[월간금융] 스마트워크 필수활용팁(1)

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[월간금융 2011-2월호_스마트워크(5)] 똑똑한 업무의 시작은 여기서부터-스마트워크 필수활용팁(1)

[월간금융 2011-2월호_스마트워크(5)] 똑똑한 업무의 시작은 여기서부터-스마트워크 필수활용팁(1)

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  • 1. 스마트워크 ⑤ ‘똑똑한 업무’의 시작은 여기서부터 - 스마트 워크 필수 활용팁(1) 최규문 인맥경영연구원 전임교수 스마트폰의 보급이 대중화되면서 업무 전반에 ‘스마트 워킹’ 바람이 불고 있다. 스마트 워킹 을 가능케 하는 핵심요소들로는 데이터통신 및 웹 분야의 신기술과 SNS를 통한 집단협업, 그리고 스마트폰과 연동된 모바일 서비스들의 급속한 발전을 들 수 있다. 이들 서비스와 도 구들이 제공하는 새로운 기능들을 잘 활용하면 개인과 조직의 업무 효율을 크게 높일 수 있 다. 스마트 워킹의 신무기라 할 수 있는 TGIF를 중심으로 필수적인 활용팁들을 간추려 2회 에 걸쳐 소개한다. ‘붙박이 사무 공간’의 고정관념을 버려라 우선 ‘스마트 워킹’을 이해하기 위해 언론에 거론되는 간단한 사례부터 찾아보자. #2010년 6월 출근길 지하철. 회사원 이✽✽(34·서울 광진구 구의동) 씨는 전날 집에서 PC로 작업했던 기획 프로젝트 파일을 휴대폰으로 다시 불러내 꼼꼼히 살펴본다. 아침 회의에 제출하기까지 시간이 빠듯하기 때문이다. 새로운 기안 내 용과 잘못된 내용을 휴대폰에서 곧 바로 수정해 PC에 저장한다. (파이낸셜뉴스 2010년 1월 3일) 집이나, 길거리, 커피숍 혹은 위의 사례와 같이 지하철 안에서 업무를 처리하려면 해당 업무의 처리에 필요한 자료 파일을 열람하거나 입출력하는 행위를 위치나 장소에 구애 받지 않고 어디서나 가능할 수 있 게 하는 환경이 제공돼야 한다. 그러려면 모바일 웹기반의 업무전산 시스템은 물론이고, 조직의 기밀이나 내부자료의 유출을 통제할 수 있는 보안장치도 필요하다. 스마트 워킹 시스템을 구축하는 일이 기업 입장 에서 보면 결코 말처럼 단순하지 않은 이유들이다. 그럼에도 불구하고 정보통신과 웹 기술의 발전을 활용 하여 좀 더 ‘스마트’하게 일을 처리할 수 있는 방법들은 주변에도 적지 않다. 그와 관련된 몇 가지 기법들 을 배워보자.66
  • 2. [스마트팁 1] 인터넷 웹하드, 클라우드 파일공유시스템을 활용하라 원격 업무수행의 기본조건은 클라우드 컴퓨팅 시스템이다. ‘클라우드 컴퓨팅(Cloud computing)’이란뜻 그대로 해석하면 ‘구름’ 컴퓨팅이다. 인터넷으로 연결된 서버 등의 저장장치와 네트워크 전송망을 통해공중을 자유롭게 떠도는 구름처럼 원하는 정보나 자료를 어디서든 내려 받아 쓸 수 있다는 뜻에서 생겨난용어이다. 개인의 로컬 시스템(PC) 대신 중앙 서버에 데이터를 저장해두고 인터넷망으로 파일을 다운받아 쓰는 것이 기초적인 클라우드 컴퓨팅의 한 유형이다. 최근에는 워드나 엑셀 같은 오피스 프로그램 또한인터넷 웹브라우저 상에서 구동함으로써 응용프로그램을 개인 PC에 일일이 설치할 필요가 없는 수준으로발전하고 있다. 구글이 제공하는 [구글독스]가 대표적이며, 이에 맞서 경쟁하는 마이크로소프트와 페이스북과 손잡고 제공하는 [독스닷컴] 서비스가 있다. 이들 웹기반 오피스 프로그램이 무료로 제공됨으로써 그동안 비싼 돈을 주고 구입해서 각자의 PC에 설치하는 번거로운 과정이 웹에서 공짜로 가능해졌다.아직은 통신속도나 서버상태에 따라서 장애가 발생하기도 하고 처리속도도 느린 편이라 일상적으로 쓰이지는 않고 있지만 앞으로 전송기술이 발전할수록 클라우드 컴퓨팅은 더 널리 확산될 것이다. 