Las Pymes de Posadas

y los Modelos de Información

               Tesina de grado

        Belarmina Benítez de Vendrell
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       Agradecimientos




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     Administración gen...
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Las pymes de posadas

  1. 1. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Tesina de grado Belarmina Benítez de Vendrell Directora: María Graciela Chueque de Atlante Departamento de Documentación Facultad de Humanidades Universidad Nacional de Mar del Plata Año: 2002
  2. 2. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez 2
  3. 3. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Agradecimientos Alcanzar esta meta significó para mí, entre otras cosas, descubrir en el Departamento de Documentación de la UNMDP a profesionales capaces, innovadores, sensibles, infatigables, cordiales, cariñosos...; Localizar en mi ciudad (Posadas) a personas dispuestas a colaborar con mi trabajo y; Redescubrir en mi familia el apoyo incondicional de siempre. Todo esto hace que hoy, al finalizar esta etapa de formación profesional, sienta la necesidad de agradecer a aquellos que aportaron dedicación y esfuerzo para que yo llegara al final de la carrera. Manifiesto aquí mi sincero reconocimiento... A Noemí Conforti, quien tuvo la bondad de mostrarme la puerta de la carrera y también la de su casa. A Geny Chueque, quien no dudó en ―cargar‖ conmigo, conduciéndome por la tesina con precisión y afecto. A los profesores de LICAD: Gustavo Liberatore, Silvia Sleimen, Andrés Pereira Barreto, María Graciela Chueque, Oscar Fernández, Claudia Bazán, Marcela Coringrato, Rita Novo, Verónica Gauchi, Esther Llinás, Mela Bosch, Graciela de Bona, Carolina Rojas, Cesar Archubi y Valeria Molteni, por la calidad y cordialidad con que guiaron mis aprendizajes. Belarmina Benítez 3
  4. 4. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez 4
  5. 5. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Resumen El abordaje de esta temática se fundamenta en la necesidad de establecer parámetros para el estudio de la realidad en el marco de las Pymes de la ciudad de Posadas, que denota la falta de atención prioritaria a la gestión, disponibilidad y acceso a la información, como factor de producción y desarrollo. Por tratarse de un estudio destinado a cumplimentar la exigencia de tesina para la obtención del título de grado, correspondiente al plan de estudios de la Licenciatura a Distancia en Bibliotecología y Documentación de la Universidad Nacional de Mar del Plata, este trabajo fue encarado con recursos sumamente limitados, tanto humanos (directora y tesista) como materiales (insumos, movilidad, etc.) y tiempo. Este factor fue determinante al momento de decidir el ámbito geográfico que abarcaría el estudio. Se tomaron en cuenta las Pymes ubicadas dentro del Municipio de Posadas, Provincia de Misiones (Argentina) y, entre ellas, las que poseen infraestructura informacional; las que aplican modelos de información (almacenamiento, recuperación, diseminación, etc.); las que brindan servicios de información especializada y teniendo en cuenta el grado de vinculación de éstas con las diferentes áreas del desarrollo informacional. Para hacer frente a la globalización es necesario asumir posiciones estratégicas en materia de uso y gestión de información, a fin de lograr una estructura sistémica que centralice el flujo informacional (selección, análisis, almacenamiento, difusión) dentro de cada Pyme para permitir luego la formación de una red local que funcione como sistema de intercambio de información calificada, capaz de optimizar la toma de decisiones y lograr la utilización racional del patrimonio informativo-documentario. Una pieza clave de este engranaje es, lógicamente, el profesional de la información. La gestión de información exige competencias profesionales específicas que son desarrolladas por determinadas profesiones orientadas a la información, como la bibliotecología y la documentación. 5
  6. 6. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Palabras claves <PYME > < POSADAS> <MODELOS DE INFORMACIÓN> <INFRAESTRUCTURA INFORMACIONAL> <PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN> 6
  7. 7. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Índice Página Título 1 Agradecimientos 2 Resumen 3 Palabras claves 4 Índice 5 Introducción 7 Fundamentación del tema 9 Marco teórico 11 Pyme 11 Posadas 14 Modelos de información 15 Infraestructura informacional 27 Profesional de la información 41 Problema 46 Hipótesis 46 Objetivo General 47 Objetivos metodológicos 47 Metodología 47 Unidades y variables 47 Matriz de datos 49 Métodos de recolección de datos 50 Procedimientos 51 Cronograma de actividades 52 7
  8. 8. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Página Recolección de información 53 Tipo de estudio 53 Tipo de diseño 54 Procesamiento de datos 54 Interpretación de datos 55 Resultados 55 Conclusiones y recomendaciones 74 Bibliografía consultada 90 Anexos 93 Anexo 1: Directorio de Pymes encuestadas 94 Anexo 2: Localización de las Pymes relevadas. Plano 100 Anexo 3: Encuesta 102 8
  9. 9. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Introducción ―La mayoría de las organizaciones tiene muchos datos acumulados. Esto es, datos que han sido reunidos, procesados y guardados sin referencia a normas o modelos de datos. A menudo, la documentación se ha perdido o nunca se escribió, y las personas que construyeron el sistema ya no trabajan para la organización. Esto provoca una situación en la que muchos sistemas usan datos redundantemente, además de los esfuerzos y gastos que se invierten reelaborando información que podría ser usada más eficazmente; por otra parte el flujo global de información a través de la organización es imposible de regular‖. (Sandra Miguel, 2000?) La estructuración y la proyección del sector que se ocupa de la información, estrechamente ligado a las tecnologías de la información y de la comunicación, conforman la noción de ―Infraestructura informacional‖ empleada en este trabajo. Los elem entos más significativos que forman parte de esta idea son:  Recursos de información;  Infraestructura tecnológica y técnica;  Criterios de organización de la información que aseguren el acceso y la recuperación;  Meta información, esto es información sobre la información (fuentes de referencia);  Estructuras cooperativas de servicios de información;  Racionalización de la inversión y optimización de los recursos disponibles;  Políticas que unan el desarrollo del espacio tecnológico e informacional con los objetivos de desarrollo;  Profesionales de la información formados como agentes de desarrollo económico y social. Otra característica de las Pymes incluidas en el estudio es la aplicación, por parte de éstas, de modelos de información (almacenamiento, recuperación, diseminación, etc.). Leopoldo Rojas Moguel afirma que el marco de referencia para los modelos de información está dado por las áreas funcionales de la empresa: 9
  10. 10. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  Administración general: en la que se incluyen las áreas financieras, administrativas, contables y de generación de infraestructura.  Producción y/o operación: en la que se incluyen las funciones de producción (en el caso de empresas industriales, agroindustriales o de manufactura) y las funciones de operación del negocio y prestación del servicio (en el caso de las empresas comerciales y de servicios).  Marketing en la que se incluyen todas las funciones de Marketing, promoción y posicionamiento de la empresa. Cada una de estas áreas tiene necesidad de apoyarse en las nuevas tecnologías de información y de esta manera van implementando modelos (o un modelo integrador) de información susceptibles de ser sistematizados mediante aplicaciones tecnológicas. Otra condición determinante de inclusión fue el hecho de que las empresas estudiadas brindaran un servicio de información especializada. A partir de estos elementos se estableció el primer criterio operacional para la selección de Pymes a ser analizadas. El segundo criterio de selección se basó en su grado de vinculación con las diferentes áreas del desarrollo informacional. Estas áreas se determinaron teniendo en cuenta: a) La difusión de conocimientos especializados. b) La generación de conocimientos especializados. c) La concepción, la ejecución y la evaluación de planes, estrategia s, políticas, programas y proyectos de desarrollo e integración. d) La Operación y el funcionamiento de sistemas y organizaciones productivas, financieras, técnicas. El tercer criterio de selección estuvo dado por la determinación de aplicar la "formula territorial". Esto influyó en la decisión de estudiar las Pymes que estuvieran ubicadas dentro del Municipio de Posadas, Provincia de Misiones (Argentina). Un estudio exploratorio permitió ver que los modelos de información aplicados en algunas Pymes de Posadas aparentan ser no del todo eficientes. Esto podría deberse a que se trasladan modelos ―standard‖, tomados de medianas y pequeñas empresas de otros entornos sistémicos que no se adaptan a las necesidades reales de nuestros empresarios. Esto ocurre porque al momento de diseñar y/o decidir la aplicación de un 10
