KOMUNIKASI BERKESAN

SATU PROSES PERTUKARAN MAKLUMAT DAN IDEA DI ANTARA DUA ATAU LEBIH MANUSIA UNTUK MENGHASILKAN TINDAKBALAS YANG DIHARAPKAN DEFINASI KOMUNIKASI

SATU PROSES PERTUKARAN MAKLUMAT DAN IDEA DI ANTARA DUA ATAU LEBIH MANUSIA UNTUK MENGHASILKAN TINDAKBALAS YANG DIHARAPKAN

FUNGSI KOMUNIKASI PEMINDAHAN MAKLUMAT PEMBELAJARAN PEMUJUKAN ( INFLUENCE ) HIBURAN

PEMINDAHAN MAKLUMAT

PEMBELAJARAN

PEMUJUKAN ( INFLUENCE )

HIBURAN

PROSES KOMUNIKASI PENGIRIM MESEJ DIHASRAT MESEJ DI ENCODES SIMBOL DIHANTAR MAKLUMBALAS DIPERIKSA PENERIMA MESEJ DITAFSIR SIMBOL DI DECODES SIMBOL DITERIMA MAKLUMBALAS DIHANTAR GANGGUAN SALURAN KOMUNIKASI

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI PENGIRIM Seseorang yang mempunyai maklumat, keinginan dan tujuan bagi menyampaikannya kepada orang lain PENGKODAN ( ENCODES ) Pengirim menukar maklumat menjadi satu siri simbol (perkataan, tulisan, isyarat, gerak badan) MESEJ Kandungan maklumat (tersurat/tersirat) yang ingin disampaikan dan yang diterima SALURAN Kaedah penghantaran yang digunakan seperti memo, surat, telefon, bersemuka, mesyuarat

PENGIRIM

Seseorang yang mempunyai maklumat, keinginan dan tujuan bagi menyampaikannya kepada orang lain

PENGKODAN ( ENCODES )

Pengirim menukar maklumat menjadi satu siri simbol (perkataan, tulisan, isyarat, gerak badan)

MESEJ

Kandungan maklumat (tersurat/tersirat) yang ingin disampaikan dan yang diterima

SALURAN

Kaedah penghantaran yang digunakan seperti memo, surat, telefon, bersemuka, mesyuarat

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI PENERIMA Orang yang ditujukan simbol oleh pengirim dan menerima simbol berkenaan PENTERJEMAH KOD ( DECODES ) Mentafsir simbol, menterjemahkannya menjadi maklumat dan kemudian memahami mesej MAKLUMBALAS Reaksi penerima terhadap mesej yang diperolehi GANGGUAN Penerima tidak dapat menerima maklumat dengan jelas atau tepat sebagaimana yang disampaikan oleh penyampai.

PENERIMA

Orang yang ditujukan simbol oleh pengirim dan menerima simbol berkenaan

PENTERJEMAH KOD ( DECODES )

Mentafsir simbol, menterjemahkannya menjadi maklumat dan kemudian memahami mesej

MAKLUMBALAS

Reaksi penerima terhadap mesej yang diperolehi

GANGGUAN

Penerima tidak dapat menerima maklumat dengan jelas atau tepat sebagaimana yang disampaikan oleh penyampai.

JENIS KOMUNIKASI SEHALA Pengirim berkomunikasi tanpa memerlukan maklumbalas penerima Memerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima DUA HALA Penerima memberikan maklumbalas pada pengirim Membolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya jika mesej yang diterima kurang tepat Membolehkan penerima lebih yakin untuk mengambil tindakan yang betul

SEHALA

Pengirim berkomunikasi tanpa memerlukan maklumbalas penerima

Memerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima

DUA HALA

Penerima memberikan maklumbalas pada pengirim

Membolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya jika mesej yang diterima kurang tepat

Membolehkan penerima lebih yakin untuk mengambil tindakan yang betul

KOMUNIKASI BUKAN LISAN POSTURE – cara duduk, berdiri, lentok badan GESTURE – isyarat tangan, mata, angkat bahu, memek muka PROXIMITY – jarak, kedekatan SUARA – tinggi, rendah APPEARANCE – kekemasan, cara berpakaian, jenis pakaian MASA – cepat, lambat

