: celdas, filas, columnas y hojas. Eliminar: celdas, filas, columnas y hojas. Aplicar formato a las celdas, como por ejemplo, alto de fila, ancho de columna, ocultar, proteger.
  14. 14. 14 3.- Creación de fórmulasLas fórmulas son expresiones, creadas por el usuario, que se utilizan para realizarcálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a lacelda en la cual se ha creado dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienenvalores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.Las fórmulas están conformadas por:Operadores de cálculo, operandos: los operadores especifican el tipo de operación oprocesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excelincluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y dereferencia.Los que se usan comúnmente son los operadores aritméticos: +, -, * , /, ^ y %.
  15. 15. 15 referencias a las celdas (anteriormente se comentó que no es conveniente trabajar con valores numéricos directamente porque si éstos se modifican los resultados en donde intervienen los mismos no se actualizan automáticamente). y con frecuencia, por funciones.Para introducir una fórmula en una celda, se debe colocar como primer carácter el signo igual (elsigno igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Sidirectamente escribimos la fórmula omitiendo el signo, el Excel considera que se ha ingresado undato de tipo alfanumérico, por consiguiente muestra el mismo en forma literal como una cadenade caracteres, es decir, no realiza el cálculo.Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anteriorresultado (la multiplicación * tiene mayor prioridad, es decir, se calcula en primer lugar, que lasuma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 10, la celda A4 contiene el valor numérico 5,entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 25 como resultado final, el cual seráasignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.El contenido de las celdas que utilizamos en las operaciones de las fórmulas debe ser numérico; sipor equivocación incluimos en la fórmula una celda que contenga un texto, puede darnos error. Elerror se muestra de lasiguiente forma: #¡VALOR! y significa, como ya mencionamos, que hay untexto en la celda que queremos efectuar una operación matemática.La celda donde nos posicionamos para efectuar el cálculo nunca debe estar incluida dentro de lafórmula.Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendoTEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.Ejemplos de errores al momento de crear una fórmula: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
  16. 16. 16 #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.Utilización de paréntesisPara cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la partede la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta seprocese o calcule antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, unparéntesis que abre y otro paréntesis que cierra.Por ejemplo, la siguiente fórmula: =10+7*5Produce como resultado 45 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmulamultiplica 7 por 5 y luego suma 10 al resultado.Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puedeescribir como: =(10+7)*5En este caso Excel sumará 10 más 7 y luego multiplica el resultado por 5, con lo que se obtiene 85.En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula le indican a Excelque calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 más el valor constante 30, ydespués divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o seencuentran en las celdas G5, G6 y G7.=(B4+30)/SUMA(G5:G7)Cálculo de porcentajes:Para calcular un porcentaje, la forma más conveniente de hacerlo es colocar el mismo en unacelda con formato porcentual, posteriormente, en la fórmula se debe multiplicar la celda en dondese encuentra el porcentaje y la celda en donde se encuentra la cantidad sobre la cual se deseaobtener el mismo.Ejemplo:
  17. 17. 17 3.1 Referencias relativas y absolutasReferencias relativas. Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva laposición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si setraslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia decelda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresauna fórmula se utilizan referencias relativas.Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que secrea en la celda destino se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene lafórmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modificaautomáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2.Fórmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3Ejemplo práctico: en este ejemplo cada empleado cobra un premio distinto y se ha cargadorespectivamente en una columna en la fila cada uno.- Referencias absolutas (también se la denomina celda fija o congelada). Una referencia absolutade celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y filaespecífica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la
  18. 18. 18referencia absoluta de celda en la celda destino no varía. De forma predeterminada cuando seingresa una fórmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, sedebe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, porejemplo $A$1.Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referenciaabsoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta ala celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3.Ejemplo práctico: en este ejemplo el premio ya se ha cargado en una celda y es para todos losempleados el mismo valor.El propósito de haber utilizado este ejemplo sumando un valor, es para aclarar que no siemprese utilizan referencias absolutas en el cálculo de porcentaje.
  19. 19. 19- Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa,o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma$A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si setraslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referenciarelativa y la referencia absoluta permanece invariable.Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativase modifica automáticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula=A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celdaB2 a la celda C3, la nueva fórmula que contendrá la celda C3 es entonces =B$1.Fórmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3.Ejemplo práctico: en este ejemplo se deben calcular el valor de las columnas Aguinaldo, Sueldo +Aguinaldo, Aporte y Total a Cobrar.
