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DOCUMENTO ELECTRONICO
 

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Concepto, caracteristicas y descripcion de Documento Electronico

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    DOCUMENTO ELECTRONICO DOCUMENTO ELECTRONICO Presentation Transcript

    • GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS G2 FEBRERO 24 DE 2014
    • Integrantes del grupo expositor:  Elsa Ines Vasquez C  Carmen Maria Q  Tatiana Boada  Amadelfi Mosquera Docente:  Jorge Mario Zuluaga Campuzano
    • Documentos Electrónicos  Definición  Componentes  Características  Clasificación  Problemática de la conservación de Documentos Electrónicos  Documento electrónico de archivo
    • Las nuevas tecnologías están transformando todos los sectores de nuestra sociedad. Ese es un hecho cierto que se evidencia en el desarrollo de las ciencias experimentales. El desarrollo de nuevas aplicaciones, nuevos formatos, nuevos medios y por ende las nuevas concepciones de lo que es documento, nos obligan a hacer referencia a lo que es el novísimo como aplicación, del documento electrónico y sus efectos legales que tiene en la rutina diaria judicial del país.
    •  Dar a conocer a los estudiantes los conceptos básicos y el rol que juegan como actores frente a la Gestión de Documento Electrónico.  Dar a conocer a los estudiantes los conceptos básicos y el rol que juegan como actores frente a la Gestión de Documento Electrónico.  Establecer y explicar el significado de documentos electrónicos  Diferencias y distinguir los componentes, características y clasificación de los documentos electrónicos.  Identificar la problemática actual que presenta la Conservación de documentos electrónicos.
    • •Archivos de texto creados en un computador •Las fotografías digitales •Los videos digitales •Los correos electrónicos •La música digital •Las páginas de Internet •Los mensajes de texto •Los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS) •Los faxes •Las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel En general, cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.
    • Los principales son:  Contiene un mensaje (texto alfanumérico, diseño gráfico, esquema, fotografía, etc.)  Se expresa en lenguaje convencional (bits)  Se plasma en un soporte (servidor, cinta, disco, usb, dvd, etc)  Está destinado a durar en el tiempo Documento Electrónico Los componentes del documento electrónico son diferentes de acuerdo al sistema y al soporte.
    • Autenticidad : Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que dice haberlo creado. Integridad: Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es documento debe estar protegido contra modificaciones. Fiabilidad: Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio. Disponibilidad: Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. Documento Electrónico De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 los documentos deben cumplir con ciertas características:
    • CARÁCTER INTERACTIVO CARÁCTER MULTIMEDIATICO El documento electrónico permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. Los documentos digitales permiten integrar en un solo ambiente información registrada en forma de texto, de imágines fijas o en movimiento y de sonido.
    • CARÁCTER HIPERTEXTUAL CARÁCTER OMNIACCESIBLE En un documento digital es La posibilidad de establecer posible establecer hiperrelaciones entre los relaciones entre palabras, documentos publicados en frases, imágenes, textos, o diferentes sitios web, no sonidos ubicados en un importa la región o país donde documento, e información se encuentre, permite que el textual, visual o auditiva, documento electrónico ubicada en cualquier otro ubicado no importa donde, si documento al cual se están en un medio conectado pueda acceder en red con internet, pueden electrónicamente. ser accedidos desde cualquier otro lugar.
    • VOLATIL CARÁCTER MUTABLE Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar, pero así como es fácil publicarlo es igualmente fácil sacarlo de circulación. El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio electrónico. Esto facilita enormemente efectuar cambios en él.