  11. 11. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez modelo de información no se realiza un estudio serio, que corrija tendencias preconcebidas, que en general son las que conducen al fracaso de los modelos implementados. Fundamentación del tema Estamos ante un nuevo reposicionamiento en el que cambian los instrumentos de inscripción de la información, los lenguajes de codificación, el contexto informacional de los individuos y de las comunidades, los perfiles de los bibliotecarios y/o docume ntalistas y las relaciones existentes entre todos estos agentes de la información. Las tecnologías de la información han penetrado en las Pymes obligándolas a una diversificación creciente que atañe a las tecnologías, a los formatos de organización, a los productos y servicios, a los mercados, dependiendo –como nunca antes— de las habilidades más diversas. Este estado de cosas eleva el nivel de complejidad, haciendo que la coordinación entre ellos sea mucho más difícil. En la nueva economía, la toma de decisiones está condicionada, a-priori, por las reacciones de numerosos actores. Para hacer frente a este desafío se requiere mayores volúmenes de información continuamente actualizada. ―La infraestructura informacional de la vieja economía no puede sostener el ritmo de las demandas impuestas por la cambiante y altamente compleja nueva economía‖ (Alvin y Heidi Tofler, 2001). El estado actual de desarrollo de las tecnologías y de la conectividad se caracteriza por el voluminoso aumento de información (y de desinformación). Los individuos y las empresas, están ahogados en datos, inundados por información y abrumados por el conocimiento disponible, pobremente organizado y sin filtración adecuada. ―Un resultado de todo esto es la creciente abstractificación. Incapaces de hacer frente a la inundación del detalle, lo envolvemos con más y más clases, categorías, generalizaciones y modelos abstractos, basados en ellos. Así cada vez más decisiones de negocios y financieras están basadas en modelos abstractos y con frecuencia matemáticos. Actualmente muchos conflictos de negocios son batallas sobre información, 11
  12. 12. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez con frecuencia incitadas por diferencias en la credibilidad asignada a esos oscuros modelos y la información dentro de ellos. Ante este desborde informacional, las Pymes se ven obligadas a incorporar un personal nuevo en este ámbito: el especialista en gestión, organización y difusión de información, es decir, el bibliotecario y/o documentalista. Todas las Pymes están inmersas en una red de entidades de negocios y de no- negocios que afectan su desempeño y utilidades. ―Actualmente, las compañías están compitiendo para vincular a todos sus socios, proveedores, vendedores y clientes en redes electrónicas‖ (Tofler, 2001). En razón de lo expuesto es posible afirmar que en una Pyme, los modelos de información son el basamento que permite fortalecer su capacidad empresarial, de posicionamiento y de marketing de sus productos y servicios. 12
  13. 13. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Marco teórico  PYME ―La Pequeña y Mediana Empresa es, sin lugar a dudas, una de las protagonistas relevantes de la actual coyuntura económica nacional e internacional‖ . Se trata de empresas pequeñas y medianas en general de origen familiar y – en nuestro país— con problemas de acceso al crédito. Para que una empresa sea clasificada como pequeña o mediana debe cumplir con ciertos requisitos, que difieren según el ámbito geográfico. Es decir que no hay un concepto de Pyme unificado y universalmente aceptado. En U.S.A. se define como pequeña empresa a aquella que tiene hasta cien empleados y mediana a las que tienen entre cien y doscientos cincuenta. En Japón, además del número de empleados (entre uno y trescientos) se toma en cuenta el capital invertido. En Europa se toma en cuenta la cantidad de empleados y la cifra de ventas, debiendo reunir al menos dos de los siguientes criterios: PEQUEÑAS MEDIANAS CRITERIOS Millones Euros Millones Euros FACTURACIÓN NETA 5 20 BALANCE TOTAL 2,5 25 NUMERO EMPLEADOS Máximo 50 Máximo 250 En el Brasil se toman en cuenta diferentes factores: el activo inmovilizado, la cifra de ventas, la cantidad de ventas, la cantidad de personal y la independencia de grupos financieros. En nuestro país, la Corporación de la Pequeña y Mediana Empresa (COPyME), clasificó como pequeñas empresas aquellas que ocupan hasta veinticinco empleados y 13
  14. 14. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez como medianas a las que emplean entre veintiséis y doscientas personas. La Ley 24.467 (artículos nº 2 y nº 83) del régimen de las PyMES no define claramente su carácter, lo establece por las relaciones de trabajo. ―Las Pymes son para la economía Argentina uno de los agentes más dinámicos: generan el 70% del empleo del país. Por lo general estas empresas nacen como iniciativa de personas jóvenes que casi siempre continúan con el trabajo realizado por sus padres o abuelos. Pero pese a esta gran importancia, recién en 1995 el Congreso comenzó a tratar una ley específica para ellas y no fue hasta 1997 que se creó la Secretaria de Pequeña y Mediana empresa‖ (Maisterra, M.) La mayoría de las Pymes argentinas no tiene vínculos comerciales con países extranjeros. Menos del 3% de las empresas concurren a los mercados mundiales, pese a que el MERCOSUR ha generado instrumentos legales para que los países miembros puedan constituir empresas multinacionales con capacidad operativa conjunta y aprovechar todas las ventajas y beneficios que esto trae aparejado (inversiones extranjeras, transferencia de tecnología, licencia compartida de uso de marcas, comunicación e información cooperativa, etc.). (Alvarez, 1997). El tema de la información, junto con el de la capacitación inadecuada o ausencia de asistencia técnica son los elementos recurrentes que aparecen en los diagnósticos, como constantes, marcando carencias básicas del sector de las Pymes. La carencia de información que padecen las Pymes de nuestro país fue objeto de análisis entre los años 1995-1997. El diagnóstico resultante permitió asumir la necesidad de conformar un sistema de información para este sector empresarial, materializado en la ―Guía del Empresario PYME‖ que abarca áreas temáticas relacionadas con el encuadre legal, los créditos, los servicios, la capacitación, las relaciones internacionales, etc. ―Si había alguna duda, ya no existe. Este es el momento propicio para que la Pyme incorpore toda una batería de nuevas armas informáticas‖ en razón de que las nuevas tecnologías de la información, permiten abarcar un mayor radio de gestión. En cuanto a la relación Pyme-Estado, tradicionalmente, los países de la región tuvieron un Estado empresario ineficiente, cuya estrategia económica estaba acompañada por una política sectorial escéptica con relación a las potencialidades de las Pymes y matizada por una visión paternalista y asistencialista. Actualmente esta realidad ha variado: "Somos conscientes de que la competencia en el libre mercado es el camino que 14
  15. 15. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez permite lograr niveles de bienestar en la población. La tarea del Estado en el actual contexto de la globalización de la economía consiste precisamente en ser un promotor de la libre iniciativa privada, contribuyendo a la creación de un ambiente social y económico adecuado y facilitando el acceso a los mercados y a los servicios". La centralización no puede ser calificada como un sistema de adm inistración bueno o malo en sí mismo, pero la descentralización administrativa en la gestión de las Pymes — que se materializa mediante el proceso de delegación de autoridad en los diferentes subordinados— facilita la toma de decisiones con mayor contenido de realismo. La autoridad y las decisiones deberían distribuirse entre los distintos niveles de la organización, en una delegación completa, clara y suficiente. La descentralización exige tomar en cuenta diversos factores como: el costo de la decisión, las políticas de la organización, el tamaño de la misma, el estilo gerencial, el comportamiento del medio, el ritmo de cambio, los métodos de control y el sistema de información. Pero una vez evaluados y compensados estos elementos, las ventajas de la descentralización pueden verse en:  La rapidez de las decisiones;  La disminución de las confusiones;  La conducción que aparece como más flexible y democrática;  Las actitudes positivas que logran los miembros de la organización. En los sistemas de información descentralizados, todas las unidades se comunican entre sí. Los canales son más numerosos, los enlaces, generalmente más cortos, pero la gestión es más difícil. (Guinchat y Menou, 1992).  POSADAS Este estudio se ubica en la ciudad de Posadas, capital de la Provincia de Misiones (AR), situada a orillas del Río Paraná, que tiene una población de 300.000 habitantes en una superficie de 932 kilómetros cuadrados. En este espacio físico están radicadas 23 Pymes dedicadas a diversas actividades como:  Producción, procesamiento y conservación de carne, pescado, frutas, legumbres, hortalizas, aceites y grasas; 15
  16. 16. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  Elaboración de productos lácteos; de productos de molinería, almidones y productos derivados del almidón, y de alimentos preparados para animales; de otros productos alimenticios; de bebidas;  Fabricación de productos textiles; de prendas de vestir, excepto prendas de piel;  Aserrado y cepilladura de madera;  Fabricación de productos de madera, corcho, paja y materiales trenzables;  Actividades de edición; de impresión y actividades de servicios conexas;  Fabricación de sustancias químicas básicas; de productos de caucho; de productos de plástico;  Fabricación de productos minerales no metálicos; de productos metálicos para uso estructural, tanques, depósitos y generadores de vapor; de partes, piezas y accesorios para vehículos automotores y sus motores;  Fabricación de muebles y colchones;  Industrias manufactureras no contempladas en otra parte.  MODELOS DE INFORMACIÓN El marco de referencia para los modelos de información está dado por el enfoque en las actividades centrales de una empresa. Rojas Moguel afirma, generalizando, que una empresa consta de las siguientes áreas funcionales: Administración General, en la que se incluyen las áreas financieras, administrativas, contables y de generación de infraestructura. Producción y/o operación, donde se incluyen las funciones de producción (en el caso de empresas industriales, agroindustriales o de manufactura) y las funciones de operación del negocio y prestación del servicio (en el caso de las empresas comerciales y de servicios). Marketing, en la que se incluyen todas las funciones de Marketing, promoción y posicionamiento de la empresa. 16
