bctntlvn (119).pdf

1,132 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,132
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
30
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

bctntlvn (119).pdf

  1. 1. Luận vănĐề tài: Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP
  2. 2. LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và pháttriển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệuquả.Để làm được những điều đó các doanh nghiệp luôn cải tiến và nâng cao chấtlượng sản phẩm. Do đó công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu, công cụdụng cụ được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tốt sẽ cung cấpthông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản lí và các phần hành kế toánkhác trong doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những phương án sản xuấtkinh doanh có hiệu quả. Nội dung thực hiện công tác hạch toán nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ là vấn đề có tính chất chiến lược đòi hỏi mỗi doanhnghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP là một doanh nghiệp Nhà nước hoạtđộng trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xây dựng. Chínhvì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty rất đượccoi trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn bộ công tác quản lýcủa công ty. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP em đãtìm hiểu thực tế, kết hợp với lý luận đã học ở trường để viết chuyên đề: "Kếtoán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty22 BQP". Chuyên đề được chia làm 3 chương: Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chương II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụngcụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP. Chương III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ. Do điều kiện thời gian có hạn nên trong chuyên đề không tránh đượcnhững thiếu sót, em rất mong có sự chỉ bảo của các cô chú trong Công ty 1
  3. 3. cũng như sự chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn Phạm Thanh Huyền. Em xin chânthành cám ơn. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆPI. KHÁI NIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoánhư:cát,sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc ; rauquả trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm...,là tài sản dự trữ của doanhnghiệp phục vụ sản xuất. +) Trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu được bao gồm cấc yếu tốđược đưa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếpcủa con người thông qua tư liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm : bột mì, trứng,sữa... để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp :các loại dầu,mỡ bôi trơn ,phụ tùng thay thế.. phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bìnhthường của máy móc ,thiết bị,,giảm thiệt hại do ngừng sản xuất ra. +)Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật ,Nguyên vậtliệu hoặc bị hao mòn toàn bộ như:nhiên liệu, chất đốt... hoặc chỉ thay đổi hìnhthái vật chất ban đầu như: mía để sản xuất đường ... hoặc vẫn giữ nguyêntrạng thái vật chất ban đầu như : vải để sản xuất quần ,áo.... Như vậy , Nguyên vật liệu được thể hiện dưới hình thái vật hoá cónghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể ,có thể sờ ,mó cảm nhận bằngtrực quan .Nhờ đó có thể cân, đo ,đong ,đếm được nên Nguyên vật liệu và sựbiến động của nó được kiểm soát thường xuyên bằng việc kiểm kê xác định sốlượng thông qua các đơn vị đo lường.II.PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU: Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại,nhiều thứ,có vaitrò ,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện 2
  4. 4. đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việcquản lý và hạch toán vật liệu.Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặctrưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò,tác dụng của nguyên vậtliệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý.Theo đặc trưng này,vật liệu được chiathành các loại sau: -Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình giacông, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “ kể cả bánthành phẩm mua vào” -Nguyên vật liệu phụ:là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợtrong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thayđổi màu sắc ,mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng đểđảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhucầu công nghệ kỹ thuật,phục vụ cho lao động công nhân viên chức. -Nhiên liệu:Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụnhưng nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất vàtiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khácnó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thôngthường.Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuấtkinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí nhưthan,khí đốt... -Phụ t ùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế ,sử chữa, bảodưỡng máy móc, thiết bị,phương tiện vận tải... -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cầnlắp, vật kết cấu, công cụ ...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xâydựng cơ bản. -Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuấthay thanh lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài. 3
  5. 5. -Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì,vật đóng gói,các loại vật tư đặc trưng. Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánhtổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu .Để đảm bảo thuậntiện ,tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng , giá trịtừng loại nguyên vật liệu ,trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽchi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vậtliệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại phổ biến trên,các doanh nghiệp có thể phân loạinguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa.Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩariêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau. Theo nguồn hình thành,vật liệu bao gồm: -Vật liệu mua ngoài -Vật liệu sản xuất -Vật liệu từ các nguồn khác như:nhận cấp phát ,góp vốn liên doanh,biếu,tặng thưởng... Cách phân loại này tạo tiền đề cho viẹc quản lý và sử dụng riêng cácloại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh giá được hiệuquả sử dụng vật liệu trong sản xuất.Hơn nữa ,còn đảm bảo việc phản ánhnhanh chóng ,chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốnkinh doanh của doanh nghiệp .Nhưng cách phân loại này không phản ánh chitiết được từng loại nguyên vật liệu. Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: -Vật liệu tự có -Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hìnhhiện có của vật liệu ,từ đó lên kế hoạch thu mua ,dự trự vật liệu phục vụ chohoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Theo mục đích và nơi suqr dụng nguyên vật liệu,gồm: 4
  6. 6. -Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất -Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanhnghiệp ,tiêu thụ sản phẩm... Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụngvật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối chophù hợp với kế hoạch sản xuất,tiêu thụ...III.ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trịcủa nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá phí” tức là tín toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyênvật liệu đó. Tuy nhiên , tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanhnghiệp chế biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánhgiá nguyên vật liệu sau : 3.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 3.1.1. Giá thực tế nhập kho Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanhnghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó .Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thựctế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đốitượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trênhoá đơn ( không bao gồm VAT) + các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vậnchuyển ,bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trựctiếp khác)- các khoản triết khấu thương mại ,giảm giá (do hàng mua khôngđúng quy cách, phẩm chất). Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanhthuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phưong pháp trực tiếp: Trị giá Trị giá Các loại Chi phí Các 5
