Importanţa prelucrări şi stocării calitative a resurselor Bibliotecii: catalogare, sistematizare, indexare

1. Biblioteca Ştiinţificăa Universităţii de Stat „Alecu Russo”din Bălţi Conferinţa Ştiinţifică aniversară Biblioteca Ştiinţifică - 65 de ani în rolul de partener şi inovator al procesului educaţional şi de cercetare ştiinţifică universitară 15 decembrie 2010 Importanţa prelucrări şi stocării calitative a resurselor Bibliotecii: catalogare, sistematizare, indexare LinaMIHALUŢA, director adjunct

2. 65 de ani BibliotecaŞtiinţifică parte integrantă a procesului de studiuşicercetare

3. Astăzi bibliotecile deţin milioane de publicaţii. Pentru ca utilizatorii să-şi găsească informaţiile de care au nevoie, bibliotecarul trebuie să realizeze un şir de procese, bunăoară cum ar fi prelucrarea / stocarea / ordonarea. Toate aceste procese sunt realizate conform standardelor, normelor, metodologiilor şi procedurilor specifice fiecărui tip de documente. În Republica Moldova sunt utilizate STAS-urile de descriere bibliografică din familia ISBD, dar începând cu 1 mai 2005, Republica Moldova a acceptat Standardul interstatal GOST 7.1.03 - “Înregistrarea bibliografică. Descrierea bibliografică. Cerinţe generale şi reguli de alcătuire” în calitate de standard naţional.

4. Numeroasele schimbări ce se produc în activitatea de catalogare/clasificare au influenţat modul de prelucrare a documentelor de bibliotecă. Esenţa activităţilor biblioteconomice a rămas acceeaşi în pofida noilor tehnologii informaţionale care au avut un impact benefic asupra instrumentelor pe care le utilizează bibliotecarii, impunându-le cunoştinţe şi abilităţi adecvate. Noile Principii Internaţionale de catalogare, anunţate de IFLA în 2009 sunt bazate pe modele conceptuale ale FRBR (Cerinţe Funcţionale pentru Înregistrările Bibliografice) şi FRANAR (Cerinţele funcţionale şi de numerotare Authority Records (FRANAR) as originally appointed were Françoise Bourdon Înregistrări de autoritate), modele care vor exinde câmpul de aplicare a acestora de la lucrarea tip text la toate tipurile de documente.

5. Utilizarea acestor instrumente specializate creează modalităţi uniforme de lucru în sistemul bibliotecilor, astfel asigurând beneficiarilor posibilităţi noi de căutare, regăsire rapidă a informaţiei în sistemele de informare electronice. Procesul de Catalogare este modulul de bază, care înregistrează informaţiile referitoare la conţinutul documentelor. De calitatea sau modul de introducere a informaţiei depinde eficienţa căutării şi regăsirii lor în OPAC/Web OPAC.

6. Informatizarea proceselor de bibliotecă, cu precădere a operaţiunilor de catalogare îşi are începutul pe la finele secolului trecut, perioadă în care a şi fost concepută crearea Catalogului electronic. Implementarea noului soft integrat de bibliotecă TINLIB n-a fost deloc uşoară. Noul soft nu era preconizat pentru bibliotecile din învăţământ ci pentru cele publice, multe din operaţiunile de catalogare cereau îmbunătăţiri şi adaptări.

7. Numai aici în Biblioteca noastră, s-a reuşit să pastrăm catalogarea documentelor în original şi să evităm trasliteraţia, să realizăm procesul de imprimare a seturilor de fişe pentru toate tipurile de documente ca mai apoi informaţia să fie accesibilă şi pentru utilizatorii (cărţi, reviste, mmateriale AV) cataloagelor tradiţionale pe care le deţinem la moment (de serviciu, public, Oficiul Literatură în limbi străine), la fel şi fişele de însoţite şi cele pentru catalogul topografic. Pentru un catalog electronic expus on-line nu este suficient să conţină numai informaţii curente, dar şi retroconversia fondurilor din subdiviziunele Bibliotecii – integral al sălilor de lectură şi parţial al sălilor de împrumut.

