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¿Cómo Te Sientes Hoy?

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El indicador de sobrecarga

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Repaso:

Para enfrentar los retos del “trabajador de conocimiento” Habashy recomienda que cada uno forme su propio “marco
...
2. Nunca lees un email sin procesarlo. Nunca “REVISAS” TU EMAIL, solamente procésalo. Esto aplica la ley de
   “solamente ...
b. Responder (si te va a llevar 2-3 minutos, contestala con el mínimo de palabras posibles, AL GRANO POR
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c. Arc...
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Sobrecargado De Informacion: Medidas Que Tomar

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En una era cuando uno recibe mas y mas informacion, por email, por correo de voz, por libros, revistas, blogs, chat, etc. Es justo y necesario contar con consejos practicos para manejar sabiamente tanta informacion. El libro citado: Overloaded with Informacion, se resume en este documento los puntos sobresalientes.

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Sobrecargado De Informacion: Medidas Que Tomar

  1. 1. Resumen del libro: “Sobrecargado? De una vida sobrecargada a una vida balanceada, tomando control del trabajo y de la información. Fuente: “Overloaded? From overload to balanced living: Taking control of work and information overload”, Baha and Margaret Habashy. © 2004. 250 paginas. Resumido por Lisa Anderson de Umana, Mayo 2009, para apoyar los líderes de la Asociación Internacional de Campamentos Cristianos, America Latina. Estamos en la era informática y somos “trabajadores de conocimiento” [knowledge workers]. Si tu trabajo consiste en procesar información para crear conocimiento y aplicar este conocimiento al mundo a tu alrededor, entonces tú eres un “trabajador de conocimiento.” Nuestro valor a CCI AL está vinculado a nuestra habilidad de procesar información y tomar decisiones en base al conocimiento que creamos, además de compartir estos conocimientos con nuestros “socios” por medio de una variedad de medios. Este hecho nos hace vulnerable a una sobrecarga de información y trabajo, porque hoy día la información va en aumento, no en disminución. El ser humano por naturaleza es insaciable, suficiente nunca es suficiente, siempre queremos más y más y hoy día, muchos están adictos a querer más y más información. Algunos dicen que “información es poder” pero información en si no tiene poder hasta que pase por un proceso de digerirse, igual como la comida. Información tiene que pasar por el proceso de digerirse para convertirse en “conocimiento.” A su vez, el conocimiento en si tiene poco valor hasta que se relacione al mundo exterior en forma oportuna y correcta y se transforma en lo que se llama sabiduría. En resumen, información, digerida por medio de un proceso de aprendizaje, gana su verdadero valor cuando se relaciona al mundo exterior en forma oportuna y correcta como sabiduría. (observado en el diagrama 1 donde se ven los tres círculos en tamaño balanceado) Indigestión (sobrecarga) informática: En la era de la informática, recibimos tanta información de tantos medios que no tenemos el tiempo para digerirlo correctamente. Esto propia que actuamos con prisa, sin procesar la información recibida, y luego brilla por su ausencia, decisiones y acciones sabias. (observado en el diagrama 2 donde se ve el circulo de la información sobrecargando y opacando los demás círculos). El autor cuenta con un examen que te ayuda diagnosticarte que se encuentra a continuación:
  2. 2. ¿Cómo Te Sientes Hoy? La siguiente tabla te ayudara a identificar algunos de los que se conocen actualmente como “síntomas de ansiedad por información”. Tomate tu tiempo y marca los síntomas con los que te identificas y la frecuencia con que experimentas dichos síntomas. Síntomas de ansiedad por información ¿Te identificas con estos síntomas o sentimientos? A A Rara Si la respuesta es sí, indica con que frecuencia →→→→ menudo veces vez 1. Abrumado, agobiado o claustrofóbico 2. Olvidadizo, te cuesta recordar detalles 3. Dificultad para encontrar la información, espacio de trabajo totalmente desorganizado 4. Incapaz de tomar decisiones, postergando mas allá de lo usual o más que nunca 5. Irritabilidad y sintiéndote “en el límite” especialmente con miembros de mi familia y aquellos más cercanos a mi 6. Ofendido por correos de voz, correos electrónicos, y reuniones, especialmente cuando provienen de amigos o familiares 7. Crónicamente hablando de no poder mantener el ritmo o diciendo siempre, “Estoy muy ocupado.” 8. Sintiéndote culpable por retrasarte 9. Dando tiempo y atención a asuntos de poca prioridad sabiendo que tienes cosas más importantes que hacer (perdiendo el tiempo) 10. Pensando que otros entienden todo lo que tú no comprendes 11. Miedo a decir “No” y “No sé”. 12. Comprometes la vida social y familiar Examina los puntos que marcaste como “A menudo” y marca los dos más frecuentes. Priorízalos como A, y B basado en lo que más te preocupa o lo que te provoca mayor estrés. Después, a la vez que discutimos algunas soluciones, pensamientos y consejos trata de relacionarlos a los síntomas críticos que identificaste. Por favor considera: No somos psicólogos ni psiquiatras y esta no es una herramienta de diagnostico clínico. Si tienes un sentimiento de ansiedad persistente, debes buscar ayuda profesional.
