Stages en développement de carrière - Guide d'accompagnement pour les milieux

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Guide utile pour les responsables du secteur organisationnel, de l'éducation, du développement communautaire et de l'employabilité ou encore des secteurs publics et parapublics qui souhaiteraient faire appel aux compétences des finissants des programmes de premier cycle en développement de carrière de l'UQÀM.

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Stages en développement de carrière - Guide d'accompagnement pour les milieux

  1. 1. GUIDE D’ACCOMPAGNEMENT POUR ORGANISME D’ACCUEIL Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l’accueil d’un stagiaire en développement de carrière et que vous n’aurez pas à demander! Stages en développement de carrière UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL Dernière révision : août 2013 Veuillez vous assurer d’avoir la version la plus récente
  2. 2. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 2 TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction et remerciements............................................................................................... 3 2. Description des stages en développement de carrière........................................................... 4 3. Description des milieux de stage possible............................................................................... 6 4. Quel type de stage pouvez-vous offrir aux étudiants? ........................................................... 7 5. Avantages à accueillir un stagiaire .......................................................................................... 8 6. Procédure pour demander un stagiaire .................................................................................. 8 7. Rôle et responsabilités ............................................................................................................ 9 7.1 Organisme d’accueil : quelles seront vos responsabilités?............................................. 9 7.2 Le professionnel associé : quelles seront vos responsabilités? .................................... 10 7.3 L’étudiant-stagiaire : rôle et responsabilités................................................................. 11 7.4 Le superviseur de stage de l’UQAM : rôle et responsabilités ....................................... 13 7.5 L’agent de gestion aux études : rôle et responsabilités................................................ 14 7.6 Le directeur de programme : rôle et responsabilités.................................................... 15 7.7 Les obligations conjointes : université, organisme, stagiaire........................................ 16 7.8 Procédure d’arrêt de stage............................................................................................ 16 8. Évaluation.............................................................................................................................. 17 9. Coordonnées ......................................................................................................................... 19 10. Annexes ............................................................................................................................. 20 10.1 Formulaire de confirmation de placement en stage — exemple.................................. 21 10.2 Précisions sur les procédures d’arrêt de stage.............................................................. 22 10.3 Plan de stage / grille d'évaluation du stage................................................................... 25 10.4 Formulaire – Offre de stage .......................................................................................... 26 Important : Avant de vous référer à ce guide d’accompagnement, veuillez vous assurer que vous avez la plus récente version de ce document.
  3. 3. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 3 1. INTRODUCTION ET REMERCIEMENTS Ce guide constitue un protocole de fonctionnement des stages (CAR 3901; CAR 3902) offerts au sein des programmes de premier cycle en développement de carrière de l’Université du Québec à Montréal. Il propose une description détaillée du fonctionnement des stages en développement de carrière (DDC), des types de milieux visés par les stages, des avantages pour les organisations à accueillir des stagiaires, des rôles et responsabilités conférés aux différents acteurs rattachés à la réussite en stage des étudiantes et des étudiants, de la procédure d’évaluation, de la démarche de transmission par les organisations d’une offre de stage et enfin, pour des précisions supplémentaires ou pour toute autre information, des coordonnées de la direction de programmes1 en développement de carrière . Le contenu de ce guide s’inspire de l’expérience de nombreux professeurs et chargés de cours2 rattachés aux programmes en développement de carrière qui, année après année, ont travaillé ardemment à développer et à adapter des pratiques et des règlements justes et professionnalisant. La présente version se fonde sur le travail de Chloé Girard, anciennement agente de stage, et est le fruit d’un travail de collaboration entre la direction de programmes en développement de carrière (Louis Cournoyer, c.o., professeur et directeur des programmes en DDC; Martin Hutchison, assistant de gestion de programme 1er cycle communément appelé AGE3) et des professeurs et chargées de cours (Edwidge Desjardins et Yves Chagnon, professeurs, Andrée Drolet, Ilia Essopos et Angélique Desgroseillers, chargées de cours). Toute la coordination des différentes étapes menant à la production de ce guide fut assurée par la chargée de projet Emmanuelle Desrosiers. Bonne quête d’information ! Louis Cournoyer, Ph. D., c.o. Directeur des unités de programmes en développement de carrière Professeur (counseling de carrière) Département d'éducation et de pédagogie Université du Québec à Montréal (UQAM) 1 La direction de programmes fait référence à la direction du programme de baccalauréat en développement de carrière et de certificat en développement de carrière. 2 Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. 3 Dans le présent document, l’acronyme AGE fait référence au titre d’agent de gestion aux études. Ce titre sera priorisé à celui d’assistant de gestion de programme 1er cycle, mais fait référence au même poste.
