MANUAL PARAORGANIZADORES DE FERIAS                                         COOPERACION                                    ...
Supervisión:        Sybille ThielschAutora:          Magdala Sagastume/Consultora IndependienteOrientación y revisión:    ...
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Manual              para organizadores de ferias         Segunda etapa: Ejecución de la feria (desarrollo de la feria) ......
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Manual                para organizadores de ferias•   Comisión de protocolo e                      •   Comisión de segurid...
Manual        para organizadores de ferias       •   Comisión de seguimiento y                         B. lA PlANIFICACIÓN...
Manual                        para organizadores de ferias                     Nombre específico que identifique clarament...
Manual        para organizadores de ferias                                       A continuación se presentan los lineamien...
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  1. 1. MANUAL PARAORGANIZADORES DE FERIAS COOPERACION REPUBLICA Programa Promoción de la DE GUATEMALA Microempresa, Pequeña y Mediana Empresa en Guatemala REPUBLICA FEDERAL DE ALEMANIA –PROMOCAP–
  2. 2. Supervisión: Sybille ThielschAutora: Magdala Sagastume/Consultora IndependienteOrientación y revisión: Ligia Orantes Norah Becerra Miguel Angel FigueroaDeutsche Gesellschaft fürTechnische Zusammenarbeit (GTZ) GmbHCooperación técnica alemanaPrograma Promoción de la Microempresa,Pequeña y Mediana Empresa en GuatemalaGTZ PROMOCAP13 calle 2-60, zona 10Edificio Topacio Azul5to. Nivel, oficina 502Tel. (502) 2429-9600Fax: (502) 2363-0708E-mail: promocap@gtzpromocap.org.gtInternet: www.gtz.deImpresión: Serviprensa, S.A.3ª avenida 14-62, zona 1Teléfonos: 22325424 • 22329025E-mail: gerenciageneral@serviprensa.comwww.serviprensa.com
  3. 3. Manual para organizadores de feriasContenidoPresentación .......................................................................................................................5I. Introducción .......................................................................................................................7II. Descripción del manual ..................................................................................................8 A. Objetivos ....................................................................................................................8 B. Estructura ...................................................................................................................9III. Marco teórico de ferias ..................................................................................................10 A. Qué es una feria ......................................................................................................10 B. Objetivos ...................................................................................................................10 C. Características ..........................................................................................................11 D. Oportunidades..........................................................................................................11 E. Utilidad de las ferias en el marco del desarrollo económico local ..........................13 F. Tipos de ferias ..........................................................................................................13Iv. Proceso para realizar una feria ......................................................................................15 Primera etapa: Pre-feria (planificación y organización) ................................................15 A. Coordinación general ...............................................................................................15 1. El comité organizador ........................................................................................15 2. Equipo de trabajo...............................................................................................18 3. Comisiones ........................................................................................................18 B. La planificación.........................................................................................................24 1. Criterios de una feria ..........................................................................................24 2. Formulación del perfil del proyecto ...................................................................28 2.1 Introducción .................................................................................................28 2.2 Antecedentes ...............................................................................................28 2.3 Justificación .................................................................................................29 2.4 Objetivos ......................................................................................................29 2.5 Resultados ...................................................................................................31 2.6 Actividades ..................................................................................................31 2.7 Plan de trabajo ............................................................................................32 2.8 Presupuesto.................................................................................................32 2.9 Recursos ......................................................................................................34
  4. 4. Manual para organizadores de ferias Segunda etapa: Ejecución de la feria (desarrollo de la feria) .......................................35 A. Inauguración.............................................................................................................36 B. Actividades de promoción .......................................................................................36 C. Monitoreo de las actividades ...................................................................................37 1. Lista de chequeo (check list) .............................................................................37 2. Instrumentos para el monitoreo .........................................................................38 D. Clausura ...................................................................................................................40 Tercera etapa: Post-feria (evaluación y monitoreo) .......................................................40 A. El desmontaje ...........................................................................................................40 B. Balance general........................................................................................................40 C. Memoria de la feria ...................................................................................................41 D. Instrumentos para evaluar el impacto......................................................................42 E. Monitoreo de los resultados.....................................................................................43 Anexos .....................................................................................................................45