머지 않아 PC에 자료를 저장하는 하드디스크 자체가 사라지는날이 올 수도 있다는 말이다. 응용프로그램을 웹에서 구동하는 수준은 아니더라도 장소에 관계 없이 외부에서 파일을 공유할 수있는 대표적인 서비스로 네이버의 [N드라이브]와 KT의 [U클라우드] 서비스를 추천한다. N드라이브(http://ndrive.naver.com)는 기존에 사용하던 ‘웹하드’ 서비스와 거의 유사하다. 집에서 작업한 파일을사무실이나 외부에서 다운받아 쓸 수 있으므로 USB메모리 스틱이 따로 필요없다. 웹폴더를 만들어두고PC의 탐색기처럼 파일의 저장(업로드) 및 다운로드가 가능하므로 인터넷이 접속되는 곳이면 어디서든 작업한 파일을 열어볼 수 있다. 네이버에 계정을 갖고 있는 사람이면 누구나 10기가의 용량을 무료로 사용할 수 있다. KT가 제공하는 유클라우드 서비스는 웹하드 수준에서 한발 더 나간 형태이다. 이 서비스에 가입하면개인 PC에 있는 폴더들 중 원하는 폴더들을 지정하여 폴더 전체의 내용을 서버에 저장하고 백업 폴더를만들어준다. 즉 집이나 사무실에 있는 2대의 PC에 [유클라우드 매니저] 프로그램을 설치하면 각각의 PC에서 지정한 폴더를 서버상에 백업해두고 문서 작업 중에 자동으로 동기화시키기 때문에 인터넷 접속만하면 어디서든 원격지에 있는 PC의 파일을 백업 서버에서 불러올 수 있다. [매직폴더]라는 기능을 이용 1102 The Banker 67
  • 3. 스마트워크 ⑤ 하면 한 군데(서버)에서 작업한 파일 내용을 나머지 로컬 PC들에게 동시에 저장시켜주기도 한다. 즉 같은 파일을 분산된 개별 PC 속에다 나누어 저장해두는 셈이다. 실시간 동기화 기능이 제공되므로 어느 곳에 서 접속하든 최근에 작업한 내용에 이어서 추가작업이 가능하다. KT 초고속인터넷 서비스나 쿡앤쇼(아이 폰) 서비스 가입자에게 20기가 용량이 무료로 제공된다. [스마트팁 2] 사용자의 변심은 무죄, 웹브라우저를 바꿔타라 아래 그림은 지난해 12월 기준 인터넷 브라우저의 전 세계 사용자 점유율을 나타낸 그림이다. 우리나라 의 경우 마이크로소프트의 윈도우즈에 딸려 자동으로 설치되는 인터넷 익스플로러(IE)에 대한 의존도가 지나쳐서 다른 웹브라우저가 있다는 사실조차 모르는 사람들이 적지 않다. IE 역시 8.0버전이 대중적으 로 보급된 지 오래고, 9.0 베타버전이 시험 사용 중인데도 보안상의 허점이 많은 것으로 알려진 6.0 버전 을 아직까지 사용하고 있는 분들이 적지 않다. 특히나 우리나라 인터넷뱅킹의 암 호화 모듈에는 인터넷 익스플로러에서 만 구동되는 액티브X라는 기술이 적 용되어 있기 때문에 인터넷뱅킹을 하 려면 익스플로러를 울며 겨자 먹기로 써야 한다. 이는 우리나라 인터넷 환 경의 마이크로소프트에 대한 기술 종 속성을 보여주는 대표적인 사례로 시급히 개선돼야 할 점이다. 기술 독점은 경쟁을 저하시켜 더 나은 서 비스의 탄생을 가로막고 이는 결국 사용자의 선택권과 편의성을 해치기 때문이다. 실제로 인터넷을 통해 텍스트와 이미지, 동영상을 전송하고 보여주는 웹 브라우저는 다양하다. 해외에 서는 20%가 넘는 점유율을 보이고 있는 파이어폭스를 비롯해 구글의 크롬, 아이폰을 통해 다시 보급되고 있는 사파리, 그 외에도 오페라 등이 대표적이다. 각각의 브라우저별로 장단점이 있지만 사용자가 늘어나 는 것은 그만큼 이용자들의 검증이 이루어지고 있는 것이라고 보면 된다. 필자는 그 중에서도 구글이 제 공하는 크롬을 권장하는 편이다. 브라우징 속도로만 치면 파이어폭스나 오페라도 크롬에 뒤지지 않는다. 굳이 크롬을 권하는 것은 속도만이 아니라 크롬 확장기능을 이용해서 여러 가지 부가적인 기능들을 추가 하는 것이 매우 쉽기 때문이다. ‘크롬플러스’라는 수정판을 이용하면 보고 있던 페이지를 인터넷 익스플로 러 모듈로 바꾸어 띄우는 것도 클릭 한번으로 가능하다(http://www.chromeplus.org/download.html 참고). 크롬 확장기능 중 특히 추천할 만한 기능은 전 세계 어느 나라 언어든지 원하는 언어로 웹사이트 전체 를 번역해 주는 자동번역 기능이다. 영어 계통은 우리말과 어순이 달라서 아직 권할 만한 수준이 못되지 만 일본어를 우리말로 번역하는 수준은 90% 이상 완벽하다 싶을 정도로 깔끔하다. 그 외에도 [다음/네68