  4. 4. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 4 2. DESCRIPTION DES STAGES EN DÉVELOPPEMENT DE CARRIÈRE Le baccalauréat en développement de carrière de l’Université du Québec à Montréal vise la formation de professionnels en développement de carrière. De façon générale, le spécialiste en développement de carrière se préoccupe de la mise en valeur des ressources humaines ainsi que des relations dynamiques entre la formation, la profession et le travail. Quant au certificat en développement de carrière, il rejoint l'essence de la formation en développement de carrière puisqu’il inclut plusieurs des blocs de la formation du baccalauréat. Un stage intitulé Activités professionnelles obligatoires vient clôturer ces programmes de formation. Ce stage obligatoire a pour but la mise en pratique des connaissances et des habiletés acquises en tenant compte de la réalité multidimensionnelle des milieux d’intervention. Il vise à permettre au stagiaire de compléter la formation fondamentale confrontée à la réalité du marché du travail. Il a comme objectif de favoriser un processus d’analyse réflexive sur la pratique professionnelle ainsi qu’une mise à jour du profil personnel de formation professionnelle. De plus, l’étudiant de baccalauréat à la possibilité d’effectuer un deuxième stage intitulé Activités professionnelles optionnelles. Ce cours a aussi comme objectif de favoriser un processus d’analyse réflexive sur la pratique professionnelle. Ce stage optionnel peut être réalisé au cours du même trimestre que le stage obligatoire, mais, normalement dans un milieu professionnel différent, et porter sur des activités professionnelles différentes ou complémentaires. Si le stage optionnel est effectué dans le même milieu que le stage complémentaire, les exigences envers le stagiaire seront revues à la hausse pour le deuxième stage.
  5. 5. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 5 IMPORTANT Chaque stage doit comporter une durée totale de 280 heures ou 40 jours ouvrables. Nous recommandons fortement aux étudiants d’effectuer un stage à temps plein (soit quatre à cinq jours/semaine). Le stage doit débuter au cours des deux premières semaines du trimestre. Toute autre situation demande l’approbation préalable de la direction de programmes. Il s’agit d’un stage non rémunéré. Toutefois, rien ne vous empêche de procéder à des démarches en vue de rémunérer le stagiaire.
  6. 6. 3. DESCRIPTION DES MILIEUX DE STAGE POSSIBLE Il existe plusieurs milieux de pratique pouvant accueillir des stagiaires en développement de carrière. Ce tableau fait état de la diversité des milieux de stage possible. 2.1 Milieu communautaire/ employabilité 2.2 Milieu communautaire autonome 2.3 Milieu organisationnel 2.4 Milieu scolaire public et privé 2.5 Milieu publique et parapublique municipal, provincial, fédéral 2.6 Firmes-conseils  Club de recherche d’emploi (ACREQ – association des clubs de recherche d’emploi du Québec  CJE (carrefour jeunesse emploi)  RQODE (regroupement québécois des organismes en développement de l’employabilité)  Tous les organismes à but non lucratif ayant une vocation qui va dans le sens du développement social, démocratique et collectif (éducation populaire, santé mentale, réinsertion socioprofessionnelle, défense des droits des minorités visibles, handicapés, clientèle fragilisée, immigrants, etc.)  Entreprises privées (ex. : Rona, Vidéotron, La Baie, etc.)  Les services des Ressources humaines en général  La dotation (ex. : hôpitaux, banques, etc.)  École primaire (école orientante)  École secondaire  Centre d’éducation aux adultes  Centre de formation professionnelle  Cégep  Université  Emploi-Québec  Centre local d’emploi  CSST  SAAQ  Municipalité  Hôpital  CSSS-CLSC  Forces armées  Agence de placement  Cabinet de professionnels  Pratique privée
  7. 7. 4. QUEL TYPE DE STAGE POUVEZ-VOUS OFFRIR AUX ÉTUDIANTS? Les étudiants formés dans les programmes de 1er cycle en développement de carrière sont polyvalents et capables de réaliser des tâches variées. Selon votre secteur de pratique, vous pouvez, par exemple et de façon non limitative, leur confier des mandats liés à l'information scolaire et professionnelle, au suivi et à l'encadrement des élèves, à l’étude de dossiers et inscription des élèves, à l'approche orientante, à la motivation et à la persévérance scolaire, à la reconnaissance des acquis, à la conception et à la réalisation d'activités de formation, au développement de méthodes dynamiques de recherche d'emploi, à l'organisation d'événements liés au développement de carrière, à la recherche et au placement en stage, au recrutement et à la sélection de participants / élèves / personnel. Concrètement, le contenu du stage doit couvrir – de façon substantielle — au moins deux champs d’activités parmi les suivants :  Counseling et/ou services-conseils;  Gestion et communication d’information;  Encadrement et suivi de la clientèle;  Évaluation et psychométrie;  Animation et formation;  Employabilité, recrutement et/ou sélection;  Développement et production d’activités de formation;  Élaboration et suivi de projet en développement de carrière. Parallèlement, le stage doit également miser sur le développement personnel et professionnel :  Sens de l’initiative;  Relations interpersonnelles;  Autonomie;  Rigueur et organisation;  Éthique et communication.