  20. 20. 20Observando el listado de empleados de la ferretería Blanco y las actividades propuestas pararealizar sobre dicha planilla:1)¿En qué caso se necesita utilizar referencias relativas en las fórmulas?2)¿En qué caso se necesita utilizar referencias absolutas en las fórmulas? 4.- Inserción de objetosEn la ficha Insertar se encuentran los siguientes grupos: Tablas, Ilustraciones, Gráficos,Minigráficos, Filtro, Vínculos, Texto y Símbolos. 4.1 FuncionesLas funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculosutilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, paraproducir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutaroperaciones simples o complejas.Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera:=Función( )En donde:=significa que la celda contendrá una fórmula a través de una función.Función es la expresión genérica de cualquier función de Excel.( )se denomina argumento.Cabe aclarar que si en el argumento de cualquier función se observa “:” (dos puntos), este sedenomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5), suma todos los números comprendidos entre A1 yB5.Si dentro del argumento las celdas están separadas por ; (punto y coma) la función se ejecuta paracada celda que se menciona dentro del argumento, es decir que se encuentran separadas porpunto y coma, por ejemplo =suma(A1;B5) realiza la suma entre la celda A1 y B5, que es igual ahacer =A1+B5.Estructura de las funciones incluidas en Excel:=Nombre de la función(argumento 1;argumento 2;……;argumento n)
  21. 21. 21Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que lasdiferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo lafunción PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadenade caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función CONTAR.SI.- Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y puedenser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO oFALSO, matrices, o valores de error como#N/A. Los argumentos pueden ser también constantes,fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función esdefinido por la función misma, y cada uno de estos argumentos deberá ser un valor válido y deltipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunasfunciones no necesitan argumentos como la función HOY( ). Nótese que a pesar de no tenerargumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el decierre.La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis deapertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis decierre.Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botónpara insertar una función en la barra de fórmulas , si está activa esta barra de fórmulas; o se abre el menú Fórmula y a continuación se selecciona la opción Insertar Función…Si se elige la herramienta Insertar Función:
  22. 22. 22Se abre el siguiente cuadro de diálogo:Se selecciona la categoría en la lista desplegable y luego se selecciona la función que se necesite.En la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de Funciones, se pueden visualizar las categorías delas mismas representadas con íconos que hacen referencia a cada una. En cada uno de ellos sepuede desplegar una lista en donde se puede seleccionar la función que se está necesitandoemplear.
  23. 23. 23Ejercicio Práctico: al ejercicio que se venía resolviendo se le agregó como actividad el cálculo delTotal a abonar por la empresa en función de los Totales a Cobrar por empleado.Para calcular el Total a Abonar se puede utilizar una fórmula o una función.En primer lugar se utilizará una fórmula para obtener el resultado que se está buscando.Ahora se utilizará la función SUMA:
  24. 24. 24
  25. 25. 25Como se pudo observar, por ambos caminos se llegó al mismo resultado, pero en este caso resultaconveniente utilizar la función porque en la fórmula se deben detallar cada una de las celdas.Paleta de funciones: Cuando inserte una función, la Paleta de fórmulas le servirá de ayuda, lamisma muestra el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de lafunción y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda lafórmula.Explicación y sintaxis de las funciones que se van a utilizaren la materia 1. SUMA: Suma todos los números de un rango.Sintaxis: SUMA(número1;número2; ...)Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener. Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos.
  26. 26. 26 Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán los números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.Ejemplos Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50: SUMA(A2:C2) es igual a 50 2. PROMEDIO:Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.Sintaxis: PROMEDIO(número1;número2; ...)Número1;número2; ... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.ObservacionesLos argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esosvalores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0.Sugerencia. Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdasvacías y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificaciónValores cero de la ficha Ver comando Opciones del menú Herramientas. Las celdas vacías no secuentan pero sí los valores cero.EjemplosSi A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2:PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a 11.
  27. 27. 27MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.Sintaxis MIN(número1;número2; ...)Número1;número2; ... son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos desea encontrar. Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones textuales de números. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a números, causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la función MINA. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.EjemplosSi A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2:MIN(A1:A5)es igual a 2MIN(A1:A5;0)es igual a 0MAX:Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.Sintaxis MAX(número1;número2; ...)Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el valor máximo. Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones de números en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a números causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, se usarán sólo los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarán por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.EjemplosSi A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:MAX(A1:A5) es igual a 27
  28. 28. 28MAX(A1:A5;30) es igual a 30CONTARA:Cuenta el número de celdas que no están vacías y losvalores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA paracontar el número de celdas que contienen datos en un rango omatriz.Sintaxis CONTARA(valor1;valor2; ...)Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar.En este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") peroexcluyendo celdas vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto lasceldas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valoreslógicos, texto, o valores de error, use la función COUNT.EjemplosEn el ejemplo siguiente,CONTARA(A1:A7) es igual a 6CONTARA(A4:A7) es igual a 4CONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números y losnúmeros en la lista de argumentos. Use CONTAR para obtener elnúmero de entradas en un campo numérico de un rango o de unamatriz de números.Sintaxis CONTAR(ref1;ref2; ...)Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia adistintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.
