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Plataforma en Acces                                       Plataforma en Win Isis
Plataforma en Visual Basic     Sistema Aguapié
Sistema ABCD (Automatización de Biblioteca y Centro de Documentación)                Plataforma Web en ASP y HTML
Estas son las diversas plataformas por la que han pasado losregistros de la DGM. Pero hay un espacio intermedio que corres...
Conversión de formatos desde Microsoft Access                   hacia Marc21El procedimiento es bastante técnico y se requ...
Ahora ve a:INICIO/EJECUTAR/CMD y le das a ENTER. Te sale la pantalla negra dela consola D O S. Ver imagen:Sal de ese direc...
la mitad del proceso. Ahora falta la parte técnica, y es hacer una FSTde formateo en el lenguaje de MicroIsis.Cada campo d...
Esta es la tabla de formateo (FST) que hicimos:3005 0 n3006 0 a3007 0 m3017 0 53018 0 a852 0 ##^av1020 0 ##^av13041 0 0#^a...
Importando los registros en Win IsisLlevándome del tutorial que vi en la página citada arriba, abrí mi baseIsis Marc (o la...
Busco mi archivo ISO, en la carpeta que creamos al principio                                    Una vez cargado el archivo...
Lo has logrado!!Debilidades:   Los acentos no se visualizan, a veces, algunoscampos quedan dislocados.FST de ejemplo.3005 ...
Isis. El caso de Isis marc o aguapey. Este ultimo es mas flexible.Otro, siempre practica con una copia, no con la base rea...
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Migración de registros: una experiencia técnica

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En este documento se describen los pasos para migrar registros bibliográficos desde microsoft Excel a formato Marc21

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Migración de registros: una experiencia técnica

  1. 1. Migración de registros: una experiencia técnica Por Luis M. PeñaLa experiencia de migración de registros, es una labor muy técnica enel ámbito de la bibliotecología y se requirere de destrezas yconocimientos de programación en los lenguajes de formateo de losprogramas ISIS. Lo que encontré al inicio de mi trabajo en laDirección General de Minería, fue una tabla excel conteniendo unagran parte de la documentación, con criterios más o menosbibliotecológicos, pero que me permitieron iniciar mi trabajo. Ya erade todos modos, un gran logro. Comencé a pensar en el posiblesofware a utilizar para automatizar esos registros. Pensé en MicroIsis,al principo, luego dirigí mi atención al WinIsis. Pero los documentosestaban digitados en una hoja de cálculo. Cuál podría ser entonces, elprograma inmediato apropiado? Microsoft Access. Diseñé entonces laprimera base de datos en Access, la cual me permitió tener accesorápido a la documentación.Pasó un tiempo así. Luego diseñe una interfaz en Visual Basic, lo cualme dió más acceso y funcionalidad. Pero mis regsitros continuabanteniendo una estrucctura de base de datos relacional, al estilo SQL.Todavía no se ajustaba a los estándares de los programas Isis o aningún formato reconocido como el CEPAL o Marc21.Por esas razones comencé a pensar con el tiempo, como pasar misregistros de access hacia Marc21. Pasó un largo tiempo de lectura,aprendizajes, acceso a forum de discusiones, etc. para aprender de laexperiencia de otros. Finalmente, indagando en la red, encontré unsimple tutorial para migrar registros desde excel hacia el sistemaAguapey. Las tablas access se pueden pasar a excel y desde allí a unarchivo CSV. Con la tabla de mis registros en CSV (separados porcomas) y elaborando una tabla de formateo de campos, logré insertaren el sistema mencionado, todos mis registros. Pero, había bachesque corregir. Ya con los campos en Marc21, probé en Isis Marc, enCatalis y en ABCD.Encontré problemas en IsisMarc, y en Catalis. En Aguapey y ABCD esdonde más flexibilidad encontré. Solo que se necesita hacercorrecciones aun, pues la conversión de datos - con la tabla deformateo - no resulta al 100 %.