8. Catalogul electronic (http://libruniv.usb.md), vizualizat cu ajutorul modulului OPAC şi modului TinRead de pe site-ul Bibliotecii, propune utilizatorilor o bază de date de circa 295 mii notiţe bibliografice ( 59 % din toate titlurile) nu numai informaţii privind cărţile, revistele şi alte seriale deţinute în colecţiile Bibliotecii, materiale audiovizuale şi electronice, or, articolele din ziare, reviste şi culegeri, dar şi textele integrale ale unor monografii, manuale, cursuri ale profesorilor, lucrări ale biblotecii expuse în Biblioteca digitală, care conţite, la moment, peste 100 de documente ordononate pe domenii conform Clasificării Zecimale Universale, iar în interiorul fiecărui domeniu în ordinea alfabetică.

9. CatalogulElectronic

10. Catalogul Electronic: Fulltexte

11. Biblioteca digitală: 100 lucrări Bibliotecadigitalăoferăacceslafull- texteleintegralealemonografiilor, notelordecurs, curricumulurilor, culegerilordeexerciţii, lucră-rilorbibliograficealecadrelordidacticeşibibliotecarilor;

12. O altă modalitate de stocare a informaţiilor este cea de creare a bazelor de date cu acces local şi a bazelor de date complementare cu ar fi: SumarScanatal revistelor şi cărţilor în limbile engleză şi germană circa 130/4000

13. Biblioteca lucrărilor muzicale în MP3 Baza de date: Opere muzicale de pe discurile de vinil (format MP3) trecută printr-o sinteză şi purificare acustică - peste 1000 de opere

14. Biblioteca lucrărilor muzicale în MP3

16. Programul Achiziţii recente Programul Achiziţii noi– selectează informaţiile pentru buletinele Achiziţii recente din înregistrările exportate din TINLIB, conform clasificării CZU.

17. Buletinul Achiziţii recente

18. Programul ANUAR Programul ANUAR creează o listă generală de cărţi, articole şi date exportate din TINLIB.

19. Programul Dotarea lectoratelor Analiza statistică Bibliografie selectivă Periodic

20. Clasificarea documentelor O activitate importatntă în organizarea informaţiilor este Clasificarea documentelor intrate în colecţia Bibliotecii. În ultimul timp aceast proces a devenit subiectul principal al studiilor realizate de specialiştii domeniului. Informaţiile/publicaţiile apărute pe paginile revistelor de specialitate, Internet, bloguri ale bibliotecilor or profesionale vizează situaţia existenţe Clasificării Zecimale Universale.

21. În pofida discuţiilor ce au loc, noi, bibliotecarii bălţeni utilizăm acest sistem de prelucrare ştiinţifico- analitică, începând cu anul 1992 când au fost introduse Tabele de clasificare zecimală, ed. medie din 1997, care odată cu trecerea timpului a evoluat de la ediţii prescurtate la versiuni completate într-o diversitate de limbi, devenind astfel unicul sistem de clasificare care acoperă întregul univers al cunoaşterii. De la perioada de implementare şi până în prezent acest sistem de clasificare a suferit un şir de modificări. Unele esenţiale altele fiind mai puţin esenţiale, dar or cum punerea în aplicare este mai dificilă.

22. Practica bibliotecară ne dovedeşte că este necesar un mare efort şi volum de muncă de lungă durată. Modul concret de aplicare a modificărilor prin reindexarea documentelor de bibliotecă (fişe, catalog, cărţi) din clasele/subdiviziuni unde au avut loc modificări implică probleme serioase unităţilor bibliotecare şi utilizatorilor. Nu mă voi referi la toate modificările indicilor CZU produse în perioada anilor 1992-2006, doar la unele activităţi organizatorice realizate în urma deciziilor metodicepentru elaborarea planului de aplicare/implementare ale acestora.

