Your SlideShare is downloading. ×
0
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
MODULO II. UF I. UD.   Archivo
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

MODULO II. UF I. UD. Archivo

1,784

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
1,784
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
37
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. CLASIFICACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS OBJETIVO ESPECÍFICO OBJETIVOS OPERATIVOS EL ARCHIVO
  • 2. 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. EL ARCHIVO 1. FLUJO DOCUMENTAL 2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS • Vitales • Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas, aviso….) • Métodos y sistemas de archivo 3. TRATAMIENTOS DE LOS DOCUMENTOS. ESTRATEGIAS Y CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN ARCHIVO • 4. ARCHIVO CORPORATIVO 5. GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMÁTICA: OFICINA SIN PAPELES 6. REQUISITOS MEDIOAMBIENTALES PARA LA ELIMINACIÓN DE RESIDUOS
  • 3. FLUJO DOCUMENTAL Conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar todo tipo de documentos que fluyen en una organización. Debe permitir: Acceso de manera fácil e inmediata a la información. Rápida recuperación de documentos en los que se está trabajando. Si el proceso es de eliminación tenerlo debidamente establecido. Custodia y conservación indefinida de aquellos que sean valiosos.
  • 4. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Se requiere un procedimiento preestablecido para la clasificación y tratamiento de la documentación. Manual de procedimientos El manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.
  • 5. Documentos vitales, útiles, importantes, necesarios, transitorios, desechables VITALES ÚTILES IMPORTANTES NECESARIOS TRANSITORIOS DESECHABLES
  • 6. Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas, aviso….) Informes Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Portada Índice Sinopsis - Introducción Desarrollo Conclusiones – Recomendaciones Fuentes Glosario Anexos
  • 7. Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas, aviso….) Expedientes Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones administrativas y también de las judiciales en los actos de jurisdicción voluntaria. Oficio administrativo Recurso administrativo Impresos http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/normasorganizacion
  • 8. Carpeta con todos los documentos sobre un caso o una persona. Lo definen como informe o expediente. DOSSIER Diferencia entre Legajo, Libro, Expediente y Dossier Expediente: unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser resuelta. Indican el nacimiento, desarrollo y efectos de la acción, la falta de cualquier documento, puede invalidar o suspender un trámite. Termina con un acto administrativo Es un conjunto de documentos resultantes de una sucesión de actuaciones, que constituyen los antecedentes a la resolución administrativa o entrada en vigencia, cuyo orden está establecido de antemano. Conjunto y orden que son además, condición de legalidad de dicha resolución. Ej. contratos, acuerdos del consejo, sumarios judiciales, créditos bancarios. Legajo: formato mediante el cual se agrupan un conjunto de documentos luego de ser elaborados por las siguientes razones: Se refieren en particular al mismo objeto, tema o actividad, aunque sean documentos de diferentes tipos pero no obedecen a un trámite o procedimiento complejo como es el caso del expediente. Ej. Hojas de vida. Cuando por razones fiscales y legales deben coserse documentos de la misma tipología como es el caso de legajos contables. A veces de tipología diversa, como se exige para los protocolos notariales. Dossier: conjunto de documentos que se reúnen en un legajo para su conservación, no corresponden a un único proceso administrativo, pero se refieren al mismo tema o asunto. Puede incluir varios actos administrativos, o continuar con documentos del mismo asunto. (No se cierra). . Ej. Hojas de vida, contratos
  • 9. OTROS DOCUMENTOS O COMUNICACIONES BREVES TELEGRAMA BUROFAX ANUNCIO SALUDA NOTA INTERNA MEMORÁNDUM FAX CORREO ELECTRÓNICO BOLETIN AVISO CIRCULARES
  • 10. GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMÁTICA: OFICINA SIN PAPELES http://www.youtube.com/watch?v=baWfoMXC92g ASISTENTE DOCUMENTAL http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y DMA
  • 11. http://www.youtube.com/watch?v=PMoINjIgE3o&feature=related CONCEPTOS DE ARCHIVO Archivo es el local o mueble en que se custodian los documentos. Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material (papel, CD, etc.) acumuladas en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión. En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de forma ordenada todos los documentos de interés, con el de asegurar su perfecta conservación y garantizar la rapidez a la hora de solucionar las peticiones de consultas, procedentes de las diversas unidades organizativas de la empresa. ORDEN MUCHO ORDEN!!!
  • 12. COMO SE PLANIFICA UN ARCHIVO. ASPECTOS A CONTEMPLAR: Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo. La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario. Los métodos de clasificación y de codificación de los documentos. El inventario de toda la documentación guardada. Los lugares de conservación de los documentos. Los procedimientos de envío y recuperación de la documentación. El sistema de eliminación de los documentos.
  • 13. Atendiendo a la antigüedad del documento se dividen en: Activos: Documentos vivos Semiactivos: De baja actividad Inactivos: Sin vigencia administrativa VER 2.19 SISTEMAS DE ARCHIVOS Sistema de archivo es el conjunto de medios materiales con que cuenta las organizaciones o empresas para llevar a cabo las tareas de guarda y custodia y localización y recuperación de la documentación, tanto recibida como emitida. Convencionales: carpetas de diversas formas, carpetas archivadoras (A- Z), con anillas.
  • 14. MOBILIARIO Estanterías: Variedad de estanterías y armarios, de seguridad Microfilme: Fotografías de los documentos a través de microfilmación, que reduce considerablemente el tamaño del documento. Informáticos: Las llamadas e-office, oficinas sin papeles. Ficheros: Con sus respectivas fichas.
  • 15. RESPALDO DE INFORMACIÓN http://www.youtube.com/watch?v=ToewXby_bik&feature=related ALMACENAMIENTO EN LA NUBE http://www.youtube.com/watch?v=akgYpzZNbno MICROFILM http://www.youtube.com/watch?v=Aog6c9BNNBc http://www.youtube.com/watch?v=6Mw9cqF_b4Q&feature=related
  • 16. http://www.youtube.com/watch?v=Kdv51sq8ubQ MULTIMEDIA

×