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Conservazione Legale per la Sanità

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  • 1. ®
  • 2. IfinMed: la divisione Ifin Sistemi per il settore medicaleIfinMed è la divisione di Ifin Sistemi nata per offrire al settore sanitario soluzioni avanzate di gestione documentale. IfinMed faleva sulle capacità e le esperienze acquisite in 30 anni di attività sul mercato informatico, e sfrutta la specializzazione nelsettore del document management e nelle applicazioni della conservazione sostitutiva.La ricchezza delle soluzioni proposte da IfinMed si combina con un ampio bagaglio di conoscenze e con la capacità diconcretizzare linnovazione nellambiente medicale.IfinMed è leader in Italia nella gestione del dato digitale, con una presenza di successo nel settore sanitario: lo dimostrano lemolteplici installazioni realizzate presso aziende pubbliche e private.Il portfolio di soluzioni centrato sulla conservazione legale sostituiva e sulle applicazioni della firma digitale, e limpegnoassiduo e continuativo nello sviluppo di soluzioni innovative capaci di soddisfano ogni esigenza dei nostri clienti.La conservazione sostitutiva in ambito sanitarioLa gestione documentale interamente digitale e la dematerializzazione individuata dal CNIPA (ora DigitPA) come “laprogressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea e daimmagini iconografiche, all’atto della loro sostituzione con documenti informatici”, deve riunire in sé i molteplici momenti dellavita del documento sanitario:• Creazione• Apposizione della firma digitale• Consolidamento probatorio• Archiviazione• Trasmissione• Conservazione Sostitutiva• EsibizioneL’intero ciclo di vita del documento informatico sanitario sia esso clinico, amministrativo o fiscale deve rispondere alle esigenzeorganizzativo/funzionali, tecnologiche e medico-legali.Solo con una avveduta riorganizzazione dei processi ed una diligente applicazione dei dettami normativi a supporto dellatecnologia, si può ottenere un uso efficace e trasparente dei sistemi e della documentazione da essi prodotta. La garanzia chei valori giuridico, medico-legale e probatorio sussistano per l’intera vita del documento e che durino anche per decine edecine d’anni, così come impongono le norme specifiche, risulta di fondamentale importanza.Legal Archive: la soluzioneLa soluzione Legal Archive è stata ideata e progettata al fine di soddisfare l’esigenza delle strutture sanitarie di renderecompletamente digitali documenti e immagini, qualunque sia la loro natura: clinica, fiscale, amministrativa.La soluzione Legal Archive consente quindi di implementare e gestire totalmente il processo di Conservazione Sostitutiva cosìcome descritto e richiesto dalla delibera CNIPA 11/04, adattandolo alla specifica normativa del settore medicale.Il funzionamento generale della suite è assimilabile a quello di un processore che riceve in ingresso i documenti da conservaree li sottopone alla corretta procedura elaborativa, svolgendo le operazioni di indicizzazione, applicando la firma digitale, lamarca temporale e producendo il supporto sostitutivo in uscita, in molteplice copia.SemplicitàLa soluzione Legal Archive è stata pensata per essere estremamente semplice da utilizzare. Infatti, il processo di conservazioneè completamente automatizzato e richiede solo un minimo di operatività, legata alla fisicità del sistema.Sistema UnicoLegal Archive consente la conservazione sostitutiva di tutti i tipi di documenti digitali presenti all’interno della strutturasanitaria: documenti clinici, fiscali e amministrativi.Un elemento caratterizzante della soluzione Legal Archive è la sua fortissima scalabilità, intesa in senso verticale, cioè in caso diincremento dei volumi di dati, ma anche in senso orizzontale, ovvero per l’aumento delle tipologie documentali da conservare.Sistema WEBL’utente interagisce con la soluzione Legal Archive attraverso un’interfaccia completamente Web estremamente curata.Questo consente di effettuare, nella massima sicurezza, tutte le operazioni da qualsiasi postazione abilitata, facilitando cosìenormemente l’utilizzo.
  • 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva con la Suite Legal ArchiveFunzionalità di Legal ArchiveReportLa suite è in grado di generare, su base periodica, svariati report numerici, con l’obiettivo di trasmettere la più ampia visualesui volumi e tipi di documenti conservati, oltre che sulle attività svolte dalla suite di conservazione sostitutiva. I dati statistici,raccolti in appositi report, possono essere facilmente personalizzati sulla base delle esigenze.Multiazienda: più aziende sanitarieLa capacità di Legal Archive di integrarsi con qualsiasi applicativo esterno e la possibilità di crescita scalabile nel tempo nonsono le uniche due caratteristiche, che mettono in evidenza la volontà di realizzare un’unica soluzione per ladematerializzazione completa.EsibizioneLa fase di esibizione consente al Responsabile della Conservazione di visualizzare i documenti conservati e di ottenerne copia.Legal Archive consente la visualizzazione dei documenti conservati attraverso opportuni “viewer” embedded al software,disponibili per i principali formati documentali trattati in ambito sanitario, quali PDF, DICOM, XML ecc…Gestione massiva dei supportiCiascun lotto di conservazione viene riversato su copie di sicurezza. Legal Archive si integra perfettamente con tutti i principalidisc publisher presenti sul mercato oltre che con tutta una serie di driver masterizzatori di formato diverso dal CD/DVD/BD(esempio LTO5, ecc…).Questa operazione viene svolta in automatico e in modalità massiva con l’obiettivo di minimizzare le operazioni e gli interventirichiesti al Responsabile della Conservazione o suoi delegati.Document Flow
  • 4. Quali documenti possono essere conservati a norma di leggeLa conservazione sostitutiva in Sanità è un procedimento che riguarda i documenti nativi digitali:• Referti di radiologia• Referti di laboratorio• Immagini radiologiche digitali• Prescrizione medicaIl procedimento di conservazione sostitutiva in Sanità è estendibile anche alle aree:Area Amministrativa Area del PersonaleFatture emesse e ricevute Cedolino pagaMandati e reversali Fogli presenzeLibro Giornale AssenzeLibro magazzino Ferie/Permessi...Bolle di accompagnamento Cartellini marcatempoRegistri contabili…Estratti contoRicevute dei pagamenti ticket Ifin Sistemi srl a socio unico Via G. Medici 9/A 35138 Tel. 049.5001500 - Fax 049. 5001692 Email: ifin@ifin.it www.ifin.it www.ifinmed.it www.conservazionesostitutiva.it Dispositivo medico di Classe I, Direttiva 93/42/CEE