Manual organizacional y de funciones

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  • 1. MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES LOGISTICAL SERVICES S.A POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD VERSION 1.0 MAYO, 2012
  • 2. INDICEINTRODUCCIÓN .................................................................................................................................1I. OBJETIVOS Y ALCANCES ....................................................................................................21. Objetivo general ......................................................................................................................22. Objetivos específicos ..............................................................................................................2I. OBJECTIVES AND SCOPE ....................................................................................................31. Objetive ...................................................................................................................................32. Especific objetives...................................................................................................................3II. IDENTIDAD COORPORATIVA ...............................................................................................41. Misión......................................................................................................................................42. Visión ......................................................................................................................................41. Mission ....................................................................................................................................52. Visión ......................................................................................................................................53. valores institucionales .............................................................................................................63. institutonal securities ...............................................................................................................64. Objetivos general y específicos de la organización.................................................................74. general and specif objectives of the organization....................................................................85. Nuestro logo............................................................................................................................95. Our logo ................................................................................................................................12III. COSNTITUCION DE LA SOCIEDAD ANONIMA ..................................................................15IV. ORGANIGRAMA ...................................................................................................................21IVI. CHART..................................................................................................................................21
  • 3. V. POLITICAS DE LA ORGANIZACION ...................................................................................23V. POLITICAL ORGANIZATION................................................................................................23VI. DESCRIPCION DE PUESTOS .............................................................................................24VI. JOB DESCRIPTION..............................................................................................................29VII. DESCRIPCION BASICA DEL PUESTO ...............................................................................34VII BASIC JOB DESCRIPTION .................................................................................................35VIII. FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS ......................................................................36VIII. GENERAL AND SPECIFIC FEATURES ...............................................................................39IX. PERFIL DEL PUESTO ..........................................................................................................42IX. JOB PROFILE .......................................................................................................................45X. DIAGRAFA DE FLUJO .........................................................................................................47XI. GLOSARIO ...........................................................................................................................49XI. GLOSSARY ..........................................................................................................................49XII. FIRMAS DE AUTORIZACION...............................................................................................50
  • 4. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 INTRODUCCIONEl propósito fundamental de la creación de este manual es que es una de las estrategias parael desarrollode nuestra empresa como organismo social ya que contiene la documentación de nuestros sistemas y enese orden hacemos evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre lossistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que nos permita descubrir, evaluar ycorregir desviaciones de los planes y operaciones originales. Así contamos con un área especializadadentro de la empresa que se encarga del estudio de sistemas de la organización. De cualquier manera, semanifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o por funciones, para llevar uncontrol adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.Es por lo anterior que consideramos necesario que uno de nuestros proyectos inmediatos en nuestraempresa, es la preparación de un manual organizacional y de funciones que permita dar a conocer oaclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas; parael desarrollo propio de las funciones de nuestra organización. INTRODUCTIONThe main purpose of the creation of this manual is that it is one of the strategies for the development of ourcompany as a social organism as it contains the documentation of our systems and in that order we clearthe need for constant review program on systems, methods and procedures in the operationalimplementation, allowing us to discover, evaluate and correct deviations from original plans and operations.So we have a specialized area within the company that deals with the study of organizational systems.Either way, it reveals the need for guidance on individual performance or features, to keep proper controlwithin the range of activities in the company are carried out.It is for this that we consider necessary for one of our immediate projects in our company, is preparing amanual and organizational functions that allow to publicize or clarify the objectives, policies to follow, thestructure and functions, techniques, methods and systems for self-development of the functions of ourorganization. Página 1
  • 5. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 I. OBJETIVOS Y ALCANCEEl presente manual organizacional involucra el estudio de la empresa LOGISTICAL SERVICES S.A, a finde evaluar las funciones, objetivos, bases legales de ésta organización donde incluye la planificaciónestratégica misión, visión, políticas y organigrama funcional por cargos de la organización; por medio delcual sea de fácil comprensión para la persona que desea leerlo.Además, permite facilitar las labores de control interno y su vigilancia, uniformando y controlando elcumplimiento de las rutinas de trabajo y demás actividades propias de una organización. 1. Objetivo general:Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura organizacional y funcionalformal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitanuna funcionalidad administrativa de la organización. 2. Objetivos específicos: - Definir la estructura organizacional formal y real de la organización que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. - Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada sitiode trabajo y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc. - Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la organización. Página 2
  • 6. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 I. OBJECTIVES AND SCOPEThis organizational manual involves the study of the company Logistical SERVICES SA, to assess thefunctions, objectives, legal basis of this organization which includes strategic planning mission, vision,policies and functional organization charges the organization through which is easily understandable tothe person you want to read it. In addition, facilitates the work of internal control and monitoring,standardizing and controlling compliance with the routines of work and other activities of anorganization.1. Objective: Serve as a support tool to define and establish the organizational structure and functional formal and real, and the sections of control and responsibility and channels of communication to enable administrative functionality of the organization.2. Specific objectives: - Define the formal organizational structure and real-established organization hierarchies, lines of authority and responsibility required for organizational performance. - Define, describe and locate the objectives and functions of each workstation and administrative units in order to avoid overload of work, duplication, etc.. - Identify the lines of communication to achieve an adequate relationship between the administrative units in the organization. Página 3
