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Soluzione per la conservazione sostitutiva dei messaggi PEC

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    PEC Keeper PEC Keeper Document Transcript

    • PEC KeeperConservazione Sostitutiva dei messaggi PEC
    • Obbligo di conservazione sostitutiva dei messaggi PECIl Quadro normativo di riferimentoArt. 2220, Codice Civile: “Conservazione delle scritture contabili - Le scritture devono essere conservateper dieci anni dalla data dellultima registrazione [c.c. 2312, 2457].Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie dellefatture, delle lettere e dei telegrammi spediti [c.c. 2214].”DPR 68/2005 art.1: “ f) messaggio di posta elettronica certificata, un documento informatico compostodal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati; g)posta elettronica certificata, ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittentedocumentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.”Il messaggio PEC contiene quindi dati di certificazione (il gestore PEC inserisce la propria firma digitalee marca temporale alla ricevuta di accettazione e consegna per attribuirne pieno valore legale) cheverrebbero trascurati al momento della stampa cartacea.La conservazione sostitutiva è dunque l’unica strada da intraprendere dagli utilizzatori della PEC.Ifin Sistemi viene incontro alle esigenze di conservazione della PEC dei propri clienti con una soluzioneflessibile e altamente performante in grado di rispondere pienamente alle specifiche normative inmateria di conservazione sostitutiva dei messaggi di posta elettronica certificata.Pec Keeper: Conservazione Sostitutiva della PECPec Keeper si compone dei seguenti elementi:• ERMES PEC• DocPA® PEC• DocPA® WEB• DocPA® CheckerERMES PECErmes PEC è lo strumento che attraverso una connessione IMAP si aggancia alla casella PEC del clienteed esegue il download dei messaggi in essa contenuti prelevandoli da tutte le cartelle e sottocartellepresenti nella mailbox.Dopo il download potrà essere impostata:1. La cancellazione dei messaggi scaricati: per svuotare la casella PEC e garantire che i livelli di saturazione non siano mai raggiunti evitando il blocco in invio e ricezione dei messaggi.2. Nessuna cancellazione: per mantenere i messaggi ancora disponibili agli utenti nella WebMail, demandandone la cancellazione agli utenti finali.Ermes PEC, dopo il aver scaricato i messaggi, li prepara alla conservazione predisponendo l’indice diconservazione. Il lotto viene quindi inviato a DocPA® PEC.Gli allegati dei messaggi potranno essere scorporati dai messaggi e conservati separatamente.DocPA® PECDocPA® PEC è il vero e proprio software di conservazione. Riceve il lotto dei messaggi PEC accompa-gnati dall’indice e procede alla conservazione: genera, firma digitalmente e marca l’evidenza diconservazione.
    • DocPA® WEBDocPA® WEB è l’applicativo che permette la consultazione dei messaggi conservati.L’applicativo è accessibile autenticandosi via web con una coppia di credenziali univoche.Nella pagina Web di consultazione i messaggi saranno divisi per casella, le mail di accettazione econferma saranno associate ai messaggi inviati in relazione padre-figlio.DocPA® CheckerLe conservazioni potranno essere riversate offline su media. DocPA® Checker è il software chepermette la consultazione dei messaggi riversati rendendo i CD/DVD auto-consistenti.Ifin Sistemi offre la soluzione di conservazione delle PEC ai propri clienti sia in House che come servizioOutsourcing.OutsourcingIl Servizio in OutsourcingIl servizio in outsourcing PEC Keeper è lo strumento ideale per il cliente che non ha ancora adottatouna soluzione di conservazione digitale dei propri documenti.Ifin Sistemi viene delegata dal cliente ad eseguire la conservazione dei messaggi PEC.Il servizio fornisce l’infrastruttura hardware per l’elaborazione e lo storage, il software per il downloade la conservazione del messaggi, la consulenza normativa necessaria ad adempiere agli obblighi dilegge previsti.Il servizio comprende:• La connessione di Ermes PEC alla casella del cliente.• Il download dei messaggi PEC nei tempi e nelle modalità concordate con il cliente.• La conservazione dei messaggi PEC (eventuale conservazione separata degli allegati).• La pubblicazione dei messaggi su Web ai fini di consultazione.• Lo storage dei messaggi delle nell’infrastruttura di Ifin Sistemi.Il cliente potrà consultare i propri messaggi attraverso l’applicativo DocPA® WEB con le credenziali chegli verranno fornite da Ifin Sistemi.Il cliente potrà concordare l’invio di DVD auto-consistenti contenenti i riversamenti delle conservazionida custodire presso la propria sede.Oltre agli aspetti tecnologici Ifin Sistemi supporta il cliente fornendo la consulenza normativa necessariaa rispondere agli adempimenti normativi in materia di conservazione digitale.Ifin Sistemi redige la documentazione prevista dalla normativa vigente in materia di conservazione.Ifin sistemi può essere nominata Responsabile della Conservazione.
    • Ifin Sistemi srl a socio unicoPD. Via G. Medici 9/A 35138Tel. 049.5001500 - Fax 049. 5001692Email: ifin@ifin.itwww.ifin.itwww.conservazionesostitutiva.it