CICLO CONTABLE

CONTENIDOS:1.Definición
2.Los pasos del ciclo contable
2.1El libro diario
2.2El libro mayor
2.3El Balance de Comprobación
2.4Los asientos de ajuste
3.Glosario de Términos
4.Cuestionario
5.Ejercicios
OBJETIVO GENERAL
Nuevamente, deseo capacitarte para que utilices correctamente los pasos del ciclo contable, valiéndote de las herramientas y técnicas hasta la formulación de los estados financieros más usuales.
OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL APRENDIZAJE
Al terminar de estudiar este capítulo serás capaz de:
1.- Mencionar los pasos del ciclo contable
2.- Utilizar los conocimientos en la resolución de ejercicios prácticos.
3.- Definir los conceptos de los principales libros de contabilidad.
4.- Conocer la estructura de varios registros contables.
EL CICLO CONTABLE
1.DEFINICION
El ciclo contable se lo puede definir como el proceso completo de contabilidad, o sea desde cuando comienza hasta cuando termina el registro de las operaciones y procesamiento de la información.
Al inicio de nuestro estudio vimos que las empresas comerciales registran sus operaciones con la finalidad de preparar información financiera a la terminación de su período contable. Además, sabemos que existen cuatro estos financieros importantes en este tipo de empresas: el balance y el estado de operaciones, el primero que trata de la situación financiera del negocio en una fecha determinada; y el segundo, o sea, el estado de operaciones, que representa la ganancia o pérdida neta del período contable.
Las principales cuentas son cinco: activos, pasivos, y capital (balance general y, gastos y rentas (estado de operaciones).
2.LOS PASOS DEL CICLO CONTABLE
A continuación se presenta el listado de los pasos del ciclo contable:
1.-Registro en el diario, a medida que las transacciones se van produciendo, es preciso registrarlas en el libro diario, en asientos respectivos. A esta etapa se le conoce como jornalización o diarización. Se considerará previamente a los documentos fuente, los que justificarán la transacción, o sea, las facturas, notas de ventas, contratos, roles de pagos, etc. Gráfico 4.1 (anexo nro. 1)
2.-Registro en el libro mayor, una vez que hemos registrado las transacciones en el libro diario, pasamos al libro mayor los valores correspondientes al debe y al haber de cada una de las cuentas. este paso se le conoce como mayorización. Gráfico 4.2 (Anexo Nro. 2).
3.-Balance de comprobación, una vez que los asientos del diario han sido pasados al mayor, se elabora un balance de comprobación, con la finalidad de comprobar si se cumple que los totales de las sumas (debe y haber) son iguales si los totales de los saldos (deudor y acreedor) también son iguales. Gráfico 4.3 (Anexo Nro. 3).
4.-Registro de ajustes en el libro diario, si es necesario realizar los ajustes correspondientes, se deberá registrar los asientos en el libro diario.
5.-Pase de los asientos de ajuste al libro mayor, en forma similar que para el caso de los asientos regulares, se pasan los débitos y créditos de los asientos de ajuste al libro mayor.
Gráfico 4.1 (Anexo Nro.1)NUEVA AURORA S.ADIARIO GENERALMES: ...............................AÑO: 2009........PAG. .......FECHAREFDETALLEPARCIALDEBEHABER
GRAFICO NRO. 2 (Anexo Nro.2)NUEVA AURORA S.AMAYOR GENERALMES: ...............................AÑO: 2009........PAG. .......FECHADETALLEDEBEHABERSALDO
GRAFICO NRO. 3 (Anexo Nro.3)NUEVA AURORA S.ABALANCE DE COMPROBACIONMES: .........................AÑO: 2009........PAG. .......NROCUENTAS SUMAS SALDOSDEBEHABERDEBEHABER
6.-Registros de asientos de cierre. Inmediatamente después de los ajustes, se procede a registrar en el libro diario los asientos de cierre, de acuerdo al siguiente mecanismo:
a)Se debitarán las cuentas de rentas por cualesquiera que sean sus saldos y se acredita la cuenta Resumen de Rentas y Gastos.
b)Se acreditan las cuentas de gastos por cualesquiera que sean sus saldos y se debita la cuenta Resumen de rentas y Gastos
c)Se cierra la cuenta Resumen de Rentas y Gastos con un crédito o un débito, dependiendo si existe una ganancia o una pérdida a la cuenta Superávit-Utilidades Retenidas.
d)Se acredita la cuenta Dividendos por cualquier saldo que contenga y se debita Superávit-Utilidades Retenidas.