  17. 17. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Cada una de estas áreas tiene necesidad de apoyarse, de una u otra manera, en las nuevas tecnologías de información. En el esquema formativo del empresario de Pyme ya está instalada la idea de que la información es uno de los recursos técnicos y financieros más importantes, directamente relacionado con la productividad. Los modelos de información se desarrollan en respuesta a las necesidades de información de la empresa que, en las áreas de Administración General y Producción y/o operación, pueden ser clasificadas de la siguiente manera: Necesidades de administración de la información interna (de los procesos y de las áreas funcionales involucradas). Las principales funciones desarrolladas dentro del modelo de administración de información interna son:  Organización y mantenimiento del área informacional de la empresa;  Búsqueda, recuperación y selección de información relacionada con las distintas áreas operativas y de gestión de la empresa (marketing y venta, producción, finanzas y control, personal, etc.);  Procesamiento de la información interna relevante (inventario, clasificación, codificación, almacenamiento, etc.);  Diseño e implementación del sistema de diseminación de información. Este modelo de información se caracteriza por combinar cualidades, tales como:  Exactitud;  Relación –en un periodo de tiempo—entre la información correcta y la cantidad de información;  Oportunidad. Es decir, el intervalo de respuesta necesario para que la información no pierda valor. Esta debe estar disponible en el momento exacto en que se lo requiera;  Totalidad. Deben proveer elementos suficientes como para asegurar la comprensión total de los hechos; 17
  18. 18. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  Condensación. Tiene que resumir la información destacando aquellos elementos considerados útiles y necesarios;  Utilidad. Debe conducir a la realización de acciones concretas. La administración de la información interna de toda empresa es clave para poder operar con eficiencia y sano grado de control. Las aplicaciones de información tradicionales en este campo son:  Sistemas de Información Contables y Financieros La toma oportuna de decisiones sobre la base de información contable - financiera precisa, es vital para la Pyme. Los sistemas de software contable – financiero prevén: Integración total con caja y bancos, cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, facturación y compras, multiempresa y multimoneda que puede importar y exportar información de otros sistemas desarrollados por terceros. También incluyen reportes y gráficos útiles para la toma de decisiones en el ámbito directivo y gerencial. Cuentan con claves de usuarios para proteger su información, permitiendo la definición de accesos para cada una de las opciones del sistema y ayudas en línea sensible al contexto desde cualquier parte del sistema. Contempla módulos de: 1. Contabilidad General - Catálogo de cuentas con niveles de cuentas y subcuentas. - Estadísticas de distintos niveles, que permiten concentrar o relacionar información de diversas cuentas o grupos de cuentas. - Información de consolidación de saldos entre empresas deseadas. - Actualización en línea sobre utilidad o pérdida en el momento deseado. - Estados financieros por departamento. - Periodos abiertos, para evitar los cierres mensuales, además de capturar y modificar movimientos de periodos y ejercicios anteriores y futuros, sin necesidad de ejecutar procesos especiales. Opción de periodos cerrados. - Traspaso de movimientos entre cuentas. Se puede obtener estados financieros y análisis de gastos por cada uno de los centros de costos registrados en su contabilidad. 18
  19. 19. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez 2. Activos Fijos - Registro de cada uno de los activos fijos que utiliza la empresa. - Control de los activos fijos, con toda la información que permita realizar los cálculos de depreciación de activo y consultas de importe de depreciación acumulada de cada activo fijo. Comprobante de depreciación, en cualquier período: mensual, semestral o anual. - Calculo de saldo por redimir en el caso de enajenación, robo, o siniestro de activos fijos. 3. Presupuestos - Ayuda a registrar presupuestos en las cuentas deseadas para cada mes de cualquier ejercicio, permitiendo obtener estados financieros comparativos de saldos contra presupuestos. - Comparación de saldos reales de las cuentas contables con los presupuestados para determinar el Alcance y la Desviación obtenida en un período determinado. - Análisis financiero de las cuentas. - Métodos de Presupuestación. Establece los Importes Meta que la empresa espera obtener en los diferentes renglones contables  Sistemas de Administración de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar Esto es administración de cuentas con clientes y proveedores, ingreso de movimientos, emisión de informes y estados de cuenta. En general estos sistemas conservan el registro de las operaciones, emiten resúmenes de saldos y estados de cuenta, mantiene los archivos de clientes y proveedores ordenados, con búsquedas por varias claves y permiten: - Mantener los archivos de clientes y proveedores, así como las respectivas cuentas corrientes, en forma totalmente visual. - La emisión de una minuta diaria, en la cual se detallan todos los movimientos efectuados en las cuentas en la fecha indicada. - Ingresar una clave de acceso para evitar ingresos de terceros sin autorización al sistema. - Emitir informes de movimientos y saldos, para conocer en todo momento la situación pasada, presente y futura de las cuentas. 19
  20. 20. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  Sistemas de Administración de Tesorería El propósito de un sistema de administración de tesorería es el de brindar toda la información necesaria para mantener el control financiero total de la empresa. Los módulos permiten administrar y controlar los distintos tipos de valores que componen la tesorería de la compañía, ya sean efectivo, cheques o documentos recibidos de terceros, estén en cartera o transferidos, y cheques o documentos propios, emitidos, pudiendo ser cualquiera de ellos, en pesos o dólares. Además de estos valores, también puede administrar los cupones de tarjetas de crédito recibidos desde los distintos puntos de venta o cargados en forma manual. Mantienen información de los cupones en cartera, como así también de los que están pendientes de cobro, pudiendo emitir un proyectado de cobranza de los mismos, teniendo en cuenta la fecha de acreditación que se genera en forma automática según cada plan. Permiten definir libremente las cajas de ahorro y cuentas corrientes con las que trabaja la empresa. Respecto de estas últimas, mantiene un saldo contable y uno real en función a los movimientos conciliados. Cuando están integrados al módulo de ventas, reciben los valores ingresados desde la cobranza en forma directa, de manera tal que se puede hacer uso de ellos en el momento. Desde los módulos de proveedores o de sueldos, mediante sus respectivas órdenes de pago, se da la salida a los valores, los que quedan registrados automáticamente. Por otra parte, permiten realizar movimientos de transferencias bancarias, y administran las retenciones (que le fueron efectuadas) para el pago de los impuestos. Mantienen la historia de los valores de terceros transferidos, lo que permite calcular el crédito real otorgado a cada cliente. Aseguran la administración de un fondo fijo por usuario, pudiendo ampliarlo o reducirlo en cualquier momento y al momento de la rendición del mismo, actualiza también la información del Subdiario de IVA Compras. Con cada movimiento se van generando los asientos contables que, en forma de asiento resumen, pasan luego a la contabilidad. Generalmente estos sistemas incluyen las siguientes aplicaciones: - Alta de Chequeras; - Movimientos de Caja; - Movimientos Bancarios; - Recibos Varios; 20
  21. 21. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez - Órdenes de Pago Varias; - Órdenes de Pago de Sueldos; - Administración de Fondo Fijo por Usuario; - Impresión de Cheques propios; - Pago de Documentos Propios; - Cobro de Documentos de Terceros; - Administración de Cheques en Caución; - Administración de Cupones de Tarjetas de Crédito; - Conciliación Bancaria; - Administración de Cheques Rechazados; - Arqueo de Caja; Libro de Bancos; - Reporte de Cheques de Terceros; - Reporte de Cheques a Pagar; - Reporte de Cheques Rechazados; - Reporte de Cheques en Caución; - Reporte de Retenciones disponibles; - Reporte de Cupones de Tarjetas de Crédito; - Reporte de Cash-Flow; - Reportes Contables y; - Reportes Históricos. El módulo de Tesorería suele estar integrado con los módulos de Contabilidad, Proveedores, Ventas, Puntos de Venta y Sueldos. También es posible la integración con otros sistemas. Estos sistemas permiten, en general, la exportación de datos en distintos formatos, ya sea en los Reportes standard que emite el sistema, como así también con el Módulo de generación de Reportes Especiales, o bien desde el propio motor de base de datos (SQL Server 7.0 de Microsoft), siempre que el usuario disponga de las claves de acceso para tal fin. 21
  22. 22. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  Sistemas de Información Gerenciales Son sistemas de información de apoyo a los procesos de negocios y de toma de decisiones en una organización. Permiten visualizar cómo fluye y se comparte información entre las diferentes áreas de la empresa y entre la empresa y su entorno. La tecnología de la información aparece aquí como un factor determinante de la productividad y de la competitividad de la empresa e impacta en la estructura y en la cultura organizacional, en la descentralización de los procesos de toma de decisiones, en las comunicaciones internas y externas, en la coordinación y el flujo de trabajo, en la innovación y calidad de los productos y servicios, en las relaciones con proveedores y clientes, en el conocimiento del mercado y de la competencia.  Sistemas de Administración de Inventarios Estos sistemas aplican el método de inventarios del precio promedio determinando una existencia actual y controlando distintos periodos de inventario. Proporcionan las siguientes funciones: registro de artículos, registro de clasificaciones, registro de departamentos, registro de entradas, registro de salidas, determinación de existencias, reporte de entradas, reportes de salidas, reporte de gastos, reporte de costos, registro de periodo. En la mayoría de los casos se procede al registro de todos los artículos de acuerdo con una clasificación, anotando su descripción textual y presentación. Al registrar las entradas se ingresa el precio de compra y cada vez que se registran distintas entradas en distintos eventos a distintos precios se calcula, en las existencias, el precio promedio de los artículos. El reporte de existencias se calcula de acuerdo al precio promedio del costo del inventario actual de artículos. Al registrar salidas, se las puede asignar a distintos departamentos y determinar si se trata de un costo o de un gasto y de esta forma, se puede generar un reporte separado de costos y gastos. Estos sistemas de información, se dan primordialmente en el sector de la gran empresa debido al grado de inversión necesario para llevarlos a la esfera del Internet. Sin embargo, existen múltiples aplicaciones en el mercado en las que la pequeña y mediana empresa puede apoyarse. Los desarrollos en este sentido han sido amplios y no son desconocidos para la mayor parte de las Pymes. 22