  • 7. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 II. IDENTIDAD CORPORATIVA 1. MISIÓNBrindar a las empresas que recurren a nuestros servicios la solución adecuada para suplir su necesidadofreciéndole servicios de calidad, tiempo, costo y confiabilidad como lo son el almacenamiento, transporte,distribución, empaque, embalaje, sistemas de trazabilidad, control de inventarios, asesoría y consultoría enoperaciones y procesos logísticos de mejor gestión para que así puedan mejorar la productividad yviabilidad de su empresa con el fin de encaminarla asía la competitividad en un mercado internacional.La misión de LOGISTICAL SERVICES S.A es transformar el conocimiento en valor para el beneficio denuestros clientes y suplir todas las necesidades de servicios logísticos en las empresas de la región. 2. VISIÓNSer una empresa competitiva en todo el país, buscando continuamente la excelencia en todos nuestrosservicios lo cual se distinga por proporcionar una excelente calidad y una mejora continua hacia nuestrosclientes, una contribución positiva a la sociedad actuando con un compromiso de ciudadanía globalestableciendo metas y simplificando procedimientos para ser líder empresarial y modelo a seguir en toda laárea de logística. Página 4
  • 8. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 III. CORPORATE IDENTITY 1. MISSIONProvide companies who use our services the right solution to meet your need by providing quality services,time, cost and reliability such as storage, transport, distribution, packing, packaging, traceability systems,inventory control, advice and consulting logistics operations and processes so that better management canimprove the productivity and viability of your company to lead it clung competitiveness in internationalmarket.The mission of Logistical Services SA is to turn knowledge into value for the benefit of our customers andmeet all the needs of logistics companies in the region. 2. VISIONBeing a competitive company in the country, continuously seeking excellence in all our services which aredistinguished by providing excellent quality and continuous improvement to our customers, a positivecontribution to society by acting with a commitment to global citizenship by setting goals and simplifyingprocedures for business leader and role model throughout the area of logistics. Página 5
  • 9. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 3. VALORES INSTITUCIONALES1.Honestidad: Proceder con honradez en nuestras actividades diarias, buscando ser ejemplo para losdemás.2.Profesionalismo: Involucrarnos a fondo en cada tarea con la motivación de que en ello se sustenta elcrecimiento de nuestra empresa.3.Confianza: En que realizaremos nuestras labores de la mejor manera, con la finalidad de satisfacer acada uno de nuestros clientes analizando los hechos y brindando nuestra opinión4.Integridad: Actuamos con ética y coherencia, respetamos las políticas y normas empresariales sinbeneficio personal.5.Respeto: Aceptamos la diversidad cultural, religiosa, de género tanto a nuestros trabajadores como anuestros clientes.6.El desarrollo humano: Promovemos la formación, el crecimiento personal y profesional de nuestrosempleados.7.Puntualidad: En la entrega de productos y/o servicios solicitados por nuestros clientes.8.Compromiso: Con nuestros clientes, al brindarles un servicio de calidad. 3. INSTITUTIONAL SECURITIES1. Honesty: Proceed with honesty in our daily activities, seeking to be an example to others.2. Professionalism: Getting involved in each task thoroughly with the reason that it is sustained growth ofour company.3. Confidence: In what will make our work in the best way, in order to satisfy each of our clients byanalyzing the facts and giving our opinion4. Integrity: We act ethically and consistency, we respect the policies and business rules without personalgain.5. Respect: We accept the cultural, religious, gender both our employees and our customers.6. Human development: promote training, personal and professional growth of our employees.7. Timeliness: The delivery of products and / or services requested by our customers.8. Commitment: To our customers, by providing a quality service. Página 6
  • 10. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 4. OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DE LA ORGANIZACION 1. Objetivo generalSer una empresa competitiva en todo el país, buscando continuamente la excelencia en todos nuestrosservicios lo cual se distinga por proporcionar una excelente calidad y una mejora continua hacia nuestrosclientes. 2. Objetivos específicos - Conformar la estructura política y operativa del proyecto teniendo en cuenta cada una de las competencias y resultados de aprendizaje de la especialidad. - Investigar, conocer y manejar en simulación cada una de las operaciones logísticas que ofrece nuestro amplio portafolio de servicios. - Planificar y elaborar los planes estratégicos de logística para implementar en las empresas aportando el mejoramiento continuo y la competitividad. - Desarrollar el plan estratégico de mercado para dar a conocer la empresa y sus servicios donde se evalúan necesidades del mercado y apreciamos el FADO de la empresa y su entorno en este caso el municipio de Palmira. - Preparar cada uno de los actores del proyecto para conozcan la especialización y enfoque del proyecto (la gestión del comercio nacional e internacional en lo que compete a la parte logística). Página 7
  • 11. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 4. GENERAL AND SPECIFIC OBJECTIVES OF THE ORGANIZATION 1. General ObjectiveBeing a competitive company in the country, continuously seeking excellence in all our services which aredistinguished by providing excellent quality and continuous improvement to our customers. 2. specific objectives- Shaping the political and operational structure of the project taking into account each of the competenciesand learning outcomes of the specialty- Investigate, understand and manage simulation each of the logistics operations offering our broad portfolioof services.- Plan and develop strategic plans to implement in logistics companies providing continuous improvementand competitiveness.- Develop a strategic market plan to publicize the company and its services where market needs areassessed and appreciate the SWOT of the company and its environment in this case the town of Palmyra.- Prepare each project stakeholders to know the expertise and project approach (management of domesticand international trade as a matter for the logistics). Página 8
  • 12. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 5. NUESTRO LOGOSUS COLORES:NEGRO:Autoridad, Clásico, Conservador, Distintivo, Formalidad, Misterio, Secreto, Seriedad, TradiciónEl negro es, técnicamente, la ausencia de color. Es poderoso y conjuga autoridad, elegancia y tradición.Puede ser encontrado en muchos logotipos por su peso, simplicidad y sofisticación. o El negro representa el poder, la elegancia y la formalidad. o El negro representa también autoridad, fortaleza, intransigencia. También se asocia al prestigio y la seriedad. o En una página web puede dar imagen de elegancia, y aumenta la sensación de profundidad y perspectiva. Sin embargo, no es recomendable utilizarlo como fondo ya que disminuye la legibilidad.ROJO:Acción, Aventura, Agresividad, Sangre, Peligro, Energía, Emoción, Amor, Pasión, Fuerza, VigorEl rojo es un color intenso. Puede evocar emociones conflictivas que van desde la sangre y la guerra hastael amor y la pasión. Usualmente es utilizado en el diseño de logos como una manera para llamar laatención del observador y se conoce que puede llegar a incrementar la presión sanguínea o provocarhambre. Página 9
  • 13. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 o El color rojo es el del fuego y el de la sangre, por lo que se le asocia al peligro, la guerra, la energía, la fortaleza, la determinación, así como a la pasión, al deseo y al amor. o Es un color muy intenso a nivel emocional. Mejora el metabolismo humano, aumenta el ritmo respiratorio y eleva la presión sanguínea. o Tiene una visibilidad muy alta, por lo que se suele utilizar en avisos importantes, prohibiciones y llamadas de precaución. o Trae el texto o las imágenes con este color a primer plano resaltándolas sobre el resto de colores. Es muy recomendable para encaminar a las personas a tomar decisiones rápidas durante su estancia en un sitio web.BLANCO:Inmaculado, Inocente, Paz, Pureza, Refinado, Esterilizado, Simplicidad, Entrega, HonestidadEl blanco es el color universal de la paz y la pureza. Puede ser encontrado comúnmente en logotipos comotextos en negativo. o El blanco se asocia a la luz, la bondad, la inocencia, la pureza y la virginidad. Se le considera el color de la perfección. o El blanco significa seguridad, pureza y limpieza. A diferencia del negro, el blanco por lo general tiene una connotación positiva. Puede representar un inicio afortunado. o En heráldica, el blanco representa fe y pureza. o En publicidad, al blanco se le asocia con la frescura y la limpieza porque es el color de nieve. En la promoción de productos de alta tecnología, el blanco puede utilizarse para comunicar simplicidad.LOGO LOGISTICAL SERVICES S.AConsiste en una imagen conformada por las iníciales del nombre de la empresa (LS) y unos círculos quevan uno más grande que el otro el significado de las iníciales sabemos que es en representación de larazón social de nuestra empresa, los círculos lo que simbolizan son la cadena logística sus procesos yeslabones que conforman esta cadena además de representar un flujo de los procesos indica constantemovimiento de nuestra logística integral sus colores expresan seriedad, control, honestidad, cumplimiento,fuerza, energía, pasión por lo que hacemos, entrega, autoridad, formalidad, tecnología, transparencia,calidad y cumplimiento. Página 10
