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    Ecm  gestion document_dossier_fonctionnel_0908 Ecm gestion document_dossier_fonctionnel_0908 Document Transcript

    • Livelink ECM – Document Management Description Fonctionnelle Août 2006
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Contenu Introduction ..........................................................................................................................................1 Livelink ECM™ - Document Management...........................................................................................2 Le besoin d'une gestion avancée de documents ..........................................................................2 Gérer, organiser et partager l'information de l'entreprise..............................................................2 L'intérêt d'un référentiel simple et intégré .....................................................................................3 Espaces partagés ................................................................................................................................4 Présenter et partager l'information de l’Entreprise........................................................................4 Un espace qui vous est réservé personnellement ........................................................................4 Gestion de Documents et de Contenu.................................................................................................5 Organisation, collecte et gestion de contenu ................................................................................6 Editeur de texte, en ligne ..............................................................................................................7 Des fonctions étendues de catégorisation de l’information ..........................................................8 Des fonctions de classification de l’information ..........................................................................10 Livelink Renditions : présenter les documents en PDF .....................................................................10 Retrouver les Informations................................................................................................................. 11 Livelink Search : un puissant moteur de recherche texte intégral .............................................. 11 Accédez aux connaissances de l’organisation ...........................................................................12 Live Report : un outil d’analyse des données structurées ..........................................................13 Recherche Similaire ....................................................................................................................13 Recherche en langage naturel ....................................................................................................13 Automatisation des processus...........................................................................................................14 Gérer les workflows.....................................................................................................................15 Livelink Forms™ : gestion de formulaires HTML...............................................................................16 Livelink Atlas : une navigation intuitive ..............................................................................................17 Livelink Multi File Output : Restitution par lots...................................................................................17 Livelink Explorer™ : une intégration complète à Windows................................................................18 Livelink eLink™ : une intégration forte à la messagerie ....................................................................20 Livelink Recommender : l’avis des experts sur le document.............................................................21 Livelink WebDAV : une intégration native avec la bureautique .........................................................22 Livelink Recycle Bin : protection contre les suppressions .................................................................25 Livelink Notification : les alertes par e-mail........................................................................................25 Livelink Prospectors™ .......................................................................................................................26 Livelink et le XML...............................................................................................................................27 Feuilles de style XSL...................................................................................................................28 Déploiement Rapide ..........................................................................................................................28 Architecture de Livelink ECM - Document Management...................................................................29 Open Interchange Architecture™................................................................................................29 Architecture ouverte ....................................................................................................................30 Des configurations flexibles ........................................................................................................31 Un niveau de sécurité qui répond à vos exigences ...........................................................................33 Utilisateurs et Groupes................................................................................................................34 www.opentext.com i
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Authentification............................................................................................................................34 Droits différenciés sur l’information .............................................................................................34 Livelink SEA Servlet...........................................................................................................................35 Livelink Directory Services.................................................................................................................36 Liste des fonctions .............................................................................................................................37 Contact...............................................................................................................................................39 www.opentext.com ii
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Introduction Livelink ECM® est la suite logicielle leader de la gestion de contenu au sein des entreprises (Enterprise Content Management). En gérant efficacement les personnes, les processus et les informations, Livelink ECM® améliore l'efficacité et l'innovation au sein des organisations. Solution prête à l’emploi, Livelink ECM® assure un déploiement rapide et une adoption accélérée par les utilisateurs. Il en résulte un important retour sur investissement, une plus grande productivité et de meilleurs profits. Livelink ECM® se décline en différents packages complémentaires les uns aux autres qui reposent des services communs intégrées. Parmi ceux-ci, on trouvera : • Livelink ECM – Content & Collaboration Management Solutions Livelink ECM – Document Management Livelink ECM – Content Lifecycle Management Livelink ECM – Collaboration Livelink ECM – Advanced Workflow Livelink ECM – Knowledge Management Livelink ECM – Web Content Management • Livelink ECM – Microsoft Sharepoint Integration • Livelink ECM – eMails Solutions Livelink ECM – eMails Management Livelink ECM – eMails Monitoring • Livelink ECM – File System Archiving • Livelink ECM – Enterprise Application Extension Solutions Livelink ECM – Suite for SAP Solutions Livelink ECM – Siebel Solution Livelink ECM – Accounts Payable for PeopleSoft Enterprise • Livelink ECM – Production Document Management • Livelink ECM – Business Process Management Livelink ECM™ permet de gérer efficacement les personnes, les processus et les informations, Livelink ECM™ améliore l'efficacité et l'innovation au sein des organisations. La couverture fonctionnelle de Livelink ECM™ couvre l’ensemble des étapes du cycle de vie de l’information au sein de l’entreprise, en conformité avec les règlements en vigueur. www.opentext.com 1