  23. 23. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Necesidades de administración, procesamiento y aprovechamiento de información externa. La posibilidad de administración y aprovechamiento de la información externa llega al empresario por múltiples caminos y se refiere también a múltiples campos de la acción empresarial. Como ejemplos de este tipo de información podemos mencionar:  Información económica relevante para el empresario;  Información legal, oficial, tratados de libre comercio, posiciones e incentivos gubernamentales, etc.;  Información sobre capacitación: oferta y demanda de la misma;  Información Técnica y de apoyo a la productividad;  Información sobre técnicas de Marketing;  Información sobre fuentes de financiamiento;  Información sobre precios de insumos;  Etc... Es en este sentido donde se plantea el modelo de información, en el que internet puede ser provechosamente aplicado. El modelo de información propuesto por Rojas Moguel está representado por un Centro de Información Empresarial Activo. Este modelo de Centro de Información es, en términos generales, el producto de aplicar las nuevas tecnologías de información, particularmente asociadas a Internet, para la formación de una plataforma de servicios de información empresariales que ayuden al empresario en sus actividades productivas. Se conceptualiza como ―Activo‖ debido a que aprovecha las tecnologías de vanguardia asociadas a Internet para ofrecer los servicios al empresario, sin que éste tenga la necesidad de visitar el sitio Web del Centro de Información. En el caso del Marketing, existen amplias oportunidades de apoyarse en las nuevas tecnologías de información, Internet en particular. Es por ello que es tratado como otro modelo 23
  24. 24. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez de información de negocios: Información para la función de Marketing, que incluye las actividades de promoción y posicionamiento, internet y comercio electrónico. De hecho, la utilización de dichas tecnologías en marketing, promoción, posicionamiento de la empresa y ventas, es clave para que las pequeñas y medianas empresas sobrevivan en este mundo globalizado. Modelo de Posicionamiento y Marketing. En este modelo se prioriza la información relacionada con: - Investigación de mercado, que tiene por objeto la recolección, el registro y el análisis de los datos referentes al mercado objeto de la Pyme. La palabra mercado se utiliza aquí para señalar al conjunto de demandantes reales o potenciales de un producto y/o servicio. - Pronóstico de ventas. Información elaborada por especialistas, consistente en estimaciones de ventas (demanda probable) sobre la base de la demanda existente de un producto / servicio. Generalmente el cálculo se hace tomando como base la curva de la demanda del mercado y las estadísticas existentes en la Pyme. - Estudio del comportamiento del consumidor. Información sobre las motivaciones que éste tiene para adquirir un producto. - Estudio de los costos comerciales. Información sobre los costos agregados del área de comercialización. - Políticas de precio. Información sobre el modo de determinación de los precios, sobre la base de los costos de la empresa, de los competidores directos y del mercado-meta. - Estudio y diseño de envases. Es información relativa al diseño del producto y a su presentación. - Distribución física de los productos. Información referente al modo mediante el cual el producto sale de fábrica y llega al consumidor. - Administración y promoción de las ventas. Información de tipo administrativo: facturación, entrega de pedidos, estadísticas comerciales, etc. 24
  25. 25. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez - Publicidad. Información relacionada con la promoción (mensaje personalizado al mercado) y la publicidad (mensaje no personalizado). - Fuerzas de ventas. Información referente a los actores que vinculan la empresa, el producto y el cliente: vendedores, representantes, comisionistas, etc. La base de un modelo de información de posicionamiento y marketing es la visión estratégica compartida entre los distintos sectores intervinientes, así como del esfuerzo mancomunado por generar una sólida mentalidad empresarial, a través del estímulo a la creatividad y a la innovación. En consonancia con este accionar se lograra un impacto en todas las esferas sociales, conocido como "efecto arrastre". La función de Marketing incluye la búsqueda de clientes, de nuevos mercados, promoción de productos y/o servicios y posicionamiento de la empresa como una alternativa viable para el potencial consumidor. En este espacio, las nuevas tecnologías de información son claves para poder sobrevivir a la competencia global. Con las nuevas tecnologías de información es posible conformar Bases de Datos de Clientes con información amplia y detallada de cada uno. Estas bases de datos, accesadas y llenadas a través de páginas web, y posteriormente utilizadas en actividades de marketing y posicionamiento de la empresa o de sus productos y servicios, constituyéndose en herramientas de gran ayuda para las medianas y pequeñas empresas. En el modelo de posicionamiento y marketing centrado en los clientes, con bases de datos de clientes que registran, sus gustos, inquietudes, su país de origen, etc., las empresas pueden utilizar el correo electrónico, tecnologías de páginas Web dinámicas orientadas a gustos particulares dependiendo de las preferencias de los visitantes, así como también las transacciones directas de compra o reserva de productos y servicios a través de Internet. Las medianas y pequeñas empresas deben apoyarse en las tecnologías Internet y Comercio Electrónico para:  Posicionamiento global de su empresa, productos y servicios;  Conocimiento detallado de sus clientes;  Realizar transacciones de venta o reservación de sus productos o servicios;  Entrega y promoción de productos y servicios adaptados a las necesidades y gustos de sus clientes. 25
  26. 26. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez El Comercio Electrónico y la variedad de tecnologías posibilitan la aplicación del concepto de ―Customización masiva‖ o ―Adaptación al gusto del cliente‖ de manera masiva. La noción de modelo de información surge, entonces, de la necesidad de formalizar la propuesta y ejecución de un proyecto informacional válido que permita cubrir las demandas de una institución o empresa, con miras a su desarrollo sustentable. La superación de los modelos de información tradicionales requiere una formación integral, eficiente, cambiante, aprendizaje constante, desarrollo de habilidades para la búsqueda, selección, organización y uso eficaz de la información, trabajo en equipo y responsabilidad en la toma de decisiones. Alberto D.R. Salinas Goitía afirma que: ―En un modelo para el diseño y funcionamiento de un sistema de apoyo a las comunicaciones y a la tecnología de la información dentro de la empresa, tienen que optimizarse los volúmenes de información y la riqueza, significatividad, analizabilidad y operatividad de la información‖. En los últimos 20 años, el contexto informativo de las Pymes ha sufrido constantes modificaciones debido, principalmente, al desarrollo que experimentaron (y continúan experimentando) las tecnologías de la información y de la comunicación. La profusión de softwares destinados a la gestión de información de empresas hace que las fronteras entre éstos y los modelos de información pensados como propuestas serias de gestión informacional se desdibujen y creen zonas grises que dificultan el afianzamiento de la idea. El proceso o el ciclo de la información se basa en una definición precisa de las necesidades de los usuarios y de su adecuación a las orientaciones estratégicas definidas por el modelo. Las necesidades y las orientaciones van a condicionar la eficacia del proceso en su conjunto y, principalmente, la organización de la búsqueda y la adquisición. Información – producción – mercado son elementos fundamentales de la sinergia de la Pymes. Existe un atraso, envejecimiento y obsolescencia de los modelos de información que contemplan solamente algunos elementos del proceso de información en su conjunto. La explotación de la información implica, primeramente, transformar los datos en información-conocimiento. Es decir, tratamiento y análisis (enlazando y correlacionando elementos claves, tecnológicos, financieros, bibliográficos, etc.) a fin de dotarlos de 26
