Ограничение доступа к документу  MS Excel Модуль 4
О чем пойдет речь <ul><li>Защита документа MS Excel от несанкционированного доступа </li></ul><ul><li>Виды защиты рабочей ...
Урок 1 Защита документов <ul><li>Защита документа MS Excel от несанкционированного доступа </li></ul><ul><li>Виды защиты р...
<ul><li>Некоторые сотрудники компании не должны иметь прав на открытие некоторых документов </li></ul><ul><li>Некоторые до...
<ul><li>В Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением </li...
<ul><li>Защита информации от просмотра и изменения основана на использовании паролей </li></ul><ul><li>Паролями можно огра...
<ul><li>В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых паролей </li></ul><ul><li>Так как при утере парол...
<ul><li>Кнопка  Office  >  Save As </li></ul><ul><li>Tools  >  General Options </li></ul><ul><li>Введите пароль на открыти...
<ul><li>Снять пароль можно только после открытия файла </li></ul><ul><li>Просто задайте пустой пароль ! </li></ul><ul><ul>...
<ul><li>Выделите ячейки со скрываемыми формулами </li></ul><ul><li>Нажмите кнопку  Format  в группе  Cells  вкладки  Home ...
<ul><li>В группе  Changes  вкладки  Review  нажмите кнопку  Protect Sheet </li></ul><ul><li>В окне  Protect Sheet  в поле ...
<ul><li>В некоторых случаях возникает необходимость защитить только часть ячеек листа, оставив возможность вводить данные ...
<ul><li>Можно защищать от изменений структуру книги и окно книги </li></ul><ul><ul><li>Под защитой структуры книги от изме...
<ul><li>В группе  Cganges  вкладки  Review  нажмите кнопку  Protect Workbook  и выберите команду  Protect Structure and Wi...
Практическое занятие (10 мин) <ul><li>Откройте файл  security.xlsx </li></ul><ul><li>Установите пароль на открытие файла  ...
<ul><li>Какие виды защиты документа предлагает  Excel? </li></ul><ul><li>Можно ли восстановить забытый пароль к рабочей кн...
Урок 2 Совместная работа над документом <ul><li>Совместная работа над документом. Отслеживание изменений </li></ul><ul><li...
<ul><li>Довольно часто приходится работать над документом совместно с коллегой </li></ul><ul><li>Очень важно видеть измене...
<ul><li>Отслеживание изменений отличается от повтора и отмены действий   </li></ul><ul><ul><li>Можно ожидать, что при отсл...
<ul><li>Журнал изменений хранится только в течение определенного времени    </li></ul><ul><ul><li>При включении отслеживан...
<ul><li>Выделение на экране    </li></ul><ul><ul><li>Excel может выделять измененные области, помечая их разными цветами д...
<ul><li>На вкладке  Review  в группе  Changes  нажмите кнопку   Share Workbook </li></ul><ul><li>На вкладке  Editing  уста...
<ul><li>На вкладке  Review  в группе  Changes  нажмите кнопку  Track Changes  и выберите команду   Highlight Changes </li>...
Принятие и отклонение изменений
Что не отслеживается? Неотслеживаемые изменения Варианты Изменения имен листов Изменения имен листов не выделяются на вкла...
Возможности, недоступн ы е для общих книг Недоступные возможности Варианты Вставка и удаление групп ячеек Можно вставлять ...
<ul><li>Windows SharePoint Services  3.0, а лучше  Microsoft Office SharePoint Server 2007 , позволяет вам: </li></ul><ul>...
Технологии  SharePoint
<ul><li>Ваши документы всегда доступны, где бы вы не находились </li></ul><ul><li>Вы можете легко дать к ним доступ своим ...
Практическое занятие (10 мин) <ul><li>Запустите  Excel  любым удобным вам способом </li></ul><ul><li>Создайте произвольный...
<ul><li>В каких случаях  применяется функция отслеживания изменений? </li></ul><ul><li>Отслеживаются любые изменения? </li...
