DA110.doc
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
1,388
On Slideshare
1,388
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
14
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com LỜI NÓI ĐẦU Drucker, một nhà kinh tế học đã nói: “quản lý kinh doanh không phải là nhiệmvụ thích ứng mà là một nhiệm vụ sáng tạo. Có nghĩa là tạo ra các điều kiện kinh tế vàthay đổi chúng khi cần thiết hơn là thích ứng với chúng một cách ngoan ngoãn và thụđộng”. Như vậy, quản lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc phát triển nền kinh tế. Ngàynay, quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, nó đang là vấn đề thu hút sự quan tâmcủa nhiều người. Một xã hội được cấu tạo nên từ những gia đình. Một nền kinh tếđược tạo nên từ những doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp đểchứng tỏ nền kinh tế nước đó mạn. Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả do rấtnhiều nguyên nhân nhưng trong đó có ý nghĩa quan trọng là việc xây dựng và hoànthiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó phù hợp với các quy định,quy mô của mỗi doanh nghiệp. GS.TS Trần Anh Tuấn cho rằng: “quản lý là nhữnghoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổchức nhằm thành đạt những mục tiêu chung”. Cũng như nhiều ngành khác trong nền kinh tế, ngành may mặc có vai trò rấtlớn trong nền kinh tế quốc dân. May mặc là ngành có từ lâu ở Việt Nam và mặt hàngnày của chúng ta đã có mặt ở rất nhiều nước trên thế giới như Nhật, Đức, Tiệp Khắcvà đặc biệt là thị trường Mỹ…. Trong sự phát triển chung của ngành công ty TNHHMinh Trí đang nỗ lực để khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Nhằm thực hiệnvà đạt được mục tiêu đó, công ty đã không ngừng cảI tiến kỹ thuật công nghệ để nângcao chất lượng sản phẩm. Nhưng một con tàu chạy tốt thì phải có người cầm lái vữngchắc. Do vậy, bộ máy quản lý là vấn đề được công ty rất quan tâm. Với thời gian kiếntập tại công ty TNHH Minh Trí em đã nghiên cứu vấn đề này và đưa ra một số ý kiếnnhằm “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty TNHH Minh Trí.”http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 1
  • 2. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com Phần I LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆPI.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN. Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hoá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở tất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp của nền kinh tế quốc dân càng đặt ra cấp thiết. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế- xã hội. Xuất phát từ vai trò quan trọng của bộ máy quản lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển thì phảI xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học của nó. Vì vậy, nghiên cứu một số khái niệm cơ bản về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong nghiệp là cần thiết. 1.Một số khái niệm về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . 1.1.Quản lý . Vấn đề quản lý được đề cập rất lâu trong lịch sử. Cho đến nay đã có rất nhiềuhọc thuyết khác nhau về quản lý. Có học thuyết xuất hiện từ thời cổ như Aristot,Platon; có học thuyết của trường phái cổ đIún như A. Smith, D. Ricardo; học thuyếtvề lao động của C.Mac. Lênin đã từng nói: “khoa học quản lý là công cụ, phương tiệntối quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội của các nước không bị lệ thuộc vào sựkhác nhau về ý thức chính trị”. Sau này đi đôi với sự phát triển của khoa học kỹ thuật,của lực lượng sản xuất, chúng ta lại thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý trongcông nghiệp như F.W.Taylor, Henri Fayol. Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân công và hiệp tác laođộng. C.Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý như là một kết quả tất yếu của sựchuyển nhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhauthành một quá trình lao động xã hội được phối hợp lại. Ông viết: “bất cứ lao động xãhội hay lao động chung nào mà tiến hành trên quy mô khá lớn đều yêu cầu có sự chỉđạo để đIũu hoà hoạt động cá nhân. Sự chỉ đạo đó phảI làm chức năng chung, tức làchức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ thể sản xuất. Vớinhững vận động cá nhân của những khí quản độc lập hợp thành cơ sở. Một nhạc sĩđộc tấu thì tự đIũn kiển lấy mình nhưng một dàn nhạc thì phải có nhạc trưởng”. Nhưvậy Mac đã chỉ ra rằng chức năng của quản lý thể hiện ở sự kết hợp một cách hợp lýcác yếu tố cơ bản của sản xuất, ở chỗ xác lập một sự ăn khớp về hoạt động giữanhững người lao động riêng biệt. Nừu chức năng này không được thực hiện thì quátrình hợp lý của lao động hợp tác không thể tiến hành được. C.Mac viết: “Mọi hình thái sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản lý riêngcủa nó…”. Hoạt động quản lý trong xã hội sẽ mang dấu ấn của xã hội đó. Nó có mỗiquan hệ chặt chẽ với chế độ sở hữu và các quan hệ kinh tế phát sinh từ chế độ xã hộiđó. Ngày nay, khoa học quản lý càng trở nên quan trọng và có nhiều quan đIúmquản lý khác nhau tùy thuộc vào đối tượng quản lý và phạm vi quản lý.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 2
  • 3. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com -Theo lĩnh vực sản xuất: quản lý được hiểu là quá trình tính toán, lựa chọn cácbiện pháp để chỉ huy, phối hợp, đIũu hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng nhữngcông cụ quản lý như: kế hoạch định mức, thống kê kế toán, phân tích kinh doanh,thông tin kinh tế … để sản xuất đáp ứng được ba yêu cầu: + Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời đIúm. +Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi. + Tôn trọng pháp luật Nhà nước. - Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính hướngđích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống, sửdụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đưa hệ thống đó đếnmột mục tiêu đã định trong đIũu kiện môi trường luôn biến động Xác định Chủ thể quản lý Mục tiêu quản lý Đối tượng quản lý Thực hiện Sơ đồ 1:Sơ đồ quản lý Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản xuấtcủa các khâu, các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp để phụcvụ cho sự phát triển. Quản lý còn được hiểu là quá trình tác động một cách có hệ thống, có tổ chứcđến tập thể những người lao động trong doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết nhữngmục tiêu xác đáng kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, đến ý đồ về công việc hayhoạt động có liên quan và đưa ra quyền hạn có thể làm được để hoàn thành côngviệc. Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đíchđến toàn bộ nền kinh tế quốc dân(trên cơ sở vĩ mô) và doanh nghiệp (trên cơ sở vimô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã hội và các biện pháp khác để tạo racác biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục tiêu đề ra trước đó. Thực chất của quản lýlà sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sứcmạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệ thống.* Phân biệt quản lý và quản trị :http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 3
  • 4. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com Quản trị là một thuật ngữ vừa có nghĩa là quản lý vừa có nghĩa là quản trịnhưng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Cho nên về thực chất có thể tạm coi quản lý làthuật ngữ được dùng để chỉ việc quản lý hành chính của Nhà nước đối với các doanhnghiệp, còn quản trị là thuật ngữ được hiểu là các điều khiểu hoạt động sản xuất kinhdoanh của chủ doanh nghiệp và các chuyên gia quản lý đối với doanh nghiệp củamình. Do đó quản trị là sự tác động có tổ chức, có hướng định của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường. Chủ thể quản trị Mục tiêu Đối tượng bị quản trị Sơ đồ 2: Sơ đồ quản trị Trong đó, chủ thể quản trị có thể là một người, nhiều người; còn đối tượng bịquản trị có thể là người hoặc giới vô sinh (máy móc thiết bị, đất đai…) hoặc giới sinhvật. Từ khái niệm về quản lý và quản trị ta thấy giữa chúng có sự giống và khácnhau. Quản lý là khái niệm được hiểu theo nghĩa rộng trong đó bao gồm cả nội dungquản trị. Quản lý là thuật ngữ được dùng đối với các cơ quan Nhà nước trong việcquản lý xã hội, quản lý kinh tế trong phạm vi cả nước, còn quản trị là thuật ngữ đượcdùng đối với các cơ sở trong đó có các doanh nghiệp. Vì vậy quản lý và quản trị cóđiểm chung đều là các hoạt động quản trị của con người để đạt mục tiêu đặt ra nhưngkhác nhau ở nội dung và quy mô của sự tác động. Qua đó ta thấy mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sảnxuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và đạt hiểu quả cao nhất,đồng thời không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viêntrong doanh nghiệp . Suy cho cùng, quản lý là quản lý con người nên quy mô doanhnghiệp càng lớn thì quản lý yêu cầu càng cao và thực sự trở thành nhân tố quan trọngđể tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và có sự phân công giữa các bộ phận cấuthành tổ chức đó. 1.2. Bộ máy quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành gồmcác phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc doanh nghiệpquản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinhdoanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 4
