1. Réunion du conseil d’administration
Tenue le mardi 3 avril 2012 à 19h00
Dans les locaux du 720 de Gironde, Québec
PROCÈS-VERBAL
Présents : Michel-Marie Bellemare
Marc-André Bergeron
Simon Brisebois
Daniel Charland
Danielle Lévesque
Frédéric Maltais
Denys Martin
Guillaume Neveu
André Raymond
Amélie Spain
S’étaient excusés :
Claude Thomassin
Assistait :
Raphaël Lebailly, coordonnateur
L’assemblée est ouverte à 19h05, Daniel Charland souhaite la bienvenue à tous.
1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
Le projet d’ordre du jour suivant a été adopté à l’unanimité, avec modification :
Ordre du jour
1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
2. Lecture des procès-verbaux des dernières réunions
3. Suivis au procès-verbal
4. Mot du président
5. Rapport du coordonnateur
6. Rapport du trésorier
7. Rapport du responsable du parc
8. Rapport de la responsable du socioculturel
9. Rapport du représentant de l’Escale
10. Rapport du représentant des scouts
a) Demandes du regroupement des scouts
11. Varia
20120403-01 Après lecture, l’ordre du jour a été adopté à l’unanimité, sur une
proposition de Danielle Lévesque, appuyée par Marc-André Bergeron.
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2. 2. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion
20120403-02 Après lecture et sans modification, le procès-verbal de la réunion du 20
février est adopté à l’unanimité sur une proposition de Danielle Lévesque appuyée par
Simon Brisebois.
20120403-03 Après lecture et avec modification de la résolution 20120220-01, le
procès-verbal de la réunion du 21 mars 2012 est adopté à l’unanimité, sur une
proposition André Raymond, appuyée par Marc-André Bergeron.
3. Suivis au procès-verbal
Compte-rendu de la réunion des présidents du 15 février
 Daniel Charland nous fait part des nouveaux octrois pour l’année 2012. Il est
important d’être très à jour sur l’utilisation des octrois et les attribuer aux bons
postes budgétaires, puisque l’arrondissement tiendra ses donnés plus à jour.
 L’arrondissement de Charlesbourg fêtera son 350e anniversaire en 2015.
 Il nous fait également part de la liste des travaux demandés pour Guillaume-
Mathieu.
 Le Programme « vacances été » de l’arrondissement devrait être donné en sous-
traitance ou sa formule devrait être revu quand à l’organisation des activités pour
l’été 2013.
 Il faut garder à notre agenda la soirée des mérites bénévoles le 11 mai 2012.
 La prochaine rencontre devrait avoir lieu en mai ou en juin, les dates sont à
venir.
Inscriptions
Raphaël Lebailly nous a fait parvenir le fichier des statistiques d’inscriptions des deux
dernières saisons et pourra nous présenter un document avec des comparatifs sur 2 ans
dans les prochaines semaines.
Augmentation de salaire
Les deux professeurs qui ont eu une augmentation de salaire sont contents de cette
augmentation.
Inscriptions en ligne
Le processus de recherche pour trouver une solution est en cours, mais il est difficile de
trouver un logiciel convivial, abordable et utilisable pour l’ensemble des corporations.
Liste des travaux à retourner à la ville
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3. Il reste sept choses à faire sur 21 dans la liste qui avait d’abord été envoyé à la ville.
Raphaël nous fait un compte-rendu des travaux à compléter.
Local ados, connexion internet
Michel-Marie poursuivra les recherches en fonction des premières démarches qu’il avait
faites. Daniel a également fait une vérification avec la compagnie OPEQ pour voir s’il
pourrait être possible d’avoir un don d’ordinateurs pour une corporation à but non
lucratif. Il faudra par contre réfléchir au projet avant d’accepter des ordinateurs et fournir
un accès pour tous à des ordinateurs.
Demande des regroupements scouts
- Au niveau du rangement, il est difficile de s’organiser avec un seul rangement. Il
est aussi préférable de ne plus faire de bureau et conserver le rangement tel
quel. Donc le regroupement demande de ne plus faire de bureau dans le fond du
rangement et aimerait que l’on fournisse un rangement supplémentaire,
idéalement le R2.
- Concernant le soir de la réunion, à prime à bord, les animateurs et premiers
parents sondés préfèrent conserver la soirée du mercredi plutôt que celle du
lundi.
- Au moment de la venue de l’hiver et de l’ouverture de la patinoire, les scouts
utiliseront la salle du haut.
