Buku panduan pengemaskinian rekod peribadi pemilik kompetensi

  • 507 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
507
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
5
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. PANDUAN MENGEMASKINI REKOD PERIBADI PEMILIK KOMPETENSI Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Proses Mengemaskini Rekod Peribadi1
  • 2. Disediakan oleh :Bahagian Pengurusan MaklumatJabatan Perkhidmatan Awam MalaysiaJulai 2009 Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
  • 3. KANDUNGAN Pengenalan 1 Objektif Panduan 1 Tujuan Kemas Kini Rekod Peribadi 2 Kaedah Pelaksanaan 2 Capaian Laman Web HRMIS 3 Langkah-Langkah Kemas Kini Rekod Peribadi 6 Menyemak Status Penghantaran Rekod Peribadi 18Proses Mengemaskini Rekod Peribadi
  • 4. PENGENALAN Rekod Peribadi mengandungisemua maklumat asas berkaitan denganperibadi penjawat awam atau dikenalisebagai pemilik kompetensi dalamHRMIS seperti maklumat peribadi,keluarga, akademik, kecacatan, bahasa,pengalaman bekerja sebelum menyertaiperkhidmatan awam, persatuan,anugerah yang diterima, akaun bankdan maklumat lain yang berkaitan. Proses mengemaskini maklumat rekod peribadi ke dalam aplikasiHRMIS perlu dilakukan oleh setiap pemilik kompetensi kerana ianyaadalah merupakan data asas bagi memastikan modul-modul yang lainboleh dilaksanakan. Objektif Panduan Buku panduan ini bertujuan untuk membantu pemilik kompetensimengemaskini rekod peribadi masing-masing ke dalam HRMIS. Prosespengemaskinian rekod peribadi ditunjukkan secara langkah demilangkah supaya pemilik kompetensi dapat mengemaskini rekod melaluikonsep layan diri dengan mudah. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 1
  • 5. Tujuan Kemas Kini Rekod Peribadi Setiap pemilik kompetensi perlu mengemaskini rekod peribadimasing-masing ke dalam HRMIS kerana ia merupakan maklumat asaskritikal bagi membolehkan modul-modul lain dapat dilaksanakansecara berintegrasi. Contohnya maklumat akaun bank perludikemaskini ke dalam HRMIS bagi membolehkan pelaksanaan ModulPengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran yang melibatkan prosespengurusan gaji, pinjaman, imbuhan tahunan dan saraan. Kaedah Pelaksanaan Maklumat mengenai rekod peribadiperlu dimasukkan oleh pemilik kompetensisendiri. Jika berlaku sebarang perubahankepada data peribadi, maklumat keluargadan maklumat lain, pemilik kompetensibertanggungjawab mengemas kinimaklumat tersebut pada bila-bila masa. Maklumat yang telah dikemas kini perlu dihantar secara atas talianatau ‘online’ kepada pegawai yang dilantik sebagai pengesah rekodoleh Ketua Jabatan. Salinan dokumen berkaitan perlu dikemukakankepada pengesah rekod sama ada dalam bentuk ‘muat naik’ ke dalamsistem atau pun dengan mengemukakan salinan dokumen bagi tujuanpengesahan. Jenis dokumen sokongan yang wajib dikemukakan adalahsijil perkahwinan/perceraian, sijil kelahiran anak dan sijil pencapaianakademik pemilik kompetensi. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 2
  • 6. AKSES KE LAMAN WEB HRMISLaman web HRMIS boleh dicapai melalui alamat berikut: http:s//hrmis.eghrmis.gov.myDari skrin laman web HRMIS, klikSkrin ID Pengguna dan Kata Laluan akan dipaparkan Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 3
  • 7. Masukkan No. Kad Pengenalan Baru anda pada ID Pengguna danKata Laluan. No Kad Pengenalan baru telah ditetapkan sebagai ! No ID Pengguna kepada semua pemilik kompetensi. No kad pengenalan baru juga telah disetkan sebagai kata laluan anda ketika pertama kali memasuki laman web HRMIS.KlikSekiranya makluman di bawah muncul pada skrin, sila hubungiPentadbir Sistem atau Bahagian Sumber Manusia di Bahagian/Jabatananda bagi tujuan mengaktifkan ID Pengguna dan mewujudkan rekodanda.Sekiranya ID Pengguna anda telah diwujudkan, mesej gesaanberikut akan dipaparkan.Klik untuk menukar kata laluan. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 4
