O documento fornece um resumo de um curso de Microsoft Access ministrado pelo professor Luis Aguiar. O curso abrange os seguintes tópicos: 1) Diferenças entre as versões 2007/2010 do Access; 2) Componentes básicos de um banco de dados no Access como tabelas, formulários e consultas; 3) Criação de tabelas, formulários e preenchimento de dados.

1. CURSO DE ACCESS Professor: Luis Aguiar 1

2. Luis Aguiar Formado em Sistemas de Informação; Mais de 20 anos na área de TI; Diversos Softwares desenvolvidos (Clipper, Access, VB, PHP, ASP); Possui diversos cursos na área de TI tais como: COBIT, TCP/IP Microsoft OffcialCurriculun, Windows Server 2003, Segurança da Informação, Manutenção em hardware, etc. Ministrou aulas para o Governo do Estado nas disciplinas: (IPD, Windows, Pacote Office, Internet) Atualmente é Consultor Independente na área de TI. Email: professoraguiar@live.com 2

3. Conteúdo Programático Diferenças entre as versões 2007/2010; Iniciando o Access; Criando/abrindo um Banco de Dados; Criando/Salvando uma nova tabela; Componentes de um banco de dados; Tipos de dados; Criando Formulários; Criando/alterando Consultas; Critérios de Consultas Relatórios. Professor: Luis Aguiar 3

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5. Microsoft Access 2007/2010 O Access é um SGBD da Microsoft Corporation, que tem a finalidade de auxiliar o usuário no desenvolvimento e manipulação de arquivos de bancos de dados. Sistema de Gerenciamento de Bancos de Dados(SGBD): é um software com recursos específicos para facilitar a manipulação das informações dos bancos de dados e o desenvolvimento de programas aplicativos. Exemplos: Oracle, MySql, Access, dBase, MS-SQL, etc; O que são Bancos de Dados? um conjunto de registros dispostos em estrutura que possibilita a reorganização dos mesmos e produção de informação Exemplos: lista telefônica, controle do acervo de uma biblioteca, sistema de controle dos recursos humanos de uma empresa. Professor: Luis Aguiar 5

6. Passo a Passo Clique no botão iniciar do Windows e aponte o mouse sobre o menu Todos os programas. No final, clique no ícone da Microsoft Access. Professor: Luis Aguiar 6

7. Criando um novo banco de dados Informar o nome do banco de dados qualquer. Professor: Luis Aguiar 7

8. Criando uma nova Tabela Após criar um Banco de Dados em branco você será direcionado para a tela principal do Access 2007/2010, na qual é criado o seu próprio banco (tabelas, formulário, consultas relatórios e macros). Veja figura a seguir. Professor: Luis Aguiar 8

9. COMPONENTES DO BANCO DE DADOS TABELA é um conjunto de dados dispostos em número finito de colunas e número ilimitado de linhas (ou registros); REGISTROS são as linhas da tabela; CAMPOS são as colunas da tabela; FORMULÁRIO: serve para visualizar, introduzir e modificar com facilidade os dados diretamente em uma tabela. É o elemento de comunicação entre o banco de dados e o usuário; CONSULTAS: são usadas para encontrar e recuperar apenas os dados que atendem as condições especificadas pelo usuário. É usada para visualizar, modificar e analisar dados de diferentes formas Professor: Luis Aguiar 9

10. RELATÓRIO: é uma forma eficiente para mostrar seus dados em um formato impresso. Pode-se imprimir um relatório que agrupe dados, por exemplo; MACRO: é um conjunto de uma ou várias ações na qual cada uma executa uma operação diferente, como fechar um formulário ou abrir uma tabela, por exemplo. As macros deixam seu Banco de Dados automatizado. COMPONENTES DO BANCO DE DADOS Professor: Luis Aguiar 10

11. Criando uma tabela Quando é criado um novo banco de dados, você é direcionado para a tela do Access 2007/2010. Nessa tela você já pode criar sua primeira tabela. Elas podem ser visualizadas de duas formas, no Modo Design ou no Modo Folhas de Dados, como mostra a seguir: Modo Design: usada para criar a tabela; Modo Folha de dados: usada para inserir dados na tabela. Professor: Luis Aguiar 11

12. Passo a Passo Dê um clique na opção Modo de Exibição e selecione Modo Design. Surgirá a caixa de diálogo Salvar como. Nela você definirá um nome para sua tabela (no nosso caso será Clientes) e depois clicará em OK para continuar veja figura abaixo: Professor: Luis Aguiar 12