  5. 5. Manual para organizadores de feriasPRESENTACIONEl Programa “Promoción de la Microempresa, Pequeña y Mediana Empresa en Guatemala(PROMOCAP)” de la Cooperación técnica alemana (GTZ) ha trabajado durante diez añoscontribuyendo al desarrollo del sector de la MIPYME por medio de acciones de asistencia técnicay del desarrollo e implementación de instrumentos y productos apropiados.En este contexto, PROMOCAP ha fortalecido a la MIPYME en la comercialización de sus productosy servicios a través de instrumentos y metodologías que faciliten la organización e implementaciónde Ferias regionales, nacionales e internacionales y de Ruedas de Negocios. Para el manejoeficiente de las Ruedas de Negocios se desarrolló, en el marco del programa regional de GTZ,un software especializado que está siendo aplicado exitosamente por varias instituciones enel país. Asimismo se ha capacitado a diferentes actores nacionales y locales en el manejo deestos instrumentos. Entre las ferias apoyadas por GTZ se destacan la “Feria de Ecoturismo de lasverapaces”, la “Feria de Servicios de Desarrollo Empresarial”, la “Feria de Servicios de Educación”,todas realizadas en las verapaces, y las “Ferias de la MIPYME”, que se ejecutaron conjuntamentecon el Ministerio de Economía de Guatemala en diferentes regiones del país.Las experiencias positivas alcanzadas con el uso de estos instrumentos llevaron a PROMOCAPa considerar la importancia de dejarlas plasmadas en forma sistematizada, a través de guías ymanuales que sean de fácil manejo para los diferentes grupos meta involucrados en estosprocesos.PROMOCAP se complace en presentar una serie de cuatro documentos con el objetivo de facilitarel accionar de personas y/o instituciones dedicadas a la planificación e implementación de Feriasy Ruedas de Negocios, así como a los empresarios y empresarias de la MIPYME a fin de quecuenten con las herramientas necesarias para poder participar en estos eventos de manera efectivay eficiente.La serie se conforma de:1. “Manual para organizadores de ferias”2. “Guía para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para empresarios y empre- sarias de la MIPYME”3. “Guía para participar en Ferias de Ecoturismo para empresarios y empresarias de la MI- PYME”4. “Guía para participar en Ruedas de Negocios de Artesanías para empresarios y empresa- rias de la MIPYME”.Agradecemos a todas las personas que, de una u otra manera, colaboraron en el desarrollo eimplementación de los instrumentos de Ferias y Ruedas de Negocios y, que con su contribu-ción hicieron posible la sistematización y publicación de los mismos. Sybille Thielsch Coordinadora del Programa GTZ PROMOCAP
  6. 6. Manual para organizadores de feriasI. INTRODUCCIÓNEl Programa Promoción de la Micro- ha sido implementado en varias regionesempresa, Pequeña y Mediana Empresa en de Guatemala con resultados interesantesGuatemala, GTZ / PROMOCAP de la Mi- los cuales han generado la necesidad desión Técnica Alemana, en su tercera fase, sistematizar el instrumento de ferias a ni-se ha propuesto alcanzar el siguiente obje- vel local.tivo: “MiPyMEs y personas emprendedorascon potencial de desarrollo, en áreas geo- Con base en la experiencia antes descritagráficas seleccionadas, han aumentado GTZ/PROMOCAP ha querido dejar unsu competitividad tanto en el mercado de manual que sirva de apoyo para el uso delbienes y servicios, como en el laboral, con- instrumento de ferias. En este sentido eltribuyendo, de esta manera, al proceso de presente manual tiene como objetivo “serpaz y a la democratización del país”. una guía que permita a los actores públicos y privados que apoyan la comercializaciónPara lograr este objetivo, GTZ/PROMO- en el país contar con una guía de ferias queCAP en coordinación con su contraparte , facilite: planificar, ejecutar y evaluar este tipoel Ministerio de Economía, MINECO, espe- de herramientas”. Pero, además, pretendecialmente el viceministerio de Desarrollo poner a su alcance una metodología a serde la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, utilizada, al momento en que decidan llevary otras instituciones gubernamentales y a cabo ferias para la promoción comercialno gubernamentales, ha desarrollado va- de diversos productos y/o servicios.rios instrumentos para fortalecer la com-petitividad de las MIPyMEs, entre ellos el Este instrumento puede ser muy útil; parainstrumento de FERIA. Este instrumento todos los sectores empresariales, pero es-
  7. 7. Manual para organizadores de ferias pecialmente para los gobiernos locales, productos/servicios, mejorar su calidad, gremios empresariales, asesores e institu- elevar sus ventas y sus ingresos y que és- ciones que desean apoyar la comercializa- tos se traduzcan en un aumento de empleo ción de las MiPyMes, que se encuentran en e ingresos y, por ende, en crecimiento eco- la encrucijada de cómo dar a conocer sus nómico de una región o país. II. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL El presente manual es una herramienta de A. OBJETIVOS consulta práctica y eficaz, que brinda en forma dinámica una metodología de tra- 1. Facilitar la promoción, comercialización bajo sobre la manera de cómo planificar, y fortalecimiento de las micro, peque- organizar, ejecutar y evaluar ferias. ñas y medianas empresas, logrando el desarrollo económico local de una Es una propuesta para la organización región o un país, a través del uso de de ferias locales, regionales, nacionales herramientas de apoyo a la búsqueda o internacionales, que está basado en de nuevos mercados. diferentes experiencias que permitieron presentar una serie de herramientas meto- 2. Ser un instrumento de utilidad para ase- dológicas, que facilitarán a los actores sores, gobiernos locales, instituciones, involucrados llevar a cabo una feria de organizaciones empresariales y actores forma eficaz y práctica. locales, para la promoción de uno o di- A continuación se presentan los objetivos y versos sectores productivos a nivel re- estructura del manual: gional, nacional o internacional.
  8. 8. Manual para organizadores de ferias3. Dar a conocer los pasos para la plani- 1ra. Etapa: Pre-feria (planificación y organi- ficación, organización, ejecución, eva- zación). Describe la forma de cómo planificar luación y monitoreo de las ferias. y organizar este tipo de eventos previo a su ejecución. Especialmente, trata de las activi-B. ESTRUCTURA dades concretas que debe realizar cada unaEl manual describe las tres etapas por las de las comisiones asignadas. Así mismo, secuales debe pasar una feria para lograr el definen las funciones o roles de cada uno deimpacto positivo como herramientas de los miembros que integran el comité organiza-apoyo a la comercialización, las cuales dor, patrocinadores y comunidad.se describen a continuación. 2da. Etapa: Feria (ejecución). En este capí- tulo se habla de la ejecución del evento, se toma en cuenta una lista de chequeo (check list) de todas las actividades pendientes a desarrollar, y las que hay que tomar en cuen- El manual presenta ta, ya que la falta de una de ellas podría ser algo muy lamentable para los organizadores las diferentes y para el éxito de una feria. etapas que implican 3ra. Etapa: Post-feria (evaluación y mo- nitoreo). Son las actividades que se llevan a cabo después de la ejecución del evento. la preparación y Permite definir el impacto de la feria. Este impacto tendrá que ser medido tomando realización de una en cuenta las metas que las empresas par- ticipantes y los organizadores se fijaron al feria: planificar la actividad. Para los patrocina- dores esta tercera etapa es de suma im- portancia, porque les permitirá visualizar si la inversión les ha generado los resultados esperados.
  9. 9. Manual para organizadores de ferias III. MARCO TEÓRICO DE FERIAS A. QUÉ ES UNA FERIA Una feria, es un punto de encuentro en- Una feria permite tre la oferta (prestadores de servicios y dar a conocer los productos) y la demanda (compradores o productos y/o consumidores) de una aldea, municipio, servicios de una región, país o inclusive romper las fron- región o país. teras y acercarse a nuevos posibles de- mandantes a nivel internacional. B. OBJETIVOS Los objetivos de una feria son: • Lograr la compra y/o venta de los productos y servicios. • Conocer las características de la competencia, estándares de calidad y evaluar la reacción ante la oferta. • Investigar el potencial de mercado. • Lograr un gran número de contactos en un tiempo breve. • Conocer precios para lograr la inserción en un mercado. • Hacer alianzas estratégicas.10