    • Documento Electrónico Los documentos electrónicos se clasifican en carpetas, series y sub series. Lo sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro de un computador. Para clasificar los documentos en un archivo físico usamos los mobiliarios como base de conservación, dentro de ellos encontramos las carpetas con las series y sub series documentales, dentro de las sub series encontramos el documento o información, esta documentación está relacionada en una Matriz Documental o Cuadro de Clasificación Documental ( CCD)
    • Documento Electrónico
    • Los documentos electrónicos pueden ser de tres tipos:
    • Seguridad Posee un nombre de usuario y una contraseña para su acceso. Comodidad Se puede consultar desde cualquier lugar. Rapidez Se revisa de manera directa, en tiempo inmediato. Ecología Se evita la perdida y usos de cualquier cantidad de hojas de papel
    • Las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos pueden clasificarse de manera general según estas categorías:  Gestión de documentos  Gestión del conocimiento  "Imaging"  flujos de trabajo  Sistemas para el almacenamiento y gestión
    • Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos El software para la gestión de documentos está orientado a resolver un problema muy común por estos días en las organizaciones pues es difícil recuperar y gestionar información de una manera eficiente sin una estructura común, creada mediante la computadora, el uso de Internet y de las intranets.
    • El software para la gestión de documentos permite a las organizaciones recuperar, de forma rápida y eficiente, archivos creados electrónicamente. Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos Estos programas de computadora se convierten en herramientas para ayudar a los usuarios que trabajan con documentos, independientemente del formato en que se crearon
    • conocimiento no es una entidad física y tangible, la gestión del conocimiento no es realmente un producto, sino un proceso, una forma de relacionar la información y la experiencia, y de colocar el producto obtenido a disposición de todos los trabajadores de la organización para que estos realicen su trabajo de una manera más eficiente. Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos  El
    • El término "imaging" se ha utilizado para definir el hecho de crear imágenes en formato digital a partir de documentos impresos, así como de asociarles índices, almacenarlos, recuperarlos y distribuirlos como imágenes electrónicas de los originales. Se trata de eficientes sistemas de gestión de documentos electrónicos que convierten documentos "legibles por el hombre", usualmente papel, en documentos "legibles por la computadora Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos 
    • Con estos fines se ha desarrollado el formato TIFF , que durante un tiempo se mantuvo como el más utilizado por los fabricantes de tecnologías para el Imaging. El liderazgo en la actualidad está compartido con el formato PDF, el que universalmente es aceptado por todos. Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos Todo esto permite que la organización recopile, almacene, archive y recupere imágenes electrónicas de documentos impresos.
    • Las tecnologías para el flujo de trabajo o workflow se han diseñado para automatizar ciertos procesos de trabajo internos de la organización. Estos sistemas se apoyan en versiones electrónicas de los documentos que se mueven a través de diferentes departamentos de la organización para su consulta o modificación por diferentes miembros de esta, lo cual crea un nuevo concepto del trabajo en grupos. Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos 
    • Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos Necesariamente deben mantenerse los conceptos de archivos personales, transitorios y oficiales, en el sentido tradicional de la palabra, así como los mecanismos para insertar, recuperar o eliminar documentos, los aspectos legales, etcétera. El problema aparece en el momento en que los documentos electrónicos se convierten en registros.
    • La gestión de archivos se apoya fundamentalmente en tres tipos tradicionales de registros Registros personales Cualquier información personal creada o mantenida en una estación de trabajo, de interés para aquella persona que la mantiene y consulta Registros transitorios Documentos que representan trabajos en su proceso de convertirse en registros oficiales. Son aquellos documentos que elaboran una o varias personas de manera temporal mientras confeccionan un documento oficial en su versión definitiva. Registros oficiales Registro de una decisión oficial dentro de la institución o de esta hacia el exterior. Versiones finales de proyectos, mensajes decisivos de correo electrónico y otros documentos constituyen registros oficiales.
    •  Con todo lo descrito hasta el momento, sin restar un mínimo de importancia a los sistemas para la gestión de documentos en los formatos tradicionales, sobre todo aquellos que se realizan para los documentos en papel, se hace evidente que uno de los campos de la ciencia de la información y la bibliotecología en que más directamente han influido las tecnologías en los últimos tiempos es en la gestión de los documentos electrónicos.
    • Así, la aparición y masificación de los documentos electrónicos a través de las tecnologías ha permitido: Reducir el espacio físico de archivo Mantener un único conjunto de información que contenga todo aquello que fue o es importante Posibilitar la localización rápida por una gran diversidad de criterios Facilitar el procesamiento paralelo de información, en lugar de que el usuario deba esperar porque otro termine con ellos para consultarlos Preservar los documentos originales, con la eliminación de los riesgos que trae consigo el deterioro de los documentos por su uso.