  3. 3. El indicador de sobrecarga En la siguiente tabla te proporcionamos otro indicador que ha ayudado a muchos de los participantes en los talleres que Habashy imparte junto con su esposa Margaret. Lo llaman el “Indicador de sobrecarga”. Este indicador tiene dos funciones: A. Te ayudará a identificar y priorizar las causas de sobrecarga de información para que puedas enfocarte en ellas a medida que avanzas en la lectura de este libro. B. Te proporcionará un criterio para ayudarte a evaluar tus avances a medida que implementas algunas de las soluciones que discutiremos a continuación. Favor considerar que este indicador refleja las diversas partes de la solución que discutiremos mas adelante. Lo llamamos el Esquema de Manejo de Conocimiento Personal. Cada sección del indicador tiene seis o siete afirmaciones. 1. Indica hasta qué punto estás de acuerdo o en desacuerdo con cada afirmación. 2. Suma la puntuación para cada segmento y anota tu sub-total. 3. Suma el total de todos los segmentos y anota tu total general. Ahora tienes un criterio para guiarte. Examina tu indicador frecuentemente para registrar tus avances. El Indicador de Sobrecarga ¿Hasta qué punto estás de acuerdo con las siguientes afirmaciones? Estoy Totalmente (5=Totalmente de acuerdo & 1=Totalmente en desacuerdo) De acuerdo← → En desacuerdo Sistema se Filtración 1. No tengo control sobre la cantidad de materiales como correos de voz, correos 5 4 3 2 1 electrónicos, reuniones e interrupciones o materiales que recibo. 2. La gente pone exigencias apremiantes en mi vida. 5 4 3 2 1 3. Mis roles y responsabilidades cubren muchos aspectos y son difíciles de 5 4 3 2 1 clasificar 4. Cuando me invitan a reuniones no siempre tengo claro lo que se espera de mi/ 5 4 3 2 1 o qué hacer. 5. A menudo renuncio a mi vida personal para poder cumplir con todo lo que 5 4 3 2 1 tengo que hacer. 6. No tengo metas personales claramente documentadas que se relacionen con 5 4 3 2 1 mis tareas personales y empresariales. 7. Trato a todas las personas por igual; es difícil para mí definir quién es más 5 4 3 2 1 importante. Sub- Total: Puntuación de Sistema de Filtración → Sistema de Entrada 8. A l final del día, mi bandeja de entrada de correo electrónico tiene más de 10 5 4 3 2 1 elementos. 9. Al final de la mayoría de los días tengo correos de voz que debería haber 5 4 3 2 1 respondido. 10. Me siento culpable si no he respondido a mis llamadas. 5 4 3 2 1 11. Un promedio del 70% del tiempo que gasto en reuniones es improductivo. 5 4 3 2 1 12. Encuentro que tomar apuntes en reuniones es estresante. 5 4 3 2 1 13. Tengo demasiadas reuniones fuera de horario o interrupciones cada día. 5 4 3 2 1 14. Mi bandeja de documentos de entrada usualmente tiene papeles de más de 48 5 4 3 2 1 horas. Sub- Total: Puntuación de Sistema de Entrada →
  4. 4. Sistema de Archivo 15. Siento que necesito más espacio de trabajo. 5 4 3 2 1 16. A menudo más del 70% de mi escritorio está cubierto de papeles. 5 4 3 2 1 17. En promedio me toma más de un minuto encontrar un documento importante 5 4 3 2 1 en mis archivos de documentos. 18. En promedio le toma a mi jefe o colegas más de tres minutos encontrar un 5 4 3 2 1 documento en mi sistema de archivos. 19. En promedio me tomaría más de 30 segundos encontrar un elemento en mis 5 4 3 2 1 correos o archivos electrónicos. 20. A menudo estoy retrasada por lo menos una semana en mi lectura. 5 4 3 2 1 Sub- Total: Puntuación de Sistema de Archivo → PUNTUACION TOTAL DE TODOS LOS SEGMENTOS → Mientras examinas tus respuestas al indicador de Sobrecarga, considera el segmento del indicador donde obtuviste el puntaje más alto. Más adelante, a medida que leas más de las soluciones proporcionadas pregúntate a ti mismo, “¿Cómo me ayudará esto a mejorar mi puntuación del Indicador de Sobrecarga?” Nuestro deseo es que tengas una herramienta para ayudarte a priorizar en el área que requiera tu mayor atención. Resumen  Nuestro creciente apetito por más de la buena vida ha creado sobrecarga de trabajo.  