  • 5. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp.Nhưng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩa,không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý. Do vậy phải đặt các bộ phận nàytrên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp vớinhau. 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một chỉnh thể hợp thành củacác bộ phận khác nhau, có mối quan hệ hữu cơ và phục thuộc lẫn nhau, được chuyênmôn hoá có nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, được bố trí theo các khâu, các cấp đảmbảo chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích chung đã xác định của doanhnghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công lao độngtrong lĩnh vực quản lý. Nó có tác động đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanhnghiệp. Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việcphát triển sản xuất . Tóm lại, bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuấtkinh doanh. Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trongsản xuất. Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trong sảnxuất thì bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh doanh pháttriển . Sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá sảnxuất ngày càng cao nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban vàphân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Như vậy, việc xây dựngvà hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem như vấn đề trọng tâm củamỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấutổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyên tắc nhất định và phải đáp ứngnhững yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp . 1.4. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu khác nhau do đócơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ở từng doanh nghiệp khác nhau khôngnhất thiết phải giống nhau. Nó tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp để xâydựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. Để xây dựng cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý, doanh nghiệp cần căn cứ vào các nguyên tắc sau: - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải phù hợp cơ chế quảnlý doanh nghiệp mới, - Cơ cấu đó phải có mục tiêu chiến lược thống nhất - Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tươngxứng với nhau. - Cần phải có sự mền dẻo về tổ chức. - Cần có sự chỉ huy tập trung thống nhất vào một đầu mối. - Có phạm vi kiểm soát hữu hiệu - Đảm bảo tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh .http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 5
  • 6. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com 1.5. Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là tốt nếu đáp ứngnhững yêu cầu sau: -Tính tối ưu: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợplý : +Số cấp quản lý phải hợp lý, không thừa không thiếu bộ phận nào. + Không chồng chéo không bỏ sót. + Số cấp quản lý ít nhất. Đáp ứng được yêu cầu này cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính năng động cao,luôn đi sát phục vụ sản xuất. -Tính linh hoạt: Trong cơ chế mới hiện nay, khi nhu cầu thị trường luôn biến động nếu doanhnghiệp nào không chuyển mình kịp để đáp ứng nhu cầu thị trường thì doanh nghiệpđó dễ bị thất bại. Do vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động linh hoạt thay đổi đểthích nghi với bất cứ tình huống nào xảy ra trong cũng như ngoài doanh nghiệp .Nghĩa là khi nhiệm vụ của doanh nghiệp thay đổi thì bộ máy quản lý của doanhnghiệp cũng phải phù hợp với sự thay đổi đó. - Tính tin cậy: Bộ máy này phải đảm bảo độ chính xác của các luồng thông tin lưu động đượccó tính tin cậy trong quản lý. Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởngtrong kinh doanh. - Tính kinh tế: Trong cơ chế mới các doanh nghiệp hoạch toán độc lập và do vậy nếu muốn tồntại thì đòi hỏi doanh nghiệp làm ăn có lãi. Một trong những biện pháp nhằm gópphần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó là việc tổ chức một bộ máy saocho hợp lý nhất. Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so với nhiệm vụ, tổ chứcbộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhưng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất. 1.6.Những nhân tố ảnh hưởng đến việc hình thành tổ chức bộ máy quản lýdoanh nghiệp . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức pháp lý củadoanh nghiệp. Nó liên kết các mặt công tác của doanh nghiệp, phối hợp các yếu tố tổchức quản lý doanh nghiệp về mặt không gian thời gian theo một hình thức kết cấunhất định xoay quanh mục tiêu chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Nóchịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như: môi trường kinh doanh và thị trường; quy môcủa doanh nghiệp địa bàn doanh nghiệp; đặc điểm quy trình công nghệ; đặc điểm chếtạo sản phẩm , tính chất và đặc điểm sản xuất …nhưng ta có thể quy chúng thành banhóm nhân tố sau: - Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý của doanh nghiệp, thuộc nhóm nàybao gồm: + Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp + Tính chất và đặc điểm sản phẩm Những nhân tố trên biến đổi do đó ảnh hưởng đến thành phần, nội dungnhững chức năng quản lý và thông qua đó mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chứcbộ máy quản lý doanh nghiệphttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 6
  • 7. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com - Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý : + Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp + Mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá các hoạt động quản lý +Trình độ cơ giới hoá, tự động hoá trong hoạt động quản lý + Trình độ tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ. +Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tracủa người lãnh đạo đối với hoạt động của cấp đưới +Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý . +Kế hoạch, chủ trương, đường lối đúng như mục đích mà doanh nghiệpđã đề ra và phấn đấu đạt được. - Nhóm nhân tố thuộc cơ chế chính sách của Nhà nước + Kế hoạch , chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước + Chế độ chính sách đãi ngộ của Nhà nước đối với doanh nghiệp + Các bộ luật: Luật doanh nghiệp, Luật công ty, các văn bản, Nghị định,Thông tư dưới luật Trên đây là những yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trongdoanh nghiệp. Không có một yếu tố riêng lẻ nào quyết định cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu ảnh hưởng của hàng loạt các yếutố.Vì thế trong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cácdoanh nghiệp cần quan tâm một cách toàn diện đến các nhân tố ảnh hưởng nhằm đạthiểu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh . 2. Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệpkhác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hìnhxây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau. Lý thuyết và thựctế quản lý doanh nghiệp đã hình thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh nghiệp. Mỗihệ thống tổ chức doanh nghiệp là một cách phân chia các cấp quản lý mà ở đó các bộphận trong doanh nghiệp liên kết với nhau theo quan điểm phân quyền ra mệnh lệnh. 2.1 Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng) *Nguyên lý xây dựng cơ cấu : - Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp, - Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc - Công việc được tiến hành theo tuyếnhttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 7
  • 8. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com * Sơ đồ: Người thực hiện Người thực hiện Sơ đồ 1 : Sơ đồ cơ cấu trực tuyến *Đặc điểm : Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề đượcgiải quyết theo đường thẳng - Ưu điểm : + Mệnh lệnh được thi hành nhanh. + Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng + Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp - Nhược điểm: + Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện. + Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc. Cơ cấu này được áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và được áp dụng chủ yếuở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất làđơn giản. Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ,ở những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất. Khi quy mô và phạm vi cácvấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải phápkhác. 2.2 Cơ cấu chức năng ( Song trùng lãnh đạo ) * Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew. Teylor lần đầu tiênđề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng . Việc quản lý được thực hiệntheo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mìnhhttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 8