7.-Todas las cuentas de rentas, de gastos y de dividendos se cierran subrayándolas con doble línea en la parte inferior.
8.-Finalmente, se preparan los estados financieros.
La Hoja de Trabajo
Antes de realizar los estados financieros, se acostumbra con muchas ventajas a utilizar otra etapa, la realización de una hoja de trabajo, donde se registrará los saldos del balance de comprobación, los ajustes, la información necesaria para los asientos de cierre y paras la elaboración de los estados financieros.
Esta hoja de trabajo permite que se pueda realizar toda la información asegurarse de que no ha omitido nada, entonces puede realizar los asientos de cierre en el diario y preparar los estados financieros. Las hojas de trabajo son formularios que generalmente contiene la siguiente información: Gráfico 4.4 (Anexo 4).
1.-Parte superior, donde se colocará el nombre de la empresa, la fecha de cierre del período contable.
2.-Parte inferior o cuerpo de la hoja de trabajo, constituida por las siguientes columnas:
a)Una columna para el número de la cuenta,
b)Una columna ancha para el nombre completo de la cuenta
c)Dos columnas para los saldos del balance de comprobación (una para el saldo deudor y otro para el saldo acreedor.
d)Dos columnas para los ajustes (una para el debe y otra para el haber),
GRAFICO NRO. 4 (Anexo Nro4) NUEVA AURORA S.A HOJA DE TRABAJOMES: ...............................AÑO: 2009........PAG.....NROCUENTAS SALDOS AJUSTESBALANCE AJUSTADOPERDIDAS Y GANANCIASSUPERAVIT UTILIDADESBALANCE GENERALDEBEHABERDEBEHABERDEBEHABERGASTOSRENTASDEBEHABERACTIVOPASIVO
e)Dos columnas para el balance de comprobación ajustado, donde se registrarán las cantidades de dinero respectivas tomando en cuenta a los ajustes (una para el débito y otra para el crédito),
f)Dos columnas para las rentas y para los gastos (una para los gastos y una para las rentas),
g)Dos columnas para las ganancias o para las pérdidas retenidas (una para el debe y otra para el haber),
h)Dos columnas para el balance general (una para el activo y otra para el pasivo).
La hoja de trabajo descrita anteriormente corresponde a una hoja de trabajo de 12 columnas, pudiendo existir de más o de menos columnas, según las necesidades.
Columna para el número de la cuenta
Aquí se colocará el orden ascendente el ordinal respectivo a las cuentas, a fin de que se pueda comprobar con el total de cuentas que posee la empresa y que han merecido variaciones durante el período contable en estudio.
Columna para el nombre de la cuenta
Se colocará los nombres completos de las cuentas a fin de evitar confusiones o errores con los nombres de las mismas, se colocará una sola vez en el nombre de una misma cuenta.
Columnas para el balance de comprobación
Cuando se ha registrado las cuentas del período contable se procede a elaborar el balance de comprobación, en ocasiones se procede a realizar como parte de la hoja de trabajo, asiendo estas columnas (cuatro: dos de las sumas y dos de los saldos), las primeras en la hoja de trabajo. Una vez registradas en las respectivas columnas todas las cuentas, se procede a totalizar dichas columnas y deberán sumar iguales (una suma y los saldos).