    • Integrar la documentación en procesos de trabajo  Controlar versiones  Eliminar las copias incontroladas  Distinguir el papel en circulación  Controlar el acceso al archivo por niveles de seguridad  Eliminar la pérdida de documentación  Mejorar, de forma general, el manejo de información que puede resultar determinante para el desarrollo de la organización  Relacionar información por grupos y tipos de usuario y evitar redundancia en la documentación 
    •  Con la llegada y utilización acelerada de la tecnología en los últimos años, las entidades del Estado Colombiano han venido utilizando cada vez más los sistemas computacionales y por ende generando archivos en diferentes formatos de texto, imágenes, archivos de audio, videos, bases de datos, sitios web, entre otros, material que generalmente se encuentra en riesgo de perderse por falta de políticas de preservación de información digital a largo plazo.
    • El Archivo General de la Nación y el Ministerio de las Tics trabajan mancomunadamente para que las entidades incluyan dentro del programa de Gestión Documental la información generada en formatos digitales, pero no se dispone de ninguna valoración de este material, que permita asignar y dirigir los recursos a la preservación digital de aquellas series que tengan valores secundarios y hacerlo para toda la información digital puede ser muy costoso e irresponsable.
    •  Para todas las culturas y por la tradición en el uso del papel, se tiene desconfianza sobre la documentación que ha sido registrada en medios digitales por los virus informáticos, el riesgo de sabotajes de hackers y por el temor a la obsolescencia tecnológica, por ello el uso del papel se utilizara cuando menos para registrar aquellos documentos de valor secundario, lo cual es considerado por los ingenieros informáticos como una visión retrógrada y por los archivistas como una solución al riesgo de pérdida de la información en un futuro.
    • Cuando se aborda un tema que está en auge es importante conocer de primera mano que significa Preservación Digital a fin de llevar a conocer los problemas que existan en la conservación de los documentos Electrónicos.
    • Es el conjunto de acciones dirigidas a garantizar la permanencia de información que se encuentra en medios digitales y que por sus valores, en especial los secundarios, se requiere que permanezcan auténticos, accesibles e íntegros, por intervalos de tiempo superiores a los previsibles normalmente por la tecnología.
    • Es por esto que el gobierno publico la Directiva Presidencial 04 del 3 de abril de 2012, en la que se ordena alas entidades del Estado aplicar tecnologías computacionales para registrar la información, implementar procesos, procedimientos, tramites y hacer uso adecuado del documento electrónico, ya que todas producen documentos cuya información debe conservarse por periodos largos de tiempo o incluso de forma permanente, teniendo en cuenta sus valores primarios y secundarios.
    • Las entidades del Estado, los seres humanos las empresas, todas son víctimas de esta problemática, presentamos algunos notorios, así: Avance de la tecnología a todos los campos de acción humana  Obsolescencia tecnológica.  Virus Informáticos.  Hackers.  Sabotajes.  Falta de sensibilización y conciencia. 
    •  Los objetos tendrán que ser transformados periódicamente para mantenerse al ritmo de la tecnología, generando así una carga financiera constante. Las migraciones a gran escala requieren efectuar un análisis detallado de las estructuras de los datos, establecer reglas para controlar la transformación, escribir programas para cambiar la codificación de los datos y un extenso control de calidad y “limpieza”.
    • A medida que pase el tiempo, va a ser más difícil encontrar repuestos, conocimiento especializado y formatos en los que se puedan mantener los datos, porque la obsolescencia de los formatos, del software y del hardware, así como la falta de compatibilidad hacia atrás de los nuevos sistemas.
    •  Son un programa que se copia automáticamente y que tiene por objeto alterar el normal funcionamiento de la computadora, sin el permiso o el conocimiento del usuario. Aunque popularmente se incluye al "malware" dentro de los virus, en el sentido estricto de esta ciencia los virus son programas que se replican y ejecutan por sí mismos. Los virus, habitualmente, reemplazan archivos ejecutables por otros infectados con el código de este. Los virus pueden destruir, de manera intencionada, los datos almacenados en un ordenador, aunque también existen otros más benignos, que solo se caracterizan por ser molestos.