  29. 29. 29 Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se cuentan los números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error.EjemplosEn el ejemplo siguiente,CONTAR(A1:A7) es igual a 3CONTAR(A4:A7) es igual a 2Ejercicio práctico:
  30. 30. 30Observando las actividades planteadas:1)¿Cómo calcularía los resultados solicitados? ¿A través de fórmulas o funciones?2)¿Qué funciones utilizaría en aquellos casos que sea necesario? ¿Qué argumentoscolocaría en cada una?A continuación se puede visualizar la planilla del ejercicio con los resultados obtenidos.
  31. 31. 31A continuación se puede visualizar la planilla del ejercicio con las funciones que se utilizaroneditadas:Calcular un valor basado en una condición.Una fórmula de Microsoft Excel realiza cálculos con valores de la hoja de cálculo. Normalmente,las fórmulas realizan cálculos con todos los valores de un rango determinado.Sin embargo, ¿qué sucede si desea que Excel cambie la fórmula si una determinada condición escierta o si desea incluir en el cálculo sólo los valores que cumplan determinadas condiciones?Por ejemplo, es posible que desee hacer un seguimiento de los pedidos hechos por los vendedoresy después resumir las ventas de cada vendedor sin volver a organizar los datos. O tal vez deseedeterminar la cantidad de bonificación por cada venta, basada en la cantidad total facturada.Cuando desee que las fórmulas realicen pruebas condicionales, puede utilizar fórmulascondicionales en Excel.Excel incluye tres funciones de hoja de cálculo que calculan resultados basados en condiciones.Para contar el número de veces que un valor específico aparece en un rango de celdas, utilice lafunción de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una cantidad total basada en una solacondición, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI. Para devolver un valor de dos, porejemplo el porcentaje de bonificación, utilice la función de hoja de cálculo SI.
  32. 32. 32 Funciones de hoja de cálculo y CONTAR.SI y SUMAR.SI Imagine que desea crear un resumen que muestre, para cada vendedor, el número total de pedidos hechos y la cantidad total facturada durante un período determinado. Para contar el número de pedidos hecho, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular la cantidad total facturada, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI. CONTAR.SI:Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado En este ejemplo, la función de hoja de cálculo CONTAR.SI cuenta el número de pedidos hechos por cada vendedor.La función CONTAR.SI tiene dos argumentos: el rango que debecomprobarse y el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio).Sintaxis =CONTAR.SI(rango;criterio)Para Buchanan, la función (de la celda B32) tiene esta forma:=CONTAR.SI(A2:A26;A32)La función cuenta el número de veces que el nombre de la celda A32 (el argumento criterio)aparece en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento rango).Sintaxis CONTAR.SI(rango;criterio)Rango: es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que no están en blanco.Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se vana contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o"manzanas".
  33. 33. 33EjemplosSupongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas"respectivamente.CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente.CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2SUMAR.SI:Busca un valor dentro de un rango y después suma todos losvalores correspondientes en otro rango En este ejemplo, la función de hojade cálculo SUMAR.SI calcula la cantidad total facturada por cada vendedor.La función de hoja de cálculo SUMAR.SI. tienetres argumentos: el rango que debe comprobarse, elvalor que debe buscarse dentro del rango (el criterio) y el rango que contiene los valores quedeben sumarse.=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)Para Buchanan, la función (de la celda C32) tiene esta forma:=SUMAR.SI(A2:A26;A32;B2:B26)La fórmula busca el texto de la celda A32 (el argumento criterio) en la lista Vendedores (A2:A26, elargumento rango) y después suma las cantidades correspondientes de la columna Total factura(B2:B26 el argumento rango_suma).