  7. 7. thực tế mua ghi thuế trực tiếp khoản NVL nhập = trên hoá + không + phát sinh - triết kho trong đơn được hoàn trong khấu TM, kỳ (có VAT) lại khâu mua giảm giá - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí NVL thuê gia NVL xuất gia gia công vận chuyển công, chế biến = công ,chế biến + chế biến + bốc dỡ nhập kho trong kỳ - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí NVL thuê gia NVL xuất thuê phải trả vận chuyển, công,chế biến = gia công + cho đơn vị + bốc dỡ nhập kho trong chế biến GC ,CB kỳ - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh ,cổ phần thì giá thực tếlà giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Đối với nguyên vật liệu nhận cấp ,biếu tặng ... thì giá thực tế củanguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc đượcxác định trên cơ sở giá thị trường của nguyên vật liệu tương đương. - Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tếnếu còn sử dụng hoặc đánh giá theo giá ước tính. 3.1.2. Giá thực tế xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giáthực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu , đối tượng khác nhau 6
  8. 8. nhằm xác định chi phí hoat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việctính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phương pháp sau: Phương pháp giá đích danh Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tínhtrên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho củachính lô hàng nguyên vật liệu xuất kho đó . Phương pháp này sẽ nhận diện đựoc từng loại nguyên vật liệu xuất vàtồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt .Do đó trị giá của nguyên vậtliệu xuất và tồn kho đựoc xác định chính xác và tuyệt đối , phản ánh đúngthực tế phát sinh. Nhưng như vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặcbiệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ .Khi đóchi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện được.Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp tính giá này đối với những loạivật liệu đặc trưng có giá trị cao. Phương pháp nhập trước – xuất trước Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và sốlượng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó , khi xuất kho căn cứ vào số lượngxuất tính ra giá thực tế theo công thức sau: Trị giá thực tế NVL = Số lượng NVL * Đơn giá thực tế NVL xuất kho xuất kho của lô hàng nhậptrước Khi nào xuất kho hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy dơn giáthực tế của lô hàng tiếp sau để tính giá ra giá thực tế nhập kho .Cách xác địnhnày sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vìgia thực tế xuất kho lại đựoc xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhấtcòn laij nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời , xa rờithực tế . Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liênquan đến thời hạn sử dụng Phương pháp nhập sau –xuất trước 7
  9. 9. Ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tếvà số lượng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó khi xuất ,căn cứ vào số lượngxuất kho để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách : Trị giá thực tế Số lượng NVL Đơn giá thực tế NVL của lô NVL xuất kho = xuất kho x hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơngiá thực tế của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế. Nhưvậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế củanguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ.Ngược lại với phương phápnhập trước –xuất sau , với phương pháp này mọi sự biến động về giá đượcchuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Do đó phản ánh đúngđiều kiện kinh doanh tại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành củanguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế. Vì vậy phương pháp này thích hợpvới những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay như các loại thựcphẩm tươi sống trong công nghiệp chế biến : Phương pháp giá thực tế bình quân Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trêncơ sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu : Giá thực tế NVL Số lượng NVL Đơn giá thực tế bình quân xuất kho = xuất kho x của NVL Hiện nay , các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn giáthực tế bình quân sau: *Đơn giá bình quân gia truyền cả kỳ: Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳbình quân = Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên sốliệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ . Các lần xuất nguyên vật liệu khiphát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toànbộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập 8
  10. 10. .Điều đó làm cho công việc bị dồn lại , ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán songcách tinh này đơn giản , tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặcbiệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sửdụng ngắn và số lần nhập , xuất mỗi danh điểm nhiều. *Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giábình quân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sựkết hợp giữa cách tính bình quân gia truyền cả kỳ với phương pháp nhậptrước – xuất trước. Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ nàynên việc phản ánh thiếu chính xác. Nhưng đổi lại, cách tính này đơn giản,đảm bảo tính kịp thời về số liệu. *Đơn giá bình quân liên hoàn ( hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập): Sau mỗi lần nhập , kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tênnguyên vật liệu như sau: Lượng tồn Đơn giá bình quân Trị giá thực Đơn giá trước khi nhâp x trước khi nhâp + tế NVL bình = Lượng tồn trước khi nhập nhập kho quân lượng nhập thực tế Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh , đơn giá bình quân lần nhập cuối cùngtrước khi xuất được dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệuxuất kho. Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên ,vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến độngvề giá nhưng khối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập , kế toán phải tínhgiá một lần. Nhìn chung , dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phương pháp giáthực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướngbình quân hoá. Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật 9