En nuestro mundo apresurado, la información es arrojada a nosotros en altos volúmenes. No la digerimos apropiadamente y la sabiduría es frecuentemente sacrificada en el proceso. Esto ha creado sobrecarga de información.  Usando la encuesta proporcionada, examina tu información y síntomas de ansiedad. Busca formas de aliviar estos síntomas a medida que lees este libro.  Usa el Indicador de Sobrecarga para ayudarte a enfocarte a medida que desarrollas soluciones personalizadas y monitoreas periódicamente tus avances.
  5. 5. Para enfrentar los retos del “trabajador de conocimiento” Habashy recomienda que cada uno forme su propio “marco de manejo de conocimiento,” visualizado en el diagrama 3. El marco cuenta con tres secciones. La primera sección es como la bandeja de entrada (el famoso “Inbox” que tiene todo sistema de correo electrónico). Por estos cinco medios o puertas se te entra la mayoría de información: (1) Correo electrónico (2) Teléfonos (3) Reuniones (4) Interrupciones (5) Papel La sección en medio es la sección de filtro o sistema de colación que debes de establecer para controlar y dirigir tu procesamiento de esta información. Este compuesto de tus roles, metas, gente y temas que has puesto en orden priorizado. (1) Roles (2) Metas (3) Gente (4) Temas
  6. 6. La tercera sección representa tu sistema de archivo. Información te es útil en la medida que la puedes accesar o tenerla en las manos en forma oportuna y correcta. Habashy propone una estructura adaptada de la misma utilizada en las grandes bibliotecas del mundo. Tiene cuatro opciones: (1) Portafolio (de uso diario y portátil) (2) Archivos a la vista (que acudes a ellos varias veces a la semana) (3) Archivos de referencia (que usas cada dos o tres semanas) (4) Archivos históricos (que acudes a ellos muy de vez en cuando, una que otra vez al año) Por su importancia y posición clave Habashy comienza ayudándote formar tu propio sistema de filtro que determinará cómo procesas la información que te llega (Bandeja de entrada) y la forma en que la archivarás para uso oportuno posteriormente. Sistema de filtrar la información recibida: Roles y metas: Hay que definir tus roles que son diferentes que tu titulo de trabajo y pocas veces se incluyen en tu descripción de trabajo. Al definir tus roles y las metas que tienes en relación a estos roles, esto puede ayudarte filtra la información que recibes. Gente: Como trabajador de información, son personas quienes son tus “socios de información.” La gente que te rodea en el trabajo y la vida son recipientes de la información que procesas. Temas: Hay temas claves sobre los cuales buscas y recibes información que te ayuda cumplir tus papeles y metas. En nuestro mundo saturado de información tenemos que parar y hacernos la pregunta: ¿De qué manera esta información se relaciona con mis roles y metas? Y ¿cómo me ayudará esta información a beneficiar la gente importante con quien trabajo? Filtra o colar información en base a tus roles: De manera de ejemplicación, Lisa compartirá los resultados de su “marco de manejo de información.” Si se me preguntara ¿Cuál es tu rol en CCI AL? Yo contestaría que soy la directora de desarrollo de liderazgo y si me siguen preguntando, mencionaría ciertas funciones y responsabilidades que cumplo. Es más fácil definir nuestros roles en base a lo que hacemos. Nos olvidamos que Dios nos hizo “seres humanos” no “haceres humanos.” Nuestros roles se definen mejor concentrando en lo que se espera que seamos no simplemente por lo que se espera que hagamos. Paso Concreto #1: Identifica los cinco (aprox) roles más importantes en tu lugar de trabajo y vida y escribe los adjetivos que describen cada rol. Corrobora estos roles con unas cinco personas con quienes trabajas y convives de cerca.