<ul><li>Excel  позволяет защищать файл, элементы книги, лист, структуру книги и окна </li></ul><ul><li>Забытый пароль восс...
Вопросы?
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Excel14

1,487

Published on

based on Office Online (office.microsoft.com)

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,487
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Excel14"

  1. 1. Ограничение доступа к документу MS Excel Модуль 4
  2. 2. О чем пойдет речь <ul><li>Защита документа MS Excel от несанкционированного доступа </li></ul><ul><li>Виды защиты рабочей книги </li></ul><ul><li>Защита всей книги, ячеек, формул, листов </li></ul><ul><li>Сокрытие формул </li></ul><ul><li>Совместная работа над документом. Отслеживание изменений </li></ul><ul><li>Технологии SharePoint </li></ul><ul><li>Office Live Workspace s </li></ul>
  3. 3. Урок 1 Защита документов <ul><li>Защита документа MS Excel от несанкционированного доступа </li></ul><ul><li>Виды защиты рабочей книги </li></ul><ul><li>Защита всей книги, ячеек, формул, листов </li></ul><ul><li>Сокрытие формул </li></ul>
  4. 4. <ul><li>Некоторые сотрудники компании не должны иметь прав на открытие некоторых документов </li></ul><ul><li>Некоторые должны иметь права на открытие, но не должны иметь прав на редактирование </li></ul><ul><li>Лучше обезопаситься, на случай, если внутренний документ попадет в «большой мир» </li></ul>Нужно ли защищать документ?
  5. 5. <ul><li>В Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением </li></ul><ul><ul><li>ограничение доступа к файлу, например запрет несанкционированного открытия файла и/или сохранения в нем изменений </li></ul></ul><ul><ul><li>применение защиты к элементам книги – ограничения на просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе </li></ul></ul><ul><ul><li>защита элементов листа, например ячеек с формулами – запрет на доступ к ним (или наоборот, предоставление доступа к определенным диапазонам) </li></ul></ul><ul><li>Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими </li></ul>Виды защиты в Excel
  6. 6. <ul><li>Защита информации от просмотра и изменения основана на использовании паролей </li></ul><ul><li>Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в книгу и отдельные листы </li></ul><ul><ul><li>В каждом из этих случаев требуется использовать пароль </li></ul></ul><ul><ul><li>Это может быть один и тот же пароль </li></ul></ul><ul><ul><li>Можно в каждом случае использовать разные пароли. </li></ul></ul><ul><li>В качестве пароля можно использовать любой набор символов. </li></ul><ul><ul><li>Как русские, так и английские буквы </li></ul></ul><ul><ul><li>Пароли, содержащие русские буквы, не могут быть правильно распознаны при использовании Excel на компьютерах Macintosh </li></ul></ul><ul><ul><li>При вводе пароля учитывается регистр букв. </li></ul></ul><ul><li>Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов. </li></ul><ul><li>При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка </li></ul>Пароли
  7. 7. <ul><li>В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых паролей </li></ul><ul><li>Так как при утере пароля доступ к защищенной книге или элементам листа невозможен, во избежание проблем рекомендуется держать в надежном месте список всех паролей и соответствующих им книг и листов </li></ul><ul><ul><li>КПК – лучший претендент на роль такого хранилища паролей! </li></ul></ul>Пароли
  8. 8. <ul><li>Кнопка Office > Save As </li></ul><ul><li>Tools > General Options </li></ul><ul><li>Введите пароль на открытие </li></ul><ul><li>При открытии такого файла будет запрашиваться пароль </li></ul>Защита файлов от открытия
  9. 9. <ul><li>Снять пароль можно только после открытия файла </li></ul><ul><li>Просто задайте пустой пароль ! </li></ul><ul><ul><li>Кнопка Office > Save As </li></ul></ul><ul><ul><li>Tools > General Options </li></ul></ul><ul><li>В окне General Options очистите поле Password to Open и нажмите кнопку ОК </li></ul>Снятие пароля