  10. 10. Manual para organizadores de feriasC. CARACTERÍSTICAS en un área productiva. Los productores participantes logran realizar ventas eUna feria es un evento de promoción co- incrementar el número de clientes.mercial, en consecuencia es una actividadempresarial. Son eventos –Productos de PromociónEl producto “Feria” tiene un objetivo muy Comercial–, que tienen como objetivoclaro, que es: “hacer negocios”, ya que los promocionar a la MiPyMe sea ésta deproductores y/o distribuidores a través de la manufactura, producción agrícola, pe-exposición de sus productos y/o servicios cuaria, artesanal, turística u otra línea.en un stand (espacio de exposición) logranestablecer alianzas empresariales de compra D. OPORTUNIDADESde sus productos o establecer contactos con Las ferias concentran una serie de opor-otros prestadores de servicios para mejorar tunidades tanto para la región y los orga-su producción (proveedores). nizadores, como también para las empresasLa feria forma parte de la estrategia de participantes. Esto se puede ver de maneramercadeo que busca desarrollar el mercado visual en los gráficos siguientes: Estas son las oportunidades que ofrece una feria para nuestra región Lograr alianzas de visita de grupos de Se promueven aAportes de financiamiento, cooperación entre los empresarios a la región. nivel local, regional o tecnología y asesoría. actores que promueven un Incrementa el uso de los internacional sector. servicios. ADOPCIÓN APOYOS ORGANIZACIÓN vALOR AGREGADO DE SERvICIOS INSTITUCIONALES INTERINSTITUCIONAL EMPRESARIALES OPORTUNIDADES PARA lA REGIÓN PROMOvER EL DESARROLLO DE UN RECONOCIMIENTO POSICIONAMIENTO DE DESARROLLO DE LAS SECTOR O vARIOS DE LA REGIÓN O PAíS UN PRODUCTO MiPyMEs SECTORES PRODUCTIvOS ANFITRIÓN Surgen nuevas ideas Personal calificado de negocios y su Se fortalece la cadena Se fortalece la cadena en la región para la implementación. También se productiva productiva fortalecen las existentes realización de ferias. 11
  11. 11. Manual para organizadores de ferias A continuación se presentan las oportunidades que ofrece una feria a los(as) empresarios(as) INICIAR O CERRAR CONCENTRACIÓN UN NEGOCIO Permiten contactar a un gran Las personas que participan en número de empresarios en una feria tienen poder de decisión tiempo breve y en un espacio de iniciar o cerrar negocios. geográfico delimitado DISPOSICIÓN Los visitantes al stand están dispuestos a recibir propuestas de negocios REACCIÓN DE LOS “actitud propicia a la compra”. OPORTUNIDADES PARA LAS MIPYME COMPRADORES Presenta la posibilidad de conocer la reacción de los visitantes, y obtener una PRESENTACIÓN DE LOS retroalimentación inmediata de información PRODUCTOS / SERvICIOS útil para el conocimiento de los potenciales consumidores. Permiten la exposición de los productos y/o servicios en una forma real. CAPTACIÓN Atraen al cliente potencial más IDENTIFICACIÓN fácilmente, pues se invierte la relación DE CLIENTES comercial normal, en la cual el Identifican clientes potenciales vendedor visita al cliente. Se ejecuta que hubieran sido imposible de una venta personalizada. detectar por otros medios. COMPETENCIA Y AHORRO DE RECURSOS ANÁLISIS DEL MERCADO Y TIEMPO Permiten conocer la competencia En un espacio y tiempo reducido es existente en los sectores posible realizar un número de contactos económicos de diversos mercados que habitualmente llevaría meses. Por lo tanto se reduce el costo.12
  12. 12. Manual para organizadores de feriasE. UTIlIDAD DE lAS FERIAS EN de desarrollo económico local. Hay que El MARCO DEl DESARROllO posicionar a la localidad o región en los ECONÓMICO lOCAl sectores productivos donde se pueda promover un mercado que contribuya aLa organización de ferias se debe ubicar en construir o dinamizar una economía local.la perspectiva del desarrollo económico lo-cal, porque articula el espíritu empresarial Por otro lado, la organización de unaa un compromiso con el desarrollo local feria permite un cambio de actitud en losy regional del país (velásquez, PROMDE: productores y/o distribuidores, buscandoMTPE, Swisscontact. INCAM. OIT). nuevos nichos de mercado, satisfaciendo necesidades y deseos de los potencialesComo consecuencia de la articulación clientes con productos de calidad y exce-del interés individual con el colectivo, se lencia en la atención al cliente.entiende a la feria como un instrumentoimportante y estratégico de promoción F. TIPOS DE FERIAScomercial, que debe priorizar las líneasproductivas que tienen potencialidades Las ferias se clasifican, según los siguientespara contribuir al desarrollo económico criterios: • Por el tipo de muestra (productos y/olocal. Los resultados son el incremento servicios) que exhiben.de las ventas, así como la ampliación a • Por el tipo de público asistente.nuevos segmentos de mercado y las po- • Por su alcance y cobertura.sibilidades de contar con nuevos clientes(velásquez, PROMDE: MTPE, Swisscon- a) Según el tipo de muestra que exhiben,tact. INCAM. OIT). pueden ser:Las ferias deben mostrar las potenciali- • Ferias Sectoriales. Están dirigidas adades de los recursos, sean éstos naturales sectores y/o subsectores específicos,u otros, así como las capacidades produc- ejemplo: agrícola, comercio, servicios, in-tivas de los pobladores de la comunidad, dustria, etc. Presentan diferentes gradosde la región o país. La idea central de las de especialización.ferias es promocionar aquellos sectores • Ferias Multisectoriales. Exhiben unaproductivos, cuyas ventajas comparativas amplia gama de productos y/o servi-y competitivas, permiten formar un sector cios provenientes de diferentes sectoresempresarial articulado a una propuesta económicos. 1
  13. 13. Manual para organizadores de ferias b) Según el tipo de público, las ferias c) Según su alcance y cobertura: pueden ser: • Ferias Regionales. Este tipo de feria • Ferias Generales. Se caracterizan por consta de expositores procedentes de concentrar un número de visitantes total- una misma región, por ejemplo: feria de mente heterogéneo, pueden encontrarse ecoturismo de las verapaces. desde empresarios(as) hasta consumido- res finales. Provienen del ámbito interna- • Ferias Nacionales. Los participantes cional, nacional y regional. provienen de todas las regiones de un país. • Ferias Especializadas. Estas ferias son visitadas exclusivamente por hombres • Ferias Internacionales. Son grandes de negocios pertenecientes al ámbito na- eventos de exposición que se llevan a cional e internacional de un sector, sub cabo para facilitar encuentros de nego- sector o tema específico. Ejemplo de es- cios de expositores o empresas de dis- tas ferias son AGRITRADE (feria agrícola tintos países. especializada), Feria de la Construcción, Feria de Ecoturismo, etcétera.1
  14. 14. Manual para organizadores de feriasIV. PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIALa feria lleva inmerso un proceso de tres A. COORDINACIÓN GENERAletapas fundamentales para garantizar 1 El Grupo Organizadorsu efectividad, las cuales se describen acontinuación: La organización del grupo que dirigirá la fe- ria, es el primer paso que hay que tomar enPrimera Etapa: Pre-feria (organización y cuenta y principalmente definir quién será laplanificación) persona que lidere el equipo de trabajo. El entusiasmo, responsabilidad y buenas rela-Esta etapa comprende las actividades ciones personales, son la clave para que elque deben ser desarrolladas antes de grupo organizador tenga el éxito deseado.la realización de la feria. A continuación En primera instancia se puede nombrar unase describe cada uno de los pasos a comisión o comité de trabajo. Es fundamentalseguir. elegir una persona encargada de la coordina- Para llevar a cabo la realización de una feria, debemos de organizarnos 1