  • 14. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012SLOGAN:POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDADPara mejorar la competitividad, las empresas deben adecuar sus estrategias y su estructura organizativa alentorno dinámico de la economía actual. El éxito de la empresa dependerá, en gran medida, de sucapacidad para dotarse de recursos y habilidades adecuadas para conseguir nuevas ventajas competitivas(calidad, capacidad tecnológica, innovación, capital humano, conocimiento, etc.), con el objetivopermanente del crecimiento y la diversificación. Sin embargo, muchas empresas se cuestionan si estasacciones competitivas que llevan realmente a cabo un incremento de la inversión, y si encuentran frutossuficientes en los niveles de eficiencia y rentabilidad. Ante este planteamiento, las empresas necesitandatos e información contrastada sobre el efecto de determinadas estrategias y líneas de actuación en losresultados empresariales.Hemos comprobado a través de las noticias expuestas en clases, que las empresas industriales máseficientes y rentables realizan un plan estratégico anual, tienen un elevado grado tecnológico, cuentan conun proceso tecnológico flexible e innovador, disponen de certificación de calidad o están en proceso deconseguirla, siguen una estrategia exploradora o analizadora, forman a su personal, tienen capacidad paradesarrollar nuevos productos, habilidades para dirigir y trabajar en grupo y capacidad para obtenerfinanciación ajena ventajosa. O sea que al combinar y aprovechar correctamente sus recursos obtienensatisfactorios resultados y esto se ve en lo que acabamos de mencionar.Por eso todas sus respuestas de cómo potenciar su competitividad se la damos nosotros susolución está en LOGISTICAL SERVICES S.A un operador logístico integral, un centro desoluciones, una empresa especializada en el comercio nacional e internacional. Página 11
  • 15. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 5. OUR LOGOYOU’RE COLORS:BLACK:Authority, Classic, Conservative, Distinctive, Formality, Mystery, Secrecy, Reliability, Tradition The black is,technically, the absence of color. It combines powerful authority, elegance and tradition. It can be found inmany logos for their weight, simplicity and sophistication. - The black represents power, elegance and formality. - The authority also is black, strength, intransigence. It is also associated with the prestige and seriousness. - or in a web page can give the impression of elegance, and increases the feeling of depth and perspective. However, it is advisable to use as a background because it reduces readability. Página 12
  • 16. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012RED:Action, Adventure, Aggression, Blood, Danger, Energy, Emotion, Love, Passion, Strength, Vigor Red is a bright color. It can evoke conflicting emotions ranging from blood and war to love and passion. It isusually used in the design of logos as a way to draw the viewers attention and it is known that can increaseblood pressure or cause hunger. - The red color is the fire and blood, so it is associated with danger, war, energy, strength, determination and passion, desire and love. - Color is very intense emotionally. Enhances human metabolism, increases respiration rate and raises blood pressure. - It has very high visibility, so it is often used in important notices, prohibitions, and calls for caution. - Bring the text or images with this color to the fore by highlighting them on the other colors. It is highly recommended to direct people to make quick decisions while in a website.WHITE:Immaculate, Innocent, Peace, Purity, Refined, Sterilized, Simplicity, Delivery, Honest. White is the universalcolor of peace and purity. - It can be commonly found in texts logos as negative. - The white is associated with light, goodness, innocence, purity and virginity. - He is considered the color of perfection. White means safety, purity and cleanliness. Unlike the black, white usually has a positive connotation. - May represent a successful beginning. - In heraldry, white represents faith and purity. - In advertising, white is associated with coolness and cleanliness because it is the color of snow. In promoting high-tech products, the target can be used to communicate simplicity.Logistical SERVICES LOGO S.AConsists of an image formed by the initials of the name of the company (LS) and a few circles are largerthan the other meaning of the initials know is representing the name of our company, the circles thatsymbolize are the supply chain processes and links that make up this chain as well as representing aprocess flow indicates the move of our comprehensive logistics colors express their seriousness, control,honesty, performance, strength, energy, passion for what we do, delivery, authority, reliability, technology,transparency, quality and compliance. Página 13
  • 17. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012SLOGAN: We promote COMPETITIVENESSTo improve competitiveness, companies must adapt their strategies and organizational structure to thedynamic environment of todays economy. The companys success will depend largely on its ability toacquire adequate resources and skills to achieve new competitive advantages (quality, technologicalcapacity, innovation, human capital, knowledge, etc..), With the constant objective of growth anddiversification. However, many companies are questioning whether these actions are really competitive outan increase in investment, and if they find enough fruit in the levels of efficiency and profitability. Given thisapproach, companies need proven data and information on the effect of specific strategies and action lineson business results.We have seen through the news displayed classes, that industrial companies mademore efficient and profitable annual strategic plan, have a high degree of technology, have a flexible andinnovative technological process, have quality certification or are in process get it, follow a scout or analyzerstrategy, train your staff, have the capacity to develop new products, management skills and teamwork andability to obtain external financing advantage. So to combine and leverage their resources properly obtainedsatisfactory results and this is seen as just mentioned.So all your answers on how to enhance their competitiveness is the solution give us your LogisticalSERVICES SA is a comprehensive logistics operator, a solutions center, a company specializing indomestic and international trade. Página 14
  • 18. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 III. CONSTITUCION DE SOCIEDAD ANONIMA1.- Julio Cesar Perdomo Loaiza varón colombiano, mayor de edad, domiciliado y residente en esta ciudadde Palmira e identificado con la cédula de ciudadanía 1.113649.369 expedida en Palmira,de estado civilsoltero sin unión marital de hecho.2.- Diego Armando Duarte Hernández varón colombiano, mayor de edad, domiciliado y residente en estaciudad de Cali e identificado con la cédula de ciudadanía 1.114.167.668expedida enCali,de estado civilsoltero sin unión marital de hecho.3-Carolina Duran Gutiérrez mujer colombiana, mayor de edad, domiciliado y residente en esta ciudad dePalmira e identificada con la cédula de ciudadanía 1.114.830.671 expedida enPalmira,de estado civilsoltera sin unión marital de hecho4- Jessica Paola Vallejo Quetama mujer colombiana, mayor de edad, domiciliado y residente en estaciudad de Palmira e identificada con la cédula de ciudadanía 1.113.525.841expedida enCandelaria,deestado civil soltera sin unión marital de hecho5- Paola Andrea Gonzales Sánchez mujer colombiana, mayor de edad, domiciliado y residente en estaciudad de cerrito e identificada con la cédula de ciudadanía 1.128.442.498 expedida enMedellín,de estadocivil soltera sin unión marital de hechomanifestaron: Que constituyen una sociedad comercial de tipoanónima que se regirá por los siguientes ESTATUTOS:6.- CAPITULO PRIMERO. NOMBRE, NACIONALIDAD, CLASE, DOMICILIO, DURACION Y OBJETOSOCIAL.ARTICULO PRIMERO.- NOMBRE Y CLASE.- La sociedad que se constituye mediante la presenteescritura pública se denomina LOGISTICAL SERVICES S.A.SOCIEDAD ANOMINA, por lo cual su régimen será el establecido en estos estatutos y lo no dispuesto enellos en lo que determina la ley.ARTICULO SEGUNDO.- NACIONALIDAD Y DOMICILIO.- La sociedad es de nacionalidad colombiana y sudomicilio es Palmira, República de Colombia, en la carrera 27 No. 40.52; pero en desarrollo de su objetosocial y con la aprobación de la Junta Directiva podrá abrir sucursales, agencias, filiales o factorías encualquiera otra ciudad del territorio nacional o en el exterior.Dirección para notificaciones judiciales y administrativas:ARTICULO TERCERO.- DURACION.- La sociedad tendrá una duración de 5 años contados a partir de lafecha de otorgamiento de la presente escritura pública, pero podrá disolverse y liquidarse antes de laexpiración del término, si así lo resolviere la Asamblea General de Accionistas; en las mismas condiciones,podrá ser prorrogada su duración. Página 15