  10. 10. <ul><li>Выделите ячейки со скрываемыми формулами </li></ul><ul><li>Нажмите кнопку Format в группе Cells вкладки Home и выберите команду Format Cells </li></ul><ul><li>или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Format Cells </li></ul><ul><li>Во вкладке Protection окна Format Cells установите флажок Hidden </li></ul><ul><li>Защита ячеек не работает, пока вы не защитите лист </li></ul><ul><li>Для отображения формул достаточно снять защиту листа </li></ul>Сокрытие формул
  11. 11. <ul><li>В группе Changes вкладки Review нажмите кнопку Protect Sheet </li></ul><ul><li>В окне Protect Sheet в поле Password to unprotect sheet введите пароль, а в списке Allow all users of this worksheet to установите флажки, разрешающие определенные действия </li></ul><ul><li>Перед установкой разрешений необходимо установить флажок Protect worksheet and content of locked cells </li></ul><ul><li>нажмите кнопку ОК </li></ul><ul><li>Для снятия защиты нажмите Unprotect Sheet </li></ul>Защита листа
  12. 12. <ul><li>В некоторых случаях возникает необходимость защитить только часть ячеек листа, оставив возможность вводить данные в остальные ячейки защищенного листа. </li></ul><ul><ul><li>Выделите ячейки, не подлежащие защите. </li></ul></ul><ul><ul><li>Нажмите кнопку Format в группе Cells вкладки Home и выберите команду Format Cells </li></ul></ul><ul><ul><li>или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Format Cells </li></ul></ul><ul><ul><li>Во вкладке Protection окна Format Cells снимите флажок Locked </li></ul></ul><ul><ul><li>Установите защиту лист обычным порядком </li></ul></ul>Защита отдельных ячеек листа
  13. 13. <ul><li>Можно защищать от изменений структуру книги и окно книги </li></ul><ul><ul><li>Под защитой структуры книги от изменений понимается запрещение действий с листами книги. </li></ul></ul><ul><ul><li>Под защитой окна книги понимается запрет перемещения, изменения размеров, скрытие, показ и закрытие окон </li></ul></ul>Защита книги
  14. 14. <ul><li>В группе Cganges вкладки Review нажмите кнопку Protect Workbook и выберите команду Protect Structure and Windows </li></ul><ul><li>Введите пароль в окне Protect Structure and Windows </li></ul><ul><li>Совет: присмотритесь к остальным опциям защиты </li></ul>Защита книги
  15. 15. Практическое занятие (10 мин) <ul><li>Откройте файл security.xlsx </li></ul><ul><li>Установите пароль на открытие файла </li></ul><ul><li>Сохраните файл под именем Lesson_ 4 . Закройте файл </li></ul><ul><li>Откройте файл Lesson_ 4. При открытии воспользуйтесь заданным паролем </li></ul><ul><li>Перейдите к листу Лист 2 . Скройте лист от просмотра. Защитите книгу от изменений </li></ul><ul><li>Перейдите к листу Лист 3.Скройте от просмотра столбцы E и F. Защитите все ячейки листа от изменений </li></ul><ul><li>Перейдите к листу Лист 3. Все ячейки листа, за исключением ячейки В24 защитите от изменений. В ячейку В24 введите число 6,41 </li></ul><ul><li>Закройте MS Excel </li></ul>
  16. 16. <ul><li>Какие виды защиты документа предлагает Excel? </li></ul><ul><li>Можно ли восстановить забытый пароль к рабочей книге? </li></ul><ul><li>Как защитить формулы в ячейках? Почему это не работает? </li></ul><ul><li>Как защитить лист? </li></ul><ul><li>Какой смысл вкладывается в понятие защиты структуры и окон рабочей книги? </li></ul>Проверьте себя http://office.microsoft.com/training/
  17. 17. Урок 2 Совместная работа над документом <ul><li>Совместная работа над документом. Отслеживание изменений </li></ul><ul><li>Технологии SharePoint </li></ul><ul><li>Office Live Workspace s </li></ul>