24. stabilirea/determinarea ansamblului de documente bibliotecare (fişe/divizionare ale catalogului sistematic), care vor fi supuse modificărilor;elaborarea mecanismului de modificare a indicilor CZU şi a cotelor sistematico-alfabetice

26. calcularea cantităţii de muncă şi a timpului necesar ;

27. monitorizarea aplicării modificărilor la anumite etape; verificarea finală a acţiunulor de modificare şi corectare a erorilor comise.

28. Practici de indexare. Crearea vedetelor de subiect Astazi, există o varietate şi un volum imens de informaţie, dar problema regăsirii relevante nu a fost încă soluţionată. Mult timp accesul sistematic a fost, dacă nu singurul, cel puţin sistemul dominant de cautăre documentară. Într-o bibliotecă pe lângă clasificare există şi un alt mijloc de acces la informaţie: indexarea prin utilizarea unei liste de subiecte.

29. Dacă în Occident problema indexării prin cuvinte există de la sfîrşitul secolului al XIX-lea, iar problemele legate de elaborarea şi utilizarea vocabularelor controlate au fost îndelung examinate încă în secolul trecut, la noi discuţiile pe aceste subiecte au devenit frecvente odată cu introducerea în bibliotecile universitare a sistemelor de lucru informatizate. Informatizarea şi diversificarea suporturilor de stocare şi transmitere a informaţiei ştiinţifice şi culturale au determinat schimbări profunde în organizarea şi funcţionarea bibliotecilor, ceea ce presupune o creştere substanţială a competenţei profesionale a bibliotecarilor.

30. Folosirea softurilor integrate de bibliotecă oferă posibilitatea cercetării înregistrărilor bibliografice atât prin punctele de acces (autor, titlu, vedete de subiect, cuvinte cheie) cât şi modalităţi de căutări combinate ale elementelor. Acum când Biblioteca noastră a depăşit „graniţele” virtuale ale sediului şi poate fi accesată de utilizatori din orice colţ al lumii, necesitatea calităţii de atribuire a vedetelor de subiect a devenit obiectivul prioritar în prelucrarea documentelor.

31. Această modalitate de indexare prin vedete de subiect este una avantajoasă, dar reişind din cerinţele pretenţioase de informare ale beneficiarilor, schimbările în sistemele de indexare şi depistarea unor carenţe în structurarea vedetelor s-a ajuns la concluzia ca acest Fişier de autoritate să fie supus unei redactări minuţioase şi calitative. În acest context, obiectivele de organizare a sistemului de informare bibliografică a generat elaborarea unei metodologii care prevedea strategiile de care sa ţinut cont:

32. Strategii de realizare  stabilirea instrumentelor de lucru specifice procesului de atribuire a vedetelor de subiect (tezaure universale / disciplinare tradiţionale/electronice (EUROVOC AGROVOC, RAMEAU etc.,enciclopedii, dicţionare, Tabela CZU));  stasurile naţionale/internaţionale : STAS 10711-89Reguli generale pentru elaborarea şi dezvoltarea tezaurelor naţionale,STAS 12598-87Metode de analiză a documentelor, de determinare a conţinutului lor şi de selectare a termenilor de indexare;

33.  întrunirea echipelor în vederea instruirii bibliotecarilor pentru construirea vedetelor de subiect în limba română / rusă;  profilul Universităţii şi Bibliotecii a fost considerat prioritar în redactarea VS;  necesitărţile de informare ale benificiarilor;  experienţele(cerectarea literaturii de specialitate şi a bazelor de date) bibliotecilor universitare din ţară şi peste hotare);  particitparea la întrunirii profesionale(mese rotunde/ateliere/şedinţe de lucru);  nominalizartea bibliotecarilor cu drept de a construi vedetele de subiect în perioada redactării.