  11. 11. liệu tồn kho có xu hướng san bằng cho nhau không phản ánh được thực tế ởthời điểm lập báo cáo . Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thựctế cuối kỳ. Theo phương pháp này , giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối kỳvà cách tính lần lượt như sau : Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn khoi cuối kỳ trên cơ sởgiá mua của lần nhập kho cuối cùng trong kỳ: Trị giá NVL thực Số lượng NVL thực Đơn giá lần mua tồn cuối kỳ = tồn cuối kỳ x cuối cùng Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ và cuối kỳ Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên khôngcung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập .Phương pháp này phù hợp vớinhững doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khácnhau, giá trị thấp nhưng lại xuất dùng thường xuyên không có điều kiện đểkiểm kê liên tục. 3.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho cácdoanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán .Còn đối vớidoanh nghiệp vừa và lớn , có nhiều chủng loại nguyên vật liệu , các nghiệp vụnhập ,xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của cả giá cả,việc tính toán , ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn , phức tạpnhiều khi không thể thực hiện được .Vì thế để đơn giản hơn cho công tác kếtoán ,doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá , gọi là giá hạch toán . Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định , có tính chất ổn định và chỉdùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong 10
  12. 12. việc thanh toán , giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính. Giáhạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính được quy định thống nhấttrong ít nhất một kỳ hạch toán .Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trênsổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản , sổ kếtoán tổng hợp và báo cáo kế toán . Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thựctế tiến hành theo hai bước sau: *Bước 1:Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ chênh = lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ *Bước 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá vừa tính được Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu , yêucầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vậtliệu có thể tính riêng cho từng thứ , từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu. Để sử dụng phương pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tếnguyên vật xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toánNhật ký – Chứng từ theo mẫu sau: Bảng Tính Giá Thực Tế Vật Liệu Ngày... tháng...năm ... TK152 - Nguyên liệu, vật liệuSTT Chỉ tiêu HT TT 1 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 2 Giá trị NVL nhập trong kỳ 3 Cộng số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ 11
  13. 13. 4 Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán 5 Hệ số chênh lệch 6 Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ 7 Giá trị NVL tồn cuối kỳ Mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung , ưu nhượcđiểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định . Doanh nghiệp phải căn cứ vàohoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán đểlựa chọn và đăng ký một phương pháp tính phù hợp . Phương pháp tính giá đãđăng ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán . Khi muốn thayđổi phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải được thể hiện công khai trênbáo cáo tài chính .Nhờ vậy có thể kiểm tra , đánh giá chính xác kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. IV. YÊU CẦU QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đát nước bước sang nền kinh tế thịtrường , các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêngchịu tác động của nhiều quy luật kinh tế , trong đó cạnh tranh là yếu tố kháchquan , nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn , nhưng cũng làđộng lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển . Để có thể vươnlên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏidoanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả . Một trong những giải phápcho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụthể là yếu tố nguyên vật liệu . Để công tác quản lý này đật hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: 12
  14. 14. - Phải có đày đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị ,về tình hình nhập , xuất , tồn kho. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý củatừng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn - Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về sốlượng và chất lượng . Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làmthất thoat vật liệu . - Quản lý định mức dự trữ vật liệu , tránh tình trạng ứ đọng hoặc khanhiếm vật liệu , ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất củadoanh nghiệp. Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó , nội dung công tác quản lý nguyên vậtliệu tại các khâu như sau : +Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vậtliệu,đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượngvới chi phí tối thiểu , đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu chosản xuất +Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng , thiết bị kỹthuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ , lý , hoá của từng loạinguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất... Nhìn chung các lại vậtliệu thường rất dễ hỏng dưới tác dụng của môi trường , khí hậu ... và dễ mấtmát , hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản . Chi phí cho việc bảoquản đôi khi rất lớn , do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phínay có nghĩa là phải tính được tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảoquản chung. +Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữtối da , mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mìnhcăn cứ vào yêu cầu đặc điểm của hoạt động sản xuất . +Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng , xuấtđủ cho sản xuất cần phải xác định đựoc chính xác giá xuất kho thực tế củanguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác . 13
  15. 15. Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác , cácdoanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lýchúng thông qua các ký hiệu bằng số , bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằngcách lập sổ danh điểm vật liệu Sổ Danh Điểm Vật Liệu Danh điểm vật Tên, nhãn hiệu, quy Đơn vị Đơn giá hạchKý hiệu nhóm liệu cách vật liệu tính toán1521-1 1521-01-01 1521-01-02 …1521-2 1521-02-01 1521-02-02 … Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểmvật liệu ghi đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựngtrên cơ sở số liệu của loại , nhóm và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lượngnhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu sốlượng dưới 10: sử dụng 1 chữ số , nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số ...) .Cácdoanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu chotừng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơngiản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phậnkỹ thuật , bộ phận cung ứng và phòng kế toán , đồng thời báo cáo cho các cơquan chủ quản.V. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 14
  16. 16. Xuất phát từ đặc điểm , yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như vai tròcủa kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế , nhiệm vụ của kếtoán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xác định như sau: - Ghi chép , phản ánh đầy đủ , kịp thời số hiện có và tình hình luânchuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật . Tính toán đúng đắn trịgiá của nguyên vật liệu nhập kho , xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý . - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vậtliệu , kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất . - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho , cungcấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt độngkinh doanh .VI . KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giátrị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp .Tuỳ vào tình hình thực tếmà có thể lựa chọn một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp: 1.1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thườngxuyên là phương pháp ghi chép , phản ánh thường xuyên , liên tục và có hệthống tình hình nhập , xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kếtoán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu . Với phương pháphạch toán này , kế toán có thể cung cấp số liệu về tình hình nhập , xuất , tồnkho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào . 1.1.1.Hạch toán ban đầu Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứngchứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành , kế toánmới được ghi chép và phản ánh .Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn , 15