    • Ocasionan problemas tales como: pérdida de productividad, cortes en los sistemas de información o daños a nivel de datos. Las redes en la actualidad ayudan a dicha propagación cuando estas no tienen la seguridad adecuada, otros daños que los virus producen a los sistemas informáticos son la pérdida de información, horas de parada productiva, tiempo de reinstalación, etc.Hay que tener en cuenta que cada virus plantea una situación diferente.
    • La mayoría de las personas tienen cierta noción sobre la existencia de los hackers y los daños que estos pueden generar si ingresan a nuestra computadora: activar virus, robar información o ingresar a nuestras cuentas personales. Esta conducta se refiere al acceso no autorizado que realiza el sujeto activo a un sistema de información atentando contra el sistema de seguridad que este tenga establecido. El actuar del (hacker) puede ser diversa, ya que buscará a través conocer, alterar o destruir la información contenida en el sistema ya sea parcial o totalmente.
    • Incendiar la casa a través de la impresora Un estudio de la Universidad de Columbia reveló que una serie de impresoras HP podrían ser programadas por hackers con el fin de sobrecargar las tareas del dispositivo haciendo que se sobrecaliente, se funda el aparato y provoque un incendio. El manejo que tienen los hackers de las herramientas digitales hace que puedan dominar ciertos artefactos aun estando a distancia  Sabotajes Siempre se van a encontrar individuos que tienen la intención de destruir, dañar, modificar, o realizar cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un sistema que utilice tecnologías de información o cualquiera de los componentes que lo conforman, estos delitos son penalizados con prisión. Incurrirá en la misma pena quien destruya, dañe, modifique o inutilice la data o la información contenida en cualquier sistema que utilice tecnologías de información o en cualquiera de sus componentes. AVANCE DE LA TECNOLOGÍA 
    • El Congreso de la República de Colombia promulgó la Ley 1273 “Por medio del cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico denominado “De la Protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”. FALTA DE SENSIBILIZACIÓN Y CONCIENCIA Uno de los principales errores es considerar que la información digital, puede resistir el paso del tiempo y mantenerse de manera accesible sin requerir acciones adicionales, a diferencia de los soportes tradicionales análogos, los medios digitales no suelen manifestar un deterioro gradual, que permita tomar acciones correctivas antes de perder la totalidad de la información, y esto sucede en múltiples ocasiones, cuando por diferentes razones los medios digitales dejan de funcionar y en estos casos, ahí si la información se constituye patrimonio digital, pero ya en este paso la información se ha perdido irreparablemente, entonces fue tarde cuando se detectó el síntoma.
    •  Las copias en medios análogos, Esta estrategia es el copiado de seguridad de la información digital en soportes no digitales y el costo de estos aparatos, o del servicio de almacenamiento mediante ellos, es muy elevado por lo que, si no cuenta con los medios económicos suficientes, es recomendable tan solo para aquellos documentos que deben ser preservados de todas maneras y se debe tener en cuenta que existe un problemas de degradación de la calidad, puesto que el copiado o la transferencia conllevan pérdidas.
    •  Los documentos electrónicos son complejos por naturaleza y la tecnología utilizada para crearlos y gestionarlos está en constante evolución. Por lo tanto, no es posible garantizar que un plan específico será efectivo a lo largo del tiempo. No obstante, hay suficiente experiencia que sugiere que la adopción de procedimientos de preservación, basados en sistemas de normas y prácticas generalmente aceptadas, conduce a la correcta conservación de los documentos1. El plan de preservación debe definir los procedimientos y controles que pueden ser evaluados, tales como el rendimiento y la eficacia en la preservación de documentos digitales.