13. Passo a Passo Sua tabela Clientes foi criada, agora você criará os campos, que neste caso podem ser nome, endereço, telefone, bairro, cidade e o código do cliente. O código será a chave primária, ou seja, neste campo não é aceita repetição de dados e o tipo de dados será a numeração automática, o restante (nome, endereço, bairro, CEP) será dados do tipo texto. Preencha a sua tabela conforma mostra a figura a seguir: Professor: Luis Aguiar 13

14. Passo a Passo Professor: Luis Aguiar 14

15. Tipos de Dados As tabelas podem ter dados de diversos tipos, como os mostrados na figura a seguir: Memorando: caracteres alfanuméricos longos que possuem até 64.000 caracteres; Número: valores numéricos; Texto: caracteres alfanuméricos que possuem até 256 caracteres; Moeda: valor monetário; Data / hora: datas e horas; Auto Numeração: valor numérico que é incrementado automaticamente; Sim / Não: valor booleano; Objeto OLE: gráficos ou figuras. Professor: Luis Aguiar 15

16. Propriedades dos campos Na parte inferior da tela pode-se visualizar uma lista de propriedades referentes aos campos descritos anteriormente, veja figura abaixo Professor: Luis Aguiar 16

17. Salvando a Tabela Vamos agora salvar a tabela Clientes com o nome Clientes. Clique com botão direito e na lista suspensa clique em salvar, veja figura abaixo: Professor: Luis Aguiar 17

18. os detalhes sobre a descrição de cada um dos campos Tamanho do campo: os campos de texto nas tabelas do banco de dados do Access não poderão ter mais de 256 caracteres. Exemplo: no campo Nome defina seu tamanho de como 60. Quer dizer que o nome terá no máximo 60 caracteres; Formato: mostra os dados e números em determinado formato de exibição, como, data completa ou moeda; Máscara de entrada: mostra caracteres de formação em determinado campo para que eles não tenham de ser colocados e garante que os dados inseridos se ajustam à máscara; Legenda: mostra uma etiqueta que não é etiqueta padrão, por exemplo, nome do campo, para novos formulários e relatórios , o valor padrão. Regra de validação e Texto de validação: limita os dados colocados em um campo a valores que atendam a determinada exigência; Requerido: requer que os dados sejam colocados em um campo; Permitir comprimento zero: aceita que uma seqüência de caracteres de comprimento zero seja guardada em um campo texto ou memorando; Indexado: acelera buscas em campos freqüentemente procurados. Professor: Luis Aguiar 18

19. Preenchimento da Tabela Lembre-se que, como o campo Código é do tipo Auto Numeração, não entre com os dados diretamente nele; quando o cursor estiver neste campo, apenas tecle (Tab). Abaixo, uma lista de teclas que o ajudarão a manipular os dados numa tabela: Tab: permite avançar o cursor para o campo seguinte. Shift + Tab: permite retroceder o cursor. Enter: idem à tecla Tab. Setas de navegação do teclado: navega pelso campos. F2: pressione esta tecla quando quiser colocar em modo de edição o conteúdo de um campo. Professor: Luis Aguiar 19

20. EXERCICIO 01 Inicie o Microsoft Acess 2007/2010; Crie um novo Banco de Dados chamado Controle de DVDS; Crie uma tabela chamada CADFILMES conforme modelo (Slide); Criar uma nova tabela chamada ESTILOFILME conforme modelo (Slide); Professor: Luis Aguiar 20

21. Professor: Luis Aguiar 21

23. Formato;

24. Escala

25. Casas decimais.Professor: Luis Aguiar 22

26. TABELA ESTILOFILME Professor: Luis Aguiar 23

27. Curiosidades sobre o access Tamanho máximo do Banco de dados: Def. pelo HD Numero de Tabelas em um banco de dados: 32.768 Tamanho máximo da tabela: 1 Gigabyte Numero de campos por registro: 255 campos. O Microsoft Access pode abrir e gravar, alem de importar e exportar dados para os seguintes tipos de formato de arquivo: Btrieve, dBase III Plus e dBase IV, Microsoft FoxPro 2.0 e 2.5, Microsoft SQL Server, SYBASE SQL Server e Paradox 3.0, 3.5, 4.0 e 4.5, Lotus 1-2-3(WKS,WK1, e WK3) ASCII largura delimitada e ASCII largura fixa e todas as versões do Microsoft Excel. 24