  7. 7. Roles Una vez definidos los roles (que cuesta más tiempo y pensamiento de lo que uno creería) debes estar de acuerdo con las personas Roles de Lisa: correspondientes en los adjetivos que mejor describen cada rol o papel. Siendo llamados “seres humanos”, nuestro éxito depende en gran parte (1) Mentora o “coach” a en nuestra habilidad de “acuerpar” el carácter del ser que debemos los instructores de CCI “ser”. Valga la redundancia. Nuestra efectividad depende más de nuestras “destrezas como ser humano” (soft skills) que por nuestros AL conocimientos o áreas donde somos competentes. Prueba de esto es que hoy día las entrevistas para nuevos trabajo se basan más en la conducta (2) Co-laboradora (co- del entrevistado y las referencias de su carácter o persona que en lo que peregrina) con el staff está escrito en su curriculum vitae y sus credenciales educativos. (3) Autora Ejemplos personales de Lisa para ilustrar cómo formar tus propios roles: (1) Mentora o “coach” a los instructores de CCI AL (4) Misionera • Disponible para responder a preguntas, ofrecer consejos, y escuchar. (5) Esposa • Espoleándoles a la vanguardia en su influencia de los demás. • Concedora (knowledgeable) sobre liderazgo, educación y (6) Madre capacitación. • Reflexionadora en acción. Pensando críticamente sobre lo que (7) Alumna hago, lo que ellos hacen, y lo que hacemos todos para cumplir la misión que Dios nos dio en CCI AL. (8) Amiga • Amorosa porque lo que importa más es que sepan que los amo no tanto todo lo que yo pudiera saber. (2) Co-laboradora (co-peregrina) con el staff • Disponible para responder a preguntas, ofrecer consejos, y escuchar. • Espoleándoles a la vanguardia en su influencia de los demás. • Concedora (knowledgeable) sobre liderazgo, educación y capacitación. • Reflexionadora en acción. Pensando críticamente sobre lo que hago, lo que ellos hacen, y lo que hacemos todos para cumplir la misión que Dios nos dio en CCI AL. • Amorosa porque lo que importa más es que sepan que los amo no tanto todo lo que yo pudiera saber. (3) Autora • Disponible para responder a preguntas, ofrecer consejos, y escuchar. • Espoleándoles a la vanguardia en su influencia de los demás. • Concedora (knowledgeable) sobre liderazgo, educación y capacitación. • Reflexionadora en acción. Pensando críticamente sobre lo que hago, lo que ellos hacen, y lo que hacemos todos para cumplir la misión que Dios nos dio en CCI AL. • Amorosa porque lo que importa más es que sepan que los amo no tanto todo lo que yo pudiera saber. (4) Misionera • Comunicativa por medio de blogs, cartas de noticias, peticiones de oración, etc. • Trabajadora • Honesta en lo que hago y en lo que digo que hago y en cómo invierto sus donaciones. • Bi-cultural en que me comunico con y sirvo tanto a los Latinos como los norteamericanos conforme Dios me dirige (equipos de trabajo, la escuela donde asiste mis hijos, mi iglesia local además de CCI AL).