  • 8. Tukar kepada Kata Laluan BaruKlik HantarMesej makluman berikut akan dipaparkan di skrinKlik OKSeterusnya Laman Utama Aplikasi HRMIS dipaparkan di skrin Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 5
  • 9. LANGKAH-LANGKAH MENGEMAS KINI REKOD PERIBADI LANGKAH 1KlikLaman utama Pengurusan Rekod Peribadi akan dipaparkan padaskrin anda. LANGKAH 2Klik Kemaskini Rekod Peribadi pada bahagian kiri Menu —Pengurusan Rekod Peribadi. Klik Kemaskini Rekod Peribadi Paparan Kemaskini Rekod Peribadi akan muncul di skrin seperti di bawah menunjukkan elemen-elemen rekod peribadi untuk tujuan kemaskini. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 6
  • 10. LANGKAH 3 Klik pada tajuk rekod peribadi yang anda ingin kemas kini. Anda boleh memilih untuk mengemaskini mana-mana maklumat rekod peribadi yang berkaitan dengan diri anda sahaja. Jika sekiranya maklumat seperti persatuan, kecacatan, anugerah dan permit kerja tidak berkaitan dengan diri anda, sila abaikan. a. Kemas Kini Data Peribadi1. Klik Data PeribadiKemas kini MaklumatKemas kini semua maklumat data peribadi anda dengan mengisiruangan yang disediakan. Pastikan anda merujuk dari dokumen-dokumen berkaitan seperti Surat Beranak bagi memastikan tidakberlaku kesilapan maklumat ketika memasukkan data.Contoh maklumat data peribadi yang telah dikemaskini Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 7
  • 11. b. Kemaskini Maklumat Keluarga1. Klik Keluarga2. KlikSkrin Tambah Maklumat Keluarga akan dipaparkan Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 8
  • 12. 3. Klik Hantar, apabila semua maklumat telah lengkap. ! Maklumat Umur tidak perlu dikemas kini. Sistem akan mengira umur secara automatik setelah maklumat tarik lahir dimasukkan. Status Perkahwinan telah disetkan secara default sebagai Belum Berkahwin kepada setiap pemilik kompetensi. Maklumat ini hanya akan ditukarkan secara automatik statusnya apabila rekod keluarga (isteri/suami) dikemaskini, dihantar dan disahkan oleh Pengesah Rekod yang dilantik oleh Ketua Jabatan anda.Mesej gesaan seperti berikut akan muncul di skrin4. Klik OKMesej gesaan seperti berikut akan muncul di skrin5 Klik YesPaparan berikut akan muncul di skrin Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 9
  • 13. b. Kemas kini Maklumat Ahli KeluargaBuat pilihan untuk mengemaskini maklumat ahli keluarga dari senaraipilihan yang disediakan. Anda dinasihatkan untuk mengemaskinimaklumat suami/isteri anda terlebih dahulu. ! Maklumat mengenai anak kandung masih belum dapat dikemaskini sehingga maklumat mengenai isteri/suami telah disahkan oleh Pengesah Rekod. Apabila maklumat isteri/suami telah disahkan, barulah maklumat tentang anak kandung boleh dikemaskini.1. Klik Hantar, apabila semua maklumat berkenaan telah dikemaskiniPaparan berikut akan muncul di skrin2. Klik Yes3. Klik OK Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 10
  • 14. Seterusnya paparan berikut akan keluar di skrin memaklumkan statusmaklumat yang telah berjaya dihantar kepada Pengesah Rekod.4. Klik KeluarSkrin akan kembali kepada paparan asal Kemaskini Rekod Peribadi. ! Semua maklumat yang baru dikemaskini tidak akan berubah serta-merta secara automatik dalam paparan skrin sebaik saja anda mengemaskininya. Ini adalah kerana maklumat yang telah dikemaskini dan dihantar sedang melalui proses untuk pengesahan oleh Pengesah Rekod. Maklumat yang baru dikemas kini hanya akan dipaparkan setelah maklumat tersebut disahkan oleh Pengesah Rekod. Anda dapat menyemak maklumat tersebut melalui Papar Rekod Peribadi di bawah Menu – Pengurusan Rekod Peribadi.Ulangi prosedur yang sama untuk mengemaskini maklumat rekodperibadi yang lain. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 11