  8. 8. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 8 5. AVANTAGES À ACCUEILLIR UN STAGIAIRE L’accueil d’un stagiaire en développement de carrière peut comporter plusieurs avantages. En voici quelques-uns :  Il s’agit d’un groupe professionnel expert en matière de développement de carrière ayant, entre autres, de l’expérience en counseling tant individuel que de groupe, une compréhension des besoins particuliers en contexte pluriethnique, des notions de psychologie, de développement vocationnel et de psychométrie, des compétences en méthodes dynamiques de recherche d’emploi et des compétences en entrevue, sans oublier une capacité d’élaboration d’activités de formation;  Il s’agit également d’une main-d’œuvre motivée, désireuse d’apprendre et de se dépasser;  L’accueil d’un stagiaire permet à un membre choisi du personnel de jouer un rôle de mentor pour la relève. Un rôle essentiel qui est particulièrement valorisant;  L’accueil d’un stagiaire peut être la solution à un remplacement d’été ou de congé de maternité;  Il s’agit également d’une occasion de former sur mesure votre futur personnel. 6. PROCÉDURE POUR DEMANDER UN STAGIAIRE Les milieux œuvrant dans les différents secteurs de pratique en développement de carrière sont invités à proposer des offres de stages à nos étudiants. La direction de programmes se fera un plaisir de diffuser celles-ci. Pour ce faire, vous devez dans l’ordre : - Remplir le formulaire d’offre de stage (voir annexe 10.4); - Transmettre par courriel le document complété à la direction de programmes en développement de carrière, plus particulièrement à cournoyer.louis@uqam.ca. Les stages débutent normalement au début du trimestre d’automne (septembre), d’hiver (janvier) et d’été (mai). Pour vous assurer un maximum de visibilité de votre offre de stage, veuillez prendre note que les offres reçues sont toutes transmises en même et ce, cinq fois par année, soit les premier lundi des mois suivants :
  9. 9. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 9 - Pour les stages au trimestre d’hiver : octobre, novembre et janvier - Pour les stages au trimestre d’été : mars - Pour les stages au trimestre d’automne : mai et septembre Considérant que les étudiantes et les étudiants tendent à vouloir planifier leur stage des mois à l’avance, vous êtes invité à nous transmettre celles-ci au moins deux mois précédents la date d’entrée en stage. Bien sûr, nous allons accepter les offres transmises à plus court terme. Les propositions seront rapidement diffusées aux étudiants. Les étudiants intéressés communiqueront directement avec vous pour vous rencontrer en entrevue puisqu’il revient à l’étudiant de trouver son milieu de stage. Comme il revient à l’étudiant de trouver son milieu de stage, il se peut que des étudiants entrent en contact avec vous sans que vous ayez rempli le formulaire d’offre de stage. Dans ce cas, le formulaire n’est pas nécessaire et il n’en tient qu’à vous de conclure une entente de stage avec l’étudiant. Ce guide d’accompagnement est d’ailleurs un bon outil pour connaître les procédures relatives au stage en développement de carrière. 7. RÔLE ET RESPONSABILITÉS Dans le cadre des stages en développement de carrière plusieurs personnes ont des responsabilités et un rôle clé à jouer afin de veiller à la qualité et à la rigueur de la formation pratique. Cette section met en lumière les rôles et les responsabilités de chacun. 7.1 Organisme d’accueil : quelles seront vos responsabilités? L’organisme, l’institution ou l’entreprise qui accueille un stagiaire a un rôle important à jouer. Ses responsabilités sont les suivantes :  Désigner une personne ressource qui sera responsable d’encadrer le stagiaire dans l’institution qui veillera à son insertion et lui offrira un service-conseil dans ses interventions (rétroaction constructive régulière). Cette personne agit au nom de l’organisme d’accueil, se préoccupe de la formation du stagiaire et communique, à ce titre, avec la ressource professorale désignée par l’Université. Elle devient ainsi le professionnel associé de l’étudiant-stagiaire;
  10. 10. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 10 IMPORTANT : la personne désignée doit être un professionnel œuvrant en développement de carrière (counseling et/ou services-conseils ; gestion et communication d’information; encadrement et suivi de la clientèle; évaluation et psychométrie; animation et formation; employabilité, recrutement et/ou sélection; développement et production d’activités de formation OU élaboration et suivi de projet en développement de carrière) depuis au moins cinq années. Bien qu’il soit suggéré que celui-ci soit dûment formé dans un programme d’études universitaires en développement de carrière ou en orientation, l’expérience dans le domaine prime.  Attribuer un espace de travail adéquat au stagiaire et s’assurer d’un contexte favorable à l’atteinte des objectifs opérationnels;  Être informé sur le programme, les types d’apprentissages souhaités, les modes d’évaluation, la participation du milieu aux évaluations ainsi que l’encadrement et le support fournis par l’Université. Il revient au superviseur4 de stage de l’UQAM de clarifier les points précédents avec le professionnel associé, et ce, en fonction du plan de stage de l’étudiant. 7.2 Le professionnel associé : quelles seront vos responsabilités? De façon générale, le professionnel associé s’engage à partager avec le stagiaire son expertise et à fournir une rétroaction constructive au stagiaire de façon régulière. De plus, il participera avec le superviseur de l’UQAM et le stagiaire à l’évaluation finale du stage en se basant sur le plan de stage de l’étudiant. Concrètement, les responsabilités du professionnel associé de l’organisme d’accueil sont les suivantes :  Signer le formulaire de confirmation de placement en stage de l’UQAM. Le stagiaire doit retourner le formulaire au secrétariat de programmes dans les meilleurs délais puisque le document permet d’avoir une couverture de protection au niveau des assurances accident, responsabilité civile et responsabilité professionnelle, et de 4 Dans le présent document, le titre superviseur fait référence à celui de professeur/chargé de cours de l’UQAM responsable de la supervision du stage de l’étudiant dans le cadre des cours CAR3901- 3902.
