Presentacion Gestion Documental

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Esta presentacion nos muestra el flujo de un cad de administracion documental, desde el momento en que ingresa una camunicacion el flujo administrativo hasta su disposicion final el cual es la conservacion de este

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Presentacion Gestion Documental

  1. 1. CENTRO DOCUMENTAL XM <ul><li>RADICACION XM </li></ul><ul><li>ARCHIVO </li></ul><ul><li>NUMERACION XM </li></ul><ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul>
  2. 2. <ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>NUMERACION XM </li></ul><ul><li>Digitalización imágenes </li></ul><ul><li>Numerar Documento </li></ul><ul><li>Envió de documentos por vías asociadas </li></ul><ul><li>Documentos respondidos </li></ul><ul><li>Revisión consecutivo y entrega archivo </li></ul>Volver a inicio presentación
  3. 3. <ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>NUMERACION XM </li></ul><ul><li>Numerar Documento </li></ul>volver a inicio numeración Volver a inicio presentación
  4. 4. <ul><li>Envío de documentos por vías asociadas </li></ul><ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>NUMERACION XM </li></ul><ul><li>Sobre correo certificado </li></ul><ul><li>Reporte Fax </li></ul>Volver a inicio numeración Volver a inicio presentación
  5. 5. <ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>NUMERACION XM </li></ul><ul><li>Digitalizacion imágenes </li></ul>Digitalización en orden consecutivo ascendente, utilizando debidamente plantillas de confidenciales Volver a inicio numeración Volver a inicio presentación
  6. 6. <ul><li>Documentos respondidos </li></ul><ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>NUMERACION XM </li></ul>Documento a responder Documento respuesta Fecha del cítese respuesta Volver a inicio numeración Volver a inicio presentación
  7. 7. <ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>NUMERACION XM </li></ul><ul><li>Revisión consecutivo y entrega archivo </li></ul>Volver a inicio numeración <ul><li>Se Verifica: Firmas Sello sin anexo Vías Consecutivo ascendente Faltantes Cantidad de hojas enviadas vía fax Números correctos </li></ul>Volver a inicio presentación
  8. 8. <ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>RADICACION XM </li></ul><ul><li>Radicar Documento </li></ul><ul><li>Ingresar en domino </li></ul><ul><li>Digitalización de imágenes </li></ul><ul><li>Righfax </li></ul><ul><li>Cruce documento </li></ul>Volver a inicio presentación
  9. 9. <ul><li>Righfax </li></ul>Imagen que llega por righfax y es guardada en el servidor que alimenta al SIAD <ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>RADICACION XM </li></ul>Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
  10. 10. <ul><li>Radicar Documento </li></ul><ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>RADICACION XM </li></ul>Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
  11. 11. <ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>RADICACION XM </li></ul><ul><li>Digitalización de imágenes </li></ul>Digitalización a medida que llegan los documentos utilizando debidamente las plantillas de confidenciales Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
  12. 12. <ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>RADICACION XM </li></ul><ul><li>Ingresar en domino </li></ul>De acuerdo al tema tratado se ingresa la comunicación a la ventana respectiva Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
  13. 13. <ul><li>CORRESPONDENCIA </li></ul><ul><li>RADICACION XM </li></ul><ul><li>Cruce documento </li></ul>Verificar ubicación del documento Si el documento esta en el área, el cruce se realiza en Acuse de recibo en el campo de observaciones Si el documento esta en el archivo, el cruce se realiza en documentos archivados en el campo de observaciones Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
  14. 14. <ul><li>ARCHIVO XM </li></ul><ul><li>Recepción </li></ul><ul><li>Clasificación </li></ul><ul><li>Archivo </li></ul><ul><li>Descripción </li></ul><ul><li>Consultas </li></ul>Volver a inicio correspondencia Volver a inicio presentación
  15. 15. <ul><li>Recepción </li></ul>Existen dos tipo de recepción de documentos: la documentación que va autoarchivada y la que es entregada directamente por los usuarios del centro documental. Volver a inicio Archivo <ul><li>ARCHIVO XM </li></ul>Volver a inicio presentación
  16. 16. <ul><li>Clasificación </li></ul>Se clasifica la información según asunto y basados en el cuadro de clasificación <ul><li>ARCHIVO XM </li></ul>Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación
  17. 17. <ul><li>Descripción </li></ul>El documento debe tener unos requisitos según el procedimiento; de no ser así se devuelve al área para su respectivo tramite. <ul><li>ARCHIVO XM </li></ul>Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación
  18. 18. <ul><li>Archivo </li></ul>Ordenar documentos según procedimientos garantizando su preservación <ul><li>ARCHIVO XM </li></ul>Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación
  19. 19. <ul><li>Consultas </li></ul>vía mail, telefónicas, personales, prestamos. <ul><li>ARCHIVO XM </li></ul>Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación
  20. 20. <ul><li>ARCHIVO XM </li></ul>Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación BD Archivo

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