La gestion des contacts mail - Aliénor

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intervention de Cyrille Harnay et Philippe Passault, de la société Alienor, à l'occasion d'un club AEC des professionnels du numérique en Aquitaine.

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La gestion des contacts mail - Aliénor

  1. 1. Gestion de Contacts Enjeux et solutions Intervenant : Cyrille HARNAY
  2. 2. SOMMAIRE La problématique Retour d’experience : mairie de Croissy sur Seine Retour d’experience : utilisation de Neolane Aquitem : notre stratégie R&D
  3. 3. <ul><li>Des formats hétérogènes : de la base CRM , au tableur en passant par la base de données locale.. </li></ul><ul><li>Des structures de données hétérogènes : chaque service n’a pas besoin de la même information. </li></ul>Au sein de l’entreprise ou de la collectivité, tout le monde a SA propre base de contacts PROBL É MATIQUE
  4. 4. PROBL É MATIQUE <ul><li>Il faut tenir compte des droits d’accès à l’information de chaque service : </li></ul><ul><li>qui est responsable de quelle information. </li></ul><ul><li>Chaque besoin spécifique peut engendrer des traitements ultérieurs sur des supports différents </li></ul>Chaque service a des besoins spécifiques quant à l’utilisation de la base
  5. 5. LES POSTULATS DE LA RÉUSSITE <ul><li>Un travail en amont doit être réalisé afin de consolider les bases existantes en une seule ; les grands sous ensembles homogènes doivent être identifiés. </li></ul><ul><li>La solution doit permettre une utilisation multicanal : soit par export puis intégration dans une solution tiers, soit en embarquant ces fonctionnalités. </li></ul>La base de données doit être unique et centralisée EXPORT POUR UTILISATION MULTICANAL
  6. 6. Annuaire en ligne pour la mairie de Croissy sur Seine Exemple de Réalisation <ul><li>Le besoin : </li></ul><ul><ul><li>Avoir des annuaires en ligne, à jour ! </li></ul></ul><ul><ul><li>Réduire les coûts de production de l’annuaire papier </li></ul></ul><ul><ul><li>Réduire le coût des opérations récurrentes : vœux, invitations officielles, animation économique, etc. </li></ul></ul><ul><li>Avant : </li></ul><ul><ul><li>Plus de 7 bases de données identifiées. </li></ul></ul><ul><ul><li>Des données qui ne sont pas à jour selon la base utilisée </li></ul></ul><ul><ul><li>Des traitements qui sont faits en double </li></ul></ul>
  7. 7. ANNUAIRE EN LIGNE pour la mairie de Croissy sur Seine <ul><li>Notre mission : </li></ul><ul><ul><li>Aborder le sujet par les usages, le traduire en solutions techniques </li></ul></ul><ul><ul><li>Etablir le modèle de données adéquat (harmonisation des bases existantes) </li></ul></ul><ul><ul><li>Mettre en place une matrice des droits en consultation/modification/exploitation </li></ul></ul><ul><ul><li>Construire les fonctionnalités spécifiques </li></ul></ul>
  8. 8. Annuaire en ligne pour la mairie de Croissy sur Seine Exemple de Réalisation <ul><li>Dissocier les organisations, des hommes. </li></ul><ul><li>Mettre en place un annuaire des associations, des entreprises et des professionnels de santé et gérer les spécificités de chaque domaine </li></ul>
  9. 9. Annuaire en ligne pour la mairie de Croissy sur Seine <ul><li>Chaque fiche comporte des champs visibles et des champs cachés (qui sont visibles selon les droits) => gérer les besoins spécifiques de chacun </li></ul>Exemple : seul le service économique accès à l’onglet « entreprises » et aux champs qui le composent
  10. 10. Annuaire en ligne pour la mairie de Croissy sur Seine <ul><li>Permettre à chaque service, selon ses droits, d’enrichir les champs d’une fiche => </li></ul><ul><li>C’est le service adéquat qui enrichit la donnée pour laquelle il est compétent. </li></ul>
  11. 11. Annuaire en ligne pour la mairie de Croissy sur Seine <ul><li>Permettre des exports selon les droits, </li></ul><ul><li>=> effectuer des traitements avec logiciels tiers </li></ul>
  12. 12. Annuaire en ligne pour la mairie de Croissy sur Seine <ul><li>Intégrer des fonctionnalités au sein des annuaires pour : </li></ul><ul><li>générer l’annuaire papier, </li></ul><ul><li>envoyer des newsletters à une sélection, </li></ul><ul><li>envoyer les vœux du maire etc. </li></ul>
  13. 13. BILAN : mairie de Croissy sur Seine <ul><li>La génération automatique des différentes newsletters en fonction des populations cibles (vœux du maire différents selon les populations visées) </li></ul><ul><li>Réduction des erreurs </li></ul><ul><li>La réduction du coût de production de l’annuaire papier : l’imprimeur peut intégrer automatiquement le fichier généré dans son système informatique </li></ul><ul><li>Les agents du service « communication » et « cabinet » n’ont plus a courir auprès de l’information pertinente dans chaque service </li></ul><ul><ul><li>Exemple les vœux : début du chantier mi décembre pour envoi mi janvier…maintenant on s’y prend 2 jours avant l’envoi ! </li></ul></ul>Un seul annuaire en ligne, exploité et mis à jour par tous les services
  14. 14. BILAN : mairie de Croissy sur Seine <ul><li>Merci pour votre attention ! </li></ul>Cyrille HARNAY – Alienor.net 06 47 86 40 83

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