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Livelink ECM™ - Document Management Livelink ECM - Document Management est l’ensemble des services permettant de gérer l’ensemble des documents de l’entreprise, élaborés et consultés au quotidien par l’ensemble des employés. Dans le contexte économique actuel, organiser, gérer et partager efficacement vos documents au sein de l'entreprise est devenu capital pour le succès de votre organisation. Pour conserver un avantage compétitif, vous devez améliorer la gestion de vos documents professionnels. Cela vous permet de vous centrer sur votre activité métier. Livelink ECM - Document Management est conçu pour vous aider à réduire le temps et les efforts dépensés à gérer vos informations. Avec son système central sécurisé, Livelink ECM - Document Management fournit une gestion complète de la vie de n'importe quel type de document électronique. Il vous vous permet également de délivrer systématiquement le bon document à la bonne personne au bon moment. Le besoin d'une gestion avancée de documents Au fur et à mesure qu'une organisation croît, la gestion de milliers voire de millions de documents, est consommatrice de temps et d'argent. Sans une organisation efficace des documents, la plupart de cette information sera perdue ou noyée dans les courriers électroniques ou sur les disques partagés et même si les informations critiques existent dans l'entreprise, les utilisateurs ne les retrouvent pas. En conséquence, des versions obsolètes d'un document restent en circulation, générant de nouveaux cycles de vie d'information incorrecte. Ces documents indésirables sont souvent difficiles à localiser et à éliminer. Pour rester réactives, les organisations doivent désormais être capables de stocker, partager et diffuser l'information à jour et pertinente de l'entreprise. Dans une économie où les institutions et les organismes de régulation créent de nouvelles règles en termes de gouvernance ou de contrôles internes, les organisations, incapables de gérer efficacement leurs documents, font face à un fort risque économique. Un système de gestion avancé de documents peut réduire de manière significative cette pression sur les entreprises, dont les activités sont quotidiennement assujetties à la mise en conformité, aux standards de conservation des documents et aux règles de soumissions. Gérer, organiser et partager l'information de l'entreprise Livelink ECM - Document Management est un système totalement intégré de gestion de documents qui permet une gestion robuste du cycle de vie de tous vos documents. Il fournit un environnement simple et sécurisé. Les employés échangent alors l'information, tout en évitant l'utilisation des systèmes de messagerie pour ces échanges. Livelink ECM - Document Management consolide tout votre capital documentaire au sein d'un unique référentiel sécurisé. Vous pouvez alors accéder, stocker et gérer des millions d'informations – que ce soit un document simple ou composite, un raccourci, une recherche enregistrée… – organisées au sein d'une structure hiérarchique. Parce qu'il est basé sur une technologie 100% web, Livelink ECM - Document Management permet aux seuls utilisateurs autorisés d'accéder aux informations à l'aide d'un simple navigateur, en toute sécurité, depuis n'importe quel endroit du monde. www.opentext.com 2
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Les espaces et la hiérarchie de dossiers de Livelink ECM - Document Management vous permettent d'organiser de manière intuitive vos documents. Les fonctions puissantes de recherche permettent aux utilisateurs de retrouver facilement l'information. Le système de contrôle des versions et de suivi des actions assure que l'information est à jour et précise. Les classifications et les attributs identifient les thèmes et les auteurs associés et permettent à chacun de connaître rapidement les experts du sujet concerné. Les organisations peuvent s'appuyer sur Livelink ECM - Document Management et sa capacité à gérer les processus automatisés pour fournir un environnement sécurisé de gestion des documents pour l’entreprise. L'intérêt d'un référentiel simple et intégré Livelink ECM - Document Management fournit un référentiel simple et intégré pour contrôler tous les types de contenu. Il réduit le temps passé à gérer les documents et les processus associés en vous permettant de suivre de multiples versions, des attributs, des liens entre documents, des modèles de processus et l'historique des modifications. Les utilisateurs peuvent rechercher ou réserver des documents et d'autres objets. Ils peuvent aussi obtenir un historique complet des modifications. Cette fonction avancée de gestion de documents provient d’une forte intégration avec les fonctionnalités de gestion des flux de Livelink ECM - Document Management afin de réduire encore les efforts de contrôle de l'information. Actions et informations sont alors combinées, permettant à des données critiques d'être associées aux tâches et assurant que les utilisateurs de Livelink ECM - Document Management ont la bonne information dont ils ont besoin, au bon moment. www.opentext.com 3
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Espaces partagés Toutes les informations sont organisées au sein d'espaces partagés. Présenter et partager l'information de l’Entreprise Dans l’espace de travail "Entreprise’, on peut organiser, partager et accéder facilement aux connaissances et informations relatives à toute l’entreprise. Depuis les informations Marketing jusqu’aux formulaires des Ressources Humaines, cet espace de travail constitue un environnement idéal pour partager et accéder aux informations de l’entreprise qui concernent tous les membres d’une organisation selon un plan de classement qui leur est propre. De nombreuses organisations utilisent cet espace pour partager leurs meilleures méthodes, règlements et procédures, ainsi que les informations critiques sur le plan professionnel dans l’entreprise. Organisation et accès aux informations relatives à l’entreprise Un espace qui vous est réservé personnellement Chaque utilisateur de Livelink ECM - Document Management dispose d’un espace de travail personnel. Cet espace de travail donne aux individus la possibilité de créer un espace de travail adapté et optimisé pour la productivité et l’innovation. www.opentext.com 4
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Création d’un espace personnel pour une gestion individuelle de l’information La possibilité vous est offerte d’organiser vos données et vos idées selon votre propre intuition. Vous pouvez ainsi accéder à l’information lorsque vous en avez besoin et arriver plus vite à une conclusion. Dans l’espace de travail ‘Personnel’, vous pouvez vous abonner à des sources d’informations, programmer vos alertes, consulter vos étapes de workflows… Gestion de Documents et de Contenu Les besoins d’informations autour d’une base de gestion de contenu partagée sont très importants. Les relations entre les individus et l’information peuvent être complexes. Il existe aussi une grande variété de documents ou autres types d’informations à stocker avec leurs multiples versions, des évènements à suivre, des droits à gérer… Livelink ECM - Document Management stocke, gère tous les types de documents — simples ou composés — et permet un contrôle des accès des utilisateurs à ces objets. Livelink ECM - Document Management assure le suivi et la gestion des versions, des attributs, des procédures de travail ainsi que des historiques retraçant les changements — ce qui permet aux équipes d’accomplir leur travail avec tous les moyens nécessaires. Vous pouvez rechercher des documents, les réserver, les emprunter, puis les restituer en ajoutant une nouvelle version. Vous pouvez vous procurer l’historique complet des actions réalisées sur les objets, avec un commentaire expliquant la raison des changements apportés. La visualisation des documents avec Livelink ECM - Document Management est instantanée, même si vous ne disposez pas de l’application avec laquelle le document a été créé. Livelink ECM - Document Management effectue une conversion automatique à la volée en HTML, ce qui vous permet de visualiser immédiatement les documents via le navigateur. Le stockage et la recherche d’information structurée et non structurée dans un environnement peuvent représenter un véritable défi. Livelink ECM - Document Management est totalement évolutif et aide votre www.opentext.com 5
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle organisation à développer des produits et des services innovants pour tirer tous les avantages des conditions changeantes du marché. Organisation, collecte et gestion de contenu Avec Livelink ECM - Document Management : • Gérez des documents composés les plus complexes, incluant le contrôle des versions et la gestion des révisions. • Rassemblez et indexez une quantité illimitée d’informations. • Stockez en toute sécurité tous les types de documents, fichiers ou objets — des raccourcis jusqu’aux URL. • Utilisez n’importe quelle structure organisationnelle de fichiers — documents et fichiers à l’intérieur de dossiers, sous-dossiers, documents composés — pour organiser l’information de la façon qui vous convient le mieux. • Publiez et diffusez des informations par le biais d'espaces partagés pour partager les connaissances à tous les niveaux de l’entreprise, en temps réel. • Créez des raccourcis dynamiques pour désigner n’importe quel document, dossier ou objet dans Livelink ECM - Document Management. www.opentext.com 6
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle • Utilisez les puissantes fonctions de gestion documentaire de Livelink ECM - Document Management pour le partage et la gestion des documents de façon transversale entre les multiples sites. • Configurez jusqu’à neuf niveaux d’autorisation pour préciser très finement les droits de chaque personne ou de chaque groupe de personnes sur chaque objet. • Figez des versions (par exemple suite à une validation ou à une signature) en créant une « génération ». • Utilisez la gamme complète des fonctions d’audit de Livelink ECM - Document Management. L’ensemble des événements ayant lieu sur la base est audité. Vous pouvez ainsi savoir à quelle date, à quelle heure et par qui telle action a été réalisée. Vous disposez des mêmes fonctions sur la gestion documentaire, vous pouvez ainsi savoir quels sont les documents les plus consultés, ceux qui sont le plus souvent modifiés, etc. • Consolidez les informations du terrain en interrogeant les employés sur tel ou tel sujet, afin d’améliorer régulièrement des méthodes de travail à l’aide des outils de sondages en ligne. Editeur de texte, en ligne Bien que Livelink ECM - Document Management vous permette de travailler sur tout type de document électronique, dans son format natif et donc avec son application d’origine, Livelink ECM - Document Management intègre aussi un éditeur de texte. Celui-ci permet de créer un document texte en une seule étape. Cet éditeur intègre un outil de correction orthographique (anglais, français, allemand) qui peut être utilisé au sein de Livelink ECM - Document Management. Si le correcteur orthographique est activable sur une zone texte donnée, cela est indiqué dans l’interface par la présence de l’icône ( ). Lorsque l’on clique sur l’icône, une boîte de dialogue s’ouvre et affiche les termes non reconnus dans le dictionnaire. www.opentext.com 7