  18. 18. <ul><li>Довольно часто приходится работать над документом совместно с коллегой </li></ul><ul><li>Очень важно видеть изменения, внесенные другим человеком </li></ul><ul><li>Такие изменения можно принимать или отклонять </li></ul><ul><li>Отслеживание изменений также применяется при передаче книги на рецензию, когда введенные правки необходимо свести в одну копию книги, включив в нее изменения и комментарии, которые требуется сохранить </li></ul>Совместная работа над документом
  19. 19. <ul><li>Отслеживание изменений отличается от повтора и отмены действий   </li></ul><ul><ul><li>Можно ожидать, что при отслеживании изменений перед их внесением создается резервная копия книги или что любые изменения можно отменить </li></ul></ul><ul><ul><li>К сожалению, журнал изменений нельзя использовать для устранения изменений посредством их отмены или восстановления предыдущей версии книги. При этом лист журнала содержит записи всех удаленных данных, благодаря чему их можно скопировать обратно в исходные ячейки общей книги </li></ul></ul><ul><ul><li>Поскольку отслеживание изменений не предусматривает возможности возврата к предыдущим версиям книги, следует продолжать создавать резервные копии книг, в которых включено отслеживание изменений </li></ul></ul><ul><li>Некоторые типы изменений не отслеживаются   </li></ul><ul><ul><li>Изменения, вносимые в содержимое ячеек, отслеживаются </li></ul></ul><ul><ul><li>другие изменения (например, изменение форматирования) — нет </li></ul></ul>Особенности отслеживания изменений
  20. 20. <ul><li>Журнал изменений хранится только в течение определенного времени    </li></ul><ul><ul><li>При включении отслеживания изменений журнал изменений хранится 30 дней, чтобы книга имела разумные размеры </li></ul></ul><ul><ul><li>количество дней хранения изменений можно изменять. Чтобы журнал изменений хранился неопределенно долгое время, можно указать большое количество дней. Также можно периодически делать копии сведений журнала </li></ul></ul><ul><li>Журнал изменений периодически удаляется    </li></ul><ul><ul><li>Excel определяет хранимый журнал изменений, отсчитывая срок от текущей даты </li></ul></ul><ul><ul><li>При каждом закрытии книги Excel удаляет все части журнала изменений, срок хранения которых превышает количество дней, заданное при последнем сохранении книги </li></ul></ul><ul><li>Важно:    При отключении отслеживания изменений или прекращении совместного использования книги журнал изменений окончательно удаляется </li></ul>Особенности отслеживания изменений
  21. 21. <ul><li>Выделение на экране    </li></ul><ul><ul><li>Excel может выделять измененные области, помечая их разными цветами для каждого пользователя и отображая основные сведения в виде примечаний при наведении указателя на каждую измененную ячейку. Выделение на экране следует использовать, если в книге мало изменений или требуется быстро их просмотреть. </li></ul></ul><ul><li>Журнал изменений    </li></ul><ul><ul><li>Excel может отображать отдельный лист журнала, на котором содержится готовый к печати список изменений, в котором можно выполнять фильтрацию (Фильтр. Средство отображения только строк списка, соответствующих заданным условиям. Для отображения строк, соответствующих одному из заданных значений, вычисленных значений или условий, используют команду «Автофильтр».) для поиска интересующих изменений. Лист журнала используется в случае, когда в книге много изменений или требуется определить, что происходило при внесении ряда изменений. </li></ul></ul><ul><li>Просмотр изменений    </li></ul><ul><ul><li>Excel может последовательно отображать изменения, чтобы пользователь мог принять решение о применении или отклонении каждого из них. Этот способ используется при оценке комментариев других пользователей. </li></ul></ul>Использование отслеживания изменений