  11. 11. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 11 confirmer le placement en stage. Un exemple vous est proposé dans le présent document en annexe 10.1;  En collaboration avec l’étudiant, préciser les tâches à accomplir en matière d’objectifs, d’actions, d’échéanciers et d’indicateurs de réussite en se référant au plan de stage de l’étudiant. Ce plan de stage servira également pour l’évaluation de l’étudiant. Vous trouverez la grille d’évaluation/plan de stage en annexe 10.3 de ce document;  Vérifier et confirmer avec le stagiaire dans quelle mesure les objectifs de son plan de stage peuvent être atteints;  Rencontrer l’étudiant de façon hebdomadaire afin de favoriser son encadrement;  Distribuer et répartir les tâches et responsabilités selon un échéancier réaliste;  Communiquer avec le superviseur de l’UQAM au besoin;  À la fin du stage, participer à une rencontre d’évaluation dans le milieu de stage avec le superviseur de l’UQAM et l’étudiant;  À la fin du stage, évaluer l’atteinte des objectifs de formation poursuivis par le stagiaire. Cette grille fait référence au plan de stage de l’étudiant et compte pour 30 % de la note finale. En résumé, le professionnel associé vérifie et confirme avec le stagiaire dans quelle mesure les objectifs peuvent être atteints, accepte le stagiaire et, à la suite de l’entrevue, l’intègre au milieu de travail, il l’initie à l’exercice de sa profession, il l’encadre et évalue les compétences acquises. 7.3 L’étudiant-stagiaire : rôle et responsabilités Avant de débuter son stage, l’étudiant est responsable de faire parvenir au secrétariat de programmes le formulaire de confirmation de placement en stage dûment rempli dans les meilleurs délais puisqu’il permet d’avoir une couverture de protection au niveau des assurances accident, responsabilité civile et responsabilité professionnelle, et de confirmer le placement en stage. De plus, l’étudiant est responsable de communiquer les dates exactes de début et de fin de stage à son superviseur. Il est également responsable de le tenir informé de toutes modifications apportées à la durée ou à l’horaire de stage.
  12. 12. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 12 En collaboration avec son professionnel associé, le stagiaire participe aux tâches qui lui ont été assignées en début de stage; ces tâches sont précisées en termes d’objectifs, d’actions, d’échéanciers et d’indicateurs de réussite dans son plan de stage. Il est responsable de faire parvenir son plan de stage à son superviseur lors des premiers jours de stage. En plus des objectifs établis en collaboration avec le professionnel associé dans le plan de stage, le stagiaire est responsable de :  Adhérer à un code déontologique et adopter un comportement éthique;  Démontrer du respect et de l’empathie à la clientèle;  Diagnostiquer les besoins des clients;  Développer des solutions innovatrices pour aider la clientèle;  Planifier, organiser, prioriser, réaliser son mandat de manière efficace;  Communiquer de façon respectueuse avec la clientèle et les intervenants;  Utiliser un langage approprié;  Entretenir des relations professionnelles avec les clients;  Évaluer les besoins et les demandes spécifiques des clients;  Chercher et fournir l’information à la clientèle;  Faciliter le développement de carrière des clients en individuel et en groupe;  Animer des groupes;  Rédiger notes, rapports en respectant les règles de l’organisation et la loi d’accès à l’information;  Utiliser les outils pour aider le client dans sa démarche professionnelle;  Créer, gérer, alimenter une banque de données sur les ressources disponibles;  Diriger les clients vers les ressources adéquates;  Évaluer la qualité et la pertinence de ses interventions;  Apprendre à recevoir et à donner une rétroaction de façon constructive;  Identifier ses besoins de formation afin de parfaire ses connaissances et compétences.