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Editeur de texte en ligne Des fonctions étendues de catégorisation de l’information En sus du plan de classement et de la recherche en texte intégral, il peut être judicieux de caractériser manuellement les informations afin d’en compléter le contenu par des informations structurées ou d’offrir une recherche structurée en combinaison avec la recherche plein texte. Chaque catégorie se compose d’attributs de tous types (Texte, Nombre, Date, …) multi-valués ou non, avec liste d’autorité ou non, obligatoires ou non, avec valeur par défaut ou non. Les principales fonctionnalités des catégories et des attributs sont les suivantes : • Les attributs peuvent être à valeurs multiples — Les attributs "à valeurs multiples" sont des attributs auxquels vous pouvez assigner plus d’une valeur pour une étiquette donnée. Par exemple, si vous voulez créer des catégories de documents de spécification logicielle en fonction des systèmes d’exploitation qui sont supportés par les applications, vous pouvez créer un attribut appelé "Système d’Exploitation". Si l’application logicielle tourne sur Windows, UNIX et Macintosh, les valeurs multiples permettent d’associer ces trois valeurs à l’attribut "Système d’Exploitation" du document. Ainsi, lorsque l’utilisateur effectue une recherche en prenant pour critère une des valeurs de l’attribut "Système d’Exploitation", le document en question va apparaître dans les résultats. • Tous les utilisateurs autorisés peuvent créer des catégories et des attributs — Dans une organisation, chaque groupe et chaque service identifient les catégories et attributs personnalisés qu’ils souhaitent voir créer pour répondre à leurs besoins spécifiques : pas besoin de s’adresser à un administrateur. Cette fonctionnalité augmente la portée et la puissance des catégories et attributs de www.opentext.com 8
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Livelink ECM - Document Management qui s’étendent à l’organisation toute entière. Cela soulage l’administrateur qui peut consacrer son temps et ses ressources à des tâches plus techniques. • Catégories et attributs bénéficient des fonctions de gestion des autorisations — Les utilisateurs autorisés à éditer les attributs peuvent appliquer de multiples catégories à un élément de Livelink ECM - Document Management. Ces catégories peuvent être dissimulées à certains utilisateurs. • Les catégories sont aussi gérées au niveau des conteneurs (dossier, document composite, …) — Il est possible de configurer la manière dont de nouveaux objets ajoutés à un conteneur "héritent" de la catégorie ou des catégories de l’objet conteneur. De plus, les catégories des objets présents dans un conteneur peuvent être modifiées par lot lorsqu’il y a une modification de la structure des catégories associées au conteneur. Configuration rapide et facile de catégories • Les catégories sont prises en compte lors de la gestion des versions — L’utilisateur peut spécifier si une nouvelle version de l’objet doit être créée lorsque l’on change seulement les valeurs d’attribut de l’objet (et non le contenu de l’objet). Les catégories évoluent et les modifications peuvent être appliquées aux objets déjà caractérisés. Une version peut alors être créée. • Les catégories et les attributs peuvent être édités à tout moment — Les informations des catégories et attributs associées à un document peuvent être éditées à tout moment, y compris pendant l’exécution d’opérations ‘Ajouter Objet’, ‘Ajouter Version’, ‘Déplacer’ et ‘Copier’. Avec les opérations ‘Déplacer’ et ‘Copier’, on a également la possibilité d’hériter des catégories du conteneur de destination, de conserver les catégories du conteneur source ou de fusionner les deux. • Recherche sur les catégories et les attributs via la recherche et les LiveReports™ — L’interface de Livelink Search est dotée de fonctions de recherche sur les critères des catégories et attributs. De plus, on peut accéder aux valeurs des attributs via SQL, ce qui signifie que l’on peut formuler des demandes en utilisant Livelink LiveReports. www.opentext.com 9
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Des fonctions de classification de l’information En complément de la catégorisation de l’information et son rangement dans un plan de classement, Livelink ECM - Document Management offre la possibilité d’offrir une autre vue logique de l’information par thème. Ces thèmes sont organisés dans une arborescence multi-niveaux, et à chaque information on associe un ou plusieurs de ces thèmes (génériques ou spécifiques). Le recherche d’une information peut alors se faire, en conjonction, par : • le plan de classement, • la recherche en texte intégral, • la recherche structurée sur les catégories, • la recherche sur les thèmes de classification. Classification des informations Livelink Renditions : présenter les documents en PDF Livelink Renditions est un service de base de Livelink ECM - Document Management qui permet d’attacher à un document des formats alternatifs. En utilisant la fonction Livelink Renditions, vous pouvez par exemple attacher un format PDF (Portable Document Format) à une version d’un document, puis configurer Livelink ECM - Document Management pour afficher la présentation PDF par défaut lorsqu’un utilisateur visualise un document. www.opentext.com 10
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Attacher une présentation alternative à une version d’un document Il s’agit d’une fonction importante lorsque vous avez besoin de partager des documents qui ne sont pas supportés par l’un des 200 filtres de conversion HTML automatiques disponibles dans Livelink ECM - Document Management. En fournissant une présentation dans un format pouvant être affiché par tout le monde, vous dispensez tous les utilisateurs de faire installer sur leur poste l’application ayant servi à la création originale. Par exemple, en reproduisant des dessins 3D en PDF, vous permettez à tout un chacun de les visualiser en utilisant le logiciel Adobe Acrobat® Reader. Les présentations alternatives sont importantes, également lorsque la fidélité à l’original est exigée. Certains formats, comme PDF, fournissent une présentation précise du document original, qu’on ne peut pas toujours obtenir avec la conversion HTML à la volée. Enfin, les présentations alternatives sont utilisées dans la recherche des documents puisqu’elles aussi sont indexées. Si le document original est dans un format qui n’est pas supporté par les filtres d’indexation, la présentation peut être indexée, ce qui permet de faire figurer le document sur la page des résultats de recherche. On peut ajouter des présentations de façon manuelle aux versions d’un document ou les générer automatiquement en utilisant un processus externe. Retrouver les Informations Livelink Search : un puissant moteur de recherche texte intégral Livelink ECM - Document Management met à votre disposition un moteur de recherche pour vous aider à trouver et accéder aux informations. Livelink ECM - Document Management permet à votre organisation de construire des bases de connaissances de grande taille et interrogeables en indexant tous les objets. La recherche simultanée en texte intégral et sur les catégories et attributs fait également partie des fonctionnalités de Livelink ECM - Document Management. Sa puissante capacité de recherche permet d’offrir un classement intelligent par degré de pertinence et d’effectuer des recherches avec les opérateurs booléens. Restreindre le périmètre de recherche en ciblant des pôles d’informations permet d’affiner la recherche et garantit la pertinence du résultat. Vous pouvez même enregistrer les résultats de vos recherches ainsi que les recherches fréquemment demandées. www.opentext.com 11
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Trouver précisément la bonne information En complément, vous pouvez effectuer, avec les agents de notification, une surveillance active de tout objet ou événement — un ajout à un espace partagé, la création d’un nouvel espace partagé ou le lancement d’un workflow. Livelink assure la fourniture instantanée des informations dont vous et votre équipe avez besoin pour contrôler vos processus et projets, et prendre des décisions en toute connaissance de cause. Les termes recherchés sont surlignés dans le lot résultat afin de présenter le contexte dans lequel le terme a été utilisé. Accédez aux connaissances de l’organisation Avec Livelink ECM - Document Management : • Indexez et organisez les documents avec leurs attributs en fonction de groupes logiques, tels les sites ou les services. • Indexez et recherchez des documents quelque soit leur format, incluant HTML, PDF, PowerPoint, Word, Excel et des dizaines d’autres formats de fichiers informatiques courants. • Procédez au suivi et à la recherche des informations concernant n’importe quel document, sur la base d’attributs tels que l’auteur, la date de création, etc. • Recherchez des objets en vous basant simultanément sur les attributs et le contenu. • Recherchez sur les thèmes de classification. • Recherchez à partir d’un certain point du plan de classement. • Utilisez des critères de recherche avancés : booléens, de proximité, expression entière, recherche par racine ou la fonction thésaurus. • Limitez les recherches à des sous-ensembles d’index logiques ou "Périmètres" d’information. • Enregistrez les recherches fréquemment réalisées. • Enregistrez les listes de résultats de recherche. • Créez vos écrans de recherche personnalisés. www.opentext.com 12