  • 9. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com*Sơ đồ : Sơđồ:2 Cơ cấu chức năng *Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý. Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thành những người lãnh đạo chức năng . - Ưu điểm : + Tận dụng được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo. + Giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung. - Nhược điểm : + Một cấp dưới có nhiều cấp trên. + Vi phạm chế độ một thủ trưởng. 2.3 Cơ cấu trực tiếp chức năng *Điều kiện áp dụng : Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyên gia. Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đưa xuốnghttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 9
  • 10. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com cho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạo doanh * Sơ đồ: Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến chức năng * Đặc điểm : + Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, gúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra qyết định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất. + ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng. - Ưu điểm: + Thực hiện được chế độ một thủ trưởng. + Tận dụng được các chuyên gia + Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năngnếu để riêng - Nhược điểm: + Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếucác phòng không được tổ chức hợp lý. + Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phậnchức năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều ưu điểm nên nóđược áp dụng trong cơ chế hiện nay. 2.4. Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh )http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 10
  • 11. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com *Sơ đồ Giám đốc doanh nghiệp Cán bộ Cán bộ Cán bộ Sơ đồ 4 : Cơ cấu trực tuyến – tham mưu * Đặc điểm : Đây là cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý. Cơ quan tham mưu có nhiệm vụ đưa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp. - Ưu điểm : + Cơ cấu này thuận lợi và rất dễ thực hiện yêu cầu của một chế độ thủ trưởng. + Bước đầu đã biết khai thác tiềm năng của cơ quan tham mưu. - Nhược điểm: Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc vớitham mưu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơhội trong kinh doanh.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 11
  • 12. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com 2.4 Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận. Sơ đồ 5 : Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận F : Các phòng chức năng O : các sản phẩm, dự án, các công trình. * Đặc điểm : Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, cac phòng chức năng cử ra một cán bộ tương ứng. Khi dự án kết thúc người nào trở về công việc của người đó. - Ưu điểm: + Cơ cấu này có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau + Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuên môn cao, giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý doanh nghiệp. - Nhược điểm : + Hay xảy ra mô thuẫn giữa người lãnh đạo dự án và người lãnh đạo chức năng, do đó phải có tinh thần hợp tác cao.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 12
  • 13. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com + Cơ cấu này thường chỉ áp dụng đối với các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn 2.5 Cơ cấu khung: - Chỉ duy trì một số cán bộ cho những bộ phận nòng cốt, khi nào cần thi tuyển thêm người theo hợp đồng, khi hết việc thì người tạm tuyển bị phân tán. - Chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp mà công việc mang tính thời vụ hoặc tuỳ thuộc vào khả năng thắng thầu. 2.6 Nếu theo quy mô thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có hai loại: 2.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn ; Mô hình này thường được cấu tạo bởi : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 7 phòngban chức năng, và các phòng ban có nhiệm vụ: - Phòng kinh doanh : Đảm nhận các khâu có liên quan đến thị trường vật tư , xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm. - Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch sản xuất, định mức lao động quản lý sản xuất, lượng sản phẩm, công nghệ kiểm tra phục vụ sản xuất - Phòng kế hoạch tài chính: Phụ trách mạng tài chính, thống kê , hạch toán kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lương. - Phòng nội chính: Tuyển dụng,sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanh nghiệp, lo hành chính, đời sống , y tế. - Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu được giao. Theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 13
  • 14. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.comSơ đồ 7.1 : Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn 2.6.2Mô hình quản lý bộ máy có quy mô nhỏ. *ở Việt Nam, do chủ trương phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phầncủa Đảng nên hiện nay chúng ta có nhiều loại hình doanh nghiệp : doanh nghiệp Nhànước, doanh nghiệp liên doanh, công ty cổ phần, đặc biệt có rất nhiều công tyTNHH. Đây là hình thức khá phổ biến, cơ cấu thường có: 1. Giám đốc, 1.P.Giám đốc 2.9 Cơ cấu khác. 2.9.1 Cơ cấu chinh thức: Cơ cấu này gắn liền vơi vai trò, nhiệm vụhướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. 2.9.2 Cơ cấu phi chính thức: Thực chất là những giao tiếp cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ tại nơilàm việc. Qua đó hình thành nên các nhóm, tổ không chính thức nằm ngoài cơ cấuchính thức đã được phê chuẩn của doanh nghiệp. Cơ cấu này có vai trò lớn trong thựctiễn quản lý, nó không định hình và không thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ cấuchính thức. Nó tác động nhất định và đáng kể đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Sựtồn tại khách quan của cơ cấu này là dấu hiệu chỉ ra những chỗ yếu và trình độ chưahoàn thiện của cơ cấu chính thức. Nên nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có nghệ thuậtquản lý và phải thường xuyên nghiên cứu cơ cấu này, thúc đẩy sự phát triển của cơcấu này vì mục tiêu quản lý chung của doanh nghiệp? * Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. - Liên hệ trực thuộc: Là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới, liên hệ có tính chất chỉ đạo, mệnh lệnh - Liên hệ tham mưu phối hợp: Là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp trên với nhân viên chức năng cấp dưới. - Liên hệ tư vấn: Là mối liên hệ giữa hội đồng các chuyên gia với thủ trưởng, các hội đồng, các chuyên gia làm nhiệm vụ tư vấn.II. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANHNGHIỆP.1. Thiết kế quản lý bộ máy của doanh nghiệp. Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là một việc làm quan trọng của quản trị, nó giúp cho việc quản lý có hiệu quả. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát trỉên thì doanh nghiệp đó phải thiết kế được bộ máy sao cho chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả quản lý cao nhất. Muốn vậy, việc thiết kế bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải đảm bảo yêu cầu sau: - Phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý. - Phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ 1 thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tạp thể lao động trong doanh nghiệp.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 14
  • 15. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com - Phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật. - Phải đảm bảo tính gọn nhẹ và có hiệu lự Như vậy, thiết kế bộ máy hợp lý sẽ tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển phải đảm bảo tính liên tục của thông tin. Doanh nghiệp phát triển đó là mục tiêu chung. Mà thông tin là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Bởi thực chất của hoạt động quản trị doanh nghiệp là việc ban hành các quyết định quản trị. Cho nên độ chính xác của thông tin có ý nghĩa rất lớn tới hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Do vậy tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy doanh nghiệp nói riêng là một nội dung quan trọng. Muốn thiết kế xây dựng cơ cấu tổ chức và đảm bảo thông tin quản lý được liên tục thì cần phải có những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý * Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý Để hoàn thiện một cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp cũng như việc xoá bỏhoặc sủa đổi một cơ cấu tổ chức nào đó buộc nhà quản lý phảo dựa trên cơ sở khoahọc, cụ thể phải nắm vững kiến thức về các kiểu cơ cấu quản lý và xác định đượcnhiệm vụ của các bộ phận. Qua lý luận và thực tiễn hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lýđến nayđã hình thành lên một số phương pháp sau: 1.1 Phương pháp tương tự : - Đây là phương pháp mới dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công,và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức trước đây có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành. - Ưu điểm: + Quá trình hình thành cơ cấu nhanh. + Chi phí để thiết kế cơ cấu ít . + Thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quí báu. - Nhược điểm: - Thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản lý sắp hoạt động là những khuynh hướng cần ngăn ngừa. 1.2 Phương pháp phân tích theo yếu tố: - Đây là phương pháp khoa học được ứng dụng trong mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương pháp này được chia làm 3 giai đoạn. Sơ đồ:trang bênhttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 15