  • 19. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012ARTICULO CUARTO.- OBJETO SOCIAL: El objeto principal de la sociedad será:( Negocios o contratos, actos, a que se va a dedicar la sociedad)En desarrollo o incremento de su objeto social la sociedad podrá ocuparse válidamente en los siguientesactos:-comprar, vender, ceder, arrendar, dar , recibir dinero en mutuo con o sin interés, girar títulos valores,etc.,) Y En general, desarrollar, impulsar o incrementar cualquier otra actividad lícita de comercio quetienda al mejor logro de su objeto social.CAPITULO SEGUNDO. - CAPITAL, ACCIONES Y ACCIONISTASARTICULO QUINTO.- CAPITAL.- La sociedad tendrá un capital autorizado de, representadoen ) accionespor valor nominal decada una.Del capital autorizado, a la fecha se encuentra suscrito $2.000.000), representado enacciones por valornominal de cada una.Del capital suscrito, a la fecha se encuentra pagado, representado en acciones por valor nominal de$2.000.000 cada una."...CAPITAL AUTORIZADO, SUSCRITO Y PAGADO. Artículo 376 del código de comercio: ALCONSTITUIRSE LA SOCIEDAD DEBERA SUSCRIBIRSE NO MENOS DE CINCUENTA POR CIENTODEL CAPITAL AUTORIZADO Y PAGARSE NO MENOS DE LA TERCERA PARTE DEL VALOR DE CADAACCION DE CAPITAL QUE SE SUSCRIBA.AL DARSE A CONOCER EL CAPITAL AUTORIZADO SE DEBERA INDICAR, A LA VEZ, LA CIFRA DELCAPITAL SUSCRITO Y LA DEL PAGADO."ARTÍCULO SEXTO.- ACCIONISTAS Y NÚMERO DE ACCIONES.- La distribución de las acciones y delcapital inicial, suscrito y pagado es el siguiente: $2.000.000 dividido por partes iguales entre los 5 socios locual equivale a $400.000 cada socioPARAGRAFO: El capital social podrá ser aumentado en cualquier momento por decisión de la AsambleaGeneral de Accionistas con el voto favorable previsto en los presentes estatutos. El Presidente de la JuntaDirectiva de la sociedad queda expresamente facultado para efectuar la respectiva emisión de acciones.CAPITULO TERCERO.- ADMINISTRACION DE LA SOCIEDAD.- ORGANOS SOCIALES.-ARTICULO SEPTIMO.- ORGANOS DE ADMINISTRACION DE LA SOCIEDAD. - Son órganos deadministración de la sociedada. la Asamblea General de Accionistas,b. la Junta Directiva,c. el Gerente con su Suplente (Se debe crear los cargos que requiera la sociedad para su funcionamiento ymanejo para proceder a asignarlos) , y cuyas funciones se determinarán en los artículos siguientes. Página 16
  • 20. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012ARTICULO OCTAVO.- DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS.- Son funciones de la AsambleaGeneral de Accionistas, además de las señaladas en la ley, las siguientes1) Determinar las políticas de la Compañía para el cabal cumplimiento del objeto social.2) Determinar las reservas que deban efectuarse en cada ejercicio contable, además de las legales.3) Determinar las utilidades de la sociedad, los dividendos que correspondan a cada acción, su forma depago, plazo, todo con arreglo a la ley y a los estatutos sociales.4) Ordenar las acciones privadas o judiciales que deban seguirse contra los administradores de lasociedad, sus funcionarios, el Revisor Fiscal, cuando no cumplan con sus funciones, o cuando seextralimiten en las mismas o por sus actuaciones den lugar a ellas.5) Designar o remover libremente a los miembros de la Junta Directiva y al Revisor Fiscal.6) Reformar los estatutos sociales;7) Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir losadministradores8) Disponer que emisión de acciones ordinarias pueden ser colocadas sin sujeción al derecho depreferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%)de las acciones que intervengan en la respectiva Asamblea;9) Determinar la prórroga del contrato social antes de su expiración o decretar su disolución y liquidación,todo lo cual con arreglo a la ley y a los estatutos.ARTICULO NOVENO.- QUORUM.- La Asamblea General de Accionistas, podrá deliberar con un númeroplural de socios que represente por lo menos la mitad más una de las acciones suscritas, las decisiones setomarán por la mayoría de votos presentes en la respectiva sesión, salvo que la ley o los estatutos tenganprevisto un quórum especial.ARTICULO DECIMO.- REUNIONES ORDINARIAS.- Las reuniones ordinarias de la Asamblea General deAccionistas, deberán convocarse por el representante legal para dentro de los tres (3) primeros meses decada año, mediante carta dirigida a la dirección registrada por los accionistas con una antelación no inferiora quince (15) días hábiles a la fecha de la reunión.PARAGRAFO.- Cuando los accionistas no fueren convocados, se reunirán por derecho propio el primer díahábil del mes de abril en la sede social a las diez de la mañana (10. A.M.).REUNIONES EXTRAORDINARIAS: La Asamblea General de Accionistas podrá ser convocada a sesionesextraordinarias por la Junta Directiva, el Gerente, el Revisor Fiscal y, en los casos previstos por la Ley, porel Superintendente de Sociedades. Igualmente se reunirá a solicitud de un número plural de accionistasque representen por lo menos la quinta parte de las acciones suscritas, caso en el cual la citación se harápor la Junta Directiva, el Gerente o el revisor fiscal. Los solicitantes podrían acudir al Superintendente paraque este funcionario ordene efectuarla si quienes están obligados no cumplen con este deber. En lasreuniones extraordinarias la Asamblea únicamente podrá tomar decisiones relacionadas con los temasprevistos en el orden del día incluido en la convocatoria.- No obstante, con el voto favorable por lo menosla mitad más una de las acciones representadas, la Asamblea podrá ocuparse de otros temas una vezagotado el Orden del DíaARTICULO DECIMO PRIMERO.- JUNTA DIRECTIVA.- Conformación y Período.- La Junta Directiva de lasociedad, será compuesta por 5 socios anteriormente nombrados. Página 17
  • 21. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012Miembros principales (cada principal con su suplente) y su período es de un (1) año, contado desde lafecha de constitución de la sociedad.ARTICULO DECIMO SEGUNDO.- SESIONES.- La Junta Directiva deberá sesionar por lo menos una vezal mes (1) mes y a sus reuniones podrá asistir el Revisor Fiscal; en las reuniones actuará como Presidenteel designado por la Junta Directiva y un Secretario nombrado en cada reunión, quienes suscribirán lasactas correspondientes a cada reunión. La Junta Directiva deliberará y decidirá válidamente con lapresencia y los votos de la mayoría absoluta de sus miembros y podrá ser convocada por su Presidente,por el representante legal, por el Revisor Fiscal o por dos (2) de sus miembros que actúen comoprincipales.Reuniones no Presenciales.Cada vez que los Socios puedan deliberar por cualesquiera medios de telecomunicaciones, las decisionestomadas en las conferencias serán válidas y jurídicamente vinculantes.Las deliberaciones por telecomunicaciones deberán ser siempre sucesivas o simultáneas. La evidencia dela telecomunicación y de las resoluciones pertinentes, como una confirmación por fax o correo electrónico,se incluirá en las actas respectivas, de conformidad con los requisitos establecidos en estos Estatutos.ARTICULO DECIMO TERCERO.- FUNCIONES.- La Junta Directiva tendrá las siguientes funciones:1) Dirigir, planear y coordinar los programas generales a ejecutar en el desarrollo del objeto social;2) Diseñar, desarrollar y evaluar los sistemas de control de la sociedad;3) Dirigir y evaluar la gestión de los administradores;4) Elaborar su propio reglamento.5) Nombrar, remover, establecer funciones y fijar la remuneración del Gerente, y de su Suplente y de losdemás funcionarios de la sociedad;6) Decretar la apertura de sucursales o agencias de la sociedad, así como determinar las facultades de losadministradores7) Crear los cargos que considere convenientes para la buena marcha de la sociedad;8) Determinar la estructura de la sociedad y las funciones de cada una de sus dependencias;9) En general, ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objetosocial y tomar las determinaciones necesarias en orden a que la sociedad cumpla sus fines; -10) Las funciones que le determine en forma expresa la Asamblea General de Accionistas, órganosupremo de la sociedad;11) Asumir la representación legal en cabeza de su Presidente en las faltas absolutas, temporales oaccidentales del Gerente y su Suplente, la cual deberá constar en la correspondiente acta;12) Establecer las políticas de Balances, Dividendos y reservas;13) Elaborar los reglamentos de emisión y colocación de acciones; 14)Todas las demás funciones noatribuidas expresamente a otro órgano.ARTICULO DECIMO CUARTO.- REPRESENTACION LEGAL.- La Representación Legal de la sociedadestará a cargo del Gerente, quien tendrá un suplente, (de acuerdo a lo creado en los órganos de Página 18