POSTURE – cara duduk, berdiri, lentok badan

GESTURE – isyarat tangan, mata, angkat bahu, memek muka

PROXIMITY – jarak, kedekatan

SUARA – tinggi, rendah

APPEARANCE – kekemasan, cara berpakaian, jenis pakaian

MASA – cepat, lambat

HALANGAN DALAM KOMUNIKASI JARAK FIZIKAL BAHASA (SEMANTIK) EGO TAFSIRAN SALURAN TIDAK TEPAT SENDER RECEIVER PREJUDIS & EMOSI KURANG KEMAHIRAN

PETUA KOMUNIKASI BERKESAN (FORMULA 7K ) 1. K EPERCAYAAN Penyampai perlu memperolehi kepercayaan dari pendengar dan pendengar perlu bersikap positif 2. K EBENARAN Mesej hendaklah mempunyai kebenaran/kesahihan 3. K EFAHAMAN Kandungan mesej hendaklah difahami selaras dengan hasrat penyampai

1. K EPERCAYAAN

Penyampai perlu memperolehi kepercayaan dari pendengar dan pendengar perlu bersikap positif

2. K EBENARAN

Mesej hendaklah mempunyai

kebenaran/kesahihan

3. K EFAHAMAN

Kandungan mesej hendaklah

difahami selaras dengan hasrat penyampai

6. K AEDAH Pemilihan wacana (medium) komunikasi hendaklah sesuai dengan tujuan mesej dan juga sasarannya 7. K ESINAMBUNGAN Idea hendaklah ada kaitan dan urutan antara satu sama lain

6. K AEDAH

Pemilihan wacana (medium) komunikasi hendaklah sesuai dengan tujuan mesej dan juga sasarannya

7. K ESINAMBUNGAN

Idea hendaklah ada kaitan dan

urutan antara

satu sama lain

4. K EJELASAN Pilihan kata-kata dan simbol yang tepat, mudah dan tidak mengelirukan untuk mempastikan kejelasan mesej 5. K EUPAYAAN Penyampai perlu memahami keupayaan pendengar untuk memahami mesej

4. K EJELASAN

Pilihan kata-kata dan simbol yang tepat, mudah dan tidak mengelirukan untuk mempastikan kejelasan mesej

5. K EUPAYAAN

Penyampai perlu memahami keupayaan pendengar untuk

memahami mesej

KOMUNIKASI KE BAWAH (Downward Communication) KOMUNIKASI KE ATAS (Upward Communication) KOMUNIKASI MENDATAR (Lateral Communication) Pola Komunikasi Dalam Organisasi

Bentuk Autoritatif (kuasa dan autoriti) Tujuan Memberi arahan Memaklumkan peraturan Meminta maklumat Kebaikan Tugas cepat dilaksana Berkesan dalam suasana kritikal Pelaku Superior menghantar mesej kepada subordinat Kekurangan Rasional mungkin tidak difahami Motivasi staf mungkin terjejas Komunikasi Ke bawah

Bentuk Demokratik dan konsultatif (penyertaan) Tujuan Memberi maklumbalas Mengemukakan idea Menyampaikan hasrat Kebaikan Prestasi subordinat diketahui Tindakan pembetulan dilakukan Penambahbaikan dirancang Pelaku Subordinat menghantar mesej kepada superior Kekurangan Maklumat bersifat selektif Tidak digemari superior Kurang diberi perhatian Komunikasi Ke atas

Bentuk Selari dan dua hala Tujuan Membentuk kerjasama Memupuk semangat berpasukan Kebaikan Mempercepat aliran maklumat Meningkatkan kordinasi Pelaku Mesej disampaikan antara bahagian/unit/ seksyen/rakan sekerja Kekurangan Sukar untuk dicapai Hanya berkesan jika semua pihak mendapat faedah Komunikasi Mendatar