Columnas para los Ajustes
A continuación procedemos a registrar en la hoja de trabajo a los ajustes, para lo cual, procedemos de la siguiente manera: Primero, en base a la necesidad de insertar el ajuste respectivo a una cuenta determinada, analizamos el asiento respectivo de las cuentas que han intervenido, si del análisis determinamos que las cuentas ya existen en la hoja de trabajo, no es necesario crear nuevas cuentas, sino que nos trasladamos a las columnas respectivas y colocamos los valores correspondientes con el número o letra del asiento en la parte izquierda de las cantidades correspondientes. Segundo, si vemos que una cuenta no existe en el listado de las cuentas registradas en la hoja de trabajo, entonces, creamos una nueva cuenta, el nombre con el que consta en el asiento de ajuste respectivo y colocaremos los valores correspondientes en las columnas de los ajustes.
De esta manera procedemos con todos los ajustes que se consideran necesarios y contabilizamos las columnas de los débitos y de los créditos, debiendo sumar iguales.
Columnas para el Balance de Comprobación Ajustado
Una vez registrados los ajustes procedemos a realizar las operaciones (suma o resta) correspondientes a fin de tener saldos reales y que servirán para los siguientes pasos. Entonces, en el caso de las cuentas que no han sido afectadas por los ajustes, pasarán a las dos columnas siguientes (balance de comprobación ajustado) con sus mismos valores; pero, si estuviesen afectadas por los ajustes, serán necesarios sumar o restar, según el caso. Por ejemplo, si tenemos la cuenta seguro pagado por anticipado en la columna de los saldos (debe) por el valor de $ 360,oo y en la columna de los ajustes (haber) aparece el valor de $ 60,oo, entonces, restaremos y registraremos en la columna del debe del balance de comprobación ajustado por el valor de $300,oo. Esto quiere decir que debido al ajuste, se produce una disminución de $ 60, oo en la cuenta llamada seguro pagado por anticipado.
Finalmente, se sumarán las columnas del debe y del haber y tendremos como resultado cantidades iguales.
Columnas para Rentas y para Gastos
En el debe irá la columna de los gastos y en el haber irá la columna de las rentas. Ahora desde la primera cuenta hasta la última, buscaremos las cuentas de gastos y registraremos sus valores en la columna de gastos, hacemos lo mismo para el caso de las rentas. Posteriormente se suman las columnas, si el lado de las rentas (haber) es mayor, la diferencia es la ganancia neta obtenida durante el período contable; esta diferencia se agrega a la columna de los gastos debe), creando una nueva cuenta en la columna de Nombre de las Cuentas, denominada " Ganancia Neta" , entonces, las dos columnas sumarán iguales.
Columnas para Superávit-Utilidades Retenidas
Estas columnas reflejan las cifras que aparecerán en el Estado de Superávit-Utilidades Retenidas. Primero, se colocará el saldo, inicial de la cuenta Superávit-Utilidades Retenidas, luego la cuenta dividendos y finalmente, la ganancia del período.
Columnas para el Balance General
En estas columnas se registrarán los valores de las cuentas que no han sido registradas ni en los gastos, rentas ni en las columnas de Superávit-Utilidades Retenidas; entonces, estarán conformadas por los activos, por los pasivos y el saldo final del Superávit-Utilidades retenidas. Estas dos columnas sumarán iguales.
2.1 EL LIBRO DIARIO
Es conocido como el libro de entrada original. En este registro se anota las transacciones y de ahí se toma la información necesaria para hacer los asientos en el libro mayor.
Antes de estudiar el diario, es preciso que conozcamos los tipos de asientos más comunes, es así que de acuerdo al tiempo, los asientos pueden ser:
*De apertura
*Normales durante el período contable, y,
*De cierre
En cambio, de acuerdo al número de cuentas que lo conforman, pueden ser:
Simples, cuando existe una cuenta en el débito y otra en el crédito. Ejemplo: Se compra una máquina de escribir y se paga al contado y en efectivo el valor de $ 200,oo
NUEVA AURORA S.ADIARIO GENERALMES: ...............................AÑO: 2009........PAG. .......FECHAREFDETALLEPARCIALDEBEHABER - x -Equipo de oficina 200 Caja 200 V/. compra de una máquina de escribir alcontado.200200
*Compuestos, cuando dos o más cuentas se debitan y se acreditan. Ejemplo: Se compra mercaderías por el valor de $200, oo con el 10% de impuesto y se paga el 50% en efectivo y el saldo con letra de cambio.