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Live Report : un outil d’analyse des données structurées Des statistiques et autres rapports sur les données structurées LiveReports est un outil puissant de recherche d’informations qui procure un aperçu de l’activité au sein de votre organisation. Ces rapports détaillés vous permettent de suivre l’évolution des processus et des workflows, et d’accéder à des informations dont la compilation pourrait prendre des mois avec d’autres méthodes. Le degré de complexité des interrogations avec LiveReports permet d’obtenir des informations fines et des tableaux de bord sur toute l’activité de votre base de connaissances. Ces tableaux peuvent aussi être présentés sous forme graphique. Recherche Similaire Livelink ECM - Document Management fournit aussi une fonction de « Recherche Similaire » qui permet aux utilisateurs, à la vue d’une information intéressante, de demander au système de retrouver l’ensemble des informations proches de celle-ci. Cette similarité porte aussi sur le contenu des documents, des discussions… Recherche en langage naturel Livelink ECM - Document Management permet aux utilisateurs de saisir leurs critères de recherche par la simple saisie d’une question, comme s’ils posaient la question à une autre personne. Par ailleurs, Livelink ECM - Document Management détecte les termes d’une question qui font référence à une catégorie d’information précise. Exemple de requête : « Trouver tous les documents écrits par Jean Duchemin ». Livelink ECM - Document Management détermine que l’on ne recherche que les éléments de TYPE « Document » et d’AUTEUR «Jean Duchemin ». Ces fonctions augmentent la pertinence des recherches. www.opentext.com 13
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Des recherches en langage naturel Automatisation des processus Livelink ECM - Document Management vous offre un riche éventail d’outils et d’options pour les workflows, qui assurent le contrôle de tous les processus de l’entreprise. Les activités et les informations peuvent être combinées en un flux unifié, ce qui permet d’intégrer les données critiques aux tâches et garantit que l’utilisateur de Livelink ECM - Document Management dispose des informations dont il a besoin pour faire son travail. Automatiser les processus complexes de l’entreprise www.opentext.com 14
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Livelink ECM - Document Management est conçu pour faciliter la création, le déploiement, la modification et la gestion des processus de l’entreprise — quelle qu’en soit la complexité — sans nécessiter la moindre programmation. L’outil de conception graphique des workflows, basé sur la technologie Java, vous permet de modéliser vos processus en quelques clics, de créer les étapes, de désigner des responsables ou des exécutants, d’attacher des documents ou d’autres objets, de créer des sous-workflows, de définir des boucles conditionnelles, de placer des jalons et de spécifier des détails tels que les éléments à livrer et les dates d’échéance. De plus vous pouvez suivre en temps réel l’évolution du processus. Livelink ECM - Document Management vous permet de consulter l’état d’avancement des étapes au fur et à mesure de leur progression au sein même des processus — et ce depuis votre poste de travail. Vous pouvez également modifier le schéma du workflow en toute simplicité. Il suffit de ‘glisser-déposer’ les étapes des workflows sur le schéma pour modifier les processus et les mettre à jour. Gérer les workflows Avec Livelink ECM - Document Management : • Définissez et modifiez la participation des utilisateurs et des groupes aux workflows. • Définissez les étapes, les profils d’attribution et les instructions spécifiques. • Déterminez les étapes qui nécessitent une approbation. • Ajoutez des sous-workflows. • Créez des tâches parallèles de manière à pouvoir exécuter plusieurs étapes simultanément. • Attachez des documents et des dossiers aux flux en bénéficiant de la gestion documentaire et des contrôles de vérifications. • Placez des jalons pour signaler les points les plus importants le long d’un workflow, notamment en termes de délai. • Effectuez un routage dynamique des informations et des processus en vous basant sur des étapes de workflows conditionnels, les valeurs des attributs personnalisés, l’état des workflows, les valeurs figurant dans les formulaires électroniques ou l’état des jalons. Vous pouvez par exemple définir un workflow conditionnel basé sur les jalons — "si on a manqué un jalon, lancer un autre workflow". • Enregistrez automatiquement les versions des workflows — la fonctionnalité de gestion des versions s’applique aussi aux workflows, y compris les rapports d’audit et les autorisations. • Visualisez et suivez toutes les informations ajoutées à chaque étape incluant les documents, les intentions (attributs, accords pour approbation) et les commentaires. • Assignez des étapes à des utilisateurs, assignez des étapes à des rôles, assignez des étapes à plus d’un groupe, d’un rôle, d’un utilisateur et désignez le responsable d’étape en se basant sur le responsable de l’étape précédente ou sur la valeur d’un attribut. • Posez des conditions : les expressions conditionnelles ont des caractéristiques puissantes et flexibles, incluant le support pour les expressions composées et la capacité de définir de multiples chemins. • Utilisez et naviguez simplement à travers l’interface utilisateur. • Utilisez plusieurs LiveReports prédéfinis qui permettent de produire instantanément des rapports sophistiqués sur les workflows en cours ou achevés. • Créez des attributs personnalisés, utilisez un type d’attribut "Utilisateur" pour déterminer les responsables d’étapes ultérieures. • Définissez huit niveaux d’autorisation pour les utilisateurs et les groupes dans un workflow : ‘Voir détails’, ‘Suspendre’, ‘Arrêter’, ‘Effacer’, ‘Archiver’, ‘Changer les autorisations’, ‘Changer la date’ et ‘Changer la route’. • Réalisation d’étapes automatisées – envoi d’email, copie, création d’arborescence …. www.opentext.com 15
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Livelink Forms™ : gestion de formulaires HTML Livelink Forms fournit les services de base de Livelink ECM - Document Management pour les formulaires électroniques et permet de réaliser des formulaires électroniques au format HTML. Livelink Forms vous permet de créer, remplir et visualiser des formulaires électroniques dans un navigateur Web. Vous avez la possibilité de créer de multiples vues d’un modèle de formulaire, incluant des vues ‘lecture seule’ et des vues ‘édition’. Vous pouvez même utiliser des feuilles de style XML (skins), ce qui vous permet d’obtenir des présentations adaptées pour vos formulaires, en fonction des utilisateurs (par exemple des publics de langue différente), ou de changer rapidement l’apparence d’un formulaire. Livelink Forms est complètement intégré au workflow. Vous pouvez inclure des formulaires Web dans les étapes où l’on a recours à des formulaires de workflow et router le processus en fonction des valeurs des données entrées dans les champs des formulaires. L’outil de création de formulaires de Livelink Forms vous permet de créer des formulaires HTML simples dans Livelink ECM - Document Management en ajoutant les attributs (champs, listes déroulantes, etc.) au formulaire. Lorsque vous soumettez le formulaire, il vient s’ajouter aux objets de Livelink ECM - Document Management. Vous pouvez alors, si vous le souhaitez, exporter ce formulaire de base vers le système fichiers en tant que fichier HTML et lui apporter quelques améliorations dans l’éditeur HTML de votre choix en ajoutant des graphiques, en modifiant la présentation, etc. Vous pouvez ensuite rapatrier le formulaire HTML amélioré dans Livelink ECM - Document Management en tant que version de l’original. Conception de formulaires dans Livelink ECM - Document Management Avec Livelink ECM - Document Management: • Automatisez les processus de l’entreprise, tels que les procédures de maintenance impliquant une modification technique, les notes de frais et les bons d’achat, utilisant Livelink Forms • Créez des formulaires, quel que soit le degré de complexité. www.opentext.com 16