  27. 27. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez sentido. Se afirma la necesidad de materializar el modelo en redes interactivas e iterativas. En las Pymes no debe solo preocupar la necesidad de información, sino cómo esta es recibida, interpretada y retroalimentada. Prever mecanismos que permitan comprobar la llegada y la comprensión de la información. Si ésta no ha sido entendida, no promoverá la acción y no se recibirán respuestas del receptor. En los intercambios comunicacionales interviene los datos, la materia prima de la información, la información que se elabora a partir de los datos y que es transmitida por el emisor al receptor. Si la información transforma las representaciones del receptor y modifica su comportamiento, el mensaje es significativo. La comunicación es una sucesión de intercambios de información, en una relación recíproca. Es por eso que resulta indispensable tener en cuenta, dentro del modelo, los momentos de la información:  El ingreso de la información a la empresa.  La transferencia de la información por vía jerárquica.  La transferencia directa o personal, individual o colectiva, mediante algún sistema de comunicación. Una cuestión de suma importancia, es la verificación de las cualidades de la información. Esta debe ser: veraz, continua, comprensible y oportuna. La política de información debe ser coherente y debe responder a las necesidades de los usuarios de diferentes niveles: Información estratégica, destinada a la gerencia y las agencias medias. La información orientada a la planificación, relevante en el ámbito del entorno. Información operativa, destinada a los niveles operativos. La información orientada al control, relevante en ámbito del entorno. 27
  28. 28. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  INFRAESTRUCTURA INFORMACIONAL La noción de ―Infraestructura informacional‖ incorpora la idea de estructuración y proyección del sector que se ocupa de la información, estrechamente ligada a las tecnologías de la información y de la comunicación y a la organización de un mundo simbólico que trasciende la geografía. Los elementos más significativos que forman parte de esta idea son: 1. Recursos y servicios de información. Los servicios de información son los responsables de hacer accesibles y de promover una utilización más amplia de los documentos para asegurar la adquisición o comunicación de los conocimientos. La clasificación de fuentes informacionales que proporciona Andrés Cruz Paz, ilustra sobre la cantidad y variedad de recursos de información que pueden accesarse y utilizarse en una unidad de información. 28
  29. 29. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  Universidades  Sociedades científicas y culturales  Museos  Archivos  Bibliotecas  Centros de información Institucionales  Centros de análisis de información (referal centers)  Centros de orientación y referencia  Corredores de información (information brokers)  Centros de distribución de documentos (clearinghouses)  Laboratorios e instituto de investigación  Talleres, empresas industriales y comerciales Fuentes No  Organizaciones internacionales y extranjeras Documentarias  Hospitales  Bancos  Científicos  Catedráticos Personales  Maestros y artesanos  Tecnólogos  Directivos (gerentes) Impersonales  Equipos (materiales)  Sustancias  Elementos de la flora y la fauna 29
  30. 30. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  Publicaciones seriadas  Libros y folletos (trabajos monográficos)  Literatura técnico-comercial (LTC) Publicadas  Documentos técnico-normalizativos (DTN)  Documentos de patentes  Filmes y videos  Música impresa Primarias  Litografías  Grabaciones  Manuscritos  Trabajos de investigación científica y de diseño Fuentes No Documentarias y proyectos (TIC y TDP) publicadas  Tesis y disertaciones  Traducciones  Hojas informativas  Obras de las artes plásticas  Literatura de referencia y consulta (libros, Publicadas monografías)  Publicaciones seriadas  Índices, compilaciones Secundarias  Actas y memorias de eventos No  Hojas informativas Publicadas  Catálogos impresos  Información indicativa (señal)  Catálogos / ficheros 30
  31. 31. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez La OPS incluye entre sus recursos de información: - Anuncios: Comunicados de prensa, Discursos, Eventos, Anuncios generales. - Bases de datos: Bibliográficas, Referenciales, Estadísticas, Otras. - Documentos técnicos: Artículos, Datos y perfiles, Documentos de políticas, conferencias y reuniones, Formularios, Guías y manuales, Hojas de información, Informes de investigación, Informes de situación, Monografías. - Interacción comunitaria: Grupos de discusión / Listserv. - Libros en cualquier tipo de soporte. - Productos multimedia: Diapositivas, Videos, Fotos, Audio, Radio. - Publicaciones periódicas: Boletines, Revistas, Hojas informativas. - Recursos adicionales: Catálogos, Directorios, Documentos generales, Otros servidores, Software. Uno de los servicios más importantes para las Pymes es el de alerta. El servicio de alerta es una de las formas de difusión selectiva de la información que consiste en mantener a los usuarios al corriente de la información recientemente recibida, localizada en la unidad de información o publicada que responde a los perfiles de interés, previamente identificados, de los usuarios. La difusión se realiza con periodicidad variable, dado que depende del flujo de la información. Estos servicios desempeñan un papel preponderante en el mantenimiento de la capacidad técnica, científica o de gestión de los grupos a los cuales están dirigidos. Otra ayuda importante lo constituyen las listas de distribución, también llamadas foros de debate o discusión, son recursos permanentemente disponibles gracias a internet, que permiten debatir y coordinar —a través del correo electrónico, de una forma rápida, y efectiva— temáticas afines al colectivo suscrito a una lista, además de dar soporte a trabajos de colaboración entre grupos de usuarios con intereses comunes. En este tipo de comunicación virtual, es posible desarrollar códigos en función a ciertas categorías, como por ejemplo: Internet: En esta categoría hacemos referencia a los conocimientos y actitudes previas, los problemas y las ventajas de Internet en el ámbito empresarial. FPO: La gestión y coordinación de la Formación Profesional Ocupacional y sus propósitos y finalidades. Por ejemplo: 31
  32. 32. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  Colaboración FPO: En las líneas codificadas como "Colaboración FPO" se solicita u ofrece colaboración para la realización de tareas de interés para el/ los usuarios que participan en la lista.  Condiciones FPO: Se describe la situación actual de la FPO y posibles alternativas de mejora que los profesionales de la lista ofrecen.  Finalidad FPO: Se recogen todos los fragmentos de texto que hacen referencia al objetivo de la FPO.  Relaciones FPO - Empresa: Recoge los fragmentos de texto que inciden sobre la situación actual de la Formación Ocupacional en relación con el mundo empresarial.  Materiales de Apoyo: Fragmentos acerca de materiales de apoyo a la FPO. Empleo: El empleo como objetivo de la formación ocupacional:  Actitud Autoempleo: Opiniones y posicionamiento de los miembros de la lista acerca del autoempleo.  Desempleo: Origen, cuestiones y alternativas que los miembros de la lista ofrecen sobre el tema del desempleo.  Condiciones Autoempleo: Factores que debe reunir el autoempleo para ser efectivo.  Situación Autoempleo: Descripción de la realidad del autoempleo. Etc. Los foros de discusión también recogen, almacenan y distribuyen información sobre eventos tales como: congresos, jornadas, seminarios, conferencias, ponencias, cursos, charlas, simposios, etc. Y en general cualquier evento que se celebre en la ciudad o en cualquier parte del mundo relacionado, de alguna forma, con la actividad empresarial. La información sobre los eventos se hace principalmente en español o en cualquiera de los idiomas que manejan los usuarios. Un instrumento importante de apoyo para la correcta toma de decisiones es el diagnóstico empresarial, en lo referente a las acciones que se deben realizar para solucionar los problemas reales que impiden el desenvolvimiento de la empresa. También es la herramienta que ayuda al empresario para que en la lucha por las urgencias diarias no pierda de vista sus problemas de fondo y sus objetivos a largo plazo. Este servicio 32
  33. 33. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez auxilia a las Pymes a alcanzar su Misión. Internet ofrece hoy la posibilidad de acceder a servicios de diagnóstico en línea, con modalidades diferentes, a elección de las empresas: 1. -Autodiagnóstico: Contestando la encuesta de la página web, le puede mostrar áreas de oportunidad dentro de su negocio. 2. - Diagnóstico de consultores expertos, con amplia experiencia como ejecutivos, a lo que se agrega el punto de vista y la experiencia de consultores externos, que al analizar la información de una manera profesional, pueden enriquecer sus puntos de vista. También los directorios son recursos importantes. La importancia de éstos radica en que suministran información sobre personas, instituciones, recursos, etc., en un campo determinado y en un tiempo concreto, por lo que se convierten en herram ientas de referencia indispensables para cualquier actividad. Los directorios de instituciones describen someramente a las organizaciones que trabajan en un campo determinado en el ámbito nacional o internacional y brindan los datos necesarios para localizarla: dirección, teléfono, correo electrónico y página web. Los directorios y anuarios profesionales dan la lista de todas las empresas y de los especialistas que trabajan en una determinada rama. Estos repertorios llevan generalmente índice temático y geográfico. Los directorios de personas, miembros de asociaciones o de organizaciones profesionales, ofrecen los nombres y direcciones de las personas activas en cierta rama, sus especialidades y funciones. Los directorios de uso corriente, como la guía de números telefónicos, son otro medio cómodo de localizar las fuentes de información. En la red internet encontramos un importante número de guías empresariales, que pueden estar disponibles mediante un simple link, desde la pagina web de la empresa, cubriendo las más diversas áreas productivas como: Alimentos; Bebidas y tabaco; Textil y confecciones; Cuero y calzado; Editorial e imprenta; Productos químicos; Plástico; Metalmecánica; Artesanías; Joyería; Madera, muebles y cartón; Construcción; Servicios; entre otras. 2. Infraestructura tecnológica y técnica; Los dispositivos tecnológicos permiten hoy, almacenar, recuperar y transmitir información independientemente de su volumen, de las distancias y del tiempo. La 33