  15. 15. Manual para organizadores de ferias ción general del evento, quien tendrá bajo su un cuadro que expone la forma de cómo responsabilidad coordinar todas las activida- debe ser integrado el comité organizador: des relacionadas con la feria. Dicho comité está integrado por un presiden- La coordinación general de la feria, debe in- te, un secretario, un financiero, y represen- cluir en su organización a todos los actores tantes de las diversas comisiones de trabajo que estén implicados, como: organizacio- (coordinadores o responsables de cada una nes no gubernamentales, instituciones de de las comisiones). Estas comisiones se de- cooperación financiera y técnica, estudian- terminan por el tipo de actividades que se tes y, especialmente, las agremiaciones desarrollan para la realización del evento. El empresariales. A continuación se presenta comité nombra a un coordinador general. Comisión de stands Comité organizador Mercadeo y finanzas Foros y conferencias Festival cultural voluntariado Coordinación Gastronomía regional Promoción Protocolo de inauguración Ruedas de negocios Asesoria Técnica Tours al público16
  16. 16. Manual para organizadores de feriasLa coordinación general tiene como función la asesoria técnica externa, esta puede serorganizar todas las actividades que se desa- por una o varias personas especializadasrrollarán durante las tres etapas de la feria. La en el desarrollo de ferias, sector económico,coordinación general es la responsable de mercadeo, planificación estratégica, entrevelar que todas las actividades planificadas otros.se lleven a cabo. Los integrantes de la coordinación de unaEl coordinador general es el responsable feria deben contar con un perfil adecuadodirecto de la ejecución de la feria y el buen (características especiales de cada uno demanejo de los recursos financieros, humanos los individuos):y materiales. También, se debe contar con Perfil • Contar con formación académica profesional y técnica. • Experiencia o voluntad de trabajar en equipo. • Experiencia como organizador o promotor de eventos. • Que sea de la zona o región y conozca sus potencialidades. • Capacidad de trabajar con alta presión. • Capacidad de relacionarse con instituciones y empresas de apoyo, auspiciar o patrocinar la feria. Valores • Honradez • Lealtad • Democrático • Humanista • Justo • Solidario • Amar a su pueblo 1
  17. 17. Manual para organizadores de ferias 2 Equipo de trabajo • Voluntarios. Son quienes deben apoyar la realización de todas las actividades Además de la coordinación general, se que la comisión ha definido en su plan debe de definir el equipo de trabajo, el de trabajo. cual debe estar dividido en diferentes En la página siguiente se presenta un cuadro comisiones, dependiendo de las nece- que especifica las diferentes comisiones, sidades de la feria. La función de cada identificando a las personas responsables, equipo de trabajo es: llevar a cabo cada a quienes llamaremos coordinadores. actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio descrito en el plan de • Comisión de mercadeo trabajo. Es importante que los miembros de cada comisión tomen en serio y con Tiene a su cargo la promoción y venta responsabilidad las acciones que deberán de patrocinios, stands, u otros servicios llevar a cabo ya que si se producen atrasos que se ofrezcan, además se encarga en su ejecución puede entorpecer todo el de la convocatoria, montaje y desmon- proceso. taje de los espacios destinados para la exposición de los productos y/o servi- 3 Comisiones cios que presenta cada una de las em- presas participantes. La comisión debe Cada comisión debe estar integrada de la considerar el lugar más apropiado para siguiente manera: la realización de la feria. Esta comisión también tiene a su cargo la ambienta- • Un coordinador. Es el responsable di- ción de los salones de exposición. recto de que todas las actividades pro- gramadas por su equipo se lleven a cabo Los miembros de esta comisión no deben con los recursos disponibles, tiempo y perder de vista cuáles son los objetivos eficacia. de la feria y hacia quiénes va dirigida, ya que al momento de designar los stands • Equipos de trabajo. Deben ser inte- deben priorizar la participación del sector grados por 3 a 5 personas; a ellas se al cual se está promoviendo. Debe definir delega las diferentes actividades que el número de stands a colocar y diseñar complementan el desarrollo de la ac- la distribución de los mismos. Hay que tividad principal, por ejemplo: La comi- tomar en cuenta las medidas apropiadas sión de stands delega a sus miembros para cada uno de los stands, lo ideal es las actividades de montaje, diseño, de 2 metros de largo y 1.5 ó 2 metros de ambientación y desmontaje. ancho; y considerar la ambientación (de- corado del recinto ferial).1
  18. 18. Manual para organizadores de feriasComisiones necesarias para realizar el proceso de una feriaEjemplo: Feria de Ecoturismo de las Verapaces Comisiones Responsables Coordinación General Asesoría técnica Cultura Gastronomía Mercadeo Finanzas Rueda de negocios Promoción y publicidad Montaje de stands Tours al público voluntariado Protocolo e inauguración Formación y capacitación Comisión de seguridad Comisión de logística Comisión de monitoreo y evaluación Comisión de seguimiento y planificación de próxima feria Esta comisión debe contar con un listado ria. El financiamiento está basado en de las empresas que participarán en los planes de trabajo de cada comi- los stands y en base a la información sión. Los miembros de esta comisión obtenida se hará la convocatoria. Este deben buscar a los patrocinadores o listado debe contar con: nombre de la donantes. empresa, contacto, teléfono/fax, e-mail, página Web y dirección. Además de buscar y controlar los ingre- sos, es la encargada de controlar los• Comisión de finanzas egresos, para lo cual podrán llevar su Es la encargada de buscar los recursos control de gastos en base a facturas o necesarios para la ejecución de la fe- recibos contables. 1
  19. 19. Manual para organizadores de ferias Registro de Caja No. De factura Fecha Concepto Entrada Salida Saldo / recibo Esta comisión también debe manejar que se manejen de recursos para la una cuenta bancaria a nombre de la misma, esto ayuda a transparentar la feria. El responsable de manejarla es el información del manejo financiero y coordinador general y/o el coordinador respalda ante la gestión de recursos de la comisión de finanzas. para un nuevo evento. El comité organizador debe manejar • Comisión de formación y capacitación recibos contables o facturas para emi- tirlas al momento de recibir el financia- Esta comisión tiene a su cargo la pre- miento de los donantes, o al vender los paración previa de los empresarios stands; también maneja las entradas a para participar efectivamente en la feria, la feria y otros ingresos por prestar algu- así mismo debe de ofrecer al público nos servicios dentro del recinto ferial. Es objetivo, que en este caso serán los importante considerar la prestación de expositores durante el evento, la posi- servicios financieros (bancos, coopera- bilidad de escuchar conferencias o tivas) dentro de la feria, lo cual facilita la ponencias, talleres, foros, etcétera, sobre compra a consumidores. temas relacionados con el desarrollo de Los recibos o facturas contables son las MiPyMEs, marketing, avances de muy importantes, ya que muchos tecnología, entre otros. La idea es ofrecer donantes o patrocinadores necesitan temas de actualización que interese comprobantes al momento de derogar a los productores. Para fortalecer el el financiamiento para poder justificar área de formación y capacitación de sus aportes; y permiten a la comisión forma permanente debe de integrarse rendir cuentas al Comité Organizador y un comité de investigación y desarrollo al público en general. Es importante que para que se tenga un mejoramiento se incorpore una auditoría al finalizar continuo, pudiéndose aprovechar la la feria en función de los volúmenes realización de capacitación virtual.20