  34. 34. 34 * Función de hoja de cálculo SISI:La función de hoja de cálculo SI comprueba (valida) unacondición que ha de ser verdadera o falsa. Si la condición esverdadera, la función devuelve un valor y, si es falsa, devuelve otrovalor.Imagine que la organización determina las bonificaciones por venta en una escala variable queotorga un 10 o un 15 por ciento según la cantidad facturada. Para determinar cuál de los dosvalores usar, basándose en una condición que puede ser verdadera o falsa, utilice la función dehoja de cálculo SI.La función de hoja de cálculo SI devuelve una bonificación del 10% o del 15% según la cantidadfacturada.Esta función tiene tres argumentos: la condición que se desea comprobar, el valor que sedevolverá si la condición es verdadera y el valor que se devolverá si la condición es falsa.=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)Para la facturación de 8.000 de Suyama, la función (de la celda C4) tiene esta forma:=SI(B4<10000;10%;15%)Si la cantidad facturada es inferior a 10.000 $ (el argumento prueba_lógica), la bonificación serádel 10 por ciento (el argumento valor_si_verdadero). Si la cantidad facturada son 10.000 $ o más,la bonificación será del 15 por ciento (el argumento valor _si_falso).Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento esFALSO.Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.Sintaxis SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
  35. 35. 35Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO oFALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresiónlógica; si el valor de la celda A10 es igual a100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúacomo FALSO.Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.Operadores de comparación:Se pueden comparar dos valores con los siguientesoperadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lógico,bien VERDADERO bien FALSO.Valor_si_verdaderoes el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica esVERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y elargumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro depresupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADEROy el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Paramostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento.Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.Valor_si_falsoes el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Porejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumentoprueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el
  36. 36. 36argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después devalor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica esFALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una comaseguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otrafórmula.Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos citados a continuación. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.Ejemplos En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función mostrará "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido".SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lógica será VERDADERO y se calculará el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se devolverá una cadena de texto vacía ("") que borrará el contenido de la celda que contenga la función SI.SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"") Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos períodos: 900 $; 900 $; 925 $.Con las siguientes fórmulas puede escribir una fórmula que compruebe si se ha excedido elpresupuesto:SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido"SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar" Supongamos que desea calcular diferentes porcentajes de descuento según la categoría a la que pertenece el empleado:
  37. 37. 37Se podría utilizar la siguiente función anidada SI:=SI(B2="A";C2*$B$8;SI(B2="B";C2*$B$9;C2*$B$10))Como se observa, la segunda función SI representa también el argumento valor_si_falso de laprimera instrucción SI.Ejercicio práctico: en el siguiente ejercicio se deben calcular las columnas en función de lasactividades planteadas.=SI(B2="A";C2*$B$8;SI(B2="B";C2*$B$9;C2*$B$10))Como se observa, la segunda función SI representa también el argumento valor_si_falso de laprimera instrucción SI.Ejercicio práctico: en el siguiente ejercicio se deben calcular las columnas en función de lasactividades planteadas.
  38. 38. 38Teniendo en cuenta que para calcular el valor de cada columna se debe validar si secumple una condición u otra y en base a esto ejecutar una u otra acción, ¿qué función sedebe utilizar?Cálculo columna Vacaciones:
  39. 39. 39Cálculo columna Plus:Ejercicio práctico: en el siguiente ejercicio se muestra un listado de películas a las cuales se lesdebe calcular el Descuento y el Impuesto según su género y valor.
  40. 40. 40Está claro que para calcular ambas columnas se debe utilizar función SI porque hay diferentesporcentajes de acuerdo al género y al valor de las películas. Teniendo en cuenta la cantidad deposibles situaciones, ¿cuántas funciones SI se deben utilizar?Cálculo columna Descuento:Cálculo columna Impuesto:
  41. 41. 41 4.2 TablasDentro del grupo Tablas, el Excel nos da la posibilidad de insertar: tablas y tablas dinámicas.Nos permite insertar tablas para administrar y analizar datos relacionados.Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja más fácilmente, tambiénconocidas como tablas pivote son una herramienta para el análisis de datos dentro de una base dedatos o tabla de datos.Su ventaja y funcionalidad radica en la capacidad de concentrar los datos de los campos de interésde la base de datos y realizar diferentes operaciones de agrupación y ordenación con ellos.Las tablas dinámicas nos permiten resumir los datos e insertar un gráfico dinámico, las mismasconsiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación,representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando lapresentación de los datos, visualizando o no los datos origen. 4.3 IlustracionesDentro del grupo Ilustraciones se encuentran las herramientas Imagen, Imágenes prediseñadas,Formas, SmartArt, Gráfico y Captura. ImagenPara insertar una imagen que se encuentre guardada en nuestro disco se debe hacer clic en elicono Imagen de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar.