  17. 17. chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập , làchứng từ bắt buộc hay hướng dẫn nhưng phải đảm bảo tính hợp lý , hợp lệ .Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ chủyếu sau đây : -Phiếu nhập kho : Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (theo mẫu 01-VT)trên cơ sở hoá đơn , giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Đây là loạichứng từ bắt buộc gồm 2 liên (nếu NVL mua ngoài )hoặc 3 liên (nếu NVL dogia công chế biến ) * Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng * Liên 2 : giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghisổ * Liên 3(nếu có) : người lập giữ -Biên bản kiệm nghiệp vật tư (mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này,doanh nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lậptheo kết cấu phù hợp nhất .Biên bản được lập vào lúc hàng về đến doanhnghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng , doanh nghiệp có trách nhiệm lập bankiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm NVL thu mua cả về số lượng , chất lượng, quy cách , mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” gồm 2 bản * 1 bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu lập khohay không * 1 bản giao cho kế toán -Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật tư nhưng chủ yếulà xuất kho NVL không thường xuyên với số lượng sử dụng ít. Gồm 3 liên ,do bộ phận sử dụng hoặc bộ phận cung ứng lập *Liên 1:lưu tại nơi lập *Liên 2:giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ rồi chuyển đến bộ phận ktoán *Liên 3:giao cho người nhận vật tư để ghi sổ ktoán nơi sử dụng 16
  18. 18. - Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04-VT):Trong trường hợp vật tưxuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêuhao vật tư cho sản phẩm . Gồm 2 liên *Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật tư *Liên 2:giao cho thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho , thủ kho ghi số thực xuấtvào thẻ kho.Cuối tháng sau khi đã xuất hết hạn mức , thủ kho phải thu lạiphiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra , đối chiếu với thẻ kho , ký và chuyển 1 liêncho bộ phận cung ứng , liên còn lại chuyển lên phòng ktoán - Thẻ kho:(mẫu 06-VT): do kế toán lập giao cho thủ kho để ghi chéphàng ngày .Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư ở cùng một kho và là căn cứđể kế toán kiểm tra , đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) :do bộ phận cungứng lập khi doanh nghiệp xuất kho vật tư cho gia công , chế biến , di chuyểnnội bộ sử dụng. - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) : Vào cuối kỳ , ở mỗi kho phảitiến hành kiểm kê , đánh giá , xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biênbản kiểm kê vật tư làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép , phát hiện ra cáctrường hợp thừa , thiếu vật tư để có biện pháp sử lý kịp thời . Biên bản nàycần lập thành 2 bản * 1 bản giao cho phòng kế toán * 1 bản giao cho thủ kho - Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ(mẫu 07-VT): trường hợp tại bộ phận sửdụng tiếp mà không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “ Phiếu báo vật tư còncuối kỳ ” từ đó xác định số NVL đã tính vào chi phí kỳ này được chuyển sangkỳ sau , phiếu gồm 2 bản * 1 bản giao cho phòng cung ứng * 1 bản giao cho phòng kế toán 17
  19. 19. Ngoài ra , để hạch toán NVL kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào 1số chứng từ khác : “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” , “ Hoá đơn GTGT ” ...Các chứng từ phản ánh thanh toán : “ Phiếu chi ” , “Giấy báo nợ ” ... 1.1.2.Tài khoản sử dụng Các tài khoản kế toán sử dụng gồm : TK 152 “ Nguyên vật liệu ”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng ,giảm NVL của doanh nghiệp theo giá thực thực tếTK 152 có nội dung và kết cấu như sau: Bên nợ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Khoản giảm giá ,triết khấu thương mại nguyên vật liệu mua vào , trị giá NVL mua trả lại bên bán Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (áp dụng cho doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ Trị giá thực tế NVL tồn kho Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các tài khảon cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm , thứ vật liệu TK 152 – “ Nguyên vật liệu ” TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ 18
  20. 20. TK 1523 – Nhiên liệu TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK 1526 – Vật liệu khác Ngoài ra còn có vài tài khoản TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: phản ánh giá trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua chấp nhận mua nhưng chư về nhập kho TK 331 “ Phải trả người bán ”: phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với đối tượng khác về khoản vật liệu , hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng đã ký. TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp ”: theo dõi giá trị NVL trực tiếp sử dụng cho sản xuất , công việc . Trị giá NVL không dùng hết nhập kho, trị giá phế liệu thu hồi. Và một số tìa khoản khác có liên quan như : TK 111 , TK 112 , TK 141 , TK 627 , TK 642 , TK 133... 1.1.3. Phương pháp kế toán 1.1.3.1. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu Tăng do mua ngoài nhập kho Nợ TK 152: Giá thực tế trên hoá đơn (không gồm VAT) Nợ TK 1331: VAT đầu vào Có TK 331, 111, 141... : Tổng giá thanh toán Tăng do nhập kho hàng mua đang đi đường kỳ trước Nợ TK 152: Trị giá thực tế Có TK 151 Tăng do nhận cấp phát , tặng thưởng , góp vốn liên doanh Nợ TK 152: Giá đánh giá Có TK 411 19
  21. 21. Tăng do nhận lại vốn liên doanh Nợ TK 152 : Trị giá vốn góp Có TK 128, 222 Các trường hợp khác Nợ TK 152: Trị giá thực tế nhập kho Có TK 336, 338, 711, 412, 154... Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu Trường hợp xuất để chế tạo sản phẩm Nợ TK 621: Trị giá thực tế xuất kho Có TK 152 Trường hợp xuất kho NVL dùng chung cho phân xưởng , bánhàng, quản lý hay cho xây dựng cơ bản Nợ TK 627, 641, 642, 627 Có TK 152 Xuất góp vốn liên doanh Nợ TK 128, 222 Có TK 152 Xuất gia công , chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 Đánh giá giảm nguyên vật liệu Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Có TK 152 1.1.3. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếpTrình tực kế toán tương tự như trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vàođược tính vào giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau: 20
  22. 22. TK111,112,331 TK152 TK621 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất (Giá thanh toán có VAT) Chế tạo sản phẩm TK3333 TK627,641,642,241 Thuế nhập khẩu tính vào trị giá Xuất dùng cho quản lý PX, phục vụ Vật liệu nhập kho sản xuất, bán hàng, QLDN, XDCB TK154 TK632,157 Nhập kho NVL gia công chế biến Xuất NVL gửi bán Phế liệu thu hồi Thiếu sau kiểm kê TK411 TK154 Nhận góp vốn liên doanh Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công bằng NVL chế biến TK128,122 TK128,222,228 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất góp vốn liên doanh bằng NVL TK336 TK1381,412 NVL di chuyển nội bộ Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch Tại đơn vị nhận giảm do đánh giá lạiTK412,711,3381 TK331,111 Chênh lệch tăng do đánh giá Giảm giá, trả lại NVL lại NVL thừa sau kiểm kêSơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên(Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) 1.2 .Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kêđịnh kỳ 21