  • 16. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com Có 2 trường hợp xảy ra:TH1: Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mối phải được tiến hành tuần tự qua 3 bước:- Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của cơ quanquản lý vĩ mô, những qui định có tính chất luật pháp để xây dựng cơ cấu tở chức bộmáy quản lý tổng quát và xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu này. Kếtquả thực hiện ở giai đoạn một: Xây dựng mục tiêu của tổ chức: +Xây dựng các phân hệ chức năng. +Phân cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý +Xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận- Bước 2: +Xác định các thành phần kinh tế. +Các bộ phận của cơ cấu tổ chức. +Lập mối quan hệ giữa các bộ phận. Nội dung cơ bản của bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến - chức năng và chương trình mục tiêu cơ sở để xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản lý sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ quản lý. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý. - Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết định số lượng cán bộ công nhân viên cho từng bộ phận trong cơ cáu tổ chức quản lý. Từ đó xây dựng điều lệ, quy tắc làm việc nhằm đảm bảo cơ chế tổ chức quản lý đạt hiệu quả cao.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 16
  • 17. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com TH2: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động: Phải nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt đoọng của nó theo những căn cứ nhất định. Nội dung gồm : - Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy. - Phân tích khối lượng công tác thực tế của mõi bộ phận, mỗi người , từ đó phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc. - Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang – dọc trong cơ cấu. - Phân tích tình hình tăng, giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ nhân viên gián tiếp so với công nhân trực tiếp sản xuất.2. Tổ chức lao động quản lý. Các doanh nghiệp muốn phát triển cần phải quán triệt và thực hiện đường lốichính sách chế độ của Đảng và nhà nước, của cấp trên về tổ chức lao động quản lý.Đội ngũ những người lao động quản lý là yếu tố quyết định sự thành công của doanhnghiệp. Muốn có một đội ngũ cán bộ quản lý tốt thì doanh nghiệp phải: 2.1. Lựa chọn cán bộ quản lý: Đây là công việc nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý doanh nghiệp.Mỗi doanh nghiệp có một bộ máy tổ chức riêng, do vậy việc lựa chọn cán bộ quản lý phải phù hợp với trình độ của người quản lý, đồng thời phải thích hợp đối với cơ cấu tạo điiêù kiện cho người quản lý phát huy được tính tự chủ, tính năng động, đồng thời tạo điiêù kiện thuận lợi cho bộ máy hoạt động linh hoạt có hiệu quả. Để đảm bảo cho việc lựa chọn cán bộ quản lý, doanh nghiệp cần phải xây dựng chức danh và tiêu chuẩn cán bộ giúp cho việc quản lý và lựa chọn cán bộ được thuận lợi. 2.2. Tuyển dụng. Nhân lực được coi là yếu tố đầu vào của quả trình sản xuất kinh doanh. Nó làyếu tố không thể thiếu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Để việc tuyển dụng đảmbảo tính hiệu quả thì phải tuyển đúng người vào công việc phù hợp với khả năng củangười lao động. 2.3. Công tác Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuậtcho nên để doanh nghiệp không bị tụt hậu thì phải áp dụng những thành tựu của khoahọc kỹ thuật vào sản xuất cũng như quản lý. Để làm được việc đó thì cán bộ quản lýphải là người hiểu biết về chuyên môn và ứng dụng kịp thời sự thay đổi của khoa họckỹ thuật vào quản lý. Do vậy, cán bộ quản lý phải được đào tạo và đào tạo laị mộtcách thường xuyên. Để công tác đào tạo có hiệu quả phải chú ý đến việc phân loạicán bộ quản lý để xây dựng nội dung, nhu cầu cần đào tạo tránh tình trạng đào tạotràn lan mất nhiều thời gian và kinh phí mà vẫn không có hiệu quả. Bên cạnh đó cácdoanh nghiệp phải xác định phương pháp đào tạo: Ngắn hạn, dài hạn, đào tạo tại chỗhay gửi đi học nhằm phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ là công tác quan trọng ở các doanh nghiệpcho các thành viên trong bộ máy quản lý. Đay không chỉ là công việc chung cảudoanh nghiệp mà tự bản thân mỗi cán bộ quản lý phải thấy rõ được sự cần thiết vàkhông ngừng nâng cao trình độ, tự học hỏi và nỗ lực vươn lên. Muốn làm được việchttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 17
  • 18. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.comđó thì doanh nghiệp phải kích lệ bằng việc tăng lương, tiền thưởng, thăng chức chonhững người có trình độ và làm việc có hiệu quả. Làm được như vậy doanh nghiệpsẽ hoạt động tốt hơn.III.SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨCBỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. Nhìn lại chặng đường đổi mới của nước ta suốt từ năm 1986, cho dù chúng tagặp không ít những khó khăn nhưng chúng ta đã đạt được những thành tựu kinh tếđáng kể. Nền kinh tế đã từng bước khắc phục được tình trạng suy thoái, lạm phátđược đẩy lùi và kiềm chế ở mức một con số, đời sống của nhân dân được cải thiện.Có được kết quả đó, trước hết là do đường lối đúng đắn của Đảng, sự lỗ lực cảu mọithành phần kinh tế, sự cố gắng vươn lên không ngừng của các doanh nghiệp. Đặc biệttrong điều kiện hội nhập, nếu mỗi doanh nghiệp không biết tự hoàn thiện và tự đổimới mịnh để đạt mục tiêu hiệu quả thì doanh nghiệp đó không thể tồn tại. Trong đó takhông thể không nói đến những thành công trong việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấutổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vaitrò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế – xã hội. Bất kỳ doanhnghiệp nào muốn có hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải được thông suốtđồng bộ, thống nhất thì vấn đề quan tâm trước hết là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýdoanh nghiệp. Bởi bộ máy quản lý doanh nghiệp là nơ-i đề ra những chủ trương,chiến lược, sách lược và các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Vì thế một doanhnghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý sẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh pháttriển. Ngược lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp mà cứng nhắc,không phù hợp thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ kém. Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp giữ một vị trí thenchốt. Nếu thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý.Theo điều tra mới đây, giới có thẩm quyền trong lĩnh vực kinh doanh rút ra kết luận:khoảng 75% - 80% các vấn đề khó khăn phức tạp trong công tác quản lý phải giảiquyết bắt nguồn từ những nhược điểm của công tác tổ chức bộ máy quản lý và nhữngphí phạm đáng lo ngại, nhất là những phí phạm về tinh thần và năng lực của nhânviên do tổ chức kém cỏi mà ra, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổchức do người ta coi thường những quy luật của tổ chức. Thực tế phát triển của đất nước trong những năm gần đay khi chuyển đổi cơ chếquản lý có rất nhiều doanh nghiệp làm ăn phát đạt. Đó có thể kể đến công ty cao suSao Vàng, công ty giầy Thượng Đình…nguyên do của sự thành công đó có nhiềunhư việc mạnh dạn áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào sản xuất vàquản lý nhằm tạo ra những sản phẩm mới chất lượng tốt…trong đó đặc biệt là dodoanh nghiệp đã có những chuyển biến trong công tác quản lý, trong việc hoàn thiệncơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Nhưng bên cạng đó cũng có nhiều doanh nghiệp làm ăn kém hiệu quả, còn duytrì lối quản lý theo phươpng thức cũ. Do vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cần phảinhanh chõng chuyển biến trước cơn lốc hội nhập nhằm phát huy những ưu thế củadoanh nghiệp Việt Nam trên trường quốc tế. Muốn làm được việc đó, trong thời giantới các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bồidưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ và vữnghttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 18