  42. 42. 42 Si se inserta la imagen desde un archivo, en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo en el que la seleccionamos, si elegimos Insertar ésta se guardará en el mismo archivo de documento. Seleccionando Vincular al archivo Excel 2010 abrirá la imagen desde donde se le ha indicado que se encuentra: esto puede ser problemático en caso de que la movamos a otra carpeta o borremos, pero la ventaja será que nuestro documento no ocupará tanto espacio. Si seleccionamos Insertar y vincular se guardará la imagen en el documento y a la vez se crea un vínculo al archivo de la misma: si ésta se borra o renombra se usará la incrustada en la planilla.También se puede insertarla de entre las Imágenes prediseñadas que vienen conMicrosoft Office. FormasPara insertar una Forma se debe hacer clic en el icono Formas de la cinta de opcionescorrespondiente a la pestaña Insertar: se selecciona la que se desea, se hace clic en la página y searrastra el ratón hasta darle el tamaño deseado para después soltar el botón.Para modificar la Forma hacemos clic con el botón derecho sobre ella y seleccionamos Formato deforma o Más opciones de diseño. SmartArtUn elemento gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede crearde forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajeso ideas eficazmente de forma gráfica.Al crear un elemento gráfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento gráficoSmartArt, como Proceso, Jerarquía, Ciclo o Relación. Cada tipo de elemento gráfico SmartArtcontiene varios diseños diferentes.Una vez elegido el diseño, es muy fácil cambiar el diseño o tipo de elemento gráfico SmartArt. Lamayor parte del texto y el resto del contenido, así como los colores, estilos, efectos y el formatode texto, se transfieren automáticamente al nuevo diseño.
  43. 43. 43A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el elemento gráfico SmartArt seactualiza automáticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan según sea necesario.También puede agregar y quitar formas en un elemento gráfico SmartArt para ajustar la estructuradel diseño. Por ejemplo, aunque el diseño Proceso básico aparezca con tres formas, puede ser quesu proceso solo necesite dos o quizás cinco. A medida que agrega o quita formas y modifica eltexto, la disposición de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualizanautomáticamente y se mantiene el diseño y el borde original del diseño del elemento gráficoSmartArt. 4.4 GráficosUn gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, tiene como objetivofacilitar su interpretación visualizando la información en forma más rápida y sencilla.A menudo un gráfico dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.Cuando se crea un gráfico en Excel, se puede optar por crearlo:- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas degráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.Elegir el tipo de gráfico adecuado para mostrar la información es de suma importancia. Cada tipode gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuadoayudará a dar la interpretación correcta a los datos. Estos son los tipos de gráficos más utilizadosen Excel: Gráficos de columna.Un gráfico de columnas muestra los valores y los grupos de series como conjuntos decolumnas verticales agrupadas por categoría. Los valores se representan por el alto de lascolumnas con relación al eje Y. Las etiquetasde las categorías aparecen en el eje X. Los gráficosde columnas suelen utilizarse para comparar valores de categorías.Hay tres tipos de gráficos de columnas: de columna, de columna apilada y de columna 100%apilada.Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Lascategorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentementese compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que enlos gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.
  44. 44. 44 Gráficos de líneaLos gráficos de líneas muestran una serie como un conjunto de puntos conectados mediante unalínea. Los valores se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Las etiquetas de lascategorías se presentan en el eje X. Los gráficos de líneas suelen utilizarse para comparar valores alo largo del tiempo.Existen dos tipos de gráficos de líneas: de líneas y de líneas suavizadas.Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo.Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasisespecial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen losgráficos de área. Gráficos circularesLos gráficos circulares muestran los datos de los valores en formato de porcentajes de un total. Lascategorías se representan mediante sectores individuales. El tamaño del sector viene determinadopor el valor. Los gráficos circulares suelen utilizarse para mostrar porcentajes.Existen dos tipos de gráficos circulares: circulares y circulares seccionados.También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos puedencontener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partesrespecto al total.
  45. 45. 45 Gráficos de BarraLos gráficos de barras muestran las series como conjuntos de barras horizontales agrupadas porcategoría. Los valores se representan por la longitud de las barras con relación al eje X. Lasetiquetas de las categorías se presentan en el eje Y. Los gráficos de barras suelen utilizarse paracomparar valores de categorías.Existen tres tipos de gráficos de barras: de barras, de barras apiladas y de barras 100% apiladas.Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempoespecífico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides. Gráficos de ÁreaLos gráficos de áreas muestran las series como un conjunto de puntos conectados por una línea,con un área rellenada por debajo de la línea. Losvalores se representan por el alto de los puntoscon relación al eje Y. Las etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de áreassuelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.Existen tres tipos de gráficos de áreas: de áreas, de áreas apiladas y de áreas 100% apiladas.Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de áreaes similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de áreale da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico delínea.