  • 22. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012administración de la sociedad) que con las mismas facultades del titular, lo reemplazará en sus faltasabsolutas, temporales o accidentales, sin necesidad de autorización alguna por parte de órgano distinto dela sociedad y serán designados para períodos de un (1) año, reelegibles por la Junta Directiva.ARTICULO DECIMO QUINTO.- FUNCIONES.- El Gerente y su suplente, tendrán las siguientes funciones:(de acuerdo a lo creado en los órganos de administración de la sociedad)1) Ejercer la representación legal de la sociedad, tanto judicial como extrajudicial;2) Dirigir, planear, organizar, establecer políticas y controlar las operaciones en el desarrollo del objetosocial de la sociedad;3) Ejecutar o celebrar todos los actos o contratos comprendidos dentro del giro ordinario de los negociossociales, sin limitación en la cuantía.4) Nombrar y remover los empleados de la sociedad cuya designación no corresponda a la AsambleaGeneral de Accionistas o a la Junta Directiva;5) Cumplir las órdenes del máximo órgano social y de la Junta Directiva, así como vigilar el funcionamientode la sociedad e impartir las instrucciones que sean necesarias para la buena marcha de la misma;6) Rendir cuentas soportadas de su gestión, cuando se lo exija la Asamblea General de Accionistas o laJunta Directiva;7) Presentar a treinta y uno (31) de Diciembre de cada año, el balance de la sociedad y un estado depérdidas y ganancias para su examen por parte de la Asamblea General de Accionistas;8) Las demás funciones que le señale la Asamblea General de Accionistas o la Junta Directiva.CAPITULO CUARTO.- FISCALIZACION DE LA SOCIEDAD, BALANCES Y DERECHO DE PREFERENCIAEN LA NEGOCIACION DE ACCIONES.ARTICULO DECIMO SEXTO.- REVISOR FISCAL.- La sociedad tendrá un Revisor Fiscal con un suplente,quienes cumplirán las funciones establecidas en la Ley.ARTICULO DECIMO SEPTIMO.- ESTADOS FINANCIEROS.- Anualmente, a treinta y uno (31) deDiciembre, la sociedad elaborará un balance general de sus negocios, un inventario de sus bienes y unestado de pérdidas y ganancias que el Gerente de la sociedad presentará a los accionistas en la AsambleaGeneral y que deberá ir suscrito por dicho funcionario, por un contador público y por el Revisor Fiscal de lasociedad.PARAGRAFO. RESERVAS. - El 10% de las utilidades líquidas después de impuestos se apropiará comoreserva legal hasta completar como mínimo una cantidad equivalente al capital suscrito. La Asamblea deAccionistas constituirá las reservas que considere convenientes con destinación específicaARTICULO DECIMO OCTAVO.- DERECHO DE PREFERENCIA EN LA NEGOCIACION DE ACCIONES.-Los accionistas que deseen enajenar sus acciones, en todo o en parte, deberán ofrecerlas en primertérmino a los demás accionistas a través del representante legal, quienes contarán con diez (10) díashábiles a partir de la fecha en la cual se les comunique la propuesta para aceptarla y podrán ser adquiridasen proporción a sus aportes. Página 19
  • 23. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012CAPITULO QUINTO.- DISOLUCION, LIQUIDACION, CLAUSULA COMPROMISORIA, DESIGNACIONES.ARTICULO DECIMO NOVENO.- DISOLUCION Y LIQUIDACION DE LA SOCIEDAD.- La sociedad sedisuelve por el acaecimiento de las causas legales o por decisión de la Asamblea General de Accionistas,tomada con anterioridad al vencimiento del término contractual; a partir de ese momento, la compañíaentrará en estado de liquidación, conforme a la ley, para lo cual se procederá de acuerdo a las leyesvigentes, por un liquidador que tendrá un suplente con las mismas facultades del principal, en casos defalta absoluta, temporal o definitiva, quienes deberán seguir las instrucciones que para el efecto imparta laAsamblea General de Accionistas.ARTICULO VIGESIMO.- DIFERENCIAS.- Los socios aceptan solucionar sus diferencias por trámiteconciliatorio en la Notaría Diez y Nueve (19) de Bogotá. En el evento que la conciliación resulte fallida, seobligan a someter sus diferencias a la decisión de un tribunal arbitral, renunciando a hacer suspretensiones ante los jueces, designando tres (3) árbitros, quienes podrán transigir y fallarán en equidad enun plazo máximo de ocho (8) días calendario.ARTICULO VIGESIMO PRIMERO.- DESIGNACIONES.- Para el primer período se designan comomiembros de la Junta Directiva a las siguientes personas:PRINCIPALES SUPLENTESNombre Diego Armando Duarte Hernández C.C. 1.144.137.668Nombre Paola Andrea González Sánchez C.C. 1.128.442.498Las personas designadas, manifiestan aceptar los cargos de miembros principales, suplentes y de la JuntaDirectiva de la sociedad.El revisor fiscal y su Suplente, así como el tercer suplente de la Junta Directiva, serán nombradosposteriormente mediante Acta que se inscribirá en la Cámara de Comercio.ARTICULO VIGESIMO SEGUNDO.- NORMA TRANSITORIA.- Para el primer período los accionistasdesignan como Gerente a Julio Cesar Perdomo Loaiza, de la sociedad logisticalservices Ltda. Identificadocon la cédula de ciudadanía 1.113.649.369.expedida en Palmira.y como su Suplente Jessica Paola Vallejo Quetama, identificada con cédula de ciudadanía 1.113.525.841expedida en PalmiraPresentes: ( nombre de las personas no accionista y accionistas que suscriben la escritura de constitución )manifiestan que ACEPTAN los nombramientos. Página 20
  • 24. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñOMANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 IV. ORGANIGRAMA Página 21
  • 25. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñOMANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 3. CHART Página 22
  • 26. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 V. POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN- La empresa mejorará continuamente su rentabilidad para asegurar su permanencia en el negocio y aumentar la satisfacción de sus accionistas.- Satisfacer todos los requisitos (de calidad, servicio y precio) de nuestros clientes.- Fomentar el trabajo en equipo como patrón de comportamiento- Desplegar la cultura de LOGISTICAL SERVICES de respeto al medio ambiente- Velar por la mejora de los indicadores de crecimiento, rentabilidad, liderazgo, responsabilidad social, ambientales, seguridad y costes, para asegurar el éxito continuo de la empresa y el equipo.- Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos.- Realizar evaluaciones periódicas, permanentes a todos los procesos de la organización.- Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético. V. POLITICAL ORGANIZATION- The company will continuously improve its profitability to ensure their stay in the business and increase shareholder satisfaction.- Complete all requirements (quality, service and price) of our customers.- Foster teamwork as a pattern of behavior- Expand SERVICES Logistical culture of respect for the environment- Ensure the improvement of the indicators of growth, profitability, leadership, social responsibility, environmental, safety and cost, to ensure the continued success of the company and team.- Provide fair and attentive to all customers, in their requests and complaints.- Conduct periodic evaluations, permanent all processes of the organization.- All members of the company must maintain ethical behavior. Página 23
  • 27. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 VI. DESCRIPCION DE PUESTOSUnidad Responsable Actividad Nivel perteneciente -Análisis y diagnóstico de los procesos del sistema de subcontratación de servicios logísticos de un cliente -Análisis de costos de la operativa logística - Soporte en el diseño e implantación de un sistema de preparación de pedidos asistido por radiofrecuencia -Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes,1. REPRESENTANTE gerentes y empleados. ESTRATEGICO LEGAL - GESTIÓN DE NEGOCIOS -Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe. -Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo. -Reclutar al personal idóneo para cada puesto. -Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal. Página 24
  • 28. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 Unidad Responsable Actividad Nivel perteneciente -Manejo de clientes, nómina y bancos. -Coordinación de la entrega de información a la empresa que realiza la contabilidad. -Mantener el archivo de2. CONTABILIDAD proveedores. STAFF -Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago. -Actualización continúa de los archivos, conciliaciones bancarias y manejo del libro de bancos. -fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por la organización. -se reúne con las demásáreas y planea, dirige y controla las actividades de la empresa.3. GESTIÓN LEGAL STAFF -se encarga de todo el trámite de los documentos necesarios, y se encarga de separar y gestionar todos los documentos ante la notaría para la legalización de la organización. Página 25
  • 29. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012Unidad Responsable Actividad Nivel perteneciente -Elaborar estudios que sirvan de base para la investigación y el desarrollo de nuevos productos y servicios. -Aplicar las herramientas administrativas y técnicas de productividad para la solución de problemas. -Concebir, planear y ejecutar proyectos de racionalización de 4. GESTION DE procesos. OPERATICO - TACTICO PRODUCTIVIDAD -Diseñar y llevar informes e indicadores de gestión de productividad. -Propiciar y facilitar la remoción de obstáculos y fortalecimiento de la infraestructura requerida para la correlación positiva de la productividad. Página 26