28. Formulários Os formulários são utilizados para muitos propósitos. Entrada de dados de alguma tabela; Criar uma caixa de diálogo personalizada para receber a entrada do usuário e em seguida executar uma ação de acordo com esta entrada; Criar um formulário menu de controle para abrir outros formulários ou relatórios. Criar botões ou menus para abrir outros formulários, relatórios, consultas, etc. Pode-se criar um formulário por meio do assistente de formulário. O Assistente acelera o processo de desenvolvimento, pois acaba fazendo todo o trabalho básico. Professor: Luis Aguiar 25

29. Formulários Vamos utilizar o nosso banco de dados criado anteriormente. Abra-o e clique na aba Criar > Mais Formulários > Assistente de formulário, como mostra a figura a seguir: Professor: Luis Aguiar 26

30. Assistente de formulário Surgirá à caixa de diálogos Assistente de formulário, escolha a tabela para a criação dele (em nosso exemplo será a tabela CADFILMES). Escolha os campos que fazem parte do seu formulário (no nosso exemplo serão todos e clique em Avançar: 27

31. Layout do formulário Na tela que surge escolha o layout para o seu formulário. No nosso exemplo será utilizado a opção Coluna Clique em Avançar: Professor: Luis Aguiar 28

32. Estilo do Formulário Escolha agora o estilo para o seu formulário assim como desejar (no nosso exemplo utilizaremos Access 2007/2010). Clique em Avançar para continuar: Professor: Luis Aguiar 29

33. Nomeando o Formulário Nesta opção definiremos um nome para o nosso formulário como a tabela em questão é a de FILMES usaremos o mesmo nome em nosso formulário. Existe a opção de abrir o formulário já com dados ou de modificar o design do formulário. Marque a opção Abrir o formulário para visualizar ou inserir informações e clique em Concluir: Professor: Luis Aguiar 30

34. Concluindo o Formulário Professor: Luis Aguiar 31

35. Formulário Pronto Seu formulário foi criado com sucesso por meio do Assistente de criação. Veja o resultado na Figura a seguir Professor: Luis Aguiar 32

36. EXERCICIO 02 Crie um novo banco de dados com o nome Exercício de Fixação 02 e salve-o. Precisaremos deste exercício futuramente. No seu banco de dados crie duas tabelas; Segue passo a passo; Tabela Produtos Produtos Fornecedores Professor: Luis Aguiar 33

37. EXERCICIO 02 - PASSOS Inicialmente vamos criar o banco de dados. Para isso abra o Access. Como o Access aberto, insira o nome para o novo banco de dados. Agora vamos criar as nossas duas tabelas. Clique sobre a Tabela 1, que aparece, assim que você cria o banco de dados, como o botão direito do mouse, e na lista suspensa clique na opção Modo Design. Na caixa de diálogo Salvar como, insira um nome para a nova tabela e em seguida em OK. A tabela será criada no Modo Design. Crie os dados que foram descritos no início deste Exercício. Professor: Luis Aguiar 34

38. Exercicio 02 - passos Agora feche a tabela. Surgirá uma caixa de diálogo perguntando se você deseja salvar as alterações feitas. Clique em Sim: Excute o mesmo procedimento para a tabela Produtos. Acesse a aba Criar > Tabela: Siga os mesmos passos dos tópicos 4,5,6, não esquecendo que o nome da tabela agora é Produtos. Insira os dados que foram descritos no início deste exercício: Pronto, agora feche a tabela e salve-a da mesma forma da anterior. Vamos analisar agora como está nosso banco de dados. Professor: Luis Aguiar 35

39. Exercicio 02 - passos Precisamos alimentar nosso banco de dados para que nossas futuras consultas e relatórios tenham conteúdo; Abra o formulário Filmes; Digite no mínimo 15 registros aleatórios; Professor: Luis Aguiar 36

40. EXERCICIO 03 Abra o Banco de Dados Exercício de Fixação 02; Crie um formulário para a tabela Fornecedores; Crie um formulário para a tabela Clientes; Preencha alguns registros de Fornecedores; Preencha alguns registros de Clientes. Professor: Luis Aguiar 37