  • 19. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.commạnh hơn. Tuy bước đổi mới và hoàn thiện này đang là vấn đề được đặt ra đối với tấtcả các doanh nghiệp Việt Nam nhưng nó phải được thực hiện thận trọng theo hưỡngvừa làm vừa rát kinh nghiệm để công tác quản lý có tính khả thi cao nhất. * Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp: - Bố trí, sắp xếp lại bộ máy. Trong nền kinh tế thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn đượchoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa sốlượng, số khâu quản lý ít nhất, gọn nhẹ nhất, hiệu quả nhất. Bố trí cán bộ nhân viênquản lý hợp lý về chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đảm bảo bộ máy quản lý tinh giản, cóhiệu lực. - Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý. Việc làm này dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ của Nhà nước đồng thời kết hợpvới chủ trương, phương pháp xây dựng và phát triển ngành trên cơ sở đánh giá thựctrạng đội ngũ cán bộ quản lý. Lênin đã từng nói, tiêu chuẩn của người cán bộ quản lýphải là: những người thực sự có tài tổ chức, có óc sáng suốt, có bản lĩnh tháo váttrong thực tiễn, vừa trung thành với chủ nghĩa xã hội lại có trình độ và năng lực tổchức quản lý có tư cách đạo đức tốt. - Bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý doanh nghiệp. Con người là nhân tố quyết định sự phát triển cảu các doanh nghiệp. Cho nênđào tạo cấn bộ quản lý là một hoạt đọng nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luậncũng như thực tiễn, tạo ra một đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng đảm nhận cácchức vụ quản lý doanh nghiệp. Chính vì ý nghĩa quan trọng của nhân tố con ngườitrong sự phát triển chung của đất nước, mà tại các đậi hồi Đảng, Đảng ta luôn nhấnmạnh việc phát triển nhân tố con người và tại đại hội Đảng 9, Đảng ta lại một lần nữakhẳng định mục tiêu của chúng ta: “Nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực và bồi dưỡngnhân tài.” - Cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước. Cổ phần hoádoanh nghiệp Nhà nước là một biện pháp chuyền doanh nghiệptừ sở hữu Nhà nước sang hình thức sở hữu nhiều thành phần, trong đó tồn tại mộtphần sở hữu Nhà nước. Đây có thể được côi là một giải pháp quan trọng góp phầncủng cố, phát triển và nâng cao hiệu quả của kinh tế quốc doanh. Theo nghị quyết củaĐại hội Đảng 9 đến năm 2005 chúng ta sẽ hoàn thành việc cổ phần hoá các doanhnghiệp Nhà nước.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 19
  • 20. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com Phần IITHỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY TNHH MINH TRÍ.I/ VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. - Tên Doanh nghiệp: Công ty TNHH Minh Trí - Tên giao dịch quốc tế: Minh Tri Company Limited - Trụ sở giao dịch: Lĩnh Nam – Thanh Trì - Hà Nội. - Điện thoại: 048622802 - Fax: 8623602. Công ty Minh Trí là doanh nghiệp tư nhân bắt đầu đi vào sản xuất năm 1995.Công ty chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc bằng vải dệt kim. Sản phẩm củaCông ty đã có mặt ở các thị trường lớn trên thế giới như:EU, Canada, Đức, Tiệp, ĐàiLoan, Nhật Bản…đặc biệt là thị trường Mỹ. Mặt hàng chính của Công ty là các sảnphẩm bằng vải dệt kim: áo T- shirt, Polo-shirt, áo khoác ngoài bằng vải Polar Fleece,vải Shepra Knit, bộ thể thao bằng vải French Terry, vải Tricot… Hiện nay, Công ty có hai cơ sở sản xuất với diện tích lớn hơn 7000m 2, hệ thốngtrang thiết bị máy may thêu hiện đại. Tổng số cán bộ công nhân viên tính đến thờiđiểm tháng 8-2002 khoảng 750 người. Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển, Công ty luôn đổi mới, đầu tư trangthiết bị may chuyên dụng hiện đại, hoàn thiện cơ cấu tổ chức để luôn đạt mức tăngtrưởng và kim ngạch suất cao. Công ty được bằng khen của bộ thương mại về thànhtích xuất khẩu năm 1999, 2001. Trong 9 tháng đầu năm 2002, sản lượng xuất khẩu của Công ty đạt 769.000 sảnphẩm, kim ngạch xuất khẩu đạt 3.121.000 USD, doanh thu đạt 7.580.523.000, mứclương bình quân của cán bộ công nhân viên đạt 800.000đồng /người/tháng. Với đội ngũ cán bộ có năng lực, đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ kỹ thuậtđược đào tạo cơ bản với tinh thần trách nhiệm cao, hệ thống trang thiết bị máy mayvà máy thêu hiện đại Công ty luôn cố gắng đáp ứng nhu cầu của thị trường, đạt hiệuquả kinh doanh cao nhất.II/ NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁYQUẢN LÝ Ở CÔNG TY TNHH MINH TRÍ.1. Đặc điểm về nhiệm vụ sản xuất và tính chất sản phẩm. May mặc là một ngành nghề phát triển từ lâu ở Việt Nam và ngày càng khẳng địnhvị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân. Cong ty TNHH Minh Trí là một Công tymay mặc với nhiệm vụ chính là chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc bằngvải dệt kim. Hiện nay trước những nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường, Công ty khôngngững nâng cao chất lượng sản phẩm và làm phong phú sản phẩm của mình trên thịtrường quốc tế. Những mặt hàng chính của Công ty: - Áo T- shirthttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 20
  • 21. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com - Áo Polo- shirt - Áo khoác ngoài bằng vải Polar Pleece - Áo khoác ngoài bằng vải Shepra Knit - Bộ thể thao bằng vải French Terry, vải Tricot… Trước sức cạnh tranh gay gắt của thị trường các nước, Công ty đã lựa chọn chomình một chiến lược kinh doanh đúng đắn. Do vậy Công ty đã đạt được mức xuấtkhẩu tương đối lớn. Biểu 1: Sản lượng xuất khẩu. Đv: sản phẩm Năm 2001 9 tháng đầu năm Mức tăng 2002 Tuyệt đối (sp) 02/01(%) 160.200 769.000 596.800 380 Qua đó ta thấy rằng, sản lượng xuất khẩu của Công ty tăng rất nhanh, trong 9tháng đàu năm 2002 đạt tới 769.000 sản phẩm, tăng hơn 380% so với cùng kỳ năm2001, kim ngạch xuất khẩu đạt 3.121.000 USD. Có được kết quả như trên là do Công ty đã đề ra được những biện phát chiếnlược đúng đằn, đặc biệt có tác động rất lớn của công nghệ sản xuất. 1.1 Đặc điểm của công nghệ sản xuất. Trước sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật công nghệ, đặc biệt trongđiều kiện hội nhập buộc các doanh nghiệp phải đưa những tiến bộ khoa học kỹ thuậtvào sản xuất. Công ty may mặc Minh Trí là công ty mới thành lập, nó ra đời trong thếgiới của khoa học công nghệ tiên tiến. Từ khi ra đời đến nay Công ty đã không ngừngcải tiến kỹ thuật, đầu tư máy móc thiết bị vạo sản xuất. Nhìn chung, do tính chất vàquy mô của Công ty nên máy móc thiết bị của công ty có những đặc điểm sau: - Do quy mô của doanh nghiệp không lớn nên số lượng máy móc thiết bị củaCông ty là không nhiều. - Máy móc thiết bị của Công ty đa số là nhập từ nước ngoài, chất lượng tươngđối tốt. Hiện nay Công ty có một hệ thống máy may hiện đại gồm: + Khoảng 600 máy may. + 4 dàn máy thêu vi tính. + Các thiết bị chuyên dùng khác. - Máy móc thiết bị của Công ty tương đối đồng bộ. Trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu thị trường và mở rộng sản xuất Công tysẽ đàu tư thêm trang thiết bị 1.2. Đặc điểm về nguồn vốn của Công ty. Do loại hình của doanh nghiệp là Công ty TNHH nên nguồn vốn của Công tychủ yếu là nguồn vốn góp và hàng năm nguồn vốn tăng lên nhờ nguồn vốn tự bổ sungtừ lợi nhuận của Công ty.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 21
  • 22. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com Nguồn vốn của Công ty trong những năm vừa qua đã không ngững tăng lên.Điều đó được thể hiện qua số liệu sau:Biểu 2: Tổng nguồn vốn của Công ty TNHH Minh Trí trong thời gian gần đây. Chỉ tiêu 2002 2003 Quý I -2004 1. Vốn cố định 6.367.830.192 24.747.250.616 26.203.337.737 2. Vốn lưu động 3.990.316.741 15.292.133.385 11.321.252.677 Tổng nguồn vốn 10.358.146.933 40.039.384.001 37.524.590.414 Biểu 3: Tỷ lệ VCĐ, VLĐ ĐV: % Chỉ tiêu 2002 2003 Quý I- 2004 VCĐ/ tổng NV 62 62 70 VLĐ/ tổng NV 38 38 30 Qua biểu trên ta thấy: - Nguồn vốn của Công ty luôn tục tăng với tốc độ nhanh. - Vốn cố định của Công ty là tương đối lớn trong tổng nguồn vốn, năm 2002vốn cố định chiếm tới 62 % trong tổng nguồn vốn và năm 2003 nguồn vốn cố địnhcũng chiếm một tỷ lệ tương ứng, quý I – 2004 nó chiếm tới 70% tổng nguồn vốn.Đây là đặc điểm khác biệt với các đơn vị kinh doanh thương mại. Bởi Công ty là mộtdoanh nghiệp sản xuất cho nên giá trị máy móc, nhà xưởng là rất lớn. 1. 4 .Đặc điểm về thị trường và đối thủ cạnh tranh. - Thị trường đầu vào: Nguồn vật liệu của Công ty chủ yếu là nhập từ bên ngoài, Công ty hoàntoàn chủ động trong việc khai thác vật tư. Nhìn chung nguồn vật liệu của Công ty làtương đối ổn định nhưng do Công ty nhập vật liệu từ bên ngoài cho nên Công ty phảiduy trì mối quan hệ giữa các bạn hàng tốt nhằm đáp ứng kịp thời nguồn vật liệu đầuvào khi cần thiết. Nguồn vật liệu của Công ty chủ yếu: vải, kim chỉ, cúc…Để đánh giá tìnhhình đầu vào của Công ty ta xem xét nguồn vật liệu chính trong quá trình sản xuất:vải Biểu 4: Tình hình xuất – nhập vải của Công ty TNHH Minh Trí Ngày 01/1/2002 Số Tên quy Tồn đầu kỳ Nhập Xuất trong kỳ Tồn T cách vật trong kỳ cuối kỳ T liệu SL Giá trị SL GT SL GT SL GT 1 Vải thun 5.000 137.730.776 5.000 137.730.776 0 0 2 Vải CD 3.266 31.353.600 3.266 31.353.600 0 0 126*60 3 Vải P/CD 17.670 134.292.000 17.670 134.292.000 0 0 20/98*48 4 Vải CD 30 7.600 72.352.000 7.600 72.352.000 0 0http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 22