  23. 23. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháptheo dõi phản ánh không thương xuyên , liên tục tình hình nhập , xuất NVLtrên các tài khoản tương ứng . Giá trị của NVL mua vào nhập kho , xuất khotrong kỳ được theo dõi , phản ánh ở tài khoản 611 “ Mua hàng”. Độ chính xáccủa phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép vànó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá , vật tư khácnhau, giá trị thấp , thường xuyên xuất dùng , xuất bán . 1.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 611 “ Mua hàng” :tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị thựctế của số vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ . Nó chỉ được áp dụng trongdoanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳNội dung, kết cấu của TK 611 Bên nợ * Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư hàng hoá tông kho * Trị giá thực tế của vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ * Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồnkhác như hàng bán bị trả lại ) Bên có * Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê *Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất bán , xuất dùng trong kỳ *Trị giá vật tư, hàng hoá gửi bán chư xác định là tiêu thụ trong kỳ *Trị giá vật tư , hàng hoá trả lại người bán hoặc số tiền được bên bán giảm giá TK 611 có 2 tài khoản cấp -TK 6111 “ Mua nguyên vật liệu” -TK 6112 “ Mua hàng hoá” Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ , TK 151, TK 152 không sử dụng để theo dõi phương pháp 22
  24. 24. tình hình nhập , xuất trong kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho và đang đi đường lúc đầu kỳ và cuối kỳ. 1.2.2. Phương pháp kế toán Trình tự kế toán được biểu diễn bằng sơ đồ sau(áp dụng cho cả doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) TK151,152 TK611 TK152 Kết chuyển trị gia NVL tồn Kết chuyển trị giá NVL đang đi đường đầu kỳ Tồn kho cuối kỳTK111,112,331 TK151 Nhập kho NVLmua ngoài Kết chuyển trị giá NVL (nộp VAT theo phương pháp trực tiếp) đang đi đường cuối kỳ Nộp kho NVL mua ngoài TK111,112,331 (Nộp VAT theo phương pháp khấu trừ) Giảm giá hàng mua bị trả lại TK1331 VAT đầu vào TK621,627,641,642 TK3333 Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng Thuế nhập khẩu tính vào trị giá cho SXKD NVL nhập kho TK154 TK632 Nhập kho NVL gia công chế biến, phế liệu thu hồi Kết chuyển giá vốn NVL xuất bán TK411 Nhận góp vốn liên doanh bằng NVL TK111,1388,334 Phần thiếu hụt, mất mát TK128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh Bằng NVL TK412 TK336 Chênh lệch giảm do NVL di chuyển nội bộ đánh giá lại NVL Tạiđơn vị nhận TK412 TK128,228 23 Chênh lệch tăng do đánh giá Kết chuyển giá trị NVL lại NVL đem góp vốn liên doanh
  25. 25. 1.3. Kế toán dự phòng giảm giá NGUYêN VậT LIệU Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường , để hạn chế rủi rotrong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kếtoán , các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồnkho trong đó bao hàm cả NGUYêN VậT LIệU Theo thông tư số 107/2001/TT – BTC của Bộ Tài Chính trước đây quyđịnh : những vật tư , hàng hoá có giá trị thu hồi hoặc giá trị thường thấp hơngiá trị ghi sổ kế toán thì sẽ tiến hành lập dự phong. Điều này trong nhiềutrường hợp vẫn chưa đảm bảo nguyên tắc thận trọng.Từ thực tế phát sinh, trêncơ sở tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế , vừa qua ngày 31tháng12 năm 2001 , Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việcban hành công bố bốn chuẩn mực hàng tồn kho đã quy định nguyên tắc lập dựphòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể với nguyên vật liệu như sau: Việc trích lập dự phòng chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toántrước khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho .Số dự phònggiảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồnkho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng:Giá trị thuần Giá bán ước tính Chi phí ước Chi phícó thể thực = của hàng hoá tồn - tính để hoàn - tiêu thụhiện được kho trong kỳ SXK thành sản hàng hoá bình thường phẩm đó Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải ước tínhtrên cơ sở các bằng chứng tin cậy thu thập được vào thời điểm ước tính. Với tư cách là hàng tồn kho , NVL dự trữ để sử dụng cho mục đích sảnxuất sản phẩm cũng là đối tượng lập dự phòng nhưng không được đánh giáthấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bánbằng giá hoặc cao hơn giá thành sản phẩm. Khi có sự giảm giá NVL mà giá 24
  26. 26. thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì mớiđánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. 1.3.1. Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá NVL Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá củanguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm , cũng như các chứngtừ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm được sản xuất từ các loại NVL đó.Chúng có thể gồm các giấy báo giá , bảng niêm yết giá, các hoá đơn ...Dựavào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL” Sổ Chi Tiết Dự Phòng Giảm Giá NVL Giá trị thuần Giá hạch Giá trị ghi ChênhSTT Mã số Tên vật liệu có thể thực toán sổ lệch hiên được12… Cộng Sổ này là căn cứ để kế toán tiến hành các bút toán trích lập dự phòng 1.3.2. Tài khoản sử dụng * Kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” : Tài khoảnnày phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập vàhoàn nhập của doanh nghiệp Nội dung và kết cấu TK 159 Bên nợ *Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập Bên có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí SXKDtrong kỳ của doanh nghiệp 25
  27. 27. Số dư bên Có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho *Và TK 632 “Giá vốn hàng bán” được chi tiết cho khoản dự phòng giảmgiá hàng tồn kho . 1.3.3. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu - Trường hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trước nhỏ hơnkhoản cần trích tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằngbút toán Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm Có TK 159 Ngược lại, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập , kế toán chỉ phải hoànnhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ Nợ TK 159: - Phần chênh lệch Có TK 632 Rõ ràng cách hạch toán như trên đơn giản hơn rất nhiều sao với trước đây.Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằngmột bút toán . Cách làm này vừa đơn giản mà vẫn đảm bảo được thực chấtcủa nghiệp vụ . Đây có thể nói chung là một trong những điểm mới , tiến bộmà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt được . Nhờ đó tạo điều kiện thuậnlợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đưa kế toán nước nhàngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nhậpcủa nền kinh tế đất nước . 2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở những con sốtổng quát và phản ánh sự biến động của NVL một cách chung nhất . Trongkhi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ đến từng loại NVL màcòn cần chi tiết đến từng nhóm , từng thứ NVL . Như vậy mới có cách quản lý 26