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle • Stockez des copies actives de formulaires à n’importe quel endroit dans Livelink. • Faites circuler les formulaires à travers les workflows ou attachez-les aux projets et aux tâches assignées. • Définissez et éditez des attributs de formulaires — ‘lecture seule’, ‘édition’ et ‘cacher’ — pour chaque étape du workflow et pour n’importe quel champ du formulaire. Vous aurez par exemple des champs spécifiques qui, dans une étape spécifique du workflow, pourront être vus mais pas édités. • Indexez et recherchez les données des formulaires. • Ajoutez, changez, créez de nouvelles versions et gérez les formulaires électroniques comme vous géreriez n’importe quel objet de Livelink ECM - Document Management. Livelink Forms hérite des fonctions de la gestion documentaire. Livelink Atlas : une navigation intuitive Livelink Atlas offre une vue semblable à celle de Windows Explorer. Il permet aux utilisateurs de naviguer rapidement d’un espace à l’autre au sein de Livelink ECM - Document Management. Il peut aussi être affiché dans une fenêtre séparée. Il permet aussi de parcourir toute la base de connaissance et d'appliquer des actions aux différents éléments d'information en cliquant sur le bouton droit de la souris. Livelink ECM - Document Management et Livelink Atlas Livelink Multi File Output : Restitution par lots Livelink Multi-File Output permet de facilement télécharger, envoyer par email ou imprimer un ou plusieurs documents depuis Livelink. • Download — Compresse et télécharge un ou plusieurs documents en un seul clic www.opentext.com 17
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle • Email — Compresse, télécharge, et attache un ou plusieurs documents à un nouveau message email en un seul clic • Print — Télécharge et imprime un ou plusieurs documents en un seul clic Des actions courantes, comme répondre aux demandes d’un client ou consolider des rapports hebdomadaires, demandent l’extraction rapide de multiples documents depuis la base documentaire, tout en minimisant le temps de téléchargement pour les utilisateurs. Livelink Multi File Output fonctionne avec tout type de document et peut restituer le contenu de dossiers complets, documents composites et autres conteneurs dans Livelink en une seule action. Vous pouvez aussi utiliser Livelink Multi File Output avec les collections Livelink, pour rassembler de l’information depuis tout endroit de Livelink et les restituer en une seule fois, à la manière d’un panier d’achat qu’on peut trouver sur un site de commerce en ligne. Avec Livelink Multi File Output: • Imprimez un ou plusieurs documents de Livelink en un seul clic. • Comprimez et envoyez par email un ou plusieurs documents en un seul clic. • Comprimez et téléchargez un ou plusieurs documents en un seul clic.. • Réalisez des actions multiples depuis la page de navigation de Livelink, la page de résultats, un attachement de workflow ou une collection Livelink. • Respects Livelink Enterprise Server permissions on each container and document. • Réalisez des compressions zip sur le serveur pour garantir un niveau de performance sur toutes les stations de travail. • Travaillez avec les alias Livelink. • Les composants peuvent être autorisés de manière individuelle pour le téléchargement, l’envoi par email ou l’impression. • Affiche une barre de progression pour la file d’impression. Livelink Explorer™ : une intégration complète à Windows Livelink Explorer permet aux utilisateurs de Windows® d’accéder aux fonctionnalités de Livelink ECM - Document Management directement depuis leur poste de travail. Livelink Explorer se présente comme une extension de l’arborescence Windows, permettant de naviguer au sein de la base de Livelink ECM - Document Management en présentant l’information en mode liste, icônes… selon les habitudes de l’utilisateur dans Windows. Il peut ainsi réaliser ses opérations habituelles de « Glisser-déposer », de déplacer, de copier… entre les dossiers de Livelink ECM - Document Management ou Windows. Les fonctions propres à Livelink ECM - Document Management sont aussi disponibles au travers du menu contextuel (bouton droit de la souris) de Windows. www.opentext.com 18
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Livelink Explorer offre aussi les fonctionnalités avancées de travail en mode déconnecté en permettant aux utilisateurs de "marquer" des contenus qu’ils sélectionnent dans un référentiel Livelink pour les consulter hors connexion. Pendant la connexion, le contenu "marqué" dans Livelink ECM - Document Management est "répliqué" dans un "cache" sur le disque local de l’utilisateur. Lorsque l’utilisateur est hors connexion, il peut naviguer, visualiser et éditer le contenu, notamment de documents, à travers Windows Explorateur. Lorsque l’utilisateur se reconnecte, les éléments publiés dans Livelink ECM - Document Management, marqués par l’utilisateur et qui ont été modifiés sont automatiquement mis à jour sur le poste de l’utilisateur. De même, si l’utilisateur a marqué et réservé des documents, les documents modifiés sur son poste de travail sont ajoutés, en tant que nouvelle version, aux documents originaux. Enfin, Livelink Explorer s’intègre aux différentes applications bureautiques de l’utilisateur : Adobe Acrobat, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Project, Microsoft Visio, Microsoft OutLook ou Lotus Notes Messagerie. Cette intégration permet aux utilisateurs de gérer les informations (documents, mails…) dans Livelink ECM - Document Management, directement depuis ces applications. Avec Livelink Explorer, Livelink ECM - Document Management est intégré au poste de travail de l'utilisateur. Livelink Explorer : • Est intégré à Windows Explorer. • Supporte l’affichage en arbre de dossiers et de fichiers, tout en respectant les permissions. • Permet à l’utilisateur de « Glisser-Déposer » les éléments entre les dossiers de Livelink ECM - Document Management et Windows. • Permet à l’utilisateur de réserver et restituer plusieurs documents simultanément. • Trace les documents modifiés sur le poste local. • Offre une fonction « Explorer à partir d’ici » sur les objets de Livelink ECM - Document Management pour accéder directement à une interface de type Windows depuis le navigateur Web. • Permet d’ajouter des raccourcis sur son bureau directement vers un dossier se trouvant dans la base documentaire www.opentext.com 19
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Livelink Explorer, une intégration complète à Windows • Ouvre une page Web dans Windows Explorer pour exploiter les fonctions avancées de Livelink. • Offre une connexion sécurisée et transparente vers Livelink ECM - Document Management. • Propose un menu contextuel de Livelink ECM - Document Management en adéquation avec les droits de l’utilisateur. • Offre toutes les fonctionnalités de travail en mode déconnecté. • Assure une communication sécurisée avec le serveur en respectant la couche SSL et le protocole http/https. • Prend en compte les éléments personnalisés dans Livelink ECM - Document Management. • Propose un menu et des boutons dans Adobe Acrobat, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, MS Project, MS Visio, Microsoft OutLook ou Lotus Notes Messagerie pour accéder à Livelink ECM - Document Management. Livelink eLink™ : une intégration forte à la messagerie Livelink eLink permet d’étendre les fonctions du travail collaboratif en intégrant plus fortement Livelink ECM - Document Management à la messagerie de l’utilisateur. Il permet d’enrichir les notifications e-mail d’événements survenant dans la base de Livelink ECM - Document Management et offre la possibilité aux utilisateurs de publier des mails et des documents depuis leur messagerie. Livelink eLink intègre Livelink ECM - Document Management à n’importe quelle application standard de messagerie et vous permet ainsi de : www.opentext.com 20
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle • Recevoir des instructions détaillées concernant les étapes du workflow et les tâches avec des documents attachés, directement dans votre messagerie. • Associer une adresse mail à un dossier ou un document composite afin de publier un document dans cet espace directement depuis une messagerie standard. • Accéder à ses mails depuis Livelink ECM - Document Management. Par ailleurs, au sein de Livelink ECM - Document Management, une fonction « Envoyer mail » est disponible pour envoyer un mail directement depuis Livelink ECM - Document Management en pointant sur un document, pour envoyer une copie de ce document à quelqu’un, ou pour faire part de remarques à l’auteur d’un document en lui envoyant le lien sur le document que vous êtes en train de traiter. Un accès direct au mail depuis Livelink ECM - Document Management Livelink Recommender : l’avis des experts sur le document Livelink Recommender permet à chaque utilisateur autorisé de noter, de commenter et recommander les informations gérées au sein de Livelink ECM - Document Management afin d’offrir aux lecteurs des appréciations sur leur pertinence. Livelink Recommender permet aussi de proposer automatiquement des liens sur les contenus proches. Il est aussi possible de rechercher sur toutes les appréciations et autres notes. De plus, pour chaque utilisateur, une page personnelle permet de lui présenter toutes les informations relatives aux appréciations : les siennes, celles des utilisateurs ayant les mêmes intérêts que lui, des statistiques de consultations… Livelink Recommender facilite la découverte des informations, les qualifie et rapproche les utilisateurs qui ont les mêmes intérêts. Il offre les fonctionnalités suivantes : • Une page personnelle qui présente : quels sont les nouveaux documents, ceux qui sont les plus utilisés et quels utilisateurs ont les plus fort taux d’utilisation quels sont les documents récemment manipulés par l’utilisateur connecté une suggestion des documents proches de ceux qu’il a manipulés et des utilisateurs ayant des intérêts proches www.opentext.com 21