  • 4. 이버 사전] 확장기능을 설치하면 모르는 영어 단어가 나올 때 단어 위에 마우스를 대고 더블클릭만 하면바로 한글 해석창이 뜬다. [구글 URL단축] 확장기능을 설치하면 아무리 긴 URL 주소도 바로 줄여준다.140자 이내로 써야 하는 트위터 사용자라면 없어서는 안될 기능이다. 유튜브 동영상 서칭도 브라우저에서 가능하고, 페이스북에 올라온 새 포스트에 대한 알림도 브라우저 탭에서 볼 수 있다. 크롬은 확장기능을 이용하면 기능성이 200% 이상 높아진다. 익스플로러를 계속 쓸지 말지는 다른 웹브라우저를 써보고나서 결정해도 늦지 않다.[스마트팁 3] 다음카페 RSS 게시판을 공유 스크랩북으로 활용하라 자신이 자주 들어가서 참고하는 뉴스 블로그나 개인 파워블로거의 블로그 사이트에 새 글이 올라올 때마다 자동으로 나에게 보내주게 하면 편리하지 않을까? 이 같은 필요에 부응하기 위해 개발된 웹기술이바로 RSS 리더 프로그램이다. RSS는 ‘Really Simple Syndication’의 머리글자를 딴 용어로, 글자 그대로‘아주 간단한 배급’ 기술을 말한다. 웹을 통해서 작성된 문서를 간단한 표준규약에 따라서 해당하는 글이올라오는 사이트의 주소만 등록해두면 그 안에 올라오는 새 글을 자동으로 내 PC나 스마트폰 같은 모바일 기기 안으로 푸시 방식으로 자동으로 보내준다. 보통 웹에서는 MS아웃룩이나 RSS리더 프로그램을 통해서 개인이 각자 필요한 주소(피드URL)를 등록해서 사용할 수 있고, ‘한RSS( http://www.hanrss.com)’처럼 웹페이지 안에서 원하는 카테고리를 생성하여 분류해서 볼 수도 있다. 이 경우 자신의 로그인 정보를 외부에 공개하지 않으면 아무리 좋은 블로그나 사이트를 등록해 두었더라도 다른 사람들은 함께 볼 수 없다는 문제점이 있다. 이런 공유의 제한을 벗어나려면 카페를 개설하고 회원으로 가입하면 누구나 RSS를 통해 수집된 문서를 함께 볼 수 있도록 지원하는 다음 카페의 [RSS 게시판] 기능을 사용할 것을 적극 추천한다. 다음카페에 자료 공유를 위한 임의의카페를 새로 개설하고 [관리자] 계정으로접속하여 [메뉴 관리]에 들어가보면 그림과 같이 새 게시판을 추가할 때 [RSS 게시판]을 선택해 생성할 수 있다. RSS 게시판은 일반 게시판과는 달리 웹상의 공유 문서 포맷을 지원하는 각종 뉴스 사이트나블로그 사이트들의 RSS주소 정보를 등록하면 해당 페이지에 새로 등록된 글을 자동으로 호출하여 올라온 순서대로 보여준다. 한 카페당 200개까지 RSS주소를 등록시킬 수 있다. 원하는주제별로 RSS 게시판을 생성하고 각 게시판별로 회원들과 함께 공유하고 싶은 RSS피드 주소를 추가해두면 그 자체로 훌륭한 정보 공유 스크랩북으로 활용하는 것이 가능하다. 1102 The Banker 69