  13. 13. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 13 Le stagiaire est tenu responsable de l’atteinte de ses objectifs de formation et doit agir en conséquence. Nous exigeons que le stagiaire s’assure d’être un élément actif dans son milieu de stage. Parmi les exigences externes concernant le stagiaire dans le milieu d’accueil, nous pouvons mentionner quelques-uns des aspects particuliers que nous pourrions regrouper sous l’appellation de l’éthique du stagiaire : le respect des personnes, des politiques, des normes de l’organisme, de ses modes de fonctionnement et le respect de la confidentialité des informations véhiculées dans le milieu. Le stagiaire est motivé par sa situation d’apprentissage, par les gens qui l’entourent dans son milieu de stage et par la réalisation des objectifs de son plan de stage. Ses questions, sa vision des différentes situations, la contribution qu’il apporte à la solution de problèmes professionnels serviront de cadre de référence à son évaluation sommative. Le stagiaire s’engage à participer activement aux supervisions. De plus, il doit informer le superviseur de l’UQAM du déroulement de son stage en lui faisant parvenir un rapport d’activités tous les dix jours par courriel. IMPORTANT – Dans la mesure où le stage constitue l’évaluation ultime du stagiaire quant à sa compétence à œuvrer professionnellement en développement de carrière, un manquement notable au respect de ces objectifs et attentes peut mener à une expulsion du milieu de stage. 7.4 Le superviseur de stage de l’UQAM : rôle et responsabilités Dès les premiers jours du stage, le superviseur de l’UQAM entrera en communication avec le professionnel associé afin de se présenter, répondre à ses questions, expliquer l’encadrement qu’il donnera au stagiaire ainsi que la procédure d’évaluation du stage. De façon générale, le superviseur de l’UQAM a les responsabilités suivantes :  Constituer les groupes-stage par région (si possible) et donner l’information à l’agent de gestion aux études afin qu’il puisse faire les modifications au registrariat;  Remettre, au besoin, le formulaire de confirmation de placement en stage aux étudiants lors de la rencontre obligatoire de début de stage;
  14. 14. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 14  Récupérer les formulaires de confirmation de placement en stage auprès de l’agent de gestion aux études;  Conseiller les étudiants qui éprouvent de la difficulté à se trouver une place de stage;  Contribuer à l’enrichissement de la banque de placement en stage;  S’assurer que les apprentissages réalisés par l’étudiant dans le milieu de stage sont en lien direct avec ses études, ses objectifs de formation personnels et professionnels;  Recevoir de la part de l’étudiant le plan de stage de celui-ci et guider l’étudiant dans le choix des activités favorisant sa réussite. Il peut aussi amener l’étudiant, s’il y a lieu, à modifier ses objectifs de stage;  Soutenir l’étudiant en lui donnant une rétroaction constructive concernant ses réalisations;  Faciliter la relation entre le professionnel du milieu et le stagiaire;  Peut conseiller l’étudiant sur l’exécution des mandats dans lesquels il est impliqué. Cela dit, la forme d’encadrement apportée par le superviseur de l’UQAM en cours de stage peut varier : elle dépend des exigences du programme et de l’encadrement que le milieu de stage apporte à l’étudiant par l’intermédiaire du professionnel associé. 7.5 L’agent de gestion aux études : rôle et responsabilités De façon générale, l’agent de gestion aux études de l’UQAM a les responsabilités suivantes :  Recevoir, de la part du directeur de programme, les formulaires d’offres de stages afin de les diffuser sur le réseau en carriérologie de l’UQAM et les faire parvenir aux étudiants par courrier électronique;  Envoyer aux étudiants un courriel de convocation pour la rencontre obligatoire de début de stage;  Veiller à ce que les formulaires de confirmation de placement en stage soient disponibles au présentoir du secrétariat de programmes afin que les étudiants puissent en obtenir une copie;
  15. 15. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 15  Recevoir, de la part des étudiants, les formulaires de confirmation de placement en stage;  Envoyer un courriel aux étudiants inscrits aux stages en y incluant les documents d’information sur les stages du programme (description et objectifs des stages, Guide de survie pour étudiant-stagiaire.);  Tenir à jour un tableau : nom des étudiants inscrits au cours stage et leur place de stage et contribuer à la mise à jour de la banque de placement en stage (base de données ou formulaires de confirmation de placement en stage);  Mettre à jour les documents (informations aux étudiants, Guide de survie pour étudiant-stagiaire, informations aux milieux de stage, etc.). 7.6 Le directeur de programme : rôle et responsabilités De façon générale, le directeur de programme de l’UQAM a les responsabilités suivantes :  Recevoir, de la part des milieux de pratique, les formulaires de proposition de stage;  Transférer les formulaires de proposition de stage à l’agent de gestion aux études aux fins de communication aux étudiants;  Signer les formulaires de confirmation de placement en stage et les remettre à l’agent de gestion aux études;  Grâce à la contribution des superviseurs ainsi que de l’agent de gestion aux études, mettre à jour la banque de placement en stage;  Encadrer la gestion de la qualité des services liés aux stages, tant pour les étudiants, que pour les milieux de pratique;  Proposer et voir à l’intégration de nouvelles modalités d’encadrement des stages, au besoin;  Réaliser une rencontre de suivi par trimestre auprès des superviseurs de stage associés aux cours CAR3901 et CAR3902.
