Este documento presenta una lista de términos relacionados con la documentación y archivo. Define conceptos como documentos, archivo, retención documental, archivo de gestión, recuperación documental, entre otros. Explica que los documentos son la base del conocimiento humano e incluyen todo tipo de registros de información. Define un archivo como el conjunto de documentos producidos o recibidos por una entidad y las diferentes etapas por las que pasan los documentos.
1. GLOSARIO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
1. Documentos: La base material del saber y la memoria de la humanidad, es todo registro de la información independiente de su aporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir l conocimiento humano: libros, revistas, folletos, microfilmes, partituras, manuscritos.
2. Archivo: El conjunto de documentos producidos y recibidos por una persona o entidad en razón de sus funciones o de la actividad que desempeñen.
3. Retención documental: Plazo o términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión.
4. Archivo de gestión: Toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras que la soliciten.
5. Recuperación documental: Es localizar el documento con miras a obtener la información contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz.
6. Tabla de retención documental: Son un listado de las series y tipos documentales generados por un organismo productor, con bases en unas funciones.
7. Correspondencia recibida externa: Aquella que está dirigida a funcionarios de la empresa, con indicación del cargo que desempeñan.
8. Radicación de la correspondencia: Proceso de dar entrada formalmente a las comunicaciones que ingresan a la empresa.
9. Sello de recibido: Se imprime a las copias de correspondencia y/o sobres cerrados que sean recibidos.
10. Consecutivo de correspondencia: Legajo que se organiza con una copia de la correspondencia despachada, organizada en orden numérico cronológico para facilitar su consulta.
11. Historia clínica: Documento que elabora un médico, con base a la información obtenida de un paciente a través de una relación central en el ejercicio médico.
12. Hoja de vida: Es una unidad documental compuesta por el cumulo de tipos documentales que son generados o recibidos con base en la relación laboral entre empleado y empleador.
2. 13. Digitalización de documentos: Técnica reprográfica, que busca convertir el documento, cualquiera que sea este y convertirlo en un documento digital, que pueda ser leído y almacenado en una maquina ordenadora o computador.
14. Archivo central: Es en el que se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite pero que sigue siendo objeto de consulta.
15. Sistema integral de documentos: Este se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital.
16. Distribución de los documentos: Proceso mediante el cual el funcionario encargado del manejo de los documentos en la empresa, efectuara el estudio documental y determina su serie, sub serie.
17. Almacenamiento documental: Con esto se colocaran en unidades de conservación adecuadas que se identificaran con la correspondiente señalización e identificación.
18. Protección documental: Se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizar l integridad física de los documentos.
19. Eliminación documental: Se entiende como la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios y que no poseen valores secundarios.
20. Valores contables: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuantas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una empresa.
21. Valores técnicos: Este aspecto mira a los documentos de cada tipo de instituciones o empresas, para su interpretación se requiere de un especialista en la materia.
22. Valores secundarios: La documentación que reposa en los archivos históricos, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento.
23. Principio de procedencia: Los archivos de quien cree no deben ser mezclados con los creados por otros.
3. 24. Principio de orden original: Los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad normal del área que los manejos.