  34. 34. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Sociedad de la Información acrecienta nuevas competencias a las prácticas y a la inteligencia humana y modifica nuestra convivencia en la realidad. En este estado de cosas se observan dos posiciones que necesitan de un equilibrio armónico:  La primera relacionada con una infraestructura técnica de módems, protocolos de transferencia de datos y redes nacionales de telecomunicación pretendiendo --al ampliar el acceso a las redes electrónicas-- promover la democratización de la información.  La segunda, aceptando la necesidad de desarrollo de una ―infraestructura de tecnología de la información‖, procura reflexionar sobre el contenido de la información, las aplicaciones de esta red y como los significados asociados a estos contenidos pudieran ser devueltos a la sociedad creando una relación informac ión, conocimiento y desarrollo humano. La infraestructura tecnológica es la que permite la consulta de los recursos informacionales que integran el acervo al que se puede tener acceso en forma local y remota. De manera local, a través de una red de computo de alta velocidad y computadoras personales agrupadas en las oficinas y/o sala de consulta. De manera remota puede ser consultada vía internet. 3. Criterios de organización de la información que aseguren el acceso y la recuperación; Se trata de la capacidad de almacenar, para su preservación, distribución y/o consulta, los recursos informacionales en diversos soportes. 4. Meta información, esto es información sobre la información (fuentes de referencia); ―Una cuestión sumamente importante, de manera especial entre los bibliotecarios y los profesionales de la información, es la descripción de recursos. La descripción consiste en información sobre el recurso de información (metainformación), y comprende: autoría, título, tema, fecha de publicación, institución responsable, información sobre copyright, etc. En un grupo de IEFT se está trabajando en la creación de un método de descripción 34
  35. 35. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez denominado Características Uniformes de Recursos o URC (Uniform Resource Characteristics). Uno de los problemas que se plantean es el de la uniformidad de la descripción temática y de la rigurosidad misma de toda la descripción.‖ . 5. Estructuras cooperativas de servicios de información; ―La cooperación (...) en el campo de la información es, por así decirlo, natural e inseparable de los demás aspectos de esa actividad. En todas las épocas de la historia, la comunicación de la información ha constituido una parte importante de los intercambios (...) En el mundo actual, estos intercambios ocupan un puesto todavía más importante (...) La cooperación (...) ha adquirido modalidades muy variadas: contactos directos entre individuos y organismos, reuniones (...), comunicación de documentos e informes aún no publicados, envío de documentos publicados, intercambio de publicaciones de periodicidad regular, programas internacionales de búsqueda y recogida de datos, sistemas (...) de información, cooperación técnica para la creación o mejora de los sistemas de información, etc. Se advierte igualmente una gran diversidad desde el punto de vista formal. En ciertos casos se establece un contacto informal entre los individuos y los organismos. En otros casos se, se elabora un acuerdo o se define un programa (...). Los objetivos de la cooperación (...) en materia de información son los siguientes:  Solucionar de la mejor manera posible las necesidades de los usuarios (...).  Permitir una utilización lo más completa posible del patrimonio común de conocimientos (...).  Lograr que los sistemas de información existentes se vuelvan rentables aumentando el número de sus usuarios.  Evitar, mediante la división de tareas, que los sistemas se paralicen a causa del aumento de la información que hay que tratar y por los costos que se derivan de este aumento.‖ 35
  36. 36. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Tomando la Estructura de RENCYS, es posible visualizar una red cooperativa de servicios de información. La Red cuenta con la siguiente Organización: Consejo Ejecutivo: Formado por los Directores de los Nodos participantes en la Red. Los Directores de los Subnodos podrán participar con voz pero sin voto. Comités de trabajo: - Comité de Desarrollo tecnológico: Formado por los profesionales en sistemas de información y telecomunicaciones de cada Nodo y Subnodo participante. - Comité de Servicios: Integrado por los responsables de las áreas de Servicios de los Nodos y Subnodos participantes. - Comité Técnico: Formado por los jefes de las áreas de Procesos Técnicos de información de los Nodos y Subnodos participantes. Nodos Participantes: La RENCIS se concibe como un sistema de interrelación entre los distintos Nodos, Subnodos e Instituciones Usuarias que la conforman para comunicarse, de manera interactiva y sin restricciones. - Institución Nodo: Toda institución que cuente con Centros de Información o Bibliotecas especializados en el área de la salud y que cuente con las siguientes características: a) Infraestructura tecnológica: PC 486 o mayor, Lector de CD-ROM, Scanner, Módem, Impresora, Fax, Fotocopiadora y software de telecomunicaciones que permita la transferencia de archivos vía FTP. b) Infraestructura técnica: Clasificación, Catalogación, Indexación y Control de sus acervos de manera compatible con los demás Nodos, Subnodos e Instituciones Usuarias de la Red. Participación activa en la elaboración del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas RENCIS. c) Infraestructura profesional: Bibliotecarios profesionales, Ingenieros en Computación, Profesionales de la Salud (Médicos, Odontólogos, etc.), técnicos bibliotecarios y en sistemas y técnicos de apoyo (secretarias, fotocopistas, etc.). d) Ofrecer servicios de información y documentación especializados en el área de la salud: Acceso a bases de datos especializadas en salud, nacionales e internacionales. Localización y obtención de documentos en bibliotecas nacionales y extranjeras. Información sobre congresos, simposios, conferencias y cursos nacionales y extranjeros. Diseminación Selectiva de Información. Asesoría técnica a usuarios intermedios y finales. Desarrollo de 36
  37. 37. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez bases de datos. Educación e instrucción en el manejo de fuentes de información. Desarrollo de redes y servicios de información. e) Acervo bibliohemerográfico propio (1,500 o más títulos diferentes en el acervo monográfico y 100 o más títulos por subscripción en publicaciones seriadas) que le permita ofrecer servicios en el más corto tiempo y el menor costo posible. f) Interés en compartir los recursos de información en salud disponibles y facilitar el acceso a ellos a la más amplia población de profesionales, técnicos y administradores de la salud en el país (cobertura nacional y regional). g) Organizar programas de educación y orientación a los usuarios intermedios y finales de información en salud. h) Organizar programas de capacitación técnica y profesional para las instituciones nodo, Subnodo y usuarias participantes en la Red. Sus directivos participaran en todos los comités de la Red con voz y voto para tomar las decisiones que normen la organización y operación de la RENCIS. - Institución Subnodo: Toda institución hospitalaria o dedicada a la investigación y/o la docencia en el área de la salud o ciencias afines y cuente con un Centro de Información o Biblioteca especializada y cuente con las siguientes características: a) Infraestructura tecnológica: PC 486 o mayor, Lector de CD-ROM, Módem, Impresora, Fax y Fotocopiadora. b) Infraestructura técnica: Clasificación, Catalogación, Indexación y Control de sus acervos de manera compatible con los demás Nodos, Subnodos e Instituciones Usuarias de la Red. Participación activa en la elaboración del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas RENCIS. c) Infraestructura profesional: Bibliotecarios profesionales o Profesionales de la Salud (Médicos, Odontólogos, etc.), técnicos bibliotecarios o en sistemas o técnicos de apoyo (secretarias, fotocopistas, etc.). d) Ofrecer servicios de información y documentación especializados en el área de la salud: Acceso a bases de datos especializadas en salud, nacionales e internacionales. Localización y obtención de documentos en bibliotecas nacionales y extranjeras. Información sobre congresos, simposios, conferencias y cursos nacionales y extranjeros. Diseminación Selectiva de Información. Asesoría técnica a usuarios intermedios y finales. 37
  38. 38. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez e) Acervo hemerobibliográfico en desarrollo (1,000 o más títulos diferentes en el acervo monográfico y 50 o más títulos por subscripción en publicaciones seriadas) que le permita ofrecer servicios en el más corto tiempo y el menor costo posible. f) Interés en ofrecer los recursos de información disponibles en las instituciones nodo y los propios, facilitando el acceso a ellos a la más amplia población de profesionales, técnicos y administradores de la salud en su entidad federativa (cobertura estatal o regional). g) Organizar programas de educación y orientación a los usuarios intermedios y finales de información en salud. Sus directivos participaran en el comité ejecutivo de la Red con voz y en todos los comités de trabajo de la Red con voz y voto para tomar las decisiones que normen la organización y operación de la RENCIS. - Institución Usuaria: Toda institución dedicada a la investigación, la docencia y/o la atención de la salud en todos los niveles y que cuente con un Centro de Información o Biblioteca especializada en el área de la salud o ciencias afines y que se encuentre en etapa de desarrollo, deberá contar mínimamente con las siguientes características: a) Infraestructura tecnológica: PC 486 o mayor, Lector de CD-ROM, Módem, Impresora y Fax. b) Infraestructura técnica: Clasificación, Catalogación, Indexación y Control de sus acervos de manera compatible con los demás Nodos, Subnodos e Instituciones Usuarias de la Red. Participación activa en la elaboración del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas RENCIS. c) Infraestructura profesional: 1 o 2 Técnicos bibliotecarios y 1 en sistemas o técnicos de apoyo (secretarias, fotocopistas, etc.). d) Ofrecer servicios de información y documentación especializados en el área de la salud: Acceso a bases de datos especializadas en salud, nacionales e internacionales. Información sobre congresos, simposios, conferencias y cursos nacionales y extranjeros. e) Acervo hemerobibliográfico en formación (500 o más títulos diferentes en el acervo monográfico y menos de 50 títulos por subscripción en publicaciones seriadas) y ofrezca servicios básicos en el más corto tiempo y el menor costo posible. f) Interés en ofrecer los recursos de información disponibles en las instituciones nodo y Subnodo, facilitando el acceso a ellos a la más amplia población de profesionales, técnicos y administradores de la salud con cobertura local o institucional. 38