  28. 28. chúng tiết kiệm và hiệu quả .Vì thế song song với kế toán tổng hợp các doanhnghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết NVL . Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thường xuyên sự biến động nhập ,xuất , tồn của từng loại , nhóm , thứ NVL , cả về mặt giá trị hiện vật tại từngkho trong doanh nghiệp . Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ởcả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập , xuất . Muốn vậy, cácdoanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toánchi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL chophù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp 2.1.1. Phương pháp thẻ song song Về nguyên tắc phương pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số kượng, phòng kế toán ghi chép cụ thể cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL .Cụthể: Tại kho : Công tác ghi chép tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu do thủkho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng . Thẻ kho do kế toán lập theomẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phátcho thủ kho ghi chép hàng ngày.Đơn vị...........Tên kho......... THẺ KHO Số thẻ kho ..............................Số tờ............................................... Ngày lập thẻ .......................... Danh điểm vật liệu.................Tên , nhãn hiệu ,quy cách VT........ Đơn vị tính.................... Định mức dự trữ Số lượngTối đa: Tối thiểu: Ký xác Số hiệu chứng Diễn giải nhận củaNgày Nhập Xuất Tồn từ kế toántháng Nhập Xuất 27
  29. 29. 1 2 3 4 5 6 7 8 Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hànhghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6. Đến cuối ngày tính ra số liệu tồn kho và ghi vào cột 7. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ (khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong , thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập , xuất đã được phân loại về phòng kế toán -Tại phòng kế toán :kế toán NVL sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số liệu và giá trị. SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Số thẻ kho..........................Số tờ.................................................... Danh điểm vật liệu.............Tên , nhãn hiệu, quy cách VT............ Kho.....................................Giá hạch toán ................................... Đơn vị tính.......................... Số hiệu TKNgày Nhập Xuất Tồn Ghi chứng từ Diễn giải đốitháng chú Nhập Xuất ứng SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Khi nhận được các chứng từ nhập , xuất kho của các thủ kho chuyển lên, kế toán NVL phải kiểm kê từng chứng từ , ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết . Trường hợp sử dụng giá hạch toán , kế toán sẽ không ghi vào cột 7, 10, 13 , mà lấy giá đã được ghi ở trên .Cuối tháng , kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho . Số lượng NVL tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. 28
  30. 30. Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu , kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toánNVL phải tổng hợp số liệu trên các sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL vào “ Bảngtổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu”. Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho Vật Liệu Nhóm vật Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ liệu Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng TiềnTổng cộng Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phương phápnày làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đốichiếu số liệu. Nhưng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng , nếu códoanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lượng các sổ, thẻ sẽ lớngây khó khăn cho việc lưu trữ , bảo quản. Việc kiểm tra , đối chiếu chủ yếutiến hành vào cuối tháng , do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Vìthế phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu ,khối lượng các nghiệp vụ nhập , xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kếtoán còn hạn chế.Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệuTheo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng Sổ TH kế toán nhập, Sổ kế toán TH Thẻ kho xuất, chi tiết NVL về NVL tồn kho vật liệu Phiếu nhập khoGhi chú: Ghi hàng ngày 29
  31. 31. Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ngay tiêu đề của phương pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết NVL theophương pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển . Nhưng để có số liệu ghichép vào sổ này , kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sởcác chứng từ nhập và xuất , sau đó số liệu được tập hợp vào bảng luỹ kế nhậpvà bảng luỹ kế xuất . BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT ) Tháng ... Chứng từ Tên vật Đơn vị Thành Diễn giải Đơn giá Số lượng Số Ngày liệu tính tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 BẢNG LUỸ KẾ NHẬP (XUẤT ) Tháng ... Nhập (xuất) trong tháng Nhóm Tồn kho Từ ngày….đến Từ ngày…. vật liệu đầu tháng …. Cộng ngày…. đến ngày…. Theo phương pháp này , công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra nhưsau: - Tại kho : Giống như phương pháp thẻ song song , thủ kho mở thẻ khođể theo dõi tình hình biến động từng thứ NVL theo số lượng 30
  32. 32. - Tại phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập , xuấtkho của thủ kho , kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghichép về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luânchuyển không ghi theo từng chứng từ , xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuốitháng , mỗi danh điểm vật liệu ghi một dòng. Sổ đối chiếu luân chuyển SD đầu SD đầu …Số Tên Đ Luân chuyển tháng 1 Luân chuyển tháng 2 Giá T1 tháng 2danh vật V HT SL TT Nhập Xuất SL TT Nhập Xuấtđiểm tư T SL TT SL TT1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 + Các cột 1,2 và 3 được lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp lập. + Cột 4 ghi giá hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi chép . + Cột 5 và 6 lấy số liệu tồn cuối kỳ trên báo cáo nhập, xuất , tồn của kỳ trước . + Các cột còn lại lấy số liệu từ bảng kê chuyển vào Cuối tháng , kế toán tiến hành kiểm tra , đối chiếu giữa số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Nhìn chung phương pháp này cũng đơn giản , dễ làm và khối lượng ghi chép giảm nhẹ hơn so với phương pháp thẻ song song , tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , số liệu cung cấp chưa kịp thời do công việc bị dồn vào cuối tháng . Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 31
  33. 33. Phiếu N.K Bảng kê N Bảng LKN Báo Sổ cáo TH Thẻ kế toán Sổ đối chiếu nhập, kho TH về luân chuyển xuất, NVL tồn Phiếu X.K Bảng kê X Bảng LKX 2.3. Phương pháp sổ số dư Khác với hai phương pháp trên , phương pháp này yêu cầu phòng kếtoántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫnquản lý về số lượng . - Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ và phân loại theo từng nhóm như quy định , sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất . Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho Từ ngày ... đến ngày .... tháng ...năm..... Nhóm vật Nhập (xuất) Ký nhận liệu Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiềnTổng cộng 32
  34. 34. Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèmtheo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghivào sổ số dư (cột số lượng ), sau đó chuyển trả cho kế toánSổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm ,cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần . Thông qua đó kế toán kiểm tra vàtính thành tiền . Sổ số dư vật liệu Định SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2Nhóm ĐV Đơn mức …vật liệu T giá SL TT SL TT SL TT dự trữCộng - Tại phòng kế toán : khi nhận được các chứng từ nhập , xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên , kế toán NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất như ở phương pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng , khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền . Số liệu trên cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể , không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhưng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn . Các doanh nghiệp có khối lượng ngiệp vụ nhập , xuất nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng , quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng 33