  20. 20. Manual para organizadores de ferias Para este fin puede buscar el apoyo de cenario y organizar diferentes presen- organizaciones no gubernamentales o taciones durante los días de exposición gubernamentales, quienes pueden pro- en horarios clave. Uno de los propósi- veer a profesionales especializados en tos es llamar más la atención del públi- los temas que se desea abarcar a tra- co objetivo que asiste a una feria, así vés de las capacitaciones o compartir como de los participantes y darle un experiencias exitosas de uso de tecno- toque de amenidad y distracción. logía de punta a los empresarios. • Comisión de voluntariado Para llevar a cabo dichas presentacio- nes la comisión debe buscar un lugar El voluntariado estará formado por es- adecuado, preferiblemente en el mis- tudiantes de carreras afines a los objeti- mo recinto ferial, incluyendo sonido y vos de la feria, provenientes de colegios, mobiliario. institutos, universidades, así como por personas interesadas en participar en• Comisión de cultura su ejecución, sin recibir remuneración por el tiempo dedicado a la misma. Debido a que las ferias concentran al pú- blico, es una buena oportunidad promo- Esta comisión debe buscar recursos ver la cultura de la región o país donde humanos (voluntarios) de acuerdo a los se lleva a cabo dicho evento, sin impor- planes de trabajo de cada comisión, y tar si la feria está dedicada a agricultura, al número de personas que necesita- forestal, industria, etc. Lo interesante de rán para la realización de sus diferen- esta comisión es que se encargue de tes actividades. presentar lo más valioso de su región o país en el tema cultural, y de esta forma La comisión debe capacitar a los vo- promover la identidad de uno o varios luntarios sobre “los servicios que pres- grupos étnicos, grupos musicales o de ta un voluntario” y también darle indi- otra índole. Dentro de las actividades caciones técnicas para lo que estará que se pueden realizar se tienen festiva- realizando. Las charlas que estas per- les culturales, gastronomía, tours, arte- sanías locales, etcétera. sonas reciben deben ser motivaciona- les, llevadas a cabo por profesionales Esta comisión deberá coordinar con la que tomen en cuenta el servicio a la comisión de stands para montar un es- comunidad. 21
  21. 21. Manual para organizadores de ferias Es importante contar con un banco de • Comisión de promoción y publicidad información de todas las personas que Tiene como objetivo motivar e incen- participarán, y delegar a un responsable tivar la participación de la mayor can- por cada grupo de voluntarios para la tidad de empresas vendedoras y com- ejecución de las actividades. pradoras, y la presencia del público en general. Para ello esta comisión debe • Comisión de gastronomía contemplar todos los medios publicita- El servicio de alimentación dentro del rios, tanto televisivos, prensa, impresos recinto ferial es muy importante. Esta y auditivos. comisión tiene como responsabilidad ofrecer a los participantes un lugar El éxito de la feria se deberá a la calidad, cercano que ofrezca alimentos, ubicado eficiencia y eficacia de esta comisión; dentro de las instalaciones donde es muy importante promover la feria se realiza el evento. Además, puede para lograr la mayor participación tanto ofrecer comidas típicas de la región a de la oferta como de la demanda. La todo el público. promoción se debe planificar y ejecutar al momento de haber sido aprobado La comisión puede invitar a una empresa el plan de trabajo y contar con los especializada en este servicio o bien a recursos financieros necesarios. diversas micro, pequeñas o medianas empresas de la comunidad, de esta Los medios eficaces de publicidad forma también se generan ingresos y promoción dependerán del área para estos empresarios, que podrán geográfica a la que se dirigirá. En la ofrecer comida en lugares destinados siguiente tabla se muestra lo que la por la comisión. comisión podría hacer en este rubro: Feria Nacional Feria Internacional • Afiches • Creación de una página de Internet. • Trifoliares • Información promocional en • Invitaciones vía fax, e-mail o personales forma electrónica para enviar a los • Anuncios en los periódicos nacionales de participantes vía correo electrónico. mayor importancia • Anuncios en los boletines • Spots en medios televisivos electrónicos que promueven las • Creación de una página de Internet agremiaciones o asociaciones de • Información promocional en forma productores. electrónica para enviar a los participantes • Anuncios en revistas o boletines de gremiales o asociaciones que promueven al o los sectores22
  22. 22. Manual para organizadores de ferias• Comisión de protocolo e • Comisión de seguridad inauguración Tiene bajo su responsabilidad que el re- Esta comisión tiene bajo su respon- cinto ferial tenga la seguridad necesaria sabilidad la inauguración y clausura para el cuidado de los productos y/o ser- de la feria. Lo importante de estas ac- vicios que se exponen, debe garantizar tividades es presentar los objetivos y adicionalmente los servicios de salud e los logros esperados en la realización higiene, contar con una caja de cambio, de la feria. Es importante contar con la un botiquín básico y los servicios de lo- presencia de las autoridades de máxi- gística de la feria (fax, computadora, in- ma relevancia en el sector, los patro- ternet, teléfono, materiales y sonido). cinadores y los (as) empresarios (as) participantes. • Comisión de logística Además, esta comisión tiene a su cargo Debe garantizar que se tenga un la logística de todas las actividades recorrido de la feria de forma escrita y planificadas para el evento, siempre señalización del área ferial, debe apoyar deben de proveer a las otras comisiones: en la información de opciones de mobiliario, decoración y recepción de hospedaje, parqueos, servicios varios los participantes o invitados. como alquileres de muebles necesarios para el montaje. Adicionalmente apoya• Comisión de ruedas de negocios la distribución de espacio, el diseño y decoración o ambientación. Esta es la comisión que tiene bajo su responsabilidad que los resultados de • Comisión de monitoreo y evaluación la feria sean lo más positivo posible. Las ruedas de negocios, se convierten en una Esta comisión debe garantizar que se ten- actividad central de la feria. Es en este ga la información adecuada que muestre escenario en el que se llevan adelante los resultados alcanzados durante la feria una serie de encuentros entre los y posterior a ella, para esto se deben de- empresarios oferentes y demandantes, sarrollar los instrumentos de monitoreo y con el fin de cerrar un negocio o iniciar evaluación del proceso. Esta información el contacto. Para ampliar información ver se amplia en la tercera etapa Post-feria anexo 001. (evaluación y monitoreo). 2
  23. 23. Manual para organizadores de ferias • Comisión de seguimiento y B. lA PlANIFICACIÓN planificación de próxima feria La planificación servirá para establecer me- Esta comisión es importante para ga- tódicamente todo lo que se desea lograr rantizar que la herramienta feria sea en el evento. A continuación se presentan: sostenible como herramienta de apo- 1. Los aspectos que hay que considerar al yo a la comercialización y se vuelva un momento de definir la realización de una instrumento de utilidad permanente, en feria, y 2. Cómo realizar un perfil del pro- función a ello se recomienda nombrar yecto “Feria”. a las personas encargadas de iniciar el proceso de la siguiente feria buscando 1. Criterios de una feria el mejoramiento continuo. La identificación de los siguientes criterios son de utilidad para el comité organizador, ya que son importantes al momento de pla- nificar el evento. Previo a la perfilación del proyecto ``Feria´´, se deberán considerar los siguientes criterios:2