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle • Une fonction permettant de donner des appréciations et une note au document • Un ensemble d’attributs (notes, synopsis, commentaires, explications…) pour structurer les appréciations • L’initialisation automatique d’un synopsis à partir du résumé ou description du document • Des paramétrages d’administration : Choix des icônes graphiques pour afficher la note Le nombre maximum d’appréciations par document Possibilité d’effacer les appréciations en fonctions de dates ou de fréquence d’utilisation • Un export des données d’appréciation au format XML. Des experts du sujet ont recommandé ce document. Livelink WebDAV : une intégration native avec la bureautique Livelink WebDAV fournit un point d’entrée standard à Livelink ECM - Document Management. En supportant le protocole Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV), Livelink WebDAV permet aux utilisateurs de Livelink ECM - Document Management d'atteindre, créer et contrôler les dossiers et les documents de Livelink ECM - Document Management directement depuis les applications bureautiques standards qui supportent ce protocole, telles que Microsoft Office®, Microsoft WebFolders et Adobe® Acrobat. Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir le contenu de Livelink ECM - Document Management directement depuis l'explorateur de Microsoft Windows® qui offre la possibilité de « Glisser-Déposer » des documents et des dossiers entre leur poste de travail et Livelink ECM - Document Management. En double- cliquant simplement sur un document, les utilisateurs peuvent l’ouvrir pour le visualiser et le modifier www.opentext.com 22
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle directement dans son application d’origine, telle que Microsoft Word. Le document est automatiquement verrouillé une fois ouvert et automatiquement libéré une fois sauvegardé. Avec Livelink WebDAV, Livelink ECM - Document Management est encore plus intégré au poste de travail de l'utilisateur : • Livelink supporte le protocole Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) • Livelink WebDAV permet aux utilisateurs de se connecter directement à Livelink ECM - Document Management depuis les applications supportant WebDAV telles que les applications Microsoft Office, Microsoft WebFolders, Adobe Acrobat, Macromedia®,… • L’utilisateur réalise les opérations suivantes dans Livelink ECM - Document Management, directement depuis les applications WebDAV : Ajouter des documents et des dossiers Déplacer, copier et supprimer des dossiers, des documents simples ou composés Prendre et remettre des documents de et dans Livelink ECM - Document Management en les ouvrant simplement (Fichier > Ouvrir) et en les sauvegardant (Fichier > Enregistrer ou Fichier > Fermer) en utilisant un client WebDAV Parcourir le contenu des conteneurs Livelink ECM - Document Management, y compris l’espace Personnel, l’espace Entreprise, les dossiers, les documents composites, les listes de tâches et les discussions « Glisser-Déposer » les documents et les dossiers entre Livelink ECM - Document Management et Microsoft WebFolders • Les utilisateurs de Livelink ECM - Document Management s’authentifient en se connectant par des clients WebDAV par l'intermédiaire du protocole HTTP, avec ou sans service d’annuaire. www.opentext.com 23
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Les documents de Livelink ECM - Document Management directement depuis Windows www.opentext.com 24
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Livelink Recycle Bin : protection contre les suppressions Livelink Recycle Bin permet de déplacer les objets supprimés dans sa corbeille au lieu d’être effacé de manière permanente. Livelink Recycle Bin supporte tous les types d’objet Livelink ECM - Document Management et fournit à chaque utilisateur la possibilité d’accéder par l’interface Web aux éléments dans la corbeille, selon les permissions. L’interface de la corbeille est similaire à l’interface conviviale, ce qui la rend intuitive et simple à utiliser. Les utilisateurs peuvent trier le contenu par date et accèdent uniquement aux fonctions d’un objet selon les permissions. De plus, les éléments supprimés sont organisés en dossiers hiérarchiques par année, mois et jour, rendant les objets simples à retrouver. Livelink Notification : les alertes par e-mail Livelink Notification est un service de base de Livelink ECM - Document Management qui permet d’opérer une surveillance continue des événements survenant dans la base de Livelink ECM - Document Management. Les utilisateurs peuvent définir quels sont les événements qui les intéressent et qui pourront donner lieu à une notification. Le paramétrage de ces agents de notifications peut se faire de façon générique : « me prévenir dès qu’une tâche a du retard » (quel que soit le type de tâche ou son origine) ou spécifique : « s’il se passe tel événement sur tel document alors me prévenir ». Les événements pouvant faire l’objet d’une surveillance • Le moment où l’on ajoute une rubrique d’information, une réponse, un sujet, un document composé, une révision, une autre rubrique ou une version. • Le moment où l’utilisateur est affecté à un groupe ou se voit assigner une étape du workflow. www.opentext.com 25
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle • Les retards survenus dans les workflows ou les étapes de workflows. • Le moment où un workflow est terminé. Réception de notifications d’événements par e-mail Livelink Prospectors™ Livelink Prospectors est un module offrant la possibilité aux utilisateurs de lancer des agents de recherche. Ces agents jouent le rôle d’assistants de recherche virtuels qui surveillent les sources de données connectées à Livelink ECM - Document Management à la recherche d’informations spécifiques. Les individus et/ou les équipes ont besoin d’être en permanence à jour sur des domaines de connaissances, telles les équipes de veille concurrentielle, de veille technologique, où simplement pour se constituer une culture sur un sujet pour un projet. Il suffit alors de définir des agents de recherche en précisant les termes et/ou expressions et autres informations connexes sur lesquels on souhaite être alerté. Les agents fonctionnent alors en arrière plan en scannant toute nouveauté ou modification intervenant sur l’une des sources de données à surveiller. Dès lors qu’une information satisfait au critère de sélection de l’individu ou du groupe, elle vient enrichir un puits d’information. Une alerte prévient alors les utilisateurs de l’arrivée d’une telle information et ils peuvent choisir de la conserver au sein du puits ou de la faire disparaître, selon sa pertinence. www.opentext.com 26
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Des agents de recherche qui surveillent vos centres d’intérêts Livelink et le XML Livelink ECM - Document Management inclut l’utilisation des technologies XML (eXtensible Markup Language) dans plusieurs domaines importants décrits ci-dessous. • Un analyseur XML et un moteur XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) font partie des éléments constitutifs de base de Livelink ECM - Document Management. Plusieurs fonctionnalités de Livelink ECM - Document Management reposent sur cette puissante base XML. • Une fonction d’Import/Export XML est disponible pour chaque type d’objet de Livelink ECM - Document Management (standard ou personnalisé) utilisant la définition de type de document (DTD). Cela permet d’exporter et d’importer, entre autres, les informations des catégories et attributs, les informations sur la version, le contenu d’un document et le traitement XSLT au langage XML. Étant donné que le langage XML est un standard ouvert, cette fonctionnalité permet une liaison aisée de Livelink ECM - Document Management avec des applications externes qui prennent également en charge XML. • Livelink ECM - Document Management indexe les documents XML sous leur format natif. Lorsque les DTD XML (ou des instances correctement formées) sont insérées dans Livelink ECM - Document Management, les éléments et attributs XML qui les définissent sont définis comme des zones interrogeables dans l’index de Livelink ECM - Document Management. Ainsi, les utilisateurs peuvent interroger le contenu d’éléments spécifiques dans des documents XML. • Toute source de données externe pouvant être représentée en XML peut être indexée par le moteur de recherche de Livelink ECM - Document Management à l’aide d’un activateur XML inclus en tant que composant standard de l’architecture des flux de données. Ainsi, les administrateurs peuvent www.opentext.com 27
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle configurer le processus d’indexation pour des données mises à jour à l’extérieur de Livelink ECM - Document Management sans avoir besoin d’adaptations logicielles. Feuilles de style XSL La technologie XML/XSL permet une personnalisation aisée de l'interface. Un habillage XML d'une page standard de Livelink ECM - Document Management Les données XML exportées depuis Livelink ECM - Document Management peuvent être utilisées pour jouer le rôle d’interface entre Livelink ECM - Document Management et d’autres applications, notamment des portails. Il est possible de créer des habillages XML (XML skins) en utilisant des modèles de feuilles de style XSL pour afficher le document XML exporté depuis Livelink ECM - Document Management, en utilisant une disposition et une apparence personnalisées. Déploiement Rapide Livelink ECM - Document Management vous permet de configurer et déployer une solution Intranet ou Extranet très rapidement. Aucune programmation ou personnalisation supplémentaire n’est nécessaire pour commencer à utiliser l’ensemble des fonctionnalités de Livelink ECM - Document Management. Comme Livelink ECM - Document Management dispose d’une interface entièrement basée sur le Web, tout ce que vous devez faire pour le déployer au niveau de vos utilisateurs consiste à leur envoyer un message électronique spécifiant leur identifiant d’ouverture de session et l’URL du système Livelink ECM - Document Management. Les utilisateurs ont simplement besoin de leur navigateur Web. Aucun autre logiciel n’est requis sur les postes de travail. Grâce à son aide complète et contextuelle, Livelink ECM - Document Management permet aux nouveaux utilisateurs de se former aisément et de devenir très rapidement des utilisateurs productifs du système. www.opentext.com 28