  46. 46. 46 Gráficos XY (Dispersión)Los gráficos XY o de dispersión muestran las series como un conjunto de puntos. Los valores serepresentan por la posición de los puntos en el espacio del gráfico. Las categorías, por su parte,por diferentes puntos del gráfico. Los gráficos de dispersión suelen utilizarse para compararvalores distintos de las categorías.Hay tres tipos de gráficos de dispersión: XY de dispersión, de dispersión con puntos de datosconectados por líneas y de dispersión con puntos de datos conectados por líneas suavizadas.Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos.Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías enalguno de los ejes como en los gráficos anteriores. Gráficos de burbujasLos gráficos de burbujas muestran las series como un conjunto de símbolos. Los valores serepresentan por la posición del punto en el espacio del gráfico y el tamaño del símbolo. Lascategorías, por su parte, por diferentes símbolos en el gráfico. Sólo existe un tipo de gráfico deburbujas.
  47. 47. 47 Gráficos de AnillosLos gráficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de porcentajes de un total. Lascategorías se representan mediante sectores individuales. Los gráficos de anillos suelen utilizarsepara mostrar porcentajes. Son idénticos en cuanto a funciones a los gráficos circulares.Existen dos tipos de gráficos de anillos: de anillos y de anillos seccionados. 4.5 VínculosEl grupo Vínculos nos permite crear un hipervínculo o enlace a un archivo, a una dirección decorreo electrónico, a una dirección WEB, aun programa, entre otras opciones. 4.6 TextoEl grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en Word Art, encabezado ypie de página, objetos, entre otras opciones.La posibilidad de insertar un cuadro de texto, es útil por ejemplo cuando se está dibujando enExcel y se desea agregar un texto en algún lugar del dibujo o cerca del mismo, ya que si deseahacerlo con el cursor de Excel de la manera corriente, se complica porque el área del dibujo nopermite el ingreso para escribir.Los cuadros de texto suelen ser rectangulares, generalmente tienen un fondo blanco y estánvacíos de texto, para que el usuario pueda escribir en éstos.
  48. 48. 48La herramienta Word Art nos permite insertar objetos independientes de texto con formatosdecorativos preestablecidos, los cuales pueden ser modificados por el usuario.La opción Insertar un Objeto nos permite colocar cualquier elemento como archivo de texto,audio, imagen, etc. El hecho de insertar un objeto vinculado implica que el mismo se modificará enel archivo destino cada vez que sufra alguna modificación en su archivo origen. 5 Edición de datosEn este punto del programa se va a considerar la expresión: “edición de datos” como aquella queintegra las operaciones de ordenamiento, filtrado y cálculo de subtotal sobre una lista de datosestructurada dentro de una planilla de cálculo. Las herramientas que permiten realizar estasacciones se encuentran dentro de la ficha Datos de la Cinta de opciones.Una lista de datos en Excel se define como un conjunto de datos organizados en filas o registros,en la que la fila superior contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y lasdemás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hechotambién se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada y cada columnaun campo.Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie deoperaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. 5.1 Ordenamiento por columnas y nivelesCuando disponemos de un listado compuesto por muchos registros, lo más habitual es ordenarlossiguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar poruna columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía que debeestablecerse.Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que se necesite ordenary, desde la pestaña Datos, se debe hacer clic en losbotones de la sección Ordenar yfiltrar, se puede dar la orden de ordenar en forma o descendente o ascendente respectivamente.El botón Ordenar nos permite ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, nosaparece el cuadro de diálogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremosordenar.
  49. 49. 49Sólo si algún dato, perteneciente a la columna que se eligió como primer criterio para ordenar,se repite, el Excel tendrá en cuenta el segundo criterio, y, sólo si se repiten a la vez los datos delprimer y segundo criterio elegido, el Excel considerará el tercer criterio de ordenación.- En el desplegable Ordenar por se debe elegir la columna. Si los datos tienen un encabezado queles da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columnaB,...).- Luego se debe indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entretener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.- Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se tratade un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...Cuando se ha completado un criterio, se puede incluir otro pulsando Agregar nivel, como semuestra en la imagen. De forma que se puede ordenar por ejemplo por nombre y en caso de quedos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos odisminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por elprimer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. 5.2 Utilización de filtrosAplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajarcon el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios:condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto deresultados de una consulta o un filtro) que se haya especificado para una columna. Microsoft Excelproporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
  50. 50. 50 Autofiltro: que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado: para criterios más complejosA diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado ocultatemporalmente las filas que no se desea mostrar.Cuando Excel filtra filas, le permite al usuario modificar, aplicar formato, representar en gráficos eimprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.Para activar la herramienta Filtro conviene estar posicionado en alguna celda que compone ellistado, de esta forma, el Excel coloca al lado de cada nombre de campo una flecha que permitedesplegar una lista.Por ejemplo, si de acuerdo a este listado de empleados se desea visualizar sólo aquellos quetrabajen en el sector Ventas, se debe hacer lo siguiente:
  51. 51. 51Así muestra el Excel el listado una vez que se ha aplicado el Filtro.Como la herramienta Filtro va a cumulando los resultados, si ahora se activa un filtro en otracolumna, el Excel sólo tiene en cuenta estos tres registros.Por ejemplo, si sólo se dese visualizar de estos tres registros cuáles empleados cobran unAguinaldo menor a $1.000, se debe hacer lo siguiente:
  52. 52. 52La siguiente sería la planilla resultante al aplicar los dos filtros:Para volver al listado original se debe hacer clic nuevamente en la herramienta Filtro de la Cinta deOpciones. 5.3 Cálculo de SubtotalLa función Subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales dela información que disponemos en nuestra hoja de cálculo.En la siguiente ventana se visualiza el ejercicio que se va a utilizar para explicar la herramienta.Lo primero que se debe realizar es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos cada corte desubtotal, por ejemplo en el ejercicio que se va a resolver podría ser la carrera.