  16. 16. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 16 7.7 Les obligations conjointes : université, organisme, stagiaire Les responsabilités suivantes sont partagées par l’université, l’organisme d’accueil et le stagiaire :  Le responsable désigné par l’organisme et le superviseur de l’UQAM auront la responsabilité, vis-à-vis de leur organisation respective, de la bonne marche du stage;  Tous les problèmes ou difficultés qui pourraient surgir pendant ou à l’occasion du déroulement du stage devront faire l’objet de discussions entre l’Université et l’Organisme dans le but de régler rapidement ces problèmes ou difficultés;  Les programmes, durées, lieux et conditions des stages sont ceux qui, par accord conjoint, figurent sur la confirmation de placement;  Le superviseur responsable du stage intervient directement auprès du stagiaire et du responsable désigné par l’organisme dès qu’il est sollicité à cet égard ou qu’il juge nécessaire de le faire pour le développement professionnel du stagiaire. 7.8 Procédure d’arrêt de stage Bien qu’il soit très rare que cela puisse se produire, il s’avère impératif et préventif de traiter de la question possible d’arrêt de stage, que ce soit de l’initiative du stagiaire, du professionnel associé, sinon du superviseur de l’université. Il est possible que, pour des raisons particulières, il s’avère nécessaire de procéder à l’arrêt d’un stage. Quelques scénarios peuvent être envisagés, que ce soit à la demande du stagiaire, du professionnel associé ou du superviseur de l’UQAM responsable de l’encadrement du stagiaire. Rappelons que les professionnels associés sont des partenaires dans la formation des futurs conseillers en carriérologie et, qu’à ce titre, les programmes en développement de carrière de l’UQAM agissent en toute transparence dans le traitement des demandes d’arrêt de stage. Aussi, ces demandes d’arrêt de stage doivent être considérées comme une mesure exceptionnelle, être documentées et respecter les règles de l’éthique professionnelle. Il y a donc nécessité de se prévaloir des procédures qui suivent si, pour des motifs sérieux d’ordre personnel ou professionnel, un stagiaire, un professionnel associé ou
  17. 17. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 17 un superviseur désire mettre fin à un stage. Il est toutefois important de faire la précision suivante :  Aucun étudiant n’est autorisé à mettre fin à son stage sans l’accord du superviseur de stage responsable de l’encadrement du stagiaire ou de la direction de programmes;  De la même façon, aucun professionnel associé n’est autorisé à mettre fin à un stage sans l’accord du superviseur de stage responsable de l’encadrement du stagiaire ou de la direction de programmes;  Le superviseur responsable de l’activité doit être immédiatement informé de la situation problématique par l’un ou l’autre des partis afin d’intervenir rapidement au dossier et, au besoin, solliciter la participation de la direction de programmes en développement de carrière; Pour de plus amples informations sur les différents scénarios d’arrêt de stage et les procédures à respecter, veuillez vous référer à l’annexe 10.2 Précisions sur les procédures d’arrêt de stage. IMPORTANT — Il peut arriver, pour des motifs sérieux, que le milieu décide de mettre fin au stage sans avoir consulté le superviseur de stage ou la direction de programmes. Peu importe la procédure suivie, les raisons invoquées par le milieu pour mettre fin au stage devront être confirmées par le professionnel associé ou la direction du milieu. 8. ÉVALUATION L’évaluation de stage vise à mesurer l’intégration des éléments conceptuels, instrumentaux et méthodologiques du programme en carriérologie. L’évaluation est basée sur les objectifs formulés par le stagiaire et le professionnel associé dans les premiers jours du stage et présentés dans le plan de stage qui comprend les activités liées à la pratique professionnelle et à l’intégration socio-professionnelle. Cette évaluation basée sur le plan de stage compte pour 30 % de la note finale.
  18. 18. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 18 Les tâches associées aux objectifs de stage sont confiées au stagiaire et des indicateurs de réussite servent de critères de base pour l’évaluation. Les attitudes et les habiletés du stagiaire seront mesurées entre autres en matière de :  Éthique professionnelle et respect de la clientèle et des intervenants;  Qualité de la communication relationnelle;  Sens de l’initiative;  Relation interpersonnelle;  Autonomie;  Rigueur et organisation. L’évaluation du stage comprend cinq volets, ce sont : 1. Participation active aux rencontres obligatoires; 2. Envoi de courriels aux 10 jours ou aux deux semaines; 3. Compte-rendu remis après 20 jours ouvrables; 4. Évaluation par le professionnel associé fait à partir des objectifs formulés dans le plan de stage; 5. Rapport synthèse écrit et remis à la fin du stage. Ainsi, l’évaluation comporte un volet formatif et sommatif. Une évaluation formative est effectuée tout au long du stage par le superviseur sous forme de supervision électronique. De plus, une évaluation sommative s’effectue à la fin du stage avec le professionnel associé, le stagiaire et le superviseur de l’UQAM. Ils évalueront l’atteinte des objectifs de formation poursuivis par le stagiaire en utilisant le plan de stage complété dans les premiers jours du stage. Pour se faire, le superviseur de l’UQAM se rendra dans l’organisme d’accueil à la fin du stage pour rencontrer le professionnel associé et le stagiaire. Parmi les compétences suivantes, évaluez les compétences acquises par le stagiaire :  Agir de manière responsable et respectueuse auprès de la clientèle et des intervenants pour que le professionnel associé puisse sans réserve lui confier différentes responsabilités;  Être responsable de ses actions en fournissant des arguments fondés sur des faits