  • 30. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012Unidad Responsable Actividad Nivel perteneciente -Planificar, implementar y controlar eficazmente a través de indicadores logísticos el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribución. -Coordinar, gestionar y dirigir procesos logísticos dentro de la organización. -Orientar al personal a su cargo en 5. GESTION DE el logro y consecución de metas y OPERATIVO – TACTICO OPERACIONES objetivos de la misma. LOGISTICAS -Proponer iniciativas de mejoramiento en las diferentes áreas a partir de los resultados del seguimiento a la gestión. -Organizar las operaciones del área de almacenamiento de productos en el almacén, bodega y centro de distribución con el fin de ejercer control de los inventarios. Página 27
  • 31. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 Unidad responsable Actividades Nivel perteneciente -Verificar que los tiempos de entrega sean los acordados. -Supervisar que los materiales lleguen en óptimas condiciones. -Atender las reclamaciones del cliente en forma amable y6. GESTION DE CALIDAD correcta. OPERATIVO - TACTICO -Responder a las consultas de los clientes en el tiempo pre- establecido. -Que las empresas de transporte (tanto propias como externas) tengan los medios para la manipulación correcta de los materiales que debe entregar. Página 28
  • 32. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 VI.JOB DESCRIPTION ResponsibleUnit Activity levelbelonging -Analysis and diagnosis of system processes outsourcing of logistics services from a client -Cost Analysis of the logistics operations - Support the design and implementation of a system of picking radiofrequency assisted -Assist and provide services to the organization, its leaders, managers and employees.1. LEGAL REPRESENTATIVE - -Describe the responsibilities that STRATEGIC BUSINESS MANAGEMENT define each job title and the qualities that should be the person who occupies. -Evaluate staff performance, promoting leadership development. -Recruit the right people for each position. -Train and develop programs, courses and all activities that go in terms of improving staff skills Página 29
  • 33. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 . ResponsibleUnit Activity levelbelonging - Managing clients, payroll and banking. -Coordination of the delivery of information to the company doing the accounting. STAFF 2. ACCOUNTING -Maintain the supplier file. -Coordinate payment to suppliers, due dates and payment values. -Continuous updating of files, managing ban -reconciliations and bank book. -fixed operational policies, administrative and quality based on the parameters set by the organization. -meets with the other areas and3. LEGAL MANAGEMENT plans, directs and controls the STAFF activities of the company. -does all the processing of necessary documents, and takes care to separate and manage all documents to the notary for the legalization of the organization. Página 30
  • 34. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012ResponsibleUnit Activity levelbelonging -Conduct studies as a basis for research and development of new products and services. -Apply the administrative tools and techniques to solve productivity problems.4. PRODUCTIVITY Operatic - Tactical MANAGEMENT -Conceive, plan and implement projects to streamline processes. -Design and carry reports and indicators of productivity management. -To encourage and facilitate the removal of obstacles and strengthening the infrastructure required for the positive correlation of productivity. Página 31
  • 35. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 ResponsibleUnit Activity levelbelonging -Plan, implement and monitor effectively through indicators logistics flow and storage of products and services supply chain. -Coordinate, manage and direct logistics processes within the organization. -Provide guidance to their staff in achieving and achieving goals5. LOGISTICS OPERATIONS and objectives of it. Operatic - Tactical MANAGEMENT To propose improvement initiatives in different areas from the monitoring results to management. To organize the operations of the storage area in the warehouse, warehouse and distribution center in order to exercise control of inventories. Página 32
  • 36. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 ResponsibleUnit Activity levelbelonging -Check that delivery times are agreed to. -Supervise the materials arrive in good condition. Operatic - Tactical6. QUALITY MANAGEMENT -Address customer complaints in a polite and courteous. -Respond to customer inquiries at the pre-set time. -That the carriers (both own and external) have the means to the proper handling of materials to be delivered. Página 33
  • 37. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 VII. DESCRIPCION BASICA DEL PUESTO Posee alguna Ubicación orgánica a Quien es el superior responsabilidad sobre Nombre del puesto la que pertenece inmediato otros funcionarios Contabilidad, Gestión legal (staff). Gestión de productividad, deRepresentante legal – operaciones logísticasGestión de negocios Estratégico Junta directiva y de calidad. Representante legal – Contabilidad Sobre la organización Staff Gestión de negocios Representante legal – Gestión legal Sobre la organización Staff Gestión de negocios Gestión de Representante legal – Auxiliares de gestión de productividad Operativo – Táctico Gestión de negocios productividad. Gestión de operaciones Representante legal – Auxiliares de gestión de Operativo – Táctico logísticas Gestión de negocios operaciones logísticas. Representante legal – Gestión de calidad Auxiliares de gestión de Operativo – Táctico Gestión de negocios calidad. Página 34
  • 38. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 VII.BASIC JOB DESCRIPTION Organizational Who is the immediate It has some Job Title location to which it superior responsibility for belongs other staffLegal Representative - Accounting, legal Business strategic Board of Directors management (staff). Management Management of productivity, quality and logistics operations. Accounting staff Legal Representative - About the organization Business Management. legal management staff Legal Representative - About the organization Business Management Productivity Operational - Tactical Legal Representative - Management management Business Management Assistants productivity. Management of Operational - Tactical Legal Representative - Auxiliary logistics logistics operations Business Management management.Quality Management Operational - Tactical Legal Representative - Auxiliary quality Business Management management. Página 35
  • 39. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 VIII. FUNCIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS1. Representante legal – gestión de negocios Función general- Actúa como soporte de la organización a nivel general y de manejo de cada área funcional, es la imagen de la empresa en el ámbito externo e internacional, provee de contactos y relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel internacional. Funciones especificas- Análisis y diagnóstico de los procesos del sistema de subcontratación de servicios logísticos de un cliente- Análisis de costos de la operativa logística- Soporte en el diseño e implantación de un sistema de preparación de pedidos asistido por radiofrecuencia- Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados.- Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.- Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.- Reclutar al personal idóneo para cada puesto.- Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal.2. Contabilidad (STAFF) Función general- Coordinación de la entrega de información a la empresa que realiza la contabilidad. Funciones especificas- Manejo de clientes, nómina y bancos.- Mantener el archivo de proveedores.- Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago.- Actualización continúa de los archivos, conciliaciones bancarias y manejo del libro de bancos. Página 36
  • 40. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 20123. Gestión Legal (STAFF) Función general- Fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por la organización. Funciones especificas- Se reúne con las demás áreas y planea, dirige y controla las actividades de la empresa.- Se encarga de todo el trámite de los documentos necesarios, y se encarga de separar y gestionar todos los documentos ante la notaría para la legalización de la organización.4. Gestión de producción Función general- Aplicar las herramientas administrativas y técnicas de productividad para la solución de problemas. Funciones especificas- Elaborar estudios que sirvan de base para la investigación y el desarrollo de nuevos productos y servicios.- Concebir, planear y ejecutar proyectos de racionalización de procesos.- Diseñar y llevar informes e indicadores de gestión de productividad.- Propiciar y facilitar la remoción de obstáculos y fortalecimiento de la infraestructura requerida para la correlación positiva de la productividad.5. Gestión de operaciones logísticas Función general- Planificar, implementar y controlar eficazmente a través de indicadores logísticos el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribución. Funciones especificas- Coordinar, gestionar y dirigir procesos logísticos dentro de la organización.- Orientar al personal a su cargo en el logro y consecución de metas y objetivos de la misma.- Proponer iniciativas de mejoramiento en las diferentes áreas a partir de los resultados del seguimiento a la gestión.- Organizar las operaciones del área de almacenamiento de productos en el almacén, bodega y centro de distribución con el fin de ejercer control de los inventarios. Página 37