  8. 8. • Rendidora de cuentas (accountable) a mi jefe, Robert, al staff, a LAM, a mis iglesias apoyadores de Pittsburgh. (5) Esposa • Cariñosa siendo esto su lenguaje de amor de Alfredo. • Respetuosa debido a que el hombre necesita sentirse respetado. • Sumisa porque es Bíblico aunque no me sale tan fácil  • Ayuda idónea porque actos de servicio es también el lenguaje de amor de Alfredo y es Bíblico. • Pendiente de hablar con Alfredo sobre algún otro adjetivo. (6) Madre • Proactiva invertirdora en mis hijos ya sea con recursos educativos, lecciones y experiencias enriquecedoras. • Pastora de sus corazones hacia lo que más importa en la vida: Glorificar a Dios y disfrutar de Él para siempre. • Escuchadora. • Amorosa. • Juguetona por medio de jugar con ellos diariamente. (7) Alumna • Auto-dirigida aprendiz (self-directed learner). • Amable con mis compañeros y facultad. • Aplicadora de lo aprendido en cada esfera de mi vida (life-wide learner) • Persistente (resourceful) en buscar los fondos para asistir, en leer ampliamente (far and wide) y ayudar a mis compañeros de clase. • Respetuosa de la facultad, de las reglas y de las perspectivas de mis compañeros de clase. (8) Amiga • Leal para afirmar, creer lo mejor y siempre dar el beneficio de la duda • Animadora para que crezcamos más y más como Cristo. • Comunicativa para tomar la iniciativa para hablar, compartir sin importar el tiempo o la distancia. • Enriquecedora para inspirar, compartir, enseñar y aprender juntos sobre la vida. • Dadivosa con mi tiempo, oraciones, pensamientos, esfuerzos, ayuda y recursos. Paso Concreto #2: En base a tus roles, escribe uno o dos metas tipo “ESMART” (ES= especifico; M=medibles; A=acordados; R=realizables o realísticas; T=Tiempo con fecha limite). Recuerda, así como aprendimos en “Planificacion visual” (Compression Planning), comienza cada meta con un verbo en infinitivo. Metas de Lisa: Solamente con el fin de ejemplificar el proceso, a continuación se encuentran las metas de Lisa: (1) Mentora o “coach” • Contestar los emails de ellos dentro de 48 horas de haberlos recibido. a los instructores de • Llamar un instructor por semana para platicar y averiguar sus motivos de oración. CCI AL (2) Co-laboradora (co- • Reunirme semanalmente con Robert usando el formato de John Pearson (Reporte peregrina) con el staff Semanal a mi supervisor) • Contestar los emails de ellos dentro de 48 horas de haberlos recibido. (3) Autora • Publicar la recopilación de EJCA para Castillo del Rey (pagado y pedido… y en camino) • Persistir con Esther Mora para destrabar el proceso de los ISBN en la Biblioteca Nacional de Costa Rica de los 6 libros de texto de CCI AL.
  9. 9. • Averiguar sobre el proceso de registro del Copyright de JCA con el Library of Congress (4) Misionera • Publicar mensualmente mis motivos de oración usando ACT, enviado por email en inglés y español. • Publicar semestralmente una carta de noticias en inglés y español, incluyendo una vez al año mi reporte financiero de work funds. • Publicar cada semana o dos semanas en mi blog (inglés y español) (5) Esposa • Realizar una cita semanal como pareja • Servirle conscientemente en algo una vez al día (6) Madre • Asistir y dirigir un Estudio Bíblico por semana donde hablamos de nuestros hijos y oramos por ellos. • Comprar literatura, DVD’s y CD’s de valor educacional. • Jugar con ellos diariamente. (7) Alumna • Empastar mis apuntes y notas y papeles de cada una de las clases que asisto en Chicago. • Leer mínimo 6 libros enteros sobre el tema de la clase, ANTES de la primera clase. (8) Amiga • Llamar en forma regular a mis amigos para conversar con ellos. Gente: El sistema de filtro te ayuda enfocarte en tus relaciones de alto valor. ¿Quiénes son las personas importantes y enseñables con quien intercambias información? Tu valor como “trabajador de información” está en proporción directa al impacto positivo que tienes en la gente relacionada con tus roles y tus metas. Hay que distinguir entre “gente importante”, “gente enseñable” y “gente que te resta energía y tiempo”. Circulo de “rendición de cuentas”: Este proceso de distinguir entre las personas en nuestro mundo cuesta al principio porque ante Dios todos somos igualmente importante. Pero, en el mundo real de trabajo y vida personal, hay que priorizar. Nuestro tiempo, energía y recursos son finitos y tenemos que invertirles donde podemos obtener y recibir el mayor impacto. Circulo de “rendición de cuentas” Son las personas quienes te ayudan definir tus roles y la gente clave al cumplimiento de tus metas. Personas con quienes tienes una relación abierta, fuerta y tienen injerencia en tu vida. Pueden ser miembros de tu familia, personas claves en la organización, mentores o personas quienes influencian tus pensamientos y valores. Circulo de influencia: Este círculo tiene personas quienes son influenciados por ti, por tu forma de ser, por tus actitudes y tus acciones. Te consideran un modelo en ciertos aspectos de tu vida y desean aprender de ti. La gente enseñable está en tu circulo por su propia elección y por tu invitación. Eres su mentor, coach o líder. La gente enseñable en tu vida es el legado de tu vida