  39. 39. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Sus directivos participaran en la reunión ampliada de la Red que se efectúa cada año, para colaborar en la toma de decisiones que normen la organización y operación de la RENCIS. Directorio: Formado por las Instituciones nodo. 6. Racionalización de la inversión y optimización de los recursos disponibles; La creciente competitividad en términos de eficiencia, exige optimizar la gestión interna en cuanto a:  Recursos humanos. Para obtener notables mejoras de la eficiencia, utilizando soluciones que permiten la gestión global de los recursos humanos en temas como: - La gestión administrativa de los recursos humanos. - La gestión del conocimiento, es decir, estructurar y extraer de los colaboradores todo el conocimiento que pueda ser utilizado por la organización e incorporarlo en los activos de la empresa. - La formación, utilizando las últimas tecnologías para entrenamiento a distancia a través de internet, aporta notables ventajas al desarrollo de los recursos humanos, en especial en las plataformas de venta que, por su dispersión y costes asociados a la misma, suelen adolecer del entrenamiento necesario. Además de una consultoría específica, en este ámbito se hacen necesarias diferentes herramientas que faciliten la colaboración y el trabajo en grupo, tales como: sistemas de gestión documental e infraestructura tecnológica y de comunicaciones que facilite el intercambio de información y la integración organizativa de las plataformas de venta con los servicios centrales de la compañía.  Gestión económica. La gestión económico financiera representa un elemento básico de toda empresa, que necesita sistemas de gestión del flujo de dinero con herramientas para la gestión y previsión de cobros y pagos. El control del efectivo que, a diferencia de otros negocios, es manejado por un gran número de personas en la organización precisa ser muy exhaustivo.  Gestión de mercancías. Al tratarse del corazón del negocio, resulta imprescindible implementar soluciones tecnológicas que integren todos los procesos, desde la negociación y compra a la venta, pasando por el almacenamiento y la distribución de la mercancía. A esta gestión de la mercancía se le une la complejidad añadida de los 39
  40. 40. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez diferentes tipos de productos (perecederos, textil, carburantes, alimentación seca, bazar, ...) con variadas políticas comerciales ( precios, ofertas, márgenes, ...), formatos comerciales, múltiples puntos de venta y surtidos etc. Para solucionar la gestión de la mercancía y la utilización de sistemas de identificación de la misma, existe hoy la posibilidad de utilizar la TAG o etiqueta inteligente que permite, sin contacto y a distancia, la identificación de los productos y la trazabilidad de los mismos y que está tomando notable importancia en los procesos logísticos y de venta. Algunas empresas como Informática El Corte Inglés, han desarrollado TAG en su departamento de I+D.  Tecnología. Habida cuenta de la importancia manifiesta de la tecnología como soporte al negocio y de su creciente complejidad, hay, dentro de las Pymes, tres áreas que están cobrando notable importancia: 1. La Consultoría en Tecnologías de la Información. La integración de sistemas al entenderse que las soluciones se componen de un conjunto de elementos heterogéneos en muchos casos de diferentes fabricantes y que lo efectivo es integrarlos como si de un único sistema se tratara incorporando lo mejor en cada una de las áreas. 2. El outsourcing o externalización de la gestión de los sistemas de información que no se encuentran dentro del corazón del negocio. Son diferentes las ventajas que ofrece la externalización de la gestión de los sistemas de información: - Financieras. Debido a la optimización de la gestión y control del coste. - Tecnológicas. Gracias al acceso inmediato a conocimientos, tecnologías y procesos innovadores, además de la independencia total de fabricantes. - De Servicio. Al comprometerse el suministrador y cliente a lo que se llama "Acuerdo de Nivel de Servicio" que garantiza con su medición el adecuado control y seguimiento. - De Gestión. La empresa centra el mayor número de recursos al corazón del negocio y ofrece flexibilidad para redirigir recursos ante cambios estratégicos. Representa una ventaja a la hora de ofrecer al consumidor, el producto adecuado en términos de precio y servicio. Cualquier negocio, actualmente, requiere una precisa gestión de recursos y costes. 3. Consultoría en negocio electrónico. Ayuda para incorporar nuevas formas de hacer negocios, a la realidad de la empresa y el mercado. Aspectos como ergonomía de la 40
  41. 41. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Web, estudio y segmentación de clientes, "benchmarking" , creación de portales con las diferentes áreas (interno, clientes y socios/ suministradores), rediseño de la arquitectura de sistemas en aspectos como seguridad y rendimiento motivada por el acceso de un mayor número de usuarios al nuevo sistema, adecuación de procesos a este nuevo sistema. (Informática El Corte Inglés) 7. Políticas que unan el desarrollo del espacio tecnológico e informacional con los objetivos de desarrollo. En este sentido, las políticas de I+D tienen como finalidad apoyar a la pequeña y mediana empresa para incrementar su productividad y competitividad, a través del fortalecimiento de un mercado activo de servicios tecnológicos, basando su accionar en tareas de: - Evaluación tecnológica empresarial con el fin de dar prioridad a proyectos tecnológicos. - Optimización de procesos. - Desarrollo de nuevos productos y/o materias primas. - Innovación tecnológica de procesos y productos (Diseño y rediseño de productos). - Reducción de tiempos de espera. - Reducción de costos de producción. - Implicaciones de tendencias tecnológicas. - Diseño e introducción de sistemas informáticos de control de operaciones y proceso. - Ingeniería Industrial (básica, de detalle, diseño de planta). - Benchmarking tecnológico. - Medidas de mejoramiento ambiental. - Capacitación técnica derivada de las áreas mencionadas anteriormente. Entre otras. 41
  42. 42. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez 8. Profesionales de la información formados como agentes de desarrollo económico y social. El profesional de la información que necesita una Pyme, es aquel que posee una sólida formación académica en bibliotecología y documentación y además, una capacitación complementaria para adaptarse al nuevo entorno institucional y a las nuevas posibilidades profesionales de él derivadas. Este profesional de la información debe pensar en el futuro para ver lo que tiene que pasar hoy, pues los avances de la tecnología y su relación con el tratamiento y transmisión de la información impulsan un mayor y más frecuente acceso a las fuentes del conocimiento. El avance de la informática y el uso eficiente de las computadoras llevan a enfrentar nuevos desafíos relacionados con las herramientas de acceso a la información y a los usuarios de las mismas, de manera que para este profesional, la actualización de la metodología ya no es suficiente. Las nuevas formas de lectura llevan a pensar en la hipertextualidad como un hecho concreto y al rediseño de los formatos visuales. Esta realidad anticipa un futuro signado por nuevos paradigmas organizativos y de gestión. El profesional de la información debe estar alerta para resolver las crisis creando la posibilidad de esos cambios paradigmáticos. (BENITEZ, B.; MIRANDA, M.J., 2000)  PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN El profesional la información es aquel que brinda al usuario la fuente cierta, de forma correcta, en el momento oportuno y a un costo justificado para su uso. (Mason, 1990) . Gloria Ponjuan considera que el profesional de la información debe ser:  Intérprete de los escenarios de información (traductor - interlocutor).  Vendedor de servicios de información. 42
  43. 43. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez  Presentador de la información (informational packager).  Administrador de información (informational manager).  Proveedor / facilitador de la transferencia de información.  Educador.  Tomador de decisiones.  Puerto informacional (gatekeeper).  Procesador de información (information broker) Los requisitos necesarios para que un profesional de la información cumpla eficazmente con sus funciones son:  flexibilidad;  visión gerencial;  capacidad de Análisis;  creatividad;  liderazgo;  dinamismo;  responsabilidad;  visión interdisciplinaria;  actuación;  profesionalismo;  ética;  agilidad mental;  espíritu de  acción investigadora;  conocimiento sobre investigación;  visión política en el área organización del  uso de la información de información; conocimiento; para lograr ventaja  entrenamiento  uso de la información competitiva; (familiaridad) en para el desarrollo  compromiso con la recursos informativos; social y humano; apertura de nuevos  habilidad para enfrentar  motivación interna mercados de trabajo; las reservas y para disfrutar el  objetividad y criticidad: presiones; trabajo como claridad, precisión y recompensa personal. concretidad; 43