41. Consultas A consulta é um dos recursos mais importantes do Access. Com elas, o usuário pode filtrar, ordenar e agrupar duas ou mais tabelas, podendo assim criar tabelas virtuais e subconjuntos de registros, que atendam a determinada necessidade dos seus sistemas. Uma consulta é uma pergunta feita ao Access a respeito dos dados de suas tabelas. Pode-se perguntar dentro de uma tabela do salário, por exemplo, se o usuário deseja ter os dados de quem ganha mais. O tipo de consulta mais usado é o de seleção. Uma consulta de seleção recupera informações de uma ou mais tabelas usando métodos especializados pelo usuário, e em seguida os dados são mostrados na ordem em que você deseja. Suponha que você queira visualizar alguns produtos de determinada marca no seu banco de dados da tabela produtos. Em vez de buscar em toda a tabela, pode-se estruturar uma consulta que mostre apenas os dados que você deseja. Professor: Luis Aguiar 38

42. Tipos de Consultas Consulta Seleção: como comentamos anteriormente este tipo de consulta é o mais usado, ele seleciona campos e registros a partir de uma ou mais tabelas. Recupera dados nos quais se podem atualizar os registros com pequenas restrições. Consulta de Tabela de Referência Cruzada: agrupa informações em categorias e mostra os dados no formato de uma planilha resumidamente. Uma consulta de tabela de referência cruzada mostra valores resumidos como: somas, contagens e médias de um campo em de um campo em uma tabela Consulta Parâmetros: aceita que uma consulta seja executada para determinar diferentes conjuntos de informações, em função de um ou mais parâmetros que são fornecidos antes de sua execução Consulta Ação: aceita que os dados sejam arrastados ou modificados. As consultas desse tipo subdividem-se em quatro tipos: exclusão, atualização, acréscimo e criar tabela; Professor: Luis Aguiar 39

43. Consultas Ação Exclusão: remove um grupo de registro de uma ou mais tabelas. Suponha que se posa usar uma Consulta Exclusão para remover produtos que estão em uso ou para os quais dos registros inteiros, e não apenas os campos selecionados dentro dos registros; Consulta Atualização: ela cria modificações globais em um grupo de registros em uma ou mais tabelas. Suponha que se você tenha uma tabela Consulta Criação de Tabela: aceita a criação de uma tabela, a partir de outras tabelas ou consultas. Não esqueça que uma consulta apenas reúne os dados de outras tabelas. Ela não é uma tabela propriamente dita. A consulta Criação de Tabela é útil para: - criar uma tabela para exportar dados para outros bancos de dados do Access; - criar relatórios que mostrem dados a partir de determinada data; - criar uma cópia de backup de uma tabela; - criar uma tabela de histórico que possua registros antigos. Suponha que você poderia criar uma tabela que guardasse todos os seus pedidos antigos, antes de removê-los de sua tabela Pedidos atual. de cadastro de possíveis fornecedores. Professor: Luis Aguiar 40

44. Criando uma Consulta Antes verifique se você tem registros disponíveis registros no seu banco de dados atual. Selecionamos o item Assistente de Consulta no menu Criar. Professor: Luis Aguiar 41

45. Criando uma consulta Observe que selecionamos a tabela CADFILMES e somente alguns campos desta tabela. Selecione-os e clique em avançar. 42

46. Criando uma Consulta Temos nesta tela as opções Detalhe ou Resumo, a opção resumo serve normalmente para somatórios ou quantitativos, não é nosso caso. Professor: Luis Aguiar 43

47. Criando uma consulta Digitamos um título para nossa consulta e clicamos em concluir; Como podemos ver, a consulta foi aberta automaticamente com os campos que selecionamos. Professor: Luis Aguiar 44

48. Criando uma consulta seleção Selecionamos o item Design daConsulta no menu Criar. Professor: Luis Aguiar 45

49. Criando uma consulta seleção Na caixa Mostrar Tabela, devemos clicar na tabela desejada em seguida no botão ADICIONAR. Professor: Luis Aguiar 46

50. Consulta seleção Os campos da tabela CADFILMES aparecem em uma caixa Professor: Luis Aguiar 47

51. Consulta seleção Devemos clicar nos campos que queremos que façam parte da consulta e arrastar para a parte debaixo da consulta soltando sobre o item CAMPO; Fazemos isso tantas vezes quantas forem os campos necessários a nossa consulta. Professor: Luis Aguiar 48