  22. 22. <ul><li>На вкладке Review в группе Changes нажмите кнопку Share Workbook </li></ul><ul><li>На вкладке Editing установите флажок Allow changes by more than one user at the same time </li></ul><ul><ul><li>Совет :     Это также позволит объединять книги </li></ul></ul><ul><li>Откройте вкладку Advanced </li></ul><ul><ul><li>В группе Track changes установите срок хранения журнала </li></ul></ul><ul><ul><li>Примечание:   По умолчанию Excel хранит журнал изменений 30 дней и постоянно удаляет записи об изменениях, которые хранятся дольше этого срока </li></ul></ul><ul><li>Нажмите кнопку ОК и, если появится запрос, подтвердите сохранение книги, нажав кнопку ОК . </li></ul><ul><ul><li>Примечание.    При включении отслеживания изменений командой Track Changes , книга тоже становится общей </li></ul></ul>Включение отслеживания изменений
  23. 23. <ul><li>На вкладке Review в группе Changes нажмите кнопку Track Changes и выберите команду Highlight Changes </li></ul><ul><li>В диалоговом окне Highlight Changes установите флажок Track Changes while Editing . При этом книга становится общей, а все исправления выделяются. </li></ul><ul><li>В группе Highlight which changes установите флажок When и в списке выберите нужный вариант </li></ul><ul><li>Чтобы указать пользователей, изменения которых должны выделяться, установите флажок Who и в списке выберите нужный вариант </li></ul><ul><li>Чтобы указать область листа, в которой требуется выделять изменения, установите флажок Where и в поле введите ссылку на ячейку или диапазон ячеек </li></ul><ul><li>Установите флажок Highlight changes on screen </li></ul><ul><li>Нажмите кнопку ОК . Если будет предложено, сохраните книгу. </li></ul><ul><ul><li>Примечание :     Некоторые изменения (например, изменение форматирования) не отслеживаются, поэтому не помечаются цветом выделения </li></ul></ul><ul><li>Тут же можно включить показ листа с изменениями </li></ul>Подсветка изменений
  24. 24. Принятие и отклонение изменений
  25. 25. Что не отслеживается? Неотслеживаемые изменения Варианты Изменения имен листов Изменения имен листов не выделяются на вкладках листов, но регистрируются на листе журнала (Лист журнала. Отдельный лист, содержащий список изменений в общей книге, включая имя пользователя, внесшего изменения, измененную ячейку, дату изменения, удаленные или измененные данные, а также сведения об устранении конфликтов.). Вставка и удаление листов Изменения, сделанные на листе после его вставки, отслеживаются, но сама вставка регистрируется только на листе журнала. Форматирование ячеек и данных Нет Скрытие и отображение строк и столбцов Нет Добавление и изменение комментариев Нет Изменение ячеек при изменении значения в результате вычисления по формуле Чтобы найти ячейки, изменившиеся в результате вычислений, можно использовать средства аудита на вкладке Формулы в группе Зависимости формул. Несохраненные изменения Выделять изменения можно по мере их внесения, но на листе журнала они отражаются только после их сохранения
  26. 26. Возможности, недоступн ы е для общих книг Недоступные возможности Варианты Вставка и удаление групп ячеек Можно вставлять целые столбцы и строки. Удаление листов Нет. Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек Нет. Добавление и изменение условного форматирования Существующее условное форматирование продолжает отображаться как изменение значений ячейки, но их невозможно изменить или переопределить условия. Добавление проверки данных и изменение ее параметров При вводе новых значений проверка ячеек будет продолжаться, но существующие параметры проверки данных изменить будет невозможно. Создание и изменение диаграмм и отчетов сводных диаграмм Можно просматривать существующие диаграммы и отчеты. Вставка и изменение рисунков и других объектов Можно просматривать существующие рисунки и объекты. Вставка и изменение гиперссылок Существующие гиперссылки продолжают работать. Использование инструментов рисования Можно просматривать существующие графические объекты и рисунки. Назначение, изменение и удаление паролей (Пароль. Способ ограничения доступа к книге, листу или части