  • 23. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com 126* 60.4 5 Vải 2003 4.750 22.657.500 4.750 22.657.500 0 0 6 Vải 2100 6.175 32.588.432 6.175 32.588.432 0 0 - Thị trường đầu ra: Sản phẩm của Công ty chủ yếu là xuất khẩu và hiện nay nó có mặt ở nhiều nướctrên thế giới. Sản lượng xuất khẩu của Công ty là tương đối lớn, năm 2002 kim ngạchxuất khẩu của Công ty đạt 3.121.000 USD. Tuy nhiên để có một vị trí vững chắc trênthị trường các nước và ngày càng mở rộng được quy mô sản xuất nhằm hoàn thànhnhiệm vụ của công ty: Công ty may mặc xuất khẩu. * Tình hình đối thủ cạnh tranh. Trong những năm qua, thị trường dệt may của nước ta có nhiều biến động. Sựcạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt hơn do sợ có mặt của nhiều công ty may mặcthuộc mọi thành phần kinh tế: các công ty của nhà nước(công ty may 10, công ty mayThăng Long, công ty may 20…) cũng như các doanh nghiệp tư nhân khác. Đứngtrước sự cạnh tranh đó Công ty Minh Trí phải đặt ra nhiệm vụ và xác định mục tiêurõ ràng nhằm tạo chỗ đững của mình và ngày càng mở rộng uy tín trên thị trườngquốc tế.1.5. Đặc điểm về lao động của công ty. Do tích chất và loại hình công ty nên sự biến động về lao động trong công ty là doquy mô sản xuất kinh doanh quyết định. Những năm gần đây, do quy mô sản xuất lớndần lên vì thế mà số lượng lao động trong công ty cũng tăng lên. Để đánh giá sự biếnđộng đó ta xem xét qua bảng số liệu sau: Biểu 5: Thống kê số lượng lao động trong công ty Đơn vị: Người Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Tổng số CBCNV 577 750 853 -Lao động gián tiếp 115 121 123 -Lao động trực tiếp 462 629 730Qua bảng số liệu trên ta có bảng về tỷ lệ lao động trong công ty như sau: Biểu 6: Tỷ lệ về lao động trong công ty Đơn vị: % Chỉ tiêu 2001 2002 2003 -Lao động gián tiếp 20,1 16,1 14,4 -Lao động trực tiếp 79,9 83,9 85,6 Qua biểu trên ta thấytỷ lệ lao động trực tiếp ở trong công ty là khá lớn và tỷ lệnày được tăng dần qua các năm. Điều đó phản ánh tích chất của công ty là công tysản xuất. Mặt khác tỷ lệ lao động gián tiếp giảm dần phản ánh xu hướng tinh giảmtrong bộ máy quản lý của công ty .1.7. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Là một công ty mới hình thành nên hiện nay công ty đang từng bước tìm vàkhẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường may mặc quốc tế. Điều này cho ta thấyhttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 23
  • 24. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.comđược giá trị của các thành tựu đã đạt được trong sản xuất kinh doanh cũng như sự cầnthiết phải nhanh chóng khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong công ty nhằm giúpcông ty xây dựng được chiến lược kinh doanh đúng đắn để từ đó công ty khôngngừng phát triển, đi lên trước thế kỷ hội và phát triển. Từ khi đi vào hoạt động đến nay, nhìn chung kết quả sản xuất kinh doanh củacông ty đạt được là rất khả quan, năm sau cao hơn năm trước. Biểu 8: Kết quả hoạt động sản xuất của công ty TNHH Minh Trí Đơn vị: đồng Chỉ tiêu 2001 2002 Quí I năm 2004 1. Tổng doanh thu 6.523.586.542 22.659.606.061 32.047.084.173 2.Nộp ngân sách 311.277.647 1.081.219.482 1.529.149.785 3. Lợi nhuận 70.230.092 101.290.423 101.054.230 4. Thu nhập bình quân 740.000 800.000 1.008.014 lao động/ tháng Qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một số năm ta thấy: - Công ty liên tục làm ăn có lãi, biểu hiện lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, đặc biệt chỉ trong 3 tháng đầu năm 2004 lợi nhuận đạt được của công ty xấp xỉ bằng lợi nhuận của năm 2002. - Do doanh thu hàng năm đều tăng cho nên nộp ngân sách Nhà nước hàng năm cũng tăng theo. - Thu nhập bình quân của lao động hàng năm cũng tăng lên. Từ đó đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng cao. III. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY . 1. Mô hình tổ chức bộ máy trong công ty Mỗi doanh nghiệp có một cách tổ chức bộ máy riêng của mình phù hợp với đặcđiểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với tính chất ngành nghề, đặc tính sảnphẩm, công ty đã xây dựng mô hình tổ chức bộ máy quản lý của mình như sau:http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 24
  • 25. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.comSơ đồ1:Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Minh Trí Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty được xây dựng theo cơ cấu trựctuyến. Với cơ cấu này, công ty đã thực hiện nghiêm được chế độ một thủ trưởng, mỗicấp đươi chỉ có một cấp trên. Do đó mà mọi mệnh lệnh trong công ty được thi hànhnhanh chóng.2. Hệ thống chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý của công ty gồm có : - 1 Giám đốc - 3 P.giám đốc - 4 Phòng chức năng Mỗi phòng chức năng sẽ thực hiện nhiệm vụ riêng của mình nhằm đạt mục tiêuchung của công ty: hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt nhất. 2.1 Phòng Tổ chức- lao động-hành chính 2.1.1 Chức năng - Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, chế độ chính sách, quản lý hành chính, phục vụ bảo vệ. - Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp giúp giám đốc công ty chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong công ty thực hiện tốt các chủ trương của giám đốc về các lĩnh vực do phòng quản lý. - Tổng hợp, phân tích, báo cáo thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực phòng quản lý để phục vụ công tác chung của công ty . 2.1.2 Nhiệm vụ - Công tác tổ chức bộ máy quản lý và quản lý cán bộ công nhân viên. - Công tác lao động, tiền lương và các chế độ. - Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. - Công tác phục vụ, vệ sinh công nghiệp.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 25
  • 26. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com - Bảo vệ tuần tra canh gác.2.2 Phòng kế toán- tài chính 2.2.1 Chức năng Phòng kế toán –tài chính có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trongcông tác kế toán, tài chính của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mụcđích, đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được duytrì liên tục và có hiệu quả kinh tế cao. 2.2.2 Nhiệm vụ - Nhiệm vụ chung. + Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển sửdụng tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty, tình hình sử dụng các nguồn vốn, phản ánhcác chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty +Kiểm tra tình hình thực hiện kết quả sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chitài chính, kiểm tra việc giữ và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn , các nguồnkinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng tham ô, lãng phí, vi phạmchính sách chế độ quản lý kinh tế, kỷ luật tài chính của Nhà nước. - Công tác tài chính +Lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với cơquan Nhà nước và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do Nhà nước quy định. + Lập kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu tư (nếucó). Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ, đúng chế độ Nhà nước quy định. + Quản lý và tổ chức sử dụng đồng vốn đúng mục đích có hiệu quả. Bảo toànvà phát triển vốn của công ty, thực hiện tốt các chế độ tài chính của Nhà nước - Công tác hạch toán kế toán + Thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống nhất. Mở sổ sách theo dõi, ghichép tình hình cung ứng quản lý vật tư hàng hóa của công ty bao gồm lượng và giátrị. +Hạch toán chi phí, nhập- xuất vật tư đến các phân xưởng sản xuất. Theo dõiviệc mua sắm sử dụng tài sản trong công ty, theo dõi chi tiết từng loại tài sản. 2.3.Phòng kế hoạch- kinh doanh-xuất nhập khẩu 2.3.1 Chức năng : Tham mưu giúp việc cho giám đốc về các lĩnh vực: - Xây dựng và điều hành việc thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty. - Công tác cung ứng vật tư sản xuất và quản lý vật tư, sản phẩm của công ty trong các kho do phòng quản lý. - Theo dõi và quản lý vật tư, sản phẩm gia công ở các đơn vị khác. - Công tác tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước, tiêu thụ các phế liệu. - Công tác nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, phụ tùng,…phục vụ sản xuất kinh doanh và phát triển công ty, đồng thời xuất khẩu sản phẩm của công ty ra nước ngoài. 2.3.2 Nhiệm vụ - Kế hoạch sản xuất:http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 26