  53. 53. 53Una vez ordenado el listado por este campo, lo que se debe hacer es seleccionar todas las celdasque formen al listado o bien posicionarse en alguna de ellas.Al estar seleccionados los datos, dentro de la pestaña Datos se debe presionar el botón Subtotal,aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:Como lo que se está buscando es que se muestre la cantidad de pasantes por carrera, se debeindicar que cada vez que cambie la carrera el Excel utilice la función Cuenta y muestre la cantidadobtenida en la columna Carrera.Para poder realizar la actividad nro. 1 del ejercicio se debe elegir las opciones que se observandentro del cuadro de diálogoLa que sigue es la planilla que se obtiene como resultado:
  54. 54. 54Como resultado se observa que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1al 3 del lado derecho de la hoja, esto es porque ha agrupado las información de nuestro archivo en3 niveles, una (la número 1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la número2 es porCarrera y por último, la número 3 que nos muestra todos los datos que tenemos.Al hacer clic en el cuadrito marcado con el número 2 podemos ver que se ocultan las líneas condatos y nos quedan sólo las de subtotales, es decir, la cuenta por Carrera:De igual manera se puede hacer clic en el número 1 y se visualizará sólo la Cuenta general.Para volver al listado original se debe hacer clic en el botón Quitar todos.Resolución Actividad Nro. 2:
  55. 55. 55Resolución Actividad Nro. 3:
  56. 56. 56 4.5 Vínculo de hojasVisualizando la pantalla, se vuelve a reconocer que las planillas de cálculos están compuestas porvarias hojas, con sólo hacer clic en una de las solapas que muestra el nombre de cada hoja,automáticamente se abre, sin perder los datos de la hoja que estaba trabajando. Tenga en cuentaque cuando grabamos el libro, guardamos el contenido de todas las hojas.Si quisiéramos trabajar en la hoja 2, con parte de la información que se encuentra en la hoja 1,para realizar nuevos cálculos procederemos a su copiado: existen dos formas de hacerlo: Una es copiar y posterior pegado, para esto simplemente pintamos los datos que queremos copiar; sin desmarcarlos, vamos al menú Editar y seleccionamos Copiar; hacemos clic en la hoja 2 y sobre la celda en que queremos copiar los datos, procedemos a seleccionar el menú Editar y seleccionamos la opción Pegar. Este pegado tiene la limitación que cuando cambiamos algún dato en la hoja 1, no se cambia en la hoja 2. Otra forma es la que se denomina copiado dinámico y se realiza mediante fórmula. La misma nos permite que, al cambiar un dato de los copiados en la hoja 1, automáticamente se cambia en la hoja 2. La fórmula por utilizar deberá estar compuesta por el signo igual, el nombre de la hoja de donde provienen los datos que queremos copiar, el signo de admiración de cierre y la celda donde está el dato, como por ejemplo =Hoja1!A14. Esto que se acaba de explicar se denomina Vincular hojas.Ejercicio Práctico: en el siguiente listado se debe calcular el Aguinaldo y el Aporte correspondientea cada empleado, dicho listado se encuentra en la hoja Empleados del archivo. Se debe tener encuenta que los porcentajes correspondientes a ambos conceptos se encuentran en la hojaPorcentajes.Hoja LISTADO
  57. 57. 57Hoja PORCENTAJE Cálculo de Aguinaldo Cálculo de Aporte
  58. 58. 58 4.6 Configuración de páginaSi se necesita cambiar los márgenes, tamaño de papel, etc. del documento con el que se va atrabajar, podemos hacerlo desde la pestaña Diseño de página de la cinta de opciones.En la ficha Diseño de Página usted podrá acceder a los grupos: Temas, Configuración de página,Fondo de página, Párrafo y Organizar. TemasUn tema nos permite aplicar distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos quecomponen la planilla. En un tema, por ejemplo, se define que todos los títulos serán de undeterminado color, con un determinado tamaño y una determinada tipografía. Y así con todos losestilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicadocorrectamente los estilos aplicarán formato por completo con un solo clic.Si dentro de los temas propuestos no hay ninguno que se ajuste a su gusto, el Excel permite creartemas personalizados.La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más se aproxime a lo que buscamos, yutilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay junto al botón Temas.El grupo Configuración de Página permite indicar los parámetros relacionados con la hoja detrabajo en general de la planilla. En el mismo la aplicación permite: Modificar los márgenes: Se puede definir a los márgenes como el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una página.Al cambiar los márgenes de página de una planilla, cambia el lugar donde el texto y los gráficosaparecen en cada página. Indicar la orientación de las hojas que componen la planilla.Se puede elegir entre orientación vertical u horizontal para todo el documento o parte del mismo.Cuando se cambia la orientación, también cambian las galerías de páginas y de portadasprediseñadas para proporcionar las páginas que tienen la orientación elegida. Tamaño de Papel: medida de la hoja que se va a utilizar para imprimir).