  • 41. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 20126. Gestión de calidad Función general- Verificar que los tiempos de entrega sean los acordados. Funciones especificas- Supervisar que los materiales lleguen en óptimas condiciones.- Atender las reclamaciones del cliente en forma amable y correcta.- Responder a las consultas de los clientes en el tiempo pre-establecido.- Que las empresas de transporte (tanto propias como externas) tengan los medios para la manipulación correcta de los materiales que debe entregar. Página 38
  • 42. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 VIII.GENERAL AND SPECIFIC FEATURES1. Legal Representative - Business ManagementGeneral function - Act as a support for the organization and management general level of each functional area is the companys image on the external and international contacts and a relationship provides business to the organization with the goal of establishing long term business, both locally and internationally.Specific functions - Analysis and diagnosis of system processes outsourcing of logistics services from a client - Cost analysis of the logistics operations - Support the design and implementation of a system of picking radiofrequency assisted - Assisting and providing services to the organization, its leaders, managers and employees. - Describes the responsibilities that define each job title and the qualities that should be the person who occupies. - Evaluate staff performance, promoting leadership development. - Recruit the right people for each position. - Train and develop programs, courses and all activities that go in terms of improving staff skills.2. Accounting (STAFF)General function - Coordinate the delivery of information to the company doing the accounting.Specific functions - Managing clients, payroll and banking. - Maintain the supplier file. - Coordinate the vendor payment, due dates and payment values. - Continuous updating of files, managing bank reconciliations and bank book. Página 39
  • 43. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 20123. Legal Management (STAFF)General function - Set operational policies, administrative and quality based on the parameters set by the organization.Specificfunctions - Meets with the other areas and plans, directs and controls the activities of the company. - Responsible for processing all the necessary documents, and is responsible for separating and manage all documents to the notary for the legalization of the organization.4. Production ManagementGeneral function - Apply the administrative tools and techniques to solve productivity problems.Specific functions - Conduct studies as a basis for research and development of new products and services. - To conceive, plan and implement projects to streamline processes. - Design and carry reports and indicators of productivity management. - Encourage and facilitate the removal of obstacles and strengthening the infrastructure required for the positive correlation of productivity.5. Management of logistics operationsGeneral function - Plan, implement and monitor effectively through indicators logistics flow and storage of products and services supply chain.Specific functions - Coordinate, manage and direct logistics processes within the organization. - Provide guidance to their staff in achieving and achieving goals and objectives of it. - Propose improvement initiatives in different areas from the monitoring results to management. - Organize the operations of the storage area in the warehouse, warehouse and distribution center in order to exercise control of inventories Página 40
  • 44. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 20126. Quality ManagementGeneral function - Check that the delivery times are agreed to.Specific functions - Monitor that the materials arrive in good condition. - Respond to customer complaints in a polite and courteous. - Respond to customer inquiries at the pre-set time. - That the carriers (both own and external) have the means to the proper handling of materials to be delivered. Página 41
  • 45. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 IX. PERFIL DEL PUESTO 1. Representante legal – gestión de negociosPerfil profesional:Titulado tecnólogo en gestión logística, con estudios en gestión de negocios, comercio internacional,relaciones públicas, aseguramiento de calidad y cursos complementarios en principios de logística,competitividad y negocios, manejo herramientas Microsoft office 2007: Powerpoint e inglesbeginner.Perfil ocupacional:Sus principales responsabilidades serán aumentar y mantener la competitividad cumpliendo con lasnormas de calidad establecidas por la Empresa, mantener las buenas relaciones comerciales y/oempresariales preferiblemente con conocimientos en las áreas de aprovisionamiento, gestión logística,servicio al cliente, recurso humano, gestión de operaciones internacionales conocimiento avanzado enherramientas informáticas, manejo de las tics.Perfil actitudinal:Profesional con formación integral, con capacidad de adaptación, alto nivel de conocimiento, Trabajo enequipo, capacidad de liderazgo, proactivo, dinámico, con valores éticos tales como honestidad,profesionalismo, confianza, integridad, respeto, compromiso, puntualidad, compromiso, comunicativo yconciliador en diferentes aspectos que se puedan presentar. 2. Gestión de producciónPerfil profesional:Titulado técnico o tecnólogo en gestión logística, con estudios de especialización en planificación,desarrollo de planes estratégicos logísticos y cursos complementarios en manejo y control de inventarios,principios de logísticas e inglés beginner.Perfil ocupacional:Sus principales responsabilidades serán aumentar y mantener la productividad cumpliendo con las normasde calidad establecidas por la empresa y programar de la producción para su calidad y mejora continuaPerfil actitudinal: Página 42
  • 46. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012Profesional con formación integral, con capacidad de adaptación, alto nivel de conocimiento, Trabajo enequipo, capacidad de liderazgo, proactivo, dinámico, con valores éticos tales como honestidad,profesionalismo, confianza, integridad, respeto, compromiso, puntualidad, compromiso, comunicativo yconciliador en diferentes aspectos que se puedan presentar. 3. Gestión de operaciones logísticasPerfil profesional:Profesional en tecnología en gestión logística y/o Ingeniería Industrial, Contar con estudios en gestión dealmacenes, despachos, control de inventarios y manejo de Kárdex. Indispensable Microsoft Officeavanzado y cursos complementarios en competitividad y negocios, legislación comercial e inglesbeginner.Perfil ocupacional:Analizar, organizar, ejecutar y controlar las actividades del área o departamento logístico, garantizando lacantidad, calidad, oportunidad y tiempo con el propósito de disminuir costos y satisfacer las necesidades delos clientes de la empresa.Desde los procesos de suministro, despacho y el control del flujo de materias primas, inventarios yproductos terminados a través de la cadena de abastecimiento encontrando las falencias y dandosoluciones a problemas en almacenamiento, transporte, distribución, empaques, embalajes, manejo deinformación e inventarios.Perfil actitudinal:Profesional con formación integral, con capacidad de adaptación, alto nivel de conocimiento, Trabajo enequipo, capacidad de liderazgo, proactivo, dinámico, con valores éticos tales como honestidad,profesionalismo, confianza, integridad, respeto, compromiso, puntualidad, compromiso, comunicativo yconciliador en diferentes aspectos que se puedan presentar. Página 43
  • 47. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 4. Gestión de calidadPerfil profesional:Técnico o tecnólogo en gestión logística, con especialización en gestión de la calidad, con cursoscomplementarios en la norma ISO 9001: 2008, manejo herramientas Microsoft office avanzado e inglésbeginner.Perfil ocupacional:Gestionar la implementación de los procesos de aseguramiento de la calidad, en el diseño de políticasorientadas hacia el mejoramiento continuo. Implementar y evaluar procedimientos de los procesos decalidad. Informar a las diversas áreas los resultados en las acciones emprendidas en el control de lacalidad y el mejoramiento de la calidadPerfil actitudinal:Profesional con formación integral, con capacidad de adaptación, alto nivel de conocimiento, Trabajo enequipo, capacidad de liderazgo, proactivo, dinámico, con valores éticos tales como honestidad,profesionalismo, confianza, integridad, respeto, compromiso, puntualidad, compromiso, comunicativo yconciliador en diferentes aspectos que se puedan presentar. Página 44