  35. 35. phương pháp này , nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN Sổ Thẻ kế toán Báo cáo TH kho Sổ số dư TH về nhập, xuất, tồn NVL Phiếu X.K Phiếu GNCTX Bảng LKX Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm traVI . HỆ THỐNG SỔ SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU ỞDOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Hình thức Nhật ký – Sổ cái Hình thức Nhật ký – Sổ cái trong hạch toán NVL sử dụng duy nhấtmột quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký –Sổ cái , ngoài ra còn có các sổ thẻ kếtoán chi tiết NVL. Nhật lý – Sổ cái là một quyển sổ gồm hai phần : phần Nhật ký ghi chépcác nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đốitượng ở phần Sổ cái . NHẬT KÝ – SỔ CÁI 34
  36. 36. NT Chứng từ Số TK 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642Số Diễn ghi phátTT SH NT giải sổ sinh Hàng ngày , căn cứ vào các phiếu nhập kho , xuất kho NVL và cácchứng từ có liên quan , kế toán NVL tiến hành ghi vào Nhật ký- Sổ cái (củatài khoản 152,621,641...) theo trình tự thời gian . Cuối tháng , khoá sổ và tiếnhành tổng hợp số vật liệu trên Nhật ký – Sổ cái để đối chiếu số liệu với bộphận kế toán chi tiết . Về nguyên tắc , số phát sinh Nợ và số dư cuối kỳ củacác tài khoản 152, 641,627... phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợpnhập , xuất , tồn kho vật liệu . Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và cácbáo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế toán . Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ nhập, xuất NVL Bảng tổng hợp CT , nhập xuất NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Nhật ký - Sổ cái Bảng TH nhập, xuất, tồn kho NVL Báo cáo tài chính 35
  37. 37. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hạch toán NVL theo hệ thống sổ của hình thức này đơn rất đơn giản ,số lượng sổ lại ít nên khối lượng ghi sổ không nhiều , số liệu kế toán tập trungcho biết cả 2 chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tượng ngay trên một dòng ghi, do vậy dễ theo dõi kiểm tra . Tuy nhiên do tài khoản được liệt kê ngang sổnên khuôn sổ sẽ cồng kềnh khó bảo quản trong niên độ và khó phân công laođộng kế toán . Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng , ít lao động kế toán ,khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều , trình độ kế toán thấp thì ápdụng hình thức này là có hiệu quả , không ảnh hưởng đến tốc độ cung cấpthông tin cho quản lý cũng như độ chính xác của số liệu đã ghi. 2. Hình thức Nhật ký chung Các sổ sử dụng để kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:Sổ Nhật ký chung , Sổ Nhật ký mua hàng , Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tàikhoản :152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phùhợp với phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng . Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sựbiến động tăng giảm của từng loại NVL theo trình tự thời gian . Kế toán tiếnhành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này. Sổ Nhật Ký Chung Năm.......NT ghi Chứng từ Đã ghi Số hiệu Số phát sinh Diễn giảisổ SH NT sổ cái TK Nợ Có 36
  38. 38. Sổ cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhưng được dùng để mở cho từng tìakhoản , doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổcái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký. Sổ cái Năm... Tên tài khoản... Số hiệu...NT ghi Chứng từ Trang sổ Số hiệu Số phát sinh Diễn giảisổ SH NT NKC TKĐƯ Nợ Có Khi có các chứng từ nhập , xuất kho vật liệu , kế toán tiến hành vào sổNhật ký chung đầu tiên (vào tất cả các cột trừ cột 5). Đồng thời nếu doanhnghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì cácchứng từ này còn được ghi sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền . Sauđó , số liệu được chuyển vào Sổ cái các tài khoản 152, 153, 621,..., lúc này kếtoán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng , cộng số liệu trêncác Sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152,153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập cácbáo cáo tài chính. Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức sổ Nhật ký chung CT nhập, xuất kho NVL Sổ (thẻ) chi tiết NVL 37 Nhật ký chung Báo cáo Nhật ký mua TH nhập,
  39. 39. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểmlà ghi chép đơn giản , sổ cấu tạo đơn giản , rõ ràng nên dễ ghi , dễ kiểm trađối chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều. Hình thức này phù hợp vớimọi loại hình hoạt động cũng như quy mô , trình độ và trong điều kiện laođộng kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế toán thủ công , hình thứcnày chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản , trìnhđộ quản lý và kế toán còn thấp , bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hìnhtập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán . 3.Hình thức chứng từ ghi sổ Để kế toán NVL theo hình thức này cần các loại sổ: Sổ đăng ký chứngtừ ghi sổ , Sổ cái tài khoản 152 , 153...và các sổ kế toán chi tiết . 38
  40. 40. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghichép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhưng không tiến hành địnhkhoản ngay trên sổ nay. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra , đối chiếu số liệu trên bảng cânđối số phát sinh. Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Năm... Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng cuối tháng - Luỹ kế từ đầu năm Hàng ngày , căn cứ các chứng từ nhập , xuất kho NVL hợp lý, hợp lệhoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập , xuất , kế toán tiến hành lập chứng từ ghisổ , trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp và định khoản. Đồng thớ số liệucũng được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , ( phần số tiền ) và sổ Cáitài khoản 152 , 153. Đến cuối tháng , kế toán khoá sổ , cộng tổng tiền trên cácSổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết . Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổlà căn cứ cho kế toán lập bảng cân đối phát sinh cũng như các báo cáo tàichính tại thời điểm kết thúc tài chính năm . Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức chứng từ ghi sổ Phiếu NK, XK NVL Bảng TH CT Sổ (thẻ) KT N, X kho chi tiết NVL Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 39 152 Báo cáo TH N-X-T kho NVL Sổ đăng ký Bảng CĐSPS
  41. 41. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơn giản , dễ ghi và thốngnhất nên tiện cho công tác đối chiếu , kiểm tra . Mặt khác , sổ được thiết kếtheo kiểu tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơsở phân công lao động nhưng cũng không khắc phục được nhược điểm ghichép trùng lặp của các hình thức ghi sổ trên . Hình thức này phù hợp với mọiloại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị quản lý cũng như đơn vị hànhchính sự nghiệp. Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợp với cả điều kiện kế toánthủ kho công và lao động kế toán bằng máy . 4.Hình thức Sổ Nhật ký – Chứng từ Các sổ sử dụng gồm - Bảng kê số3 , số4, số 5, số 6 và bảng phân bổ số 2 - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật ký – Chứng từ số 5, NKCT số 6 - Sổ Cái tài khoản 152, 153 - Các sổ kế toán chi tiết NVL 40