    • Estos procedimientos y controles deben incluir: Los formatos y soportes utilizados  Las copias de seguridad y su revisión  El análisis de riesgos permanente  El control de calidad de los documentos y las aplicaciones  La seguridad, el acceso y la legibilidad  Cada entidad debe designar el personal encargado de estos controles, determinar los procedimientos establecidos que deben utilizarse y asegurar los procesos que hay que seguir diariamente y el resultado de estos controles deberá documentarse para que el plan pueda modificarse si los controles vigentes no fueran eficaces.
    • Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona o entidad pública o privada que preste servicios públicos, en el transcurso de su gestión y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
    • Los documentos electrónicos pueden clasificarse de acuerdo con ciertos criterios, por ejemplo: Por su forma de creación, que se divide en documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos. Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administración pública o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones. Por su forma y formato, ya que encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros. Respecto a estos formatos se presentan a continuación una serie de recomendaciones para su buen manejo.
    • CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN RECOMENDACIÓN Documentos ofimáticos Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software. Definir políticas para su conversión a formatos y lenguajes estables, de tal manera que no se corrompa la información. Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos artístico. Estos documentos, debido a su naturaleza y origen, deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial, metadatos particulares, entre otros). Definir políticas para garantizar su lectura a mediano y largo plazo de manera que no estén sujetos a la evolución del software con el que se produjeron, es decir, que la versión siguiente del programa permita ver los archivos generados en la versión anterior Cartográficos
    • CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN El correo electrónico (e-mail) es uno de los servicios más usados en Internet Correos que permite el electrónicos comunicaciones intercambio de mensajes entre las oficiales personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional RECOMENDACIÓN Cumplir con todas las propiedades de un documento electrónico destacando que se garantice su autenticidad, fecha y hora en que se produjo y se recibió, así como su procedencia, garantizando que el autor de este documento es la persona que dice ser.
    • CLASIFICACIÓ N DESCRIPCIÓN RECOMENDACIÓN Imagen, videos y audio digital Los archivos creados en estos tipos de formatos se Cumplir con las normas para admiten como pruebas en garantizar su preservación. el sistema judicial colombiano. Mensajes de datos generados mediante redes Sociales Este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre otros). Emitir las políticas por las que se establezcan los procedimientos válidos para la toma de los datos necesarios y su transformación a formatos. Formularios electrónicos Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Tratarlos como herramientas que los usuarios pueden utilizar, que se integran a la información que se maneja electrónicamente.
    •  La conservación o preservación de medios de seguridad y la necesidad de reemplazar los sistemas de almacenamiento implica costes recurrentes, que cubran el equipo propiamente dicho así como el proceso de transferencia de los datos que preceden y siguen a la instalación de los equipos. Tales costes deben ser tenidos en cuenta en los presupuestos a largo plazo.  En lo que se refiere a la seguridad informática es cuestionable el trato de los documentos no escritos, con relación a la autenticidad de la representación, pues será un proceso largo y de bastantes cambios para la sociedad dejar atrás el instrumento escrito o firmado sobre el soporte papel en cuanto a seguridad.  Este es probablemente uno de los temas que pudieran tener la mayor trascendencia en la gestión electrónica, pues hoy en día muchos dudan sobre la validez de utilizar documentos electrónicos como medio de prueba y, lo que es más grave, en ocasiones son los mismos jueces quienes se cuestionan la validez probatoria de los acuerdos y demás documentos que no constan en papel; o documentos digitales.  Es necesario conocer los límites y capacidades de las tecnologías de la informática, para lograr una adecuada valorización de los documentos electrónicos. Asimismo, será indispensable contar con la infraestructura física de herramientas, como computadores actualizados, que permitan recibir las pruebas que consten en documentos electrónicos.
    •      Guia No. 3 cero papel en la administración pública, extraído de http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apcaa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicosv1.pdf Legislación informática en Colombia extraído de http://legislacioninformaticadecolombiaupc.blogspot.com/2012/06/documento-electronico.html Glosario - Archivo General de la Nación www.archivogeneral.gov.co La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones del entorno de información; Extraído de http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S102494352001000300003&script=sci_arttext Ley General de Archivos (594/2000), Decreto 2609/2012 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".