  59. 59. 59 BibliografíaCapítulos: 8, 9, 10, 11 y 12MEDIACTIVE, "Manual de Office 2010". Buenos Aires. Editorial: Alfaomega Grupo Editor (2010).Capítulos: 13, 14, 15, 16, 17 y 18PEÑA PEREZ, Rosario – PEREZ DIAZ, Ángel, “Microsoft Office 2010 – Todo práctica”. Buenos Aires.Editorial: Alfaomega Grupo Editor (2010).http://www.mastermagazine.info/termino/5264.phphttp://exceltotal.comhttp://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/a/Excel-Introduccion-Y-Sus-Funciones-Basicas.htmhttp://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Formulas_en_Excel.htmhttp://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms159640(v=sql.90).aspxhttp://office.microsoft.com/es-es/excel-help/subtotales-funcion-subtotales-HP010342929.aspx
  60. 60. 60En este Módulo estudiaremos la planilla de cálculo Excel, la cual forma parte de lasuite informática de tipo administrativa denominada Microsoft Office.Esta aplicación es indispensable en la administración de cualquier empresa uorganización por su gran versatilidad en el manejo de datos, es decir generarcálculos en tiempos muy cortos y manejar grandes volúmenes de datos, con elagregado de poder visualizarlos a través de gráficos, con el objeto de facilitar latoma de decisiones de los administradores.Por este motivo para comprender las herramientas suministradas por esteprograma empezaremos introduciéndonos en las características básicas de lashojas de cálculo, en donde analizaremos cómo se rotulan las filas, las columnas ypor ende cómo se da formato a las celdas.Por último, reconoceremos las distintas funciones de administración de datos,como así también las fórmulas que permiten la realización de cálculos aritméticosy lógicos cuyos resultados pueden expresarse en forma numérica y/o gráfica.Este Módulo comprende la siguiente unidad del programa de la materia:4. Planilla de Cálculo4.1. Componentes de la Interfaz Excel.4.2. Formato4.2.1. Fuente4.2.2. Alineación4.2.3. Número4.2.4. Estilos4.2.5. Celdas4.3. Creación de fórmulas4.3.1. Referencias relativas y absolutas4.4. Inserción de Objetos4.4.1. Funciones4.4.2. Tablas4.4.3. Ilustraciones.4.4.4. Gráficos4.4.5. Vínculos4.4.6. Texto.4.5. Edición de datos4.5.1. Ordenamiento por columnas y niveles4.5.2. Utilización de Filtros.4.5.3. Cálculo de Subtotal4.6. Vínculo de hojas.4.7. Configuración de Página
  61. 61. 61Al finalizar el Módulo 4 usted estará en condiciones de alcanzar los siguientesObjetivos Específicos. Los mismos se presentan relacionados, las Lecturasy los Videos. TEMA DEL PROGRAMA LECTURAIdentificar las herramientas 4.1, 4.2 Lectura 4básicas que componen laPlanilla de Cálculo Excel.Resolver problemas 4.3, 4.4 Lectura 4matemáticos y lógicosempleando Excel.Realizar gráficos adecuados y 4.4 Lectura 4de calidad.Administrar volúmenes de 4.5, 4.6, 4.7 Lectura 4datos y compartirlos con otrasaplicaciones de MicrosoftOfficeAutomatizar las actividades 4.5, 4.6 Lectura 4relacionadas con el tratamientode datos, aumentando laeficiencia en las tareasprofesionales.

×