Boleh saya jelaskan sesuatu? Menggalakkan staf memberi idea Bersedia mendengar Reaksi yang positif Memaklumkan staf perkembangan semasa dalam jabatan Beri pujian/teguran yang wajar kepada staf Menjelaskan rasional tindakannya Memaklumkan pengurusan atasan mengenai sumbangan stafnya PENGURUS DAN KOMUNIKASI Silakan

HALANGAN KOMUNIKASI DI KALANGAN SUBORDINAT BIMBANG – bos marah TAKUT – bos black-list jika banyak cakap ANGGAPAN – bos yang dapat kredit PERCAYA – bos sibuk dan tiada masa PREJUDIS – bos ada ‘anak emas’

BIMBANG – bos marah

TAKUT – bos black-list jika banyak cakap

ANGGAPAN – bos yang dapat kredit

PERCAYA – bos sibuk dan tiada masa

PREJUDIS – bos ada ‘anak emas’

MENGATASI HALANGAN KOMUNIKASI MENGAMALKAN DASAR ‘PINTU TERBUKA’ MENDAPATKAN MAKLUMBALAS TELITI MAKLUMAT DARI SEMUA PIHAK GALAKKAN SUBORDINAT BERI PENDAPAT AKUI DAN HARGAI PANDANGAN SUBORDINAT MENJADI PENDENGAR YANG BAIK

MENGAMALKAN DASAR ‘PINTU TERBUKA’

MENDAPATKAN MAKLUMBALAS

TELITI MAKLUMAT DARI SEMUA PIHAK

GALAKKAN SUBORDINAT BERI PENDAPAT

AKUI DAN HARGAI PANDANGAN SUBORDINAT

MENJADI PENDENGAR YANG BAIK

1. Mengawal perilaku serta menunjukkan kesopanan dan kehalusan budipekerti 2. Menggunakan perkataan yang tepat, ringkas serta tekanan suara yang jelas 3. Mengawal pergerakan diri daripada boleh memberi makna yang bertentangan dengan maksud 4. Menunjukkan kesediaan untuk berkhidmat dan memberi kerjasama 5. Cuba memahami masalah dan memberi pertolongan, 6. Mengelak daripada menggunakan perkataan yang boleh menyinggung perasaan orang lain 7. Mendengar dengan baik Check-list Komunikasi Berkesan

KENAPA KITA TIDAK MENDENGAR DENGAN BAIK? 1. Kita fikir kita ada sesuatu yang lebih baik untuk diperkatakan 2. Kita tidak sedar faedah mendengar 3. Kita fikir kita tahu apa yang akan diperkatakan 4. Terlalu banyak halangan 5. Kita tidak suka si penyampai mahupun mesejnya 6. Fikiran kita tertutup 7. Kita hanya hendak dengar apa yang kita hendak dengar 8. Kita cepat membuat kesimpulan 9. Kita biarkan fikiran kita melayang 10. Kita dengar hanya untuk membolehkan kita menyampuk percakapan

TEKNIK MENDENGAR Memandang kepada penyampai Tanya untuk mendapat keterangan jika kurang jelas Jangan buat penyampai bercakap tergesa-gesa Beri perhatian rapi kepada mesej yang disampaikan Jangan ganggu penyampai Jangan tukar tajuk sewaktu penyampai mengemukakan pandangannya

Memandang kepada penyampai

Tanya untuk mendapat keterangan jika kurang jelas

Jangan buat penyampai bercakap tergesa-gesa

Beri perhatian rapi kepada mesej yang disampaikan

Jangan ganggu penyampai

Jangan tukar tajuk sewaktu penyampai mengemukakan pandangannya

RUMUSAN Komunikasi yang berkesan akan dapat mengubah cara seseorang berfikir, seterusnya boleh mengubah perilakunya kepada yang dikehendaki. Komunikasi yang berkesan perlu disampaikan dengan akhlak yang baik. Komunikasi yang berkesan bukan setakat untuk memberi maklumat, tetapi untuk bertindak dan berubah.

TERIMA KASIH