  • 15. Seterusnya paparan Mesej Aliran Kerja berikut akan muncul di skrinmemaklumkan status maklumat yang telah berjaya dihantar kepadaPengesah Rekod.5. Klik KeluarSkrin akan kembali kepada menu Kemaskini Rekod Peribadi —Keluarga seperti di bawahTeruskan dengan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 12
  • 16. d. Kemaskini Maklumat Lesen1. Klik Lesen2. Klik Tambah3. Kemas kini maklumatMasukkan semua maklumat lesen memandu anda pada ruangan yangdisediakan.4. Klik Hantar, apabila semua maklumat telah diisi. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 13
  • 17. Seterusnya Mesej Aliran Kerja seperti berikut akan dipaparkanmemaklumkan status maklumat yang telah berjaya dihantar kepadaPengesah Rekod. Klik Yes Klik OKTeruskan dengan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 14
  • 18. d. Kemas kini Maklumat Akaun1. Klik Akaun2. Klik Tambah3. Kemaskini MaklumatKemaskini maklumat akaun bank anda pada ruangan yangdisediakan. Pastikan anda merujuk buku akaun bank bagimemastikan tiada kesilapan maklumat berlaku.Contoh maklumat akaun bank yang telah dikemaskiniTeruskan dengan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 15
  • 19. Seterusnya Mesej Aliran Kerja seperti berikut dipaparkan4. Klik KeluarPaparan akan kembali semula ke menu Kemaskini Rekod Peribadi —Lesen. e. Kemaskini Maklumat Peribadi Yang LainTeruskan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain sekiranyaada dengan mengikuti langkah-langkah seperti berikut:: 1) Klik elemen maklumat rekod peribadi yang hendak dikemaskini di bawah menu Kemaskini Rekod Peribadi 2) Klik Tambah 3) Kemaskini semua maklumat dalam ruangan yang disediakan 4) Klik Hantar 5) Klik Keluar Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 16
  • 20. Penerangan Maksud Data Elemen Rekod PeribadiBAHASAMaklumat mengenai bahasa-bahasa yang diketahui(contoh: Bahasa Inggeris/Arab/Mandarin/Jepun/.......)KECACATANMaklumat kecacatan tubuh badan yang boleh memberi kesan dari segipenempatan tempat bertugas(contoh: buta/kudung/pekak/........)ANUGERAHMaklumat mengenai anugerah yang diterima semasa berkhidmatdalam perkhidmatan awam(contoh: AMN/Anugerah Perkhidmatan Cemerlang/PekerjaCemerlang/........)PENDIDIKANMaklumat mengenai taraf pendidikan tertinggi yang dicapai(contoh: Sijil Tinggi Pelajaran/Ijazah Sarjana/Diploma ........)PENGALAMAN KERJAPengalaman kerja sebelum memasuki perkhidmatan awam(contoh: Pegawai Bank/Penyelia Kilang Elektronik/...... )PERSATUANMenganggotai persatuan bertaraf profesional yang ada kesanlangsung kepada dalam perkhidmatan Pemilik Kompetensi dari segifaedah dan kelayakan yang diterima sebagai ahli persatuan tersebut(contoh: Persatuan Arkitek Malaysia/Persatuan PTD/Ahli Majlis .......)SEJARAH PERUBATANMaklumat mengenai penyakit yang pernah dan sedang dialami bagimemudahkan urusan penempatan di masa akan datang.(contoh: lemah jantung/darah tinggi/lelah/........)PERMIT KERJA Dan PASPORTMaklumat permit kerja dan pasport khusus untuk Pemilik Kompetensiyang bukan warga negara MalaysiaProses Mengemaskini Rekod Peribadi 17
  • 21. Menyemak Status PenghantaranKlik Status Penghantaran Rekod di bawah Menu — Pengurusan RekodPeribadi Klik Status Penghantaran Rekod PeribadiMaklumat Status Penghantaran Rekod seperti di bawah akandipaparkan pada skrin. Maklumat dengan ‘tab’ yang berwarna birumuda adalah merupakan maklumat yang telah dihantar kepadaPengesah Rekod.Klik mana-mana ‘tab’ elemen rekod peribadi yang berwarna biru mudauntuk melihat perincian maklumat yang telah dihantar kepadaPengesah Rekod. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi 18
  • 22. Nota…. Proses Mengemaskini Rekod Peribadi1