  24. 24. Manual para organizadores de ferias Nombre específico que identifique claramente al sector/sectores para el cual esNombre de la Feria organizada. EL logotipo debe tener una estrecha relación con el nombre y el objetivo de la feria (puedelogotipo o marca generarse a través de un concurso).Fecha de Definida en base a un análisis previo sobre la disponibilidad local y la conveniencia de losrealización empresarios. Dentro del público objetivo se debe considerar la oferta y la demanda. 1. la oferta, son los expositores. Deben ser micro, pequeñas o medianas empresas con productos y/o servicios de calidad en todo el proceso, desde la compra de los insumos hasta la presentación final de los productos. Además, deben ser productores emprendedores, dispuestos al cambio, en función al desarrollo empresarial. 2. la demanda, son los compradores y consumidores. Es necesario clasificar el público que asistirá al recinto ferial debido a que no existe un producto universal que satisfaga las necesidades de todos los clientes, por lo tanto, los organizadores de una feria deben definir su segmento de mercado, identificar quiénes serán las personas, empresas y compradores específicos para que las empresas participantes vendan o hagan negocios. Se debe tener presente los objetivos que se quieren alcanzar con la realización de la feria y atraer al público que realmente les interesa, si no se logra, la feria no habrá cumplido su cometido. En una feria siempre existe un porcentaje de asistentes que se acercan al stand y noPúblico Objetivo corresponden con la definición del mercado objetivo, no son los compradores calificados, sino un comprador con una necesidad que el producto no satisface, o simples curiosos. Hay tres razones para calificar a un cliente durante su presencia en el stand: • Por economía (cada contacto que se hace cuesta dinero y al calificarlos se economiza). • Por ahorro de tiempo; y • Por oportunidad (al calificar durante la exposición se mantiene una delantera, eliminando un paso innecesario en el proceso de ventas posterior a la exposición). La asistencia de compradores no calificados implica la pérdida de tiempo. Hay que recordar que la permanencia de la feria tiene tiempo limitado y éste debe aprovecharse al máximo y lograr la satisfacción de los productores. En función de lo anterior se debe definir claramente en el proceso de planificación a quiénes invitar como compradores y vendedores en la feria. 2
  25. 25. Manual para organizadores de ferias A continuación se presentan los lineamientos que deben tomarse en cuenta para la realización de la feria: 1. Promover una visión de negocios con enfoque de marketing. Este lineamiento plantea trabajar por un cambio de actitud en los productores, para que su enfoque de los negocios esté centrado en los clientes; de tal manera que los productos y servicios que se les ofrece, sean instrumentos para conseguir nuevos segmentos e ingresar a nuevos nichos de mercado. 2. Organizar la feria como una actitud empresarial. La feria es un evento de negocios y de promoción, y por lo tanto es una actividad empresarial, y tiene que organizarse en esos términos. lineamientos 3. Coordinar con gremios productivos. Si la feria es organizada por Organizaciones Gubernamentales o No Gubernamentales, se debe trabajar en conjunto con los gremios o asociaciones productivas, para promover la cooperación y la existencia de cambios de actitud empresarial. 4. Constituir un equipo exclusivo para la organización de la feria. Debido al tiempo que se dedica para la realización de la feria, el equipo de trabajo debe estar constituido por personas que se dediquen en promedio 10 horas diarias, es el tiempo que se debe dedicar antes de su realización y durante la feria se trabaja de 13 a 14 horas diarias, para lo cual se debe de contar con incentivos para lograr la eficiencia de los colaboradores. La elección de la sede es sin duda el primer factor que se debe tomar en cuenta al organizar el evento. Para la elección del lugar se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: ubicación, accesibilidad, infraestructura hotelera y de restaurantes, estacio- namientos, seguridad, iluminación natural y artificial, ventilación adecuada, decoración, sonido, ambientación y principalmente lograr un concepto de diseño del espacio físico de la exhibición. Este espacio debe ser lo más amplio posible y atractivo para el público que visitará la feria. Estas son las características que deben tomarse en cuenta para el recinto ferial: 1. Tener varias puertas de acceso. 2. Proporcionar un área peatonal amplia para el público. 3. Brindar varios servicios higiénicos. lugar (Recinto Ferial) 4. Prever áreas para montar espectáculos recreativos y de promoción cultural o artística. 5. Acceso a una zona de parqueo. 6. El recinto debe estar adecuadamente señalizado. 7. Se debe contar con una cantidad de energía adecuada que garantice el funcionamiento de máquinas y equipos. 8. Iluminación adecuada. 9. Contar con el servicio de agua potable permanentemente. 10. La ambientación (jardines, sonido, color, etc.), 11. Un centro de información y mapeo de las diferentes áreas. 12. Alimentación.26
  26. 26. Manual para organizadores de ferias El lugar debe ser adecuado, para facilitar la distribución del espacio de exhibición, ya que éste debe proveer pabellones o stands (espacio de exhibición de cada uno de los participantes). Los tamaños de los stands pueden variar de acuerdo a las necesidades y presupuesto de cada expositor. Para el diseño y composición del stand existe una amplia gama de sistemas divisorios. Hay empresas que se dedican a su diseño yStands montaje, o también pueden ser diseñados por un arquitecto determinando el tipo de material más adecuado, que sea de fácil montaje. Algunas veces los organizadores deben proveer los servicios como: electricidad, mobiliario, accesorios, estanterías, vitrinas y mostradores. Esto depende de la capacidad financiera con la que cuente el comité; lo más esencial es proveer electricidad, seguridad y mobiliario. Para realizar la inscripción se debe considerar aspectos como: • Pagos. Todo empresario debe hacer el pago de su participación en la feria, este se traduce a un espacio adecuado para realizar la exposición de los productos durante el tiempo que dure la feria. El pago puede fijarse como un paquete integrado que incluya el costo del stand, conferencias y participación en ruedas de negocios o realizar el pago de cada actividad individualmente. • Firmas de contratos. Se logra al momento de hacer el pago, en este contrato el empresario se hace responsable del buen manejo de las instalaciones y mobiliario que se le ha proveído, así como el compromiso de proveer los servicios acordados por el comité al momento en que el empresario hace el pago. Dicho pago se fija en función de varios criterios:la Inscripción - La capacidad de pago de los participantes. - La cultura de pago del lugar. - Los precios de otras ferias. • Reglamentos. Indican las normas o reglas de lo que se debe y no se debe hacer durante la feria, es importante que el empresario tome en cuenta estas consideraciones. • Entrega de credenciales y pases. A todos los participantes se les debe entregar credenciales y pases, para poder ingresar y salir libremente de las instalaciones. Sirven para identificar a los expositores y por seguridad.Servicios adicionales Alimentación, distribución, ruedas de negocios, etc. Previo a la realización de la feria, se deben realizar uno o varios lanzamientos, en el área geográfica donde se desarrollará el evento y fuera de éste. El lanzamiento, tiene como objetivo promover el evento a través de los diferentes medios de comunicación, organizaciones empresariales y a la comunidad. Un lanzamiento es tomado comolanzamiento de la feria una conferencia de prensa, en el cual, el comité da a conocer e informar sobre las actividades que se realizarán durante su desarrollo, costos para los participantes, patrocinadores, etcétera. Este lanzamiento debe hacerse dos meses antes de la feria. 2