52. Consulta seleção Nas consultas o item mais importante e mais utilizado é o item CRITÉRIOS Professor: Luis Aguiar 49

53. Introdução aos critérios de consulta Um critério é semelhante a uma fórmula — é uma cadeia de caracteres que pode consistir em referências de campo, operadores e constantes. As tabelas a seguir mostram alguns exemplos de critérios e explicam como eles funcionam. Professor: Luis Aguiar 50

54. Operadores de comparação Professor: Luis Aguiar 51

55. Operadores Lógicos Professor: Luis Aguiar 52

56. Operadores Matemáticos Professor: Luis Aguiar 53

57. Caracteres especiais para Critérios 54

58. Exemplos de expressões que utilizam valores de texto como critérios Professor: Luis Aguiar 55

59. 56 Campo Expressão Descrição CidadeDeDestino “Joao Pessoa" Mostra as encomendas enviadas para João Pessoa. CidadeDeDestino “Joao Pessoa" Ou “Fortaleza" Utiliza o operador Ou para mostrar as encomendas enviadas para João Pessoa ou Fortaleza. DataDeEnvio Entre #5/1/95# E #10/1/95# Utiliza o operador Entre...E para mostrar as encomendas enviadas depois do dia 5-Jan-95 e antes do dia 10-Jan-95. DataDeEnvio #2/2/95# Mostra as encomendas enviadas no dia 2-Fev-95. PaísDeDestino Em(“Espanha", “França") Utilize o operador Em para mostrar as encomendas enviadas para Espanha ou França. PaísDeDestino Negado "EUA" Utiliza o operador Negado para mostrar as encomendas enviadas para todos os países, excepto os EUA. NomeDeEnvio Como "S*" Encomendas enviadas para clientes cujo nome começa com a letra S. NomeDaEmpresa >="N" Mostra as encomendas enviadas para as empresas cujo nome começa com as letras N a Z.

60. Expressão Descrição Campo Utiliza a função Data para mostrar as encomendas com mais de 30 dias. < Data( )- 30 DataDaEncomenda Utiliza a função Data para mostrar as encomendas efectuadas hoje. Data () é uma função que devolve a data do sistema, ou seja, a data actual. < Data( ) DataDaEncomenda Exemplos de expressões que calculam ou manipulam datas e, em seguida, utilizam o resultado como critérios Professor: Luis Aguiar 57

61. Campo Expressão Descrição NomeDeEnvio Como "S*" Mostra as encomendas enviadas para os clientes cujos nomes começam com a letra S. NomeDeEnvio Como "*Importação" Mostra as encomendas enviadas para os clientes cujos nomes terminam com a palavra "Importação". NomeDeEnvio Como "[A-D]*" Mostra as encomendas enviadas para os clientes cujos nomes começam com A a D. NomeDeEnvio Como "*ar*" Mostras encomendas enviadas para os clientes cujos nomes incluem a sequência de letras "ar". Exemplos de expressões que utilizam parte de um valor de um campo como critérios Professor: Luis Aguiar 58

62. Exemplos de Consultas 59

63. Exemplo de Consultas Como prevíamos, apenas os registros que satisfazem o critério (ALUGADO = VERDADEIRO) 60

64. EXERCICIO 04 Construa uma consulta com a tabela CADFILMES que apresente apenas os filmes romanticos; Construa uma consulta com a tabela CADFILMES que apresente apenas os filmes cadastrados antes do mês 08; Construa uma consulta com a tabela CADFILMES que apresente apenas os filmes cujo nome iniciem com M; Construa uma consulta com a tabela CADFILMES que apresente apenas os filmes que não estejam alugados; 61

65. Relatórios Os relatórios são o resultado final de todo um trabalho, e quase sempre é o Item mais requisitado nas empresas. Na janela do banco de dados CADFILMES clique na Aba Criar e em seguida em Assistente de Relatório (Figura abaixo). 62

66. Relatórios Surgirá a caixa de diálogo Assistente de Relatório. Na caixa de listagem selecione a tabela CADFILMES; escolha também os campos que farão parte do seu relatório. 63

67. Relatórios Aqui podemos decidir se vamos agrupar algum campo. Ex: Estilo do Filme. 64

69. Selecionamos o Layout do Relatório.65

70. Relatório Agora escolha (no estilo do seu relatório), e clique novamente em Avançar; Seguido do Titulo do Relatório 66

71. Relatório Pronto 67