  • 48. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 IX. JOB PROFILE 1. Legal Representative - Business ManagementProfessional profile:Titled technologist in logistics management, with studies in business management, international trade,public relations, quality assurance and additional courses on principles of logistics, competitiveness andbusiness management tools Microsoft Office 2007: Power point and English beginner.Occupational Profile:Its main responsibilities will increase and remain competitive in compliance with quality standards set by theCompany, maintain good trade relations and / or business preferably with knowledge in the areas ofprocurement, logistics management, customer service, human resources, management advancedknowledge in international operations tools, management of tics.Attitudinal profile:Professional with comprehensive, adaptable, high level of knowledge, teamwork, leadership, proactive,dynamic, ethical values such as honesty, professionalism, trust, integrity, respect, commitment, punctuality,commitment, communication and conciliator in different aspects that may arise. 2. Production ManagementProfessional profile:Qualified technician or technologist in logistics management with a specialization in planning, developingstrategic plans and additional courses in logistics management and inventory control, logistics and Englishearly beginner.Occupational Profile:Its main responsibilities will increase productivity and maintain compliance with quality standards set by thecompany and production schedule for its quality and continuous improvementAttitudinal profile:Professional with comprehensive, adaptable, high level of knowledge, teamwork, leadership, proactive,dynamic, ethical values such as honesty, professionalism, trust, integrity, respect, commitment, punctuality,commitment, communication and conciliator in different aspects that may arise. Página 45
  • 49. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 3. Management of logistics operationsProfessional profile:Professional logistics management technology and / or Industrial Engineering Have studies in warehousemanagement, shipping, inventory control and management of Kardex. Essential Microsoft Office advancedand supplementary courses in competitiveness and business, commercial law and English beginner.Occupational Profile:Analyze, organize, execute and control the activities of the area or logistics department, ensuring thequantity, quality, timeliness and time in order to reduce costs and meet the needs of enterprisecustomers.Since the processes of supply, delivery and control the flow of raw materials and finished goodsinventories throughout the supply chain to find gaps and providing solutions to problems in storage,transportation, distribution, packaging, packaging, information management and inventories.Attitudinal profile:Professional with comprehensive, adaptable, high level of knowledge, teamwork, leadership, proactive,dynamic, ethical values such as honesty, professionalism, trust, integrity, respect, commitment, punctuality,commitment, communication and conciliator in different aspects that may arise. 4. Quality ManagementProfessional profile:Technician or technologist in logistics management, specializing in quality management, with additionalcourses in ISO 9001: 2008, Microsoft office management tools and English advanced beginner.Occupational Profile:Manage the implementation of the processes of quality assurance in the design of policies towardscontinuous improvement. Implement and evaluate procedures for quality processes. Report to the differentareas results in action taken in controlling the quality and quality improvement.Attitudinal profile:Professional with comprehensive, adaptable, high level of knowledge, teamwork, leadership, proactive,dynamic, ethical values such as honesty, professionalism, trust, integrity, respect, commitment, punctuality,commitment, communication and conciliator in different aspects that may arise. Página 46
  • 50. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñOMANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 X. DIAGRAMA DE FLUJO Página 47
  • 51. Búsqueda del cliente potencial Ver el rendimiento de la organización Asesoría logísticaObtener información Podemos ver los de la situación de índices decalidad calidad. Operaciones logísticas Contratos y acuerdos clientes, proveedores y Ver el rendimiento en la trabajadores Base de datos Inventario y Compras y Transporte y Realizar reunión línea de producción, de los clientes almacenamiento suministro distribución con el jefe de empaque y embalaje. producción. 1 Verificar los Materias primas Requisiciones Rutas Delegar funciones Verificar la línea tiempos y calidad Producto en Aprovisionamiento Tipo de carga proceso Medio de transporte de producción. Proveedores de la entrega Producto terminado 1 Métodos y tiempos, diagramas de Elaborar estudios en la recorrido, diagrama bimanual, Ver y definir los línea de producción. diagrama de procesos, estudio objetivos de la ergonómico. AUTORIZACIONES organización Cuál es el requerimiento Sacar conclusiones de posibles problemas. Donde se Asesoría Prestación de Hacer puedan dar servicio auditorias 2 asesorías Crear y ejecutar el plan de calidad en general. Establecer planes de mejora continua. estratégico de la empresa Analizar indicadores Ver rendimiento. de las operaciones Estudiar Crear nuevas proveedores de estrategias 1Definir un plan servicio para mejorar El análisis no de calidad la calidad. ¿Se obtuvieron estableció 2 resultados de buenos mejora continua? resultados de Identificar las una mejora. No Se dan 1 falencias Asesoría operaciones Base de datos No ¿Personal capacitacion está 2 proveedores 2 internacionales es internas al Si capacitado? personal Crear un Dar soluciones Ejecutar técnicas de plan maestro 5W1H-kaisen-TPM a las falencias productividad para Si de logística solucionar problemas. Se documentan Documentar los procesos las nuevas Establecer indicadores de 2 implementaciones Estudiar los costos gestión Por eso nos ¿Se obtuvieron devolvemos a resultados ver los Ejecutar un No positivos? resultados deplan de calidad No lasmejoras ¿Aprobado? 1 Si Estrategias para unidad Realizar Donde se miran de negocio las mejoras y Se obtienen informes e evaluación los problemas Ejecución indicadores de inicial amejorar. productividad. Evaluación y Cumplir con Medir el Hacer seguimientos verificación los objetivos Revisar constantemente Mantener contacto con Realizar ajustes continuos de losrendimiento en los indicadores. indicadores. proveedores y clientescuanto acalidad 1 ¿Cumple con 1 2 Facilitaríamos el proceso los objetivos? Mantener de la línea de producción. el plan de calidad. Si Tendremos un cliente Mejoramiento satisfecho. Realizar continúoajustes finales Página 48
  • 52. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 XI. GLOSARIO1. Descripción de puestos: Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestoscontenidos en la estructura orgánica autorizada y aprobada, que le permite a la Institucióncumplir con sus atribuciones legales.2. Objetivos estratégicos del puesto: Se refiere a la actividad genérica que define el grupo defunciones, actividades y responsabilidades, por las cuales se hace necesaria la existenciade un cargo en la estructura de la institución.3. Relaciones del puesto: En este apartado se tomó como referencia la ubicación de unpuesto en la estructura organizacional, para determinar con que otros funcionarios ounidades administrativas debe de interactuar para dar cumplimiento a sus funciones yresponsabilidades asignadas.4. Staff: Conjunto de personas que en torno y bajo el mando del director de una empresa o institución, coordina su actividad o le asesora en la dirección.5. Estrategia:Es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin.6. Logística:Es un conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio. XI.GLOSSARY Página 49
  • 53. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñO MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 20121. Job description: It covers the activities inherent in each of the positions contained in the authorized and approved organizational structure that allows the institution to fulfill its legal powers.2. Strategic objectives of the position: Refers to the generic activity that defines the group of functions, activities and responsibilities, which is necessary to have a position in the structure of the institution.3. Relations of the position: This section is taken as reference the location of a place in the organizational structure, to determine that other officers or administrative units must interact to fulfill their duties and responsibilities.4. Staff: Set of people around and under the command of the director of a company or institution, coordinates its business or advises on the management.5. Strategy: A set of systematically planned actions that take time out for a particular purpose.6. Logistics: A set of means and methods necessary to carry out the organization of a company, or service. XII. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN Página 49
  • 54. LOGISTICAL SERVICES S.A FECHA DE ELABORACION POTENCIAMOS SU COMPETITIVIDAD MES AñOMANUAL ORGANIZACIONAL Y DE FUNCIONES MAYO 2012 Página 49