  27. 27. Manual para organizadores de ferias 2. Formulación del Perfil del Proyecto ¿Por qué lo hacemos? La realización de una feria es un proyecto que debe presentarse a diferentes coope- rantes nacionales o internacionales para la 2.2 Antecedentes obtención de apoyo financiero y/o técnico. Por tal razón, se debe considerar perfilar el Los antecedentes forman parte del perfil de proyecto en donde se definen los objetivos un proyecto. Estos deben indicar los resulta- y resultados esperados. dos de ferias anteriores, o como se ha ido or- ganizando el sector empresarial para lograr el financiamiento, apoyo gubernamental y el involucramiento de la comunidad. Se deben tomar en cuenta los impactos que ha cau- A continuación se sado la ejecución de la misma en años an- teriores. Esta parte es muy importante para presentan los pasos los patrocinadores porque es la “historia” de que deben tomarse los avances y beneficios que han logrado las MIPyME`s al momento de ejecutar dicha fe- en cuenta para la ria. Para los donantes conocer los beneficios formulación del reales a corto y mediano plazo es lo más im- portante, y por eso deben ser escritos en el proyecto de feria: proyecto. Para desarrollar este paso pueden hacerse las preguntas: 2.1 Introducción ¿Qué se ha logrado? La introducción debe describir de forma general, cual es el contenido principal de la realización de la feria, el motivo, los par- ticipantes y los resultados esperados. La ¿Cómo se ha logrado? pregunta clave es:2
  28. 28. Manual para organizadores de ferias de tal manera que permitan determinar el ¿Con quiénes se ha logrado? fin o las metas que se quieren lograr con la implementación de las actividades.2.3 Justificación ¿Qué se va a lograr?Como su nombre lo indica, esta parte delperfil del proyecto “feria”, debe “justificar” lainversión de recursos financieros, materiales, Los objetivos son las metas concretas, enhumanos, etc. En la justificación, se debe términos cuantitativos y cualitativos, queplantear la problemática a que se enfrentan se desean alcanzar. Los objetivos se des-las MIPyME`s y cuál sería el beneficio criben en dos direcciones, primero, lo quealcanzado a través de la realización de la el comité organizador pretende alcanzar; yferia. La pregunta que debe hacerse en segundo, lo que el empresario desea lograreste momento es al momento de participar. Y para lograr el impacto deseado se debe tomar en cuenta ambos criterios. ¿Para qué? Los objetivos se dividen en generales y específicos y deben responder a los resultados esperados.Es muy importante describir la justificación, • Los Objetivos Generales: Se refierenes la base para determinar si la feria sería al resultado general de la realización deel medio más eficaz para promover uno o la feria.diversos sectores productivos. • Los Objetivos Específicos: son los2.4 Objetivos que determinan específicamente lasDeben indicar lo que se quiere lograr y de- diferentes actividades para lograr elben contener el tiempo, cantidad y calidad, objetivo general. 2
  29. 29. Manual para organizadores de ferias Para poder definir los objetivos de una forma adecuada, observe el siguiente cuadro: Se realiza el Objetivo general objetivo superior Alcanzamos los objetivos Objetivos específicos específicos… Si se logran los resultados… Resultados Se logran los resultados Actividades Se implementan las actividades0
  30. 30. Manual para organizadores de ferias2.5 Resultados uno de los objetivos y resultados propues- tos. Además, permiten identificar los costosLos resultados deben especificar lo que se que se tendrán previo, durante y despuéslogrará al término de la feria. Estos resulta- de la feria. Para definir de una forma másdos deben describirse en forma cualitativa eficaz y eficiente las actividades debe pen-y cuantitativa. Los resultados es la afirma- sar en una actividad macro y luego en lasción de los objetivos. Para poder describir- específicas que le ayudarán a llevar a felizlos deben preguntarse: término sus objetivos. ¿Qué lograremos? A continuación se presenta una matriz de acción, que le ayudará a planificar ade- cuadamente cada una de las actividades.2.6 Actividades Esta matriz cuenta con cuatro columnas:Las actividades que se realizarán durante en la primera, deberá escribir la actividadla feria, se pueden definir según el plan de macro; en la segunda; las subactividadestrabajo de las diferentes comisiones (están que complementan la actividad principal;integradas por un coordinador, colaborado- la tercera, define a la persona responsableres y voluntarios, quienes tendrán a su car- para su realización; y, la cuarta, permitirágo el desarrollo de las actividades que les identificar el plazo o tiempo para ejecutarla:competen). Las actividades son la forma de este puede ser identificado por mes,cómo se llevará a cabo a feliz término cada semana o días. MATRIZ DE PlAN DE ACCIÓN Comisión: Montaje de Stands FECHA ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD RESPONSABlE E F M A M J 1.1 Elaborar un inventario de los X participantes.1. Invitar a 1.2 Seleccionarlas empresas a las empresas Xparticipantes participantes. 1.3 Elaborar las X invitaciones. 1
  31. 31. Manual para organizadores de ferias 2.7 Plan de trabajo se indican los meses con los que cuenta para la ejecución de las actividades; cada El cronograma de actividades es el mes está dividido en semanas para ser más que nos indica el plazo y el tiempo de específicos. Para cada actividad se deben ejecución de las diferentes actividades. marcar los cuadritos que corresponden al Este cronograma puede ser elaborado por tiempo adecuado. cada comisión de trabajo y un cronograma general que incluya todas las comisiones de 2.8 Presupuesto trabajo. El cronograma sirve para que los responsables tengan presente el tiempo de La definición del presupuesto está estre- realización de las tareas encomendadas, chamente ligada con la identificación de también sirve para llevar el control y el las diferentes actividades que realizará monitoreo de los coordinadores y comité cada comisión. El presupuesto debe ser lo organizador. Se debe tomar en cuenta las más real posible. Contar con un presupues- fechas planificadas, ya que si no se cumple to general de la feria y con un presupuesto con el plazo estipulado atrasaría el proceso. por comisión, es lo ideal, pues permite in- Algunas veces es necesario identificar una fecha exacta, indicando el día y mes. cluir los gastos de forma más detallada. A continuación se presenta un detalle de un En la primera columna, se debe describir presupuesto general, que refleja las activi- las actividades o subactividades de cada dades y costos específicos para cada co- comisión; y en las siguientes columnas, misión: Comisión: Stands Fecha Actividades Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 62
  32. 32. Manual para organizadores de feriasPRESUPUESTO GENERAl (estimado por comisión) COMISIÓN ACTIVIDAD / GASTO MONTO ESTIMADOPromoción • Afiche • Trifoliares, bifoliares • Publicación prensa • Mantas publicitarias • Espacios en radio • Teléfono, fax, e-mail • viáticos • CombustibleProtocolo • Información • Señalización dentro y fuera feria • Inauguración y clausura • Premiación • Recepciones • Capacitación • Papelería (invitaciones, gafetes) • Playeras para voluntarios • Alimentos y hospedaje para personas invitadas • Primeros auxiliosMontaje stands • Diseño de los stands, escenarios y servicios de la feria • Materiales y mano de obra elaboración • Mano de obra para la instalación • Alquiler de mobiliario • Instalaciones eléctricas • Pintura • Limpieza • Desmontaje (mano de obra, combustible, etc.) • LetrerosRuedas de Negocios • Papelería (etiquetas) • Afiches y bifoliares • Talleres de voluntarios • Impresión catálogo • Alquiler mesas y sillas • Alquiler equipo de sonido • Refacciones y almuerzos • Contratación de personal técnico capacitado • Activadores de la demanda • Elaboración memoriaGastronomía • Alquiler mobiliario • Impresión papelería • Premios • Publicidad y promoción • Decoración