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Architecture de Livelink ECM - Document Management Investir dans une application d’entreprise complète telle que Livelink ECM - Document Management est une importante décision. Vous voulez être certain que vous avez pris la bonne décision ? Vous connaissez vos besoins actuels, mais quels seront-ils d’ici un, deux ou trois ans ? Livelink ECM - Document Management sera-t-il en mesure d’évoluer avec vous ? Pourra-t-il répondre à vos besoins qui auront évolué ? La réponse à ces trois questions est un oui catégorique. Vous pouvez protéger et optimiser votre investissement dans Livelink ECM - Document Management en utilisant ses services de base (recherche, référentiel de documents, workflows, …) pour créer de nombreuses applications verticales, départementales et d’entreprise. Le large éventail de modules optionnels de Livelink ECM - Document Management vous permet d’ajouter au système Livelink de base de nombreuses fonctionnalités, telles que la gestion des archives et la gestion de l’emploi du temps au niveau de l’entreprise, les signatures électroniques... De plus, le SDK (Software Development Kit) et les Activateurs Livelink vous permettent d’étendre les fonctionnalités et de les intégrer aux autres systèmes d’entreprise. L’API (Application Programming Interface) Livelink (LAPI) présente toutes les fonctions du serveur, permettant ainsi de développer des intégrations à l’aide des langages C, C++, Visual Basic et Java. Des extensions de LAPI sont également disponibles pour CORBA (Common Object Request Broker Architecture) et BAPI (Business Application Programming Interface) de SAP®. Livelink ECM - Document Management offre en standard une large gamme de fonctionnalités qui répond à un grand nombre de problématiques. Mais Livelink ECM - Document Management est avant tout une solution ouverte qui offre de fabuleuses opportunités de personnalisation, d’intégration et de développement de nouvelles fonctionnalités, ce qui fait de Livelink ECM - Document Management une solution hautement extensible qui assure un solide retour sur investissement. Open Interchange Architecture™ La plupart des entreprises reconnaissent aujourd’hui le besoin d’intégrer les applications de front office et de back-office pour répondre à leurs besoins e-business. L’extension des capacités des systèmes de l’entreprise peut permettre de réaliser d’importants gains de productivité et de bénéficier d’avantages concurrentiels durables, non seulement au cœur de l’entreprise, mais également à l’extérieur, chez les partenaires commerciaux et les clients. Pour prendre en charge ce niveau d’intégration, Open Text fournit l’architecture OIA (Open Interchange Architecture). Il s’agit d’un environnement extensible, conçu pour fournir un point d’accès unique au contenu, aux applications existantes et aux informations structurées qui sont essentielles pour les processus e-business et de commerce collaboratif. Employant des standards de l’industrie tels que le langage XML pour l’échange des données et l’architecture CORBA pour l’informatique distribuée, l’architecture OIA assure l’interopérabilité entre les outils de travail collaboratif, les interfaces et les périphériques frontaux, et les systèmes et applications de back-office. L’architecture OIA permet tout particulièrement aux clients d’effectuer les tâches suivantes : • Etendre l’accès aux anciennes données et applications prises en charge par des outils de développement de portail d’autres éditeurs. • Accéder de façon sécurisée aux objets de Livelink ECM - Document Management tels que les discussions, les tâches et les espaces partagés directement à partir de portails tiers. • Tirer parti de l’accès portail sans avoir à se soucier de la personnalisation et de la prise en charge des contrôles pour l’accès aux informations de Livelink ECM - Document Management. • Réduire les besoins d’administration en effectuant pratiquement toute l’administration de Livelink ECM - Document Management au sein des portails tiers. www.opentext.com 29
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle • Créer des applications collaboratives hautement évolutives par le biais d’une architecture distribuée couvrant plusieurs serveurs de portail et instances de Livelink ECM - Document Management. Architecture ouverte Livelink ECM - Document Management est basé sur une architecture 100% Web à trois niveaux et respecte les standards d’Internet et du marché. Livelink ECM - Document Management est une solution modulaire, hautement évolutive, ouverte et sécurisée. Une architecture ouverte reposant sur des standards Niveau Accès Le niveau Accès permet à tous les utilisateurs d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités offertes par Livelink ECM - Document Management, après identification et selon les droits. Une API (VB, C, C++, Java, EJB, .NET…) permet aussi aux développeurs de créer de nouvelles applications interfacées à Livelink ECM - Document Management. Les navigateurs et les serveurs HTTP de Microsoft et de Netscape suffisent à l’utilisation de Livelink ECM - Document Management. « BEA WebLogic Express and Entreprise servers » sont aussi supportés en utilisant les servlets Livelink, alternative à l’utilisation de l’interface CGI ou ISAPI. www.opentext.com 30
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Niveau Serveur Le niveau Serveur est une application multi-threads permettant une montée en charge importante et garantissant une haute disponibilité des services. Ce niveau fournit tous les services de Livelink ECM - Document Management. Livelink ECM - Document Management fonctionne sur Windows et les principales plate-formes Unix. Niveau Données Le niveau Données s’appuie sur un système de gestion de bases de données SQL du marché et offre ainsi une ouverture et la possibilité de gérer de hauts volumes d’informations tout en garantissant les performances. Les bases de données Sybase, MS-SQL et Oracle sont supportées par Livelink ECM - Document Management. Les documents électroniques peuvent être gérés au sein du SGBD (BLOBs) ou sur le système de fichiers. Les indexes de recherche sont générés automatiquement par les services de Livelink ECM - Document Management et sont stockés sur le système de fichiers. Des configurations flexibles Une instance de Livelink ECM - Document Management est constituée de plusieurs composants logiciels. L’architecture flexible de Livelink ECM - Document Management vous offre plusieurs options pour configurer et faire évoluer votre système afin d’optimiser les performances et la disponibilité du système. Cette section présente une vue d’ensemble de certaines des configurations les plus courantes, à savoir : • l’installation de tous les composants sur une seule machine, • l’exécution du SGBDR (Système de Gestion de Base de Données Relationnelles) et de l’index de Livelink ECM - Document Management sur des hôtes distincts, • l’exécution de plusieurs instances de Livelink ECM - Document Management sur un cluster de serveurs. Déterminer la configuration appropriée à votre situation implique une analyse de plusieurs facteurs, parmi lesquels le nombre d’utilisateurs nommés, la quantité de données dans le référentiel de Livelink ECM - Document Management, la fréquence des transactions, etc. Les équipes techniques d’Open Text sont à votre disposition pour vous aider à analyser vos besoins et établir la configuration optimale pour votre entreprise. Configuration avec une seule machine La configuration la plus simple pour Livelink ECM - Document Management consiste à tout installer sur une machine unique. Cela garantit un système simple à installer et à administrer. Une configuration à un seul hôte est appropriée pour les instances de Livelink ECM - Document Management utilisées dans le cadre de démonstration, de test, de formation ou de développement, étant donné que ces systèmes se caractérisent généralement par un nombre réduit d’utilisateurs nommés et une activité de traitement réduite. Pour une instance de production de Livelink ECM - Document Management, Open Text vous conseille d’utiliser une des configurations à plusieurs hôtes décrites dans les sections suivantes. www.opentext.com 31