  44. 44. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez Según los acuerdos de Buenos Aires son áreas de actuación del profesional de la información, - La gerenciación de Unidades / Sistemas de Información. - El tratamiento de la información. - La acción social (preocupación por el impacto que la información produce en la sociedad). Las nuevas tecnologías de la Información han transformando nuestra sociedad por lo que se impone dar una respuesta a lo relacionado con el rol del profesional de la información que El perfil profesional debe ajustarse a los nuevos paradigmas. "Aprender a hacer mejor la tarea que le corresponde es el meollo de la cuestión". Debe estar preparado para: - Actuar como consultores de información dirigiendo a la gente hacia las fuentes más idóneas para la resolución de sus problemas. - Formar a las personas en la utilización de fuentes electrónicas de información. - Proporcionar un servicio de análisis de la información, es decir: de síntesis, de evaluación, de selección de resultados después de la búsqueda en diversas fuentes. - Asesoramiento en la utilización de programas o logicales. - Formar parte de los comités de publicación. - Realizar tareas de gerencia. - Realizar las labores propias del científico de la información investigando sobre la propia ciencia multidisciplinaria. En resumen, un profesional de la información es ―un compuesto de una variedad de disciplinas, debe formar con ellas un modelo único, consistente e integrado, que sea relevante para sus propias necesidades. Más aún, debe mantener el contacto con las fuentes de su disciplina y los campos de conocimiento de los que se han derivado sus principios y técnicas, de modo que en la medida en que cada fuente del campo desarrolle nuevas visiones y nuevos conocimientos, aquellos que son relevantes a la profesión puedan ser absorbidos en su propia estructura o cuerpo teórico de habilidades prácticas... (Shera, 1990). 44
  45. 45. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez ―En las organizaciones conviven, hoy en día, profesionales de la información con diferentes perfiles: archiveros, bibliotecarios y documentalistas, profesionales que han sufrido en los últimos años importantes adaptaciones debidas fundamentalmente a los cambios tecnológicos que ha experimentado la sociedad de la información. En los años 80, junto a todos ellos ha surgido un nuevo profesional: el gestor de la información, que está llamado a desempeñar un papel clave en la consecución de los objetivos de las organizaciones. ... Estamos de acuerdo con Cronin en que el rol del gestor de información ha de extenderse más allá del modelo de suministrador y servidor de información, habitualmente asociado con la figura de los documentalistas, y llegar a abarcar responsabilidades de planificación en el ámbito corporativo y de aplicación de sistemas. El gestor de información se ocupará de la planificación estratégica y la coordinación de todos los recursos relacionados con la información y participará en el diseño e implantación del sistema de información de la organización, a través de la coordinación de todos aquellos departamentos que manejan información. Esa es la labor que tiene encomendada para el siglo XXI y su formación ha de estar en consonancia con esta necesidad potencial que se detecta desde hace algunos años. Se puede afirmar, en líneas generales, que son pocas las organizaciones que cuentan con un Plan de Información que contemple el desarrollo de un SI integrado, que, normalmente suele estar fragmentado por departamentos o áreas de la organización y no suele haber un responsable de la integración y organización global del SI y, si existe, lo normal es que pertenezca al departamento de Informática. Los profesionales de la información: archiveros, bibliotecarios y documentalistas se han ocupado, en colaboración con el área de informática, del diseño y desarrollo de los SI documentales. El resto de los subsistemas se han desarrollado de forma aislada y descoordinada desde las distintas áreas de las organizaciones y sin tener en cuenta la opinión y la experiencia del experto en información. Esta es, en líneas generales, la situación actual. Esto no implica que deba continuar así, y en este sentido consideramos que el gestor de información ha de jugar un papel fundamental en la configuración del Plan de Información de la organización colaborando, como experto en Información, en el diseño y desarrollo de su SI. La elaboración del Plan de Información ha de ser tarea de un equipo multidisciplinar integrado por profesionales de la información, informáticos y técnicos de los distintos departamentos o áreas de la organización. Cada uno de estos profesionales ha de aportar su experiencia y conocimientos en sus ámbitos concretos: el informático en tecnologías y soluciones 45
  46. 46. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez informáticas; los técnicos en la administración de la organización de la que forman parte y el profesional de la información en Documentación e Información. Las organizaciones no son conscientes de esta realidad y funcionan normalmente sin un Plan de Información y, lo que es aún más importante, ni los propios profesionales de la información son conscientes del papel que están llamados a desempeñar. El gestor de información se ocupará de la planificación estratégica y la coordinación de todos los recursos relacionados con la información y participará en el diseño e implantación del sistema de información de la organización, a través de la coordinación de todos aquellos departamentos que manejan información. Esa es la labor que tiene encomendada para el siglo XXI y su formación ha de estar en consonancia con esta necesidad potencial que se detecta desde hace algunos años. Se puede afirmar, en líneas generales, que son pocas las organizaciones que cuentan con un Plan de Información que contemple el desarrollo de un SI integrado, que, normalmente suele estar fragmentado por departamentos o áreas de la organización y no suele haber un responsable de la integración y organización global del SI y, si existe, lo normal es que pertenezca al departamento de Informática‖. Algunas ofertas actuales de formación profesional contemplan en su perfil la especialización en la organización y gestión de la documentación utilizada por un organismo, dirigido a profesionales que por su actividad se ven en la necesidad de diseñar, procesar o intervenir en la gestión de información, tanto si se trata de una empresa como de una institución pública o privada, preparándolos para:  Identificar los recursos de información de una organización: necesidades de información y fuentes documentales.  Diseñar el Sistema de Gestión de los recursos de información de la organización, como parte del Sistema de Información de dicha organización.  Aprender las técnicas documentales y archivísticas para la organización y tratamiento de la información documental.  Conocer las herramientas informáticas actuales útiles para la organización, gestión y recuperación de la información y la documentación. Para ello incluyen módulos introductorios y avanzados de internet, documentación, adquisición y gestión, información y entorno empresarial, gestión del conocimiento, proyectos de sistemas de información, informática documental, recuperación de información, análisis de 46
  47. 47. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez estrategias, revistas electrónicas, evaluación y descripción de páginas web, servicios de información digitalizada, estudio de casos, entre otros. Estos cursos ponen especial énfasis en la planificación de los sistemas de gestión de la información documental, en general, como paso previo para la implantación de las Tecnologías de la Información en: empresas (Los sistemas organizativos de las empresas, la Información como recurso estratégico de la empresa, la transición de información a conocimiento, metodología para la planificación estratégica del sistema de información en la empresa), administraciones públicas, instituciones privadas, archivos históricos, etc. Problema Los modelos de información utilizados por las Pymes de Posadas ¿resultan apropiados para optimizar y rentabilizar el flujo informacional en ellas?. La realidad se caracteriza por la ausencia de estudios de diagnóstico actualizado y de amplia cobertura acerca de la infraestructura informacional de las Pymes de Posadas. Hipótesis Los modelos de información que aplican las Pymes de Posadas son modelos ―standard‖, transplantados de otros entornos sistémicos, que no se adaptan a sus necesidades reales. Antes de encarar la búsqueda de soluciones a los posibles problemas informacionales que aquejan a las Pymes de Posadas, es necesario definir con claridad los tipos de Pymes existentes, los modelos de información que ellas están utilizando y la forma en que éstos son gestionados. Así como también los recursos y servicios informacionales disponibles en ellas. En este entorno informacional hay un espacio laboral aún no explotado por los licenciados en bibliotecología y documentación, cuya actuación profesional es, sin embargo, sumamente importante y necesaria. El rol del profesional de la información debe ser aquí el de asegurar que las tecnologías de la información y de la comunicación 47
  48. 48. Las Pymes de Posadas y los Modelos de Información Belarmina Benítez estén orientadas al desarrollo y sostenibilidad de la empresa, mediante la correcta gestión de las fuentes informativas. Objetivo General Elaborar un diagnóstico que sirva de referente para diseñar modelos de información que optimicen los sistemas de información de las Pymes. Objetivos metodológicos 1. Relevar las Pymes de Posadas que poseen infraestructura informacional; 2. Determinar qué modelos de información utilizan; 3. Detectar el rol que desempeña el profesional de la información en la estructura informacional de las Pymes. Metodología Unidad de análisis y variables Estudiar las Pymes de Posadas que poseen infraestructura informacional considerando, en primer lugar, aquellos constituyentes del medio ambiente institucional inmediato. Caracterizar a los distintos constituyentes del medio ambiente institucional, estableciendo sus variables e indicadores. Recopilar información primaria sobre el estado de situación de la realidad para conocer: 48

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