  • 27. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com + Căn cư vào kế hoạch sản xuất hàng năm và các hợp đồng cụ thể đã ký kết,giao dịch, nhận đơn hàng của khách hàng về số lượng, giá cả, thời gian giao nhậnhàng. Xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng, kể cả sản phẩm mang gia công ngoàitrình giám đốc duyệt. + Phân bổ kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất, điều hành phối hợp giữacác đơn vị trong công ty để thực hiện kế hoạch sản xuất đúng tiến độ. +Tổ chức việc nhập- xuất vật tư sản phẩm cho các đơn vị trong và ngoàicông ty khẩn trương, chính xác. Thực hiện nghiêm chế độ cấp phát sổ sách, luânchuyển giao nhận chứng từ, chế độ kiểm kê báo cáo, chế độ quyết toán vật tư. -Kinh doanh Xây dựng và tổ chức thiện kế hoạch mua sắm NVL phục vụ cho sản xuất đảmbảo đầy đủ, kịp thời NVL cho các đơn hàng . Các mặt hàng vệ cho công ty đảm bảochất lượng, giá cả phù hợp. 2.4. Phòng kỹ thuật 2.4.1. Chức năng : tham mưu cho giám đốc về các lĩnh vực: - Kỹ thuật may cơ khí - Lập kế hoạch mua NVL phục vụ sản xuất, kế hoạch mua sắm thiết bị, phụ tùng cần dùng cho các đơn hàng chuẩn bị sản xuất. - Định mức kinh tế kỹ thuật may, sử dụng NVL cho các đơn hàng ,định mức lao động và hao phí lao động. - Xây dựng các chỉ tiêu kỹ thuật chất lượng sản phẩm đảm bảo đúng chất lượng sản phẩm tho yêu cầu của khách. Kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Điều khiển các đơn vị trong công ty trong mọi lĩnh vực kỹ thuật. 2.4.2 Nhiệm vụ - Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật, qui trình công nghệ cho các đơn hàng chuẩn bị sản xuất . Xây dựng định mức sử dụng NVL cho sản phẩm. - Nghiên cứu, thiết kế sản xuất thử các phẩm mới hoặc may mới - Giám sát theo dõi các phân xưởng sản xuất thực hiện đầy đủ, chính xác thiết kế công nghệ đã ban hành - Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra giúp các phân xưởng sản xuất phát hiện và khắc phục kịp thời các biến động lớn về chấtlượng đmr bảo mặt hàng sản xuất ra luôn đạt các yêu cầu,tiêu chuản đã định. Triển khai theo dõi thực hiện thiết kế và sản xuất các loại sản phẩm mẫu. - Hướng dẫn, theo dõi , đôn đốc và kiểm ttrạíup các phân xưởng lập và thực hiện kế hoạch lịch trình tu sửa thiết bị đầy đủ theo nội dung bảo trì đã được Giám đốc phê duyệt. - Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân lành nghề. Tham gia đào tạo tay nghề công nhân. - Tổ chức kiểm soát xây dựng ban hành các định mức sử dụng vật tư nguyên liệu. - Tổng kết đánh giá thực hiện công tác kỹ thuật hàng năm, xây dựng phương hưpngs chiến lược năm sau và lâu dài của công ty. 2.5. Bộ phận quản lý đơn hànghttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 27
  • 28. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com 2.5. 1. Chức năng Cán bộ nghiệp vụ làm công việc này là người giúp việc cho Giám đốc trong vấnđề lập kế hoạch điều hành sản xuất . 2.5.2. Nhiệm vụ - Triển khai đơn hàng + Nhận và biên tập tài liệu + Làm hướng dẫn sản xuất cho phòng kỹ thuật. + Làm định mức NVL. + Đặt mua các loại NVL cần thiết cho đơn hàng. + Làm kế hoahj sản xuất chi tiết . + Làm bảng màu vải. + Làm bảng hướngdẫn NVL. + Hướngdẫn là, bao gói đóng thùng. -.Theo dõi đơn hàng + Theo dõi vật tư + Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng. + Giao dịch với các khách hàng về các vấn đề.3. Mối quan hệ công tác Nhìn vào sơ đồ tổ chức bộ máy công ty ta thấy rằng mối quan hệ công tác trongcông ty là mối quan hệ theo chiều dọc, chiề ngang. Liên hệ giữa cấp trên và cấp dướicó tính chất chỉ đạo, mệnh lệnh. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưucho lãnh đạo tuyến trên trong phạm vi chức năng và chuyên môn của mình. • Mối quan hệ chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh ttrong công ty là hệ thống quản lý theotuyến. Mối quan hệ trong hệ thống là mối quan hệ theo chiều dọc. Các cán bộ quản lývà điều hành theo chiều dọc từ trên xuống dưới tới ccác phòng ban và các phânxưởng sản xuất. Nói cách khác, cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệm quản lýkinh doanh thuộc bộ phận mình. Qua sơ đồ ta thấy, dứng đầu công ty lầ Giám đốc, chịu trách nhiệm mọi mặthoạt động của công ty. Giúp việc cho Giám đốc gồm 3 P. Giám đốc. Họ phải thực thiquyết định của Giám đốc và chịu trách nhiệm trướcnhững công việc ở trên đưaxuống. Tổ chức của công ty bao gồm 5 phòng chức năng và 5 phân xưởng. Các phòngban và phân xưởng sản xuất với chức năng và nhiệm vụ cụ thể giúp cho việc nắmbắt thông tin trong khối mình phụ trách của các P. Giám đốc nhanh chóng, chính xácvà kịp thời trình lên Giám đốc khi có yêu cầu. Đứng đầu các phòng ban là các cán bộtrưởng phòng có nhiệm vụ điều hanh mọi hoạt động của phòng ban mình phụ trách. • Quan hệ chiều ngang Toàn bộ hệ thốnh được chia ra thành nhiều chức năng. Công ty căn cứ vào chứcnăng này để phân công lao động. Việc phân bố theo chức năng là căn cứ vào trìnhđộ chuyên môn kỹ thuật của lao động quản lý. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty ta thấy, Công ty có 5 phòngban chức năng. Các phòng ban này vừa phải đảm nhiệm hoạt động tốt các nhiệm vụhttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 28
  • 29. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.comtrong phòng ban của mình vừa phối hợp với các phòng ban khác nhằm tạo ra sự nhịpnhàng trong hoạt động quản lý và việc xử lý các thông tin trong sản xuất kinh doanh . Như vậy, đẻ thực hiện tốt sự cộng tác này, đòi hỏi công ty phải có nội qui, quichế rõ ràng, xem xet và phân bổ chính xác chức năng nhiệm vụ của từng phòng saocco chúng không bị chồng chéo lên nhau. Mặt khác, phải qui định mối quan hệ giữacác phòng ban với nhau. Đặc biệt là những công việc mà các phòng ban phải sư dụngkết quả của nhau.Phải được qui định thời gian chuyển giao hoặc thônng báo số liệuvà kết quả có liên quan.4.Tổ chức lực lượng lao động quản lý ở công ty Lao động là tài sản quý giá nhất ở mỗi doanh nghiệp , là nguồn lực quan trọngnhất cho sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế-xã hộinói chung. Chất lượng lao động, số lượng lao động cũng như việc bố trí hợp lý laođộng trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc tăng năng suất lao động,tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hơn nữa nó là chỉ tiêu để đáng giá trình độ, nănglực của bộ máy quản lý công ty. Trên quan điểm lao động là nguồn sáng tạo ra mọi của cải vật chất cho xã hội.Hiệu quả sử dụng lao động sẽ tác động rất lớn vào khối lượng sản xuất vật chất. Dođó, mỗi doanh nghiệp cần phải tăng cường quản lý lao động. Trong điều kiện hiệnnay, lao động là lao động hiệp tác ở trình độ cao và trên một phạm vi rộng lớn. Xétriêng trong một doanh nghiệp lao động ấy phải được hiệp tác chặt chẽ trong từng tổsản xuất, từng phân xưởng và trong từng doanh nghiệp. 4.1 Phân tích số lượng lao động quản lý trong công ty Qua những con số thống kê về số lượng lao động quản lý trong công ty ta thấy:số lượng lao động quản lý được điều chỉnh ngày càng gọn nhẹ. Cụ thể năm 2002 sốlao động quản lý giảm gần 4% so với năm 2001, năm 2003 giảm xấp xỉ 2% so vớinăm 2002 và quý I năm 2004 giảm 1,1% so với năm 2003. Mặc dù vậy do đặc điểmsản xuất ngành may không đòi hỏi phải có nhiều người quản lý. Vì vậy công ty phảicó biện pháp nhằm tinh giản bộ máy quản lý để phù hợp với hoạt động sản xuất kinhdoanh của mình hơn. 4.2 Đáng giá về chất lượng lao động quản lý Quản lý lao động là quản lý một nhân tố cơ bản nhất, quyết định nhất của lựclượng sản xuất. Trong điều kiện cách mạng khoa học và kỹ thuật hiện nay, nhiềunhân tố khác của sản xuất đã có sự thay đổi, nhưng nếu thiếu một đội ngũ lao động cótrình độ, có tổ chức thì cũng không thể phát huy hết được tác dụng của các nhân tốkhác. Vì vậy, khi đánh giá về chất lượng lao động quản lý thì một trong những tiêuchuyển là chuyên môn nghiệp vụ và trình độ học vấn của lao động quản lý. Xét vềphương diện này thì hầu hết các lao động quản lý của công ty đều có trình độ trêntrung cấp, đã được bồi dưỡng về quản lý kinh tế, hành chính. Bên cạnh đó thì việc sắp xếp và sử dụng lao động đúng tiêu chuẩn và mục đíchtăng cường mối quan hệ hợp tác giữa các cán bộ quản lý sẽ là một chỉ tiêu đánh giáchất lượng quản lý.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 29