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Configuration avec une machine unique Exécution du SGBDR et de l’index sur des machines indépendantes La configuration la plus courante pour de production, comportant un nombre moyen d’utilisateurs nommés et ayant une activité de traitement moyenne, est d’héberger le référentiel SGBDR et de production (stockage des bases de données externe et interne) sur un ordinateur hôte dédié, de faire fonctionner les serveurs de Livelink ECM - Document Management et HTTP sur des ordinateurs hôtes dédiés, et de placer l’index du référentiel de Livelink ECM - Document Management (et d’autres index) sur un ordinateur hôte dédié. Le client SGBDR est utilisé pour connecter Livelink ECM - Document Management au SGBDR sur le réseau. La technologie du serveur Admin de Livelink ECM - Document Management vous permet de répartir sur plusieurs ordinateurs hôtes les processus qui entretiennent l’index dynamique du référentiel de Livelink ECM - Document Management. SGBDR et l’index sur des ordinateurs hôtes indépendants La répartition du SGBDR, du serveur Livelink ECM - Document Management et des processus d’indexation sur plusieurs ordinateurs hôtes améliore les performances de l’ensemble du système Livelink ECM - Document Management. Le serveur Livelink ECM - Document Management a une plus grande disponibilité pour traiter les demandes des utilisateurs, les mises à jour ou les téléchargements de fichiers. Les processus de recherche de Livelink ECM - Document Management sont plus disponibles pour répondre aux demandes de recherche. Ce type de configuration peut être adapté en ajoutant des processeurs et de la mémoire aux ordinateurs hôtes et peut aisément être transformé en cluster de serveurs Livelink ECM - Document Management. www.opentext.com 32
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Architecture cluster L'utilisation d’un cluster accroît l’évolutivité et les performances. Pour les applications d’entreprise à haute performance, la mise en place d’un cluster Livelink ECM - Document Management offre une évolutivité et des performances maximales. Un cluster Livelink ECM - Document Management est une série de serveurs Livelink ECM - Document Management placés sur des ordinateurs hôtes indépendants qui sont connectés en parallèle à la base de données de Livelink ECM - Document Management qui se trouve sur un ordinateur hôte séparé. L’index du référentiel de Livelink ECM - Document Management est également sur un ordinateur hôte qui lui est propre. Un dispositif d’équilibrage répartit les requêtes des utilisateurs entrantes sur les serveurs Livelink ECM - Document Management en fonction de leur disponibilité. Un cluster de serveurs Livelink ECM - Document Management permet de faire évoluer linéairement le système en cas d’accroissement de son utilisation en ajoutant des ordinateurs hôtes serveurs. Cluster de serveurs Livelink ECM - Document Management Un cluster fournit également une redondance car il est possible de déconnecter un serveur Livelink ECM - Document Management pour la maintenance, alors que les autres serveurs restent disponibles pour les utilisateurs. Un niveau de sécurité qui répond à vos exigences Lorsque vous investissez dans un système de gestion de contenu et des informations de votre entreprise, vous voulez être certain que vos informations sont sécurisées. Livelink ECM - Document Management est conçu pour fournir des services de protection fiables allant au-delà de la protection normale du réseau d’entreprise et de l’accès. L’architecture de protection totale à plusieurs niveaux de Livelink ECM - Document Management a fait ses preuves dans de nombreuses industries et entreprises sensibles, parmi lesquelles l’une des agences nationales de sécurité aux Etats-Unis et les principaux établissements financiers du globe. www.opentext.com 33
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Utilisateurs et Groupes Livelink ECM - Document Management offre toute la latitude nécessaire pour représenter l’organisation hiérarchique et fonctionnelle de l’entreprise et permet d’affecter des privilèges à chaque utilisateur. Gestion des privilèges des utilisateurs Authentification Dans Livelink ECM - Document Management, la sécurité commence par l’authentification de l’utilisateur. L’authentification de l’utilisateur garantit la sécurité de l’information Tout utilisateur qui accède à Livelink ECM - Document Management se voit attribuer un nom d’utilisateur unique et un mot de passe personnel. Lorsqu’un utilisateur a été authentifié, Livelink ECM - Document Management sécurise en conséquence l’accès et l’autorisation pour tous les fichiers ou documents du système. Droits différenciés sur l’information Grâce à une structure d’autorisation à neuf niveaux, Livelink ECM - Document Management garantit que tout objet se trouvant dans la bibliothèque des connaissances - fichiers, documents, Workflows, discussions, tâches, nouveaux articles, etc. - possède des niveaux d’autorisation spécifiques attribués à chaque utilisateur. www.opentext.com 34
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Gestion souple et rigoureuse des droits Livelink ECM - Document Management utilise le protocole SSL (Secure Sockets Layer) garantissant que seuls des utilisateurs autorisés peuvent lire, modifier ou manipuler les informations. Du fait que Livelink ECM - Document Management possède une architecture d’échange ouverte, les clients peuvent mettre en place des services de protection supplémentaires comme par exemple des certificats numériques ou des signatures numériques de façon à créer une solution de sécurisation complète et optimale. Livelink SEA Servlet Livelink SEA Servlet est un composant servlet J2EE qui permet un accès sécurisé à Livelink ECM - Document Management, notamment pour le chargement de fichiers, éliminant le besoin de définir un lien vers le système de fichiers en assurant les communications au travers du port de Livelink ECM - Document Management. SEA est un acronyme de Secure Extranet Architecture. Dans une architecture basique de Livelink ECM - Document Management, une application ou un serveur web doit être installé et configuré sur la même machine que Livelink ECM - Document Management pour autoriser l’accès utilisateur au travers du navigateur web. Livelink SEA Servlet est un ensemble de logiciel, installation, configuration et processus de sécurité pour permettre au serveur d’application de résider non seulement sur une machine différente, mais aussi de permettre des accès sécurisés à Livelink depuis un environnement extranet ou internet. Au travers d’une isolation réseau par niveaux, et de changements de protocole au niveau réseau, Livelink SEA Servlet peut isoler l’application et serveur web, Livelink, la base d’index et / ou la base de données sur des réseaux distincts, pour permettre une architecture à deux, trois ou quatre niveaux si nécessaire. www.opentext.com 35
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Architecture 4-tier Livelink sans redondance matérielle Livelink SEA Servlet comprend 2 parties: 1) l’architecture elle-même, qui définit l’emplacement et l’interaction entre les serveurs et 2) la servlet SEA. Livelink Directory Services Livelink Directory Services™ permet une synchronisation avec les annuaires LDAP et NTLM. Livelink Directory Services™ permet une synchronisation transparente de la liste des utilisateurs de Livelink ECM - Document Management avec les services d’annuaire central LDAP ou de domaine NT afin de centraliser l’administration des utilisateurs au niveau entreprise et d’alléger la tâche des administrateurs de Livelink ECM - Document Management en terme de création, modification et suppression des utilisateurs. Livelink Directory Services™ offre ainsi la mise en place d’une connexion unique entre Livelink ECM - Document Management et les autres applications du système d’information afin que les utilisateurs soient reconnus sans devoir ressaisir leur nom de connexion et leur mot de passe. www.opentext.com 36
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Livelink ECM - Document Management se synchronise aux annuaires d'entreprise Liste des fonctions Livelink ECM – Document Management contient : • Livelink Enterprise Workspace • Livelink Personal Workspace • Livelink Documents • Livelink Folders • Livelink Compound Documents • Livelink Shortcuts • Livelink URLs • Livelink Attributes and Categories • Livelink Version history • Check-in/check-out, • Livelink Audit Trail • Livelink Permissions • Livelink Recycle Bin • Livelink Text Editor • Livelink Spell Checker • Livelink Manual Classifications • Livelink Notifications • Livelink Nicknames • Livelink Short Links • Livelink Enterprise Server Storage Provider www.opentext.com 37
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle • Livelink Search (Full Text, Livelink-Aware NLQ, Slices, Directory Walker, Saved Queries, Snapshots, Hit-Highlighting, Summarization, Result Themes, Soundex, Thesaurus, Boolean, Search templates, Native XML Searching, Metadata Searching, Find Similar) • Livelink Prospectors • LiveReports • Livelink Workflow (including Workflow Painter) • Livelink Recommender • Livelink Appearance HTML • Livelink Directory Services • Livelink eLink • Livelink Multi-File Output • Livelink Office Editor MSI Install Package • Livelink Renditions • Livelink SEA Servlet • Livelink WebDAV • Livelink WebForms • Livelink Explorer Professional www.opentext.com 38
    • Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle Contact Pour toute information complémentaire : info.france@opentext.com Monde Americas Europe Asia/Pacific France Americas Asia/Pacific www.opentext.com Tour Areva 2201 South Waukegan Road 138 Harris Street Info@opentext.com Bannockburn, IL 1 place de la coupole Pyrmont, NSW 2009 USA 60015 92084 La Défense Cedex International Sales Australia FRANCE +800-4996-5440 Phone : 847-267-9330 Phone :+61-2-9552-3334 Fax : 847-267-9332 Tel :+33 1 47 96 54 00 Fax :+61-2-9552-3446 Fax :+44 1 47 96 54 01 Copyright © 2006 Open Text Corporation. Le copyright de ces documents et des logiciels associés est la propriété absolue d’Open Text. Ces documents et les logiciels associés ne peuvent être copiés, intégralement ou en partie, sans l’autorisation expresse écrite d’Open Text. Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées sans préavis. Tous droits réservés. Imprimé en France www.opentext.com 39