  42. 42. Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế NVL. Bảng này lấy số liệu từ NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331), NKCT số 6 ( ghi Nợ TK 152, ghi có TK 151) , NKCT số 2( ghi Nợ TK 152 , ghi Có TK 112), NKCT số 1(ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) và NKCT số 7 Bảng kê gồm tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán . Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vật liệu , từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 Phần theo dõi thanh toán Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi người bán ghi một sổ hoặc một trang sổ ,mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanh toánxong. NKCT số 5 là tổng hợp thanh toán với người bán về các khoản muaNVL , hàng hoá , các lao dịch vụ khác . Gồm hai phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331 NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ . Cuối tháng , căn cứ vào số tổngcộng của từng lsổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5 , mỗi ngườibán ghi một dòng . NKCT số 6: Dùng để theo dõi NVL đang đi đường trong kỳ chưa kịp vềnhập kho , ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khi nhận đượchàng. Hạch toán nghiệp vụ xuất NVL được phản ánh trên bảng phân bổ số 2rồi ghi vào các bảng kê : Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phânxưởng” ( Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627, 631 và ghi Có TK 152, 153) ; Bảngkê số 5 “ Tập hợp chi phí bán hàng” ,“ Chi phí quản lý” ( Phần ghi Nợ TK641, 642 ghi Có TK 152 ); Bảng kê số 6 “ Chi phí trả trước”, Chi phí phải trả”( Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152). 41
  43. 43. Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên được ghi vào NKCTsố 7. Đồng thời số liệu từ NKCT số 5 , số7 , số 6 sẽ được chuyển vào Sổ CáiTK 152, TK 153. Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “ Bảngtổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết NVL cung cấp . Từđó tiến hành lập báo cáo tài chính cuối năm . Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Phiếu nhậpkho, xuất kho NVL Bảng PB số 2 NKCT số 5,6,7 Sổ (thẻ) kế toán Bảng kê số chi tiết NVL 3,4,5,6 Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhật ký – Chứng từ kế thừa các ưu diểm của các hình thức ra đời trướcnó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán . Hầu hết các sổ kế cấutheo kiểu một bên giảm 1/2 khối lượng ghi sổ . Mặt khác các sổ của hình thứcnày kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu , kiểm tra cao.Mẫu sổin sẵn và ban hành thống nhất tạo nên ky cương cho việc ghi chép sổ 42
  44. 44. sách . Nhưng số lượng sổ nhiều, đa dạng , phức tạp nên khó vận dụng máy vitính vào sử dụng số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phảicao , số lượng , chủng loại NVL phong phú và doanh nghiệp xây dựng đượchệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sử dụng giá hạch toántrong ghi chép sổ sách . CHƯƠNG III THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22- BỘ QUỐC PHÒNGI. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 22 1.Quá trình hình thành và phát triển của Xí Nghiệp 22- Công Ty22- BQP Xí nghiệp 22 nằm trên quốc lộ 5 thuộc địa phận phường Sài Đồng quậnLong Biên , thành phố Hà Nội , là một Xí nghiệp chế biến thực phẩm thuộcngành Hậu cần quân đội, được ra đời vào ngày 22/ 12/1970. Do yêu cầu phụcvụ chiến đấu trong sự nghiệp chiến đấu giành độc lập dân tộc thống nhất đấtnước. Trong những ngày đầu thành lập Xí nghiệp có tên là “Xưởng chế biếnthực phẩm 22” gọi tắt là Xưởng 22, đặt dưới sự chỉ đạo và chỉ huy trực tiếpcủa tổng kho 205- Tổng cục Hậu Cần . Với nhiệm vụ trọng tâm là sản xuấtcác sản phẩm sơ chế/ khô như : Lương khô , cơm sấy , thịt ướp , bột cháo ,nước quả ép để cung cấp cho bộ đội ở khắp chiến trường. Bước sang năm 1973 , sau khi hiệp định Pari được ký kết , quân đội Mỹrút hoàn toàn ra khỏi miền Nam Việt Nam , theo quyết định số 375 từ naytổng kho 205 không trực tiếp quản lý Xưởng 22 nữa mà Xưởng 22 sẽ trởthành một đơn vị sản xuất độc lập có tên là “ Xia nghiệp chế biến thực phẩm22” goi tắt là Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy. 43
  45. 45. Đến năm 1980, Cục quân nhu được tách ra làm hai cục : Cục quân lươngvà Cục quân trang , Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉhuy. Bước sang năm 1987 , khi tình hình biên giới có phần dịu đi , bộ đội làmnghĩa vụ Quốc tế cũng lần lượt trở về Tổ quốc thì cũng là lúc số lượng và cơcấu hàng quốc phòng giảm mạnh. Đồng thời đây cũng là năm đầu tiên thựchiện Nghị quyết Đại hội VI của Đảng về đường lối đổi mới tư duy kinh tế .Được sự đồng ý của lãnh đạo Cục , ngoài những mặt hàng do Bộ quốc phònggiao , cho phép Xí nghiệp bán một số sản phẩm ra thị trường , được tự dotham gia liên doanh liên kết hoặc nhận gia công cho một số đơn vị kinh tếkhác nhau có nhu cầu . Như vậy , từ đây sản phẩm của Xí nghiệp 22 gồm 2loại: Thứ nhất : Sản phẩm Quốc phòng được sản xuất theo kế hoạch năm/ kếhoạch dài hạn của Bộ quốc phòng . Thứ hai : Sản phẩm kinh tế được sản xuất theo nhu cầu thị trường. Trên tinh thần Nghị định 15 CP của Chính phủ – ngày 4/8/1993 Bộtrưởng Bộ quốc phòng đã quyết định thành lập lại Xia nghiệp 22, cùng vớiquyết định giao vốn Xí nghiệp cũng được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinhdoanh. Vì vậy , từ nay Xí nghiệp vừa tồn tại với tư cách là một doanh nghiệpNhà nước , vừa tồn tại với tư cách là một Xí nghiệp Quốc phòng được sự tựdo kinh doanh theo pháp luật của Nhà nước và quy định của bộ quốc phòng . Theo quyết định số 568 QĐ- QP ngày 24/4/ 1996 Xí nghiệp 22 được đổitên thành Công ty 22 . Trên tinh thần Nghị định 338 / HĐBT ngày 20/11/1991 và được quyết định số 78- QĐ 16 , ngày 11 / 5 / 1996 , Xí nghiệp 24được sát cánh nhập vào Công ty 22 . Như vậy từ nay Công ty 22 sẽ gồm cóhai Xí nghiệp thành viên là Xí nghiệp 22 và Xí nghiệp 24. Trong đội hình củaCông ty 22 , Xí nghiệp 22 luôn khẳng định được vị trí và sức mạnh của mình ,sản phẩm do Xí nghiệp sản xuất ra được Bộ quốc phòng đánh giá rất cao vàđược thị trường chấp nhận . 44
  46. 46. Hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành đó là chặng đường tuy chưa phảilà dài nhưng đối với Xí nghiệp 22 đó cũng là khoảng thời gian quan trọng đểXí nghiệp vươn lên và tự khẳng định mình , lớn mạnh về mọi mặt. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SXKD Tuy Xí nghiệp 22 là đơn vị phụ thuộc Công Ty 22- Tổng cục Hậu Cần –Bộ quốc phòng , có tư cách pháp nhân không đầy đủ . Nhưng việc tổ chứcquản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp có tính chất độc lậptương đối , việc tổ chức quản lý điều hành thực hiện theo một Thủ trưởng. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận có liên quanchặt chẽ với nhau . Mỗi bộ phận có chức năng , nhiệm vụ và quyền han riêngsong đều hướng tới mục tiêu chung của tổ chức . Với tính chất là một doanh nghiệp có quy mô vừa , vì vậy để phù hợpvới chức năng và nhiệm vụ , cơ cấu sản xuất và trình độ trang thiết bị , côngnghệ cũng như đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Xínghiệp 22 đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng.Với mô hình tổ chức này Giám đốc là người chịu trách nhiệm về mọi mặthoạt động , có toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong phạm vi của Xí nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo trực tuyến quy định , người lãnh đạo ở cácphòng ( ban) chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc , nhưng khôngđược phép ra lệnh cho người thừa hành ở các đơn vị cấp dưới , mối quan hệgiữa các phòng( ban ) là mối quan hệ ngang cấp . Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp 22 được mô hình hoá qua sơ đồ sau: GIÁM ĐỐC 45

×