- Il souhaite également avoir une soirée près du temps des fêtes pour faire une
soirée spéciale et une nuit au chalet.
Concernant cette demande, la principale difficulté serait les soirs d’ouverture pour le
local ados. Il faudra réfléchir sur l’horaire du local ados pour trouver une solution.
Les membres du conseil d’administration ne voient aucun problème à attribuer le
rangement R2, à donner accès à la salle du haut au moment de la période de patin, de
réserver une soirée en décembre pour une soirée spéciale et nous éliminerons le
bureau des plans initiaux et conserveront le rangement tel quel.
4. Mot du président
Déjà fait dans le point précédent.
5. Rapport du coordonnateur
Sous-Sol
Le plafond suspendu pourrait être complètement enlevé, ce qu’ils feront. Ils changeront
également les portes où se trouve le dévidoir du boyau d’arrosage de la patinoire et
mettront des portes doubles.
Réunion des coordonnateurs
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4. Raphaël nous fait un compte-rendu des prix des cours pour l’ensemble des
corporations.
Programmation
Il n’y aura pas vraiment de changement important lors de la prochaine session.
 Il y aurait peut-être seulement un ajout le samedi matin pour les enfants.
 Il y aura aussi un changement au cours Workout.
 Il y aura l’ajout d’un cours de Step.
 Le cours d’Espagnol reste problématique au niveau de la gestion des inscriptions et
les suivis pour permettre une rentabilité.
Pour contrer ce problème, le contrat devra être signé par les deux partis après entente
et après que le coordonnateur ait confirmé l’ouverture d’un cours. Les paiements seront
donc faits en fonction de ce que le coordonnateur aura accepté et inscrit au contrat.
Raphaël fait part de la demande du professeur de photo pour la réparation de son Mac
mini, endommagé alors qu’il était rangé dans les locaux de corporation. Par contre,
comme rien n’est prévu au contrat pour l’entreposage du matériel personnel du
professeur, nous n’avons pas à payer pour ce bris.
6. Rapport du trésorier
Frédéric Maltais a rencontré M. Giroux pour obtenir les derniers documents qu’il avait en
sa possession. Il nous présente le nouveau document de mise à jour des états
financiers. Il nous présente les chiffres du mois de janvier. Tout semble conforme à ce
qui était prévu. Le fonctionnement du tracteur est toujours à surveiller, il a toujours de la
difficulté à démarrer.
Plan quinquennal des dépenses
Raphaël nous fait une brève présentation du plan qui a été travaillé en sous comité. Le
document de travail sera envoyé à tous et discuté lors de la prochaine réunion du
conseil.
Danielle Lévesque discutera avec Claude Thomassin pour connaître les spécificités du
tracteur et voir avec lui s’il peut faire des démarches pour connaître des prix. Denys
Martin fera également des démarches de son côté mais il aimerait connaître les besoins.
7. Rapport du responsable du parc
Nous devrions bientôt avoir des nouvelles de la date de démolition de la patinoire. Pour
ce qui est du baseball, nous avons actuellement une seul groupe possible pour de la
location lors de la prochaine saison.
8. Rapport de la responsable du socioculturel
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5. Pour la fête de quartier, nous prévoyons actuellement la date du 9 septembre et reporté
au 16 septembre s’il y a une mauvaise température. Nous n’avons pas prévu de date
en juin par crainte au niveau des travaux de la patinoire. Nous nous attendons d’avoir
l’implication de tous les membres.
9. Rapport du représentant de l’Escale
Aucun représentant de l’Escale n’était présent.
10. Rapport du représentant des scouts
Le local a été vidé, tout le matériel à été classé et le ménage a été fait. Tout ce qui reste
dans le local peut maintenant être jeté.
11. Varia
Les adolescents ont fait de la planche à roulette dans le sous-sol du chalet et aucune
intervention n’a été faite.
Les scouts auront une réunion aux soirs d’utilisation. Raphaël et Daniel devront se
revoir pour reparler du mercredi pour la programmation.
Simon Brisebois nous reparle de son idée d’explorer l’option de donner en « gestion » le
local ados à des maisons de jeunes déjà existantes dans l’arrondissement. Simon se
propose à faire des démarches pour connaître le fonctionnement des autres maisons
des jeunes.
La prochaine réunion du conseil aura lieu le lundi 14 mai à 19h00.
L’ordre du jour étant épuisée, la séance est levée à 21h40.
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Danielle Lévesque, vice-président Amélie Spain, secrétaire
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