  19. 19. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 19  Comprendre les besoins des clients;  Construire des liens dans les différentes activités d’apprentissage avec le vécu des clients;  Communiquer clairement et correctement à l’oral et à l’écrit dans les divers contextes liés au plan de développement des clients;  Animer des rencontres d’information, de formation en proposant des activités variées permettant la progression des clients vers une plus grande autonomie;  Guider les clients en effectuant des interventions appropriées pour répondre aux besoins des clients;  Détecter les problèmes et proposer des solutions concrètes et adaptées à la réalité des clients;  Évaluer la progression du cheminement fait par les clients et indiquer quelles seront les prochaines étapes;  Planifier, organiser, prioriser ses tâches de façon réaliste;  Adapter ses interventions aux caractéristiques des clients;  Collaborer à la conception et à la mise en œuvre d’un plan d’intervention spécifique pour chaque client;  Intégrer les technologies de l’information et des communications aux fins de préparation et de pilotage d’activités variées;  Manifester un esprit critique et nuancé par rapport aux difficultés rencontrées durant le stage;  Coopérer avec le professionnel associé et l’équipe d’intervenants, les différents partenaires afin de favoriser l’atteinte des objectifs des clients;  S’engager dans une démarche individuelle de développement professionnel. 9. COORDONNÉES Si vous avez des questions ou désirez de plus amples informations sur la procédure d’accueil d’un stagiaire en développement de carrière (traitée dans la section 6 du présent document), vous pouvez communiquer avec la direction de programmes en développement de carrière par courriel, dev-car@uqam.ca, en prenant soin d’inscrire la mention STAGE en majuscule (ex. : STAGE – Besoin d’info.) dans l’objet du courriel.
  20. 20. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 20 10. ANNEXES  Formulaire de confirmation de placement en stage  Précisions sur les procédures d’arrêt de stage  Grille d’évaluation/plan de stage  Formulaire – Offre de stage
  21. 21. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 21 10.1 Formulaire de confirmation de placement en stage — exemple
  22. 22. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 22 10.2 Précisions sur les procédures d’arrêt de stage Arrêt de stage à la demande du stagiaire Lorsque le stagiaire souhaite mettre fin à son stage, la procédure comporte les éléments suivants :  Le stagiaire avise – par écrit — le superviseur des raisons qui l’amènent à vouloir arrêter son stage;  Il doit détailler et, au besoin, appuyer par des documents justificatifs (ex. : rapport médical) sa démarche. Principes à respecter par le superviseur de stage:  S’assurer que la décision de mettre fin au stage fasse suite à une réflexion sérieuse, digne de professionnalisme, de la part du stagiaire;  S’assurer que des avenues alternatives de solutions d’arrangement ont été envisagées et proposées au stagiaire avant d’arrêter le stage;  S’assurer que le professionnel associé et la direction de programmes ont été consultés avant l’arrêt définitif du stage;  S’assurer que le stagiaire ait compris les conséquences de l’arrêt du stage sur son cheminement scolaire et professionnel;  S’assurer que l’arrêt de stage se fasse dans les meilleures conditions possible pour le stagiaire et le professionnel associé;  POUR TOUTES CES SITUATIONS — Voir à rencontrer « en personne », à une ou plusieurs reprises, le stagiaire au besoin. Arrêt de stage à la demande du professionnel associé Lorsque le professionnel associé souhaite mettre fin au stage d’un stagiaire, la procédure comporte les éléments suivants :  Le professionnel associé traite de la situation avec le stagiaire, le superviseur de l’UQAM ou la direction de programmes;
  23. 23. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 23  Lorsque la décision est prise, le professionnel associé avise le superviseur de cours en carriérologie et ce dernier en avise les responsables du milieu. Principes à respecter par le professionnel associé :  S’assurer que le superviseur de l’UQAM ait été informé de la décision prise par le professionnel associé de mettre fin au stage;  S’assurer de rédiger un rapport écrit précisant les raisons qui justifient l’arrêt du stage;  S’assurer en tant que professionnel associé de procéder à l’évaluation du stagiaire pour les jours complétés par le stagiaire;  S’assurer que l’arrêt de stage se fasse dans les meilleures conditions possible pour le stagiaire et pour le professionnel associé. Arrêt de stage à la demande du superviseur de stage de l’UQAM Lorsque le superviseur de stage souhaite mettre fin au stage du stagiaire, la procédure suivante est proposée à titre indicatif :  Le superviseur l’UQAM et le professionnel du milieu prennent contact;  À moins de circonstances particulières, le superviseur effectue une visite dans le milieu de stage;  Le superviseur traite de la situation avec le stagiaire, la direction du milieu (si nécessaire) et la direction de programmes;  La direction de programmes et le superviseur conviennent de la suite à donner avec le stagiaire et le professionnel associé;  Un rapport écrit relatant les faits qui justifient l’arrêt du stage doit être complété par le superviseur de l’UQAM;  Le superviseur de l’UQAM avise, dans les meilleurs délais, toutes les parties concernées.