NUEVA AURORA S.ADIARIO GENERALMES: ...............................AÑO: 2009........PAG. .......FECHAREFDETALLEPARCIALDEBEHABER - x -Compras 200 IVA Pagado 20 Caja 110 Documento por pagar 110 V/. compra de mercaderías con el 10% delIVA.220220
*Mixtos, cuando puede existir una cuenta que se debita y dos o más cuentas que se acreditan, o lo contrario, Ejemplo, Si compramos un vehículo por el valor de $ 20.000,oo, sin el IVA, suponiendo que no nos aplique (de acuerdo a exenciones de Ley), pagamos como entrada el 70% y el saldo a 30 días plazo con letra de cambio:
NUEVA AURORA S.ADIARIO GENERALMES: ...............................AÑO: 2009........PAG. .......FECHAREFDETALLEPARCIALDEBEHABER - x -Vehículo 20,000 Caja 14,000 Documentos por pagar 6,000 V/. compra de un vehículo y se paga el 70% de entrada al contado y el 30% a cré-dito con documento a 30 días plazo.20.00020.000
Es importante que distingas los siguientes aspectos de un asiento contable.
a)Cada asiento en el Diario tiene un número, una fecha y una explicación breve sobre la transacción; será corta pero lo suficientemente clara para tener una idea de la naturaleza y condiciones en las que se produjo dicha transacción.
b)El nombre de la cuenta que se debita se escribe junto al margen izquierdo, en cambio, el nombre de la cuenta que se acredita se escribirá con una separación hacia la derecha de la anterior.
El libro diario generalmente está conformado por las siguientes partes: Gráfico 4.1
a)Parte superior o encabezamiento, que está compuesta por el nombre de la empresa, el nombre del registro " Libro Diario" , el año, mes y la página o folio del diario.
b)La parte inferior o cuerpo del diario, está compuesto por las siguientes columnas:
*Una columna para la " fecha" , ésta corresponde a la de la transacción;
*Una columna para la " Referencia" , donde se anotará el documento fuente;
*Una columna para el " Detalle" , donde se anotarán las cuentas del débito y del crédito, con el número del asiento correspondiente y la explicación corta;
*Una columna para el " Parcial" , donde se registrarán los valores parciales, en caso de existir;
*Una columna para el " Debe" , donde se colocarán los valores de las cuentas que se debitan; y,
*Una columna para el " Haber" , aquí se anotarán las cantidades de las cuentas que se acreditan.
No debes olvidar que el libro diario es un registro cronológico, es decir, se anotarán las transacciones en los asientos en forma ordenada, a medida que se vayan produciendo, sin omitir ninguna transacción o fecha. Esta omisión provocará serios obstáculos en la información financiera final.
2.2 EL LIBRO MAYOR
Una vez que hemos registrado todas las cuentas en el libro diario, el siguiente paso del ciclo contable es pasar las cuentas al libro mayor con sus débitos y sus créditos. El libro mayor está constituido de la siguiente manera Gráfico .2 (Anexo 2)
a)Parte superior o encabezamiento, que está compuesto por el nombre de la empresa, el nombre del registro " Libro Mayor" , el año, mes y la página o folio del mayor.
b)La parte inferior o cuerpo del mayor, está compuesto por las siguientes columnas:
*Una columna para la " Fecha" , ésta corresponde a la de la transacción;
*Una columna para el " Detalle" , donde se anotarán las cuentas por las cuales se produjo ese débito o crédito, con el número de asiento correspondiente.
*Una columna para el " Debe" , donde se registraran los valores del débito;
*Una columna para el haber, donde se colocarán los valores de los créditos; y,
*Una cuenta para el " Saldo" , aquí se anotarán las cantidades que se vayan obteniendo de sumar o restar según el caso.