  2. 2. Plataforma en Acces Plataforma en Win Isis
  3. 3. Plataforma en Visual Basic Sistema Aguapié
  4. 4. Sistema ABCD (Automatización de Biblioteca y Centro de Documentación) Plataforma Web en ASP y HTML
  5. 5. Estas son las diversas plataformas por la que han pasado losregistros de la DGM. Pero hay un espacio intermedio que correspondea la plataforma Web. Me dediqué a aprender HTML, CSS y ASP ymonté un sistema web para la búsqueda de datos. Está actualmenteinstalado en el servidor de la institución. Pero está desactualizado yno contiene registros marc. Funciona muy bien y su buscador web essimple y rápido, pero como explicara antes, no es estandarizado. Verimagen de abajo.En resumen: los registros del centro de Documentación de Minería,han pasado de una plataforma a otra en su evolución, esto debido ala búsqueda de la estandarización y ajustes a los tiempos modernosde la catalogación electrónica.En la actualidad estoy usando Isis marc en la captura de datos yABCD en la manipulación y búsqueda en la OPAC, usando el motor debúsqueda IAH de BIREME. Mi meta es utilizar el ABCD comoprograma final en estos procesos de catalogación del catálogo públicode esta unidad de información. La experiencia ha sido amplia,innovadora y rica.A continuación explico el proceso paso a paso, espero lo comprendan bien.
  6. 6. Conversión de formatos desde Microsoft Access hacia Marc21El procedimiento es bastante técnico y se requiere de variosprogramas y técnicas de formateo del lenguaje Micro Isis. Por lo cualestá dirigido a personas que conocen MicroIsis y Marc21Con un pequeño tutorial que vi en la página de Aguapeyhttp://aguapeycordoba.wordpress.com/2009/10/31/migrar-listado-de-libros-en-excel-a-aguapey/, me quedé pensativo y decidí trabajarcon mi base de datos hecha en Access desde hace mucho tiempo yque yo mismo había hecho, pero que deseaba pasarla a Win Isis o aformato Marc21.Intenté hacerlo con IsisConvert, lo único que he encontrado paraconvertir bases de datos access a bases de datos Isis, pero nofunciona bien.Lo primero es ver bien la estructura de la tabla hecha en Access. Lacopias luego en Excel, le borras la primera fila, que contiene ladescripción de los campos. Ver imagen de abajo.Donde dice Número, Signatura, Tema, Título, etc., estando en Excel,se la borra. Luego grabas la tabla (la que has pegado en Excel desdeAccess) como archivo CSV (archivo delimitado por comas).Utilitario MX de Isis.Créate una carpeta en donde colocarás la tabla Excel convertida enarchivo CSV y el programa MX de los utilitarios CISIS. Disponiblesaquí: http://productos.bvsalud.org/reference/pt/cisis_es/cisis.htm
  7. 7. Ahora ve a:INICIO/EJECUTAR/CMD y le das a ENTER. Te sale la pantalla negra dela consola D O S. Ver imagen:Sal de ese directorio con CD y enter. Luego ve a la carpeta dondepusiste el archivo CSV y el utilitario MX con el comando CD espacio +nombre de la carpeta, ENTERObserva la imagen de arriba. Mi carpeta se llama “cv”, doy ENTER yya estoy dentro. Esto lo he explicado a causa de los que no usaron elsistema operativo DOS.Ahora dentro de la carpeta que creaste y que colocaste el MX y tuarchivo CSV, ejecuta, bajo la consola DOS, el comando siguiente:Mx seg=archivo.csv; from = 1 iso=archivo.iso –all nowEn donde “archivo” es el nombre de tu archivo CSV y el nombre desalida pero .ISO (punto ISO). Esto creará un archivo ISO. Ya tienes
  8. 8. la mitad del proceso. Ahora falta la parte técnica, y es hacer una FSTde formateo en el lenguaje de MicroIsis.Cada campo de Excel se representa por v1, v2, v3, v4….etc. Debestomar cada campo de esos y pasarlo a formato Marc21. Te muestroahora los campos de mi base que estaba en access y que pasé aExcel, a modo de ejemplo: Cuando lo copié en Excel y vuelto archivo CSV, se convirtieron en v1, v2, v3, v4, v5, v6, v7…etc. Lo que debo saber ahora es, cual campo de Marc21 corresponde a los campos del archivo CSV, que ya convertiste en ISO . Has de saber que la estructura Marc es diferente y debes conocer Mar21 para hacer este ejercicio de conversión.
  9. 9. Esta es la tabla de formateo (FST) que hicimos:3005 0 n3006 0 a3007 0 m3017 0 53018 0 a852 0 ##^av1020 0 ##^av13041 0 0#^av9084 0 04^av2100 0 10^av5245 0 10^av4250 0 ##^av16260 0 ##^av12,^bv11, ,,^cv8300 0 ##^av7,^bv17490 0 #0^av18,^pv19500 0 ##^av21520 0 ‘##^a’v6653 0 #4^av3700 0 10^av14Nota: Los campos de rojo me los sugirió el Ing. Smet (de lacomunidad Isis / ABCD) y en efecto funcionan, pero Win Isis no losmaneja y al verlo en Marc, se presentan vacíos.Explicando: los números de la izquierda, son los campos Marc21; losceros del centro es la técnica de indización cero que se usa en marc yotros de la familia Isis. Lo demás corresponde al subcampos “a” y elcorrespondiente a cada campo de la hoja CSV. Cada campo de hojaCSV debe corresponder a uno en Marc21. Fíjese que en algunosmarc, equivale a más de uno de mi hoja CSV. Como es el caso delcampo 260 que corresponde en Marc21 a la ciudad, editora y fecha.Estos, pues se corresponden con los campos 15, 14 y 9 en mi hojaExcel convertida a CSV. Cada campo se representa por una “v” en ellenguaje de Isis.Esta tabla se guarda como: nombre.FST. En donde “nombre” esun nombre para tu tabla, que no exceda los 6 caracteres.