34. Realizarea acestui proces nu este deloc unul uşor. Dificiltăţile pe care le întimpinăm sunt comune pentru tot mediul biblioteconomic:  lipsa unui vocabular controlat la nivel de republică, care să acopere necesităţile de creare a vedetelor de subiect pentru toate tipurile de biblioteci. La moment fiecate tip de bibliotecă îşi rezolvă această problemă utilizînd diverse limbaje de indexare;  lipsa unui ghid la nivel de republică care ar ghida munca bibliotecarilor antrenaţi în această activitate.

35.  munca cotidiană care marginalizează, umbreşte acest proces;  lipsa unui soft care să permită trimiteri şi legături între termeni;  mişcarea cadrelor şi realizarea altor funcţii;  neatenţia bibliotecarilor

36. Indexarea pe subiecte În acest context s-a simţit necesitatea elaborării unui ghid metodic pe tema respectivă, de divergenţele care apar între bibliotecarii-practicieni, de necesitatea de a asigura bibliotecarii cu unele decizii metodice, acceptate de noi după generalizarea experienţei proprii de lucru, după o cercetare şi comparare temeinică a recomandărilor oferite de cele mai mari biblioteci contemporane: Biblioteca Congresului SUA, Biblioteca Naţională a Franţei, Biblioteca Naţională a Rusiei.

37. Indexarea pe subiecte Aculova, Taisia. Indexarea pe subiecte : Ghid metodic pentru bibliotecari / T. Aculova, Natalia Culicov ; red. resp. : Elena Harconiţa ; red. coord. : Lina Mihaluţa ; trad. din lb. engl. : Marina Şulman ; coperta / desing : Silvia Ciobanu ; Bibl. Şt. a Univ. de Stat „Alecu Russo”. – Bălţi, 2010. – 35 p. – (Colecţia Profesionalizare). – ISBN 978-9975-50-030-2 ; http://www.slideshare.net/libruniv/indexarea-5714480

38. Indexarea pe subiecte Scopul acestui ghid este de a oferi bibliotecarilor - indexatori un instrument de lucru în procesul indexării pe subiecte, de a-i familiariza cu metodele şi regulile universale de indexare pe subiecte, pentru optimizarea şi evitarea unor greşeli ce pot fi comise în construcţia vedetelor de subiect. Autorii acestei lucrări s-au referit la problemele generale ale indexării pe subiecte, la regulile şi principiile de alcătuire a vedetelor de subiect.

39. După părerea noastră, este necesar să se menţină balanţa între actualizarea permanentă a listei de vedete de subiect şi stabilitatea ei, pentru a nu duce cititorul în eroare, dar şi pentru a folosi terminologia ştiinţifică accesibilă tuturor categoriilor de cititori ţinând cont şi de profilul bibliotecii.

40. Concluzii Prin cea ce facem, la fel ca şi toate instituţiile infodocumentare, biblioteca universităţii bălţene rămâne să acumuleze, stocheze, organizeze şi să furnizeze informaţii şi cunoştinţe, servicii modernizate, produse bibliotecare cu care venim în întâmpinarea utilizatorilor, susţinem procesul de instruire şi cercetare ştiinţifică dorindu-ne să rămânem o instituţie atractivă şi mereu vizitată: în mod fizic şi pe cale virtuală.

41. Chitoroagă, V. Clasificarea Zecimală Universală : modificări radicale. In: Magazin bibliologic. 1999, nr. 2-3, p. 45-47. Ghid de indexare Lives-Ro[on-line] [citat 1.10.2009]. Disponibilpe Internet: URL http://www.bibnat.ro/GHID-DEINDEXARE-LIVES-RO-s125-ro.htm Referinţebibliografic

42. Panici, Alla. Clasificarea zecimală universală în aspectul noilor modificări ale sis-temului. In: Magazin bibliologic.1999, nr.1, p. 13-14. Tîrziman, Elena. Fişierul de autoritate pe subiecte. In: Revista Bibliotecii Naţionale a Romaniei, 1999, Nr. 1 - 2, P. 32 – 34