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Tarjeterosyformularioscap4 1227123214982833-8

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  • 1. TARJETEROS YFORMULARIOSRECURSOS PARA ELMANEJO DE DATOSProfa. Carmen M. Maldonado
  • 2. ¿QUÉ ES UN TARJETERO O FICHADE REGISTRO? Son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota, de manera breve y lógica, cierta información. Estos registros en tarjeta se guardan tarjeteros, conocidos como ficheros.
  • 3. VENTAJAS DE LOS TARJETEROS Ocupan poco espacio y se pueden mantener en el escritorio. Un grupo de varios empleados puede trabajar simultáneamente con el mismo archivo de tarjetas.
  • 4.  Facilitan:  Anotar, procesar y localizar datos  Descartar o añadir nuevas tarjetas  Organizar y reorganizar las tarjetas en orden alfabético, numérico, por zonas geográficas o por asunto
  • 5. BASES DE DATOS EN TARJETEROS Empleados Solicitudes de empleo Visitantes frecuentes Clientes y suplidores de bienes o servicios Miembros de organizaciones cívicas
  • 6.  Inventario de mercancía, equipo o docu- mentos Cuentas de clientes Mantenimiento y reparación de equipo Títulos de libros y nombres de autores Recetas de cocina
  • 7. PROPÓSITO DE LOS TARJETEROS Para proveer información de referencia Como registro acumulativos de anota- ciones o asientos Como recordatorios de asuntos pendientes
  • 8. TARJETA ÍNDICE-INFORMACIÓN DEREFERENCIA
  • 9. TARJETA DE ASIENTO OANOTACIÓN Fecha Hora Dr. Carlos A. Correa Medicina Interna Si por alguna razón no puede asistir tenga la bondad de notificarlo con 1 día de anticipación. Nombre: _________________________ # Expediente____________________
  • 10. TARJETAS CRONOLÓGICOS Sirven de recordatorio para asuntos pendientes y para dar seguimiento a otros, como son los documentos o expedien- tes prestados, pagos pendientes, asuntos en proceso y reuniones. Lay Away
  • 11. CARACTERÍSTICAS DE LOSTARJETEROS
  • 12. TARJETEROS VISIBLES La información clave para localizar las tarjetas se anota en el borde inferior. Este borde sobresale de la tarjeta anterior. Las tarjetas descansan una sobre otra en forma escalonada. Esto permite leer la información clave de las tarjetas con tan sólo abrir la sección del tarjetero.
  • 13. TARJETEROS VERTICALES  La información clave para archivar y localizar las tarjetas se anota en el borde superior.  Las tarjetas descansan en su borde inferior.  No hay que retirar las tarjetas para ver la información que contienen.
  • 14. LAS GUÍAS Son tarjetas indicadoras y están hechas de un material fuerte y resistente. Las guía se coloca al principio de la sección a la que pertenece. En el sistema alfabético se recomienda una guía por cada 25 a 50 tarjetas
  • 15. RÓTULO: ES LA PARTE IMPRESA O TÍTULO ESCRITO ENLA PESTAÑA SUPERIOR DE LA GUÍA. Sencillo Doble  Es sencillo si indica el  Es doble cuando indica el número o la letra o com- número o la letra o com- binación de letras con las binación de letras con que comienza la sección. que comienza la sección y el número o la letra o combinación de letras 110 con la que termina. R 225-249 Re B-D Rod D-Del Ga-Go
  • 16. LAS TARJETASMedidas 5x3 6x4 8x5
  • 17. REGLAS GENERALES PARA LASTARJETAS Determinar el orden en que se debe considerar el nombre del individuo, de la institución o del asunto, según las reglas. Escribir el nombre tal y como se debe codificar en mayúscula sólida.  Tres (3) espacios del margen izquierdo  Dos (2) espacios del borde superior
  • 18.  Luego del nombre codificado, se escribe a dos (2) espacios verticales el nombre y la dirección, tal y como aparece en el documento y cualquier otro dato relevante.
  • 19. MODELO DE TARJETA DÍAZ COLÓN CARLOS E 103-38-4051 CARLOS E DÍAZ COLÓN PO BOX 1378 SAN JUAN PR 00902-1378 1-787-724-2137 cediaz@coqui.net SS 550-75-2896 Límite de crédito $10,000
  • 20. EL FORMULARIO Es un impreso con espacios en blanco para anotar una diversidad de datos. Es un medio eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar más rápida- mente información de naturaleza repetitiva.
  • 21. TIPOS DE FORMULARIOS Solicitudesde empleo Órdenes de compra Factura (formulario de egreso) El uso de los formularios le facilita a las empresas la facturación y el cobro.
  • 22. FORMULARIOS Ventajas  La uniformidad en la presentación de los datos hace más fácil su localización, manejo, archivo y procesamieto.  Los proceso se realizan en menos tiempo, ya que se facilita anotar la información.  Se obtiene la información necesaria y se evita que se olvide la inclusión de ciertos datos.  Se pueden procesar y tramitar los asuntos más rápidamente.
  • 23. MODELOS DE FORMULARIOS
  • 24. PARTES DEL FORMULARIO Información estática- las palabras impresas para completar.  Nombre  Dirección  Fecha  Teléfono  Lugar del accidente  El número de la póliza  Sueldo annual Información variable- información que se anota en los espacios en blanco
  • 25. REFERENCIACorrea, C., Díaz, A., (2004) Administración de Documentos, Sistemas, procedimientos y tecnología, McGraw-Hill

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