  24. 24. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 24 Dans la mesure du possible :  L’arrêt du stage devrait être l’ultime démarche entreprise, après plusieurs efforts préalables de corrections de la situation problématique, auprès du stagiaire ou du milieu;  L’arrêt du stage ne devrait pas être définitif avant qu’une rencontre ait eu lieu entre le stagiaire, le directeur du programme et le superviseur;  Lors de cette rencontre, des avenues de solutions possibles devraient être envisagées de façon à apporter tout le support possible au stagiaire;  En attendant la décision finale de l’arrêt du stage, le stagiaire est retiré du milieu de stage. Il est nécessaire de s’assurer que l’arrêt de stage se fait dans les meilleures conditions possible pour le stagiaire et le professionnel associé.
  25. 25. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 25 10.3 Plan de stage / grille d'évaluation du stage PRATIQUE PROFESSIONNELLE (Activités) % DE TEMPS INVESTI OBJECTIFS DE DÉVELOPPEMENT VISÉS PRINCIPALES TÂCHES ASSOCIÉES INDICATEURS DE RÉUSSITE NOTE A, B, C, D, E, N/A Counseling et/ou services-conseils Gestion et communication d'information Encadrement et suivi de clientèle Évaluation et psychométrie Animation et formation Employabilité Recrutement et/ou sélection Développement et production d'activités de formation Élaboration et suivi de projet INTÉGRATION SOCIOPROFESSIONNELLE OBJECTIFS DE DÉVELOPPEMENT VISÉS INDICATEURS DE RÉUSSITE NOTE Sens de l'initiative Relations interpersonnelles Autonomie Rigueur et organisation Éthique et professionnalisme Autres — précisez * Cette évaluation compte pour 30 % de la note finale.
  26. 26. 10.4 Formulaire – Offre de stage DÉVELOPPEMENT DE CARRIÈRE OFFRE DE STAGE ESPACE POUR INSÉRER LE LOGO DE L’ORGANISATION ORGANISATION  Nom de l’institution, de l’organisme, de l’entreprise (caractère 14 points, gras).  Coordonnées postales et téléphoniques  Adresse URL s’il y a lieu MISSION ET SERVICES  Que vise à offrir ou à produire l’organisation ?  Quelles sont ses valeurs, ses intentions ?  Quels types de services sont offerts, en général ou en particulier. DESCRIPTION DE TÂCHES  Types de tâches qui seront demandés au stagiaire selon les différentes avenues de compétences de ceux-ci :  Counseling et/ou service-conseil  Gestion et communication d’information  Encadrement et suivi de la clientèle  Évaluation et psychométrie  Formation et animation  Employabilité  Recrutement et/ou sélection  Développement et production d’activités de formation  Élaboration et suivi de projet  Autre chose … QUALIFICATIONS  Qu’est-ce que vous recherchez comme profil de stagiaire ?
  27. 27. Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012 27 REQUISES  Langues parlées, écrites, lues ?  Connaissances de logiciels de micro-informatique ?  Types d’expériences antérieures de travail ?  Connaissances liées à un secteur d’activité professionnelle donnée ?  Intérêts pour tels ou tels types d’activité de travail ?  Intérêt et aptitudes pour certains contextes de travail : travail en équipe/solitaire; capacité de travail sous le stress; organisation/planification; vente de services; etc.  Autre chose … HORAIRE/TEMPS DE TRAVAIL  Quel sera l’horaire hebdomadaire et journalier du stagiaire ? LIEU DE TRAVAIL  Quel est le nom et les coordonnées postales de l’endroit où travaillera le stagiaire. Réinscrire au besoin les coordonnées indiquées plus haut si identiques. RÉMUNÉRATION  Si oui, indiquez ici le salaire horaire.  Si non, indiquez « Non rémunéré ». DATE D’ENTRÉE EN POSTE  Trimestre du stage (hiver, été, automne)  Et/ou à quelle date est prévue l’entrée en poste ? NOMBRE DE STAGIAIRES  Combien de stagiaires souhaitez-vous accueillir en fonction de ce descriptif d’offre de stage ? SUPERVISEUR EN MILIEU DE PRATIQUE  Qui assumera le rôle de superviseur auprès du stagiaire dans le milieu de pratique ?  Quel est le titre professionnel de cette personne ? PROCÉDURE DE SÉLECTION  Quelle est la date limite pour transmettre sa candidature ?  Que doit-on transmettre comme document de candidature ?  À qui doit-on transmettre sa candidature ?  Quelles sont les coordonnées de la personne responsable de recevoir les candidatures ?  Comment se réalisera le processus de sélection ?  Vous pouvez prendre tout l’espace nécessaire à détailler les caractéristiques du stage offert.  Vous pouvez adresser vos offres en format Word ou PDF au directeur des programmes de premier cycle en développement de carrière : Louis Cournoyer, professeur, c.o., par courriel à l’adresse cournoyer.louis@uqam.ca

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