  • 5. 스마트워크 ⑤ [스마트팁 4] 한글 소셜북마크 서비스, 마가린을 통해 즐겨찾기를 공유하라 웹브라우저를 이용하다가 좋은 사이트나 쓸 만한 정보가 들어있는 웹페이지를 발견하면 우리는 그 페 이지를 다시 보거나 다른 사람들과 공유하기 위해 보통 [즐겨찾기]를 해둔다. 하지만 웹브라우저에서 즐 겨찾기를 해두면 개인적인 스크랩이 되고, 그나마도 자신의 PC에만 기록이 남게 되어 사무실에서 집으로 이동하거나 외부로 나가게 되면 기껏 즐겨찾기를 해둔 북마크 정보가 무용지물이 되어 다시 검색을 해야 하는 불편이 따른다. 이런 경우 장소에 구애 받지 않도록 즐겨찾기 목록 자체를 개인 PC의 웹브라우저가 아닌 웹사이트 자체에 남겨놓은 방법은 없을까? 또 이렇게 웹사이트에 기록된 즐겨찾기를 친구를 맺은 사람들에게 공유해줄 수는 없을까? 물론 가능하다. 이런 기능을 하는 서비스를 보통 ‘소셜 북마크’ 서비스라 부른다. RSS 피드 공유 기능 과 더불어 웹상의 검색 정보를 함께 나누는 매우 유용한 방법인데 국내에서는 상대적으로 이용자가 많지 않다. 이 같은 소셜북마크 서비스의 효시 로 가장 널리 알려진 서비스는 야후 가 인수하여 제공하고 있는 ‘딜리셔스 (http://www.delicious.com/)’가 대 표적이다. 매우 편리하지만 영문으로 제공되는 서비스라 국내 이용자들에 게는 사용법이 익숙하지 않을 수 있으 므로 한글로 제공되는 ‘마가린(http:// mar.gar.in)’을 적극 추천한다. 마가 린은 가입만 하면 간단한 마우스 드래 그 만으로 현재 보고 있는 페이지를 북 마크시킬 수 있는 [마가린에 북마크하 기] 버튼과 북마크해 놓은 목록을 호출하는 [내 마가린] 버튼을 웹브라우저의 도구 메뉴줄 안에 추가할 수 있다. 때문에 사용법이 무척 쉽고 간단하다. 버튼을 추가하는 방법은 ‘http://mar.gar.in/help/buttoninstall’ 에 친절하게 동영상으로 설명이 되어 있으므로 누구나 쉽게 따라할 수 있다. 또 친구를 맺으면 내 친구에게 나의 북마크 목록을 공유해주는 것 도 가능하다. [스마트팁 5] 지식 공유의 바다 슬라이드세어닷넷으로 최신 발표자료를 수집하라 업무상 중요한 프리젠테이션 자료를 준비해야 하는데 적당한 슬라이드 편집 아이디어나 도표, 이미지 자료 등이 없어서 고민이라면 어떻게 하면 좋을까? 일일이 웹을 검색하면서 필요한 데이터나 이미지 등70
  • 6. 을 찾아 다니다 보면 시간과 노력이 많이 허비된다. 이럴 때 이미 유사한 주제로 만들어진 다른 사람의 발표자료를 샘플로 입수해서 비교해보면 훨씬 빨리 좋은 이미지나자료의 소스를 찾아낼 수 있을 것이다. 그런 자료를 구할 수 있는 곳은 어디 없을까?이런 고민을 하는 분들에게 추천할 수 있는곳은 다름아닌 ‘슬라이드세어닷넷(http://www.slideshare.net/)’이다. 글자 그대로 ‘슬라이드를 공유하는 네트워크’ 서비스로 위키피디아와 더불어 세계최고의 지식공유 사이트이며 알만한 사람들은 다 아는 사이트이다. 유튜브가 전 세계인들이 공유하고 싶은 각종 동영상을 자발적으로 올려서 공유하는 곳이라면, 슬라이드세어닷넷은 전 세계에서 문서정보를 공유하고자 하는 수많은 개인과 기업들이 협력하여 자신의 지적 저작물을 공유하는 곳이다. 파워포인트 발표자료를 이미지화시킨 pdf 포맷의 파일이 주종을 이루지만 파워포인트 원본이 공유되기도 한다. 올린 사람이 설정한 옵션에 따라서 사이트 내에서만 구동되는 것들도 있지만, 파일 형태로다운로드를 받아서 각자 자신의 로컬 PC에 문서 형태로 저장할 수도 있다. 최근에는 소셜 네트워킹 기능이 한층 강화되어서 [좋아요] 버튼을 누르는 것만으로 페이스북의 담벼락에 해당 문서의 링크 주소를 공유할 수 있고, 해당 슬라이드를 이메일로 바로 전송할 수도 있다. 나아가 트위터처럼 팔로우 개념을 도입하여 특정한 사람의 슬라이드 정보를 지속적으로 받고 싶을 경우 해당하는사람을 [팔로우]해 놓으면 그 사람이 새로운 문서를 올릴 경우 이메일로 새로운 문서가 올라왔다는 사실을자동으로 통보해 주기도 한다. 업무상 프리젠테이션용 슬라이드를 자주 만들거나, 해외 시장동향 등을 수시로 점검하면서 각종 데이터들을 수집해야 하는 사람이라면 필수로 알아두어야 할 서비스이다. 금융 1102 The Banker 71