  10. 10. Importando los registros en Win IsisLlevándome del tutorial que vi en la página citada arriba, abrí mi baseIsis Marc (o la base con formato marc que se esté usando en tubiblioteca. Has una copia vacía), luego exporté los registros de ejemplos (para guardarlos). Volví y solo exporté un registro y lo volví a cargar para borrar todo y que solo quede uno. Ver imagen.La idea es borrar los registros de prueba de IsisMarc, con la opción“Carga” del menú de importación, para luego cargar todos losregistros de mi archivo CSV, convertido a ISO con el uso de MX.Una vez borrados los registros de prueba que trae Isis Marc(o copiade la base de tu biblioteca), actualizo la base – por si acaso – yprocedo a importar el archivo ISO que se hizo con MX y usando laFST de formateo.Nota: uso IsisMarc, por que trae la estructura Marc21, la cualabro desde win Isis.Nos vamos a “bases de datos / importar La pantalla siguiente es la de importación
  11. 11. Busco mi archivo ISO, en la carpeta que creamos al principio Una vez cargado el archivo ISO, debo especificarle la FST de formateo. Ver imagen siguiente:La imagen habla por si sola. Este paso es el final casi…Los registros se importan, luego actualizas la base de datos. Vas“bases de datos “ / Actualizar”
  12. 12. Lo has logrado!!Debilidades: Los acentos no se visualizan, a veces, algunoscampos quedan dislocados.FST de ejemplo.3005 0 n3006 0 a3007 0 m3017 0 53018 0 a852 0 ##^av1020 0 ##^av13041 0 0#^av9084 0 04^av2100 0 10^av5245 0 10^av4250 0 ##^av16260 0 ##^av12,^bv11, ,,^cv8300 0 ##^av7,^bv17490 0 #0^av18,^pv19500 0 ##^av21520 0 ‘##^a’v6653 0 #4^av3700 0 10^av14Nota: debes usar una base de datos marc, que puedas subir con Win
  13. 13. Isis. El caso de Isis marc o aguapey. Este ultimo es mas flexible.Otro, siempre practica con una copia, no con la base real. Luis Peña. Octubre, 2010Sobre el autor: Luis M. Peña es bibliotecario técnico en la Biblioteca Pedro Mir, UASD. Labora allí desde 1991. Laboró en servicio al público durante 8 años. Desde 1998 hasta 2005 labora alimentando el catálogo público en el sistema Micro Isis. Desde el 2005 hasta hoy es Bibliotecario de los procesos técnicos y es encargado del área de la Videoteca.Trabajó durante 5 años en la biblioteca de la Cancillería de la Rep.Dominicana como encargado de Hemeroteca, soporte técnico yservicio al público. También laboró en las mismas funciones durante 2años en la Biblioteca de la Universidad Iberoamericana – UNIBE. Esactual encargado en centro de Documentación de la Dirección Generalde Minería en donde ha experimentado todo lo expuesto arriba.Además de lo anterior Luis M. Peña es Lic. en Lenguas Modernasmención Inglés y es estudiante de término de la Lic. en Educaciónmención Bibliotecología. Tiene muchos cursos en el área informática,biblioteca, relaciones humanas, archivo, etc. Y, además, haparticipado en la organización y automatización de tres bibliotecas.Ha participado en cursos de capacitación para auxiliares debibliotecas por cinco ocasiones como facilitador y ha instaladoaplicaciones para bibliotecas en diversas ocasiones.Por último, Luis M. Peña ha desarrollado varias aplicaciones parabibliotecas en Visual Basic, Accsess y ASP / HTML. Se desenvuelve enalgunos lenguajes informáticos como el Visual Basic, ASP, HTML,Access y otros de menor importancia. Conoce y maneja ademásalgunos programas para bibliotecas como el SIABUC, Micro Isis, WinIsis, Aguapey, IsisMarc, ABCD, Catalis, CaMPI, Weblis y otros.

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