  10. 10. conforme procedes en el peregrinaje de la vida. Son personas quienes tendrán memorias muy positivas del impacto que tuviste en sus vidas en una u otra época de su vida. Circulo de “preocupación” Son personas cuyos comportamientos, actitudes y acciones te traen gran preocupación y pasar tiempo con ellos te resta mucha energía emocional y física, a la vez, y demuestran poco mejoramiento por tus esfuerzos. Personas de este tipo se quejan mucho, asumen muy poca responsabilidad sobre sus propios problemas, critican a otros muchas veces y rehúsan tratar las raíces de sus problemas, fijándose quizá únicamente en causas superficiales. Este tipo de persona no es limitado a individuos, puede ser en forma de reportajes de noticias, programas de la Televisión, y editoriales del periódico. Para el caso, hay que identificar quiénes o qué son y evitarles si es posible, en caso de ser posible, controlar y estructurar los encuentros para reducir su impacto negativo que tienen sobre tu vida o quitarte de las circunstancias de su vida para poder dedicar tus energías hacia tus personas importantes y enseñables. Paso Concreto #3: Identifica las personas de tu vida en estos tres círculos, relacionándolas con el rol correspondiente. Ejemplo de Lisa sobre “gente importante” y “gente enseñable” Gente importante: • Robert • Victor • Bob Gente enseñable: • Bessy • Mi familia • Nina • Los instructores de CCI AL • G-4 • Las madres de mi estudio bíblico • Alfredo • Valerie Gente que me resta energía y enfoque Temas/ actividades Temas se relacionan a las actividades con las cuales interactúas todos los días. A la luz de la famosa “tiranía de lo urgente”, el autor Habashy recomienda el uso de los cuadrantes de Stephen Covey. Se denomina algo importante por los resultados que rinden. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros roles, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Algo urgente significa que se necesita una atención inmediata, ¡ahora!. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros como el timbre del teléfono, el sonido de que te llegó un correo o un mensaje de texto. La mayoría de las personas no soportan ni siquiera el pensamiento de dejar que suene.
  11. 11. Urgente No urgente Cuadrante II Cuadrante I No urgente y importante Urgente y importante Actividades: Actividades: • Actividades de prevención • Crisis • Construir relaciones, mentores, como participar en • Problemas apremiantes conversaciones de calidad con su esposa, sus hijos, con • Proyectos cuyas fechas vencen la gente “importante” en tu vida Hay actividades o temas que llamadas telefónicas. • Reconocer nuevas oportunidades Chats o email que dicen ser urgentes que • Planificación y reflexión (Pensar) realmente no se tratan de temas de mayor • Recreación importancia. Uno siente que siempre está Estas son actividades y temas son, muchas veces, las más apagando incendios esto provoca mucho estrés y desatendidas o obviadas. Éstas requieren un esfuerzo agotamiento. especial, auto-dominio basado en convicción y compromiso como para agradecerle a alguien por sus servicios, reconocer la bondad de un amigo con una carta o nota o cuidar tu cuerpo con la sana nutrición, sueño, ejercicio, etc. Cuadrante III Cuadrante IV Urgente y no importante No urgente, no importante • Interrupciones, algunas llamadas • Trivialidades, ajetreo inútil • Algunos email, correo y algunos informes • Algunas cartas, emails • Cuestiones inmediatas • Algunas llamadas telefónicas, chat • Actividades populares o de moda • Pérdidas de tiempo Concentrarse en este tipo de actividad puede Muchas veces son actividades o temas que son pérdidas de tiempo o recursos, como ver películas sin valor alguno, comprar cosas que no necesitamos, surfear la TV o el internet sin propósito alguno. Paso Concreto #4: Evalúa y nombra, a la luz de tratar de programar más de tu energía y enfoque hacia los temas y actividades que están en el cuadrante II, actividades importantes pero no urgentes relacionadas con tus roles. Ejemplo de Lisa Temas/actividades importantes: • Familia • Publicaciones • CCI AL • Equipos de misiones (Work Teams) • PhD • Mi persona (ejercicio, oración semanal con mi • Misionera amiga, mi dieta, etc.)