  33. 33. Manual para organizadores de ferias Eventos culturales • Presentación trajes típicos • Presentación cultural • Festival de sones de Alta y Baja verapaz • Presentación marimbas de la región • Presentación grupos danza • Promoción y divulgación de feria • Equipo de sonido • Decoración Conferencias magistrales • Fotocopia de documentos • Honorarios conferencistas • viáticos y combustible • Café (refacciones) • Materiales de exposición. Inauguración y cierre • Recepción (alimentos/bebidas) • Cóctel de cierre • Invitaciones, otros Tours al público • Transporte • Guías y mapas • Capacitación a guías • Definir rutas COSTO TOTAl ESTIMADO 2.9 Recursos 1. Recursos financieros. Está represen- tado por el dinero, con el que se debe contar para la ejecución de las diferen- tes actividades. Es primordial contar Los recursos son con el financiamiento, este se basará los medios que de acuerdo a los planes de trabajo nos permitirán aprobados por el coordinador general. El financiamiento se debe gestionar realizar todas las desde un año antes de la realización actividades que se de la feria, si el tiempo es menor, con- seguir el recurso financiero será más han planificado, difícil. entre estos recursos Estos recursos pueden lograrse con el encontramos: apoyo de las municipalidades, institucio- nes gubernamentales, organizaciones
  34. 34. Manual para organizadores de ferias no gubernamentales, cooperación inter- impresoras, fax, uso de Internet, línea nacional y empresa privada. telefónica, software de ruedas, elabora- ción de catálogos. La gestión de estos recursos está a cargo de la comisión de mercadeo y 3. Recursos humanos. Este tipo de re- finanzas. curso responde a la necesidad de con- tar con el personal apropiado para la Dentro de estos recursos se debe de realización de la feria. Dentro de éste considerar los gastos de todas las comi- se encuentran un coordinador gene- siones que se utilizaran, y que incluyen ral, coordinadores de las diferentes recursos, técnicos y humanos. comisiones, equipo de trabajo y vo- luntarios. Además, se debe contar con2. Recursos técnicos. Responden a la profesionales que estén relacionados necesidad de contar con el equipo téc- con el desarrollo del sector que se va nico necesario para hacer los contactos a promover, quienes podrán aportar y promover la participación. Dentro de sus conocimientos de forma voluntaria éstos se encuentran: computadoras, o contratada por alguna institución. Segunda Etapa: EJECUCIÓN DE lA FERIA (desarrollo de la feria) Dentro de la segunda etapa se tiene la realización de la feria y ésta inicia con:
  35. 35. Manual para organizadores de ferias representa el sector productivo), ade- A. INAUGURACIÓN más, deben ubicarse a los patrocinado- res que han dado el mayor aporte para La inauguración tiene que ser un gran acon- su realización y el coordinador general tecimiento, lo importante es causar un gran de la feria. impacto en la opinión pública. Esto es muy 3. Elaborar el programa más adecuado, no importante para los patrocinadores, ya que debe ser muy extenso en su discurso. ellos aprovechan estos eventos para pro- Dentro del programa se debe considerar mover su marca. Para las autoridades lo- un acto cultural de relevancia para la cales hacer una gran inauguración implica región o país. invitar a todas las autoridades regionales, sectoriales y nacionales, así como el sector 4. A parte del acto protocolario, se debe cor- empresarial comprometido con el desarro- tar la cinta que indica que el recinto ferial llo de la región y del país. es abierto al público; posteriormente, se hace el recorrido visitando los stands. En la inauguración es necesario presentar alguna novedad que promueva al sector 5. Al finalizar se debe terminar en un productivo o muy bien puede complemen- ambiente en el que las autoridades, tarse con una presentación cultural propia participantes y organizadores puedan de la región o país. La inauguración es una establecer un tipo de comunicación. Lo invitación que permitirá que los organiza- sugerido en este caso es un coctel o cena, esto dependerá de los costos que dores presenten una feria innovadora. esto implique para los organizadores. Aspectos que se deben tomar en cuenta B. ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN en un acto de inauguración: Durante la realización de la feria es necesa- 1. Es adecuado hacer la inauguración en el rio realizar diferentes actividades que pro- recinto ferial, utilizando el espacio más muevan el desarrollo local. Entre las pro- adecuado para realizarlo. puestas de eventos paralelos se tienen: 2. Se debe contar con una mesa principal 1. Conferencias o foros magistrales. en la que estarán las personalidades Esta actividad tiene que ver con la más importantes, como: autoridades formación de los empresarios en temas locales, regionales o del país anfitrión de relevancia para el desarrollo de la (alcaldes, gobernadores, ministro que cadena productiva.6
  36. 36. Manual para organizadores de ferias2. Premio a la excelencia de la micro y de hacer negocios e incrementar la com- pequeña empresa. Es importante dar pra de productos y/o servicios, la nue- un premio a los empresarios que han va tendencia marca la organización de sobresalido por la innovación, creati- RUEDAS DE NEGOCIOS, la cual es un vidad y calidad de producción, buena mecanismo efectivo para promover con- atención al cliente, contribución a la tactos entre empresarios. creación de fuentes de empleo, espíritu empresarial o apoyo al crecimiento en C. MONITOREO DE lAS ACTIVIDADES la economía local. Es un reconocimien- to público de la labor empresarial que 1. lista de Chequeo (Check list) realiza el productor de la micro, peque- ña o mediana empresa y/o instancias El comité organizador debe reunirse de apoyo al desarrollo empresarial. diariamente durante los días de la feria para trabajar con base en una lista de3. Ruedas de Negocios. Usualmente las chequeo, ésta debe incluir todas las ferias tienen un conjunto de eventos actividades por comisión y verificar paralelos que la hacen más interesante el cumplimiento de las mismas. Para para hacer enlaces más efectivos entre facilitar el trabajo, cada coordinador la oferta y la demanda. A pesar que las puede contar con un cuadro similar al ferias han nacido con el objetivo de unir siguiente: la oferta y la demanda con el propósito Matriz para el monitoreo de las actividades Tarea Responsable Cumplimiento Comentario J K L
  37. 37. Manual para organizadores de ferias En la primera columna, se debe describir 2. Instrumentos para el monitoreo la actividad o tarea encomendada a la Durante la feria, es importante desa- persona responsable. En la segunda, rrollar una estrategia que permita se escribe el nombre de la persona en- controlar el ingreso del público, para cargada de realizarla. En la tercera, se cuantificar la asistencia durante los dibujará una carita, esta puede variar días de la feria, así como recoger según el avance de cada actividad; la opinión de los visitantes con res- por ejemplo, una carita feliz, significa el pecto a los productos, servicio de cumplimiento de la actividad; una carita atención al cliente y los servicios que seria, que la actividad aún esta en proceso se derivan de la feria. Estos datos de ejecutarse; y una triste, es la falta del serán útiles para los organizadores al cumplimiento. En la cuarta columna, se momento de evaluar si los objetivos describirán las observaciones o comen- se cumplieron y si obtuvieron los tarios del atraso de las actividades que resultados esperados. aún no se han cumplido y se le deberá dar pronta solución. A continuación se presenta un instru- Este instrumento es muy útil para monito- mento que permitirá identificar algunos rear las actividades realizadas durante las aspectos importantes para medir la cali- etapas de la feria. dad de la feria: Día: ___________________ Hora:______________________________________ Procedencia: Local_____________Regional_____________________________ Nacional________Internacional________ Edad:__________________ Sexo: F____________M____________ Qué tipo de servicio o producto demanda: _____________________________ Encontró lo que buscaba: Sí _______No_________ Cómo le pareció la feria: Excelente______Buena________ Regular________Puede Mejorar___________ Aspectos positivos:__________________________________________________ Aspectos negativos:_________________________________________________ Principales sugerencias a los organizadores de la feria:__________________ ___________________________________________________________________

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