Conservazione Legale per la Sanità

1. ®

2. IfinMed: la divisione Ifin Sistemi per il settore medicale
IfinMed è la divisione di Ifin Sistemi nata per offrire al settore sanitario soluzioni avanzate di gestione documentale. IfinMed fa
leva sulle capacità e le esperienze acquisite in 30 anni di attività sul mercato informatico, e sfrutta la specializzazione nel
settore del document management e nelle applicazioni della conservazione sostitutiva.
La ricchezza delle soluzioni proposte da IfinMed si combina con un ampio bagaglio di conoscenze e con la capacità di
concretizzare l'innovazione nell'ambiente medicale.
IfinMed è leader in Italia nella gestione del dato digitale, con una presenza di successo nel settore sanitario: lo dimostrano le
molteplici installazioni realizzate presso aziende pubbliche e private.
Il portfolio di soluzioni centrato sulla conservazione legale sostituiva e sulle applicazioni della firma digitale, e l'impegno
assiduo e continuativo nello sviluppo di soluzioni innovative capaci di soddisfano ogni esigenza dei nostri clienti.
La conservazione sostitutiva in ambito sanitario
La gestione documentale interamente digitale e la dematerializzazione individuata dal CNIPA (ora DigitPA) come “la
progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea e da
immagini iconografiche, all’atto della loro sostituzione con documenti informatici”, deve riunire in sé i molteplici momenti della
vita del documento sanitario:
• Creazione
• Apposizione della firma digitale
• Consolidamento probatorio
• Archiviazione
• Trasmissione
• Conservazione Sostitutiva
• Esibizione
L’intero ciclo di vita del documento informatico sanitario sia esso clinico, amministrativo o fiscale deve rispondere alle esigenze
organizzativo/funzionali, tecnologiche e medico-legali.
Solo con una avveduta riorganizzazione dei processi ed una diligente applicazione dei dettami normativi a supporto della
tecnologia, si può ottenere un uso efficace e trasparente dei sistemi e della documentazione da essi prodotta. La garanzia che
i valori giuridico, medico-legale e probatorio sussistano per l’intera vita del documento e che durino anche per decine e
decine d’anni, così come impongono le norme specifiche, risulta di fondamentale importanza.
Legal Archive: la soluzione
La soluzione Legal Archive è stata ideata e progettata al fine di soddisfare l’esigenza delle strutture sanitarie di rendere
completamente digitali documenti e immagini, qualunque sia la loro natura: clinica, fiscale, amministrativa.
La soluzione Legal Archive consente quindi di implementare e gestire totalmente il processo di Conservazione Sostitutiva così
come descritto e richiesto dalla delibera CNIPA 11/04, adattandolo alla specifica normativa del settore medicale.
Il funzionamento generale della suite è assimilabile a quello di un processore che riceve in ingresso i documenti da conservare
e li sottopone alla corretta procedura elaborativa, svolgendo le operazioni di indicizzazione, applicando la firma digitale, la
marca temporale e producendo il supporto sostitutivo in uscita, in molteplice copia.
Semplicità
La soluzione Legal Archive è stata pensata per essere estremamente semplice da utilizzare. Infatti, il processo di conservazione
è completamente automatizzato e richiede solo un minimo di operatività, legata alla fisicità del sistema.
Sistema Unico
Legal Archive consente la conservazione sostitutiva di tutti i tipi di documenti digitali presenti all’interno della struttura
sanitaria: documenti clinici, fiscali e amministrativi.
Un elemento caratterizzante della soluzione Legal Archive è la sua fortissima scalabilità, intesa in senso verticale, cioè in caso di
incremento dei volumi di dati, ma anche in senso orizzontale, ovvero per l’aumento delle tipologie documentali da conservare.
Sistema WEB
L’utente interagisce con la soluzione Legal Archive attraverso un’interfaccia completamente Web estremamente curata.
Questo consente di effettuare, nella massima sicurezza, tutte le operazioni da qualsiasi postazione abilitata, facilitando così
enormemente l’utilizzo.

3. Il procedimento di conservazione sostitutiva con la Suite Legal Archive
Funzionalità di Legal Archive
Report
La suite è in grado di generare, su base periodica, svariati report numerici, con l’obiettivo di trasmettere la più ampia visuale
sui volumi e tipi di documenti conservati, oltre che sulle attività svolte dalla suite di conservazione sostitutiva. I dati statistici,
raccolti in appositi report, possono essere facilmente personalizzati sulla base delle esigenze.
Multiazienda: più aziende sanitarie
La capacità di Legal Archive di integrarsi con qualsiasi applicativo esterno e la possibilità di crescita scalabile nel tempo non
sono le uniche due caratteristiche, che mettono in evidenza la volontà di realizzare un’unica soluzione per la
dematerializzazione completa.
Esibizione
La fase di esibizione consente al Responsabile della Conservazione di visualizzare i documenti conservati e di ottenerne copia.
Legal Archive consente la visualizzazione dei documenti conservati attraverso opportuni “viewer” embedded al software,
disponibili per i principali formati documentali trattati in ambito sanitario, quali PDF, DICOM, XML ecc…
Gestione massiva dei supporti
Ciascun lotto di conservazione viene riversato su copie di sicurezza. Legal Archive si integra perfettamente con tutti i principali
disc publisher presenti sul mercato oltre che con tutta una serie di driver masterizzatori di formato diverso dal CD/DVD/BD
(esempio LTO5, ecc…).
Questa operazione viene svolta in automatico e in modalità massiva con l’obiettivo di minimizzare le operazioni e gli interventi
richiesti al Responsabile della Conservazione o suoi delegati.
Document Flow

4. Quali documenti possono essere conservati a norma di legge
La conservazione sostitutiva in Sanità è un procedimento che riguarda i documenti nativi digitali:
• Referti di radiologia
• Referti di laboratorio
• Immagini radiologiche digitali
• Prescrizione medica
Il procedimento di conservazione sostitutiva in Sanità è estendibile anche alle aree:
Area Amministrativa Area del Personale
Fatture emesse e ricevute Cedolino paga
Mandati e reversali Fogli presenze
Libro Giornale Assenze
Libro magazzino Ferie/Permessi...
Bolle di accompagnamento Cartellini marcatempo
Registri contabili…
Estratti conto
Ricevute dei pagamenti ticket
Ifin Sistemi srl a socio unico
Via G. Medici 9/A 35138
Tel. 049.5001500 - Fax 049. 5001692
Email: ifin@ifin.it
www.ifin.it
www.ifinmed.it www.conservazionesostitutiva.it Dispositivo medico di Classe I, Direttiva 93/42/CEE