  12. 12. Repaso: Para enfrentar los retos del “trabajador de conocimiento” Habashy recomienda que cada uno forme su propio “marco de manejo de conocimiento,” visualizado en el diagrama 3. Primero debes de realizar la sección en medio es la sección de filtro o sistema de colación que debes de establecer para controlar y dirigir tu procesamiento de esta información. Este compuesto de tus roles, metas, gente y temas que has puesto en orden priorizado. (1) Roles (2) Metas (3) Gente (4) Temas /actividades El sistema de filtro determina como vas a controlar tanta información que entra en tu “bandeja de entrada” como también como vas a archivar la información que es vital para ayudarte cumplir tus roles. Lo que ofrezco a continuación son unos consejos recogido de páginas y páginas del libro de Habashy. INBOX Por estos cinco medios o puertas se te entra la mayoría de información: (1) Correo electrónico (2) Teléfonos (3) Reuniones (4) Interrupciones (5) Papel (1) Correo electrónico Mis sugerencias para E-tiqueta para correo electrónica: Meta: INBOX CERO (O SEA, VACIAR A CERO TU BANDEJA DE ENTRADA DE CORREOS CADA VEZ QUE LO ABRES) 1. Contesta tus emails a cierta hora del día, no en todo momento. Por esto es necesario apagar el sonido de aviso cuando te llegan emails ya que es una distracción y una tentación para estar totalmente sujeto a la agenda de otros. Una vez o más al día (depende de que si trabajas en una oficina virtual como el staff de CCI AL), haz una cita contigo mismo para concentrarte en procesar tus emails. Yo personalmente he escogido el tiempo entre mi almuerzo en casa y la hora de recoger mis hijos en la escuela como la hora ideal de procesar mis emails ya que me da una hora límite y una meta clara ya que personalmente apago mi computadora cuando salgo de la casa. Esto me motiva vaciar a mi INBOX a CERO antes de ir por ellos todos los días.
  13. 13. 2. Nunca lees un email sin procesarlo. Nunca “REVISAS” TU EMAIL, solamente procésalo. Esto aplica la ley de “solamente toca un papel, email, carta, etc. Una sola vez (only handle it once—principio de OHIO). Existen cinco posibilidades únicamente: a. Delete (borrar)
  14. 14. b. Responder (si te va a llevar 2-3 minutos, contestala con el mínimo de palabras posibles, AL GRANO POR FAVOR.) c. Archivar (Debe existir solamente un solo folder debajo de INBOX –Archivar—debido a que con la capacidad de Busqueda (Search bar) puedes encontrar en segundos cualquier email que hayas guardado ahí con solamente una o dos palabras claves. Dicen que es una pérdida de tiempo tratar de ubicar el email en un folder en especial y corres el riesgo de olvidar en cuál folder lo has puesto—no lo hagas. Usa un solo archivo. Además, no es muy frecuente que haces referencia a emails posteriormente.) Además, el folder “SENT” (correo enviado) también actúa como un archivo también. d. Delegar (Re-enviar--forward: Solamente en el caso de delegar una tarea especifico debes hacer esto, y a la vez, debes programar en tu calendario una llamada o email posterior para darle seguimiento a lo que delegaste. i. Sobre el hábito de hacerle re-envíos (forwards) a la gente, no es muy bien visto hoy día, a menos que cuentas con el permiso previo de la gente.) e. Calendarizar (El inbox no es un calendario. El inbox no es una lista de quehaceres o tareas (TO-DO LIST). Outlook te permite llevar el email directamente al calendario o tarea menú donde puedes programar una hora y una fecha exacta cuando harás x tarea o reunión. Nunca dejas emails en tu Inbox para recordarte a hacer algo. Para esto se hizo el calendario y tarea menú que te dará el aviso correspondiente. f. Nota: El impacto ha sido extraordinario en el trabajo de Lisa y Alfredo desde que hemos empezado este sistema de INbox Cero (promovido por el fundador de Google—quien ha de saber algo sobre el tema!  ). Pasamos mucho menos tiempo contestando emails, no postergamos las cosas y la gente le agrada la respuesta más rápido y no se pierden los emails importantes como antes.

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