листа. В Microsoft Excel длина пароля не должна превышать 255 букв, цифр, пробелов и других символов. При вводе пароля учитывается регистр букв.) Применяются существующие пароли. Защита листов и книг и снятие защиты Применяется существующая защита. Создание, изменение и просмотр сценариев Нет. Группировка данных и создание из структуры Можно продолжить использование существующей структуры. Автоматическая вставка промежуточных итогов Можно просматривать существующие промежуточные итоги. Создание таблиц данных (Таблица данных. Диапазон ячеек, содержащий результаты подстановки различных значений в одну или несколько формул. Существует два типа таблиц данных: таблицы с одним входом и таблицы с двумя входами.). Можно просматривать существующие таблицы данных. Создание и изменение отчетов сводных таблиц Можно просматривать существующие отчеты. Создание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов. Можно запускать существующие макросы, не связанные с недоступными возможностями. Можно записывать действия общей книги в макрос, хранящийся в книге, к которой отсутствует общий доступ. Добавление и изменение листов диалогов Microsoft Excel 4.0 Нет. Изменение и удаление формул массива (Формула массива. Формула, выполняющая несколько вычислений над одним или несколькими наборами значений, а затем возвращающая один или несколько результатов. Формулы массива заключены в фигурные скобки { } и вводятся нажатием клавиш CTRL+SHIFT+ВВОД.) Существующие формулы массива выполняют вычисление надлежащим образом
  27. 27. <ul><li>Windows SharePoint Services 3.0, а лучше Microsoft Office SharePoint Server 2007 , позволяет вам: </li></ul><ul><ul><li>Организовать документооборот между сотрудниками и  рабочими группами, используя рабочие процессы </li></ul></ul><ul><ul><li>Организовать коллективную и индивидуальную работу с документами </li></ul></ul><ul><ul><li>Создать общее хранилище документов с поддержкой версионности </li></ul></ul><ul><ul><li>Более эффективно использовать мощь приложений MS Office 2007 </li></ul></ul><ul><li>Авторизованные курсы Microsoft 5060 и 5061 </li></ul>Технологии SharePoint
  28. 28. Технологии SharePoint
  29. 29. <ul><li>Ваши документы всегда доступны, где бы вы не находились </li></ul><ul><li>Вы можете легко дать к ним доступ своим коллегам </li></ul><ul><li>http://workspace.office.live.com/ </li></ul>Office Live Workspaces
  30. 30. Практическое занятие (10 мин) <ul><li>Запустите Excel любым удобным вам способом </li></ul><ul><li>Создайте произвольный документ </li></ul><ul><li>Включите режим отслеживания изменений </li></ul><ul><li>Измените содержимое документа </li></ul><ul><li>Просмотрите изменения в виде выделения и на отдельном листе </li></ul><ul><li>Примите или отклоните изменения </li></ul><ul><li>Закройте Excel </li></ul>
  31. 31. <ul><li>В каких случаях применяется функция отслеживания изменений? </li></ul><ul><li>Отслеживаются любые изменения? </li></ul><ul><li>Как включить контроль изменений? </li></ul><ul><li>Как просмотреть сводку о внесенных изменениях? </li></ul><ul><li>Для чего можно использовать технологии SharePoint? </li></ul><ul><li>Что такое Office Live Spaces? </li></ul>Проверьте себя http://office.microsoft.com/training/
  32. 32. <ul><li>Excel позволяет защищать файл, элементы книги, лист, структуру книги и окна </li></ul><ul><li>Забытый пароль восстановить штатными средствами MS Excel невозможно </li></ul><ul><li>Для снятия защиты книги достаточно установить на нее пустой пароль </li></ul><ul><li>При совместной работе над документами вы можете отслеживать изменения, сделанные каждым из членов рабочей группы </li></ul><ul><li>Все приложения пакета MS Office отлично интегрированы друг с другом и с продуктами семейства SharePoint </li></ul><ul><li>Для хранения документов в онлайне вы можете использовать Office Live Space </li></ul>Итоги
  33. 33. Вопросы?

×