2.3 EL BALANCE DE COMPROBACION
De acuerdo a las fases del ciclo contable, el balance de comprobación representa la prueba de lo registrado anteriormente. Así tenemos un balance correcto, representa que hemos hecho bien las cosas, contablemente; pero si no nos cuadra, es decir, no tenemos un balance entonces, existe algún error y debemos verificarlo y corregirlo antes de continuar. Gráfico 3 (Anexo 3)
En forma similar a los registros anteriores, el balance de comprobación está compuesto de las siguientes partes:
a)Parte superior o encabezamiento, que está integrada por el " Nombre de la Empresa" , el nombre del registro " Balance de Comprobación" y, la fecha que corresponde a la toma de los datos de las cuentas.
b)Parte inferior o cuerpo, conformada por las siguientes columnas:
*Una columna para el " número" , ordinal que se coloca para ayudarnos a comprobar el número de cuentas existentes;
*Una columna para " cuentas" , aquí se ubicarán las cuentas del mayor, sin repetirlas;
*Dos columnas para las sumas, donde se ubicarán, en la una, el total del debe y en la otra, el total del haber;
Dos columnas para los saldos, donde se registrarán los totales de los saldos, en la una, del débito y en la otra, del crédito.
No te olvides de observar este registro que corresponde al anexo 3
2.4 LOS ASIENTOS DE AJUSTE
Con la finalidad de que obtengamos la información financiera real, es decir, que la ganancia o la pérdida neta y la posición financiera de la empresa sean más reales, es preciso introducir en nuestro ciclo contable antes de los asientos de cierre a los asientos de ajuste.
Para hacer más fácil tu comprensión, ilustremos con un ejemplo, supongamos que la empresa " A" ha contratado un seguro por $ 480,oo y ha pagado por un año y si la empresa cierra sus libros semestralmente, quiere decir que para el primer semestre tendremos que contabilizar el gasto producido en el seguro pagado por anticipado. Entonces, tenemos que $ 240,oo se debe registrar como gasto y a los $ 240,oo restantes, debemos contabilizar como seguro pagado por anticipado. El asiento contable del ajuste sería el siguiente:
NUEVA AURORA S.ADIARIO GENERALMES: ...............................AÑO: 2009........PAG. .......FECHAREFDETALLEPARCIALDEBEHABER - x -Gasto seguro 240 Seguro pagado por anticipado 240 V/. Registrar el gasto del seguro a través del ajuste. 240240
En síntesis, si al final de un período contable se ha incurrido en cualquier gasto y no ha sido pagado, es preciso su registro en los libros, antes de cerrar la cuenta de gastos respectiva. Algo parecido ocurre con las rentas. Por ejemplo, si arrendamos un local de nuestro edificio, en $ 600,oo anuales, pero si en el primer semestre no se ha cancelado a nuestro favor, debemos contabilizar la renta respectiva a ese tiempo. Entonces, el asiento de ajuste sería el siguiente antes del cierre de la cuenta de rentas:
NUEVA AURORA S.ADIARIO GENERALMES: ...............................AÑO: 2009........PAG. .......FECHAREFDETALLEPARCIALDEBEHABER - x -Arriendo acumulado por cobrar 300 Renta arriendo 300 V/. Registrar el gasto del seguro a través del ajuste. 300300
3. GLOSARIO DE TERMINOS
1.El ciclo contable.- El ciclo contable se lo puede definir como el proceso completo de contabilidad, o sea desde cuando comienza hasta cuando termina el registro de las operaciones y procesamiento de la operación.
2.El Libro Diario.- Es conocido como el libro de entrada original. En este registro se anota las transacciones y de ahí se toma la información necesaria para hacer los asientos en el libro mayor.
3.Diarización.- Registro en el diario, a medida que las transacciones se van produciendo, es preciso registrarlas en el libro diario, en asientos respectivos. A esta etapa se le conoce como jornalización o diarización.
4.Mayorización.- Una vez que hemos registrado las transacciones en el libro diario, pasamos al libro mayor los valores correspondientes al debe y al haber de cada una de las cuentas. Este paso se le conoce como mayorización.
5.Los Ajustes.- Se elaboran con la finalidad de obtener información financiera real, es decir, que la ganancia o la pérdida neta y la posición financiera de la empresa sean más reales, es preciso introducir en nuestro ciclo contable antes de los asientos de cierre de los asientos de ajuste.

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