  • 30. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.comIII.MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁYQUẢN LÝ CÔNG TY TNHH MINH TRÍ.1. Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh Trong cơ chế của nền kinh tế mở ở nước ta hiện nay, các doanh nghiệp muốnđứng vững và phát triển sản xuất kinh doanh thì không những phải xây dựng chiếnlược kinh doanh phù hợp, nghiên cứu kỹ các vấn đề công nghệ, các chiến lược quảngcáo, bán hàng… mà còn phải xây dựng cho đựơc một bộ máy quản lý hợp lý, luônhoàn thiện để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ. Vì vậy, việc định ra các phương hướng phát triển cho công ty là rất quan trọng.Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp : - Tăng kết quả sản xuất kinh doanh - Giảm chi phí sản xuất kinh doanh - Đảm bảo thu nhập cao nhất cho người lao động. - Thoả mãn tối đa nhu cầu thị trường.2. Quan điểm hoàn thiện Nền sản xuất lớn TBCN và XHCN ra đời đã làm thay đổi cơ bản nền tảng vậtchất kỹ thuật của xã hội đồng thời làm thay đổi vai trò chức năng và trình độ văn hoá,khao học kỹ thuật của con người. Biểu hiện chủ yếu của sự thay đổi đó là sự thay đổivề cơ cấu quản lý, phương thức quản lý và ngày càng hoàn thiện hơn bộ máy quản lýdoanh nghiệp. Nước ta là một nước đi lên XHCN từ một nền sản xuất nhỏ nên việc mở rộng quymô sản xuất nhằm đạt mục tiêu tăng trưởng kinh tế đang là nhiệm vụ cấp thiết .Muốn vậy, chúng ta phải nghiên cứu và đưa những thành tựu của khoa học quản lý vàhoàn thiện bộ máy quản lý. Đồng chí Lê Duẩn trong quyển “Mấy vấn đề về tổ chứcvà cán bộ trong XHCN ” đã viết: “Chúng ta có hai phương thức tổ chức: thủ côngnghiệp hay đại công nghiệp. Nếu đưa những quan niệm và phương pháp của sản xuấtnhỏ vốn quen thuộc với chúng ta từ bao đời nay và hoạt động tổ chức quản lý thìcũng không thể có được CNXH, CNXH thật sự với một nền sản xuất lớn, cơ giớihóa”. Như vậy, quan điểm hoàn thiện bộ máy quản lý: - Tổ chức bộ máy quản lý đủ về số lượng, mạnh về chất lượng. - Bố trí hợp lý, cân đối. - Hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng. - Hoàn thành tốt mục tiêu doanh nghiệp đề ra .3.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . Từ những phương hướng và nhiệm vụ quản lý như trên cùng với thực trạng củacơ cấu bộ máy quản lý của công ty. Trong thời gian thực tế tại công ty Minh Trí tôithấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn được ban lãnh đạo quantâm. Tuy vậy, bộ máy quản lý của công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải giải quyếtnhằm tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh . 3.1 Sắp xếp bố trí lại các phòng ban chức năng Nhìn chung bộ máy quản lý của công ty được sắp xếp khá gọn nhẹ tuy nhiênphòng kế hoạch – kinh doanh – xuất nhập khẩu của công ty kiêm quá nhiều chứcnăng. Do vậy, việc cần thiết phải giảm gánh nặng cho bộ phận này, qua đó sẽ tăngđược hiệu quả hoạt động của phòng. Việc làm này có thể thực hiện được bằng cáchhttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 30
  • 31. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.comthêm phòng marketing. Nếu thêm phòng này sẽ tạo ra một số lợi thế cho doanhnghiệp mặc dù có tăng thêm chi phí cho lao động quản lý: - Giúp doanh nghiệp hoạch định các chiến lược kinh doanh đung nhất dựa vào nghiên cứu nhu cầu thị trường, cung-cầu sản phẩm do đội ngũ những nhân viên Mar chuyên nghiệp đảm nhiệm. - Phòng Mar sẽ giúp mở rộng thị trường để khẳng định và phát triển vị trí của mình, vươn xa hơn thị trường các nước. - Nó là vũ khí sắc bén giúp doanh nghiệp cạnh tranh có hiệu quả. - Qua việc phân tích thị trường, qua hoạt động quảng cáo, xúc tiến bán hàng…phòng Mar giúp cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, kiểm soát giá cả, tạo khách hàng cho doanh nghiệp từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . HĐQT Giám đốc P. Giám đốc I P. Giám đốc II P. Giám đốc IIIPhòng Phòng Phòng P.Quản lý P.KH- P.MarTC-LĐ-HC .KT-TC Kỹ thuật đơn hàng KD-XNKPX.MayI PX.MayII PX.MayIII PX.Thêu PX hoàn thiệnSơ đồ2: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý sau khi điều chỉnh • Hiện trạng về chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty còn có những chồng chéo. Vì vậy, cần phải có những điều chỉnh trong vấn đề này: - Việc quản lý vật tư ở phòng kế hoạch - kinh doanh- xuất nhập khẩu đưa sang phòng kế toán quản lý - Việc lập kế hoạch các dự án đầu tư ở phòng kế toán chuyển sang nhiệm vụ cho phòng kế hoạch - kinh doanh – xuất nhập khẩu.http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 31
  • 32. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com Qua phân tích trên ta có thể đưa tra mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công tynhư sau: 3.2 Nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng ban chức năng Hiệu quả của các phòng ban phụ thuộc rất lớn năng lực của cán bộ quản lý, điềukiện làm việc và mối quan hệ giữa các phòng ban. Do vậy, công ty phải quan tâm đếnvấn đề này - Bồi dưỡng năng lực và nâng cao trình độ cho người quản lý . Con người là yếu tố có tích chất quyết định đến hiệu quả của sản xuất kinh doanhdo đó điều quan tâm trước hết của các nhà quản trị là phải tạo ra được một đội ngũnhững nhà quản lý giỏi. Nhìn vào thực trạng hiện nay của công ty ta thấy rằng cán bộquản lý trong công ty là những người có trình độ từ trung cấp trở nên. Song vấn đềchuyên môn nghiệp vụ thì cần phải năng cao hơn nữa nhằm đáp ứng tồi đa nhu cầuquản lý. - Mỗi quan hệ công tác giữa các phòng ban. Để bộ máy quản lý hoạt động được nhịp nhàng thì mối quan hệ giữa các phòngban phải tốt. Muốn vậy, các phòng ban phải chú ý hoàn thành tốt nhiệm vụ của mìnhđồng thời phải thấy được kết quả hoạt động của mình có ý nghĩa như thế nào với cácphòng ban khác. Từ thực tế mối quan hệ các phòng ban của công ty Minh Trí, công tyquan tâm hơn nữa nhằm củng cố mối quan hệ này. 3.3 Tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên - Thu nhập của cán bộ công nhân viên ở công ty hiện nay so với mặt bằng chung là tương đối cao nhưng so với mức tăng doanh thu của công ty thì chưa thật tương xứng. Do vậy thời gian tới công ty cần thiết phải tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên làm được như vậy công ty đã toạ được động lực làm việc cho mọi ngườihttp://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 32
  • 33. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com KẾT LUẬN Trong cơ chế mở của nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đều cốgắng làm ăn có hiệu quả và phát huy tối đa ưu thế của mình trên thị trường. Việc đócó ý nghĩa không nhỏ của bộ phận quản lý. Quản lý tốt sẽ giúp cho mọi hoạt độngtrong quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả caonhất.Như vậy bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần đặc biệt quan tâm đến đội ngũlao động quản lý. Có một cơ cấu hoàn thiện với một đội ngũ những nhà quản lý cótrình độ sẽ giúp cho doanh nghiệp đi lên trong mọi hoàn cảnh. Trong thời gian qua Công ty TNHH Minh Trí đã có nhiều cố gắng trong việc sắpxếp tổ chức lại bộ máy quản lý và đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh. Những cốgắng đó đã giúp Công ty đạt được những kết quả đáng khích lệ, từng bước khẳngđịnh vị trí của mình trên thị trường quốc tế. Công ty đã và đang hoàn thiện bằng cáchquan tâm phát triển sản xuất, mở rộng thị trường, luôn đảm bảo đủ công ăn việc làmcho người lao động và có xu hướng tăng thu nhập. Mặc dù vậy việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý công ty vẫn còn tồn tạimột vài hạn chế cần khắc phục và điều chỉnh. Sau một thời gian thực tế ở Công ty, tôi đã cố gắng tìm hiểu thực trạng về cơ cấutổ chức bộ máy của Công ty. Trên cơ sở đó tôi đưa ra một vài ý kiến nhằm góp phầnhoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức của công ty. Tuy nhên, do chưa có kinh nghiệm thựctế, khả năng còn hạn chế của một sinh viên nên không thể tránh khỏi thiếu sót nhấtđịnh. Rất mong được sự góp ý của ban lãnh đạo công ty và các thầy cô. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS: Vũ Quang Thọ vàtập thể ban lãnh đạo Công ty TNHH Minh Trí đã giúp em hoàn thành đề tài môn học. Hà Nội, tháng 5 năm 2004. SV: Đỗ Thị Ngàn MỤC LỤC:http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 33
  • 34. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.comLời nói đầuNội dung : Phần I: Lý luân chung về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanhnghiệp I: Một số khái niệm cơ bản 1.Một số khái niệm về quản lý 2.Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp II:Những nội dung cơ bản của tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.Thiết kế bộ máy quản lý doanh nghiệp 2. Tổ chức lao động quản lý III:Sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanhnghiệp Phần II:Thực trạng cơ cấh tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Minh Trí I.Vài nét về Công ty TNHH Minh Trí II. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của bộ máy Công ty 1. Đặc đểm về nhiệm vụ sản xuất và tính chất sản phẩm 2. Đặc điểm về công nghệ sản xuất 3. Đặc diểm về nguồn vốn của Cong ty 4. Đặc điểm về thị trường ,về đối thủ cạnh tranh 5. Đặc điểm về lao động của Công ty 6 .Kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty III:Thưc trạng của cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty 1. Mô hình tổ chức bộ máy 2. Hệ thống chức năng nhiệm vụ 3. Mối quan hệ công tác trong cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty 4.Tổ chức lực lượng lao động quản lý ở Công ty IV: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Minh TríKết luận. Nhận xét của giáo viên hướng dẫn:http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 34
  • 35. Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 35